公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法

1、辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法第一章總則第一條根據(jù)公司實(shí)際情況，為加強(qiáng)內(nèi)部管理，規(guī)范公司辦公設(shè)備及用品的采購(gòu)與使用，有效控制成本支出，特制定本辦法。第二章適用范圍第二條辦公用品的范圍日常辦公易耗品：計(jì)算機(jī)耗材（如硒鼓、打印紙等）及各種辦公用品低值易耗品（如文件夾、檔案盒、檔案袋、數(shù)據(jù)袋、大頭針、曲別針、訂書(shū)機(jī)、訂書(shū)針、印泥油（印臺(tái)、印油、印墊）、插線板、筆、筆記本、U盤(pán)、計(jì)算器、膠水或膠棒等）、美工刀。財(cái)務(wù)專用易耗品：憑證打印紙、憑證盒、各種財(cái)務(wù)報(bào)銷單據(jù)、收據(jù)、憑證封面、復(fù)寫(xiě)紙、包角紙、剪刀、直尺、裝訂線、裝訂機(jī)、發(fā)票打印機(jī)（如需開(kāi)票）、鉛筆、皮筋。第三條辦公設(shè)備的范圍辦公設(shè)備包括計(jì)算機(jī)及附屬設(shè)備

2、、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、電話機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、音響及附屬設(shè)備、投影儀等專用于公司辦公、開(kāi)會(huì)及培訓(xùn)所用的資訊設(shè)備；文件柜、辦公桌椅等。第三章職責(zé)第四條綜合管理部，主要負(fù)責(zé)辦公設(shè)備及用品的采購(gòu)申請(qǐng)受理、采購(gòu)、保管、配發(fā)、維修保養(yǎng)、設(shè)備調(diào)換、報(bào)廢判定等事宜。辦公設(shè)備及辦公用品原則上由綜合管理部根據(jù)各部門(mén)需要及庫(kù)存量與消耗水平統(tǒng)一采購(gòu)和配備，然后分發(fā)給各部門(mén)。第五條辦公設(shè)備及用品使用部門(mén)，主要負(fù)責(zé)辦公設(shè)備及用品的申購(gòu)、使用、保管等事宜。如有特殊情況，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，各部門(mén)可自行購(gòu)買專用辦公設(shè)備及用品。所購(gòu)辦公設(shè)備及用品連同申請(qǐng)書(shū)交付綜合管理部備案。第四章辦公設(shè)備及用品的日常管理第六條辦公設(shè)備

3、及用品的申請(qǐng)和購(gòu)買6.1 辦公設(shè)備及用品實(shí)行申購(gòu)審批制。各部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求，及時(shí)、合理預(yù)計(jì)每月辦公用品需要量，并于每月28日前填寫(xiě)次月低值易耗品申購(gòu)表，達(dá)到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的，填寫(xiě)固定資產(chǎn)購(gòu)置（新建）報(bào)批表，由申購(gòu)部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后報(bào)綜合管理部，綜合管理部根據(jù)多方比選情況及辦公用品實(shí)際庫(kù)存情況進(jìn)行統(tǒng)籌，填制固定資產(chǎn)購(gòu)置（新建）報(bào)批表或低值易耗品申購(gòu)匯總審批表報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后統(tǒng)一采購(gòu)。對(duì)未申購(gòu)的辦公設(shè)備及用品，除臨時(shí)急需外一律不得臨時(shí)申購(gòu)。6.2 綜合管理部根據(jù)各部門(mén)辦公設(shè)備及用品的采購(gòu)需求，經(jīng)過(guò)詢價(jià)和對(duì)比，選定供應(yīng)商，明確采購(gòu)的品種、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格。所購(gòu)買辦公設(shè)備及用品送到后，按購(gòu)貨清單進(jìn)

4、行驗(yàn)收，核對(duì)品種、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量，并檢查質(zhì)量，確保無(wú)誤。6.3 綜合管理部應(yīng)于每月20日或各部門(mén)需求時(shí)間前將申購(gòu)辦公設(shè)備及用品購(gòu)買完畢，不得遺漏，如由于特殊原因未能購(gòu)入，應(yīng)及時(shí)通知申購(gòu)部門(mén)采取措施并加以解決。6.4 對(duì)于單次采購(gòu)合計(jì)金額在5000元以上的采購(gòu)項(xiàng)目，必須簽訂采購(gòu)合同或協(xié)議。在同等質(zhì)量及服務(wù)的前提下，經(jīng)多方比選或招標(biāo)，優(yōu)先選擇最低價(jià)格供應(yīng)商。6.5 綜合管理部對(duì)各部門(mén)的需求計(jì)劃進(jìn)行認(rèn)真檢查，對(duì)于申報(bào)情況不合理的應(yīng)予糾正。第七條辦公用品的管理7.1 公司所有購(gòu)買的辦公用品由綜合管理部統(tǒng)一管理、分配使用。7.2 綜合管理部建立辦公用品管理使用臺(tái)賬，分品種、規(guī)格型號(hào)登記，按最小單位計(jì)量。

5、7.3 綜合管理部對(duì)辦公用品的入庫(kù)與出庫(kù)必須及時(shí)逐筆登記，做到日清日結(jié)，確保物品進(jìn)出及結(jié)存數(shù)據(jù)的正確無(wú)誤,保證賬目與實(shí)物相符。7.4 公司的內(nèi)部文件往來(lái)，凡可用電子文件傳遞、轉(zhuǎn)發(fā)的，不再使用紙張傳遞，紙張均雙面使用。第八條辦公設(shè)備的管理8.1 公司所有辦公設(shè)備由綜合管理部統(tǒng)一采購(gòu)和管理，分別登記；資產(chǎn)財(cái)務(wù)部應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的辦公設(shè)備明細(xì)賬管理。8.2 對(duì)于個(gè)人專用的辦公設(shè)備，綜合管理部建立專門(mén)的設(shè)備登記，領(lǐng)用人按需領(lǐng)用后，在使用期間須妥善保管。8.3 對(duì)于公司公用的辦公設(shè)備，綜合管理部設(shè)置專門(mén)的辦公設(shè)備臺(tái)賬，領(lǐng)用人每次按需借用，并在使用完畢時(shí)及時(shí)歸還，綜合管理部須詳細(xì)記錄領(lǐng)用和歸還的時(shí)間。第九條辦公

6、設(shè)備及用品的領(lǐng)用和借用9.1 各部門(mén)根據(jù)上報(bào)批準(zhǔn)購(gòu)買的內(nèi)容到綜合管理部領(lǐng)用。9.2 用品分發(fā)（領(lǐng)用）后做好登記，寫(xiě)明分發(fā)（領(lǐng)用）日期、品名與數(shù)量等。領(lǐng)用或借用人在相應(yīng)的登記簿上簽字確認(rèn)，作為領(lǐng)用或借用記錄，以及費(fèi)用分?jǐn)傄?、?jù)。9.3 新進(jìn)人員入職時(shí)由管理部門(mén)通知，向綜合管理部領(lǐng)用辦公用品；人員離職時(shí)，須向綜合管理部辦理辦公用品歸還手續(xù)。9.4 借用辦公設(shè)備或用品超時(shí)未還的，綜合管理部有責(zé)任督促歸還。9.5 領(lǐng)用、借用辦公設(shè)備或用品發(fā)生損壞或遺失的，視具體情況照價(jià)或折價(jià)賠償，達(dá)到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)及時(shí)報(bào)批，由綜合部會(huì)同相關(guān)人員進(jìn)行責(zé)任認(rèn)定，并進(jìn)行相應(yīng)處理。第十條清查盤(pán)點(diǎn)公司辦公設(shè)備及用品應(yīng)定期清

7、點(diǎn)。辦公用品倉(cāng)庫(kù)一年盤(pán)點(diǎn)兩次（6月與12月）。清點(diǎn)工作由綜合管理部、資產(chǎn)財(cái)務(wù)部、使用部門(mén)共同負(fù)責(zé)，清點(diǎn)要求做到賬實(shí)一致。資產(chǎn)清查盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和差錯(cuò)，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)處理。必須對(duì)公司各部門(mén)所擁有的辦公日用低值易耗品（主要指各種用紙與印刷制品）進(jìn)行調(diào)查。調(diào)查方式是每月5日對(duì)上一月各部門(mén)辦公用品的領(lǐng)用量、使用量以及余量（未用量）做出統(tǒng)計(jì)，向上級(jí)報(bào)告。一旦一批消耗品用完，應(yīng)立即報(bào)告遞交綜合管理部。如需報(bào)廢處理的，由綜合管理部會(huì)同資產(chǎn)財(cái)務(wù)部審核，確認(rèn)不能再次利用后，按照公司相關(guān)規(guī)定申請(qǐng)報(bào)廢。如有物品丟失或質(zhì)量問(wèn)題（如超期、受潮、生銹、或損壞等），應(yīng)及時(shí)以書(shū)面形式向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并進(jìn)行相應(yīng)處理

8、。第五章附則第十一條本辦法由公司負(fù)責(zé)解釋。第十二條本辦法經(jīng)公司董事會(huì)批準(zhǔn)后暫行。附件：1. 固定資產(chǎn)購(gòu)置（新建）報(bào)批表；2. 低值易耗品申購(gòu)表；3. 低值易耗品申購(gòu)匯總審批表。附件一固定資產(chǎn)購(gòu)置（新建）報(bào)批表使用部門(mén)需求時(shí)間產(chǎn)品名稱規(guī)格型號(hào)申購(gòu)原因數(shù)量單位使用部門(mén)負(fù)責(zé)人審核意見(jiàn)使用部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)審批采購(gòu)部門(mén)經(jīng)辦人供貨商單價(jià)總價(jià)米購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核意見(jiàn)采購(gòu)部門(mén)分管副總審批財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核意見(jiàn)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批總裁審批董事長(zhǎng)審批附件二低值易耗品申購(gòu)表申購(gòu)部n：年月日4p品名規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量備注123456789101112131415161718總裁：監(jiān)：附件三低值易耗品申購(gòu)匯總審批表序號(hào)品名型號(hào)單位申購(gòu)數(shù)量現(xiàn)庫(kù)存數(shù)量應(yīng)采購(gòu)數(shù)量備注財(cái)務(wù)部投資業(yè)務(wù)部風(fēng)險(xiǎn)控制部基金管理部綜合管理部總裁辦公室合計(jì)1234567891011財(cái)務(wù)總財(cái)務(wù)審核:綜合管理部：制表人:人：辦公用品請(qǐng)購(gòu)單財(cái)管字第號(hào)填寫(xiě)日期：年月日財(cái)產(chǎn)名稱規(guī)格用途單位數(shù)量需用日期估計(jì)價(jià)值備注請(qǐng)購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)：年月日行政部經(jīng)理意見(jiàn)：年月日主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)：年月日主申請(qǐng)人:辦公用品一覽表辦公用品名稱規(guī)