加強(qiáng)職工檔案管理提升人力資源管理水平

1、加強(qiáng)職工檔案管理提升人力資源管理水平2.山東黃河工程集團(tuán)疏浚工程處【摘要】人事檔案，包含我們每個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷、求學(xué)狀況、政治面貌以及 思想品德等各項(xiàng)情況，在企業(yè)日常的人事管理工作中具有重要的意義。 當(dāng)前各企業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理，努力提高自身的檔案管理水平。基 于此，本文主要對(duì)如何加強(qiáng)新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理工作進(jìn)行探究，針對(duì)當(dāng)前檔 案工作存在的問(wèn)題提出相應(yīng)的創(chuàng)新方法，希望能夠幫助企業(yè)形成完善的檔案管理 系統(tǒng)。【關(guān)鍵詞】新時(shí)期;企業(yè);人事檔案近幾年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速開(kāi)展，如何加強(qiáng)新時(shí)期企業(yè)人事檔 案的管理成為人們關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題。作為企業(yè)人事管理的重要組成局部，檔案資 料是否真實(shí)完

2、整是衡量人事管理工作優(yōu)劣的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。一、企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀（一）檔案管理的重視程度有待提升。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層看重各部門(mén)帶來(lái)的直 接經(jīng)濟(jì)效益，而檔案管理沒(méi)有表達(dá)出明顯的業(yè)績(jī)和對(duì)企業(yè)的貢獻(xiàn)，所以被認(rèn)為只 是其他業(yè)務(wù)的輔助工作。止匕外，單位中的局部職工認(rèn)為檔案管理工作者在日常工 作過(guò)程中只需要按部就班地進(jìn)行資料的整理、分類(lèi)即可，沒(méi)有必要浪費(fèi)大量的時(shí) 間和精力去關(guān)注相關(guān)資料的真實(shí)、完整。由此可見(jiàn)，企業(yè)對(duì)檔案管理工作的重視 程度有待提升，只有真正重視起公司的人事檔案管理，才能做好每一個(gè)細(xì)節(jié)。（二）檔案管理的管理理念有待深化。在實(shí)際工作中，我們不難發(fā)現(xiàn)許 多檔案管理人員開(kāi)始向其他崗位流動(dòng)，這一現(xiàn)象導(dǎo)致經(jīng)驗(yàn)豐

3、富的檔案管理者流失, 人員方面的調(diào)動(dòng)使檔案內(nèi)容無(wú)法及時(shí)更新和完善;一些新入職的檔案管理者，由于缺乏經(jīng)驗(yàn)的積累，無(wú)法熟練進(jìn)行檔案整理工作，只是僅僅依靠書(shū)本上的知識(shí)按 部就班，且缺少創(chuàng)新性思維。另外，許多單位仍保存著傳統(tǒng)的檔案管理方法，采 用落后的手動(dòng)操作，但是隨著社會(huì)的開(kāi)展，這種開(kāi)展模式已經(jīng)漸漸被社會(huì)所淘汰。（三）檔案工作者的管理水平有待提高?，F(xiàn)階段，我國(guó)檔案管理人員專(zhuān) 業(yè)技術(shù)水平較低，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員為了節(jié)省運(yùn)營(yíng)本錢(qián)往往選擇聘用一些沒(méi)有經(jīng)過(guò)正 規(guī)培訓(xùn)的非專(zhuān)業(yè)人員來(lái)從事檔案整理工作，但是專(zhuān)業(yè)不對(duì)口、管理水平低等各項(xiàng) 因素嚴(yán)重阻礙企業(yè)人事檔案管理的健康快速開(kāi)展。由于檔案管理部門(mén)對(duì)單位的貢 獻(xiàn)力度小，許

4、多該崗位的職工開(kāi)始向上級(jí)部門(mén)反映紛紛選擇調(diào)崗，企業(yè)只得從其 他科室借調(diào)人員過(guò)來(lái)繼續(xù)進(jìn)行檔案管理工作。這樣一來(lái)，嚴(yán)重導(dǎo)致管理工作的混 亂，影響工作效率的提高。二、新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理改進(jìn)措施（一）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)以身作那么、起到示范作用，轉(zhuǎn) 變自身落后的思想觀念，重視人事檔案的管理工作，認(rèn)識(shí)到人事檔案資料的重要 作用，大力支持檔案部門(mén)的工作。對(duì)于檔案管理人員本身來(lái)講，應(yīng)當(dāng)熱愛(ài)自己的 本職工作，遵守國(guó)家和企業(yè)制定的各項(xiàng)法律規(guī)范和制度規(guī)定，努力進(jìn)行檔案宣傳 工作，自覺(jué)樹(shù)立檔案意識(shí)，全心全意為企業(yè)服務(wù)。要想到達(dá)強(qiáng)化企業(yè)檔案管理意 識(shí)這一目標(biāo)，需要做到以下幾點(diǎn)：（1）責(zé)任到人，制定專(zhuān)門(mén)人

5、員全權(quán)負(fù)責(zé)企業(yè) 的人事檔案管理工作，確定獎(jiǎng)懲制度，做好獎(jiǎng)罰清楚。（2）鼓勵(lì)企業(yè)各科室人 員對(duì)自身提出改進(jìn)意見(jiàn)，有針對(duì)性地進(jìn)行改進(jìn)管理工作。（3）加大對(duì)檔案管理 部門(mén)的投入力度，包括人員的調(diào)配和設(shè)備的改進(jìn)等。（二）全面引入信息技術(shù)。信息技術(shù)為社會(huì)開(kāi)展的變革提供了良好的科 技基礎(chǔ)，我們只有緊跟時(shí)代開(kāi)展的潮流才能夠取得進(jìn)步、贏得開(kāi)展，企業(yè)人事檔 案的管理工作也是如此，所以在日常檔案管理工作過(guò)程中應(yīng)當(dāng)全面引入信息技術(shù), 提高自身的檔案管理信息化水平。例如，在日常的檔案管理工作中，相關(guān)人員可 以根據(jù)檔案的性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)和分類(lèi)，再將其錄入電子信息庫(kù)中，充分利用計(jì)算機(jī) 技術(shù)便捷和準(zhǔn)確的特點(diǎn)進(jìn)行精確篩選，幫助企

6、業(yè)管理者快速搜索到人員信息，縮 短工作時(shí)間，提高工作效率;此外，檔案管理工作具有作用，檔案管理部門(mén)的管理人員還可以將整理好的檔案資料進(jìn)行打印留檔，以供領(lǐng)導(dǎo)日后翻閱。 由此可見(jiàn)，信息技術(shù)引入企業(yè)人事檔案管理工作將會(huì)大大增加工作的窺活性。（三）完善檔案管理機(jī)制。任何工作的改革都不是盲目進(jìn)行的，只有制定出 科學(xué)合理的管理機(jī)制才能夠促進(jìn)各項(xiàng)工作有條不紊地進(jìn)行。新時(shí)期，企業(yè)人事檔 案管理工作還要重點(diǎn)關(guān)注自身管理機(jī)制的完善，真正做到有章可循、有法可依。 檔案管理部門(mén)要想制定出科學(xué)的管理制度，需要做好以下兩方面的工作：（1） 建立目標(biāo)責(zé)任制。為了提高檔案管理人員的工作積極性，單位應(yīng)當(dāng)對(duì)在工作中表 現(xiàn)優(yōu)秀的職

7、工進(jìn)行物質(zhì)和精神上的獎(jiǎng)勵(lì)，具體表現(xiàn)在年終考核、工作薪酬等各個(gè) 方面，努力形成示范作用，鼓勵(lì)部門(mén)內(nèi)的其他職工主動(dòng)向其學(xué)習(xí)，提高積極性。 （2）人事檔案工作的開(kāi)展還需要建立有效的監(jiān)督機(jī)制，促使其朝著正規(guī)化、制 度化、合理化、科學(xué)化的方向開(kāi)展。創(chuàng)新監(jiān)督機(jī)制，及時(shí)跟蹤目標(biāo)的實(shí)施情況， 有利于確保檔案管理工作的長(zhǎng)足進(jìn)步。加大對(duì)職工檔案管理專(zhuān)員的培訓(xùn)強(qiáng)度。并 為職工檔案管理工作，設(shè)置檔案管理專(zhuān)員。職工檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)培訓(xùn)時(shí)， 他們的道德修養(yǎng)都有所不同。所以，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)職工檔案管理專(zhuān)員的工作培訓(xùn)， 提高職工檔案管理人員的道德修養(yǎng)，為其以后要做的工作提供素質(zhì)保障。職工檔 案管理專(zhuān)員要思想覺(jué)悟高。并且要加強(qiáng)

8、與職工之間的溝通協(xié)作。以便于，能夠更 好地服務(wù)于人力資源管理工作。（四）更新觀念，擴(kuò)大服務(wù)范圍。人事制度不斷變遷。職工檔案管理工作也 在不斷地遇到新的難題。傳統(tǒng)型的職工檔案管理工作，它的服務(wù)方式比擬閉合， 主動(dòng)服務(wù)能力差，職工檔案管理的方法也比擬簡(jiǎn)單，這種傳統(tǒng)型的職工檔案管理 服務(wù)，并不能長(zhǎng)盛不衰，并且存在著許多缺陷。所以我們應(yīng)該及時(shí)變革，不斷優(yōu) 化，我們的職工檔案管理服務(wù)，才能在服務(wù)這塊市場(chǎng)上長(zhǎng)久立足。我們應(yīng)該主動(dòng) 服務(wù)。經(jīng)常了解各單位對(duì)職工檔案管理的需求，可以采取問(wèn)卷調(diào)查的方法，對(duì)各 單位開(kāi)展跟蹤式人力資源管理服務(wù)，把服務(wù)工作做到最需要之處，爭(zhēng)取最大限度 地，發(fā)揮出職工檔案管理工作的作用。

9、因?yàn)楝F(xiàn)在是科技信息化時(shí)代。所以，職工 檔案信息也加入了科技領(lǐng)域的行列里，現(xiàn)代職工檔案管理的模式可以借助電腦進(jìn) 行存儲(chǔ)和備份，并可直接登錄系統(tǒng)進(jìn)行查閱，這在很大程度上節(jié)約了職工檔案管 理工作的時(shí)間和本錢(qián)。職工檔案管理工作的開(kāi)展，為人才的培養(yǎng)提供了合理開(kāi)展 計(jì)劃。極大程度上，人力資源管理水平被提高。三、結(jié)語(yǔ)綜上所述，隨著我國(guó)社會(huì)主義事業(yè)的快速開(kāi)展，企業(yè)人事檔案的管理工 作也出現(xiàn)了一些新變化，傳統(tǒng)的管理方式和理念已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)下時(shí)代的開(kāi)展趨 勢(shì)。相關(guān)工作者只有不斷提升自身的檔案管理水平，創(chuàng)新檔案管理方式，努力做 好檔案的開(kāi)發(fā)與利用工作，才能開(kāi)創(chuàng)企業(yè)人事檔案管理工作開(kāi)展的新局面?！緟⒖嘉墨I(xiàn)】1張麗敏.淺談如何實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化J.中文信息， 2016 (9) ： 14.2鄒麗欣.實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理應(yīng)該怎樣做J.民營(yíng)科 技，2017 (