會計電算化03-04賬務處理系統(tǒng)-報表處理系統(tǒng)

1、 財務處理系統(tǒng)概念一 第一節(jié) 財務處理系統(tǒng)概念主要功能總賬系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)傳遞關系總賬系統(tǒng)屬于財務管理系統(tǒng)的一部分，而財務系統(tǒng)與其他系統(tǒng)成并行關系。賬務系統(tǒng)既可獨立運行，也可同其他系統(tǒng)協(xié)同運轉(zhuǎn)。總賬系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳遞關系如圖下圖所示?？傎~系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)傳遞關系 庫存管理系統(tǒng) 核算系統(tǒng) 銷售管理系統(tǒng) 采購管理系統(tǒng) 工資管理系統(tǒng) 總賬系統(tǒng) 固定資產(chǎn)管理系統(tǒng) 財務報表系統(tǒng) 財務分析系統(tǒng) 采購入庫單 采購發(fā)票 付款核銷單 轉(zhuǎn)賬業(yè)務 收款核銷單 轉(zhuǎn)賬業(yè)務 銷售發(fā)票 銷售出庫單 憑證 憑證 預算控制 憑證 入庫單 出庫單 賬務處理系統(tǒng)熱鍵及快捷鍵賬務處理系統(tǒng)熱鍵及快捷鍵表 財

2、務處理系統(tǒng)的初始設置二 第二節(jié) 財務處理系統(tǒng)的初始設置系統(tǒng)參數(shù)設置啟用總賬系統(tǒng)時，要根據(jù)企業(yè)的業(yè)務特點，對總賬系統(tǒng)的一些選項進行設置，以便總賬系統(tǒng)配置相應的功能或執(zhí)行相應的控制。主要是總賬啟用月份、憑證控制、憑證編號方式及外幣匯率方式等參數(shù)設置。若總賬系統(tǒng)啟用后由于具體情況需要，或業(yè)務變更，發(fā)生一些賬套信息與核算內(nèi)容不符的情況，也可通過總賬系統(tǒng)中的“設置選項”功能進行調(diào)整?！斑x項”對話框有四個選項卡，即“憑證”、“賬簿”、“會計日歷”、“其他”，如圖所示。系統(tǒng)參數(shù)設置1“憑證證”選項選項卡可查查看及修改的選項選項（1）制單控制制單控制主要設置在填制憑證時，系統(tǒng)應對哪些操作進行控制，共有七個選項

3、。 系統(tǒng)參數(shù)設置（2）外幣核算企業(yè)如有外幣業(yè)務，則應選擇相應的匯率方式，如固定匯率、浮動匯率。固定匯率即在制單時，一個月只按一個固定的匯率折算本位幣金額。浮動匯率即在制單時，按當日匯率折算本位幣金額。（3）憑證控制系統(tǒng)參數(shù)設置（4）憑證編號方式系統(tǒng)在“填制憑證”功能中一般按照憑證類別按月自動編制憑證編號，即“系統(tǒng)編號”，但有的企業(yè)需要系統(tǒng)允許在制單時手工錄入憑證編號，即“手工編號”。系統(tǒng)參數(shù)設置2“賬賬簿”選項選項卡可查查看及修改的選選項項1）定義義正式賬賬簿打印時時各欄欄目的寬寬度，包括摘要、金額額、外幣幣、數(shù)數(shù)量、匯匯率、單單價。2）選擇選擇打印正式明細賬細賬、日記賬記賬或多欄賬時欄賬時，

4、按年排頁還頁還是按月排頁頁。3）設設置明細賬細賬、日記賬記賬、多欄賬欄賬每頁頁打印行數(shù)數(shù)。雙擊雙擊表格或按空格鍵鍵即可對對行數(shù)進數(shù)進行修改。4）設設置憑證證每頁頁打印行數(shù)數(shù)。5）憑證證、賬賬簿套打方式選擇選擇。 6）明細賬查詢權(quán)細賬查詢權(quán)限控制到科目。 3“會計會計日歷歷”和“其他”選項選項卡可查查看及修改的選項選項明細權(quán)限設置一般情況下，凡是擁有查詢明細賬權(quán)限的操作員都可以查詢所有科目的明細賬，凡是擁有制單權(quán)限的操作員都可以使用所有科目填制憑證，凡是擁有憑證審核權(quán)限的操作員都可以審核其他所有操作員填制的憑證。但是有些時候，希望對這些權(quán)限作進一步細化，如只允許某操作員查詢或打印某科目明細賬，而

5、不能查詢或打印其他科目的明細，只允許審核其本部門的操作員填制的憑證，而不能審核其他部門操作員填制的憑證，或只允許某操作員使用某些科目填制憑證。這種情況下，可以運用“明細權(quán)限”功能進行設置。初期余額錄入客戶往來期初錄入 初期余額錄入輔助賬類余額錄入窗口操作要點如下： 日常賬務處理三 第三節(jié) 日常賬務處理填制憑證1增加、修改憑證證各欄目填列要點如下：填制憑證2相關關憑證證信息查詢查詢主要有下列幾項：填制憑證3常用憑證證定義義及調(diào)調(diào)用（1）定義常用憑證（2）調(diào)用常用憑證填制憑證4憑證證作廢廢及整理（1）憑證作廢及恢復進入填制憑證后，通過單擊“首頁”、“上頁”、“下頁”,“末頁”按鈕翻頁查找或單擊“查

6、詢”按鈕查找輸入條件，找要作廢的憑證。 （2）憑證整理有些作廢憑證不想保留，可以通過憑證整理功能將這些憑證徹底刪除，并對未記賬憑證重新編號。 審核憑證1出納簽納簽字2審審核憑證證記賬 操作過程 第一步，在總賬系統(tǒng)主頁面上單擊“記賬”項，進入記賬向?qū)б?。記賬第二步，選擇完成后，單擊“下一步”按鈕，進入記賬向?qū)Ф?第三步，核對無誤后，單擊“下一步”按鈕，進入記賬界面。 憑證、賬簿查詢1憑證查詢證查詢 “憑證”子菜單中的“查詢憑證”功能可用于查詢已記賬及未記賬憑證。進入“查詢憑證”功能時，屏幕顯示查詢條件窗。輸入查詢憑證的條件后，屏幕顯示憑證一覽表。在憑證一覽表中雙擊某張憑證，則屏幕顯示此張憑證。

7、 查詢憑證時，用或鍵在分錄中移動時，憑證下將顯示當前分錄的輔助信息。按CtrlM組合鍵或在“查看”菜單中選擇“查輔助明細”項，系統(tǒng)彈出當前分錄的輔助明細表，表頭列示科目及輔助核算項目，數(shù)據(jù)行列示從本年度賬套開始到本憑證錄入日期止所有符合條件的明細賬；方向為“借”或“貸”，相等為“平”；余額根據(jù)借方合計貸方合計取絕對值，平則為空；如兩清則在兩清標志列以“V”表示，匯總時間超過三秒鐘，則有進度提示。其他憑證信息查詢方法前面已作介紹，不再重復。憑證、賬簿查詢2賬簿查詢（1）總賬查詢 （2）余額表查詢查詢條件窗口各欄目填列要點如下：憑證、賬簿查詢（3）明細賬查詢系統(tǒng)提供了三種明細賬的查詢格式，即普通明

8、細賬、按科目排序明細賬和月份綜合明細賬。憑證、賬簿查詢（4）多欄賬查詢查詢多欄賬之前，必須先定義多欄賬的查詢格式。在多欄賬窗口中，單擊“增加”按鈕，屏幕顯示多欄賬定義窗口。 日常賬務處理三 第四節(jié) 輔助核算部門管理1.部門總賬系統(tǒng)提供了三種查詢部門總賬的方式：指定科目查詢部門總賬、指定部門查詢部門總賬、同時指定科目和部門查詢部門總賬。圖3-17 “部門科目總賬條件”對話框部門管理1.部門明細賬系統(tǒng)提供了四種查詢部門明細賬的方式：指定科目查詢部門明細賬、指定部門查詢部門明細賬、同時指定科目和部門查詢部門明細賬、指定部門按多欄方式查詢各科目明細賬。1）部門科目明細賬。用于查詢某部門核算科目下各個部

9、門的明細賬。2）部門明細賬。用于查詢某部門的各個費用、收入科目的明細賬。3）三欄明細賬。用于查詢某部門下某科目各個月的明細賬。4）多欄明細賬。用于查詢某部門的各個費用、收入科目的多欄明細賬。個人往來管理人往來余額表查詢個人往來賬齡分析個人往來明細賬查詢個人往來清理個人往來催款單打印項目管理1項目總賬1）科目總賬。2）項目總賬。3）三欄式總賬。4）部門項目總賬。5）分類總賬。2項目明細賬1）科目明細賬。2）項目明細賬。3）三欄式明細賬。4）部門項目明細賬。5）多欄式明細賬。6）分類明細賬。 日常賬務處理三 第五節(jié) 期末處理銀行對賬錄入銀行對賬期初為了保證銀行對賬的正確性，第一次使用銀行對賬功能進

10、行對賬之前，必須先將企業(yè)銀行存款日記賬余額、銀行對賬單余額及雙方未達賬項錄入到系統(tǒng)中。在開始使用銀行對賬之后一般不再使用。圖3-21 “銀行對賬期初”窗口銀行對賬銀行對賬期單銀行對賬單功能用于錄入銀行對賬單。在現(xiàn)金銀行模塊界面中單擊“銀行對賬單錄入”圖標，或選擇“現(xiàn)金”菜單下“現(xiàn)金管理銀行賬銀行對賬單”項，如圖3-23所示。圖3-23 打開銀行對賬單圖3-24 增加銀行對賬單銀行對賬銀行對賬操作在現(xiàn)金銀行模塊界面單擊“銀行對賬單”圖標，或選擇“現(xiàn)金”菜單下的“現(xiàn)金管理銀行賬銀行對賬”項，選擇指定銀行科目后進入銀行對賬界面，左邊為單位日記賬，右邊為銀行對賬單。單擊“對賬”按鈕，系統(tǒng)彈出“自動對賬

11、”對話框，如圖3-26所示。圖3-21 “銀行對賬期初”窗口銀行對賬編制余額調(diào)節(jié)表在現(xiàn)金銀行模塊界面單擊“余額調(diào)節(jié)表”圖標，或選擇“現(xiàn)金”菜單下的“現(xiàn)金管理銀行賬余額調(diào)節(jié)表查詢”項，屏幕顯示所有銀行科目的賬面余額及調(diào)整余額。圖3-28 查看銀行存款余額調(diào)節(jié)表銀行對賬查詢對賬勾對情況在現(xiàn)金銀行模塊界面單擊“勾對情況查詢”圖標，或選擇“現(xiàn)金”菜單下“現(xiàn)金管理銀行賬查詢對賬勾對情況”項，屏幕提示輸入查詢條件：輸入要查找的銀行科目，然后選擇查詢方式。系統(tǒng)提供顯示全部、顯示未達賬、顯示已達賬等三種查詢方式供選擇，系統(tǒng)默認顯示全部。輸入查詢條件后，單擊“確定”按鈕，屏幕顯示查詢結(jié)果?？梢酝ㄟ^單擊銀行對賬單

12、、單位日記賬選項卡切換顯示對賬情況。圖3-28 查看銀行存款余額調(diào)節(jié)表銀行對賬核銷已達賬在銀行對賬正確后，如果想將已達賬刪除并只保留未達賬時，可使用核銷已達賬功能。進入“銀行對賬”下的“核銷銀行賬”功能，選擇要核銷的銀行科目，單擊“確定”按鈕即可，如圖3-29所示，系統(tǒng)提示“銀行賬核銷完畢！”。核銷銀行賬自動轉(zhuǎn)賬定義自定義轉(zhuǎn)賬設置自定義轉(zhuǎn)賬功能可以完成的轉(zhuǎn)賬業(yè)務主要有費用分配的結(jié)轉(zhuǎn)、 費用分攤的結(jié)轉(zhuǎn)、 稅金計算的結(jié)轉(zhuǎn)、提取各項費用的結(jié)轉(zhuǎn)、部門核算的結(jié)轉(zhuǎn)、項目核算的結(jié)轉(zhuǎn)、個人核算的結(jié)轉(zhuǎn)、客戶核算的結(jié)轉(zhuǎn)、供應商核算的結(jié)轉(zhuǎn)等。若沒有單獨使用固定資產(chǎn)子系統(tǒng)、工資核算子系統(tǒng)，那么固定資產(chǎn)折舊的計提、工資

13、及其附加費的計提均可設置自定義結(jié)轉(zhuǎn)進行處理。自動轉(zhuǎn)賬定義對應結(jié)轉(zhuǎn)設置對應結(jié)轉(zhuǎn)可用于費用結(jié)轉(zhuǎn)、費用分攤、應交稅金結(jié)轉(zhuǎn)、年度利潤結(jié)轉(zhuǎn)等轉(zhuǎn)賬業(yè)務，不僅可進行兩個科目一對一結(jié)轉(zhuǎn)，還提供科目的一對多結(jié)轉(zhuǎn)功能，對應結(jié)轉(zhuǎn)的科目可為上級科目，但其下級科目的科目結(jié)構(gòu)必須一致（相同明細科目），如有輔助核算，則兩個科目的輔助賬類也必須一一對應。自動轉(zhuǎn)賬定義銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)設置銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)設置用于計算各類商品銷售成本并進行結(jié)轉(zhuǎn)。在總賬系統(tǒng)“期末”菜單中選擇“轉(zhuǎn)賬定義”下的“銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)”項，屏幕顯示“銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)設置”窗口。自動轉(zhuǎn)賬定義匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)設置在總賬系統(tǒng)“期末”子菜單中選擇“轉(zhuǎn)賬定義”下的“匯兌損益”項，屏幕顯示

14、“匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)設置”窗口；在“匯兌損益入賬科目”框輸入該賬套中匯兌損益科目的科目編碼，也可按F2鍵參照科目錄入；將光標移到要計算匯兌損益的外幣科目上按空格鍵選擇需要計算匯兌損益的科目，或雙擊要計算匯兌損益的科目，選擇完畢后，單擊“確定”。自動轉(zhuǎn)賬定義期間損益結(jié)轉(zhuǎn)設置在總賬系統(tǒng)“期末”子菜單中選擇“轉(zhuǎn)賬定義”下的“期間損益”項，屏幕顯示“期間損益結(jié)轉(zhuǎn)設置”窗口。表格上方的本年利潤科目是本年利潤的入賬科目，可按F2鍵參照錄入自動轉(zhuǎn)賬生成期間損益結(jié)轉(zhuǎn)設置在總賬系統(tǒng)界面選單擊“月末轉(zhuǎn)賬”圖標或在總賬系統(tǒng)“期末”子菜單中選擇“轉(zhuǎn)賬生成”項，選擇要進行的轉(zhuǎn)賬工作、要進行結(jié)轉(zhuǎn)的月份和要結(jié)轉(zhuǎn)的憑證，單擊“確定

15、”按鈕，屏幕顯示將要生成的轉(zhuǎn)賬憑證。若憑證類別、制單日期和附單據(jù)數(shù)與實際情況略有出入，可直接在當前憑證上進行修改即可。單擊“保存”按鈕，將當前憑證追加到未記賬憑證中。期末結(jié)賬對賬在總賬系統(tǒng)“期末”子菜單下選擇“對賬”項，屏幕顯示待對賬的會計期間。雙擊要進行對賬月份的“是否對賬”欄，或?qū)⒐鈽艘频揭M行對賬的月份，單擊“選擇”按鈕，選擇對賬月份。單擊“對賬”按鈕，系統(tǒng)開始自動對賬期末結(jié)賬結(jié)賬在電算化環(huán)境下，結(jié)賬的做法與手工核算不同，結(jié)賬的準確含義是“封賬”，即結(jié)賬后禁止在當期繼續(xù)處理業(yè)務的各項功能，如不能輸入、修改憑證、不能記賬等。 財務處理系統(tǒng)概念一 第一節(jié) 財務處理系統(tǒng)概述報表系統(tǒng)功能概述設計

16、報表的格式和編制公式，從總賬系統(tǒng)或其他業(yè)務系統(tǒng)中取得有關會計信息自動編制各種會計報表，對報表進行審核、匯總、生成各種分析圖，并按預定格式輸出各種會計報表。 財務報表系統(tǒng)的主要功能報表系統(tǒng)基本概念1格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)財務將含有數(shù)據(jù)的報表分為兩大部分來處理，即報表格式設計工作與報表數(shù)據(jù)處理工作。報表格式設計工作和報表數(shù)據(jù)處理工作是在不同的狀態(tài)下進行的。按CTRLD組合鍵或單擊“格式/數(shù)據(jù)”按鈕可以在格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)之間 切換。2單元單元是組成報表的最小單位，單元名稱由所在行、列標識。行號用數(shù)字19 999表示，列標用字母AIU表示。3區(qū)域區(qū)域由一張表頁上的一組單元組成，自起點單元至終點單元是一個

17、完整的長方形矩陣。4組合單元組合單元由相鄰的兩個或更多的單元組成，這些單元必須是同一種單元類型（表樣、數(shù)值、字符），財務在處理報表時將組合單元視為一個單元。系統(tǒng)提供了三種組合方式：整體組合、按行組合、按列組合。報表系統(tǒng)基本概念5表頁一個財務報表最多可容納99 999張表頁，每一張表頁是由許多單元組成的。一個報表中的所有表頁具有相同的格式，但其中的數(shù)據(jù)不同。6二維表和三維表確定某一數(shù)據(jù)位置的要素稱為“維”。在一張有方格的紙上填寫一個數(shù)，這個數(shù)的位置可通過行和列（二維）來描述。7報表的大小行數(shù)：19 999（缺省值為50行）。列數(shù)：1255（缺省值為7列）。行高0160毫米（缺省值為5毫米）。列寬

18、：0220毫米（缺省值為26毫米）。表頁數(shù)：199 999頁（缺省值為1頁）。8固定區(qū)及可變區(qū)固定區(qū)是組成一個區(qū)域的行數(shù)和列數(shù)的數(shù)量是固定的數(shù)目。9關鍵字關鍵字是游離于單元之外的特殊數(shù)據(jù)單元，可以唯一標識一個表頁，用于在大量表頁中快速選擇表頁?？旖莶僮?1鼠標操作v 單擊執(zhí)行正常選定等操作；右擊后彈出快捷菜單，快捷菜單中的命令與菜單欄中相應的菜單項有相同的作用。在表頁的某些部位，鼠標的形狀會發(fā)生變化：快捷操作 2熱鍵及快捷鍵報表制作的基本流程啟動財務報表系統(tǒng)新建報表設計報表的格式定義報表公式保存報表文件資產(chǎn)負債資產(chǎn)負債表的制作二 第二節(jié) 資產(chǎn)負債表的制作資產(chǎn)負債表的格式定義1創(chuàng)建空白表2表頭的

19、制作3表體的制作資產(chǎn)負債表的公式定義1期初額額函數(shù)數(shù)和期末額額函數(shù)數(shù)（1）基本格式1）總賬函數(shù)基本格式：函數(shù)名(科目編碼，會計期間，方向，賬套號，會計年度，編碼1，編碼2，截止日期，是否包含未記賬，編碼1匯總，編碼2匯總)。2）期初額函數(shù)格式：QC(科目編碼，會計期間，方向，賬套號，會計年度，編碼1，編碼2，截止日期，是否包含未記賬，編碼1匯總，編碼2匯總)。3）期末額函數(shù)格式：QM(科目編碼，會計期間，方向，賬套號，會計年度，編碼1，編碼2，截止日期，是否包含未記賬，編碼1匯總，編碼2匯總)。（2）格式說明基本格式中，“QC”為期初額函數(shù)名，表示取期初數(shù)，“QM”為期末額函數(shù)名，表示取期末數(shù)

20、?！啊北硎菊Z法單位，為各取數(shù)參數(shù)。“”中的參數(shù)可以缺省，在期初額函數(shù)中，除科目編碼和會計期間外，其余參數(shù)均可缺省。 日常賬務處理三 第三節(jié) 利潤表的制作利潤表的格式定義1創(chuàng)建空白表2表頭的制作3表體的制作利潤表的公式定義1利潤表常用取數(shù)函數(shù)（1）發(fā)生額函數(shù)（2）累計發(fā)生額函數(shù)（3）對方科目發(fā)生函數(shù)（4）凈額函數(shù)（5）本表他頁取數(shù)函數(shù)SELECT利潤表的公式定義2利潤表取數(shù)公式定義（1）“本期金額”欄取數(shù)公式定義1）利潤表月報取數(shù)公式定義。利潤表月報中“本期金額”欄的取數(shù)可分為四種類型。（2）“上期金額”欄取數(shù)公式定義1）利潤表月報取數(shù)公式定義。利潤表月報中“上期金額”欄的取數(shù)公式可利用本表他頁

21、取數(shù)函數(shù)SELECT結(jié)合條件取值函數(shù)IFF進行定義。2）利潤表季報、半年報及年報取數(shù)公式定義。利潤表季報、半年報及年報中“上期金額”欄的取數(shù)公式定義與月報一樣，可以先定義完成一個項目，然后復制到其他項目，再修改單元格名稱。（3）每股收益取數(shù)公式定義 日常賬務處理三 第四節(jié) 現(xiàn)金流量表的制作現(xiàn)金流量表科目及輔助核算設置1.設置現(xiàn)金流量科目在總賬系統(tǒng)進入會計科目編輯窗口后，選擇“編輯”菜單下的“指定科目”項，在彈出的“指定科目”對話框中選擇“現(xiàn)金流量科目”項，將“現(xiàn)金”、“銀行存款”、“其他貨幣資金”科目從左邊的“待選科目”框選入右邊的“已選科目”框，然后單擊“確認”按鈕退出，如圖4-15所示?，F(xiàn)

22、金流量表科目及輔助核算設置2設置現(xiàn)金流量輔助核算在用友通中選擇“項目目錄”進入“項目檔案”對話框，單擊“增加”按鈕，在彈出的“項目大類定義增加”對話框選擇“項目大類名稱”區(qū)域的“現(xiàn)金流量項目”及“一般企業(yè)（新準則）”項，如圖4-16所示。單擊“完成”按鈕，系統(tǒng)將自動設定項目分類定義和項目目錄，如圖4-17所示?，F(xiàn)金流量表的格式的定義第一步，在財務報表系統(tǒng)中新建一張空白報表。第二步，在“格式”菜單中選擇“報表模板”項，系統(tǒng)彈出“報表模板”對話框，在“您所在的行業(yè)”框中選擇“一般企業(yè)（2007年新會計準則）”，在“財務報表”框選擇“現(xiàn)金流量表”，如4-20所示。第三步，對報表模板進行局部調(diào)整，如字

23、體、字號、文字和數(shù)字顯示顏色、表格線設置、去除網(wǎng)格線、關鍵字設置及偏移等。第四步，以“現(xiàn)金流量表”為文件名，將報表文件保存到指定路徑，完成現(xiàn)金流量表的格式定義，如圖4-21所示?，F(xiàn)金流量表的公式定義系統(tǒng)提供了總賬現(xiàn)金流量函數(shù)用于從總賬系統(tǒng)取得各現(xiàn)金流量收支項目的發(fā)生數(shù)額?？傎~現(xiàn)金流量函數(shù)的基本格式如下：XJLL（，） 報表數(shù)據(jù)處理五 第五節(jié) 報表數(shù)據(jù)處理表頁管理1增加表頁插入表頁即在當前表頁前面增加新的表頁。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下選擇要插入表頁的表頁頁標，使它成為當前表頁，然后在“編輯”菜單中選取“插入”下的“表頁”項，在彈出的“插入表頁”對話框中輸入要插入的表頁數(shù)，確認后在當前表頁之前增加新表頁。2交換表頁交換表頁是將指定的任何表頁中的全部數(shù)據(jù)進行交換。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下，選擇“編輯”菜單中的“交換表頁”項，系統(tǒng)彈出“交換表頁”對話框，在“源表頁號”和“目標表頁號”框中輸入要互相交換位置的表頁頁號。3刪除表頁在數(shù)據(jù)狀態(tài)下，選擇“編輯”菜單中的“刪除表頁”項，系統(tǒng)彈出“刪除表頁”