吉發(fā)食品有限公司檔案管理制度管理辦法

1、吉發(fā)食品有限公司檔案管理制度吉發(fā)食品有限公司檔案管理制度第一章 總則1、為規(guī)范公司各類檔案的管理，更好的為生產(chǎn)工作服務(wù)，特制定本制度。2、本制度根據(jù)檔案法及有關(guān)條例制定，本制度僅適用于本公司內(nèi)部檔案的管理，本公司相關(guān)崗位工作人員必須遵照執(zhí)行。第二章 檔案歸檔制度3、本公司檔案管理工作由行政部負責(zé)主管，各部門分管的原則；公司行政部負責(zé)文書、人事、工程、設(shè)備類檔案的管理；各部門負責(zé)所屬業(yè)務(wù)范圍內(nèi)檔案的管理。檔案工作人員崗位職責(zé)：（1）認真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行檔案法和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務(wù)。（2）負責(zé)管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收

2、集、登記、整理、編目、保管、借閱。（3）積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。（4）做好檔案防火、防潮、防盜、防光、防高溫，防塵，防鼠，防蟲的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。（5）嚴格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內(nèi)容。4、文件材料的歸檔要求：（1）公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。（2）公司各部門負責(zé)本部門范圍內(nèi)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。（3）歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)、簽署完備。（4）歸檔文

3、件材料必須準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史面貌。（5）歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系。（6）歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。（7）歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。（8）歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。（9）非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。（10）外文材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。（11）為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水

4、或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及傳真紙、復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。5、歸檔范圍及保管期限檔案分永久，長期和短期三種，永久為永久保存，長期保存期限在1650年之間，15年以下為短期保存。具體如下：（1）永久保存：公司章程；股東名冊；組織規(guī)程及辦事細則；董事會及股東會記錄；財務(wù)報表；政府機關(guān)核準文件；不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；工程設(shè)計圖；其他經(jīng)核定須永久保存文件和材料等。（2）長期保存：預(yù)算、決算書類；會計憑證；事業(yè)計劃資料；其他經(jīng)核定須保存16年以上的文件等。（3）短期保存：期滿或解除之合同；一般有保存期限的生產(chǎn)過程中形成的記錄；其他經(jīng)核定保存5年以下

5、的文件和記錄。6、歸檔時間：（1）管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度移交檔案室歸檔。（2）外購設(shè)備儀器的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。（3）工程項目在竣工驗收后三個月內(nèi)接收歸檔。（4）每年形成的會計檔案，由財務(wù)部及有關(guān)部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。（5）榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。（6）聲像檔案在每次活動結(jié)束后整理歸檔。（7）相關(guān)會議（技術(shù)會議、專題會議、年度工作會議），在會議結(jié)束后歸檔。（8）變更、修改、補充的文件材料隨時歸檔。（9）公司內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。7、公司檔案主要

6、分為文書檔案、人事檔案、基建檔案、設(shè)備檔案和財務(wù)檔案等幾類，具體管理辦法見具體的管理制度。第三章、檔案查（借）閱制度8、檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：9、凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室查閱。查閱必須取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，同時做登記。10、本公司有關(guān)人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準簽字。但要如期歸還。11、借閱檔案者應(yīng)愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時反映給

7、主管領(lǐng)導(dǎo)。12、外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總理同意審核后方能帶出。第四章、檔案的保密制度13、非檔案室人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應(yīng)隨時關(guān)鎖。14、全體員工對重要檔案、文件、資料均須嚴格執(zhí)行公司保密規(guī)定，不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任。15、凡查閱重要檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。16、查閱人員對檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。17、檔案人員要忠于職守，認真執(zhí)行各項保密制度。18、定期對保密檔案保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處

8、理。第五章、檔案庫房管理制度19、檔案入庫檢查：（1）檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案，及時進行修補和復(fù)制。（2）入庫底圖應(yīng)批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應(yīng)存放入專用檔案盒（袋）內(nèi)。（3）定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。20、檔案庫房管理：（1）檔案庫房未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進入。（2）檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。（3）庫房門窗須安裝窗簾，庫房內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100勒克斯。（4）避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害

9、。（5）庫房內(nèi)應(yīng)有空氣調(diào)節(jié)和溫濕度計等設(shè)施，及時做好溫濕度記錄，溫度應(yīng)控制在14度24度，相對濕度控制在4560%。（6）庫內(nèi)及庫外應(yīng)科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄儀表，庫房應(yīng)專門安裝空調(diào)設(shè)備。（7）庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。（8）檔案庫房要做到八防。（9）對庫藏檔案應(yīng)經(jīng)常進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告并采取措施予以處理。（10）每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學(xué)管理積累資料。（11）檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物，嚴禁吸煙和使用明火。第六章、檔案鑒定、銷毀制度21、根據(jù)檔案法及廣東省檔案管理條例中的相關(guān)規(guī)定，編制本企業(yè)的

10、檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。22、保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。23、從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值。24、檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質(zhì)量達到規(guī)定標準。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確，不完整，應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門修改、補充。25、銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。對于一些書藉、報紙等不具有保密性質(zhì)和保存性質(zhì)的材料，可以做回收處理；對于記載公司在行文、生產(chǎn)等過程中的一些文字性材料，必須造冊登記，并予以銷毀，一般做鍋爐銷毀處理。26、銷毀前要造冊登記，檔案管理人員提出銷毀申請，主管領(lǐng)導(dǎo)核查，并經(jīng)總經(jīng)理審批。銷毀檔時

11、要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定。27、檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清單上簽字。第七章、文書檔案管理制度28、文書檔案管理是企業(yè)規(guī)范化管理的重要內(nèi)容，也是企業(yè)發(fā)展過程中的重要見證資料，它記錄了一個企業(yè)的發(fā)展歷程，為企業(yè)的發(fā)展壯大提供了文字依據(jù)，文書檔案的規(guī)范化管理是企業(yè)走向規(guī)范和成熟的重要條件。 29、歸檔的文書檔案應(yīng)字跡清晰、完整有效。 30、文書檔案歸檔范圍 ： 凡是公司經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的文件材料均應(yīng)歸檔，主要包括：（1）具有保存價值的本公司正式收文、發(fā)文，除文件的正件外，還應(yīng)包括它的附件；（2）本公司在經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的與上級領(lǐng)導(dǎo)部門間的往來文件（即外部文件），包括請示、報告、項

12、目立項、重要函件、經(jīng)營合同等；（3）本單位經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的各種文件材料（即內(nèi)部文件），如規(guī)章制度、調(diào)研材料、計劃、總結(jié)、條例、會議紀要、機構(gòu)調(diào)整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責(zé)等；（4）企業(yè)在發(fā)展過程中獲得的被國家或社會認證或認可的證明其實力和相關(guān)資格的證書材料等。 31、文書檔案歸檔要求 （1）已經(jīng)辦理完畢并有保存價值的文件都應(yīng)及時歸檔，任何人不得隨意留存，各部門每季度應(yīng)將歸檔的文件材料清理一次，登記造冊。 （2）歸檔的文件材料要收集齊全（包括附件），按照文件形成的先后次序排列清楚，并剔出其中的廢稿、重復(fù)稿和不重要的便條等。 （3）存檔文件必須為原件，至少三份（包括復(fù)印件）。

13、 （4）文件歸檔時要有交接手續(xù)。 （5）各部門的相關(guān)人員有責(zé)任協(xié)助檔案管理人員共同做好文件的收集和保管工作。 32、根據(jù)公司基建檔案的現(xiàn)狀，基建檔案相對較少狀況，這一塊的檔案收集由行政部檔案管理員設(shè)立專門卷宗保管。具體基檔案資料的收集范圍：凡屬新建、改建、擴建的房屋，從設(shè)計資料，項目建議書、可行性研究報告及擴初設(shè)計的批復(fù)，地質(zhì)鉆探資料，廠區(qū)規(guī)劃、土方平衡，網(wǎng)絡(luò)，室外標高、外水、外電、下水，初步設(shè)計，擴大初步設(shè)計，施工預(yù)算，開工報告，測量定位記錄，施工合同，工程協(xié)議書，圖紙會審記錄，修改設(shè)計資料，設(shè)計修改圖，工程變更，竣工圖，隱蔽工程圖，竣工結(jié)算，招投標工作文件等資料。第八章、人事檔案管理制度3

14、3、為更有效的對員工人事檔案進行妥善保管，有效保守機密；同時為了維護人事檔案材料的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案材料，特制定本辦法。34、本制度適用于全體員工之個人檔案，包括：員工入職檔案；員工培訓(xùn)檔案；員工個人檔案；績效管理檔案；員工離崗檔案35、由行政部專人負責(zé)保管人事檔案，收集、鑒別和整理檔案材料，保證檔案資料齊全完整，并做好檔案的安全、保密、保護工作。管理人員定期進行核查。36、檔案管理內(nèi)容（1）員工入職檔案：（1）個人簡歷；（2）體檢報告；（3）試用期員工考核表;(4)各類合同及協(xié)議；（5）離職證明；（6）員工培訓(xùn)統(tǒng)計表等（2）員工培訓(xùn)檔案：（1）培訓(xùn)通知；（2）考評結(jié)

15、果；（3）派出培訓(xùn)審批表；（4）證書原件（3）員工個人檔案A、員工人事檔案包括員工履歷類、鑒定考核類、學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料、黨團類材料、獎勵材料、處分材料、錄用任免、崗位異動等材料等。B、日常使用的檔案資料：學(xué)歷學(xué)位、資格證書復(fù)印件材料、員工聘任、獎勵的文件及復(fù)印件。（4）績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)的檔案資料按月歸整。（5）員工離崗檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系，退休、死亡等情形。37、人事檔案管理相關(guān)規(guī)定1、基礎(chǔ)管理（1）分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。（2）員工入職前，行政部應(yīng)對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用或解聘處理

16、。（3）人事檔案按入司時間（或部門）分類存檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時做好在職員工人事檔案目錄和離職員工人事檔案目錄，并在檔案袋上填寫各種人事資料的名稱及對檔案袋進行編號。人事檔案原則上為永久保存。（4）當在職員工的基本檔案資料有變動時（如學(xué)歷變動，身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動，婚姻狀況變動等），應(yīng)及時將相關(guān)資料復(fù)印交行政部歸案，原件當場查驗。（5）員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上二年后方可銷毀（高管及核心技術(shù)人員保留至該員工離崗5年止）。（6）行政部檔案管理人員根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的“八防”工作。2、檔案的查、借閱（1）各部門因工作需要查、借閱屬本部

17、門人員的檔案，須填寫申請，并經(jīng)行政部主管批準后方可辦理。（2）任何單位一般不得跨部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工人事檔案，特殊情況下經(jīng)行政部主管批準后方可辦理。（3）所有經(jīng)批準后借閱出的人事檔案需于借閱的三天之內(nèi)歸還(特殊情況可延長期限)，對借閱后到期未還者、歸還破損、私自復(fù)印檔案者、遺失者依檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。（4）檔案管理人員應(yīng)做好查、借閱登記。3、查、借閱檔案注意事項（1）嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換和損壞檔案材料；（2）不得擅自復(fù)制(拍攝)檔案內(nèi)容，如因工作需要從檔案中取證必須事先經(jīng)行政部主管同意。（3）查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以懲處。3

18、8、人事檔案銷毀（1）對到銷毀期限的人事檔案于每年12月下旬由總經(jīng)理審批后，進行集中統(tǒng)一銷毀。（2）檔案銷毀時要有二人以上，共同在銷毀清冊上簽字確認。（3）人事檔案銷毀暫留：也到銷毀期限的人事檔案，由于特殊原因需作保留的，檔案管理員編制人事檔案銷毀暫留清單，確認需繼續(xù)保留的期限，按審批權(quán)限審批后，繼續(xù)列入保存。第九章、設(shè)備檔案管理制度39、為加強對公司設(shè)備檔案的管理，根據(jù)中華人民共和國檔案法等有關(guān)規(guī)定制定本辦法。40、設(shè)備檔案，是設(shè)備制造、使用、管理、維修的重要依據(jù)，為保證設(shè)備維修工作質(zhì)量、使設(shè)備處于良好的技術(shù)狀態(tài)，提高使用、維修水平，充分發(fā)揮設(shè)備檔案資料為日常設(shè)備管、修、用服務(wù)的職能，必須加

19、強對公司設(shè)備檔案的管理。41、設(shè)備資料，是指從設(shè)備規(guī)劃、設(shè)計、制造（購置）、安裝、使用、維修改造、更新、直至報廢等全過程中形成并經(jīng)整理應(yīng)當歸檔保存的圖紙、圖表文字說明、計算資料、照片、錄像、錄音帶等科技文件資料。42、設(shè)備管理員負責(zé)將公司生產(chǎn)設(shè)備逐臺建立設(shè)備資料袋、設(shè)備資料的管理工作。43、設(shè)備檔案資料應(yīng)當包括下列內(nèi)容：（1）制造廠的技術(shù)檢驗文件、合格證、技術(shù)說明書、裝箱單。（2）設(shè)備安裝驗收移交書。（3）設(shè)備附件及工具清單。（4）設(shè)備大、小修理施工記錄，竣工驗收單，修理檢測記錄。（5）精度校驗及檢驗記錄。（6）設(shè)備改裝、更新技術(shù)。（7）設(shè)備缺陷記錄及事故報告單（原因分析處理結(jié)果）。（8）設(shè)備

20、技術(shù)狀況鑒定表。（9）安裝基礎(chǔ)圖及土建圖。（10）設(shè)備結(jié)構(gòu)及易損件、主要配件圖紙。（11）設(shè)備操作規(guī)程（包括：崗位職責(zé)、主要技術(shù)條件、操作程序，維護保養(yǎng)項目等）。（12）設(shè)備檢修規(guī)程（包括：檢修周期、工期、項目、質(zhì)量標準及驗收規(guī)范等）。（13）其他資料。44、設(shè)備檔案資料管理的內(nèi)容包括公司內(nèi)機械、動力設(shè)備及土建的有關(guān)圖紙說明書、技術(shù)文件、設(shè)備制造圖、備件圖冊、設(shè)備檔案袋、設(shè)備改裝圖紙及設(shè)備維修、使用記錄等。45、設(shè)備檔案資料由行政部所屬資料室負責(zé)統(tǒng)一集中管理，保管設(shè)備檔案資料。46、新設(shè)備進公司，開箱應(yīng)當通知設(shè)備管理員及有關(guān)人員收集隨機帶來的圖紙資料，如果是進口設(shè)備需提請主管生產(chǎn)（設(shè)備）的領(lǐng)導(dǎo)

21、組織翻譯工作。隨機說明書上的電器圖，在新設(shè)備安裝前必須復(fù)制，以指導(dǎo)安裝施工，原圖交由設(shè)備管理員妥善保管。47、隨機帶來的圖紙資料及外購圖紙和測繪圖紙由行政部組織審核、校對，發(fā)現(xiàn)圖紙與實物不符，必須做好記錄，并在圖紙上修改。設(shè)備管理員應(yīng)將有關(guān)圖紙復(fù) 制后供生產(chǎn)車間維修使用，原圖未經(jīng)批準一律不外借或者帶出資料室。48、圖紙入資料室后必須按總圖、零件、標準件、外購件目錄、部件總圖、零件圖的圖號順序整理成套，并填寫圖紙目錄和清單，詳細記明實有張數(shù)，圖面必須符合國家制圖標準，有名稱、圖號，有設(shè)計、校對、審核人簽字。49、底圖的保管。（1）所有底圖按設(shè)備類別清點、編號等。（2）底圖的修改應(yīng)當由有關(guān)負責(zé)人員

22、簽名（蓋章）批準，注明個性日期。（3）底圖作廢、銷毀，應(yīng)當由設(shè)備管理員提出，經(jīng)有關(guān)部門負責(zé)人批準后方可銷毀。50、動力傳導(dǎo)設(shè)備技術(shù)檔案資料的保管。（1）動力傳導(dǎo)設(shè)備技術(shù)檔案資料是指蒸汽、自來水管系、高低壓電力電纜、電話電纜等的平面附設(shè)布置圖。（2）動力傳導(dǎo)設(shè)備檔案資料由有關(guān)部門組織有關(guān)技術(shù)人員按照各種電纜、管道的實際附設(shè)走向進行測繪，底圖交公司資料室作密級資料保管。（3）檔案資料必須保持與實物或者實際情況相符，根據(jù)公司管線布置變動的情況，檔案資料必須作相應(yīng)的變動，修改后歸檔。51、檢驗（檢測）、檢修、驗收記錄等資料由設(shè)備管理人員作分類整理后集中統(tǒng)一管理、核對，并在圖紙索引中加以注明。52、設(shè)備

23、經(jīng)改裝或者改造后，圖紙應(yīng)當及時修改。53、圖紙的修改應(yīng)當表示在底圖上，并在修改索引上注明。54、嚴禁將圖冊中的圖紙拆下作為加工和外協(xié)等用。55、設(shè)備檔案資料的借閱必須按有關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)。第十章、財務(wù)檔案管理制度56、財務(wù)檔案包括：原始憑證、記賬憑證、手工賬薄、財務(wù)報表、納稅申報表及稅務(wù)相關(guān)資料、各種票據(jù)領(lǐng)購使用登記薄、財務(wù)人員移交清單及交接登記薄、財務(wù)軟件計算機拷貝磁盤或光盤、各種經(jīng)濟合同、項目成本資料、資產(chǎn)評估報告、借款合同及抵押登記合同、驗資報告、審計報告、已作廢的各種票據(jù)、已使用完的各種票據(jù)存根、各項內(nèi)部審計報告等。 57、財務(wù)檔案管理人員職責(zé)：負責(zé)全部財務(wù)檔案的整理、編號、調(diào)閱、借閱、復(fù)印、查詢等，對財務(wù)會計檔案的安全、完整、保密負責(zé)，對于