會議室接待員工作流程

1、會議室接待員工作流程一、目的為樹立公司良好形象，做好客戶接待，規(guī)范接待的行為、流程，做到有律可循。 2、 原則 接待工作原則：統(tǒng)一協(xié)調(diào)、有序，服務(wù)熱情、周到、貼心。三、范圍接待事務(wù)適用于公司日常工作中發(fā)生的為開展各類經(jīng)營業(yè)務(wù)和其他活動需要而產(chǎn)生的招待，如參觀、來訪、業(yè)務(wù)洽談等方面。4、 職責(zé) 1、綜合部為公司接待工作的歸口服務(wù)部門。公司層面的作為主接待；部門層面的作為配合接待（副接待），保障接待過程的通暢； 2、公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門發(fā)出邀請或所屬客戶提出前往公司的，負(fù)責(zé)做出接待安排。需要綜合部協(xié)助的，公司層面的由綜合部按領(lǐng)導(dǎo)提供的信息和要求填接待單；部門層面接待的客戶則由部門填寫接待單報至綜合部。

2、5、 分類 為規(guī)范做好接待工作，對來訪客人不同目的進(jìn)行不同接待級別劃分： 貴賓級別：有一定的影響力；重要客戶；對公司經(jīng)營發(fā)展有推進(jìn)作用； 嘉賓級別：主要客戶；主要合作伙伴； 常規(guī)級別：普通的業(yè)務(wù)來訪、檢查、面試；6、 接待程序客戶提出前往公司接待流程：接待接待工作準(zhǔn)備填報接待表單主接待統(tǒng)籌安排公司發(fā)出邀請會后工作整理、核算、總結(jié)歡送 接待前： 1、前來公司客戶/客人的信息，由主對接人（公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門經(jīng)理）提前通知綜合部，填寫接待單，綜合部按單做好接待工作；信息包括：來訪人員身份、姓名（根據(jù)需要提供）、職務(wù)、人數(shù)、時間、目的；綜合部根據(jù)信息及要求做好接待前的準(zhǔn)備工作：1）會議室、衛(wèi)生間、洗手池

3、的衛(wèi)生保持干凈整潔，洗手液、用紙量充足；2）是否打出LED的歡迎辭；3）是否需要備好桌牌；4）是否需要果盤、餐巾紙，數(shù)量；5）是否需要投影儀、電腦；6）茶水（茶葉、茶杯數(shù)量及清潔）；7）相機(jī)（充電情況及內(nèi)存）；8）其他：公司宣傳資料；禮品；車接車送；就餐、住宿等。 接待通用備品：茶水、公司宣傳資料； 環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)：干凈衛(wèi)生無臟物，空氣流通，室溫適度，燈光合適，所需物品擺放整齊；2、綜合部根據(jù)信息、要求著手準(zhǔn)備：來賓接待要掌控好時間節(jié)點(diǎn)。在來賓入司前，以下工作全部到位：1）環(huán)境衛(wèi)生要達(dá)標(biāo)，包括會議室、洗手間等；2）打開LED歡迎屏；3）會議室空調(diào)、電腦、投影打開（查看電腦投影顯示情況）；4）主、客雙

4、方桌牌（若有需要）、茶杯、果盤按人員數(shù)排齊：A. 桌牌在位置的正前方；B. 茶杯在右手方向，伸手可拿到的位置，內(nèi)備茶葉，客人入座，倒水沏茶，水至七、八分滿；或根據(jù)需要按客人數(shù)量準(zhǔn)備好干凈茶杯、內(nèi)置茶葉，在客人到達(dá)入座后，沏茶雙手端至客人面前（2人以上用茶托盤）；C. 果盤按人員數(shù)量準(zhǔn)備，平均兩座中間放一盤，果盤擺放在人員伸手可觸位置；果盤中的水果按季節(jié)配置，若有西瓜、葡萄之類的水果則需配置紙巾； 5）相機(jī)與拍照人員隨時等候客人的到來進(jìn)行會客現(xiàn)場的拍攝。（相機(jī)的內(nèi)容及電容量要有保證）。接待中：1） 茶水續(xù)添，常規(guī)情況下在20分鐘左右續(xù)添1次茶水，或由跟隨的攝像人員微信提示續(xù)添；2） 攝像人員對于

5、會談、合影、公司領(lǐng)導(dǎo)講話等進(jìn)行拍照，為積累素材做出充足準(zhǔn)備；接待結(jié)束： 1）接待現(xiàn)場進(jìn)行清理：A. 收拾茶具進(jìn)行清洗、存放； B. 收拾果盤，進(jìn)行重整、洗涮； C. 桌面清潔，坐椅歸位，關(guān)閉投影、電燈、空調(diào)； D. 開窗通風(fēng)，清理垃圾。2） 相機(jī)拍攝照片導(dǎo)出、拷貝、存檔；3） 其他事項： A. 禮品的發(fā)放（人手一份在客人離司時送至客人手中或按預(yù)先規(guī)定進(jìn)行）； B. 車輛保持送客狀態(tài)（送走客人或送達(dá)就餐地點(diǎn)）； C. 參觀（涉及參觀環(huán)節(jié)，拍攝人員需陪同隨行）。 4）費(fèi)用結(jié)算：接待所生產(chǎn)的費(fèi)用需有明細(xì)、發(fā)票，按財務(wù)規(guī)定的報銷流程走審批、核銷。 5）對本次接待工作做出總結(jié)，肯定成績、找出差距，深化對

6、接待工作的認(rèn)識，促進(jìn)接待工作水平的不斷提高。7、 接待標(biāo)準(zhǔn) 需綜合部配合接待工作的，屬公司層面，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提前半個工作日以上的時間通知綜合部做出準(zhǔn)備工作；屬部門層面（如市場部洽談業(yè)務(wù)），則由部門負(fù)責(zé)人提前1日填寫接待信息表告知綜合部。貴賓接待標(biāo)準(zhǔn)：會談場地、環(huán)境的安排；桌牌、茶水、果盤的準(zhǔn)備；迎賓詞展放；公司相關(guān)宣傳品的準(zhǔn)備；禮品準(zhǔn)備；相機(jī)、投影、電腦等準(zhǔn)備就續(xù)；嘉賓接待標(biāo)準(zhǔn)：會談場地、環(huán)境的安排；茶水、相機(jī)、投影、電腦的準(zhǔn)備；迎賓詞展放；公司相關(guān)宣傳品的準(zhǔn)備；常規(guī)接待標(biāo)準(zhǔn)： 茶水及按提出要求的其他事項配合接待。8、 其他注意事項 1）接待禮儀：儀表：面貌清潔、衣著得體舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方

7、言語：語氣溫和，禮貌文雅態(tài)度：熱情真誠，不卑不亢奉茶：客人落座后，雙手奉茶，客人先，主人后，領(lǐng)導(dǎo)先，同事后；2）桌牌擺放： 左邊客人，右邊主人（大會議室） 主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號領(lǐng)導(dǎo)在主領(lǐng)導(dǎo)的左手，3號領(lǐng)導(dǎo)在主領(lǐng)導(dǎo)的右手； 3）就餐座次： 主陪面對房門的位置，副主陪在主陪的對面；1號客人在主陪的右手，2號客人在主陪的左手；3號客人在副主陪的右手，4號客人在副主陪的左手；4）儀式座次：簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊；雙方其他人數(shù)一般對等，按左右排列；5）乘車座次：小轎車：1號位置在司機(jī)的右后邊；2號位置在司機(jī)的正后邊；3號位置在司機(jī)的旁邊；6）綜合部配合主接待部門對接待中的各環(huán)節(jié)的時間節(jié)點(diǎn)要有把控：接客人時間、到公司時間、就餐時間、住宿安排等。 招待信息表填表日期：來訪單位來訪目的來訪時間來訪人員、職務(wù)人數(shù)陪同人員人數(shù)準(zhǔn)