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文檔簡介

1、 說 話 之 道7/18/20221溝通從心開始 美國著名學(xué)府普林頓大學(xué)對一萬份人事檔案進(jìn)行分析,結(jié)果發(fā)現(xiàn):“智慧”、“專業(yè)技術(shù)”和“經(jīng)驗(yàn)”只占成功因素的25%,其余75%決定于良好的人際溝通。 做為天天與不同客戶打交道的我們,該如何與客戶溝通?良好的溝通,從傾聽開始溝通技巧之一聽 根據(jù)溝通心理學(xué)規(guī)律,讓自己表情、語言、動作與對方說話內(nèi)容保持高度一致,即是溝通投機(jī)的表現(xiàn)。帶有反饋式的傾聽,會讓客戶產(chǎn)生被重視的感覺,大大提高對方的滿意度,容易穩(wěn)定情緒。 背景:在話務(wù)員的表達(dá)過程中,客戶插話話務(wù)員:好的,你說,等你說完了告訴我一下。試著這么說:(先確認(rèn))您反映的問題是*對吧?,F(xiàn)在我能把我們的處理方

2、案告訴您嗎?話務(wù)員:請您聽我說完可以嗎?或 不要打斷我!試著這么說:您好,請您再給我一點(diǎn)時間聽一下我們的處理意見,可以嗎?(注意:語調(diào)上要體現(xiàn)征求對方的意見,而不責(zé)怪) 認(rèn)真傾聽對方的談話,適時反饋,適當(dāng)表達(dá)自己的觀點(diǎn),正是我們對他人的一種最高的恭維,很少有人能拒絕那種帶有恭維的認(rèn)真傾聽。溝通技巧之一聽背景:當(dāng)客戶濤濤不絕的反映事件的經(jīng)過給他造成的麻煩,并希望你幫他解決的時候,如網(wǎng)絡(luò)弱覆蓋暫時無法解決話務(wù)員:你和我說再多也沒有用的,只能這樣了這樣說,給人的感覺是不要再廢話了,我要處理其它的事情了請?jiān)囍@樣說:看來這件事確實(shí)給您帶來了很多的不便,我和您一樣,非常急切地想為您解決這個問題,但是這件

3、事由*等原因, 短時內(nèi)可能解決有難度,希望您能理解! 當(dāng)客戶信任你的時候才會和你說這些,所以請把客戶當(dāng)成一個需要幫助的朋友,除了耐心傾聽外,用真誠對待客戶,千萬不要冷談的表示這與你無關(guān)!溝通技巧之一聽 時刻以客戶為中心,擺正自己與客戶之間服務(wù)與被服務(wù)的關(guān)系。 傾聽時都要全神貫注,說話時要關(guān)注客戶的反應(yīng),傾聽時要注意客戶傳達(dá)的信息。 溝通技巧之二避免劃清界限 有時急于向客戶劃清界限,傳遞給對方的信息,卻更像在是逃避責(zé)任,甚至客戶會認(rèn)為我們在踢足球,所以請盡可能的站在客戶立場,幫助客戶解決問題。背景:客戶反映手機(jī)自動上網(wǎng)等話務(wù)員:這個不是我們能夠控制的試著這么說:自動上網(wǎng)可以從手機(jī)上修改相關(guān)設(shè)置,

4、建議您查看手機(jī)說明書或向手機(jī)客服商咨詢一下。背景:客戶說SP公司各類問題時話務(wù)員:這是對方的問題,您一定要追究到我們公司來(涉及SP合作商等問題)或這是網(wǎng)站的問題,跟我們沒有關(guān)系。試著這么說:請放心,您反映的問題我已經(jīng)詳細(xì)記錄,并會向上級部門反饋,我們一定會加強(qiáng)對合作商的監(jiān)管,我代表公司感謝您反饋的信息! 溝通技巧之二避免劃清界限話務(wù)員:如果您覺得有疑問,請您舉證試著這么說:經(jīng)我公司詳細(xì)核實(shí),使用記錄正常,歡迎您對我們服務(wù)進(jìn)行監(jiān)督 既然客戶撥打10086,就說明在他的心中,他的問題多少與我們是相關(guān)的,你怎能把客戶拒之千里外呢?溝通技巧之二避免劃清界限責(zé)任的判斷原則因公司完全過錯造成,并對客戶在

5、使用網(wǎng)絡(luò)、接受服務(wù)時造成一定的損害,判斷責(zé)任方為公司; 因公司部分過錯造成,并對客戶在使用網(wǎng)絡(luò)、接受服務(wù)時造成一定的損害,判斷責(zé)任方為公司;如共同過錯方為合作方,判斷責(zé)任方為公司和合作方;如共同過錯方為客戶,判斷主要責(zé)任方為公司,客戶為次要責(zé)任方;因合作方完全過錯造成,判斷主要責(zé)任方為合作方; 因客戶自己過錯造成的投訴、或因政府干預(yù)等各種不可抗力的意外原因引發(fā)的投訴,判斷責(zé)任方為客戶或不可抗拒; 背景:當(dāng)客戶承認(rèn)自己使用,但我們公司不及時停機(jī)導(dǎo)致其產(chǎn)生高額費(fèi)用,不原承擔(dān)費(fèi)用時話務(wù)員:做為一個消費(fèi)者,消費(fèi)了肯定要買單的試著這么說:由于您的話單產(chǎn)生需要一定時間,所以停機(jī)有一定的時延,但這些費(fèi)用都是

6、根據(jù)您的實(shí)際使用記錄產(chǎn)生的。不要質(zhì)問對方,請選擇耐心、平靜的描述,讓客戶接受事實(shí)溝通技巧之二避免劃清界限背景:當(dāng)客戶說,你說這么多不就是想掩蓋你們的扣費(fèi)錯誤嗎!話務(wù)員:如果扣錯的話,我也不用跟你解釋這么多了試著這么說:非常遺憾我沒有把您的話費(fèi)解釋清楚,您的話費(fèi)是由于*的原因,其實(shí)您也可以放心,如果是計費(fèi)錯誤的,我們公司肯定會根據(jù)八項(xiàng)承諾給予雙倍退還的。背景:當(dāng)客戶表示公司亂扣費(fèi)時話務(wù)員: 如果說亂扣費(fèi)也要有證據(jù)的對不對?試著這么說:我公司計費(fèi)系統(tǒng)經(jīng)有關(guān)部門檢測,計費(fèi)無誤。同時也推出收費(fèi)誤差雙倍返還的承諾,如您確實(shí)認(rèn)為有疑義,請?zhí)峁┚唧w信息以便我們進(jìn)一步查證。 有些話不要太直白,會讓客戶覺得無法

7、接受,換一種方式,既可以表達(dá)你的意思,又能讓客戶接受,何樂而不為呢?溝通技巧之二避免劃清界限話務(wù)員:你手機(jī)上的問題,我們是不知道的。試著這樣說:請您先不要著急 ,類似的問題我們之前也遇到過,根據(jù)我們的經(jīng)驗(yàn)判斷應(yīng)是您手機(jī)的問題,建議您背景:當(dāng)客戶表示對費(fèi)用的產(chǎn)生毫不知情時話務(wù)員:手機(jī)在你自己身邊,有沒有用過,你自己最清楚。試著這么說:經(jīng)核實(shí),你的消費(fèi)記錄確實(shí)存在,您看您什么時候方便時可以通詳單確認(rèn)具體的使用情況溝通技巧之二避免劃清界限背景:當(dāng)客戶曲解你的意思時話務(wù)員:我沒有這么說好不好,你不要自己想自己的原因。試著這么說:抱歉,可能我的表達(dá)讓您誤解了,那我再跟您確認(rèn)一下。話務(wù)員:不可能出現(xiàn)亂扣費(fèi)

8、的情況試著這樣說:我公司的計費(fèi)系統(tǒng)都是經(jīng)過國家相關(guān)質(zhì)量部門驗(yàn)收的,請您相信它的準(zhǔn)確性。之前可能也有一些用戶對扣費(fèi)存在過懷疑,但經(jīng)過我們查證解釋后已經(jīng)明白了扣費(fèi)沒有錯誤。溝通技巧之二避免劃清界限背景:當(dāng)客戶認(rèn)為你(公司)在欺騙他時話務(wù)員:我們沒有必要欺騙您試著這樣說:您的問題我們很重視,此情況已經(jīng)過認(rèn)真核查,也非常真誠的想和您溝通這個問題,希望能獲得您的諒解!“沒有必要” 會讓人產(chǎn)生被藐視的意味,絕對會對溝通起負(fù)面作用溝通技巧之二避免劃清界限背景:當(dāng)客戶質(zhì)疑問“你們事先為什么不告訴我時”話務(wù)員:我們不可能面面俱到,不可能什么都告訴您的,這也是屬于常識性問題。試著這么說:感謝您提出來的寶貴建議,我

9、們會在以后的工作中加以改進(jìn),給您帶來不便,向您表示真誠的致歉或很抱歉,可能我們對用戶使用產(chǎn)品過程中將會涉及的問題設(shè)想得不夠周全,建議您在遇到疑問時可以聯(lián)系10086,我們將竭誠為您提供服務(wù)!所謂常識是你的判斷,而不是客戶的認(rèn)知溝通技巧之二避免劃清界限 爭執(zhí)的結(jié)果往往是這樣的,十之八九的人比先前更加相信自己絕對是正確的!對于一些比較刁鉆的問題不能正面回答,那只能巧妙轉(zhuǎn)移了。 溝通技巧之三巧妙轉(zhuǎn)移一次,演講家劉吉在一次回答中有下面這一段:大學(xué)生:“你是怎樣一下子就成了黨委書記的?”劉吉答道:“我是先成為共產(chǎn)黨員,然后才成為書記的,不是一下子,而是兩下子?!睂τ谶@樣的提問,劉吉巧妙地把它轉(zhuǎn)移了,才思

10、敏捷,令人欽佩。溝通技巧之三巧妙轉(zhuǎn)移背景:當(dāng)客戶對目前的處理方案不滿時話務(wù)員:那您需要我們?nèi)绾翁幚砟???您說怎么辦呢?試著這樣說:我們也很想聽聽您的意見背景:給客戶退費(fèi)時話務(wù)員:考慮到您的利益情況,才給您這樣一個處理方案試著這樣說:我們的方案可有效的減少您的話費(fèi)損失,建議您考慮一下。溝通技巧之三巧妙轉(zhuǎn)移背景:雖然已退費(fèi),但是客戶仍然不太能接受話務(wù)員:我們目前的處理結(jié)果就這樣,您同意我就登記退費(fèi)。試著這樣說:我也是盡了最大努力為您申請到這個處理方案,也可以減少你的話費(fèi)損失,您看一下是否充入本手機(jī)?退費(fèi)也要有技巧的退溝通技巧之三巧妙轉(zhuǎn)移背景:當(dāng)客戶承認(rèn)使用,但表示計費(fèi)不合理或過高時話務(wù)員:你自己

11、使用了,當(dāng)然是要收費(fèi)的。試著這么說:經(jīng)查詢使用記錄真實(shí)存在,計費(fèi)無誤。話務(wù)員:用戶要求全額退費(fèi):我們無法做到試著這樣說:我們在提供處理意見前已經(jīng)充分考慮到了您的利益,希望您可以理解溝通技巧之三巧妙轉(zhuǎn)移 說對不起,不代表我真的做了什么天大的錯誤或傷天害理的事,而是一種軟化劑,使事情終有轉(zhuǎn)圜的余地,甚至于還可以創(chuàng)造天堂溝通技巧之四說對不起道歉的原則主動承認(rèn):“承認(rèn)自己的錯誤須具有相當(dāng)?shù)挠職夂推沸?;給人一個好感勝過一千個理由?!?先行道歉:即使是因客戶本身錯誤而發(fā)生的不滿,在開始時一定要向他道歉,就算自己有理由也不可立即反駁,否則只會增加更多的麻煩。這是在應(yīng)對客戶投訴時的一個重要法則。 適度道歉:但

12、是,一味地賠罪也是不當(dāng)?shù)?,一副低聲下氣的樣子反而會讓客戶誤以為您承認(rèn)錯誤罷了。最好在處理時邊道歉,邊用應(yīng)對法使對方理解。 當(dāng)客戶表示要投訴你時話務(wù)員:你覺得我態(tài)度哪里不好呢?試著這樣說:第一句:對不起,我的服務(wù)讓您感到不滿,在此向您表示道歉。同時也非常希望您能告訴我,我服務(wù)存在的什么問題導(dǎo)致您對我不滿,我以后一定會努力改進(jìn)的!第二句(當(dāng)客戶說出具體不足點(diǎn)后):非常感謝您指出我的不足,這確實(shí)是我之前未及時意識到的,我一定加強(qiáng)學(xué)習(xí),提升我的服務(wù),希望下次能讓您滿意!第三句(客戶堅(jiān)持投訴,并不愿說具體原因):非常感謝您對我服務(wù)中的監(jiān)督,我會把這個投訴提交至我們上級部門進(jìn)行處理,感謝您的支持! 請先低

13、頭認(rèn)錯,再尋找自己的不足,更要加強(qiáng)對客戶的后續(xù)服務(wù),盡量挽回客戶對你的印象。 溝通技巧之四說對不起背景:客戶對您的表達(dá)仍有疑惑時話務(wù)員:你還是不理解是吧?我已經(jīng)跟您說的很清楚了!我說的話你能聽明白嗎?試著這樣說:抱歉,可能是我剛才的解釋不夠到位,我再向您解釋一遍好嗎?溝通時,主動承擔(dān)問題,這是你的一種態(tài)度和交際禮儀!溝通技巧之四說對不起背景:當(dāng)客戶的問題因職權(quán)或能力不能解決時話務(wù)員: 我先給你反映上去,有結(jié)果我們會再和你聯(lián)系您的。請?jiān)囍f: 對不起,先生/小姐,您反映的問題由于*原因(說明理由)暫時無法解決,我會馬上把您的情況向上級部門反映,盡快給您一個滿意的答復(fù),請問是聯(lián)系本手機(jī)嗎?溝通技巧

14、之四說對不起如果想取得客戶的信任,不是輕描淡寫的一句話!背景:當(dāng)沒有聽清楚用戶的話時話務(wù)員:你說什么???試著這樣說:很抱歉沒有聽清楚您的話,請您再重復(fù)一遍好嗎?背景:客戶說話的聲音很輕話務(wù)員:你大聲一點(diǎn)可以嗎?試著這樣說:很抱歉你的電話聲音比較輕,聽不太清楚,請問能大聲一些嗎?這是服務(wù)的基本用語。溝通技巧之四說對不起背景:客戶對投訴不滿意,要求你再次反映時。話務(wù)員:這就是我們的最終處理結(jié)果,你去哪里投訴都一樣。試著這樣說:我也是盡了最大努力為您申請到這個結(jié)果,希望你能諒解!或者我們已根據(jù)公司對社會的八項(xiàng)承諾執(zhí)行雙倍返回,希望你能諒解!溝通技巧之四說對不起建議不要使用“你去哪里投訴一樣”,這句話

15、有時會起到反向引導(dǎo)的作用。背景:用戶想同時辦理兩個優(yōu)惠話務(wù)員:您這個也想要,那個也想要試著這樣說: 很抱歉目前系統(tǒng)不支持同時辦理,為了保證您的正常使用,根據(jù)您近期的消費(fèi)情況,建議您考慮辦理*業(yè)務(wù)。溝通技巧之四說對不起承認(rèn)系統(tǒng)不支持,同時從客戶的角度出發(fā),來拒絕客戶背景:經(jīng)長時間解釋,用戶不認(rèn)可時話務(wù)員 :無法與您進(jìn)一步溝通試著這樣說: 很遺憾,無法與您達(dá)成一致的意見 其實(shí)有時候你也真的是大錯特錯,死不認(rèn)錯就是一件大錯特錯的事。溝通技巧之四說對不起溝通技巧之五耐心等待唯一不可少的是耐心,有志者事竟成背景:客戶不信任你時話務(wù)員:您不相信,我們這邊也沒辦法,該說的我都說了試著這樣說:我們的通話均有錄

16、音,我也會對自己所說的話負(fù)責(zé),您的問題經(jīng)過認(rèn)真查證確認(rèn)是*問題溝通技巧之五耐心可以運(yùn)用工具(平臺支撐),以獲取客戶信任背景:客戶對你的回復(fù)不認(rèn)可話務(wù)員:問題就是這樣,您跟我講再多也沒有任何作用試著這樣說:您的問題我已經(jīng)了解,也已經(jīng)盡了最大努力 ,那我說一下我們的處理意見可以嗎?背景:當(dāng)客戶表示要繼續(xù)投訴時話務(wù)員:那你撥打10086重新反映吧。試著這樣說:您的問題是經(jīng)過多次查詢和確認(rèn)后得出的結(jié)果,您再次反映其實(shí)結(jié)果也是一樣的,希望得到您的理解。溝通技巧之五耐心把結(jié)果告訴客戶的同時,也告訴我們所盡的努力!當(dāng)客戶表示要繼續(xù)投訴時話務(wù)員:那就不再打擾您了。試著這樣說:您的問題是經(jīng)過多次查詢和確認(rèn)后得出

17、的結(jié)果,您再次反映其實(shí)結(jié)果也是一樣的,對于該問題的處理結(jié)果,希望得到您的理解。當(dāng)客戶再次詢問或者重復(fù)表達(dá)不滿時話務(wù)員:這個問題我剛才已經(jīng)說過了。試著這樣說:您說的這個情況其實(shí)我剛才已經(jīng)跟您解釋了,(不知道您哪里還有不清楚的地方) 溝通技巧之五耐心背景:客戶二次來電投訴話務(wù)員:不是已經(jīng)給您回復(fù)過了嗎?試著這樣說:經(jīng)查詢,之前有和您溝通過,請問還有其他可以幫到您的嗎?背景:處理方案已確定話務(wù)員:目前為止,處理結(jié)果就是這樣的。試著這樣說:根據(jù)您反映的問題,我們上級部門非常重視,已經(jīng)過認(rèn)真核查,結(jié)果是溝通技巧之五耐心讓客戶感受到被重視,他的不滿也就消了一半了背景:客戶不接受建議話務(wù)員:不管您是否能接受

18、我們的建議試著這樣說:我們的建議您不妨考慮一下。背景:當(dāng)客戶對查證信息有疑義時話務(wù)員:我只能查到這一步試著這樣說:我們能配合查詢的信息有溝通技巧之五耐心多說我們能做的,少說我們不能做的,盡量用”我們能”來代替”我們不能” 指責(zé)解決不了任何問題,只會引起對方的反抗,而你能委婉地提醒對方的錯誤,對方將會感激在心,并樂意按你的建議去做。 記得把客戶當(dāng)下屬,溝通時應(yīng)該以多商量、多建議、少指責(zé)、少指揮的口氣說話。溝通技巧之六 委婉提醒對方的錯誤背景:客戶打進(jìn)電話,就開始張口大罵。話務(wù)員:如果你沒有業(yè)務(wù)問題需要咨詢我先接聽下一個電話了; 或請你講話文明點(diǎn)!試著這樣說:第一步:請您先不要激動,是否有問題需要

19、我們?yōu)槟幚??第二步?如果客戶不聽繼續(xù)罵)您現(xiàn)在這樣并不能促進(jìn)問題的解決,建議您心平氣和的聽我說一下,好嗎?第三步:(如仍在繼續(xù)) 對不起,您現(xiàn)在的情緒太過激動了,為了能給您解決問題,建議您情緒平復(fù)后再來電溝通,再見!這時候不要直奔主題,不利于客戶情緒平復(fù),請給客戶一個發(fā)泄的過程。溝通技巧之六 委婉提醒對方的錯誤當(dāng)客戶要求賠償時話務(wù)員:這對你造成什么影響了?試著這樣說:情況一(未對客戶產(chǎn)生損失的):出現(xiàn)這個問題我們很抱歉,經(jīng)過查證后發(fā)現(xiàn)您的話費(fèi)未造成損失,今后我們會對您發(fā)生的這類問題做好預(yù)防,非常感謝您來電給我公司反饋這個問題道歉婉轉(zhuǎn)說明未造成損失表示決心感謝客戶情況二(對客戶產(chǎn)生損失的):

20、出現(xiàn)這個問題我們很抱歉,經(jīng)過查證后發(fā)現(xiàn)多收了你*元費(fèi)用,我們會根據(jù)公司的八項(xiàng)承諾雙倍退還,共計*元,感謝您支持!退費(fèi)也是我們投訴處理工作中的一個法寶,但是不得濫用溝通技巧之六 委婉提醒對方的錯誤當(dāng)客戶提出無理的賠償要求時話務(wù)員:無理的要求,我們無法支持的試著這樣說:對此給您造成的不便非常報歉,我也很想為您解決這個問題,但是我們的賠償也需要相關(guān)依據(jù)支持的溝通技巧之六 委婉提醒對方的錯誤委婉的說明,讓客戶知難而退根據(jù)最高人民法院關(guān)于確定民事侵權(quán)精神損害賠償責(zé)任若干問題的解釋:第一條自然人因下列人格權(quán)利遭受非法侵害,向人民法院起訴請求賠償精神損害的,人民法院應(yīng)當(dāng)依法予以受理:精神損失費(fèi)賠償標(biāo)準(zhǔn)(一)

21、生命權(quán)、健康權(quán)、身體權(quán);(二)姓名權(quán)、肖像權(quán)、名譽(yù)權(quán)、榮譽(yù)權(quán);(三)人格尊嚴(yán)權(quán)、人身自由權(quán)。第五條法人或者其他組織以人格權(quán)利遭受侵害為由,向人民法院起訴請求賠償精神損害的,人民法院不予受理。第八條因侵權(quán)致人精神損害,但未造成嚴(yán)重后果,受害人請求賠償精神損害的,一般不予支持,人民法院可以根據(jù)情形判令侵權(quán)人停止侵害、恢復(fù)名譽(yù)、消除影響、賠禮道歉。溝通技巧之六 委婉提醒對方的錯誤背景:當(dāng)客戶表示,你們系統(tǒng)上都有記錄的,你們自己去查,查好了給我回復(fù)話務(wù)員:如果你什么都不提供我們無法去核實(shí)的。試著這樣說:我非常希望給您解決問題,但需要您提供以便我們及時聯(lián)系相關(guān)部門給您解決背景:當(dāng)客戶反映被無故開通業(yè)務(wù)時

22、(系統(tǒng)顯示通過網(wǎng)廳、掌廳、短信等方式辦理)話務(wù)員:你自己不操作,我們不會給你開的試著這樣說:因?yàn)闆]有辦理記錄,所以業(yè)務(wù)沒有開通溝通技巧之六 委婉提醒對方的錯誤 只有以理解客戶,尊重客戶,認(rèn)可客戶為前提,才能有效的溝通。溝通技巧之七認(rèn)可客戶說“我理解”以體諒對方情緒 3 F 法 :客戶的感受、別人的感受、發(fā)覺(Fell, Felt, Found) “我理解你怎么會有這樣的感受 ,其他人也曾經(jīng)有過這樣的感受 ,不過經(jīng)過說明后,他們發(fā)覺,這種規(guī)定是為了保護(hù)他們的安全。 FellFeltFound溝通技巧之七認(rèn)可客戶背景:當(dāng)客戶對我們的規(guī)則產(chǎn)生質(zhì)疑時話務(wù)員:我們的規(guī)則就是這樣。試著這樣說: 非常報歉,

23、我們的規(guī)則給您造成了誤解,我們的規(guī)則是考慮到*原因,希望您能諒解,感謝您的支持!背景:當(dāng)客戶堅(jiān)持我們的制度不合理時話務(wù)員:我也沒辦法改變您的觀點(diǎn)試著這樣說:我能理解您的心情規(guī)則不是法律,請不要強(qiáng)行讓客戶接受溝通技巧之七認(rèn)可客戶背景:當(dāng)客戶提出一些建議時話務(wù)員:建議我會提交的,那就先這樣吧試著這樣說:(1)有效建議:您的建議很重要,我們會及時轉(zhuǎn)給相關(guān)部門,謝謝您的支持! (2)如果客戶建議未被采納:感謝您對我們公司的信任,我們會考慮您的建議。希望您以后能夠繼續(xù)關(guān)注我們服務(wù),支持我們!注意點(diǎn):要帶著誠意講,而不是敷衍 有時候真誠的感謝、虛心的接受比道歉更有作用,會化解客戶心中的不滿溝通技巧之七認(rèn)可客戶背景:當(dāng)客戶要求找原話務(wù)代表時。話務(wù)員:我們不能轉(zhuǎn)接的試著這樣說:您好,您可以先將問題告訴我嗎,我會盡全力來幫您解決的。 不要急著去拒絕客戶,那是對客戶的一種否定,不尊重,很難為下一步的溝通打造良好的氛圍,請先告訴客戶,你能做什么!溝通技巧之七認(rèn)可客戶背景:當(dāng)客

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