公文格式管理辦法

1、精品文檔ZYHT冷軋技術(shù)有限公司公文處理辦法第一章總則第一條 為使公司的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理工作的效率和公文質(zhì)量，以國家行政機關(guān)公文處理辦法為指導(dǎo)，結(jié)合公司實際，制定本辦法。第二條 企業(yè)的公文，是企業(yè)在經(jīng)營和行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是公司依法經(jīng)營和進行公務(wù)、商務(wù)活動的重要工具。第三條 公文處理指公文的辦理（收文、發(fā)文） 、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第四條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全。第五條 公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)及公司的有關(guān)規(guī)定，確保企業(yè)商業(yè)、技術(shù)秘密的安

2、全。第六條 公司各單位、各部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，嚴(yán)格遵守本辦法，加強對本單位公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。第七條 公司綜合管理部是公文處理的管理機構(gòu)，主管本公司的公文處理工作并負(fù)責(zé)指導(dǎo)各單位、各部門的公文處理工作。.精品文檔第二章公文種類第八條 本公司的公文種類主要有：決定、通知、通報、通告、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等。（一）決定。適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。（二）通知。適用于批轉(zhuǎn)下級單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)政府主管部門和不相隸屬單位的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級單位辦理和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項；任免人員。

3、（三）通報。適用表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。（四）通告。適用在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知事項。（五）報告。適用于向上級單位匯報，反映情況，答復(fù)上級單位的詢問。（六）請示。適用向上級請求指示批準(zhǔn)。（七）批復(fù)。適用答復(fù)下級單位的請求事項。（八）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（九）函。適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題；請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。（十）會議紀(jì)要。適用于記載和傳達會議情況和議定事.精品文檔項。第三章公文格式第九條 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、發(fā)文機關(guān)、成文日期、印章、附注

4、、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成 （具體見 ZYHT冷軋技術(shù)有限公司公文格式）。（一）涉及國家和企業(yè)秘密的公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“絕密”、“機密”、“秘密”。（二）緊急公文應(yīng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急” 、“急件”。（三）發(fā)文標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦單位應(yīng)當(dāng)排列在前。（四）發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號。（五）上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人姓名。其中“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。（六）公文標(biāo)題， 應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文單位和公文種類。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。（七

5、）主送單位指公文受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī).精品文檔范化簡稱、統(tǒng)稱。公司發(fā)往各單位的公文，如需機關(guān)各部門周知，應(yīng)在主送單位處標(biāo)明“公司各單位，機關(guān)各部門： ” 字樣。（八）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、成文時間之前注明附件順序和名稱。（九）公文除“會議紀(jì)要”以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。（十）成文日期，以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。（十一）公文如有附注（需要說明的其他事項） ，應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。（十二）所有正式文件，均應(yīng)標(biāo)注主題詞，主題詞應(yīng)由反映文件主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組組成，標(biāo)注

6、在文件末頁下部，抄送范圍上方。（十三）抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或者知曉公文的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。第十條公文用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4 型，兩面用，左側(cè)裝訂。第四章行文規(guī)則第十一條行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一.精品文檔般不許越級請示和報告。 因特殊情況必須越級請示、 報告時，應(yīng)當(dāng)抄送被越過領(lǐng)導(dǎo)和上級單位。第十二條 職能部門依據(jù)職權(quán)可以相互行文和向各有關(guān)單位的下屬部門行文。職能部門未經(jīng)該部門的分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理批準(zhǔn)，一般不得以公司名義行文。第十三條 屬于部門職權(quán)范圍的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。用部門或聯(lián)合行文中的主辦部門的文頭紙。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。須

7、經(jīng)公司審批的事項經(jīng)公司同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明“經(jīng)公司同意”的字樣。第十四條用公司名義行文的主要有：（一）向集團、公司董事會及政府主管機關(guān)報告、請示工作。（二）向外單位聯(lián)系重要事務(wù)。（三）轉(zhuǎn)發(fā)集團、公司董事會及政府主管部門的重要文件。（四）向公司各單位、各部門下達重要決定、通知、通報、批復(fù)、意見等。（五）公司中層以上領(lǐng)導(dǎo)人員的聘任、解聘決定。（六）以公司名義行文一律用公司文頭紙。第十五條用各單位、各部門名義行文的有：（一）向公司報告、請示工作。.精品文檔（二）在職權(quán)范圍以內(nèi)，下達計劃、規(guī)章、指導(dǎo)生產(chǎn)、通知事項、了解情況。第十六條 “請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送單位，如需要同時

8、抄送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得同時抄送下級單位。第十七條“報告”中不得夾帶請示事項。第五章發(fā)文辦理第十八條 發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用，提高質(zhì)量。第十九條草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：（一）情況確實，觀點明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點正確，力求簡短。（二）公文的文種應(yīng)當(dāng)概括行文的目的，發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。（三）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文號。引用外文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明中文含義。（四）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)， 第一層為 “一”，第二層為 “（一）

9、”，第三層為“ 1”，第四層為“（ 1）”。（五）應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。（六）公文中使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng).精品文檔當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。（七）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞組、慣用詞、縮略詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。第二十條 以公司名義發(fā)出的文件，由主辦部門起草，經(jīng)主辦部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，再報綜合管理部，由綜合管理部對公文進行審核， 審核的重點是： 是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則，公文格式是否正確等。審核、簽發(fā)應(yīng)使用 ZYHT冷軋技術(shù)有限公司發(fā)文首頁紙（式樣五）。第二十一條

10、 以公司名義制發(fā)的上行文，須由總經(jīng)理簽發(fā)；以公司名義制發(fā)的平行或下行文，一般可由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，重要的由總經(jīng)理簽發(fā)。第二十二條 公文正式印制前，主管部門文秘人員應(yīng)當(dāng)進行復(fù)核。復(fù)核的重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備、附件材料是否齊全、格式是否正確。第六章收文辦理第二十三條收文辦理指經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示交由有關(guān)單位、部門辦理的上級黨委、政府或其相關(guān)部門公文的處理過程。包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第二十四條收文登記。凡需公司受理的文件、電報、資料等，必須由綜合管理部統(tǒng)一簽收、拆封；綜合管理部要.精品文檔建立統(tǒng)一規(guī)范的收文登記薄，由文管人員及時認(rèn)真做好登記，并按要求填寫 ZYHT冷軋技術(shù)

11、有限公司公文處理表 （式樣六）。第二十五條 批辦程序。綜合管理部應(yīng)當(dāng)及時提出擬辦意見，送總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)批示后及時送達有關(guān)部門辦理。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。領(lǐng)導(dǎo)簽批的處理意見，應(yīng)明確承辦部門和時限要求等，需多個部門聯(lián)合辦理，應(yīng)指明主辦和協(xié)辦部門。第二十六條 文件承辦。承辦部門收到交辦的公文后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和文件緊急程度及時辦理，不得延誤和推諉。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)及時退回綜合管理部并說明理由。第二十七條 審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意。第七章公文歸檔第二十八條公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)及時整理（立卷

12、）歸檔。第二十九條 歸檔范圍的公文、原件（包括項目審批等重要文件，其他文件暫時按目前形式處理）由經(jīng)辦單位整理（立卷），送綜合管理部歸檔。經(jīng)辦單位保留復(fù)印件或公文.精品文檔副本。第三十條 歸檔范圍的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文（包括沒有文件編號的合同、協(xié)議等業(yè)務(wù)文件）。第八章公文管理第三十一條 公文由綜合管理部統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。第三十二條 綜合管理部應(yīng)當(dāng)保障本公司公文管理及相關(guān)制度的貫徹與執(zhí)行。第三十三條 不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)鑒別并經(jīng)綜合管理部部長批準(zhǔn)，可以銷毀。第三十四條 單位合并時，公文應(yīng)隨之合并管理。單位被撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后，

13、移送公司綜合管理部。工作人員辭職或調(diào)離原工作崗位，應(yīng)將本人暫存借閱的公文移交和清退。第九章附則第三十五條本辦法由公司綜合管理部（公文主管部門）負(fù)責(zé)解釋。第三十六條本辦法自2009 年 3 月 1 日起施行。 2008.精品文檔年 1 月下發(fā)的 ZYHT冷軋技術(shù)有限公司公文處理辦法同時廢止。.精品文檔ZYHT冷軋技術(shù)有限公司公文格式第一章總則第一條 為保持公司公文格式的統(tǒng)一、嚴(yán)肅、整潔、提高公文處理效率，以國家行政機關(guān)公文格式為指導(dǎo)，結(jié)合公司實際，制定本格式。第二條 公司公文形式為文件（包括上行文、平行文和下行文）、函件、會議紀(jì)要等。上行文（式樣一）用于以公司名義向集團、公司董事會及政府主管機關(guān)

14、的請示、報告和各職能部門、單位向公司的請示、報告等。平行文和下行文（式樣二）用于以公司或部門名義下發(fā)的決定、指示、通告、通知、批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)文件等。函件（式樣三）用于平行單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題及一般性的通知等。會議紀(jì)要（式樣四）用于記載和傳達會議情況和議定事項。第二章文件的要素標(biāo)識規(guī)則第三條文件眉首，一般指文件首頁橫線以上部分，包括發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號以及簽發(fā)人等內(nèi)容。第四條發(fā)文單位標(biāo)識由發(fā)文單位全稱或規(guī)范簡稱加“文件”二字組成，位于文件編號之上。.精品文檔發(fā)文單位標(biāo)識一般使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識，字號一般應(yīng)小于22mm× 15mm（高×寬）。第五條發(fā)文字

15、號由發(fā)文單位代字、年份和序號組成。在發(fā)文單位標(biāo)識下空2 行，用 3 號（或小 3 號）仿宋體居中排列；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“ ”括入；序號不編虛位，不加“第”字。如：ZYHT20071 號。第六條 上報的文件需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)，位于發(fā)文單位標(biāo)識以下，橫線以上。發(fā)文字號居左空 1 字，簽發(fā)人姓名居右空1 字，簽發(fā)人用3 號（或小3 號）楷體標(biāo)識簽發(fā)人姓名。平行文和下行文不標(biāo)識簽發(fā)人，發(fā)文字號居中排列。第七條文件標(biāo)題，包括發(fā)文單位名稱、文件內(nèi)容、文件種類，用2 號（或 20 號）宋體字（加粗） ，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，

16、排列對稱，間距恰當(dāng)。文件標(biāo)題位于首頁橫線之下20mm處（空 2 行）。第八條主送單位，即文件發(fā)往單位名稱。公司發(fā)往各單位的公文， 如需機關(guān)各部門周知， 應(yīng)在主送單位處標(biāo)明 “公司各單位，機關(guān)各部門”字樣。主送單位位于文件標(biāo)題之下空 1 行左側(cè)頂格位置，回行時仍頂格，用3 號（或小 3 號）仿宋體。主送單位如為兩個以上，應(yīng)位置并列，中間用逗號隔開，后標(biāo)冒號。.精品文檔第九條文件正文位于主送單位名稱下1 行，每自然段左空 2 字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。文件正文用3 號（或小 3 號）仿宋體字，第一層小標(biāo)題用 3 號（或小 3 號）黑體字，第2 層小標(biāo)題用3 號（或小3號）楷體字。第十條文件

17、如有附件，在正文之下空1 行左空2 字用小 3 號仿宋體標(biāo)識“附件” ，后標(biāo)冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如附件： 1××××）；附件名稱后不加標(biāo)點符號。第十一條 發(fā)文機關(guān)名稱應(yīng)使用全稱或規(guī)范性簡稱（見附件七）。成文日期用漢字書寫，將年、月、日標(biāo)全； “零”寫為“ O”，右空 4 字。成文日期以公司領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)日期為準(zhǔn)，經(jīng)會議討論通過的文件以通過日期為準(zhǔn)。加蓋印章應(yīng)上距離正文 1 行之內(nèi)，端正、居中下壓成文日期。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋 2 個以上印章時，應(yīng)將成文日期拉開，左右空 7 字，主辦單位印章在前。第十二條主題詞位于文件落款之下，分送欄和抄送

18、欄之上居左頂格標(biāo)識。主題詞用3 號（或小 3 號）宋體字，詞目之間空1 字；按類別詞、類屬詞、文種的順序排列，數(shù)量不超過 5 個。第十三條分送欄、抄送欄位于主題詞下1 行，文件印發(fā)單位欄之上位置。左右各空1 字，用 3 號（或小 3 號）仿.精品文檔宋體字標(biāo)識“抄送” ，后標(biāo)冒號；抄送單位間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送單位對齊，抄送順序，一般按國家機關(guān)或公司內(nèi)部編制序列依次排列。第十四條印發(fā)單位欄位于抄送欄之下的最后1 行，用于說明文件印發(fā)部門的名稱、印發(fā)日期。 用 3 號（或小 3 號）仿宋體字 , 印發(fā)單位左空1 字。印發(fā)日期右空1 字，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。公司的文件印發(fā)單位一般統(tǒng)稱公司

19、綜合管理部，各職能部門文件的印發(fā)單位統(tǒng)用該單位全稱。第十五條主題詞以下各欄之間及印發(fā)單位欄之下，各畫一條橫線。第三章其他公文的要素標(biāo)識規(guī)則第十六條函件的眉首部分與標(biāo)題之間的橫線距首頁頂端 45mm，首頁部分標(biāo)識發(fā)文單位全稱，使用小標(biāo)宋體字。公文編號位于橫線之下、標(biāo)題之上的右角頂格位置；抄送欄位于末尾；不編主題詞，不注明印發(fā)單位。其他要素標(biāo)識同本格式相關(guān)的要素說明。第十七條 會議紀(jì)要的眉首部分與標(biāo)題之間的橫線距首頁頂端 105mm，會議紀(jì)要標(biāo)識由“××××會議紀(jì)要”組成，使用小標(biāo)宋體字。 期號位于會議紀(jì)要標(biāo)識下中， 用括號括入。編寫單位和成文日期分別位于期

20、號以下、橫線之上的左右兩側(cè)頂格位置。 標(biāo)題位于橫線以下。 分送抄送單位于正文末尾。.精品文檔會議紀(jì)要不加蓋公章。第十八條各部門擬以公司名義下發(fā)的各類文件，第一頁均用統(tǒng)一規(guī)定的 ZYHT冷軋技術(shù)有限公司發(fā)文首頁紙 （見式樣五）。第四章印刷格式第十九條正式文件紙采用A4 型。一般每頁排22 行，每行排 26 個字。第五章附則第二十條本公文格式由公司綜合管理部（公文主管部門）統(tǒng)一管理。第二十一條本格式適用于公司各職能部門和單位。第二十二條本格式自2009 年 3 月 1 日起施行。 2008 年1 月制定的 ZYHT冷軋技術(shù)有限公司公文格式同時廢止。.精品文檔式樣一×××

21、; 200 × ×號簽發(fā)人：×××ZYHT公司關(guān)于 ××××× 的請示××××：×××××××××××××××××××××××××××××××

22、5;××××××××××××××××××××××××××××××××××××。×××××××××××××

23、15;×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。&#

24、215;×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××&#

25、215;×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××&#

26、215;××××××××××××××××××××××.精品文檔×××××××××××××。附件： 1、××××××××××××&#

27、215;×××2 、××××××××××××××××ZYHT冷軋技術(shù)有限公司（漢字書寫）××××年××月××日主題詞：××××××抄送：××××××，×××××

28、×，××××××，××××××。ZYHT冷軋技術(shù)有限公司綜合管理部200×年××月××日印發(fā)錄入：校對：（共印××份）.精品文檔式樣二ZYHTXX字 200 × ×號ZYHT公司關(guān)于×××××××通知××××××：×××

29、××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

30、××××××××××××××××××××××××××××××××××××。××××××××××××××

31、;××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

32、;××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

33、;×××××××。.精品文檔附件： 1、××××××××××××××××2 、××××××××××××××××ZYHT冷軋技術(shù)有限公司（漢字書寫）××××年×&

34、#215;月××日主題詞：××××××抄送：××××××，××××××，××××××，××××××。ZYHT冷軋技術(shù)有限公司綜合管理部200×年××月××日印發(fā)錄入：校對：（共印××份）.精品文檔式樣三

35、5;×× 200 × ×號ZYHT公司關(guān)于×××××通知 函×××××：××××××××××××××××××××××××××××××××&#

36、215;×××××××××××××××。××××××××××××××××××××××××××××××××××&

37、#215;××××××××。ZYHT冷軋技術(shù)有限公司（漢字書寫）××年××月××日抄送：×××，×××.精品文檔式樣四（××）×××××××××年××月××日標(biāo)題×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××