采購管理制度(1)

1、公司名稱碧浪光電科技有限公司發(fā)行日期2011-8-15文件名稱采購管理制度文件編號版本A1頁碼6 OF 6財(cái)務(wù)報(bào)銷制度核準(zhǔn)審核制訂 公司名稱寧波旭耀光電科技有限公司XUYAO（NINGBO）OPTO.TECH.CO.,LTD.發(fā)行日期2010-11-8文件名稱員工招聘管理規(guī)定文件編號版本A1頁碼6 OF 4財(cái)務(wù)報(bào)銷制度核準(zhǔn)審核制訂 采購管理制度核 準(zhǔn)審 核制 訂第一章 總則3第二章 采購管理紀(jì)律3第三章 物料采購申報(bào)與審批3第四章 供應(yīng)商選擇4第五章 采購合同的簽訂4第六章 物料采購5第七章 物料零星采購、緊急采購5第八章 采購跟蹤5第九章 退貨處理6第十章 付款6第十一章 附則6第一章 總則

2、1、目的為了規(guī)范采購行為，加強(qiáng)對采購活動(dòng)的管理與監(jiān)督，保障采購質(zhì)量與采購物料及時(shí)供給，達(dá)到合理降低公司采購成本，提高產(chǎn)品體格競爭力，特制訂本制度。2、適用范圍 適用于本公司對采購活動(dòng)進(jìn)行控制第二章 采購管理紀(jì)律1、嚴(yán)潔自律，嚴(yán)守工作紀(jì)律，不接受供應(yīng)商禮金、禮品和宴請2、嚴(yán)格遵守采購規(guī)范流程、按流程辦事。3、及時(shí)按質(zhì)按量地采購到所需物品。4、嚴(yán)格供應(yīng)商選擇、評價(jià)、以保證供應(yīng)商供貨質(zhì)量。5、在訂貨、采購工作中實(shí)行“貨比三家”的原則，詢價(jià)后按核準(zhǔn)的要求進(jìn)行采購作業(yè)，不得私自訂購、盲目進(jìn)貨和擅自提高進(jìn)價(jià)。6、處理好與供應(yīng)商的關(guān)系，幫助供應(yīng)商解決一定的問題。7、做好采購相關(guān)文檔的存檔、備份工作。8、在滿

3、足公司需求的基礎(chǔ)上最大限度降低采購成本。9、所有采購，必須事前獲得批準(zhǔn)。第三章 物料采購申報(bào)與審批1、原材料的申購：采購需求計(jì)劃應(yīng)包括：采購物資的種類、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、交期等要求。1.1采購計(jì)劃：采購部門根據(jù)生產(chǎn)管制定的生產(chǎn)計(jì)劃和內(nèi)銷制定的銷售計(jì)劃編制原材料需求計(jì)劃，結(jié)合目前的訂單情況制定原材料采購計(jì)劃，交總經(jīng)理審批后執(zhí)行。1.2庫存原材料低于或即將低于安全存量時(shí)，生管下達(dá)請購單注明物料品名,規(guī)格,數(shù)量,需用日期及其注意事項(xiàng)等經(jīng)批準(zhǔn)送到采購。2、其它物料(五金、工具及零備件模具、機(jī)器設(shè)備或檢驗(yàn)設(shè)備、包裝材料、化學(xué)品等)的申購：倉庫員按照安全庫存量當(dāng)貨品無存貨或或存貨不足時(shí)，下達(dá)請購單注明物料

4、品名,規(guī)格,數(shù)量,需用日期及其注意事項(xiàng)等經(jīng)批準(zhǔn)送到采購。第四章 供應(yīng)的選擇1、供方的選擇原則1.1采購物資供方的建立應(yīng)遵循就近、質(zhì)優(yōu)、價(jià)廉的原則，并滿足以下條件1.1.1企業(yè)必須有法人資格營業(yè)執(zhí)照，具備相應(yīng)生產(chǎn)能力和合作愿望1.1.2具有保證產(chǎn)品質(zhì)量的技術(shù)、設(shè)備、管理能力和檢測手段1.2.3已經(jīng)取得質(zhì)量管理體系認(rèn)證的企業(yè)已連續(xù)多年供貨、質(zhì)量和信譽(yù)程度等質(zhì)量記錄證實(shí)其質(zhì)量穩(wěn)定，有供貨能力的企業(yè)2、供應(yīng)商評價(jià)：2.1根據(jù)供應(yīng)商能力或質(zhì)量體系情況進(jìn)行評價(jià)。2.2對比類似產(chǎn)品的試驗(yàn)結(jié)果。2.3根據(jù)供方的質(zhì)量保證證據(jù)，如質(zhì)量認(rèn)證、生產(chǎn)許可證、監(jiān)督抽查結(jié)果等。3、合格供方的控制3.1建立檔案：產(chǎn)品應(yīng)建立合

5、格供方檔案，包括：年度合格供方名錄、評價(jià)記錄、評價(jià)報(bào)告，年度進(jìn)貨的數(shù)量和質(zhì)量記錄、質(zhì)量問題反饋記錄。3.2及時(shí)反饋質(zhì)量信息：采購部應(yīng)及時(shí)與供方溝通信息，反饋情況，必要時(shí)定期對供方進(jìn)行質(zhì)保能力和供貨能力的考察，考察時(shí)作好記錄.3.3供方的變更：當(dāng)供方的供貨的質(zhì)量情況不能滿足要求時(shí)，選擇更換供應(yīng)商。第五章 采購合同的簽訂1、 合同價(jià)格的確認(rèn)1.1主要原材料的采購均需簽訂采購合同，采購部門接收備選供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，進(jìn)行價(jià)格核算，并與市場同類物資價(jià)格對比。1.2對比三家，相同的品質(zhì)情況下，以單價(jià)低作為下單供應(yīng)商，報(bào)以報(bào)價(jià)單為準(zhǔn)。2、 合同條款的確定采購部門根據(jù)公司合同管理制度的相關(guān)規(guī)定與對方簽訂合同，合同

6、內(nèi)容應(yīng)包括采購的種類、價(jià)格或者價(jià)格確定方式、付款方式、付款進(jìn)度、合同有效期、違約賠償?shù)葪l款。價(jià)格確定方式、付款方式等相關(guān)合同條款的談判由采購經(jīng)理組織談判小組進(jìn)行，采購合同的條款談判過程及結(jié)果還需整理形成會談?dòng)涗?，參與談判人員會簽留檔。3、 合同的審批與簽訂3.1公司主要原材料的采購合同的價(jià)格和條款由采購經(jīng)理審批并簽訂合同，其他采購合同的價(jià)格和條款可由采購經(jīng)理授權(quán)簽訂合同。合同簽訂后，采購部門將相關(guān)資料備份一份移交給財(cái)務(wù)部。4、合同的修改4.1若合同需要修改，由采購部門與供應(yīng)商協(xié)商后提出申請，主要原材料及合同采購采購合同報(bào)采購經(jīng)理審批后進(jìn)行修改，其他采購合同的修改可由采購經(jīng)理授權(quán)。5、合同管理5

7、.1采購合同的日常管理嚴(yán)格遵照公司的合同管理制度執(zhí)行。所有簽訂的采購合同由采購部門妥善保管，并將合同副本交財(cái)務(wù)部留底備案。第六章 物料采購1、所有原材料及的物料采購都必須簽訂的采購合同。 2、對于其它輔料（設(shè)備零件、文具用品）由采購員從合格供應(yīng)商中選擇兩到三家進(jìn)行比價(jià)，初步確定供應(yīng)商。比價(jià)結(jié)果交副總審核，如價(jià)格等無異常情況，審核后下訂單，確認(rèn)后的訂單發(fā)送給供應(yīng)商簽字確認(rèn)，收到經(jīng)供應(yīng)商簽字確認(rèn)后的訂單后，通知供應(yīng)商發(fā)貨。第七章 物料零星采購、緊急采購1、需求部門提出零星采購、緊急采購申請單，詳細(xì)說明需求理由，由需求部門審核后交相應(yīng)權(quán)限人審批。零星采購、緊急采購由副總簽核。2、 采購部門在收到審批

8、后的申請單后，尋找合適供應(yīng)商，并進(jìn)行詢價(jià)比較，緊急采購不需要簽訂采購合同，由副總負(fù)責(zé)確定供應(yīng)商后執(zhí)行采購。3、 緊急采購一般應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)完成。第八章 采購跟蹤1、為確保供方交貨準(zhǔn)時(shí)，采購部門應(yīng)時(shí)常關(guān)注所有采購訂貨情況記錄并跟催到位。2、對需要進(jìn)行定期評估考核的供方，供方管理部應(yīng)將相應(yīng)的跟催狀況及時(shí)記錄在該供方的檔案資料中。3、采購物資因故不能或可能無法按時(shí)采購到貨時(shí)，采購部門應(yīng)及時(shí)通知各計(jì)劃部，以便其及時(shí)采取其它對策。第九章 退貨處理1、 對于進(jìn)貨檢驗(yàn)質(zhì)量不合格貨物由品保部出具貨物不合格單據(jù)和質(zhì)檢報(bào)告，通知倉庫由倉管員負(fù)責(zé)開具退貨單并附質(zhì)檢報(bào)告，交采購部門處理。2、對于數(shù)量不合格貨物由品質(zhì)部

9、開具質(zhì)檢報(bào)告提交采購部門處理。3、退貨必須附檢驗(yàn)報(bào)告。對于退貨的物料，由物料管制中心開具退貨單，及時(shí)辦理退貨事宜。退貨單一式四份，一份存?zhèn)}庫，一份采購部門，一份財(cái)務(wù)部，一份交供應(yīng)商，退貨交回供應(yīng)商后需由供應(yīng)商在退貨單上簽字確認(rèn)。第十章 付款1、在物料入庫時(shí)，倉管員應(yīng)將相關(guān)訂單和合同核對無誤后附入庫單和收料通知單及時(shí)送財(cái)務(wù)部。2、公司采購部門和財(cái)務(wù)部門嚴(yán)格按合同規(guī)定和公司相關(guān)制度進(jìn)行付款。財(cái)務(wù)部根據(jù)公司財(cái)務(wù)報(bào)賬及支付審批制度的相關(guān)規(guī)定對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行賬務(wù)處理。3、應(yīng)付帳款在入賬前需由獨(dú)立第三人進(jìn)行復(fù)核。財(cái)務(wù)部應(yīng)定期制作應(yīng)付賬款清單，交采購部門使其了解付款進(jìn)度。應(yīng)付賬款的支付根據(jù)合同的約定進(jìn)行，需付款時(shí)由采購部門填制支票申請單附合同、發(fā)票等相關(guān)資料交采購總監(jiān)審核后交總經(jīng)理審批，財(cái)務(wù)部復(fù)核審批后的支票申請單及相關(guān)資料后進(jìn)行付款和賬務(wù)處理。4、 付出定金或預(yù)付款時(shí)，由采購部門填制支票申請單附合同、發(fā)票等相關(guān)資料交總經(jīng)理審批，財(cái)務(wù)部復(fù)核審批后的支票申請單及相關(guān)資料后進(jìn)行付款和賬務(wù)處理。預(yù)付款必須獲得由對方開具的正式發(fā)票。5、 對