辦公室職能資料

1、最新最全辦 公 室辦公室是一個組織 直接為領(lǐng)導(dǎo)和中心工作服務(wù)、承上啟下、協(xié)調(diào)左右的綜合辦事機(jī)構(gòu)。辦公室參與政務(wù)、協(xié)調(diào)事務(wù)、做好服務(wù)，是單位運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐，是對內(nèi)、對外的窗口。在不同類型的組織中， 在都設(shè)有辦公室這一機(jī)構(gòu)。 性質(zhì)不同、規(guī)模不等的組織，辦公室的工作內(nèi)容略有不同，下設(shè)機(jī)構(gòu)也有一些差異。但一般來說，辦公室大都具有辦文、辦會、辦事、溝通協(xié)調(diào)等幾個方面職能。辦公室是從屬于組織決策層并為其提供必要的輔助服務(wù)的部門，它圍繞單位的中心工作，向領(lǐng)導(dǎo)提出決策建議并督促決策的落實，是決策層的延伸。一、辦公室工作的主要內(nèi)容隨著組織所處的時期和擔(dān)負(fù)中心任務(wù)的不同，辦公室的工作內(nèi)容也有變化，但其常規(guī)工作可以概括

2、為以下幾個方面。1、辦文工作辦文工作主要是圍繞文書、 文件、 文字材料開展的工作。具體分三項事務(wù)：（ 1 ）文字工作，主要指文書、信函、稿件等的撰寫，包括領(lǐng)導(dǎo)需要的各種文字材料的準(zhǔn)備和起草。（ 2 ）文書處理和檔案工作，主要指文件辦理方面的工作，如文書的打印、制作、收發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞，機(jī)要文件的傳遞、立卷、歸檔、保存等工作。（ 3 ）電子文件的撰寫、傳輸、管理、歸檔等方面的工作，如電子郵件的發(fā)送、電子文件數(shù)據(jù)庫的建立、管理與檢索等。2、辦會工作辦會工作指對各類會議的籌備、組織、服務(wù)、管理等工作，包括會前的籌劃和準(zhǔn)備、會中的組織和服務(wù)、會后的善后和落實。3、辦事工作辦事工作大體分為信息工作、技術(shù)工

3、作、日常行政事務(wù)工作、臨時交辦工作四大項。（ 1 ）信息工作，廣義上說，黨政機(jī)關(guān)的政策研究、公司企業(yè)的市場預(yù)測分析和調(diào)查、領(lǐng)導(dǎo)決策前的調(diào)查研究與情況綜合、情報動態(tài)的每日分析整理、組織內(nèi)簡報的編發(fā)等，都是信息工作， 收集資料摘要、 編寫大事記、 組織史志編寫、編制各種范圍的聯(lián)絡(luò)手冊、 收集保管名片等， 也是信息工作。（ 2 ）技術(shù)工作，主要指機(jī)要工作、現(xiàn)代辦公設(shè)備設(shè)施的使用維護(hù)工作。 機(jī)要工作指組織內(nèi)機(jī)密文件的保管、 傳遞、以及單位內(nèi)保密事務(wù)、保衛(wèi)工作的安排、檢查、落實。計算機(jī)安全工作主要指計算機(jī)信息安全工作，如防黑客襲擊、防計算機(jī)病毒、信息安全教育等現(xiàn)代辦公設(shè)備設(shè)施的使用和維護(hù)主要指多媒體會議

4、設(shè)備、數(shù)碼攝錄像設(shè)備、現(xiàn)代辦公環(huán)境的主控室設(shè)備的操作和日常維護(hù)等。（ 3 ）日常和行政事務(wù)工作，主要指值班、接待、印章管理、環(huán)境管理、車輛管理、財務(wù)管理、后勤管理、對外聯(lián)絡(luò)、安排領(lǐng)導(dǎo)活動等。安排領(lǐng)導(dǎo)活動是一項復(fù)雜、細(xì)致而又很具體的工作，指為領(lǐng)導(dǎo)的個體和群體安排的各種活動，包括各種會議、外出參觀考察、調(diào)查研究、檢查指導(dǎo)工作、外事工作等。辦公室在安排領(lǐng)導(dǎo)活動時，要在滿足工作需要的前提下盡量從簡，減少領(lǐng)導(dǎo)不必要的社會性應(yīng)酬活動，保證領(lǐng)導(dǎo)有足夠的時間，集中精力抓好大事，搞好調(diào)查研究。督查是辦公室一項重要工作，督查是指辦公室圍繞單位的中心工作、重要決策和領(lǐng)導(dǎo)的重要批示，對負(fù)責(zé)承辦的部門和責(zé)任人員進(jìn)行督促

5、和檢查，協(xié)助做好必要的溝通工作，以保證承辦事項按時落實。在黨政機(jī)關(guān)還專門設(shè)立信訪辦公室，負(fù)責(zé)辦理群眾來信， 接待群眾來訪及相關(guān)事項， 同時也負(fù)責(zé)對報刊上的批評、建議的處理工作。其他組織一般不設(shè)立信訪室，類似工作由值班秘書接待辦理。在不設(shè)公關(guān)部的公司企業(yè)，辦公室還承擔(dān)公關(guān)事務(wù)。（ 4 ）臨時交辦工作，在日常工作中，領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常有事臨時事項交由辦公室去具體承辦落實。辦公室工作綜合性很強(qiáng)， 既涉及政治方面， 也涉及經(jīng)濟(jì)、 文化方面， 還可能涉及法律、 法規(guī)等， 需進(jìn)行各方面的協(xié)調(diào)。在具體業(yè)務(wù)中，如承辦文電，不論是上報還是下發(fā)，往往涉及幾個部門會簽或辦理，需要辦公室一一溝通、協(xié)商并組織落實。由此可以看出，

6、辦公室工作人員必須有寬泛的知識背景、較強(qiáng)的辦事能力、較高的工作效率和良好的工作作風(fēng)。二、辦公室工作的特點辦公室所擔(dān)負(fù)工作的性質(zhì)決定了它具有輔助性、事務(wù)性、綜合性、中樞性、機(jī)要性等特點。1、輔助性辦公室是為領(lǐng)導(dǎo)及整個組織提供輔助支持、服務(wù)的部門，輔助首先必須服從于領(lǐng)導(dǎo)，在工作中體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意志，不可超越自己的管理權(quán)限，違背組織方針自行其是。辦公室工作的輔助性主要體現(xiàn)在兩方面：第一，全力支持組織的各項工作。這是指辦公室輔助領(lǐng)導(dǎo)對組織的各項工作進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)和督促檢查，必要時要調(diào)動所掌握的信息人力及物力，協(xié)助有關(guān)人員及部門完成工作。第二，就是以協(xié)助者的角色完成各項工作。辦公室是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)層工作的機(jī)構(gòu)，除

7、領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)外，一般它對各職能機(jī)構(gòu)和各項工作的管理沒有直接的指揮和監(jiān)督權(quán)力，只承擔(dān)協(xié)調(diào)和服務(wù)等輔助性管理工作，以協(xié)助者的角色推進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)決策的落實，不能擅作決定，自作主張。2、事務(wù)性辦公室工作的事務(wù)性表現(xiàn)在辦公室工作的方方面面。值班、接待、公文運(yùn)轉(zhuǎn)、后勤服務(wù)等，很多都是非常具體、瑣碎的事務(wù)。 有人認(rèn)為辦公室整天為別人忙， 工作價值不高，但事實并非如此。首先，這些工作是維系組織正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要組成部分，需要有專門的部門或人員去完成，而組織分工恰恰是將這樣的職能和使命賦予了辦公室。其次，這些工作平常似乎不引人注意，但卻是基礎(chǔ)性的工作，其價值會通過領(lǐng)導(dǎo)及其他管理人員的工作折射出來。3、綜合性辦公室工作以單位中

8、心工作和主要領(lǐng)導(dǎo)為服務(wù)重點，為領(lǐng)導(dǎo)的工作提供全方位的支持，因此，領(lǐng)導(dǎo)的工作目標(biāo)就是辦公室的工作目標(biāo)，領(lǐng)導(dǎo)的工作重點就是辦公室的工作重點。領(lǐng)導(dǎo)的工作是綜合性、全局性的工作，所以辦公室的工作必然是綜合性、 全局性的工作。 辦公室具有綜合協(xié)調(diào)職能。涉及單位全局的工作，往往由辦公室牽頭，協(xié)調(diào)組織內(nèi)各部門完成任務(wù)。辦公室的業(yè)務(wù)可能涉及組織內(nèi)各個部門、各位工作人員，起組織、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查等作用。4、中樞性辦公室不同于其他職能部門，它附屬于管理層，作為領(lǐng)導(dǎo)的助手， 是領(lǐng)導(dǎo)的延伸，為整個組織活動輸送信息，溝通協(xié)調(diào)，組織聯(lián)絡(luò)，處理組織活動所產(chǎn)生的內(nèi)部事務(wù)；如果沒有這些工作，組織將無法正常運(yùn)轉(zhuǎn)。它是聯(lián)系上下、

9、溝通左右的橋梁，是組織同外界各方面聯(lián)絡(luò)的窗口，因此它是組織中名副其實的中樞機(jī)構(gòu)。5、機(jī)要性辦公室在工作過程中，由于離領(lǐng)導(dǎo)層較近，得知的組織消息更多更早，如有關(guān)政策的修改和人員的任免等，這些信息具有一定的機(jī)要性，并且不適宜在更大的范圍內(nèi)和更早的時間為一般人員所知曉，這就需要辦公室人員在履行職能的過程中具有一定的保密意識。三、辦公室的作用辦公室的作用是指辦公室通過其職能發(fā)揮在組織運(yùn)轉(zhuǎn)中所起的作用，包括以下四個方面。1、參謀與助手作用辦公室的參謀與助手作用主要表現(xiàn)在輔助領(lǐng)導(dǎo)決策上。辦公室必須準(zhǔn)確理解上級精神，了解和掌握本單位的實際情況，對各方面信息進(jìn)行處理，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實可靠的依據(jù)。辦公室的參謀

10、與助手職能還表現(xiàn)在決策的貫徹執(zhí)行上。決策已定，辦公室必須加強(qiáng)督促和檢查，注意搜集各種反饋信息，供領(lǐng)導(dǎo)檢驗決策、調(diào)整、修正決策。2、樞紐與心臟作用如果把一個組織比作鐵路部門，那么辦公室就好比列車的編組站；如果把組織比作一個人，那么辦公室就是連接大小動、靜脈血管的心臟。一個組織就是一個系統(tǒng)，它既存在和服從予更大的系統(tǒng)，又有自己相對獨(dú)立又相互聯(lián)系的子系統(tǒng)，這樣就構(gòu)成了一個整體。而具體體現(xiàn)這個整體中領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的，實現(xiàn)系統(tǒng)中諸因素相互聯(lián)系的，就是辦公室。 它承上啟下、 溝通左右、 聯(lián)絡(luò)八方， 對于一個組織來說，須臾不可少。3、協(xié)調(diào)與溝通作用一個組織內(nèi)步調(diào)一致、協(xié)同前進(jìn)，才能勝利完成工作任務(wù)。要做到

11、這一點，必須不斷加強(qiáng)組織內(nèi)、外部聯(lián)系，互通信息，相互理解，求得支持，統(tǒng)一步伐。辦公室要協(xié)調(diào)單位和主級領(lǐng)導(dǎo)部門以及沒有隸屬關(guān)系部門的關(guān)系，協(xié)調(diào)辦公室與其他部門的關(guān)系，協(xié)調(diào)本單位與下級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的關(guān)系，協(xié)調(diào)辦公室內(nèi)部的關(guān)系。它還要協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，領(lǐng)導(dǎo)與群眾的關(guān)系， 組織內(nèi)部其他部門之間的關(guān)系。 通過協(xié)調(diào)，理順關(guān)節(jié)， 溝通上下左右， 消除隔閡， 統(tǒng)一認(rèn)識， 求得和諧。4、形象與管家作用辦公室是組織對外形象展示的窗口，組織的精神風(fēng)貌、政策水平、工作作風(fēng)、辦事效率都可以通過這個窗口反映出來。辦公室還是個管家，它肩負(fù)多種任務(wù)，吃、喝、用、住、行、資產(chǎn)管理等無所不包；一些突擊性、臨時性的工作均由辦公室這

12、個管家受理，其他專業(yè)部門職責(zé)范圍之外的事項往往也通過辦公室來協(xié)調(diào)、落實。辦公室的窗口和管家職能還有更深一層的含義，那就是辦公室的把關(guān)作用：辦公室要把好文字關(guān)，提高公文質(zhì)量，削低“文山” ；辦公室要把好財物關(guān)，厲行節(jié)約，反對浪費(fèi)，用較少的投入換來較多的產(chǎn)出；辦公室要把好會議關(guān)，加強(qiáng)會議的審查，不該開的會堅決不開 ，能合并的會合并開，能開電話會的就不見面開，以提高工作效率；辦公室還把好信息關(guān)，要對各方面信息進(jìn)行精選、提煉、加工，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供全面、真實、高質(zhì)量的信息。四、辦公室人員的職業(yè)素質(zhì)“參與政務(wù)、協(xié)調(diào)事務(wù)、做好服務(wù)”的角色定位，決定了辦公室工作的重要性，也決定了辦公室工作人員必須具備的職業(yè)道

13、德素養(yǎng)。我國早在封建社會就已經(jīng)出現(xiàn)了輔佐各級官員辦公的幕友、師爺?shù)乃麄兛梢员豢醋魇敲貢那吧?，其素質(zhì)備受人們重視。曾有人將對幕友、師爺?shù)乃刭|(zhì)要求歸納為“十不” ：一筆好字不錯；二等才情不露；三斤酒量不吐；四季衣服不當(dāng)；五子圍棋不悔；六出昆劇不推；七字歪詩不遲；人張馬吊不查；九品頭銜不選；十分和氣不俗。從這里不難看出做個稱職的幕友、師爺，既要有寫一筆好字、才思敏捷、記憶力強(qiáng)這樣的技能，也要兼具琴棋書畫多方面的藝術(shù)修養(yǎng)，還要做謙謙君子，有不慕功名、甘居人后的人品。其中不少內(nèi)容在今天依然適用。今天對辦公室人員的職業(yè)素質(zhì)要求主要體現(xiàn)在職業(yè)道德、職業(yè)意識、職業(yè)能為三方面。1、辦公室人員的職業(yè)道德所謂職業(yè)

14、道德，是指擔(dān)負(fù)不同社會責(zé)任和服務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)遵循的道德準(zhǔn)則。它通過人們的信念、習(xí)慣和社會輿論而起作用，成為人們評判是非、辨別好壞的標(biāo)準(zhǔn)和尺度，從而促使人們不斷增強(qiáng)職業(yè)道德觀念，不斷提高服務(wù)水平。辦公室工作人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，主要有以下八個方面：1）良好的品格品格是指人對現(xiàn)實的穩(wěn)固態(tài)度及其習(xí)慣化的行為方式，主要表現(xiàn)為：對現(xiàn)實的態(tài)度，是一個人的基本道德品質(zhì)，是個人品 格中的核心內(nèi)容。 如愛集體、 愛勞動； 敬業(yè)愛崗、 或者自私、 孤僻、好逸惡勞、妄自尊大等。情緒特征，主要指情感方面的強(qiáng)弱、持續(xù)時間的長短 等。意志特征，如行為目標(biāo)是否明確堅定，行為的自控水 平，遇事鎮(zhèn)定果斷與否等。理智特征，是在想象事

15、物的過程中表現(xiàn)為理想主義還 是現(xiàn)實主義、在感知事物的過程中是主動觀察還是被動感 知。 一個人的品格對工作和生活影響很大。辦公室人員應(yīng)當(dāng)具備良好的品格嚴(yán)格要求自己，克服不良習(xí)慣，主動適應(yīng) 工作環(huán)境來開展工作。2）忠于職守忠于職守是指辦公室工作人員忠于辦公室這個特定的崗位、職責(zé)。大而言之是忠于黨、國家和人民利益；小而言之，是指忠于本單位的利益，這兩者從根本上說是統(tǒng)一的。辦公室工作人員忠于職守表現(xiàn)在能及時發(fā)現(xiàn)工作中的問題，敢于諍諫， 表現(xiàn)在對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)， 及時請示、 匯報手檢查、總結(jié)，嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的指示，反映信息及時、準(zhǔn)確。忠于職守還意味著恪守本分，甘當(dāng)助手、配角，甘當(dāng)無名英雄，不越權(quán)或濫用職權(quán)。

16、3）公道正派辦公室工作人員只有公道正派才能做到胸襟寬闊，在工作中充滿朝氣和活力。辦公室工作人員經(jīng)常接觸領(lǐng)導(dǎo)， 與領(lǐng)導(dǎo)熟悉、 關(guān)系密切。這種情況下尤其要注意自重自強(qiáng)，不能將為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)理解為主仆關(guān)系而獻(xiàn)媚領(lǐng)導(dǎo)、阿訣奉承、溜須拍馬。對待來賓，不管是上級領(lǐng)導(dǎo)，還是基層群眾，不論其資歷高低職務(wù)大小，都要一視同仁、平等相待。切忌因人而異，親疏有別。更不能看來頭辦事情，隨風(fēng)轉(zhuǎn)。4）嚴(yán)守機(jī)密辦公室工作人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊的機(jī)會多，接觸的內(nèi)部文件多，參加重要會議多，接觸機(jī)密多 ,重慶特色禮品。要嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)保密規(guī)定，嚴(yán)守黨和國家的機(jī)密，不在任何場合向任何人炫耀和泄露，以免給黨和國家造成損失。要做到不該說的機(jī)密絕對

17、不說； 不該知道的機(jī)密不要打聽； 私人通信、電話不得涉及黨和國家的機(jī)密；不得在不利于保密的場合談?wù)摍C(jī)密；私人筆記本不能記黨和國家機(jī)密；接人互聯(lián)網(wǎng)的電腦不能存儲機(jī)密；未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得隨身攜帶機(jī)密文件。5）講求效率辦公室工作人員一定要注重工作效率，在日常工作中，當(dāng)場可以辦理的事，就不要說“研究研究”；當(dāng)日可以處理完的，就不要推到明天；急事要馬上落實。 “雷厲風(fēng)行”應(yīng)該是辦公室工作人員的工作原則和應(yīng)有作風(fēng)。6）恪守信用辦公室工作嚴(yán)謹(jǐn)繽密、責(zé)任重大。辦公室工作人員在工作交往中應(yīng)恪守信用。 包括約定會晤、 安排會議、 組織聯(lián)絡(luò)、收發(fā)函件、傳遞文件都要準(zhǔn)時；接受任務(wù)如不能按期完成，必須及時匯報，不能拖延

18、或擅自改變。恪守信用還包括決不輕易允諾別人所托而自己又力所不能及的事情，一旦允諾就應(yīng)該盡一切力量去辦到。（7） 善于合作辦公室工作人員工作頭緒多、 涉及面廣， 往往環(huán)環(huán)相扣，非單槍匹馬所注完成。辦公室工作人員要善于同他人密切配合，步調(diào)一致，才能順利完成任務(wù)。善于合作既要求對同事尊重和理解，也要求公允地與同事分享勝利的成果，分擔(dān)失敗的責(zé)任。8）文明禮貌辦公室工作人員待人接物一定要文明禮貌，舉止大方、談吐文雅、常帶微笑。具體可概括為職業(yè)道德十規(guī)則，即禮貌而不居高臨下 ,重慶工藝禮品公司； 誠實而不弄虛作假； 參謀而不越權(quán)行事；謙虛而不傲上凌下；謹(jǐn)慎而不唯唯諾諾；公正而不見風(fēng)使舵； 敬業(yè)而不妄自尊大

19、； 敬重而不阿訣奉承；慎言而不談?wù)撌欠?；本分而不炫耀示人?、辦公室人員的職業(yè)意識職業(yè)意識是指在職業(yè)選擇與定向過程中，對未來或已經(jīng)從事的職業(yè)的認(rèn)識、評價及自己相應(yīng)的情感態(tài)度等心理成分的綜合，它是職業(yè)道德、職業(yè)操守和職業(yè)行為等職業(yè)要素的總和。作為在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作的辦公室人員，應(yīng)具備的職業(yè)意識主要是幕后意識、信息意識、多能意識、時間意識、合作意識和保密意識。1）幕后意識幕后意識是指辦公室人員應(yīng)認(rèn)識到辦公室工作的輔助性、服務(wù)性，其工作成績一般不會獨(dú)立完整地顯示出來，而是附著于單位整體工作成績或領(lǐng)導(dǎo)的有效決策及以后的貫徹之中。在鮮花和榮譽(yù)面前 ，要擺正自己的位置，甘當(dāng)幕后英雄，不奪領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)采，維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)形象

20、。2）保密意識辦公室人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，了解本單位人事、財務(wù)或政策等方面的信息要比其他人多一些、早一些，如果辦公室人員保密意識不強(qiáng) ，在一些敏感信息還沒有公布于眾之前提前泄露出去， 會使領(lǐng)導(dǎo)處于被動地位， 不利于工作的開展。辦公室人員要嚴(yán)格遵守有關(guān)保密規(guī)定，做好文件保密、會議保密、通信保密、辦公自動化設(shè)備保密。3）時間意識辦公室工作瑣碎繁雜，辦公室人員不僅要做好辦公室日常事務(wù)性王作，還要接待來訪賓客，為領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時性工作奔波。辦公室人員要有很強(qiáng)的時間觀念，對工作有統(tǒng)籌計劃和安排，今日事今日畢，不能養(yǎng)成拖拉的習(xí)慣，提高工作效率。4）合作意識辦公室是一個組織或部門的樞紐和心臟 ,重慶會議筆記本，

21、它擔(dān)負(fù)著上傳下達(dá)、內(nèi)外聯(lián)系、溝通協(xié)調(diào)的任務(wù)，和方方面面發(fā)生著這樣那樣工作上的聯(lián)系。辦公室人員必須具備良好的協(xié)作必態(tài)和合作精神，能幫助別人的事就不推諉，需要別人幫助或配合時應(yīng)誠懇禮貌，只有這樣，才能贏得別人的尊重、體諒與配合。5）信息意識隨著互聯(lián)網(wǎng)的日益發(fā)展和滲透，辦公室人員收集、篩選和利用信息的能力從一個側(cè)面來說，可以反映他們工作效率的高低，證明他們工作能力的強(qiáng)弱。要履行好“參政議政、輔助決策”的職能，就要熟悉各種信息獲取方法，了解和掌握工作各方面的相關(guān)信息。6）多能意識現(xiàn)代社會對辦公室工作人員的要求是多方面和全方位的：不僅要具備基本的辦文、辦會和辦事能力，還要能夠充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的參謀或“外腦” ，

22、輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，并有較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力和組織策劃能力等。3、公室人員的職業(yè)能力辦公室人員應(yīng)具備的職業(yè)能力主要可從知識結(jié)構(gòu)、辦公能力兩個方面來概括。1）知識結(jié)構(gòu)辦公室工作綜合性強(qiáng)，接觸面廣，辦公室工作人員必須具有廣搏的知識與合理的知識結(jié)構(gòu)，才能視野開闊，工作游刃有余?；A(chǔ)知識。主要包括科學(xué)文化知識、基本政治理論、政策法規(guī)基礎(chǔ)、計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)知識四大部分。有了科學(xué)文化基礎(chǔ)知識，才能談得上學(xué)習(xí)和掌握其他的知識；只有掌握了正確的世界觀和方法論，才能在工作中表現(xiàn)出堅定正確的政治方向和較高的理論水平；了解黨的現(xiàn)行路線、方針運(yùn)政策，國家憲法和法律，各種行政法規(guī)和部門的規(guī)章制度，才能準(zhǔn)確理解、執(zhí)行上級意圖，依

23、法辦事；熟悉、熟練運(yùn)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識，才能夠適應(yīng)現(xiàn)代辦公自動化的要求，提高工作效率。專業(yè)知識。專業(yè)知識是辦公室人員知識結(jié)構(gòu)的核心內(nèi)容，主要有工作背景知識、辦公室工作專業(yè)知識和相關(guān)知識三部分。工作背景知識。辦公室工作人員在哪一行業(yè)工作，就應(yīng)學(xué)會哪一行業(yè)的專業(yè)知識。如在政府機(jī)關(guān)工作的就必須有行政管理知識；在醫(yī)藥部門工作的要有醫(yī)藥衛(wèi)生知識；在農(nóng)業(yè)部門工作的， 就要有農(nóng)業(yè)科學(xué)知識； 在學(xué)校和文化團(tuán)體工作，則要具有教育學(xué)、文化學(xué)等方面的知識等。辦公室工作專業(yè)知識。 包括秘書學(xué)、 文書學(xué)、 應(yīng)用寫作、檔案管理、辦公設(shè)備使用與維護(hù)、行政管理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、信息學(xué)、信訪學(xué)、調(diào)研學(xué)、速記學(xué)等。相關(guān)知識。相關(guān)知識是指

24、與專業(yè)知識密切相關(guān)而又有區(qū)別的知識 ，學(xué)習(xí)這些知識對于提高辦公室人員的工作效率和水平， 具有重要的意義。 主要有： 方法論知識、 如系統(tǒng)論、信息論、控制論等；心理學(xué)知識、包括普通心理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)心理學(xué)、 管理心理學(xué)、 社會心理學(xué)、 秘書心理學(xué)等； 社交知識、包括人際關(guān)系學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、禮儀學(xué)等；財務(wù)會計知識，包括會計學(xué)、財務(wù)報表等；其他科學(xué)知識，主要是行為學(xué)、預(yù)測學(xué)、咨詢學(xué)、倫理學(xué)、編輯學(xué)、傳播學(xué)、文學(xué)藝術(shù)等。2）辦公能力要求作為辦公室的主要人員，主要應(yīng)具備以下一些能力：良好的寫作能力。寫作能力是辦公室工作人員的基本功。辦公室需要經(jīng)常撰寫各種文稿，很多單位招聘秘書的要求之一就是會寫文稿及進(jìn)行文件處

25、理二秘書在起草文件時應(yīng)突出重點，觀點鮮明，邏輯、層次清晰；公文處理要快速及時，避免出現(xiàn)起草文件事無巨細(xì)，輕重不分，詞不達(dá)意的情況。這就要求每個工作人員不僅應(yīng)具備一般的寫作能力和寫作技巧，而且應(yīng)熟知各種應(yīng)用文體的寫作?？陬^表達(dá)能力?？陬^表達(dá)能力就是如何運(yùn)用口頭語言 表達(dá)思維的能力。辦公室工作人員雖然很少去演說，但卻要經(jīng)常說話：上傳下達(dá)要說話，匯報情況要說話，接待來訪要說話，打電話要說話。說話機(jī)會如此之多，就須講究說話藝術(shù)，一要清楚明白，二要注意分寸，三要生動活潑，四要反應(yīng)敏捷。辦事能力。能辦事是辦公室人員的優(yōu)勢所在，這主要表現(xiàn)在善于協(xié)調(diào)各種關(guān)系上：一是與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的協(xié)調(diào)。辦公室人員要熟悉和了解領(lǐng)導(dǎo)

26、的性格、習(xí)慣、工作方法，自覺地站在領(lǐng)導(dǎo)的立場去思考和處理問題。辦公室人員辦事，不能超越領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)范圍，更不能違背領(lǐng)導(dǎo)的意圖。二是領(lǐng)導(dǎo)與群眾關(guān)系的協(xié)調(diào)。辦公室人員是溝通領(lǐng)導(dǎo)與群眾聯(lián)系的橋梁，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與群眾的關(guān)系是辦公室職責(zé)所在。三是職能部門之間的協(xié)調(diào)。辦公室人員應(yīng)及時地向各個部門傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意見，協(xié)調(diào)好各職能部門工作。此外，在某些場合辦公室要代表單位進(jìn)行內(nèi)外關(guān)系協(xié)調(diào)，這要求辦公室人員要有公關(guān)意識，善于樹立良好的組織形象。熟練使用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力。隨著以計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的現(xiàn)代辦公設(shè)備大量進(jìn)入辦公室，辦公室工作人員的思維方式、行為方式（主要是工作、學(xué)習(xí)方式）和自身素質(zhì)首當(dāng)其沖地受到現(xiàn)代信息技術(shù)和

27、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的沖擊和挑戰(zhàn)，這突出表現(xiàn)在信息技術(shù)所帶來的閱讀方式、寫作方式、通訊方式和信息查找等方面的重大變革上和辦公現(xiàn)代化設(shè)備的充分運(yùn)用上。所有這一切變化，都要求我們辦公室人員必須具備熟練使用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力。敏銳的分析判斷能力。辦公室人員作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，還需要有敏銳的思維和善于發(fā)現(xiàn)問題的能力，靈敏的信息嗅覺和較強(qiáng)的洞察、判斷能力。主要善于綜合分析，善于在錯綜復(fù)雜的情況下抓住問題的關(guān)鍵，并為領(lǐng)導(dǎo)找出解決矛盾、問題的途徑。社交能力。辦公室工作人員在日常工作中要接觸許多人，應(yīng)付許多交往活動，待人接物是辦公室工作的重要組成部分。因此，辦公室工作人員需要了解人際交往的特點，克服人際交往的心理障礙， 掌握人際交往的原則和方法,饋贈禮品。這樣，才能處理好同各個方面的關(guān)系，建立起和諧融洽的工作環(huán)境。另外，辦公室工