《文書管理規(guī)則》word版

1、文書管理規(guī)則 總則第一條 目的為使文書管理制度化，以增進文書處理之品質及效率，特訂定本規(guī)則。第二條 范圍本規(guī)則所稱文書管理，指總管理處各部、室、中心或各公司(含事業(yè)部、業(yè)務執(zhí)行部 門)與外界來往的文書(包括電報)及關系企業(yè)(含公司內容)各部門間來往文書(包含簽呈)，自收(發(fā))文至歸檔全部過程之辦理與控制。 承辦部門第三條 總收發(fā)部門總公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由總管理處總務部門統(tǒng)一辦理，各公司(工廠)所在地的總收發(fā)由其所屬總務部門辦理?？偸瞻l(fā)部門負責文書之收受及發(fā)送。第四條 管理部門(一)總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往的文書，以各公司總經(jīng)理室或管理處為管理部門；營業(yè)、

2、采購、工務、資料、法律、服務、訓練等業(yè)務部門的文書，得以各該業(yè)務部門的最高主管部門為管理部門。(二)各公司(工廠)所在地與外界來往屬地區(qū)性文書，以其所在地之經(jīng)理室或管理處(或總務部門)為管理部門。(三)關系企業(yè)各公司、部門間來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。 (四)管理部門應指定人員負責來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對、監(jiān)印、檔案管理等事宜；文書未按規(guī)定處理者，管理部門不得受理。第五條 主辦及會辦部門(一)文書內容所涉及的業(yè)務主辦部門為該項文書的主辦部門，如有涉及其他部門時，其他部門則為該項文書的會辦部門。(二)本企業(yè)各類資料對外統(tǒng)一報送的主辦、會辦及提供部門

3、。 行文第六條 行文類別(一)函：發(fā)布規(guī)章或臨時性規(guī)定及對機關團體、公司行號、私人或關系企業(yè)各公司間及公司內各部門間行文使用。(二)公告：就主管業(yè)務向公眾或特定對象宣布時使用。(三)便函：關系企業(yè)各公司、部門間或公司內各部門間業(yè)務接洽時使用。(四)簽呈：下級對上級有所請示或報告時使用。(五)電報：業(yè)務處理須以電報行文時使用。(六)表格式公文：政府機關規(guī)定之表格式公文及公司人事令等，可依實際需要印為固定格式使用。(七)其他：1.司法文書依據(jù)司法部門規(guī)定程序實施；訴訟文書，依政府有關部門訴訟審議 委員會規(guī)定程序實施。2.會議紀錄及例行表報等的發(fā)送不必行文。第七條 行文名義、署名及印信借用(一)對關

4、系企業(yè)外機構行文的名義、署名及用印規(guī)定如下：1.以公司名義由董事長署名蓋董事長職章：屬政策性或影響公司重大權益的行文。2.以公司名義由總經(jīng)理署名蓋總經(jīng)理職章：對政府各部、會、局、署及其所屬一級、二級機構或省政府、市政府及其所屬一級機構等之行文。3.以公司名義由總經(jīng)理署名、蓋總經(jīng)理職銜簽字章。對省政府、市政府所屬二級機構等的行文。對當?shù)厥?、縣政府及其所屬一級機構的行文。對稅務、金融機關的行文?？偣芾硖幐鞑俊⑹?、中心代表各公司對外的行文(但本款第六項另有規(guī)定者從其規(guī)定)。4.以公司名義，由經(jīng)理署名、蓋經(jīng)理職銜簽字章。對本款第二項所列以外的公家機構或公民營企業(yè)、法人團體的行文。營業(yè)、資料、工務等部門

5、于各類規(guī)章規(guī)定的核決權限或授權范圍內對客戶、廠商之行文。5.以部門名義，由廠處長署名蓋廠處長職銜簽字章。營業(yè)、資材、工務等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權限或授權范圍內對客戶、廠商的行文。6.以部門名義蓋部門章：采購部門對廠商的行文。人事、服務、訓練、法律等部門于經(jīng)辦業(yè)務之權責范圍內對公民營事業(yè)、民間機構或個人的行文。7.應依本款第四項的名義、署名及用印規(guī)定行文而該行文單位無經(jīng)理者，得蓋用公司公章行文。8.因環(huán)境特殊或事實需要，須另行規(guī)定行文名義、署名及印信使用者，應專案簽送總管理處總經(jīng)理室轉呈董事長或總經(jīng)理核準。(二)關系企業(yè)各部門間應以部門名義行文，并依下列規(guī)定簽署、用印：1.正式行文者，以公司

6、名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽字章為之；以業(yè)務接洽便函行文者，由經(jīng)辦部門主管及經(jīng)辦人署名，蓋用部門章。2.總管理處各部、室、中心對各公司行文的油印函件，蓋用部門章。3.工務、資材、會計、總務等服務部門對其他部門的行文蓋部門章。4.廠、處以上部門主管對其直轄部門行文以部門主管之職銜簽字章簽署。(三)公告、人事通知單、聘任書、獎狀、契約及依法令或特定業(yè)務(如進出口、稅務、關稅、勞保、投標等)，須加蓋公司或業(yè)務專用章的文件，均應蓋章，并視業(yè)務需要依規(guī)定加蓋董事長或總經(jīng)理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權限或授權范圍內的部門主管簽字章或私章。(四)特定簽署人及印信的文件從其規(guī)定。(五)需以對等身份的

7、簽署人名義復文者，應斟酌實情處理。第八條 行文的判行權限(一)以董事長署名行文者，應送總管理處總經(jīng)理室轉呈董事長判行。(二)以總經(jīng)理署名行文者，除總管理處各部室、中心代表各公司對外行文得由經(jīng)理(主任)判行者外，應送各公司總經(jīng)理室轉呈總經(jīng)理判行。(三)以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者、應送經(jīng)理室轉呈經(jīng)理判行。(四)以部門名義由廠處長署名行文者，應由部門主管判行。(五)以部門名義行文者，應由部門主管判行。(六)以公司名義蓋用公司公章行文者，應由經(jīng)理級人員判行。(七)因專案業(yè)務需要，如進出口、稅務、關稅、勞保、投標等使用公司名義，須蓋用董事長或總經(jīng)理之業(yè)務專用章者，行文時應經(jīng)各該業(yè)務部門主管于授權之范圍內經(jīng)核

8、準后始得為之。(八)固定格式文書，應由署名的主管于原稿判行后，授權業(yè)務主辦部門主管依式行文。 文書處理程式. 通則第九條 文書分類(一)機密類：具有專利性、獨特技術性的資料及特定列管的業(yè)務機密文件，應依本規(guī)定第八章規(guī)定辦理。(二)A類：凡關系重大，足以影響公司權益的文書，應呈總經(jīng)理核閱后始得分文辦理。(三)B類：一般文書及經(jīng)常性業(yè)務往來文書。(四)C類：一般通知或參考性的函件無須呈判者，僅登記分文直接交經(jīng)辦部門處理后歸檔。(五)其他類：與公司業(yè)務無直接關系之表報、宣傳或印刷函件，無需收文、登記，可直接送有關部門參閱。第十條收發(fā)文登記單(一)第一聯(lián)為收(發(fā))文登記單，收發(fā)人員按流水號碼順序裝訂存

9、查。(二)第二聯(lián)為催辦單，于送經(jīng)辦部門簽收文件后，收發(fā)人員收回，按處理期限或待復日期之先后次序整理，按日核對催辦。(三)第三聯(lián)為主管催辦單，經(jīng)辦部門主管于交辦文件后留存，按處理期限或待復日期之先后整理，以備隨時稽催督導用。(四)第四聯(lián)為經(jīng)辦人員存查聯(lián)，于文件辦妥后按結案、未結案分類存查。(五)第五聯(lián)為核查聯(lián)，于文件辦妥時隨文歸檔，如系代行或授權判行的文件，由收發(fā)人員轉送主管核閱后歸檔。第十一條 收(發(fā))文字號的制定管理(一)對外行文的字號1.公司：X1X2(X3)總字第號。X1X2為公司簡稱；X3為地區(qū)別，不需分地區(qū)者省略；為公司收(發(fā))文流水號。2.事業(yè)部(含直屬部門)：X1X2(X3)X4

10、字第號(X4為事業(yè)部或直屬部門代字，由各公司總經(jīng)理室制定管理)。3.營業(yè)部門：由各公司總經(jīng)理室制定。(二)對關系企業(yè)行文的字號1.由各公司總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。2.總管理處各部、室、中心由總管理處總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。(三)收發(fā)文編號1.由文書管理部門按年份依流水號碼一文一號編列。業(yè)務接洽便函另行編定，亦采流水號碼一文一號編列。2.復文以收文號碼為發(fā)文號碼，如有二號以上來文并案處理，以最后的收文號碼為發(fā)文號碼。3.主動發(fā)文號碼與一般收復文號碼采取同一編號順序。.與外界來往文件第十二條 收文(一)登記、分文來文由收發(fā)人員拆封后，于收(發(fā))文登記單登記收文編號、收文日期、來文者、來文字號、來文日期

11、、附件及摘要后，送分文人員依其性質判定文書類別、經(jīng)辦部門，再由收發(fā)人員分發(fā)。(二)文件的分送收發(fā)人員分發(fā)文件，應留存收(發(fā))文登記單第一聯(lián)，依收文編號之流水號碼裝訂之。其余第二、三、四、五聯(lián)連同來文以分文專用卷宗送交經(jīng)辦部門主管核定要否答復及處理期限，記入收(發(fā))文登記單第二、三、四、五聯(lián)，第二聯(lián)于當天簽收后，夾放于分文專用卷宗退還收發(fā)人員，由收發(fā)人員按處理期限的日期先后予以整理為文件催辦之用。(三)文件交辦經(jīng)辦部門主管將文件批交辦理時，應將經(jīng)辦人姓名記入收(發(fā))文登記單第三、四、五聯(lián)，留存第三聯(lián)按處理日期之先后整理稽催督導，第四、五聯(lián)連同文件交經(jīng)辦人辦理。(四)文件處理1.經(jīng)辦人辦理文件時，

12、應將擬辦或復文擬搞簽呈主管判行。2.經(jīng)辦人應將處理經(jīng)過、結果或復文摘要記錄于收(發(fā))文登記單第四、五聯(lián)記要聯(lián)記要欄(如不敷使用時，得以文書簽辦單補充，簽辦單隨同收(發(fā))文登記單第五聯(lián)流程處理)，并填記預定保存期限及銷案或待復日期后連同來文(復文時需附復文稿)經(jīng)呈判后打字、校對再轉送文書管理部門收發(fā)人員。經(jīng)辦部門主管于文件判行后，將收(發(fā))文登記單第三聯(lián)抽出銷案。3.收發(fā)人員收到辦妥的來文及收(發(fā))文登記單第四、五聯(lián)時：如無需復文者，依其類別編定檔號填記于第四、五聯(lián)將檔號及銷案日期轉記第一聯(lián)，抽出原留存的第二聯(lián)銷案，并將第五聯(lián)同文件歸檔，將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。如需復文者，將復文及復文搞送請監(jiān)印人員

13、用印后，復文封發(fā)投郵；來文、復文稿、復文底本則依其類別編寫檔號填記于第四、五聯(lián)后，第五聯(lián)連同來文、復文稿、復文底本歸檔，并抽出原留存的第二聯(lián)銷案(如需待復者，則將第二聯(lián)依待復日期的先后整理以備稽催)，再將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。經(jīng)辦部門如業(yè)務需要，可以復文底本留存。4.來文附件如屬現(xiàn)金、支票、匯票或其他有價證券等，經(jīng)辦部門經(jīng)辦人于接到來文時，應即繳交出納部門簽收不應隨文傳遞。第十三條 主動發(fā)文(一)擬稿、登記經(jīng)辦人以公文稿箋擬妥文稿，檢附收(發(fā))文登記單一式五聯(lián)，填寫受文者、類別、經(jīng)辦部門、內容摘要、附件、經(jīng)辦人姓名、預定保存年限及銷案或待復期限等欄，呈部門主管會核稿人員經(jīng)判行，送收發(fā)人員編號，轉打

14、字、校對后，送交文書管理部門收發(fā)人員。(二)發(fā)文處理收發(fā)人員收到發(fā)文文件、原稿收(發(fā))文登記單(一式五聯(lián))，即將發(fā)文文件及原稿送請監(jiān)印人員用印。文件封發(fā)投郵后，登記單第一聯(lián)依收發(fā)文編號的流水號裝訂；無須待復文件，第二、三聯(lián)即予銷案，如須待復者，第二聯(lián)由收發(fā)人員暫存，第三聯(lián)送經(jīng)辦部門主管，均依待復日期的先后整理以備稽催；第四、五聯(lián)連同發(fā)文原稿及底本依其類別編寫檔號，將檔號及銷案日期填記于第一聯(lián)后，第四聯(lián)交還經(jīng)辦人存查，第五聯(lián)連同發(fā)文原稿、底本歸檔。第十四條 外界復文的處理收發(fā)人員及文書經(jīng)辦部門收到外界復文，除按收文程序處理外，收發(fā)人員應抽出原發(fā)文的第二聯(lián)銷案，將銷案日期轉記原發(fā)文的第一聯(lián)，并將收

15、文日期及字號轉記于原發(fā)文后歸檔的第五聯(lián)，經(jīng)辦部門接到復文時，主管應抽出原發(fā)文的第三聯(lián)銷案，經(jīng)辦人應于原發(fā)文的第四聯(lián)填記收文日期及字號。.關系企業(yè)來往文件第十五條 行文方式(一)正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章的規(guī)定處理。一般性的規(guī)定、通知、公告等函件無需復文時，發(fā)文部門仍辦理發(fā)文手續(xù)，受文部門則依下列方式處理：1.主管部門對其直轄部門行文時，受文部門免辦收文手續(xù)。2.總管理處各部、室、中心及各公司相互行文，由受文公司總經(jīng)理室或部、室、中心文書管理部門辦理收文，其轉交所屬部門時，所屬部門免辦收文手續(xù)。3.受文部門依前二項的規(guī)定免辦收文者仍應處理呈核后依收文日期先后順序歸檔。(二)以業(yè)務接洽

16、便函行文者，依第十六條規(guī)定辦理。(三)各類文書的行文，應就組織層級需要數(shù)量一次印發(fā)，避免逐級轉文重印延誤時效。第十六條 業(yè)務接洽便函之處理(一)發(fā)文經(jīng)辦人發(fā)文時，應將接洽內容列記于業(yè)務接洽便函第一聯(lián)，并填記文書類別、受文者、待復期限、附件等各欄，呈請主管判行后另依式填寫三聯(lián)連同第一聯(lián)呈主管主管簽署，一并送收發(fā)人員編號并記載于收(發(fā))文編號登記表再送監(jiān)印人員用印后，由收發(fā)人員將業(yè)務接洽便函第二、三、四聯(lián)送交受文部門，第一聯(lián)則依待復日期之先后整理以備稽催。(二)收文受文部門的收發(fā)人員收到業(yè)務接洽便函第二、三、四聯(lián)，于便函上填記收文時間、編定收文號碼并記載收(發(fā))文編號登記表將便函第二、三、四聯(lián)送呈

17、部門主管批定經(jīng)辦人后，由收發(fā)人員將二、三聯(lián)交由經(jīng)辦人承辦，第四聯(lián)經(jīng)經(jīng)辦人簽收后由收發(fā)人員按發(fā)文部門要求的待復日期先后整理，以備稽催。(三)復文經(jīng)辦人收到來文應于第三聯(lián)擬具復文稿并填寫銷案或待復日期，及預定保存期限(如需簽辦，則以文書簽辦單辦理，簽辦單連同業(yè)務接洽便函第三聯(lián)處理)，經(jīng)主管判行后，依式填寫于第二聯(lián)，一并呈主管簽署再送由收發(fā)人員轉請用印并抽出原暫存之第四聯(lián)轉記銷案或待復日期，將第二聯(lián)送交受文部門(原發(fā)文部門)，第三、四聯(lián)編定檔號填記于檔號欄后；第三聯(lián)依其類別歸檔；第四聯(lián)依收文流水編號的順序存查。如未結案，則第四聯(lián)按待復日期先后整理以備稽催。(四)回文處理發(fā)文部門的收發(fā)人員收到復文部門

18、送達的便函第二聯(lián)時，于原暫存的第一聯(lián)注記復文的收文時間；第二聯(lián)轉送經(jīng)辦人呈閱辦妥并注明預定保存期限送收發(fā)人員抽出第一聯(lián)銷案，再一并編定檔號填記于檔號欄，第一聯(lián)依發(fā)文流水編號的順序裝訂存查，第二聯(lián)依其類別存檔，如未結案，第一聯(lián)需加注復文部門要求的待復日期，并按此日期的先后整理以備稽催，再行復文時，則依發(fā)文程序辦理。 文書處理方式第十七條 文書結構(一)公告：以主旨依據(jù)公告事項三段式斟酌運用。(二)函、簽呈：以主旨、說明、辦法、請求、擬辦或建議三段式斟酌運用。(三)業(yè)務接洽便函：以公文三段式或以條例方式逐點敘述。(四)采用語體文以達到簡、淺、明、確的要求，可用表格處理的盡量利用表格。第十八條 信函

19、處理(一)指名營業(yè)、工務、資材及采購人員收受的信函由信封上的記載可認為公務文書者，應視同公務文書拆封，如系私事，再予發(fā)還；未能辦認為公務文書的信函，經(jīng)其本人拆封后如系公務文書，應交收發(fā)人員依本規(guī)則處理。(二)指名經(jīng)副理以上人員的信函，逕送其本人，如系公務文書，再交收發(fā)人員依本規(guī)則辦理。第十九條 簽呈處理(一)經(jīng)辦人因特殊案件的處理，需簽請主管核示時，以簽呈用紙繕寫一份行之，簽呈經(jīng)核決并依示辦妥后應依類別歸檔。(二)經(jīng)辦人簽擬后層呈主管核示，如需呈轉經(jīng)(副)理級以上主管核示者(各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室以及總管理處各部、室、中心為呈總經(jīng)理或董事長核示者)則于廠(處)長(部、室主管)簽示后，由廠(處)

20、、部(室)收發(fā)人員登記于簽呈事務備查表轉呈經(jīng)(副)理以上主管(各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室及總管理處為總經(jīng)理或董事長)核示，于核示后由廠(處)部(室)收發(fā)人員轉記批示情形，呈送廠(處)長(部室主管)核閱后，交由經(jīng)辦人依示辦理，但與會辦部門有關者應復印分送會辦部門協(xié)同處理或備查。經(jīng)辦人辦妥后，將簽呈交由廠(處)、部(室)收發(fā)人員編定檔號填記于簽呈及簽呈事務備查表后，簽呈依其類別歸檔。簽呈內容不宜為公眾周知者，應指定專人專案簽辦。第二十條 合約處理(一)訂立或修改合約時，經(jīng)辦部門擬稿后判行前，應將文稿轉送總管理處法律事務室核稿。判行后依業(yè)務需要份數(shù)送請繕打、校對、用印。(二)固定格式的合約書其原稿應依前

21、款規(guī)定經(jīng)核稿判行后使用，經(jīng)辦部門使用時依式填寫所需份數(shù)呈準后，直接送請用印。（三）合約書簽約代表原稿、正本的保管部門規(guī)定。保管部門收到合約書正本應即貼足印花并予銷印后與原稿一并歸檔。其他業(yè)務有關部門均以副本留存?zhèn)溆?。第二十一條 副本及圖書處理副本視同正式文書，應依規(guī)定處理、歸檔；各類圖書應指定部門集中管理。第二十二條 電報處理電報視同文書，依本規(guī)則辦理。第二十三條 文書處理要點(一)經(jīng)辦文書遇有關系重大足以影響公司權益之重要文件，應將正本妥為保藏，每有應用均以副本或影本層呈處理。(二)為利文書處理并達分層負責目的，經(jīng)辦人應就內容要點簽擬意見或選稿隨來文呈部門主管核閱批辦，各主管人員應對文案注意

22、見，避免只簽名而無意見。(三)經(jīng)辦、會稿、核稿等人員之答名，應清晰可辨，不得潦草難認。(四)經(jīng)辦文書應視其輕重而定緩急，如案情涉及其他部門應照會辦理，會稿案件會辦部門應按速件處理之。第二十四條 文件處理期限(一)收發(fā)人員收文時，原則上應隨到隨送，不得積壓，最遲應于文到一小時送交有關人員。(二)分文人員的分文時期，由各公司視其收文數(shù)量自行訂定。(三)經(jīng)辦人員的處理期限。1.速件、電報、機密文件等應隨到隨辦，于文到一日內處理完畢為原則。2.一般案件由部門主管斟酌經(jīng)辦人的工作量，指定處理期限，一般以文到三日內處理完畢為原則。3.來文定有答復期限者，應盡力于來文所定期限內處理完畢。4.計劃、試驗、研究

23、、開發(fā)、規(guī)章修訂、測定、搜集資料等特殊案件部門主管應斟酌實際需要分別規(guī)定其處理期限。5.監(jiān)印人員原則上于當天完成用印。6.文件歸檔，應日案日清，最遲不得逾二日。7.簽呈案件，按分層負責的決行層次，由各公司自行訂定時限。第二十五條 文件稽催(一)經(jīng)辦人如未能如期辦妥文件，應于處理期限屆滿前，經(jīng)請示部門主管同意后，以口頭通知文書收發(fā)人員更改處理期限。(二)收發(fā)人員應按日檢查催辦聯(lián)，到期未見辦妥銷案者，應先以口頭通知經(jīng)辦部門主管，如再俟一天仍不見辦妥銷案者，應即以文書催辦單一式二聯(lián)，送經(jīng)辦部門主管交由經(jīng)辦人填注擬完成日期及遲延原因經(jīng)主管批核后，經(jīng)辦部門自存一份，一份送還收發(fā)人員繼續(xù)依期稽催，收發(fā)人員

24、應隨時將稽催情形記錄于稽催聯(lián)。第二十六條 發(fā)送方式文書發(fā)送方式分為專送、郵寄(平信、限時、掛號、航空)電報(尋常、加急、書信、打字)及集運等，經(jīng)辦人應于文書底稿上注明。第二十七條 文件遞送(一)呈閱文件的遞送方式文件呈閱、呈判、會辦時，如為普通案件以淺灰色卷宗遞送，如系機密，緊急或A類案件，則以桔紅色卷宗遞送。(二)部門間文件的遞送1.發(fā)文及受文部門在同一廠區(qū)內，可以文件直接遞送，如需簽收者，可以自存聯(lián)送請請受文部門簽收后取回稽催。2.發(fā)文及受文部門在不同廠區(qū)者，發(fā)文部門收發(fā)人員需將文件依受文部門地區(qū)別以(處)、部(室)為單位裝入內部信封予以遞送，內部信封僅書寫受文部門的廠、處、部、室名稱不另

25、注明經(jīng)辦人姓名，由受文部門收發(fā)人員統(tǒng)一拆封分發(fā)。3.各公司于各辦公地區(qū)應設一文件寄送中心，總公司為各公司總經(jīng)理室，各公司(工廠)所在地為總務部門，各寄送中心得規(guī)定每日截止收件時間，以便整理集中裝運。4.收發(fā)人員將文件遞交寄送中心后，寄送中心人員應將同一受文部門之廠(處)部(室)的文件集中整理，開具文件遞送清單一式三聯(lián)，第一聯(lián)自存，第二、三聯(lián)連同文件匯總裝入地區(qū)別專用文件袋寄送。收文地區(qū)之寄送中心人員收到文件袋拆開后，即以文件遞送清單第二、三聯(lián)連同文件送交各廠(處)收發(fā)人員簽收后留存第二聯(lián)，第三聯(lián)以當天文件袋送還原發(fā)文的寄送中心存查。5.總管理處各部、室、中心寄送各廠區(qū)的文件，一律遞交各公司的寄

26、送中心登記轉送。 6.總公司各寄送中心的文件袋，需于下午五時前送交總管理處總務部門統(tǒng)一運寄。7.原則上文件應隨到隨送，不得積壓，寄送中心人員須于每日上午上班后30分鐘內將文件袋內文件分送各廠(處)、部(室)收發(fā)人員簽收。 印信.印信種類第二十八條 種類(一)公章：各公司向主管機構登記之公司印鑒及特定業(yè)務專用之公司印信。(二)職章：ZK(1.董事長、各公司總經(jīng)理刻有公司名銜及職別的印信。2.刻有職別及特定業(yè)務專用的主管印信。(三)職銜簽字章：各公司廠、處長以上主管刻有職銜及簽名的印信。(四)部門章：刻有公司及部門名銜之印信。如為不得對企業(yè)外行文之部門，應于部門章上加注對內專用之字樣。(五)校對章

27、、騎縫章、附件章：刻有公司名銜及校對章或騎縫章附件章等字樣之印信。第二十九條 印信的資料及形式所有印信均為圓形橡皮質。.印信使用第三十條 監(jiān)印人員(一)各公司公章及董事長職章之監(jiān)印人員應簽請本企業(yè)董事長核定后任用。(二)特定業(yè)務專用的圖記及董事長職章、公章、總經(jīng)理職章之監(jiān)印人員應簽請各公司總經(jīng)理核定后任用。(三)各部門主管的職銜簽字章及部門章由各部門主管指定監(jiān)印人員。(四)監(jiān)印人員不在時，應由代理人代為監(jiān)印，代理人的任用應依前三款的規(guī)定簽準或指派。第三十一條 印信蓋用(一)行文時應依第八條的規(guī)定判行送請監(jiān)印人員依第七條的規(guī)定于函件、文稿及底本上用印。(二)其他文件需蓋用印信者，經(jīng)辦人應填具蓋用

28、印信申請單一式二聯(lián)，經(jīng)呈準后憑以申請用印，監(jiān)印人員除于文件上用印外，還應于蓋用印信申請單正面加蓋使用的印信，并收存第一聯(lián)，第二聯(lián)退回經(jīng)辦部門存查。第三十二條 印色使用公章、職章以紅色印泥或紅色打印水用印的。.印信管理第三十三條 印信的核定及制發(fā)部門(一)公章、董事長及各公司總經(jīng)理之職章及職銜簽字章均經(jīng)總管理處董事長核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。(二)總管理處各部、室、中心的部門章或特定業(yè)務之主管職章經(jīng)各部(室)經(jīng)理(主任)核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。(三)各事業(yè)部經(jīng)理、廠(處)長的職銜簽字章、特定業(yè)務之主管職章及各部門的部門章經(jīng)各公司總經(jīng)理核定由各公司總經(jīng)理室為管

29、理部門統(tǒng)一制發(fā)。第三十四條 印信登記業(yè)務主辦部門需用特定印信或業(yè)務專用印信向有關主管機構報備時，該印信的登記、更換、撤銷等的手續(xù)，均由該主辦部門辦理。第三十五條 印信申請(一)印信制發(fā)的申請因業(yè)務需要或組織變更，由主辦部門填具請(制)發(fā)印信申請表一份，送會印信管理部門依本規(guī)則第三十三條的規(guī)定呈請核定后由管理部門制發(fā)。（二)印信換發(fā)的申請1.印信的印文磨損申請換發(fā)時，由監(jiān)印人員填具請(換)發(fā)印信申請表一份，于備注欄拓具印模，敘明制發(fā)日期，送會印信管理部門依本規(guī)定第三十三條規(guī)定呈請核定后由管理部門換發(fā)。2.原有廢舊印信應于換發(fā)的印信收到后一周內，由監(jiān)印人員依本規(guī)則第三十六條的規(guī)定辦理。(三)印信補

30、發(fā)的申請1.印信毀損或遺失時，監(jiān)印人員除向該印信登記機構報備并依法公告作廢外，應填具請(補)發(fā)印信申請表一份，于備注欄敘明原印的種類、字體、制發(fā)日期、毀損或遺失經(jīng)過及失職人員的議處，并會印信管理部門依本規(guī)則第三十三條規(guī)定呈經(jīng)核定后，由管理部門補發(fā)。2.補發(fā)印信的文字體應有異于原印信，以資區(qū)別。3.遺失的印信尋獲時，應即交由監(jiān)印人員于二日內依本規(guī)定第三十六條規(guī)定辦理。(四)印信增刊的申請1.一種印信以制發(fā)一枚為原則，但如因業(yè)務需要或受地區(qū)限制需增刊者，由業(yè)務主辦部門依本條第一款規(guī)則申請。2.增刊的印信應由管理部門斟酌實情設法加以區(qū)別。第三十六章 印信繳銷(一)廢舊、撤銷或遺失尋獲的印信，應由監(jiān)印

31、人員填具繳銷印信申請表一份，送會印信管理部門依本規(guī)則第三十三條之規(guī)定呈經(jīng)核定后，檢具繳銷之印信，送繳管理部門撤銷。(二)印信管理部門收到繳銷的印信，即斟酌實情予以保存或截角注銷。第三十七條 印信管理(一)各種印信由各監(jiān)印人員負責保管，如有遺失或誤用情事由監(jiān)印人員負完全責任。(二)印信管理部門應指定專人負責印信之制發(fā)、換發(fā)、補發(fā)、稽查等管理工作，并設立印信登記表拓具印模、樣本，依序裝訂成冊，以利管理。(三)印信不固定換發(fā)年限，印信管理人員每年至少應稽查一次。(四)主管、監(jiān)印人員或印信管理人員交接時，應拓具印模樣本列冊專案移交，并報送印信管理部門。 檔案管理.管理部門第三十八條 管理部門(一)文書

32、結案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門視實際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務處理需要，原搞須由經(jīng)辦部門保管者，應經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應送文書管理部門歸檔并換回影本。(二)各公司檔卷分類目錄及編號原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經(jīng)理室。.整理與分類第三十九條 文件點收文件結案移送歸檔時，依如下原則點收：(一)檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。(二)文件如經(jīng)抽存者，應有管理部門主管的簽認。(三)文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應即退回經(jīng)辦部門補辦。(四

33、)與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經(jīng)辦部門。(五)有價證券或其他貴重物品，應退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門應送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。第四十條 文件整理點收文件后，應依下列方式整理：(一)中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。(二)右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。(三)文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。第四十一條 檔案分類(一) 檔案分類應視案件內容、部門組織、業(yè)務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。

34、(二)檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應用時得于第三級之后另增第四級細類。如案件不多，亦可僅使用部門及大類或小類二級。(三)同一小類(或細類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類(或細類)之后增設卷次編號，以便查考。(四)每一檔夾封面內頁應設目次表，案件歸檔時依序編號、登錄；并以每一案一個目次編號為原則。(五)檔號之表示方式如下A1A2-B1B2C1C2D1-E1E2A1A2為經(jīng)辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。第四十二條 檔案名稱及編號(一)檔案各級分類應賦予一名稱，

35、其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。(二)各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數(shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。(三)檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應編制檔案分類編號表，即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。(四)檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增繁時，隨時增補之用。(五)檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。第四十三條 檔號編定(一)案件如系新案，應就檔案分類編號表，查明該案件所屬類別及其卷次

36、、目次順序編列檔號。(二)案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。(三)檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，編列檔號。(四)檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。.歸檔與檔案清理第四十四條 保存期限(一)歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內，并視實際需要使用見出紙注明目次號碼，以便翻閱。(二)檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。第四十五條 保存期限文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：(一)永久保存：1.公司章程；2.

37、股東名簿；3.組織規(guī)程及辦事細則；4.董事會及股東會紀錄；5.財務報表；6.政府機關核準文件；7.不動產(chǎn)所有權狀及其他債權憑證；8.工程設計圖；9.其他經(jīng)核定須永久保存的文書。(二)10年保存：1.預算、決算書類；2.會計憑證；3.事業(yè)計劃資料；4.其他經(jīng)核定須保存10年的文書。(三)5年保存：1.期滿或解除之合約；2.其他經(jīng)核定保存5年的文書。(四)1年保存：結案后無長期保存必要者。(五)規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。第四十六條 檔卷清理(一)管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時，依第四十五條的規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀

38、，銷毀前應造冊呈總經(jīng)理核準，必要時向主管官署報備，并于目次表之附注欄內注明銷毀日期。(二)保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將收(發(fā))文登記單第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。.調卷第四十七條 調卷程序(一)各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務需要需調閱檔案時，應填具調卷單經(jīng)其部門主管(科長以上)核準后持向管檔人員調閱。(二)管檔人員接到調卷單經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于調卷單上填注借出日期，將檔案交與調卷人員。調卷單則依預定歸還日期之先后整理，以備稽催。(三)于檔案室當場借閱者，得免填調卷單。(四)檔案歸還時，經(jīng)管檔人員核查無訛并于調卷單填注歸還日期及簽章

39、確認后，檔案即行歸入檔夾。調卷單由管檔人員留存?zhèn)洳?。第四十八條 調卷管理(一)調卷單以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調閱期限時，應按調閱程序重新辦理。(二)調卷人員對于所調案件，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請管檔人員負二責處理。(三)調卷人員調閱檔案，應于規(guī)定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應經(jīng)調卷變更登記，不得私自授受。(四)調閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務有關者，如調閱與經(jīng)辦業(yè)務無關之案件，應經(jīng)文書管理部門主管同意。 機密文件第四十九條 范圍(一)生產(chǎn)設備設計圖：具有專利性與獨特性之機械設計圖，以及生產(chǎn)設備布置圖。(二) 技術性的資料：獨特技術性的操

40、作標準，與外人技術合作或外人技術指導資料，產(chǎn)品配方，產(chǎn)品開發(fā)，改良或試驗資料，國外現(xiàn)場實習報告及其他技術上屬于機密性之資料。(三) 業(yè)務性之資料：銷售成本資料，市場情報，國外業(yè)務考察報告及其他業(yè)務上屬于機密性之資料。(四)其他經(jīng)廠處長以上主管認為有必要列入機密文件管理之一切資料。第五十條 保管部門(一)外來機密文件應以各公司總經(jīng)理室為保管部門；經(jīng)各公司總經(jīng)理核準得于事業(yè)部、研究所或工廠所在地保存者，應以事業(yè)部經(jīng)理室、研究所所長室、駐廠經(jīng)(副)理室或總經(jīng)理指定之部門為保管部門。(二)屬技術、開發(fā)、工務、營業(yè)等部門自行建立之專業(yè)性機密文件，應以各事業(yè)部經(jīng)理室或廠區(qū)文書管理部門為保管部門。(三)總管

41、理處各部、室、中心之機密文件，屬各該部門承辦之專責性質者，應以各該部、室、中心為保管部門。(四)各保管部門應指定專人經(jīng)各公司總經(jīng)理核定(總管理處由總經(jīng)理核定)，負責機密文件收發(fā)、登記及歸檔等事務。第五十一條 外來機密文件處理(一)外來機密文件由代表公司取得該文件的人員徑送該公司總經(jīng)理室機密文件保管人員，以收(發(fā))文登記單一式五聯(lián)登記，呈請總經(jīng)理核派經(jīng)辦人(主辦人)及指定處理期限后，其分文、經(jīng)辦、復文或主動發(fā)文均依第四章之規(guī)定流程處理。唯其遞送均應親自為之，不得假手他人。(二)若文件內容影響公司權益重大時，保管人員于文件分類辦理時，應以影本為之，原文件由保管人員妥藏。(三)主辦人于文件處理期間，

42、需負保密全責；如需分派其所屬人員辦理時，則于每日上班以文件傳遞記錄卡注明時間、用途由經(jīng)辦人簽章后，文件傳遞記錄卡由主辦人留存，密件交經(jīng)辦人辦理。于當日下班(或完工)時主辦人應負責將密件收回，并于文件傳遞記錄卡填注收回時間，由經(jīng)辦人簽認后隨收(發(fā))文登記單第五聯(lián)與密件一并歸檔。(四)密件辦妥后由主辦人親自遞送或封妥簽章交予文書管理部門收發(fā)人員寄送。第五十二條 自創(chuàng)之專業(yè)性機密文件處理(一)隸屬性技術、開發(fā)、工務、營業(yè)等部門的工作人員于承辦特定項目之業(yè)務所建立的資料，應視同機密文件，依本章的規(guī)定辦理。(二)前款各項機密文件的經(jīng)辦部門應于每月底編制翌月的工作計劃表寫明交辦的特定業(yè)務工作主題、內容摘要、經(jīng)辦人及預定完成期限等，經(jīng)主管核定后，一份自存，一份送保管部門存查。第五十三條 經(jīng)辦方式(一)經(jīng)辦人應于辦公場所處理機密文件，不得擅自攜帶外出或轉借、出示于他人，處理期間并應妥善收存，防止他人輕易取得或翻閱。(二)經(jīng)辦人不得請托他人代抄、代描機密文件，非經(jīng)經(jīng)理級以上主管核準者，亦不得擅自復制。(三)經(jīng)辦人如因公確需攜帶機密文件外出時，應呈經(jīng)理級以上主管(專業(yè)性機密文件得呈廠、處長)核準后為的。(四)經(jīng)辦人如未能于規(guī)定期限內處理完竣，應于到期前簽呈交辦之主管核準延長處理期限并聯(lián)絡保管