標(biāo)準(zhǔn)化文件撰寫

1、標(biāo)準(zhǔn)化文件撰寫標(biāo)準(zhǔn)化文件撰寫沒有規(guī)矩沒有規(guī)矩 不成方圓！不成方圓！制定：曹如進拉馬的炮兵n一位年輕有為的炮兵軍官上任伊始，到下屬部隊視察其操練情況。他在幾個部隊發(fā)現(xiàn)相同的情況：在一個單位操練中，總有一名士兵自始至終站在大炮的炮管下面，紋絲不動。n軍官不解，究其原因，得到的答案是：操練條例就是這樣要求的。軍官回去反得查閱軍團事文獻，終于發(fā)現(xiàn)，長期以來，炮兵的操練條例仍因循非機械化時代的規(guī)則。n站在炮管下的士兵任務(wù)是負責(zé)拉住馬的韁繩（在那個時代，大炮是馬車運載到前線的），以便在大炮發(fā)射后調(diào)整由于后坐力產(chǎn)生的距離偏差，減少再次瞄準(zhǔn)所需要的時間。n現(xiàn)在大炮的自動化和機械水平很高，已經(jīng)不再需要這樣一個角

2、色了，但操練的條例倒沒有及時地調(diào)整，因此才出現(xiàn)了不拉馬的士兵。軍官的發(fā)現(xiàn)使他獲得國防部的嘉獎。目錄n文件的目的與意義n文件架構(gòu)n文件編寫方法n文件管理n文件實施與跟進一、系統(tǒng)化的管理平臺理念共振（老板意識）管理團隊（左膀右臂）監(jiān)控機制（適時控制）考評激勵（企業(yè)文化）運作體系（制度、規(guī)矩） 標(biāo)準(zhǔn)化文件體系在各種體系建立和運行的過程中扮演著相當(dāng)重要的標(biāo)準(zhǔn)化文件體系在各種體系建立和運行的過程中扮演著相當(dāng)重要的角色：角色： （1）符合標(biāo)準(zhǔn)要求）符合標(biāo)準(zhǔn)要求 在在ISO9001和和TS16949及及ISO14001的條文中，均要求組織的條文中，均要求組織 “建立并保持書面的體系，以全面滿足此標(biāo)準(zhǔn)的要求建

3、立并保持書面的體系，以全面滿足此標(biāo)準(zhǔn)的要求”。 （2）工作的依據(jù)）工作的依據(jù) 建立文件體系最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持建立文件體系最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持 一致和穩(wěn)定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作一致和穩(wěn)定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作 時出現(xiàn)不一致的工作方式和標(biāo)準(zhǔn)，或者由于口頭交待溝通工時出現(xiàn)不一致的工作方式和標(biāo)準(zhǔn)，或者由于口頭交待溝通工 作的方式和方法欠明確和清楚。作的方式和方法欠明確和清楚。二文件的重要性二文件的重要性 （3） 提升管理技術(shù)水平的基礎(chǔ)提升管理技術(shù)水平的基礎(chǔ) 當(dāng)所有的工作要求都文件化后，公司即可在此基礎(chǔ)通過日當(dāng)所有的工作要

4、求都文件化后，公司即可在此基礎(chǔ)通過日 常工作，不斷地完善管理和技術(shù)的要求。常工作，不斷地完善管理和技術(shù)的要求。 （4） 防止經(jīng)驗的流失防止經(jīng)驗的流失 書面化的運行體系亦可避免由于人員的流失而導(dǎo)致經(jīng)驗的書面化的運行體系亦可避免由于人員的流失而導(dǎo)致經(jīng)驗的 流失，從而造成動作上的因難。流失，從而造成動作上的因難。（5）改善人際關(guān)系）改善人際關(guān)系 由于工作的依據(jù)全部在書面上有明確的指令，在執(zhí)行上大大減由于工作的依據(jù)全部在書面上有明確的指令，在執(zhí)行上大大減少了口頭式的命令和溝通，同時降低了同事之間的磨擦的機會。少了口頭式的命令和溝通，同時降低了同事之間的磨擦的機會。 （6）員工的責(zé)任心和榮譽感）員工的責(zé)

5、任心和榮譽感 執(zhí)行工作人員透過文件知道自己的工作權(quán)責(zé)和內(nèi)容，明確了自執(zhí)行工作人員透過文件知道自己的工作權(quán)責(zé)和內(nèi)容，明確了自己的工作范圍從而提升了工作的責(zé)任心和榮譽感。己的工作范圍從而提升了工作的責(zé)任心和榮譽感。 二文件的重要性二文件的重要性 三公司文件的架構(gòu)三公司文件的架構(gòu) （一）目前建立的文件體系，一般企業(yè)均將文件架構(gòu)分為四個層次，即：（一）目前建立的文件體系，一般企業(yè)均將文件架構(gòu)分為四個層次，即： 一階文件：規(guī)定一階文件：規(guī)定/手冊手冊 二階文件：制度二階文件：制度/辦法辦法/程序程序 三階文件；工作指導(dǎo)書三階文件；工作指導(dǎo)書 四階文件：表單或表格四階文件：表單或表格 但是，并不是每家企業(yè)

6、都必須建立上述架構(gòu)的體系文件，許多但是，并不是每家企業(yè)都必須建立上述架構(gòu)的體系文件，許多 規(guī)模較小制程簡單的公司往往將文件的結(jié)構(gòu)劃分為規(guī)模較小制程簡單的公司往往將文件的結(jié)構(gòu)劃分為3個層次，即：個層次，即： 一階文件：手冊一階文件：手冊 二階文件：制度二階文件：制度/程序程序/工作指導(dǎo)書工作指導(dǎo)書 三階文件：表單三階文件：表單 文件結(jié)構(gòu)的劃分完全取決于一間公司的規(guī)模、人員的數(shù)量同時文件結(jié)構(gòu)的劃分完全取決于一間公司的規(guī)模、人員的數(shù)量同時 亦需考慮公司未來的擴充和發(fā)展等。亦需考慮公司未來的擴充和發(fā)展等。目錄n文件的目的與意義n文件架構(gòu)n文件編寫方法n文件日常管理n文件實施與改進一、文件的分類一、文件

7、的分類按管制方式分：n受控文件：對發(fā)行/使用/保管/作廢等需控制的。如：制度、規(guī)定、手冊/、辦法、程序/指導(dǎo)書、工作指引/表單、圖紙、外來文件）n非受控文件：臨時性或補充性的。（通知，公告、內(nèi)部要求，培訓(xùn)教材）按內(nèi)容分：n技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（圖紙/QC工程表/外協(xié)標(biāo)準(zhǔn)）n工作標(biāo)準(zhǔn)（操作指導(dǎo)書，檢驗指導(dǎo)書）n管理標(biāo)準(zhǔn)（制度/辦法/程序）按來源分：n公司文件n外來文件（國際標(biāo)準(zhǔn)/國家標(biāo)準(zhǔn)/團隊標(biāo)準(zhǔn)/客戶要求）我們重點在管理公司內(nèi)部受控文件二、文件結(jié)構(gòu)圖二、文件結(jié)構(gòu)圖一階二階三階四階規(guī)定/手冊：闡述公司的大政方針, 綱領(lǐng)性策略性文件制度/辦法/程序：規(guī)范工作順序、職責(zé)與實施方法，流程性管理文件 工作指引/作業(yè)

8、指導(dǎo)書：規(guī)范如何完成作業(yè)的方法 ，指導(dǎo)性文件 表單/記錄/作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：管理活動所產(chǎn)生的結(jié)果，驗證性文件外來文件也是需要管制的，但因為其特殊及不可預(yù)測性，故放在第四階文件中規(guī)范二文件體系的架構(gòu)二文件體系的架構(gòu) （二）文件架構(gòu)的說明 1規(guī)定/手冊 對于一個國家來說，憲法是根本大法，任何法律的制訂都必 須依憲法的要求來擬制，而對于一間公司來說，規(guī)定/手冊即是 公司在管理制度上的根本大法，它會敘述公司在體系運行上的 大綱要求，簡言之，手冊即要求我們應(yīng)該要做哪些工作。 2辦法/程序 程序即是明確規(guī)定工作進行的途徑，亦就是說，針對手冊要 求的工作和要求程序需詳細描述。文件化的程序通常包括活 動的目的和范圍；

9、做什么事情和由誰來做；何時、何地和由 誰來做；應(yīng)使用什么材料、設(shè)備和文件，如何對活動進行控 制和記錄等。二文件體系的架構(gòu)二文件體系的架構(gòu) 3工作指引/工作指導(dǎo)書 工作指導(dǎo)書是工作的明確指示，它詳細敘述某一具體的工 作如何來執(zhí)行和操作. 4表單 格式化的記錄清晰明了，易于保管，所以在編撰文件時，就 應(yīng)適當(dāng)?shù)脑O(shè)計用以做記錄的表格，值得注意的是大量的或設(shè) 計復(fù)雜的表格會令工作復(fù)雜化，降低效率，所以設(shè)計表格應(yīng) 力求共享，在表達明白的前提下，精簡填寫項目和內(nèi)容。其他文件：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與管理標(biāo)準(zhǔn)：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(圖紙、品質(zhì)計劃、QC工程表、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、 操作標(biāo)準(zhǔn)、保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)等) 、管理標(biāo)準(zhǔn)(培訓(xùn)標(biāo)準(zhǔn)、獎懲標(biāo)準(zhǔn)等) 通知

10、/公告：臨時性或針對某一具體事務(wù)的要求，經(jīng)使用總結(jié)后要逐步補 充入管制的一二三階文件中。外來文件：國際法規(guī)，行業(yè)要求，客戶規(guī)范等二文件體系的架構(gòu)二文件體系的架構(gòu) 一般來說，一項工作涉及到多個部門則我們寫文件時編制成程序，例如：采購程序、糾正和預(yù)防措施程序等，而工作只和自己部門有關(guān)的作業(yè)在編制文件時做成指導(dǎo)書的格式，例如：設(shè)備使用指導(dǎo)書、指導(dǎo)書產(chǎn)品檢驗指導(dǎo)書等。 一般對于圖紙、設(shè)備說明書、國內(nèi)、國際的標(biāo)準(zhǔn)亦可歸納為工作指導(dǎo)書類文件，但我們規(guī)劃在四階文件內(nèi)。三、文件的編號方式流水號00001部門代碼文件類別代碼（1一階文件、2二階文件以此類推） 一二三階文件編號方式一二三階文件編號方式表單編號方式

11、表單編號方式表單流水號（00001） 部門代碼若因組織調(diào)整,不影響已發(fā)放的文件編碼方式,待重新?lián)Q版時再行更新.技術(shù)文件均由制訂單位按照相關(guān)編碼規(guī)則進行編號 各公司代碼（HLTG代表泓淋集團）各公司代碼（HLTG代表泓淋集團）表單性質(zhì)代碼（Q/E/ERP/CMS）（表單版本A,B,C） 目錄n文件的目的與意義n文件架構(gòu)n文件編寫方法n文件管理n文件實施與跟進一、哪種情況下需要制定文件制度一、哪種情況下需要制定文件制度如有下述狀況之一:n新設(shè)組織時n管理可以系統(tǒng)化時n反復(fù)情形次數(shù)比較多時n相同的作業(yè)方式、步驟由多數(shù)人同時(或重復(fù))執(zhí)行n缺點、不良或投訴抱怨等狀況發(fā)生頻繁n需求量大(多)n客戶或外部

12、政策要求n工作需要經(jīng)常溝通與協(xié)調(diào)時二、文件的編寫結(jié)構(gòu)二、文件的編寫結(jié)構(gòu) 一、一份文件的結(jié)構(gòu)往往視乎文件內(nèi)容的需要，一份文件一般完整 結(jié)構(gòu)有： 1目的 2范圍 3權(quán)責(zé) 4定義 5作業(yè)內(nèi)容/作業(yè)程序 6相關(guān)文件 7. 附件 現(xiàn)將文件結(jié)構(gòu)應(yīng)敘述的內(nèi)容做一詳細敘述： 1目的 應(yīng)敘述編制此文件的作用和目的，即“做這件事是為了什么”？二、文件的編寫結(jié)構(gòu)二、文件的編寫結(jié)構(gòu) 2范圍 規(guī)定此文件應(yīng)用的場合和時機，范圍的界定直接決定文件的功能 范圍，所以編寫時應(yīng)注意它的涵蓋性。例如某公司有手動和自動 的繞線機，如果文件的內(nèi)容只針對手動的繞線機，卻將文件的范 圍寫成“適用于公司所有繞線機的使用”，即是明顯的錯誤。

13、3權(quán)責(zé) 即在文件運行中相關(guān)單位及人員所擔(dān)負的權(quán)責(zé)，一般時常會就相 關(guān)人員擔(dān)負的權(quán)責(zé)做簡單敘述，但是亦有公司只敘述和此文件有 關(guān)的主導(dǎo)部門和相關(guān)部門的權(quán)責(zé)。 4定義 亦即名詞解釋，針對文件中用到的專業(yè)術(shù)語、英文縮寫做明確說 明，會令文件內(nèi)容更清楚明白。三、文件的編寫結(jié)構(gòu)三、文件的編寫結(jié)構(gòu) 5程序/作業(yè)內(nèi)容 即工作執(zhí)行的方法、過程和要求，一般將作業(yè)內(nèi)容的編寫分為兩 個部份。 （1）流程圖：以流程圖的形式描述工作進行和程序，會更容易了解文件內(nèi)容，但是并非每份文件都需流程圖，完全視乎文件類型。 （2）文件內(nèi)容：在編寫文件內(nèi)容時，一定需注意5W1H（WHO，WHEN，WHERE，WHAT，WHY，HOW

14、）結(jié)合，即由誰（WHO），在何時（WHEN），在何地（WHERE），做何事（WHAT），為什么做（WHY），怎樣做（HOW），缺少任何一個W或 H，都有可能使文件的內(nèi)容不易理解。三、文件的編寫結(jié)構(gòu)三、文件的編寫結(jié)構(gòu) 6參考文件資料 用以索引文件中所提到或引用的文件資料，在索引文件時，最 好將文件的編號同時附在文件名之后，以及便查找，但是不可 將文件版本附上。 7附件 一般用以對應(yīng)文件內(nèi)容中所提及的記錄所使用的表單，公司所 有的表單都應(yīng)從此而來，最好將表單的編號附在名稱后，但是 也不可以附版本。 8以上是一份文件的完整結(jié)構(gòu)，為了整齊可統(tǒng)一文件結(jié)構(gòu)。但 是并非所有的文件都應(yīng)依循此固定的結(jié)構(gòu)，鑒于文

15、件的內(nèi)容的 需要，可適當(dāng)?shù)娜コ恍┎贿m用的項目。四、文件的格式n格式體現(xiàn)一種文化n格式是一種權(quán)威的體現(xiàn)n格式便于溝通n有格式的文件便于閱讀與思維一二階文件格式n首頁樣式n內(nèi)文樣式一二階文件的內(nèi)容必須包含以下內(nèi)容n1.0目的n2.0適用范圍n3.0職責(zé)n4.0定義n5.0工作程序n6.0相關(guān)文件n7.0附件其他文件的制作其它文件的格式不拘，但同一類別的文件格式需標(biāo)準(zhǔn)化，且可明確識別以下項目：n1)文件名稱n2)文件編號n3)文件版次n4)頁次n5)生效日期n6)制定、審核、批準(zhǔn)的簽認其他的書寫習(xí)慣n三級制審批制： 制定 審核 批準(zhǔn)n審批自下至上，自右至左文件字體習(xí)慣n標(biāo)題一般用16號（三號）字體

16、，加粗宋體n內(nèi)文一般用12號（小四）字體，標(biāo)準(zhǔn)宋體n小題目如“目的”可用14號（四號）加粗宋體序號標(biāo)識習(xí)慣n1.0n 1.1n 1.1.1n A.n a).五、文件編寫的幾點小技巧n自下至上的編寫讓一線人員編寫,主管審核n目標(biāo)指向制度必須面對目標(biāo)n先列出流程圖與職責(zé)n避免抽象如：上緊螺絲時要小心詞語模糊n列出所有控制點,盡量數(shù)據(jù)化(如微笑,露出八顆牙)n表單記錄要細化n讓新人看看,是否可會操作五、文件編寫的幾點小技巧（一）、忌簡單草率，未將所有的工作要求都納入體系。（二）、忌過于彈性化，失去可操作性。（三）、忌理想主義化，導(dǎo)致無法實施。（四）、忌部門主義化，導(dǎo)致其它部門無法配合。（五）、忌咬文

17、嚼字，理解困難。編寫文件的五忌編寫文件的五忌六、文件編寫的詳細程度n取決于人員的能力；n取決于組織規(guī)模大小，產(chǎn)品復(fù)雜程度；n過程復(fù)雜程度； 七流程圖繪制七流程圖繪制 在編制文件的過程中，適當(dāng)?shù)刂谱饕恍┝鞒虉D，會更容易理解文件內(nèi)容和加深印象，流程的制作不拘形式，最主要的是能做到清楚明了即可。 1 流程圖常用的符號七流程圖繪制七流程圖繪制 表示開始表示條件判斷、檢驗及查核表示執(zhí)行處理某一單項作業(yè) 表示作業(yè)路徑線(流程線)表示所用表格(一個或多個)或文件(人工表格或文件)表示連接點,在流程圖繪制時因空間關(guān)系或換頁時 使用“”. 內(nèi)以英文代號區(qū)別 指各類流程的結(jié)束時所使用的符號 A七流程圖繪制七流程圖

18、繪制 此范例是一個最簡單的流程圖，您可以任意發(fā)揮。 例二：生產(chǎn)流程 執(zhí)行項目 負責(zé)人 記錄 備 料 備料員 材料日用表 加溫烘干 烤箱操作員 材料溫度控制表 投 料 備料員 無 設(shè)定技術(shù)參數(shù) 技術(shù)員 成型參數(shù)記錄表 正常生產(chǎn) 技術(shù)員 產(chǎn)品生產(chǎn)日報 七流程圖繪制七流程圖繪制 例二：流程圖將執(zhí)行項目、負責(zé)人及使用的記錄分開注明，易看易懂，也是制作流程圖的常用方法之一。 總之，使用流程圖的目的就是清晰、一目了然，如果有些工作太過繁雜和繁瑣，當(dāng)制成流程圖時或許不容易看明白，所以應(yīng)注意流程圖使用的時機。目錄n文件的目的與意義n文件架構(gòu)n文件編寫方法n文件管理n文件實施與跟進一、文件的審查、批準(zhǔn)一、文件的

19、審查、批準(zhǔn) 一般規(guī)模較小的公司，文件制作完成后交回其部門主管或總經(jīng)理審核后即可頒布使用，但是對于規(guī)模較大的公司，這種做法欠妥當(dāng)，因為部門專業(yè)化的一些文件由本部門自行審批可能沒有問題，但是非部門專業(yè)化涉及諸多部門工作內(nèi)容的由制作部門核準(zhǔn)使用，掩蓋了其它部門的要求的意見，在使用中難免會對其它部門造成困撓，甚至引起磨擦，所以對于文件的審查和核準(zhǔn)，許多公司規(guī)定了不同審查和核準(zhǔn)方式，例： 一、文件的審查、批準(zhǔn)一、文件的審查、批準(zhǔn) X企業(yè)有限公司公司文件審查、核準(zhǔn)企業(yè)有限公司公司文件審查、核準(zhǔn)文件類別 審 查 核 準(zhǔn)規(guī)定/手冊 各部門主管 董事長 程序 各部門主管 總經(jīng)理 工作指導(dǎo)書 部門主管 經(jīng)理 圖紙

20、 工程部主管 一般來說結(jié)合相關(guān)部門主管審查文件最主要的作用是提出適合于其部門的意見，并加以修訂補充，以使文件的內(nèi)容更完善和具操作性。 二、文件審批文文 件件 類類 別別擬擬 制制會會 審審 機機 構(gòu)構(gòu)審審 核核批批 準(zhǔn)準(zhǔn)備注備注手冊類手冊類體系擔(dān)當(dāng)體系擔(dān)當(dāng)各部門主管各部門主管管代管代總經(jīng)理總經(jīng)理辦法類辦法類/ /程序文程序文件件部門主管部門主管各部門主管各部門主管廠務(wù)經(jīng)理廠務(wù)經(jīng)理總經(jīng)理總經(jīng)理/ /管代管代管理指引管理指引/ /標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)部門主管部門主管/ /一般人員一般人員各部門主管各部門主管部門經(jīng)理部門經(jīng)理管代管代表單記錄表單記錄依文件批準(zhǔn)層級依文件批準(zhǔn)層級公共性管理指引，由制定單位召開相關(guān)主

21、管進行說明。公共性管理指引，由制定單位召開相關(guān)主管進行說明。二、我們的文件審批n其它文件最少需部門經(jīng)理審批n需要會審的文件經(jīng)由相關(guān)部門會審后，由文件制定單位記錄于文件會審記錄表n圖紙等技術(shù)文件另外規(guī)定簽核流程 n公告（含通知、公告、通告）等需副總級別以上人員批準(zhǔn)n內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單由各部門經(jīng)理或副總簽批，但要注意其他部門的意見回復(fù)。三、文件發(fā)布n文控中心標(biāo)準(zhǔn)化后，再依權(quán)限呈簽n由制訂單位確定分發(fā)范圍和數(shù)量n原件交由文控中心歸檔，作成體系文件總覽表 n發(fā)放一定要作好發(fā)放記錄文件簽收記錄表 n文件接受時注意每頁有受控章n非受控文件也可以直接在原稿背面簽名，以示收到n文件補發(fā)：文件若因損壞或遺失或有增加使用

22、份數(shù)的必要，由使用單位填寫文件增補申請表四、文件修訂在以下的情況下要修訂相關(guān)文件：在以下的情況下要修訂相關(guān)文件：n例外事件越來越多時例外事件越來越多時n任務(wù)內(nèi)容難或執(zhí)行難時任務(wù)內(nèi)容難或執(zhí)行難時n當(dāng)產(chǎn)品的質(zhì)量水平已經(jīng)改變時當(dāng)產(chǎn)品的質(zhì)量水平已經(jīng)改變時n當(dāng)發(fā)現(xiàn)問題及改變步驟時當(dāng)發(fā)現(xiàn)問題及改變步驟時n當(dāng)部件或材料已經(jīng)改變時當(dāng)部件或材料已經(jīng)改變時n當(dāng)機器工具或儀器已經(jīng)改變時當(dāng)機器工具或儀器已經(jīng)改變時n當(dāng)工作程序已經(jīng)改變時當(dāng)工作程序已經(jīng)改變時n當(dāng)方法、工具或機器已經(jīng)改變時當(dāng)方法、工具或機器已經(jīng)改變時n當(dāng)要適應(yīng)外部因素改變（如環(huán)境的問題）時當(dāng)要適應(yīng)外部因素改變（如環(huán)境的問題）時n當(dāng)法律和規(guī)章（產(chǎn)品賠償責(zé)任法

23、律）已經(jīng)改變時當(dāng)法律和規(guī)章（產(chǎn)品賠償責(zé)任法律）已經(jīng)改變時n標(biāo)準(zhǔn)（標(biāo)準(zhǔn)（ISOISO等）已經(jīng)改變等）已經(jīng)改變n非受控文件（如公告、內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單）實施一段時間后，有效果時非受控文件（如公告、內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單）實施一段時間后，有效果時文件修訂要及時，但忌太過于頻繁版次變更n大幅度變更變更的內(nèi)容達30以上，或小變更已超過9次，改版n小幅度變更文件只做局部上修訂，只需換頁（即首頁與變更頁）。改版次n變更標(biāo)識：“文件版次”是有2位阿拉伯?dāng)?shù)字，個位數(shù)字表示“版別”（從1開始），小數(shù)點后的數(shù)字表示“小變更次數(shù)”（從0開始）n每次變要在首頁記錄，并在文件變更一覽表中登錄，收回原稿，發(fā)放新稿。n誰提出：本單位可直接修改，其他單位需提出文件申請表 經(jīng)原審批流程批準(zhǔn)后方可變更 五、文件保管n文控中心必須妥善保管好文件n文件接受單位是保管單位n找不到文件就是最大的問題保管的幾點要求n1.任何情況下都不得對文件進行標(biāo)記,涂改或作記號n2.受控文件不得復(fù)印,如確有需要,可申請增發(fā)n3.文件應(yīng)置放于明顯、易于取得、使用者明確的位置。n4.各部門也要一份文件清單n5.各部門的經(jīng)常使用的表單應(yīng)有一份電腦檔與書面檔n6沒有“受控章”標(biāo)