藍(lán)色插畫風(fēng)高效會(huì)議管理技巧PPT模板

1、企/業(yè)/會(huì)/議/管/理/培/訓(xùn)EFFICIENT MEETING MANAGEMENT SKILLS匯報(bào)人：代用名高效會(huì)議管理技巧匯報(bào)時(shí)間：XXX目錄CONTENTS01當(dāng)今會(huì)議面面觀02會(huì)議效率不高的原因及解決方案03開會(huì)前的準(zhǔn)備工作04成功會(huì)議的五種策略05會(huì)議中的溝通反饋技巧06主持人的會(huì)議管理技巧07如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況08主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任09會(huì)議記錄10會(huì)后跟進(jìn)當(dāng)今會(huì)議面面觀ALL ASPECTS OF TODAYS CONFERENCEPART/01.01.當(dāng)今會(huì)議面面觀甲乙丙想法想法想法好創(chuàng)意好點(diǎn)子會(huì)議集思廣益圖會(huì)議的意義：一個(gè)集思廣益的渠道；顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門

2、的存在；是一種群體溝通的方式01.當(dāng)今會(huì)議面面觀會(huì)議的目的01/開展有效的溝通02/傳達(dá)資訊03/監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾04/達(dá)成協(xié)議與解決問題05/資源共享06/開發(fā)創(chuàng)意07/激勵(lì)士氣08/鞏固主管地位01.當(dāng)今會(huì)議面面觀達(dá)成協(xié)議與解決問題點(diǎn)明困難所在發(fā)現(xiàn)問題并尋找解決方法衡量問題的輕重緩急想出新點(diǎn)子評(píng)議新點(diǎn)子確定行動(dòng)綱領(lǐng)按人數(shù)分類：團(tuán)隊(duì)會(huì)議/一對(duì)一會(huì)議按開會(huì)方式分類：面對(duì)面會(huì)議/電話會(huì)議/視頻會(huì)議按開會(huì)目的分類：人事安排、講解政策； 當(dāng)眾表揚(yáng)或批評(píng)別人； 臨時(shí)處理突發(fā)事件； 固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議； 集思廣益的會(huì)議。會(huì)議建議頻率注意事項(xiàng)固定的部門會(huì)議至少每月一次不能多于每周一次，否則容易形成拖沓的不良

3、習(xí)慣；將會(huì)議時(shí)間記錄在筆記本上，以防因一時(shí)疏忽造成工作上的被動(dòng)。全體會(huì)議至少每兩月一次利用全體大會(huì)通報(bào)政策，但不能頻繁，否則回給公司造成沉重的負(fù)擔(dān)。處理突發(fā)事件的會(huì)議隨時(shí)切忌太頻繁，否則會(huì)使員工感覺日日有危機(jī)，會(huì)讓公司陷入工作無序的可怕境地。一對(duì)一會(huì)議按需要可按需天天開，但是會(huì)議長度最好不要超過1小時(shí)。01.當(dāng)今會(huì)議面面觀01.當(dāng)今會(huì)議面面觀=會(huì)議的時(shí)間成本直接的會(huì)議成本效率損失成本會(huì)議成本的計(jì)算會(huì)議效率不高的原因及解決方案REASONS AND SOLUTIONS FOR LOW CONFERENCE EFFICIENCYPART/02.高效會(huì)議的預(yù)防性管理02.會(huì)議效率不高的原因及解決方案

4、參會(huì)者要有聽的技能要充分作好準(zhǔn)備工作明確開會(huì)原因及目的高效會(huì)議8大特征只有必要時(shí)才召集好好籌劃過擬訂和分發(fā)了議程表一切按部就班請(qǐng)了最有經(jīng)驗(yàn)的和有才能的人出席作出了評(píng)論和歸納記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人會(huì)議規(guī)范種類02.會(huì)議效率不高的原因及解決方案時(shí)間安排方面的規(guī)范固定的會(huì)議流程規(guī)范會(huì)議本身要遵守的規(guī)則固定的會(huì)議流程規(guī)范歡迎會(huì)議目的議程具體時(shí)間安排規(guī)章制度結(jié)束會(huì)議總結(jié)/安排下次會(huì)議跟蹤備忘錄/跟蹤計(jì)劃開始議程1分享話題和目標(biāo)交換信息產(chǎn)生生意/做決定/確認(rèn)行動(dòng)總結(jié)02.會(huì)議效率不高的原因及解決方案會(huì)議本身要遵守的規(guī)則參會(huì)者要將工作安排交給會(huì)議主席超過1小時(shí)的會(huì)議要有書面的通知所有參會(huì)者都要有準(zhǔn)備發(fā)言

5、的心態(tài)會(huì)議要能準(zhǔn)時(shí)開始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)主要責(zé)任在會(huì)上要維護(hù)別人的尊嚴(yán)要有人提出不同的意見會(huì)后要能拿到書面的記錄參會(huì)者要履行反饋職責(zé)要請(qǐng)第三方監(jiān)控會(huì)議質(zhì)量開會(huì)前的準(zhǔn)備工作PREPARATIONS BEFORE THE MEETINGPART/0303.開會(huì)前的準(zhǔn)備工作不必開會(huì)5個(gè)如果已經(jīng)按慣例每周聚會(huì)會(huì)議成本太大還有比開會(huì)更好的方法沒什么特別的事情要討論你是唯一做決策且知道該怎么做的（開會(huì)讓他人參與只能把問題弄糟）必需開會(huì)5個(gè)如果必須把信息同時(shí)傳達(dá)給很多人有些事情需要當(dāng)眾表揚(yáng)或批評(píng)要讓別人參與決策以集思廣益聽取部門匯報(bào)工作給小組委派任務(wù)準(zhǔn)備工作的作用03.開會(huì)前的準(zhǔn)備工作 選擇最

6、恰當(dāng)?shù)倪x擇方式01 使參會(huì)者能對(duì)討論有清楚的方向可循02 清楚的告知參會(huì)者應(yīng)有何種行為表現(xiàn)03 節(jié)省時(shí)間與減少?zèng)_突04 會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單03.開會(huì)前的準(zhǔn)備工作了解會(huì)議的目的是否一定要開會(huì)確定會(huì)議的形式安排會(huì)議的議程決定會(huì)議的時(shí)間確定會(huì)議的主持人決定會(huì)議的地點(diǎn)研究會(huì)場如何布置確定出席人數(shù)安排出席者座位是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽是否安排交通工具是否安排與會(huì)者住宿是否發(fā)出了會(huì)議通知確定視聽教材確定輔助教材準(zhǔn)備會(huì)場周邊位置圖是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料確定自己人的相關(guān)資料是否安排會(huì)后娛樂項(xiàng)目并 做好事先通知主持人的4個(gè)準(zhǔn)備03.開會(huì)前的準(zhǔn)備工作設(shè)定溝通目標(biāo)制訂行動(dòng)計(jì)劃預(yù)備可能的爭執(zhí)進(jìn)行SWOT分析SWOT分析Str

7、ength優(yōu)勢(shì)Weakness劣勢(shì)Opportunity機(jī)會(huì)Threat威脅 自身環(huán)境成功會(huì)議的五種策略FIVE STRATEGIES FOR SUCCESSFUL MEETINGSPART/04如何做開場白04.成功會(huì)議的五種策略定義:35分鐘的談話;系統(tǒng)、簡潔及有明確宗旨。內(nèi)容:開會(huì)目的;時(shí)間安排;議事方式;紀(jì)律規(guī)則程序:概觀會(huì)議進(jìn)行程序；提供與會(huì)議有關(guān)的資訊；規(guī)范議程；指定會(huì)議記錄者；征求對(duì)議程設(shè)計(jì)的意見如何分配發(fā)言時(shí)間主持人發(fā)言時(shí)間20%,保證每個(gè)人發(fā)言機(jī)會(huì)均等,盡量開成一種互動(dòng)的會(huì)議氛圍。主持人發(fā)言最多的原因?qū)?huì)議的議題特別熟/地位最高而且聲音較大/負(fù)擔(dān)較多的行政責(zé)任04.成功會(huì)議的

8、五種策略如何掌握議事進(jìn)度：1.語言方式 2.非語言方式1.困難：用足夠多的時(shí)間檢視困難所在使參會(huì)者達(dá)成共識(shí)2.討論：列舉或圖示各提案并開始討論3.比較提案：客觀地比較各提案優(yōu)劣避免意氣之爭比較提案4.估計(jì)：估計(jì)各提案獲益律估計(jì)有無采集更多參考資料的需要5.征求：征求反對(duì)意見6.檢視：以中立角度檢視正反意見7.尋求認(rèn)同：尋求與會(huì)者對(duì)各題案之認(rèn)同8.妥協(xié)：對(duì)提案做適當(dāng)?shù)男菡c妥協(xié)9.確認(rèn)：確認(rèn)議事結(jié)果10.執(zhí)行：組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位如何達(dá)成決議決策方式：彼德德魯克決議法04.成功會(huì)議的五種策略4種群體決策權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識(shí)決策無異議決策4種團(tuán)隊(duì)決策法頭腦風(fēng)暴法德爾菲法思路轉(zhuǎn)換法易

9、地思考法會(huì)議中的溝通反饋技巧COMMUNICATION AND FEEDBACK SKILLS IN MEETINGSPART/05溝通的漏斗別人行動(dòng)的 20%別人聽懂的40%別人聽到的60%你嘴上說的 80%你心里想的 100%05.會(huì)議中的溝通反饋技巧溝通金三角自己對(duì)方設(shè)身處地溝通的定義：溝通為了設(shè)定的目標(biāo)把信息、思想、情感在個(gè)體或者群體之間傳遞并且達(dá)成協(xié)議的過程。05.會(huì)議中的溝通反饋技巧環(huán) 境話題5%20%工作層面 80%95%關(guān)系層面溝通的冰山模式：05.會(huì)議中的溝通反饋技巧有效溝通原則有明確的溝通目標(biāo)；有明確的時(shí)間約束；重視每個(gè)細(xì)節(jié)；積極傾聽；努力達(dá)成目標(biāo)溝通困難因素缺乏自信，主要

10、因?yàn)橹R(shí)和信息掌握不夠重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)不足或條理不清不能積極聆聽，有偏見，先入為主，判斷錯(cuò)誤按自己的思路思考，忽略他人的需求失去耐心，造成爭執(zhí)準(zhǔn)備不充分，沒有慎重思考就發(fā)表意見時(shí)間不充分情緒不好語言不通大腦過濾記憶力差05.會(huì)議中的溝通反饋技巧如何建立信任找共同點(diǎn)適當(dāng)展示能力和水平適當(dāng)暴露脆弱的地方不必說出所有的真相會(huì)議中的反饋技巧反饋的兩種類型：正面指導(dǎo)反饋建設(shè)性反饋批評(píng)三部曲首先表揚(yáng)特定的成就指出做的不好的地方以肯定和支持結(jié)束主持人的會(huì)議管理技巧MEETING MANAGEMENT SKILLS OF THE HOSTPART/06 聽聽別人的故事 聽聽別人完整的故事 先聽聽別人完整的故事傾聽的定

11、義傾聽是暫時(shí)忘掉自我的思想、期待、成見和愿望。全神貫注的理解談話者的內(nèi)容，與他一起去體驗(yàn)，感受整個(gè)過程。這是一種管理技巧，可以通過學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。06.主持人的會(huì)議管理技巧傾聽的技巧點(diǎn)頭且微笑眼神的接觸發(fā)出傾聽的聲音身體向前傾重復(fù)和總結(jié)必要時(shí)做記錄06.主持人的會(huì)議管理技巧傾聽的誤區(qū)別人說話時(shí)你在想你自己的事邊聽邊與自己的不同觀點(diǎn)比較經(jīng)常打斷別人的談話為演講者結(jié)束他的演講忽略過程只要結(jié)果僅聽自己想聽或愿聽的東西精力不集中，易被其他東西干擾說話技巧展示探詢?cè)u(píng)論建立總結(jié)排除引進(jìn)測試?yán)斫馇闆r就程序提出建議如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況HOW TO DEAL WITH UNEXPECTED SITUAT

12、IONS IN THE MEETINGPART/07.相遇講故事（和討論的主題無關(guān)）講了很長才進(jìn)入主題講的太模糊，沒有具體事例拒絕傾聽別人的主要觀點(diǎn)解決辦法可用話語或非語言的暗示事先提醒關(guān)于會(huì)議的程序和時(shí)間限制用總結(jié)的方式結(jié)束cicada 蟬07.如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況相遇有攻擊別人的傾向總是給予消極的、否定的意見解決辦法非語言性打斷重申會(huì)議規(guī)范反問法shark 鯊魚07.如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況相遇過于敏感防衛(wèi)性很強(qiáng)，心中有面墻不能站在別人的立場看問題解決辦法點(diǎn)名發(fā)言重復(fù)問題突出他的貢獻(xiàn)donkey 驢07.如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況相遇質(zhì)疑正在使用的程序總是提議不同的程序或建議解決辦法肯定

13、他的貢獻(xiàn)重申可以試用現(xiàn)在的程序rabbit tracking 兔子般追蹤 07.如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況相遇開會(huì)的同時(shí)一并做別的工作私自進(jìn)入小團(tuán)體討論時(shí)常接電話瞌睡其他：以筆敲桌，背對(duì)發(fā)言者，故意看別處等解決辦法強(qiáng)調(diào)時(shí)間壓力重申會(huì)議規(guī)范帶入別人短暫沉默crab 螃蟹（跑題者）07.如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任HOW TO DEAL WITH UNEXPECTED SITUATIONS IN THE MEETINGPART/08.主持人的守則與責(zé)任營造和諧氣氛按照議程進(jìn)行正確討論總結(jié)內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋使人困惑的發(fā)言幫助參會(huì)者理清不假思索的想法尊重別人，避免會(huì)中意見一邊倒的情

14、況減少與議題無關(guān)的爭辯和討論保證中立態(tài)度08.主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任聽完陳述后，就沒詞了向雙方之一表示贊同阻止對(duì)方宣泄，建議雙方冷靜下來后再談?wù)J為雙方都有錯(cuò)誤，指出兩者各自存在的問題建議舉行一個(gè)你可能不是主持人的求借方法會(huì)議引導(dǎo)雙方攻擊你縮小問題的嚴(yán)重性換話題當(dāng)雙方爭執(zhí)時(shí)，表達(dá)不愉快的情緒08.主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任主持人作為矛盾調(diào)停者的失敗表現(xiàn)會(huì)前充分準(zhǔn)備會(huì)中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見以解決問題為己任開放的心態(tài)，摒除部門之見盡可能多的獲取信息耐心聆聽，尊重他人的意見勇于發(fā)言，言之有物不隱善揚(yáng)惡，不人身攻擊避免不當(dāng)?shù)闹w語言會(huì)后總結(jié)08.主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任參會(huì)者的守則和責(zé)任

15、決斷：滿足自己的要求回避遷就（適應(yīng)）不合作合作妥協(xié)競爭（暴力）協(xié)作決斷不決斷08.主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任如何處理會(huì)議中的沖突會(huì)議記錄MINUTES OF THE MEETINGPART/09.09.會(huì)議記錄會(huì)議記錄者功能僅次于主持人記錄及維持議程所設(shè)計(jì)的順序協(xié)助主持人總結(jié)與歸納才能反應(yīng)快寫字快知識(shí)面廣記憶力特別強(qiáng)5.組織能力強(qiáng)6.傾聽能力強(qiáng)7.總結(jié)能力強(qiáng)會(huì)議記錄的10大建議重要的會(huì)議應(yīng)該進(jìn)行錄音定期召開的會(huì)議不用錄音多數(shù)會(huì)議指定記錄者記錄者的筆記流暢不失真會(huì)議記錄者的責(zé)任更全面會(huì)議記錄內(nèi)容全面而準(zhǔn)確會(huì)議結(jié)束后整理會(huì)議內(nèi)容會(huì)議記錄應(yīng)有組織的整理與主席共同修正錯(cuò)誤部分將會(huì)議記錄發(fā)送給與會(huì)者社會(huì)

16、性懈怠0102團(tuán)體思維03團(tuán)體極化09.會(huì)議記錄團(tuán)隊(duì)會(huì)議的誤區(qū)會(huì)后跟進(jìn)FOLLOW UP AFTER THE MEETINGPART/10.10.會(huì)后跟進(jìn)參會(huì)者會(huì)后跟進(jìn)的內(nèi)容拿到會(huì)議記錄以后要細(xì)讀分析不同參會(huì)者的眾生相考慮自己任務(wù)的完成方法會(huì)議是一項(xiàng)新任務(wù)的開始主持人的會(huì)后跟進(jìn)請(qǐng)大家填寫會(huì)議評(píng)估表針對(duì)意見做出改進(jìn)措施詢問和聯(lián)絡(luò)缺席的同事制定跟進(jìn)計(jì)劃負(fù)責(zé)跟進(jìn)如有需要找高層協(xié)助如計(jì)劃進(jìn)行順利，取消下次會(huì)議會(huì)議之后，檢討得失10.會(huì)后跟進(jìn)主持人會(huì)后自我評(píng)定問卷在開會(huì)中有沒有人誤解過我的意思？我有沒有在別人談話時(shí)跳到其他話題？有沒有在會(huì)前讓員工了解會(huì)議的內(nèi)容？面對(duì)別人說話的時(shí)候是不是很緊張？是否遇到只有主持人說話而沒人參與？談話結(jié)束后是否確認(rèn)別人明白了你的意思？在分派工作時(shí)大家是否都看著我而不提問總會(huì)把事情的前因后果呈現(xiàn)給別人嗎？是否提前考慮把復(fù)雜的問題用平易近人的方法表達(dá)出來？是否會(huì)在會(huì)議結(jié)束時(shí)問大家還有什么問題嗎？處理說話緊張最好的方式是排練!10.會(huì)后跟進(jìn)提高下次會(huì)議質(zhì)量只有必要時(shí)才開會(huì)會(huì)前要做