會議組織和管理 課件

1、會議組織與管理會議管理1. 擬訂會議籌備方案；2. 督查會務(wù)的籌備情況；3. 審核會議文件；4. 與上司溝通會議的有關(guān)事宜；5. 擬訂會議的應(yīng)急方案；6.提示會議按計劃進行；7.監(jiān)督會議經(jīng)費的使用；8.處理會中突發(fā)事件；9.對會議進行總結(jié)；10.評估會議工作?；疽兀?1） 會議名稱。2） 會議時間。3） 會議地點。4） 會議人員。5） 會議方式。6） 會議議題7） 會議經(jīng)費會議的要素選擇要素：1） 會議目的。2） 會議機構(gòu)。5） 會議文件材料。6） 會議設(shè)備工具。7） 會議的組織者。8） 會議日程。會議籌備方案1、會議籌備方案的主要內(nèi)容（框架）（1）確定會議的主題與議題。（2）確定會議的名

2、稱。（3）確定會議和議程。（4）確定會議的時間性和地點。（5）確定會議所需設(shè)備和工具，要滿足會議的需要（6）確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復(fù)制工作。（7）確定會議與會代表的組成。（8）確定會議經(jīng)費預(yù)算。（9）確定會議住宿和餐飲安排。（10）確定會議的籌備機構(gòu)，大型會議需要確定籌備機構(gòu)與人員分工。 2.會議籌備方案的作用:(1）確保會議的周密組織（2）確保會議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位;（3）確保會議領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行1、安排會議議題1、會議議題：就是會議討論的問題。它反映的是會議的目的、主題、任務(wù)以及為了完成任務(wù)而采取的措施。2、安排會議議題的原則：必要性原則、可行性原則、明確性原則、

3、適量性原則3、會議議題的作用：A、體現(xiàn)會議目標(biāo)，為會議目標(biāo)服務(wù)B、引導(dǎo)和制約會議的發(fā)言 注意 事項1、為了確保會議的高效，秘書人員務(wù)必在會議召開前知會參會人員，以準(zhǔn)備意見。2、黨的會議同政府會議討論的議題要有所區(qū)別3、臨時提出的一般議題不宜倉促安排，以保證質(zhì)量4、可準(zhǔn)備些后備議題，以便在會議進展順利、時間充裕的情況下提供會議討論。5、秘書不能擅自確定議題，必須事先報請領(lǐng)導(dǎo)審批知識點安排議題的方法1、領(lǐng)導(dǎo)確定議題。臨時性會議，必須先有議題再開會；定期會議可按原訂計劃進行，如有增設(shè)的議題須經(jīng)知會領(lǐng)導(dǎo)。2、會議秘書人員事前收集議題，向有關(guān)部門調(diào)查了解收集需要會上研究的問題，然后加以安排，并報請領(lǐng)導(dǎo)確

4、定3、按照規(guī)定，經(jīng)過必要的程序性步驟，由會議確定。4、會議需研究的問題很多，秘書應(yīng)根據(jù)具體情況，分輕重緩急，將收集到的議題進行篩選，加以修 改討論，報請領(lǐng)導(dǎo)審查后，按周、月或季度統(tǒng)籌安排。2、安排會議議程和日程會議議程：是對已確定的議題列出先后順序，也就是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號清晰地表達出來。會議主持人要根據(jù)議程主持會議知識點1）按習(xí)慣順序和有關(guān)規(guī)定安排會議議程 2）宣布議程3）說明一些此次會議事務(wù)性的內(nèi)容（點名、報告缺席情況、宣讀或修正上次會議記錄4）盡量將同類性質(zhì)的問題排列在一起5）保密性較強的議題，一般放在后面1）會議議程的編制應(yīng)在前，議程一旦確定，就

5、不能變更2）議程表制出后，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核才實施3）提前分發(fā)會議議題，以便與會者及時準(zhǔn)備注意事項議程表設(shè)計注意事項實戰(zhàn)演練：會議議程（錯誤） 海天公司銷售團隊會議議程表 公司銷售團隊隊會議將在6月19日周一上午10點在公司總部第一會議室舉行。 1.銷售二部經(jīng)理的人選。 2.東部地區(qū)銷售活動的總結(jié)。 3.上次會議記錄。 4.銷售一部關(guān)于內(nèi)部溝通問題的發(fā)言。 5.下季度銷售目標(biāo)。 6.公司銷售人員的招聘和重組。1、請找出以上議程表的錯誤所在2、重新設(shè)計這次的會議議程表會議議程（正確） 海天公司銷售團隊會議議程 公司銷售團隊會議將在6月19日周一上午10點在公司總部第一會議室舉行 1.宣布議程 2

6、.說明有關(guān)人員的缺席情況 3.宣讀并通過上次會議的記錄 4.東部地區(qū)銷售活動的總結(jié) 5.銷售一部經(jīng)理關(guān)于團隊溝通問題的發(fā)言 6.公司銷售人員的招聘和重組 7.銷售二部的經(jīng)理人選 8.下季度銷售目標(biāo)3、安排會議日程會議日程：根據(jù)議程逐日做出的具體安排，是會議全程各項活動和與會者安排個人時間的依據(jù)。會議日程表一般采用簡短文字或表格形式，將會議時間分別固定在每天上午、下午、晚上三個單元里，將會議的議題具體化。日程表一般包括以下6項：時間、會議內(nèi)容、活動方式、地點、主持人、參加人編制日程表的注意事項（知識點）1、會議日程在時間、地點、人員等問題上，如遇到變化，可適當(dāng)調(diào)整2、日程表的內(nèi)容必須與議程表吻合

7、3、同議程表一樣，日程表制出后，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后才實施日程表編制注意事項二、建立會議組織機構(gòu)一般來說，較大規(guī)模的會議應(yīng)建立會議組織機構(gòu)。具有法定程序的重要會議，在會議正式開始之前建立“會議籌備組”，我們亦稱之為“會議秘書處”。會議組織機構(gòu)一般設(shè)以下子機構(gòu)：1）資料組：主要負責(zé)各種會議文件的準(zhǔn)備、起草、印發(fā)、清退等2）聯(lián)絡(luò)組：負責(zé)各機構(gòu)間的傳達反饋3）提案組：負責(zé)受理會議期間與會者提出的各種提案、議案4）宣傳組：負責(zé)會議的內(nèi)外宣傳工作5）后勤接待組：負責(zé)會議的接站、報到、簽到、票務(wù)、食宿、參觀、文娛活動、車輛調(diào)度、會場安排、設(shè)備保障、用品發(fā)放與管理等工作。6）保衛(wèi)組：負責(zé)會議期間的安全保

8、衛(wèi)工作 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 成立TEAM組組織落實，成立工作團隊組會議機構(gòu)的分工要分工明確、責(zé)任到人、各司其責(zé)、加強協(xié)調(diào)、經(jīng)常匯報三、確定會議場所的程序會議目的與形態(tài) 列出選擇會議場地的需求清單，確定會議場地 確認會議地點 簽訂書面合同程序三、會議選址桌上便條：去年公司年會在珠江花園飯店舉行，但大家普遍對那里的服務(wù)不滿意。今年公司的年會需要重新選擇會議地點，請為我列出選擇會議地點需要考慮的因素以上是行政總監(jiān)留給其秘書的便條，請你幫他考慮一下選擇會址的要求（1）交通便利：方便上司和與會者前往。（2）會場的大小與會議內(nèi)容、規(guī)模、主題相符。（3）盡量避開鬧市區(qū)，保證不受干擾。（4）應(yīng)考慮

9、有無停車場。（5）場地租借的成本必須合理。 要求會議室空間的要求1）會議室寧肯略小而勿失于大：小型會議室一般30平米，中型會議室以60平米；大型會議室要求空間開闊，一般凈高不低于4米2）會議室的空間密度：在空間布局上伸展自如，能夠根據(jù)需要迅速隨意組合3）個人應(yīng)有2平方至3平方左右的活動空間會議室的設(shè)備要求1）通風(fēng)空調(diào)設(shè)備2）采光設(shè)施3）多媒體演示系統(tǒng)、音響設(shè)備、同聲傳譯4）其它：餐飲、客房、娛樂設(shè)施對會議地點的確認：1、檢查會議室或場地2、隨意抽查一個房間，檢查房內(nèi)設(shè)施3、檢查會議登記部門、會議管理部門和后勤4、檢查膳食供應(yīng)5、檢查報務(wù)項目、營業(yè)時間6、了解停車設(shè)施 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備

10、 - 起草協(xié)議 1、 會議日期2、 住房標(biāo)準(zhǔn)及費用3、 場地安排及費用4、 餐飲及費用5、 甲方對乙方的規(guī)定6、 乙方對甲方的規(guī)定7、 結(jié)算等起草協(xié)議的內(nèi)容和注意事項五、 會場布置的要求五、 會場布置和座次安排整體要求：1、莊重、美觀、舒適，體現(xiàn)出會議的主題和氣氛，并考慮會議的性質(zhì)、規(guī)格、規(guī)模。2、會場的整體格局要根據(jù)會議的性質(zhì)和形式創(chuàng)造出和諧的氛圍；3、中大型會議要保證一個絕對的中心，并考慮進退場的方便；4、小型會場要注意集中和方便五、會場布置和座次安排風(fēng)光公司最近獲得了省里授予的百強企業(yè)稱號，準(zhǔn)備召開慶功表彰會。辦公室主任沈萍檢查會場，她發(fā)現(xiàn)秘書鐘苗的座次安排為董事長的位置安排在前最右邊，

11、副董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理，所有領(lǐng)導(dǎo)按職務(wù)高低從右向左，后面是受表彰的人員。鐘苗秘書的安排有哪些不當(dāng)？就如何糾正？思考五、 主席臺布置和座次安排思考：1、工作會議，主席臺布置色彩基調(diào)？ 藍色、綠色2、慶典、表彰性會議，主席臺布置色彩基調(diào)？ 紅色、粉色3、哪些類型的會議不需要設(shè)主席臺和主席桌？ 座談會、日常工作會議五、 會場布置的要求1、確定會議臺形2、合理擺放桌椅3、布置附屬性設(shè)備：1）音響、2）聲像（立體電視、激光、全息電影、組合錄像、電腦投影）3）其他布置（溫濕度、照明、通風(fēng)、電源插座等）4）布置裝飾（鮮花、會標(biāo)、會徵、旗幟、字畫等)如何對會場整體進行布局？五、 主席臺布置的要求五、 主席

12、臺布置的要求主席臺有誰坐？主辦方負責(zé)人、貴賓、主席團成員如何坐？請結(jié)合新聞發(fā)布會和秘書理論研討會談?wù)剷h主席臺的座次安排？五、 主席臺布置的要求五、 主席臺座次的要求 關(guān)于會議主席臺座次的安排 （1）主席臺必須排座次、放名簽，以便領(lǐng)導(dǎo)同志對號入座，避免上臺之后互相謙讓。 （2）主席臺座次排列，領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時，主要領(lǐng)導(dǎo)居中， 2 號領(lǐng)導(dǎo)在 1 號領(lǐng)導(dǎo)左手位置， 3 號領(lǐng)導(dǎo)在 1 號領(lǐng)導(dǎo)右手位置；領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時， 1 、 2 號領(lǐng)導(dǎo)同時居中， 2 號領(lǐng)導(dǎo)依然在 1 號領(lǐng)導(dǎo)左手位置， 3 號領(lǐng)導(dǎo)依然在 1 號領(lǐng)導(dǎo)右手位置。主席臺座次安排1、職務(wù)最高者居中，然后按先左后右，由前至后的順序依次排列。正式代表

13、居中居前，列席代表居后居側(cè)。2、會議主持人有時需在前排的邊座就座，但有時可按職務(wù)順序就座3、主席臺座次應(yīng)編成表，貼于貴賓室、休息室或主席臺入口處，也可在出席證、簽到證等證件上標(biāo)明。4、主席臺每個座位左側(cè)放置姓名臺簽。會場其他人的座次安排1、小型會場內(nèi)，一般情況，遠門、面門的位置為上座。2、中大型會議的座次安排：1）橫排法：按參會人員姓氏筆畫為序，從左至右排列而坐。正式代表居前，列席代表居后。2）豎排法：按既定次序或姓氏筆畫，從前至后縱向排列座次。正式代表居前，職務(wù)高者居前，列席成員、職位低者居后。3）左后排列法：會場布置和座次劃分在大中型會議中，為了提高會議效率，便于與會者順利找到自己座位，可

14、對會場分片劃區(qū)1、根據(jù)會場整體布局，分出ABCD等區(qū)域；2、按照場內(nèi)座位排號分區(qū)，每個單位各占幾排，3、正式代表居前，列席代表居后4、會議中受表彰、領(lǐng)獎的人員標(biāo)出專門區(qū)域。會議臺形選擇會議臺形選擇較大型會場大、小方型臺型適合：大型代表會議、紀(jì)念性會議、布置工作會議 會議臺形的布置中小形會議座次根據(jù)會議的類型，安排選擇會議的臺形：會議臺形選擇大、小方型臺型適合：大型代表會議、紀(jì)念性會議、布置工作會議主席臺座次安排依職務(wù)高低和選舉結(jié)果會議主持人的位次：前排的邊座或按職務(wù)順序主席臺座次的審核主席臺桌上，每個位置的左側(cè)放姓名臺簽知識延伸（會議宴請）知識延伸（會議宴請）四、制作會議證件思考秘書理論研討會

15、，需要制發(fā)哪些會議證件？會議正式證件 旁聽證會議工作證件代表證出席證列席證來賓證工作證記者證出入證會議證件會議證件類型 代表證與會者不僅能參加會議且有表決權(quán)、選舉權(quán)。 列席證能夠到會旁聽但無表決權(quán)。 工作證大會的工作人員，在會議期間出入行走有一定的限制。 記者證負責(zé)大會采訪、報道的新聞媒體人員。 來賓證表明是被主辦方邀請的嘉賓。方法要求制發(fā)會議證件的方法和要求1、內(nèi)容上：會議名稱、與會者姓名、稱呼、身份（職務(wù)、職稱）、組織者名稱2、重要的大型會議要大證件上貼本人相片，并加蓋印章。3、在會議的接待區(qū)向與會人員發(fā)放，并在主席臺等必要的地方放置臺簽式姓名卡片。會議證件的作用 證明身份 保證會議安全，

16、控制人員出入 統(tǒng)計到會人數(shù) 維持會議程序六、準(zhǔn)備會議文件材料、會議用品思考以秘書理論研討會為例，思考一下，會前需要準(zhǔn)備哪些用品？會議信息的分類會議信息的分類：1）與會者信息：與會者基本情況、與會者背景、與會者抵返時間2）會議指導(dǎo)、宣傳性信息：方針、政策、法規(guī)、會議紀(jì)要、公報、簡報、配合會議宣傳的廣告、宣傳片、招貼畫等。3）會議議題性信息：需要列入會議議程，進行討論、研究并解決的問題。4）會議主題內(nèi)容信息：會議期間圍繞會議目標(biāo)和任務(wù)而形成的文件信息。開幕詞、閉幕詞、講話稿、專題報告等5）記錄性、結(jié)果性文件信息：會議記錄、決議、決定、公報、合同、備忘錄、聲明、宣言等4、會議信息的傳遞會議信息的分類

17、：6）會議的程序性文件信息：規(guī)范會議成員的行為、保障會議順利進行而形成的文件。議事規(guī)則、會議時間安排表、選舉程序等7）會議交流性文件信息：主要表成于總結(jié)性、交流性、研討性會議。事跡報告、學(xué)術(shù)論文、經(jīng)驗介紹8）會議參考性信息：圍繞會議議題和議程所收集的背景資料。調(diào)查報告、可行性分析報告、統(tǒng)計報表、技術(shù)圖紙、典型材料等9）會議管理性信息：對會議活動進行有效管理的文件信息：會議通知、會議須知、出席證、作息安排、保密規(guī)定、票證、簽到簿會議用品、所需設(shè)備 會議用品和設(shè)備的類型：必備用品、特殊用品（1）必備用品是指各類會議都需要的用品和設(shè)備。（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，如談判會議、慶典會議、展覽

18、會所需的特殊用品和設(shè)備。會議所需用品和設(shè)備的準(zhǔn)備方法：事先要制定周密的準(zhǔn)備方案，盡量列出用品和設(shè)備的名稱、數(shù)量和價格。會議用品的準(zhǔn)備項 目內(nèi) 容會議用品桌、椅、黑板、熒屏、暗幕、電子布告板、麥克風(fēng)、擴音器等。視聽機器錄音機、錄像機、放映機、幻燈片、投影機、電腦及配套設(shè)備等。文具及其他用品粉筆、彩色筆、訂書機、紙、紙夾、文件夾、透明膠帶、圖釘、筆記用具、錄音帶、電腦軟盤、指示棒、姓名牌、煙灰缸等。投票箱、儀仗隊、鮮花會前用品準(zhǔn)備的具體步驟1、檢查空調(diào)，做好開機準(zhǔn)備，一般在會議前兩小時開機預(yù)熱或預(yù)冷2、檢查好燈光、擴音設(shè)備3、檢查黑板、白板、安放圖架、足夠的紙張4、擺放好姓名牌5、每個座位前擺放紙

19、筆6、電腦投影儀、屏幕、錄音設(shè)備7、投票箱、訂數(shù)投備、獎品8、 茶水飲料9、電視、電話會議，要檢查線路等思考會議文件準(zhǔn)備好后，該如何分發(fā)給與會人員呢？以學(xué)院團學(xué)換屆選舉大會為例，說明其方法。分發(fā)文件方法1、提前將文件發(fā)給與會者，特別是需研究的計劃、方案、審議法規(guī)性文件2、在與會人員進入會場時，秘書人員在入口久發(fā)給每位與會者3、在會場上發(fā)放。有些文件，秘書人員在會場上，按坐位順序依次發(fā)給與會者。4、在座位上擺放。一般性文件，可以在與會人員進入會場之前，將文件擺入在與會人員座位上，供與會者收閱。七 會場檢查思考檢查會議籌備情況時，主要檢查什么內(nèi)容？七 會場檢查答案1、會議準(zhǔn)備是否充分：會期？規(guī)模？

20、與會人員名額？2、會議期間能否排除各種干擾：手機？3、環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備4、文件材料準(zhǔn)備5、會場布置情況6、會議安保工作（設(shè)備線路、消防、防盜設(shè)施、入場人員身份等）7、其他見會議檢查表（EXCEL）會議檢查表七 會場檢查思考用什么方法才能快速便捷地進行會場檢查？聽取會議籌備人員的匯報會前現(xiàn)場檢查七 會場檢查的形式思考會議檢查的形式有哪些？第一，書面形式；第二，口頭形式；第三，協(xié)調(diào)會形式。八、如何擬定會議應(yīng)急方案1.會議應(yīng)急方案的內(nèi)容包括：(1)會議舉行過程中可能出現(xiàn)的問題：人員、場地、設(shè)備、資料、安保、行為(2)出現(xiàn)問題時負責(zé)解決的會議工作人員 2.會議應(yīng)急方案的作用:(1)會議應(yīng)急方案可使會議的策劃和籌備做到早做準(zhǔn)備，未雨綢繆。(2)應(yīng)急方案可以有效的地緩解危機，提高會議管理的效率。比如關(guān)鍵人員不能到會如何處理，住宿的預(yù)訂不夠如何解決，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)故障如何等。(3)使會議工作人員能夠統(tǒng)一步調(diào)，當(dāng)問題出現(xiàn)時，能夠有回旋余地。 八、如何擬定會議應(yīng)急方案3.會議應(yīng)急方案特點:1）有的放矢；2）預(yù)防為主；3）留有余地。 4.會議應(yīng)急方案實施的原則:1）思想上充分重視；2）在人、財、物方面要措施到位；3）在實施的過程中要堅持定期檢查。 5.處理會議突發(fā)事件的方法:1）處理人員問題；2）處理場地問題；3）處理設(shè)備問題；4）處理資料問題；