公司合同管理辦法

1、合同管理暫行辦法第一章總則第二章合同的受理第三章合同制作和傳閱第四章合同履行管理第五章合同變更、解除程序第六章罰則第七章附則第一章總則第一條為預(yù)防和減少糾紛的發(fā)生，規(guī)范合同經(jīng)辦、傳閱、審批及履行的程序，提高合同訂立的效率，維護公司利益，根據(jù)公司的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司的實際情況，制定本辦法。第二條本辦法的適用范圍為公司在項目建設(shè)和管理中應(yīng)當(dāng)訂立書面合同的事項。如施工、監(jiān)理、勘察、設(shè)計、材料（設(shè)備）、營銷（策劃）和行政管理等事項的合同訂立、履行、變更和解除。第三條本辦法所稱各類合同的含義及要求如下：3.1 施工監(jiān)理類合同是指就建設(shè)項目的工程施工和監(jiān)理等事項而訂立的合同。一般包括建設(shè)工程施工合同、工程

2、安裝合同、園林綠化施工合同、景觀施工合同、委托監(jiān)理合同和加工承攬合同等。此類合同金額在1萬元以上（含1萬元）的，應(yīng)當(dāng)訂立書面合同。3.2 勘察設(shè)計類合同是指就建設(shè)項目的勘察和設(shè)計等事項而訂立的合同。一般包括建設(shè)工程勘察合同、建設(shè)工程設(shè)計合同、環(huán)境（景觀）設(shè)計合同、裝飾工程設(shè)計合同等。此類合同金額在1萬元以上（含1萬元）的，應(yīng)當(dāng)訂立書面合同。3.3 材料設(shè)備類合同是指就建設(shè)項目所需的材料、設(shè)備、設(shè)施等物品的采購而訂立的合同。一般包括材料購銷合同和設(shè)備購銷合同等。此類合同金額在5000元以上（含5000元）的，應(yīng)當(dāng)訂立書面合同。3.4 營銷策劃類合同是指就建設(shè)項目的銷售策劃、包裝、廣告設(shè)計和商品房

3、銷售等事項而訂立的合同。此類合同金額在5000元以上（含5000元）的，應(yīng)當(dāng)訂立書面合同。3.5 綜合類及其它合同是指總經(jīng)理辦公室（下簡稱總經(jīng)辦）為公司日常辦公需要以及維持公司的正常運轉(zhuǎn)而采購或者委托加工、承攬等事項而訂立的合同，以及其它相應(yīng)的部門為了完成特定工作而訂立的合同。第四條合同履行中，對于原合同范圍以外的新增工程項目，無論金額大小，均應(yīng)當(dāng)另行立訂書面合同。原合同范圍以內(nèi)金額在50000元以下（含50000元）的工程作為變更洽商處理，不再單獨訂立合同；金額在50000元以上的工程應(yīng)當(dāng)訂立補充合同。第五條公司合同管理的組織形式實行集中制，即由法定代表人授權(quán)合約部及合同管理員在具體承辦部門

4、的協(xié)助下對公司所有合同的訂立、履行、變更、解除等進行統(tǒng)一管理。對涉及企業(yè)機密的合同，可經(jīng)總經(jīng)理審批后直接到財務(wù)部加蓋公章并進行登記。第六條各部門在經(jīng)辦合同時，原則上應(yīng)當(dāng)使用公司認可的合同文本。如政府部門有強制性規(guī)定的，可以按政府部門規(guī)定的標(biāo)準合同文本執(zhí)行，但必須通過補充條款充分表達公司的意圖、明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。第二章合同的受理第七條合同管理實行綜合管理部門和承辦部門相結(jié)合的管理原則。合約部是合同綜合管理部門，合同承辦部門是申請簽訂合同的部門。第八條合同內(nèi)容分為技術(shù)條款、經(jīng)濟條款和法律條款三部分。技術(shù)條款及技術(shù)方案的提供或?qū)彾ㄓ晒こ添椖颗溥w、施工措施和二次深化設(shè)計工作內(nèi)部流程管理暫行辦法規(guī)定

5、的技術(shù)部門（如規(guī)劃設(shè)計部、工程部、前期部等）負責(zé)提供；經(jīng)濟條款由成本控制部、招標(biāo)辦等部門負責(zé)；合約部負責(zé)合同法律條款和商務(wù)條款及向相關(guān)部門核實經(jīng)濟條款和技術(shù)條款。第九條合同承辦人在選擇合同簽約方時，必須嚴格按規(guī)定程序辦事，堅持原則、奉公守法，努力維護企業(yè)權(quán)益。對資信不明或資信狀況不好，又無可靠單位擔(dān)保的，不得與之簽約。第十條承辦部門申請訂立合同的，應(yīng)提交以下資料：10.1 擬簽約方的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照和應(yīng)當(dāng)具備的資質(zhì)，各提供加蓋公章的復(fù)印件1份；10.2 供貨合同應(yīng)當(dāng)明確供貨的名稱、品牌、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、型號、產(chǎn)地等內(nèi)容；工程合同應(yīng)當(dāng)詳細準確地描述工程范圍和工程內(nèi)容。10.3 經(jīng)規(guī)劃設(shè)計部確認

6、的生效圖紙或經(jīng)工程部確認的施工方案（一式兩份）。10.4 經(jīng)成本控制部審核的預(yù)算、結(jié)算或組價，以及對方確認的合同暫估價款、付款方式、結(jié)算原則等。10.5 如通過招標(biāo)確定，應(yīng)一并提交招標(biāo)文件、投標(biāo)文件等相關(guān)資料。10.6 其它相關(guān)重要的背景資料。第十一條承辦部門承辦人填寫或組織填寫申請單（見附件二）。經(jīng)部門負責(zé)人審核，再報主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，送交合約部簽約。第十二條對于不符合規(guī)定條件的，合約部予以退回，由此導(dǎo)致的責(zé)任由申請簽約的部門負責(zé)人承擔(dān)。第三章合同制作和傳閱第十三條合約部應(yīng)在受理合同申請后1個工作日內(nèi)將合同草擬完畢并開始進行傳閱。比較重大復(fù)雜的合同可延長1個工作日。草擬合同形式要求見附件三。第

7、十四條合約部應(yīng)在受理合同申請后，申請內(nèi)容發(fā)生變更的，草擬時限應(yīng)重新計算。第十五條合約部合同經(jīng)辦人員制作合同時應(yīng)當(dāng)注意：15.1 合同的形式方面：合同的形式方面是指合同采用何種格式。原則上公司所有的合同均應(yīng)當(dāng)使用公司規(guī)定的標(biāo)準文本。但下列情形除外：15.1.1 政府有關(guān)部門要求使用特定格式合同的，可以采用特定格式合同。但在填寫合同是應(yīng)當(dāng)詳細寫明公司的目的及要求。對于格式合同中不能變更的格式條款，應(yīng)當(dāng)在合同的“補充條款”部分對格式條款進行修改和補充，以充分表達公司的意圖。15.1.2 合同對方提供的根據(jù)自己實際情況擬定的格式合同，且對方要求使用的，如果合同標(biāo)的額不大，合同權(quán)利義務(wù)內(nèi)容較簡單，且對方

8、合同能夠表達雙方的意志，則可以使用，否則不予使用。雙方應(yīng)當(dāng)在平等自愿的基礎(chǔ)上，共同協(xié)商簽訂合同。15.2 合同的內(nèi)容要求：合同的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)盡可能地將雙方的權(quán)利和義務(wù)表達清楚。措辭精煉簡潔，注意條款的準確性，避免表述含糊、詞語歧義、前后矛盾、文字標(biāo)點錯漏等問題。第十六條合約部受理經(jīng)辦的合同，由合同經(jīng)辦人員負責(zé)傳閱。合同經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的傳閱和審查程序進行分送。第十七條合同經(jīng)辦人員在將合同制作或者草擬完畢后，應(yīng)當(dāng)附合同傳閱單（附件三）、合同對方企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照及相關(guān)資質(zhì)等簽約材料送相關(guān)部門或者人員審查。第十八條合約部應(yīng)當(dāng)在合同傳閱單上標(biāo)明傳閱完成及返回的時間，每個審核部門及公司主管領(lǐng)導(dǎo)審核時間最

9、長不得超過半天。第十九條合同辦理各環(huán)節(jié)的部門及相關(guān)人員，應(yīng)當(dāng)嚴格按照規(guī)定的時限辦完。否則，合約部應(yīng)當(dāng)將逾期辦理情況抄送總經(jīng)辦和人力資源部，列入績效考核的內(nèi)容?？偨?jīng)辦和人力資源部每月應(yīng)當(dāng)?shù)胶霞s部抽查一次。第二十條審查合同的相關(guān)部門或者人員應(yīng)當(dāng)就合同中涉及到本部門職責(zé)范圍內(nèi)的相關(guān)問題提出明確具體的意見，同時在合同傳閱單上注明。對于審查中需要合同經(jīng)辦部門解答的問題，應(yīng)當(dāng)及時向合同經(jīng)辦部門咨詢或者了解。第二十一條在相關(guān)部門或者人員審查和傳閱后，合同經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)傳閱意見進行整理重新打印，然后將合同送合同承辦部門負責(zé)人進行審查。第二十二條在合同承辦部門負責(zé)人審查完畢后，經(jīng)辦部門應(yīng)當(dāng)就修改的條款再與合同

10、對方協(xié)商。如合同存在難以協(xié)調(diào)的問題，應(yīng)當(dāng)書面告知組織召開合同協(xié)調(diào)會，共同研究解決方案。第二十三條如合同對方無異議，由合同經(jīng)辦人員將合同復(fù)印四份（或者按合同要求的數(shù)量復(fù)印）交由合同對方公司加蓋公章后返回。第二十四條對方蓋章認可后的合同經(jīng)合同經(jīng)辦人、主管副總經(jīng)理在合同中簽字確認后，合同經(jīng)辦人員將合同及傳閱內(nèi)容報總經(jīng)理秘書，轉(zhuǎn)交總經(jīng)理在合同上簽字。第二十五條總經(jīng)理在合同上簽字后，合同經(jīng)辦人員將合同進行編號并加蓋公章。編號管理（見附件五）。第二十六條合同經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)按照合同的約定將原件交付合同對方，并將公司應(yīng)當(dāng)持有的原件送交財務(wù)部存檔。合約部組織合同經(jīng)辦部門、簽約方及相關(guān)部門進行合同交底，并形成交底紀

11、要。第二十七條合同辦理完畢后，經(jīng)辦部門應(yīng)當(dāng)及時將合同傳閱單、修改稿、正式合同復(fù)印件及合同對方的營業(yè)執(zhí)照和資質(zhì)等資料存檔備查。第四章合同履行管理第二十八條在合同履行過程中，合約部從法律角度監(jiān)督合同的履行，一般采取重點檢查和抽查的方式，每月檢查一次，檢查內(nèi)容主要包括三方面：一是看各方是否按合同約定進度全面履行合同，督促各方嚴格履約；二是看履行過程中是否存在合同數(shù)量、工期、設(shè)計等方面變更情況，如有變更，應(yīng)履行變更簽約手續(xù)，以合同形式明確變更情況；三看是否存在違約情況，這是監(jiān)督檢查的主要工作。第二十九條合同當(dāng)事人任何一方違反合同約定的任何一項義務(wù)，都會導(dǎo)致違約情況，其中最多的是工期逾期、質(zhì)量不符合約定

12、。己方違約時，合約部應(yīng)及時調(diào)查違約原因，督促承辦部門盡早采取補救措施，并盡快與對方協(xié)商確定處理辦法，為防止他方過分追究違約責(zé)任，承辦部門應(yīng)特別注意保存相應(yīng)有利證據(jù)材料。在他方違約或預(yù)期違約時，應(yīng)及時掌握違約的事實證據(jù)，依法中止履行合同，避免擴大經(jīng)濟損失，并及時與他方協(xié)商處理。因為處理違約情況涉及大量法律規(guī)定，所以合約部對此過程應(yīng)重點監(jiān)控。第三十條合同履行過程中，當(dāng)事各方的往來函件、通知等文書都具有法律效力，如果發(fā)生糾紛，也是區(qū)分責(zé)任的重要證據(jù)，所以對合同履行每一環(huán)節(jié)形成的書面材料合同承辦部門都應(yīng)注意完整保存。第三十一條申請簽約的部門為合同履行監(jiān)督的主要部門，工作相關(guān)聯(lián)的部門亦為合同履行監(jiān)督的部

13、門。各部門應(yīng)當(dāng)在收到合同后，每月向合約部送交合同履行情況監(jiān)督表（見附件六）。對于不按時送交或者填寫不實的，由此導(dǎo)致的責(zé)任由部門負責(zé)人承擔(dān)。第五章合同變更、解除程序第三十二條合同訂立后，如果發(fā)生不可抗力的因素或者其他正常原因致使合同無法正常履行的，合同雙方當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)進行協(xié)商，并另行訂立補充合同，對相關(guān)事宜予以變更和解除。第三十三條合同訂立后，如果合同雙方當(dāng)事人對原合同條款提出修改、補充或解除時，雙方當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)協(xié)商一致后訂立補充合同。第三十四條變更后的合同應(yīng)當(dāng)對補充合同與原合同之間的關(guān)系予以明確，以及原合同中未作變更條款的效力。第三十五條解除后的合同應(yīng)當(dāng)原合同之間的權(quán)利義務(wù)關(guān)系予以清理，明確結(jié)算及

14、支付方式、支付期限等事宜。第三十六條補充合同應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體情況另行草擬，受理及審批的程序參照本辦法第二章至第四章內(nèi)容相關(guān)規(guī)定辦理。第六章罰則第三十七條有下列情形之一的，公司對責(zé)任人予以辭退，給公司造成損失的，責(zé)任人應(yīng)當(dāng)賠償：37.1 不按本辦法規(guī)定的程序擅自訂立合同的；37.2 應(yīng)當(dāng)訂立書面合同而不訂立書面合同的；37.3 協(xié)商訂立和履行合同過程中收受對方錢物。第三十八條經(jīng)辦人員不接受各部門及公司負責(zé)人對合同的修改意見，給公司造成損失的，應(yīng)負賠償責(zé)任。第三十九條對合同審查的相關(guān)部門，不負責(zé)任，對相關(guān)職責(zé)范圍內(nèi)的合同條款審查不細，出現(xiàn)重大紕漏，讓對方鉆空子的，第一次罰款50至1000元，第二次公司

15、對責(zé)任人予以辭退。第四十條合同經(jīng)辦人草擬合同時粗心大意，送審的合同稿前后矛盾、文字錯漏較多，每發(fā)現(xiàn)一次，對責(zé)任人和部門負責(zé)人罰款20至100元。第四十一條各相關(guān)部門在審閱合同時無故拖延時間，未在規(guī)定的時間審查完畢的，公司對責(zé)任人處以50至100元的罰款。第四十二條由于相關(guān)部門或者直接責(zé)任人的失職，致使合同無法履行或者給公司造成損失的，公司對相關(guān)部門負責(zé)人和直接責(zé)任人進行處分。第四十三條工作不負責(zé)任，不按合同規(guī)定的內(nèi)容進行檢查、驗收，致使工程存在重大質(zhì)量隱患或者出現(xiàn)質(zhì)量事故的，責(zé)任人除承擔(dān)賠償責(zé)任外，還應(yīng)承擔(dān)法律責(zé)任。第四十四條合同經(jīng)辦人不注重合同履行中的證據(jù)留存，導(dǎo)致企業(yè)喪失抗辯權(quán)、代位權(quán)、撤銷權(quán)、勝訴權(quán)的，公司對責(zé)任人處以100至1000元的罰款。第七章附則第四十五條按照公司規(guī)定必須招標(biāo)的項目申請訂立合同的，應(yīng)當(dāng)根據(jù)公司招投標(biāo)管理辦法的規(guī)定執(zhí)行。第