辦公事務管理

1、 蘇娟芳蘇娟芳 第六章 辦公室事務管理工作目錄值班管理電話事務辦公室環(huán)境管理印信管理一、辦公室環(huán)境管理優(yōu)化辦公環(huán)境的原則辦公室布置辦公室布局辦公室環(huán)境的含義辦公室綠化美化辦公室健康安全管理指一定組織的所有成員所處的大環(huán)境。指秘書機構所處的內部環(huán)境，包括秘書機構所處的人文環(huán)境和自然環(huán)境。是一種無聲的語言，體現(xiàn)著一個單位的風格和精神面貌，向來訪者傳遞著本單位方方面面的信息。一、辦公室環(huán)境管理辦公環(huán)境廣義狹義秘書機構的人員構成、管理制度、分工協(xié)作狀況、人際關系和部門負責人的影響力、秘書部門內部的凝聚力等。辦公條件等要素構成的環(huán)境一、辦公室環(huán)境管理秘書機構內部自然環(huán)境秘書機構內部人文環(huán)境辦公自然環(huán)境的

2、管理一、辦公室環(huán)境管理 建筑設計室內光線辦公設備室內空氣辦公室布局辦公室布置人人物物環(huán)境環(huán)境二、優(yōu)化辦公環(huán)境的原則舒適整潔布局合理和諧統(tǒng)一影響辦公室效率的六大因素有影響辦公室效率的六大因素有二、優(yōu)化辦公環(huán)境的原則空氣空氣光線光線聲音聲音空間空間文件文件設備設備三、辦公室布局開放式布局混合式布局封閉式布局三、辦公室布局開放式布局將一個大工作間將一個大工作間“切分切分”成多個相對獨立的工成多個相對獨立的工作單元，把組織內部各職能部門的所有人員按作單元，把組織內部各職能部門的所有人員按照工作程序安排在個工作單元中就位。照工作程序安排在個工作單元中就位。三、辦公室布局開放式布局一是有利于溝通；一是有利

3、于溝通；二是有利于節(jié)省辦公空二是有利于節(jié)省辦公空間和辦公成本。間和辦公成本。難以進行帶有秘密性的工作，噪音大，使人難以進行帶有秘密性的工作，噪音大，使人難以集中注意力開展工作；對于一些人來說，難以集中注意力開展工作；對于一些人來說，可能會有被監(jiān)控的壓抑感?？赡軙斜槐O(jiān)控的壓抑感。局限性局限性三、辦公室布局封閉式布局是一種較為傳統(tǒng)的辦公室布局，是把組織內部各是一種較為傳統(tǒng)的辦公室布局，是把組織內部各職能部門獨立安排在各自獨立的房間，組成一個職能部門獨立安排在各自獨立的房間，組成一個個獨立的辦公室。個獨立的辦公室。各職能部門之間的信息不能得到及時的各職能部門之間的信息不能得到及時的溝通；溝通；工作

4、協(xié)調不快捷方便，工作效率受到一定的影響；工作協(xié)調不快捷方便，工作效率受到一定的影響；辦公空間的占用效率降低，增加了辦公成本。辦公空間的占用效率降低，增加了辦公成本。局限性局限性優(yōu)優(yōu)點點有利于保密；有利于保密；有效的保護個人隱私；有效的保護個人隱私；有易于使人集中精力。有易于使人集中精力。三、辦公室布局混合式布局指在開放式布局的大辦公室內，把各職指在開放式布局的大辦公室內，把各職能部門用組合式辦公用具或其他材料分能部門用組合式辦公用具或其他材料分割開來，組成若干個工作區(qū)域。割開來，組成若干個工作區(qū)域。辦公室布置工作空間的安排辦公室物理條件管理四、辦公室布置1.盡量使用自然光2.配置臺燈，避免直射

5、人眼3.光源來自兩個 方向4.避免電腦、玻璃等物品反光刺激人眼睛1.遠離噪音源內墻：白色、乳白色淺色調空氣流動速度： 0.25m/s四、辦公室布置空氣聲音色彩光線相對濕度： 40-60%溫度： 22C左右會議室：淡黃色天花板：白色地板：純色2.用隔音玻璃、隔音板控制噪音3.播放輕音樂辦公室物理條件管理 辦公室的排列要求：1.按照辦公工作程序的先后順序自前而后直線朝同一方向擺放排列2.排列方向應使管線來自左方，以便順光書寫閱讀3.注意合理安排公關活動空間辦公桌擺放要求：足夠放置常用的辦公用品，理想的辦公桌是多平面轉角電腦桌。 辦公桌的排列與擺放四、辦公室布置工作空間的安排辦公桌面的擺放：在離辦公

6、桌桌面15 cm高的位置劃個弧形，放置工作經(jīng)常用到的物品。常用文件夾應歸類。一些小的辦公用品應放在抽屜。辦公室綠化通過鋪設地毯、布置現(xiàn)代化裝飾品或擺放彩色的組合器具等，來增強辦公室的美感。綠化是辦公室美化的重要內容 適時適量為原則五、辦公室綠化美化辦公室美化六、辦公室的健康安全管理建筑隱患建筑隱患物理環(huán)境方面隱患物理環(huán)境方面隱患辦公家具方面隱患辦公家具方面隱患辦公設備及操作中隱患辦公設備及操作中隱患樹立健康安全意識樹立健康安全意識消防隱患消防隱患第二節(jié) 值班管理一、值班的類型工作時間值班節(jié)假日值班 特定崗位的專門性 值班 機關值班室值班領導值班、秘書人員值班、中層干部值班、機關一般工作人員值班

7、值班是按時間分工的工作方式，是秘書值班是按時間分工的工作方式，是秘書部門重要的日常工作之一。部門重要的日常工作之一。值班時間值班人員身份值班人承擔責任二、秘書值班的主要任務值班管理值班管理傳遞信息傳遞信息接待工作接待工作承辦臨時事項承辦臨時事項安全工作安全工作處理突發(fā)事件處理突發(fā)事件編寫值班材料編寫值班材料三、值班工作制度值班室崗位責任制度值班室崗位責任制度領導干部值班制度領導干部值班制度請示報告制度請示報告制度交接班制度交接班制度安全防范制度安全防范制度保密制度保密制度第三節(jié) 電話事務主叫電話程序特殊電話的處理技巧被叫電話程序第三節(jié) 電話事務自我介紹通話準備一、主叫電話程序撥號準備情緒準備確

8、定合適的時間內容準備準確陳述內容正確撥號禮貌告別對方至少讓電話響六次以上基本禮節(jié)主旨要求告別要求隨時做好記錄準備認真聽記對方陳述迅速摘機禮貌應答二、被叫電話程序結束通話三、特殊電話處理技巧接聽重要電話接聽重要電話接聽糾纏電話接聽糾纏電話過濾恐嚇電話過濾恐嚇電話過濾代接電話過濾代接電話第四節(jié) 印信管理一、印章印章的種類印章的管理刻制、頒發(fā)、啟用和停用一、印章印章的種類領導人名章單位印章根據(jù)使用場合不同，單位印章有以下幾種形式：單位一般公章套印章鋼印簽名章署名章電子簽名章印章的刻制、辦法、啟用、停用印章的頒發(fā)和啟用上級領導機關向下級領導機關頒發(fā)正式印章，必須正式行文。印章啟用，要按印章執(zhí)法權限，由上級機關向下級機關正式 啟用通知。啟用通知上印模應用藍色印油，以示首次使用。印章的刻制、辦法、啟用、停用印章的刻制、辦法、啟用、停用一、印章專人保管防止污損確保安全印章的管理登記制度端正清楚用印審批檢查制度一、印章印章的使用二、介紹信的管理和使用介紹信的保管專人負責管理1.牢固加鎖，隨用隨開2.存根要妥善保管，并做好歸檔。3.開出后未使用，應將介紹信退回給管理人員。4.收回后貼于存根處，并注明未使用情況。5.填寫錯的介紹信，應在其上畫一斜線，注明