公文處理(收發(fā)文處理)

1、 1.1.公文處理：公文處理：公文處理是指公文的辦理、管理、公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。有序的工作。 2.2.公文處理的重要性公文處理的重要性 公文處理的基本內(nèi)容公文處理的基本內(nèi)容n簽收與拆封簽收與拆封n擬辦的程序擬辦的程序n閱文送呈的方法閱文送呈的方法n請(qǐng)辦請(qǐng)辦n傳閱傳閱n催辦催辦n承辦承辦n辦復(fù)辦復(fù)n發(fā)文處理辦法發(fā)文處理辦法n簽發(fā)簽發(fā)n公文制發(fā)程序中存在的問(wèn)題公文制發(fā)程序中存在的問(wèn)題n公文的日常管理及存檔公文的日常管理及存檔 一、公文的簽收與拆封一、公文的簽收與拆封1.1.簽收：主要是保證公文在處

2、理過(guò)程中的簽收：主要是保證公文在處理過(guò)程中的明確雙方責(zé)任，保證文件的安全可靠。明確雙方責(zé)任，保證文件的安全可靠。一種為一種為“外收發(fā)外收發(fā)”，另一種為，另一種為“內(nèi)收內(nèi)收發(fā)發(fā)”。主要有三種方式：簽字、蓋章、。主要有三種方式：簽字、蓋章、收條收條 2.2.拆封：注意私人信件及絕密件的拆封。拆封：注意私人信件及絕密件的拆封。 二、擬辦程序二、擬辦程序1 . 1 . 概述：對(duì)來(lái)文提出初步處理意見。辦概述：對(duì)來(lái)文提出初步處理意見。辦公室領(lǐng)導(dǎo)對(duì)應(yīng)由哪位領(lǐng)導(dǎo)審批，哪個(gè)部公室領(lǐng)導(dǎo)對(duì)應(yīng)由哪位領(lǐng)導(dǎo)審批，哪個(gè)部門承辦，以及承辦過(guò)程中可能涉及到的門承辦，以及承辦過(guò)程中可能涉及到的事項(xiàng)提出初步處理意見，供領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)事

3、項(xiàng)提出初步處理意見，供領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)參考。參考。2 . 2 . 擬辦意見擬辦意見 ：擬辦的結(jié)果是形成擬辦意：擬辦的結(jié)果是形成擬辦意見，擬辦意見是否準(zhǔn)確恰當(dāng)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批見，擬辦意見是否準(zhǔn)確恰當(dāng)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批辦、文件執(zhí)行和工作效率有直接影響。辦、文件執(zhí)行和工作效率有直接影響。 三、閱文送呈的方法三、閱文送呈的方法n注傳法：注發(fā)和傳閱有機(jī)結(jié)合的辦文方法。注發(fā)意見注傳法：注發(fā)和傳閱有機(jī)結(jié)合的辦文方法。注發(fā)意見寫給需要承辦和了解文件精神的有關(guān)部門（個(gè)人）。寫給需要承辦和了解文件精神的有關(guān)部門（個(gè)人）。n存注法：存檔和注發(fā)有機(jī)結(jié)合的方法。適合處理下級(jí)存注法：存檔和注發(fā)有機(jī)結(jié)合的方法。適合處理下級(jí)來(lái)文，一般不傳閱，只

4、分發(fā)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門，辦完注來(lái)文，一般不傳閱，只分發(fā)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門，辦完注發(fā)存檔。發(fā)存檔。n閱注法：處理下級(jí)請(qǐng)示、報(bào)告的辦法。需要有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱注法：處理下級(jí)請(qǐng)示、報(bào)告的辦法。需要有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示處理。批示處理。n擬辦批示：報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批示前，對(duì)報(bào)告、請(qǐng)示中提出的問(wèn)擬辦批示：報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批示前，對(duì)報(bào)告、請(qǐng)示中提出的問(wèn)題提出初步意見，形成擬辦意見。題提出初步意見，形成擬辦意見。n摘要注辦：收發(fā)員把收文處理的主要經(jīng)過(guò)、處理結(jié)果摘要注辦：收發(fā)員把收文處理的主要經(jīng)過(guò)、處理結(jié)果及復(fù)文文號(hào)或交代人員、地點(diǎn)、時(shí)間、精神簡(jiǎn)短注明。及復(fù)文文號(hào)或交代人員、地點(diǎn)、時(shí)間、精神簡(jiǎn)短注明。 四、請(qǐng)辦四、請(qǐng)辦n批抄法：包括批抄法：包括“請(qǐng)批請(qǐng)批

5、”和和“抄發(fā)抄發(fā)”兩層意思，兩層意思，主要是請(qǐng)誰(shuí)批、送誰(shuí)閱的問(wèn)題。請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)批主要是請(qǐng)誰(shuí)批、送誰(shuí)閱的問(wèn)題。請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)批示，同時(shí)請(qǐng)對(duì)應(yīng)職能部門辦理。示，同時(shí)請(qǐng)對(duì)應(yīng)職能部門辦理。n加抄法：對(duì)批抄分發(fā)之后，又要增發(fā)的單位加抄法：對(duì)批抄分發(fā)之后，又要增發(fā)的單位（部門）和個(gè)人。主要原因是：（部門）和個(gè)人。主要原因是：批抄時(shí)考慮批抄時(shí)考慮不周；不周；情況發(fā)生變化；情況發(fā)生變化；領(lǐng)導(dǎo)閱后批示。領(lǐng)導(dǎo)閱后批示。n請(qǐng)（批）辦法：公文內(nèi)容需要辦理的事項(xiàng)明確，請(qǐng)（批）辦法：公文內(nèi)容需要辦理的事項(xiàng)明確，直接送主管業(yè)務(wù)部門辦理。直接送主管業(yè)務(wù)部門辦理。n請(qǐng)批法：送請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批辦。請(qǐng)批法：送請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批辦。 提出具體傾向性提出具體

6、傾向性方案；方案； 提不出具體方案；提不出具體方案； 對(duì)重大問(wèn)題不對(duì)重大問(wèn)題不便發(fā)表意見或不能確定的。便發(fā)表意見或不能確定的。 擬辦意見處理中應(yīng)注意的問(wèn)題擬辦意見處理中應(yīng)注意的問(wèn)題n對(duì)于必須辦理的，擬辦意見比肯定。如：對(duì)于必須辦理的，擬辦意見比肯定。如：“請(qǐng)請(qǐng) 閱辦閱辦”、“請(qǐng)請(qǐng) 辦理辦理”、“請(qǐng)請(qǐng) 批示批示”、“請(qǐng)請(qǐng) 審示審示”等。等。n對(duì)于非必須辦理的，屬閱知性的，語(yǔ)氣對(duì)于非必須辦理的，屬閱知性的，語(yǔ)氣不必肯定。如：不必肯定。如：“請(qǐng)請(qǐng) 審閱審閱”、“請(qǐng)請(qǐng) 閱閱”、“請(qǐng)請(qǐng) 閱酌閱酌”、“請(qǐng)請(qǐng) 研究研究”、“請(qǐng)請(qǐng) 閱處閱處”等。等。 五、傳五、傳 閱閱n分送傳閱分送傳閱n集中傳閱集中傳閱n設(shè)

7、立閱文室設(shè)立閱文室n橫傳法橫傳法n回傳法回傳法n專傳法專傳法 傳閱傳閱- -分送傳閱分送傳閱 由專人負(fù)責(zé)傳閱，其流程為：先送第一由專人負(fù)責(zé)傳閱，其流程為：先送第一人應(yīng)閱人，第一應(yīng)閱人退回，再送第二人應(yīng)閱人，第一應(yīng)閱人退回，再送第二人，依次傳閱。主要適用于涉密文件及人，依次傳閱。主要適用于涉密文件及控制閱文范圍的文件?？刂崎單姆秶奈募?。 傳閱傳閱- -集中傳閱集中傳閱 利用領(lǐng)導(dǎo)集中學(xué)習(xí)或開會(huì)及其他集中時(shí)利用領(lǐng)導(dǎo)集中學(xué)習(xí)或開會(huì)及其他集中時(shí)間，會(huì)前或會(huì)后傳閱。適用于急而比較間，會(huì)前或會(huì)后傳閱。適用于急而比較簡(jiǎn)短的文件。簡(jiǎn)短的文件。 傳閱傳閱- -橫傳法橫傳法 又叫又叫“接力式傳閱接力式傳閱”，傳閱

8、流程為：第，傳閱流程為：第一人閱完后直接傳遞給第二人，依次類一人閱完后直接傳遞給第二人，依次類推，直到傳遞到最后一個(gè)應(yīng)閱人為止。推，直到傳遞到最后一個(gè)應(yīng)閱人為止。適用于比文件信息不涉密，應(yīng)閱人群集適用于比文件信息不涉密，應(yīng)閱人群集中的情況。缺點(diǎn)：容易失控。解決辦法：中的情況。缺點(diǎn)：容易失控。解決辦法：掛號(hào)、銷號(hào)，掌握去向。掛號(hào)、銷號(hào)，掌握去向。 傳閱傳閱- -回傳法回傳法 后閱人批示意見需要向前邊已作過(guò)批示后閱人批示意見需要向前邊已作過(guò)批示的領(lǐng)導(dǎo)通報(bào)的情況，是倒流傳閱的過(guò)程。的領(lǐng)導(dǎo)通報(bào)的情況，是倒流傳閱的過(guò)程。這是傳閱過(guò)程中不可缺少的傳閱形式。這是傳閱過(guò)程中不可缺少的傳閱形式。 傳閱傳閱- -

9、專傳法專傳法 由專人將傳閱文件送給領(lǐng)導(dǎo)審批。主要由專人將傳閱文件送給領(lǐng)導(dǎo)審批。主要在特殊情況下采用：一是特急件；二是在特殊情況下采用：一是特急件；二是絕密件。一般領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)批示后送第二個(gè)絕密件。一般領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)批示后送第二個(gè)領(lǐng)導(dǎo)批示，時(shí)間短，安全。領(lǐng)導(dǎo)批示，時(shí)間短，安全。 六、催六、催 辦辦1 . 1 . 催辦方法：催辦方法： 電話催辦；電話催辦；書面催辦；書面催辦；登門催辦；登門催辦； 承辦部門來(lái)匯報(bào)。承辦部門來(lái)匯報(bào)。2 . 2 . 催辦要求：催辦要求：重視催辦工作；重視催辦工作；制度制度化；化；催辦登記；催辦登記；催辦檢查。催辦檢查。 七、承辦七、承辦n承辦部門（個(gè)人）根據(jù)輕重緩急程度安承辦部門

10、（個(gè)人）根據(jù)輕重緩急程度安排處理。排處理。n根據(jù)批示意見或貫例，屬牽頭辦理的，根據(jù)批示意見或貫例，屬牽頭辦理的，提出意見后與協(xié)辦部門會(huì)商會(huì)簽，再由提出意見后與協(xié)辦部門會(huì)商會(huì)簽，再由牽頭部門歸納意見，填寫承辦單，然后牽頭部門歸納意見，填寫承辦單，然后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。n承辦人員對(duì)已辦結(jié)的文件要承辦人員對(duì)已辦結(jié)的文件要“注辦注辦”，如果是行文答復(fù)的，要注明行文文號(hào)。如果是行文答復(fù)的，要注明行文文號(hào)。 八、辦八、辦 復(fù)復(fù)n函復(fù)函復(fù)n口頭答復(fù)口頭答復(fù)n復(fù)印領(lǐng)導(dǎo)批示復(fù)印領(lǐng)導(dǎo)批示n就地處理就地處理n統(tǒng)籌安排統(tǒng)籌安排 九、發(fā)文處理辦法九、發(fā)文處理辦法n發(fā)文內(nèi)容：請(qǐng)示、批復(fù)、指導(dǎo)性文件、報(bào)告、發(fā)文內(nèi)容：

11、請(qǐng)示、批復(fù)、指導(dǎo)性文件、報(bào)告、函、復(fù)函、轉(zhuǎn)發(fā)文件、簡(jiǎn)報(bào)、刊物等。函、復(fù)函、轉(zhuǎn)發(fā)文件、簡(jiǎn)報(bào)、刊物等。n行文及其要求：注意上行文、平行文、下行文。行文及其要求：注意上行文、平行文、下行文。n發(fā)文處理：擬稿、核稿、會(huì)簽、簽發(fā)、發(fā)文處理：擬稿、核稿、會(huì)簽、簽發(fā)、/ /登記、編號(hào)、印制、分裝、搞送等。登記、編號(hào)、印制、分裝、搞送等。n核稿要領(lǐng)：公文正式印制前，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)核稿要領(lǐng)：公文正式印制前，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核的重點(diǎn)：一是審批、簽發(fā)手續(xù)是行復(fù)核，復(fù)核的重點(diǎn)：一是審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備；二是附件材料是否齊全；三是公文格否完備；二是附件材料是否齊全；三是公文格式、文種使用、文字表述是否統(tǒng)一、規(guī)

12、范。式、文種使用、文字表述是否統(tǒng)一、規(guī)范。 擬稿過(guò)程中應(yīng)該注意的事項(xiàng)擬稿過(guò)程中應(yīng)該注意的事項(xiàng)n文稿前要使用稿頭紙。認(rèn)真填寫。文稿前要使用稿頭紙。認(rèn)真填寫。n文件發(fā)范圍要明確、具體。分兩種：?jiǎn)挝募l(fā)范圍要明確、具體。分兩種：?jiǎn)畏Q、全稱，注意簡(jiǎn)稱。稱、全稱，注意簡(jiǎn)稱。n擬稿人要把形成文稿有關(guān)的文字資料的擬稿人要把形成文稿有關(guān)的文字資料的依據(jù)附在文稿后面。依據(jù)附在文稿后面。n主管部門擬以領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)名義發(fā)文，要經(jīng)主管部門擬以領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)名義發(fā)文，要經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，涉及其他部門的，部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，涉及其他部門的，要送其他部門會(huì)簽。要送其他部門會(huì)簽。 十、簽十、簽 發(fā)發(fā)n簽發(fā)原則：按職權(quán)劃分的原則、集體負(fù)

13、簽發(fā)原則：按職權(quán)劃分的原則、集體負(fù)責(zé)的原則、授權(quán)代簽的原則；加簽的原責(zé)的原則、授權(quán)代簽的原則；加簽的原則、會(huì)簽的原則。則、會(huì)簽的原則。n簽發(fā)的格式：核準(zhǔn)意圖要具體（注意圈簽發(fā)的格式：核準(zhǔn)意圖要具體（注意圈閱）。簽發(fā)人的姓名要寫全。簽發(fā)日期閱）。簽發(fā)人的姓名要寫全。簽發(fā)日期要寫全。要寫全。 簽發(fā)過(guò)程中應(yīng)注意的問(wèn)題n以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本單位名義制發(fā)的下行文或平行文，由主單位名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。負(fù)

14、責(zé)人簽發(fā)。 十一、公文制發(fā)中的十一、公文制發(fā)中的“倒流倒流”現(xiàn)現(xiàn)象象1 . 1 . 什么是什么是“倒流倒流”： 不按正常程序核稿、送不按正常程序核稿、送審、簽發(fā)，而直接送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，文稿才轉(zhuǎn)到審、簽發(fā)，而直接送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，文稿才轉(zhuǎn)到辦公室核稿。辦公室核稿。2 . “2 . “倒流倒流”的危害：的危害： 影響公文制發(fā)速度；影響公文制發(fā)速度； 影響公文質(zhì)量；影響公文質(zhì)量； 容易出現(xiàn)原則上錯(cuò)誤和容易出現(xiàn)原則上錯(cuò)誤和政策矛盾。政策矛盾。3 . 3 . 解決解決“倒流倒流”的辦法：的辦法： 送審過(guò)程由辦公送審過(guò)程由辦公室流轉(zhuǎn)；室流轉(zhuǎn)； 業(yè)務(wù)部門及草擬人嚴(yán)格遵守核稿、業(yè)務(wù)部門及草擬人嚴(yán)格遵守核稿、送審、簽

15、發(fā)程序。送審、簽發(fā)程序。 十二、公文的日常管理及存檔十二、公文的日常管理及存檔1 . 1 . 來(lái)文收集：除少數(shù)沒(méi)有查考值的公文外，絕來(lái)文收集：除少數(shù)沒(méi)有查考值的公文外，絕大多數(shù)公文都需要收集。來(lái)文收集的方法：大多數(shù)公文都需要收集。來(lái)文收集的方法： （1 1）來(lái)文份數(shù)較多的留足歸檔份數(shù)。）來(lái)文份數(shù)較多的留足歸檔份數(shù)。 （2 2）加蓋明顯戳記。）加蓋明顯戳記。 （3 3）領(lǐng)導(dǎo)有得要批示的，復(fù)印辦理。）領(lǐng)導(dǎo)有得要批示的，復(fù)印辦理。 （4 4）傳閱后及時(shí)收存。）傳閱后及時(shí)收存。 （5 5）會(huì)議發(fā)放材料，要及時(shí)收集登記再交部門）會(huì)議發(fā)放材料，要及時(shí)收集登記再交部門或個(gè)人使用，用畢及時(shí)收回?；騻€(gè)人使用，用畢及時(shí)收回。 公文的日常管理及存檔公文的日常管理及存檔2