公司辦公OA系統(tǒng)設計方案與對策

1、國誠中電科技有限公司公司辦公OA系統(tǒng)案部門設計校對日期專業(yè)資料目錄一、公司現(xiàn)狀分析1二、OA系統(tǒng)定位標準1三、OA系統(tǒng)功能模塊1四、預計OA系統(tǒng)應用效果5五、廠商比對.6.六、結論8專業(yè)資料一、公司現(xiàn)狀分析目前公司尚無系統(tǒng)化辦公軟件，導致存在諸多問題，主要分析如下：1 .公司各部門諸多業(yè)務處理和操作工序繁雜，報表種類繁多無統(tǒng)一辦公平臺；2 .缺乏標準化、規(guī)化的科學管理手段，導致公司各部門在理解、貫徹、執(zhí)行公司政策和法規(guī)面相互之間存在差異；3 .辦公用品、會議管理、車輛、投影儀、公用電腦等的使用申請僅靠紙質(zhì)登記，無電子留檔，且紙質(zhì)申請過程繁瑣，影響辦公效率；4 .各部門之間數(shù)據(jù)信息不能共享、信息

2、交換緩慢、管理成本高、工作效率低，重復作業(yè)多；公文下達上傳速度慢、溝通困難、信息傳遞失真等；公告通知僅依靠微信告知員工，留底、存檔工作很難進行；5 .領導無法對業(yè)務過程和企業(yè)資源進行科學、有效、及時的優(yōu)化配置和監(jiān)管；6 .大量的極其有價值的歷史數(shù)據(jù)被丟失，對企業(yè)業(yè)務的長期發(fā)展造成損失；7 .辦公信息化程度普遍不高，公司僅僅依靠，介紹本公司的情況，而企業(yè)部的信息處理仍然處在office+打印機的層面上；8 .公司審批流程通過紙質(zhì)版審批期較長。因此各部門為更好的梳理辦公流程，提升辦公效率，提升公司信息化辦公水平，擬上線OA辦公系統(tǒng)，并制定此案。二、OA系統(tǒng)定位標準根據(jù)公司辦公需求，本次上線OA系統(tǒng)

3、用戶人數(shù)為100人，將建設一個運行穩(wěn)定、適應長遠發(fā)展的網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)“網(wǎng)絡辦公”、“網(wǎng)絡溝通”、“網(wǎng)絡審批”、“知識管理”、“網(wǎng)絡決策”的信息化建設思路，實現(xiàn)信息高效傳遞、無紙化協(xié)同辦公、遠程移動辦公、科學規(guī)管理，使工作效率明顯提高，使員工工作更加簡化，使信息獲取更加容易，使決策制定更加準確；使管理變得更加靈活、更加科學，抗風險能力、創(chuàng)新能力、應變能力迅速加強，歷史數(shù)據(jù)長久保存，從而最終提高企業(yè)的綜合競爭力。三、OA系統(tǒng)功能模塊根據(jù)所定OA系統(tǒng)標準，選擇所需功能模塊包含有以下面：1 .個人事務：1.1. 電子：用于部、外部的收發(fā)，相互轉發(fā)；1.2. 部短信：主要起通知、提醒和交流作用；1.

4、3. 任務中心：協(xié)同處理臨時事項，并對完成進度進行記載；1.4. 公告通知：具有通知公告查看和查詢等功能；1.5. 新聞：新聞的評論、管理和查詢功能；1.6. 投票：主要用于意見收集、民主決策、結果測試等；專業(yè)資料1.7. 個人考勤：主要用于對公司部員工考勤的管理，包含外出登陸、出差登記等；1.8. 日程安排：主要是對未來要做的事務進行安排、提醒、查詢和管理；1.9. 工作日志：主要是對已經(jīng)做的工作進行記錄，如報，月度總結等；1.10. 個人文件柜：用來存放個人文件。支持建立多級目錄，可共享給他人閱讀；2 .工作流程：2.1. 新建工作：發(fā)起流程，從對應流程文件夾中選擇需要的模板，開始填寫表格

5、；2.2. 待辦工作：審批流程，可以審批各用戶轉交來的流程；2.3. 工作查詢：查詢自己發(fā)起和審批或被授權查詢的流程，查詢結果可導出EXCEL2.4. 工作監(jiān)控：可以對有監(jiān)控權限的流程進行轉交、委托、結束及刪除等；2.5. 數(shù)據(jù)報表：事先設置流程報表，自動匯總形成圖表，如匯總求和，計算平均值等；2.6. 超時統(tǒng)計：對辦理中的流程超過規(guī)定時間的流程進行統(tǒng)計；2.7. 工作委托：因出差等原因需事先把自己審批的流程委托給相關人員辦理；2.8. 工作銷毀：對刪除的流程進行徹底清理，相當于windows的回收站；2.9. 流程日志查詢：查詢流程每一步驟的辦理日志情況；2.10. 數(shù)據(jù)歸檔：對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一

6、歸檔，即節(jié)約服務器空間，也使保存，查詢3 .行政辦公：3.1. 公告通知管理：可以發(fā)布公告、查詢公告，并可查看公告接收者對該公告的查閱情況；3.2. 公告通知審批：可以對公告的容進行審批，審批過的公告才可以發(fā)布出去；3.3. 新聞管理：和公告管理類似，不同的是新聞允評論，而公告不允評論；3.4. 投票管理：類似于網(wǎng)絡調(diào)查，可以自定義投票項目供投票者去選擇；3.5. 日程安排查詢：可以查看下屬自己安排的日程容，也可以對下屬直接安排工作；3.6. 工作日志查詢：可以查看下屬寫的工作日志，并可以對日志進行點評及共享；3.7. 管理簡報：統(tǒng)計各用戶各項工作的數(shù)量，查看企業(yè)目前的工作狀態(tài)；3.8. 工作

7、計劃：多人參與，參與人隨時可以看到任務進度，有權限人員可以點評；3.9. 辦公用品管理：辦公用品、低值易耗品的登記、領用、管理，可以生成各種統(tǒng)計報表;3.10. 固定資產(chǎn)：實現(xiàn)固定資產(chǎn)的錄入，生成資產(chǎn)卡片，生成相應的查詢報表；3.11. 圖書管理：實現(xiàn)圖書的管理錄入、借閱、查詢、管理；3.12. 資源申請管理：對相當設備的進行管理，排出使用日期等，如筆記本電腦、投儀影等；3.13. 會議申請安排：對會議室進行預約登記、會議中請、批準，會議紀要等進行全面管理；3.14. 車輛申請安排：對車輛使用申請、批準、預約情況、維護費用等進行全面管理；專業(yè)資料3.15. 公共通訊?。喊唇M查詢?nèi)藛T通訊信息；3

8、.16. 組織機構信息：可以查看單位、部門、用戶相關信息；4 .知識管理：4.1. 公共文件柜：幫助用戶實現(xiàn)文件系統(tǒng)化管理，可針對不同角色、不同用戶授權；4.2. 網(wǎng)絡硬盤：類似FTP,針對服務器上相應路徑授權，存放資源文件；4.3. 圖片瀏覽：主要用于放JPGGIF等圖片格式文件，可以直接預覽、播放；4.4. OA知道：類似百度知道，問答式的知識積累，可以提問、回答、查詢等；4.5. 維基百科：類似于百度百科，詞條式多人共同編輯完善的知識管理式；4.6. 文檔檢索中心：針對日積月累的數(shù)據(jù)進行檢索，并支持OFFICE,PDF文檔里面來的文字進行搜索。便后期對文檔數(shù)據(jù)的查找。5 .人力資源：5.

9、1. 人事管理：主要實現(xiàn)檔案資料的錄入、查詢、及統(tǒng)計分析等工作。實現(xiàn)單位人事檔案的建立、查詢、導入、導出等功能?？梢詫崿F(xiàn)如合同到期的定時提醒，可設置附件。包括人事檔案、合同評審管理、獎懲管理、證照管理、學習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、勞動技能、社會關系、人事調(diào)動、離職管理、復職管理、職稱評定、員工關懷、人事分析等子模塊；5.2. 招聘管理：實現(xiàn)從招聘需求到人員招聘、選才等過程細分為招聘需求、招聘計劃、人才庫、招聘篩選、招聘錄用、人才分析等模塊；5.3. 培訓管理：主要包括培訓計劃、培訓審批、培訓記錄等模塊；5.4. 考勤管理：對在OA上考勤的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，同時對考勤進行設置包括考勤審批、考勤記錄、考勤統(tǒng)計

10、、排班管理等模塊；5.5. 薪酬管理：通過OA發(fā)放工資條，可以自定義工資結構細分薪酬項目設置、薪酬基數(shù)設置、工資流程管理、財務工資錄入、部門工資上報、福利管理等模塊；5.6. 員工自助查詢：員工可以查詢自己的基本信息、職位情況、教育背景等容；5.7. 人力資源設置：可以設置考勤、人力資源管理員及HRMS相關代碼；5.8. 在線考試：通過OA進行考試，標準化選擇題，自動評分，包括題庫管理、試題管理、試卷管理、考試信息管理、參加考試等模塊。6 .檔案管理：6.1. 卷庫管理：建立相應的庫；6.2. 案卷管理：建立相應的卷；6.3. 文件管理：建立相應的文件；6.4. 案卷借閱：對文件進行相應的人借

11、閱，帶相應的審批；6.5. 檔案統(tǒng)計：最終檔案的統(tǒng)計分析；專業(yè)資料6.6. 檔案銷毀：對于不需要的檔案進行銷毀；6.7. 系統(tǒng)設置：對CRM各模塊中的代碼進行設置；6.8. 我的任務：用戶在各項目中需要完成的工作任務。7 .項目管理7.1. 我的項目：支持一級審批和免審批立項；7.2. 我的任務：分解下來的項目任務；7.3. 項目審批：對于所立項目進行審批；7.4. 項目文檔：對于項目過程中所形成的文檔進行管理；7.5. 項目問題：項目中產(chǎn)生的問題進行咨詢及處理；7.6. 基礎數(shù)據(jù)設置：相應的參數(shù)設置。8 .交流園地8.1. 討論區(qū)：單位的部的BBS,可以設置多個主題，有權限的人參與討論；8.

12、2. 論壇：可以集成Discuz超級社區(qū)論壇；8.3. 文本聊天室：可以在對應聊天室中與其他用戶進行文本聊天；8.4. 語音聊天室：需要安裝MeChat聊天服務器后可以進行語音聊天；8.5. 網(wǎng)絡會議管理：包括發(fā)起會議、刪除、結束、加人、會議記錄等操作；8.6. 文本聊天室管理：可以設置聊天室名稱，并可以進行刪除、關閉、刪除記錄等操作。9 .系統(tǒng)管理：9.1. 組織機構設置：設置單位名稱、部門、用戶及角色與權限設置；9.2. 工作流設置：定義工作流表單、流程等，并對流程進行分類；9.3. 行政辦公設置：設置公共網(wǎng)址、工作日志、公共通訊薄、公告通知、文件套紅模板；9.4. 知識管理設置：可以對公

13、共文件柜、網(wǎng)絡硬盤、圖片瀏覽進行權限設置；9.5. 信息交流設置：設置短信提醒、討論區(qū)、詞語過濾、信息過濾審核；9.6. 定時任務管理：有定時發(fā)起流程、工作流超時催辦、數(shù)據(jù)庫定時備份等；9.7. 緊急通知設置：可以設置桌面模塊及桌面顯示窗口兩種不同容及顯示式；9.8. 界面設置：可以設置IE標題、主界面、登陸界面等容等；9.9. 狀態(tài)欄設置：可以設置底部需要顯示的文字；9.10. 系統(tǒng)代碼設置：對OA中各模塊設置不同代碼；9.11. 自定義字段設置：可以設置IE標題、主界面、登陸界面等容等可以對OA中模塊自定義字段，用于增加對應表的輸入容；9.12. 數(shù)據(jù)庫管理：對數(shù)據(jù)庫進行優(yōu)化、修復及導出、

14、導入、備份、還原等操作；9.13. 系統(tǒng)日志管理：可以查詢?nèi)罩?、統(tǒng)計日志及管理日志；9.14. 系統(tǒng)資源管理：分資源監(jiān)控（可以監(jiān)控部短信和部）、數(shù)據(jù)壓縮、文檔備份管理、專業(yè)資料資源占有情況查詢、資源回收、IM資源管理等；9.15. 系統(tǒng)訪問控制：可以設置IP段，也可以設置外網(wǎng)訪問權限；9.16. 系統(tǒng)安全設置：可以對密碼強度、登陸次數(shù)、是否啟用USBKEY（使用KEY登陸需單獨購買）等進行設置。10 .文檔在線閱讀與編輯：支持Office文檔（Word、ExcekPowerPoint文檔）在線編輯，無需下載，自動上傳，支持痕跡保留，支持pdf文件在線閱讀，客戶端無需安裝pdf閱讀器。11 .客

15、戶端工具：除瀏覽器登錄外，提供OA客戶端工具，實現(xiàn)開機自動登錄OA,支持外網(wǎng)地址快速切換。12 .智能門戶：我的門戶、門戶管理、門戶模板、門戶部管理，一站式信息服務中心、強大的容管理、個性化設計和定義、與OA業(yè)務緊密集成，支持門戶屬性自定義，門戶編號、名稱、類型、10go信息、是否開啟、門戶訪問權限、管理權限，支持總部門戶、分子公司門戶、部門門戶、個人門戶、信息門戶等。13 .移動客戶端：實現(xiàn)無線移動辦公，提供、公告、工作流、微訊等模塊功能，隨時查閱辦公數(shù)據(jù)，14 .簽章：14.1. 工作流表單網(wǎng)頁手寫簽章：支持web網(wǎng)頁簽章，用戶在表單中，通過簽章組件進行簽章的操作，以保證網(wǎng)頁表單數(shù)據(jù)的安全

16、性，防篡改和可鑒別，提高了網(wǎng)頁簽章的權威性、規(guī)性，符合電子簽名法則。14.2. 手機簽章組件：手機簽章組件是將特定手機簽章，與客戶的智能手機硬件或信息捆綁，當客戶使用智能手機OA客戶端，進行工作流等審批操作時，可以實現(xiàn)安全的簽章功能。14.3. Office安全簽章：支持OA系統(tǒng)中所有Office文檔的電子簽批、騎縫章、信息驗證、生成二維碼等功能。印章安全可信，防偽防盜。加強協(xié)同辦公中的安全性。15 .服務器：OA系統(tǒng)服務器可以由公司自建服務器，也可租賃工業(yè)云平臺。16 .與ERP系統(tǒng)的對接以及與企業(yè)的對接。四、預計OA系統(tǒng)應用效果1 .創(chuàng)造數(shù)字化辦公環(huán)境，突破溝通障礙，基于INTERNET技

17、術實現(xiàn)全球化遠程辦公和移動辦公；2 .改善溝通，建立企業(yè)部信息門戶，統(tǒng)一信息發(fā)布平臺，促進文化建設以公告、新聞、論壇等多種式和手段建立立體溝通平臺；增強組織成員參與的興趣、輔助完成文化建設；3 .加強組織行為管理，監(jiān)控制度執(zhí)行與工作績效，工作任務實時督辦，提高成員的執(zhí)行力；專業(yè)資料4 .過程控制，規(guī)管理，制度流程驅(qū)動、表單展現(xiàn)，提高管理能見度；隨機協(xié)作過程、結果可視化、提高授權協(xié)作有效性；組織及體系化管理手段實施平臺實現(xiàn)跨部門流程化協(xié)同工作，加強業(yè)務規(guī)，提升工作效率；5 .知識管理，打破信息孤島，實現(xiàn)知識、經(jīng)驗的隨時積累共享、提升學習能力；6 .激活企業(yè)硬件投資，提高部資源利用率，實現(xiàn)無紙化辦

18、公；提升單兵效率，有效抑制人力數(shù)量增長。7 .客戶關系，全位掌控客戶資源，穩(wěn)定客戶關系，提升客戶服務質(zhì)量；8 .通過全面的企業(yè)信息化解決案，快速提高整體信息化水平，提升企業(yè)未來競爭力；9 .規(guī)企業(yè)信息管理，多級權限控制，確保企業(yè)信息安全；10 .加強多層次溝通，實現(xiàn)全員參與，成為塑造企業(yè)文化的良好平臺。五、廠商比對根據(jù)所指定需求功能，選擇市場業(yè)實力較強的泛微、通達OA以及新型辦公軟件金蝶云之家進行綜合對比，如下表所示。表1OA廠商對比公司名稱泛微通達金蝶主要案例復星集團、上海醫(yī)藥、二胞集團、得力文具、萬達集團、人益集團、SMG、公牛集團、中國海運、PICC、合力叉車、白麗集團等中國兵器工業(yè)集團

19、、中國航空工業(yè)、中船重工、中國冶金、中國電子科技集團、中核工業(yè)、中國一重、二環(huán)集團、蒙牛乳業(yè)等天津海事局、珍寶島藥業(yè)、中華全國工商業(yè)聯(lián)合會、醫(yī)學院、中源協(xié)和、長濟高速、西瓷、遠視科技等版本信息e-officeV9.0標準版100用戶云之家并發(fā)用戶數(shù)100100100服務器租賃云平臺增值組件部分1、項目管理2、集成接口1、工作流表單網(wǎng)貝手與笠章；2、手機簽章組件；3、office安全簽章項目管理組件系統(tǒng)架構模式c/s架構（瀏覽器/服務器）聯(lián)系經(jīng)理經(jīng)理經(jīng)理表2報價比對公司名稱泛微OA通達OA金蝶云之家專業(yè)資料軟件平臺費7000元（100人X70）增值部分費用35000（用

20、戶數(shù)500X70）30000元（簽章）9950（項目管理50人）實施服務費用2835035000元20000合計總價197350104800元36950優(yōu)惠價格59205（16%票）79800元（3%K）一一一-實施期1-3個月3個月20天報價說明1、軟件升級：小版本升級免費，大版本升級費用為合同費用的10%2、自驗收通過之日起乙享年的免費維保，以后每年的維護另簽合同；3、本報價不含第二產(chǎn)品和二次開發(fā)費用，如需開發(fā)按2500元/人天結算；本報價針對的為通達標準版100用戶。注冊用戶數(shù)100,并發(fā)用戶數(shù)100,即時通訊100,移動客戶端100。除包含有通用功能外，新增組件包括工作流表單網(wǎng)貝手與簽章不限制印章個數(shù)、手機簽章組件不限制印章個數(shù)、office安全簽章包含3個KEY,可以保存3-6個印章。