【精品課件】秘書理論與實(shí)務(wù)(共76張)

1、秘書理論與實(shí)務(wù)之秘書理論篇第一章 緒論第一節(jié) 秘書的含義和職業(yè)特征第二節(jié) 秘書工作的內(nèi)容、特點(diǎn)和作用第三節(jié) 秘書學(xué)的含義、研究對(duì)象和研究方法第一節(jié) 秘書的含義和職業(yè)特征一、秘書的含義二、秘書的類別三、秘書的職業(yè)特征一、秘書的涵義（一）古代的“秘書” 1. 宮中秘藏的各種圖書典籍（或朝廷的機(jī)要文件）。 2. 讖緯圖箓一類的文圖資料。 3.官職、機(jī)構(gòu)名稱。公元二世紀(jì)，東漢漢桓帝設(shè)秘書監(jiān) 。 物 人（二）西方的秘書國(guó)際職業(yè)秘書協(xié)會(huì)所下的定義是： 具有熟練的辦公室工作能力，不需上級(jí)敦促即能能主動(dòng)負(fù)責(zé)，積極進(jìn)取、干練果斷、能在授權(quán)范圍內(nèi)作正確決定的經(jīng)理助手。 各國(guó)對(duì)秘書定義的共性：（1）秘書是一種社會(huì)職

2、業(yè)，而不僅是一種官職名稱；（2）秘書主要是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的人員。但要求與權(quán)限有何不同。 （三）現(xiàn)代秘書定義分析 四角號(hào)碼詞典“秘書是掌管文書和機(jī)要的干部。” 商務(wù)印書館1988年修訂版新華詞典，秘書：管理文書并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人處理工作的人員； 上海辭書出版社1989年版縮印本辭海，秘書：協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人綜合情況，調(diào)查研究，聯(lián)系接待，辦理文書和交辦事項(xiàng)等的工作人員； 袁維國(guó)主編秘書學(xué)(1990年9月出版)，秘書，在我國(guó)現(xiàn)代主要指黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、軍隊(duì)、院校內(nèi)的一種行政職位。其主要職責(zé)是輔助管理，綜合服務(wù)；主要工作是撰擬文告、管理文書、接待來(lái)訪、管理會(huì)議、調(diào)查研究、處理信息、辦理事物、參謀咨詢、

3、聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)等工作。 1989年董繼超在普通秘書學(xué)把秘書分為廣義和狹義，狹義的秘書是指“掌管文書并直接輔助領(lǐng)導(dǎo)者全面處理事務(wù)的專門人員?！?廣義秘書定義是指在領(lǐng)導(dǎo)者身邊或中樞機(jī)構(gòu)工作，并以辦文、辦會(huì)和承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦指示為主要輔助任務(wù)的專門人員。 傅西路：“秘書是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的辦公室人員，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手” 勞保部2003年秘書國(guó)家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：從事辦公室程序性工作，協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)，并為決策及其實(shí)施提供服務(wù)的人員。 思考： 1.定義的方法。列舉法還是種差+鄰近的屬？ 2.秘書是職業(yè)、職位還是職務(wù)？ 3.對(duì)秘書下定義時(shí)應(yīng)主指狹義的辦公廳室中的秘書，還是應(yīng)包括廣義的如研究室、信訪局、保密局、檔

4、案局等與辦公廳室獨(dú)立平行的機(jī)構(gòu)的工作人員？ 4、秘書的本質(zhì)特征是什么？核心認(rèn)識(shí)：秘書活動(dòng)的主要對(duì)象是領(lǐng)導(dǎo)者；秘書活動(dòng)的根本職能是輔助管理；二、秘書的類別 （一）現(xiàn)代秘書的類別 1、按服務(wù)對(duì)象和經(jīng)濟(jì)來(lái)源分：公務(wù)秘書和私人秘書 2、按不同行業(yè)和所屬部門分：黨務(wù)、行政、經(jīng)濟(jì)（工業(yè)、農(nóng)業(yè)、金融、保險(xiǎn)、稅務(wù)、商業(yè)等）、軍事、司法、文教（文化、教育、衛(wèi)生、體育、宣傳、文藝、科研等） 3、按業(yè)務(wù)范圍的寬窄分：通用秘書和專業(yè)秘書（企業(yè)秘書、科技秘書、教學(xué)秘書等） 4、按輔助對(duì)象不同：集體秘書和個(gè)人秘書 5、按秘書自身的特長(zhǎng)分：參謀智囊型秘書、事務(wù)型秘書、公共關(guān)系型秘書、技術(shù)型秘書和綜合型秘書 6、按秘書投入精

5、力分：專職秘書和兼職秘書 7、按工作性質(zhì)和工作內(nèi)容分：文字秘書、機(jī)要秘書、行政秘書、事務(wù)秘書、法律秘書、信訪秘書、科技秘書、外事秘書 根據(jù)秘書職業(yè)資格鑒定等級(jí)縱向分類二級(jí)五級(jí)秘書職業(yè)資格證書是1997年勞動(dòng)保障部推出的第一個(gè)全國(guó)統(tǒng)考秘書職業(yè)資格證書。證書適用范圍從事辦公室工作、日常事務(wù)性工作、協(xié)助上司處理工作、為上司決策及實(shí)施提供服務(wù)的從業(yè)人員。秘書資格證書全國(guó)統(tǒng)一鑒定由勞動(dòng)和社會(huì)保障部管理，是國(guó)內(nèi)唯一的秘書從業(yè)人員資格證書。全國(guó)統(tǒng)一教材、試卷、考試時(shí)間，證書全國(guó)通用。獲取秘書資格證書的申報(bào)條件：五級(jí)秘書（具備以下條件之一者）：（1） 經(jīng)五級(jí)秘書正規(guī)培訓(xùn)達(dá)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)學(xué)時(shí)數(shù)，并取得結(jié)業(yè)證書。（2）

6、 在本職業(yè)連續(xù)見習(xí)工作2年以上。四級(jí)秘書（具備以下條件之一者）：（1）取得五級(jí)秘書職業(yè)資格證書，連續(xù)從事本職業(yè)工作2年以上，經(jīng)四級(jí)秘書正規(guī)培訓(xùn)達(dá)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)學(xué)時(shí)數(shù)，并取得結(jié)業(yè)證書。（2）取得五級(jí)秘書職業(yè)資格證書，連續(xù)從事本職業(yè)工作3年以上。（3）連續(xù)從事本職業(yè)工作4年以上。（4）取得經(jīng)勞動(dòng)和社會(huì)保障行政部門審核認(rèn)定、以四級(jí)秘書技能為培養(yǎng)目標(biāo)的中等以上職業(yè)學(xué)校本職業(yè)（專業(yè)）畢業(yè)證書。三級(jí)秘書（具備以下條件之一者）：（1）取得四級(jí)秘書職業(yè)資格證書，連續(xù)從事本職業(yè)工作4年以上，經(jīng)三級(jí)秘書正規(guī)培訓(xùn)達(dá)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)學(xué)時(shí)數(shù)，并取得結(jié)業(yè)證書。（2）取得四級(jí)秘書職業(yè)資格證書，連續(xù)從事本職業(yè)工作5年以上。（3） 取得大學(xué)

7、本科畢業(yè)證書，并連續(xù)從事本職業(yè)工作2年以上。二級(jí)秘書（具備以下條件之一者）：（1）取得三級(jí)秘書職業(yè)資格證書，連續(xù)從事本職業(yè)工作4年以上，經(jīng)二級(jí)秘書正規(guī)培訓(xùn)達(dá)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)學(xué)時(shí)數(shù)，并取得結(jié)業(yè)證書。 （2）取得三級(jí)秘書職業(yè)資格證書，連續(xù)從事本職業(yè)工作6年以上。（3）取得大學(xué)本科畢業(yè)證書，并連續(xù)從事本職業(yè)工作4年以上。培訓(xùn)教材及教授內(nèi)容：（一）秘書職業(yè)考核的內(nèi)容以秘書國(guó)家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和秘書國(guó)家職業(yè)資格培訓(xùn)教程為依據(jù)。（二）秘書職業(yè)考核的內(nèi)容包括職業(yè)道德、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)素質(zhì)、案例分析、工作實(shí)務(wù)等四個(gè)基本內(nèi)容。（三）涉外秘書增加外語(yǔ)考核部分，秘書職業(yè)資格二級(jí)增加業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估范圍。二、秘書的類別（二）現(xiàn)代秘書的職責(zé)毛澤東和機(jī)

8、要秘書張玉鳳2010年10月12日，駐利比亞大使王旺生會(huì)見利比亞總?cè)舜螅ㄗh會(huì)）外事秘書沙胡米，就中阿（拉伯）友好大會(huì)事宜及中利雙邊關(guān)系等進(jìn)行了友好交談。 三、秘書的職業(yè)特征（一）輔助性管理 參與管理的輔助性 輔助管理的全過(guò)程 處理事務(wù)的被動(dòng)型 工作結(jié)果的幕后性（二）綜合性服務(wù) 工作內(nèi)容的多樣性 綜合服務(wù)的全面性 工作服務(wù)的前導(dǎo)性 第二節(jié) 秘書工作的內(nèi)容、特點(diǎn)和作用一、秘書工作的內(nèi)容二、秘書工作的性質(zhì)三、秘書工作的特點(diǎn)四、秘書工作的作用一、秘書工作的內(nèi)容（一）秘書工作的任務(wù) 1951年，我國(guó)政務(wù)院召開全國(guó)第一次秘書長(zhǎng)會(huì)議，發(fā)布決定，對(duì)各級(jí)政府機(jī)關(guān)秘書長(zhǎng)或辦公廳主任的工作任務(wù)作出了具體規(guī)定。共包括

9、7項(xiàng)：1、 協(xié)助首長(zhǎng)綜合情況，研究對(duì)策，推行工作；2、 協(xié)助首長(zhǎng)密切各方面的工作關(guān)系；3、 協(xié)助首長(zhǎng)掌管機(jī)關(guān)內(nèi)部的統(tǒng)一戰(zhàn)線工作；4、 協(xié)助首長(zhǎng)掌管保密工作；5、 掌管機(jī)要工作；6、 主持日常行政事務(wù)； 7、 掌管機(jī)關(guān)事務(wù)工作 。 參與政務(wù)，掌管事務(wù)具體包括：調(diào)研工作；信息工作；協(xié)調(diào)工作；督查工作；文書工作；檔案工作；會(huì)議工作；信訪工作；保密工作；事務(wù)管理工作。 秘書理論與實(shí)務(wù) （二）秘書/助理的工作職掌與權(quán)責(zé)項(xiàng)目?jī)?nèi)容1、日常行事計(jì)劃表管理預(yù)約會(huì)面的受理及安排，預(yù)定表的制作及分發(fā)，預(yù)定計(jì)劃的變更及聯(lián)系、調(diào)整、向有關(guān)方面聯(lián)絡(luò)、交涉、調(diào)整，向上司再次確定，預(yù)計(jì)計(jì)劃進(jìn)行管理，交通工具的選定、訂座與購(gòu)票

10、，旅費(fèi)及預(yù)付款等的收受2、環(huán)境的整理準(zhǔn)備照明及隔音的管理、色彩的調(diào)整、空氣的調(diào)節(jié)（換氣和溫度），上司辦公室和會(huì)客室的整理、清掃、裝飾、更換擺設(shè)、辦公室配置的檢查、上司辦公桌的整理、用品、消耗品的準(zhǔn)備和管理3、會(huì)議工作開會(huì)通知的制作及寄發(fā)、參加者名簿的制作、會(huì)場(chǎng)的選定及預(yù)約、會(huì)場(chǎng)的設(shè)立、必要用品等準(zhǔn)備、確認(rèn)出席者、與延遲未到者的聯(lián)絡(luò)、茶點(diǎn)及飯菜的準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)結(jié)束后的整理、議事記錄的制作及分發(fā).項(xiàng)目?jī)?nèi)容4、照顧身邊瑣事照顧茶點(diǎn)和吃飯、跑腿（到銀行、郵局、百貨公司等）、向醫(yī)院、理發(fā)廳預(yù)約、名片、文具用品、圖書、用具等購(gòu)買和管理、上司健康的管理（包括藥品的準(zhǔn)備等）、與上司家人的聯(lián)絡(luò)、私人事情的幫忙和各種

11、有關(guān)團(tuán)隊(duì)的聯(lián)絡(luò)及調(diào)整，上司外出的準(zhǔn)備、汽車的安排（與司機(jī)聯(lián)絡(luò)及調(diào)整）、上司的接送、上司其它事務(wù)的代理。5、會(huì)計(jì)方面的業(yè)務(wù)各種傳票的制作、旅費(fèi)、交際費(fèi)、機(jī)密費(fèi)、各種會(huì)費(fèi)的出納、結(jié)帳、上司私人的出納、支票和票據(jù)的處理、稅務(wù)手續(xù)的代辦與記帳。6、緊急情況的處理發(fā)生火災(zāi)、地震、風(fēng)水害等緊急情況時(shí)，對(duì)來(lái)訪客人的疏導(dǎo)、急病及意外事故的處理、非法侵入者的處置、勞動(dòng)問(wèn)題決裂和紛爭(zhēng)時(shí)的處理，發(fā)生緊急情況時(shí)，對(duì)公司內(nèi)、外的聯(lián)絡(luò)。項(xiàng)目?jī)?nèi)容7、接待工作面談、執(zhí)行訪客的安排、上司不在及上司正在工作時(shí)的應(yīng)對(duì)、向上司傳達(dá)、引導(dǎo)訪客到上司辦公室或會(huì)客室，加以招待（茶點(diǎn)、飲食等的準(zhǔn)備及端送）接送、上司辦公室及會(huì)客室的事后處理，

12、安排送花、送水果等到飯店客戶去。8、交際應(yīng)酬的業(yè)務(wù)電話的接聽、傳達(dá)、代替上司接、打電話、上司不在時(shí)的應(yīng)付。9、文書的制作婚喪喜慶的信息收集、確認(rèn)及聯(lián)絡(luò)、婚喪喜慶電報(bào)的拍發(fā)、各種行事的通知及邀請(qǐng)函等回復(fù)（參加與否）的制作與寄發(fā)，婚喪喜慶的會(huì)場(chǎng)的招待工作，代表參加喪禮、答謝及探病禮品的選定、購(gòu)買、管理、發(fā)送。項(xiàng)目?jī)?nèi)容10、信息的搜集加工文獻(xiàn)和資料要點(diǎn)的制作及復(fù)印，和上司有關(guān)者的名簿及通訊的制作、翻譯、口頭翻譯、信息處理機(jī)器（個(gè)人計(jì)算機(jī)等）的操作和管理11、文書的處理公司內(nèi)外文書的收發(fā)、秘密文件的處理，請(qǐng)示書及傳閱文書等的傳達(dá)、文書處理機(jī)器（電傳打字機(jī)、傳真機(jī)）的操作和管理。12、文書的處理和保管卷

13、宗：文書的整理、保存、廢棄、文書整理的操作和管理，資料整理：名片、雜志、圖書、磁盤等的整理、保存、廢棄、報(bào)紙雜志的剪貼整理，訪客卡片和會(huì)面簿等的保管整理、檢索。項(xiàng)目?jī)?nèi)容13、資料的儲(chǔ)存、檢索上司及秘書用數(shù)據(jù)庫(kù)的制作、數(shù)據(jù)庫(kù)的利用、文獻(xiàn)及資料索引的制作、儲(chǔ)存、檢索和上司有關(guān)者的個(gè)人記錄資料的制作、儲(chǔ)存和檢索14、溝通支持性工作客戶服務(wù)、美工設(shè)計(jì)、媒體應(yīng)對(duì)、公關(guān)活動(dòng)企劃、主持公司慶典、參加應(yīng)酬、外勤工作、其它主管臨時(shí)交辦事項(xiàng)15、特別命令事項(xiàng)的執(zhí)行特別命令事項(xiàng)的處理及報(bào)告 學(xué)院曾對(duì)市的100家中小型企業(yè)（其中國(guó)營(yíng)企業(yè)15家，外資企業(yè)18家，合資企業(yè)30家，鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)27家，私營(yíng)企業(yè)10家）開展過(guò)問(wèn)卷

14、調(diào)查，調(diào)查者列舉了23項(xiàng)工作，秘書從業(yè)人員是否認(rèn)可和是否承擔(dān)承擔(dān)該項(xiàng)工作的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)如下：(1)撰寫各種文字材料，認(rèn)可度100%、實(shí)際承擔(dān)100%；（2）處理商務(wù)文書，認(rèn)可度75%、實(shí)際承擔(dān)100%；(3)搜集信息，備領(lǐng)導(dǎo)咨詢，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)作出正確的經(jīng)營(yíng)決策，認(rèn)可度82%、實(shí)際承擔(dān)65%；(4)管好檔案、資料，認(rèn)可度70%、實(shí)際承擔(dān)85%。(5)有效組織會(huì)議，做好會(huì)務(wù)工作，認(rèn)可度100%、實(shí)際承擔(dān)100%二、秘書工作的性質(zhì)輔助性 1、通過(guò)考察秘書工作產(chǎn)生、發(fā)展的過(guò)程，我們發(fā)現(xiàn)，秘書工作是出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人出現(xiàn)之后，才應(yīng)運(yùn)而生的 。 2、考察秘書工作的具體內(nèi)容，可以發(fā)現(xiàn)，秘書從事調(diào)研、收集信息、處理

15、文書、督促查辦等工作，最終指向是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。 3、秘書部門在組織機(jī)構(gòu)中的中介地位，也決定了秘書工作的輔助性。輔助性的特征：輔助的直接性；輔助的全面性；輔助的非獨(dú)立性。三、秘書工作的特點(diǎn)機(jī)要性被動(dòng)性事務(wù)性四、秘書工作的作用樞紐作用參謀、助手作用耳目作用協(xié)調(diào)作用形象作用第三節(jié) 秘書學(xué)的含義、研究對(duì) 象和研究方法一、秘書學(xué)的性質(zhì)與研究對(duì)象二、秘書學(xué)的研究領(lǐng)域三、秘書學(xué)與相關(guān)學(xué)科的關(guān)系四、秘書學(xué)的研究方法一、秘書學(xué)的性質(zhì)與研究對(duì)象（一）秘書學(xué)的學(xué)科性質(zhì)秘書學(xué)是一門研究秘書工作和秘書活動(dòng)規(guī)律的科學(xué)，是一門綜合性的應(yīng)用學(xué)科。 應(yīng)用說(shuō) 分支說(shuō) 邊緣說(shuō) 綜合說(shuō) 實(shí)踐說(shuō)（二）秘書學(xué)的研究對(duì)象代表性觀點(diǎn)介紹：秘書

16、工作居主導(dǎo)地位。秘書、秘書機(jī)構(gòu)、秘書工作。輔助領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)。秘書活動(dòng)說(shuō)。（一）秘書史：通史/國(guó)別史/斷代史/專項(xiàng)秘書史（二）秘書理論：基礎(chǔ)秘書理論/應(yīng)用秘書理論/交叉秘書理論 （三）秘書業(yè)務(wù)： 文字、文書、信息、協(xié)調(diào)、督查、信訪、接待、會(huì)議、值班等（四）秘書技術(shù)： 秘書人員用于處理事務(wù)的方法、手段和技能，與秘書業(yè)務(wù)相比，有更強(qiáng)的實(shí)踐性、可操作性。二、秘書學(xué)的研究領(lǐng)域1、秘書學(xué)與哲學(xué)2、秘書學(xué)與管理學(xué)3、秘書學(xué)與行政學(xué)4、秘書學(xué)與領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)5、秘書學(xué)與信息學(xué)6、秘書學(xué)與文書學(xué)、檔案管理學(xué)7、秘書學(xué)與應(yīng)用寫作學(xué)8、秘書學(xué)與公共關(guān)系學(xué)三、秘書學(xué)與相關(guān)學(xué)科的關(guān)系1、歷史和邏輯相統(tǒng)一的方法2、理論與實(shí)踐相結(jié)合的

17、方法3、學(xué)科比較的方法4、經(jīng)驗(yàn)分析的方法5、案例的研究方法四、秘書學(xué)的研究方法第二章 秘書機(jī)構(gòu)一、秘書機(jī)構(gòu)的名稱二、秘書機(jī)構(gòu)的性質(zhì)和特征三、秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置四、秘書機(jī)構(gòu)的地位和職能 一、秘書機(jī)構(gòu)的名稱秘書機(jī)構(gòu)是各級(jí)各類領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的綜合性辦事機(jī)構(gòu)。秘書機(jī)構(gòu)有廣義和狹義之分。狹義：是指擔(dān)負(fù)文牘性工作，并直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的辦事部門，如辦公廳中的秘書、文書、機(jī)要等業(yè)務(wù)部門。廣義：是指具有參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、督促協(xié)調(diào)等功能，并為領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作服務(wù)的辦事部門，如辦公廳中的秘書、文書、機(jī)要、信息、調(diào)研、協(xié)調(diào)、督查、信訪、接待和值班等業(yè)務(wù)部門。狹義秘書機(jī)構(gòu)的服務(wù)對(duì)象是領(lǐng)導(dǎo)工作，廣義秘書機(jī)構(gòu)的服務(wù)對(duì)象是領(lǐng)導(dǎo)工

18、作和機(jī)關(guān)工作。二、秘書機(jī)構(gòu)的性質(zhì)和特征1、秘書機(jī)構(gòu)的性質(zhì)輔助性2、秘書機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)輔助功能的綜合性。其全面性和全局是其它職能部門和咨詢機(jī)構(gòu)所不具備的。所處位置的中樞性。所謂中樞機(jī)關(guān)，就是在決策管理系統(tǒng)中起主導(dǎo)作用的機(jī)關(guān)，秘書機(jī)構(gòu)是最貼近中樞機(jī)關(guān)的辦事部門。組織關(guān)系的封閉性。只接受本級(jí)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，直接對(duì)本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)。3、秘書部門與職能部門的區(qū)分秘書部門地位和功能與職能部門的不同點(diǎn)，如表部門名稱 工作范圍 職 能 工作性質(zhì) 地 位 秘書部門 無(wú)法分解到具體業(yè)務(wù)部門的工作 全局范圍內(nèi)提供輔助服務(wù)、人事溝通、綜合協(xié)調(diào)全局性 承上啟下，聯(lián)系左右，溝通各方的樞紐 職能部門 某一項(xiàng)具體職能部門的業(yè)務(wù)工作

19、分工專管某項(xiàng)業(yè)務(wù)局部性 承擔(dān)某項(xiàng)業(yè)務(wù)職責(zé) 表1-2 秘書部門與職能部門的區(qū)別三、秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置 根據(jù)級(jí)別層次的不同，秘書機(jī)構(gòu)可分別稱為辦公廳、辦公室、秘書處、秘書科、秘書股等。 各級(jí)政府機(jī)構(gòu)設(shè)置國(guó)務(wù)院辦公廳秘書一局秘書二局秘書三局國(guó)務(wù)院應(yīng)急管理辦公室（國(guó)務(wù)院總值班室）督查室電子政務(wù)辦公室。人事司行政司財(cái)務(wù)室浙江省政府辦公廳秘書處綜合處信息處督查室農(nóng)業(yè)處工業(yè)處財(cái)經(jīng)處發(fā)展處涉外處科教處人事處行政處保衛(wèi)處紹興市人民政府辦公室秘書處 綜合處 城交處 科教處 工業(yè)處 商旅社保處 涉外處 農(nóng)業(yè)政法處 信息處 督查處 調(diào)研處 政治處 接待辦 政報(bào)室 行政處 法規(guī)處 行政復(fù)議處 應(yīng)急辦 紹興縣人民政府辦公室

20、秘書科綜合科調(diào)研科信息科督查科 工業(yè)科農(nóng)經(jīng)科城交科流通涉外科科教文衛(wèi)科政工科縣政府法制辦公室縣委、縣府接待處 公司企業(yè)中的秘書部門是公司企業(yè)內(nèi)部的行政管理機(jī)構(gòu)，是在經(jīng)理、廠長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)之下設(shè)置的履行輔助管理和綜合服務(wù)職責(zé)的綜合機(jī)構(gòu)。由于公司、企業(yè)不同，秘書部門的設(shè)置也多種多樣。 董事會(huì)（董事長(zhǎng)） 總經(jīng)理 工廠部 總工程師 副總經(jīng)理 總經(jīng)濟(jì)師 總會(huì)計(jì)師 生產(chǎn)部 開發(fā)部 行政部 銷售部 財(cái)務(wù)部質(zhì)檢部 人事部 采購(gòu)部貨倉(cāng)部 計(jì)劃部技術(shù)部 公司企業(yè)的秘書部門的種類部門種類 稱 謂 所在企業(yè)類型 職 能 綜合性的秘書部門 公司辦公室或集團(tuán)辦公室 國(guó)有大中型企業(yè)、國(guó)有公司等帶有行政機(jī)關(guān)管理特色的公司、工礦企業(yè)和

21、商業(yè)企業(yè) 全面掌管單位內(nèi)部的行政管理事務(wù)，負(fù)責(zé)對(duì)外宣傳、聯(lián)絡(luò)、開展公共關(guān)系事務(wù)，甚至涉及輔助業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的工作 職能性的秘書部門 經(jīng)理辦公室或廠長(zhǎng)辦公室 公司企業(yè)作為行政辦公室 擔(dān)負(fù)單位內(nèi)部行政事務(wù)和其他事務(wù)性、臨時(shí)性的工作任務(wù)，協(xié)調(diào)各個(gè)職能部門之間的關(guān)系 部門種類 稱 謂 所在企業(yè)類型 職 能 專業(yè)性的秘書部門 文秘室或值班室 人員規(guī)模比較小的公司企業(yè)中 負(fù)責(zé)單位文書信函的撰寫制發(fā)，管理文件檔案，接打電話、接待來(lái)客以及單位領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的各種工作 由一兩名秘書承擔(dān)的秘書辦公室 前臺(tái) 公司企業(yè)規(guī)模小，不設(shè)秘書部門的單位 全時(shí)在崗，負(fù)責(zé)電話接聽、文電處理、文稿制作、來(lái)客接待等 續(xù) 表 臨時(shí)性秘書機(jī)構(gòu)

22、臨時(shí)性秘書機(jī)構(gòu)是指各級(jí)各類領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)在實(shí)際工作需要時(shí)所設(shè)置的非常設(shè)性秘書班子，主要是為解決臨時(shí)發(fā)生的重要事件、臨時(shí)組織的重要活動(dòng)或會(huì)議等所成立的為臨時(shí)性領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)服務(wù)的秘書機(jī)構(gòu)。四、秘書機(jī)構(gòu)的地位和職能（一）地位（二）秘書機(jī)構(gòu)的職能1.參謀助手職能基本職能參謀職能表現(xiàn)在：（1）有意識(shí)地為領(lǐng)導(dǎo)收集、整理信息。 （2）隨時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供參謀性服務(wù)。2.督促檢查3.綜合協(xié)調(diào)職能第三章 秘書素養(yǎng)與悟性第一節(jié) 秘書的智能結(jié)構(gòu)第二節(jié) 秘書職業(yè)道德第三節(jié) 秘書心理與性格第四節(jié) 秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系 國(guó)際專業(yè)秘書協(xié)會(huì)章程，對(duì)于秘書的基本素質(zhì)提出如下要求：1、象心理學(xué)家一樣善于觀察和理解他人2、象政治家一樣有靈敏的頭腦3、

23、象外交家一樣有瀟灑的風(fēng)度4、有調(diào)查各種棘手問(wèn)題的豐富經(jīng)驗(yàn)5、有良好的速記能力及文字功夫6、熟悉各種商業(yè)往來(lái)中的法律關(guān)系7、能熟練地使用各種辦公自動(dòng)化機(jī)器8、具有擔(dān)當(dāng)全面金融和稅務(wù)方面的知識(shí)9、能熟練地對(duì)各種文件資料進(jìn)行整理歸類。 第一節(jié) 秘書的智能結(jié)構(gòu)一、秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)知識(shí)結(jié)構(gòu)是知識(shí)在每個(gè)人頭腦中的內(nèi)化狀況，包括各種知識(shí)間的比例，聯(lián)系和相互作用，各人興趣不同，知識(shí)結(jié)構(gòu)各有差異，而知識(shí)結(jié)構(gòu)能決定一個(gè)人的發(fā)展方向。第一層 基礎(chǔ)知識(shí)第二層 專業(yè)知識(shí)第三層相關(guān)知識(shí)二、秘書的基本能力（一）表達(dá)能力（二）調(diào)研能力（三）辦事能力（四）人際關(guān)系能力（五）操作能力第二節(jié) 秘書職業(yè)道德（一）秘書的職業(yè)道德 在秘書

24、職業(yè)活動(dòng)中所必須遵循的，與秘書這特定職業(yè)相適應(yīng)的行為規(guī)范，是社會(huì)道德在秘書職業(yè)活動(dòng)中的具體體現(xiàn)，是秘書職業(yè)活動(dòng)長(zhǎng)期實(shí)踐的產(chǎn)物。 在秘書素質(zhì)體系中，職業(yè)道德是最根本、最重要的的構(gòu)成因素，是知識(shí)、能力、心理等其他構(gòu)成因素的核心和靈魂。（二）秘書職業(yè)道德規(guī)范1、忠誠(chéng)： 忠誠(chéng)的內(nèi)涵比較豐富，忠誠(chéng)于秘書崗位、事業(yè)，忠誠(chéng)領(lǐng)導(dǎo)，忠誠(chéng)于國(guó)家、人民。2、廉潔 清廉是秘書人員的立身之本。特別對(duì)公務(wù)秘書尤為重要。3、謙和是秘書人員在職業(yè)活動(dòng)中處理人際關(guān)系的基本原則。4、謹(jǐn)慎秘書工作須細(xì)致謹(jǐn)慎，這是秘書工作性質(zhì)，內(nèi)容所決定的。5、守密是秘書人員應(yīng)加強(qiáng)守密的道德意識(shí)，培養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣（三）加強(qiáng)秘書職業(yè)道德修養(yǎng)職業(yè)道

25、德修養(yǎng)是一個(gè)長(zhǎng)期磨練和實(shí)踐的過(guò)程，注意：1、強(qiáng)化職業(yè)意識(shí) 強(qiáng)烈的職業(yè)意識(shí)為秘書自我修養(yǎng)樹立了目標(biāo)，使秘書的職業(yè)道德修養(yǎng)成為自己完成社會(huì)角色的自覺(jué)行為。2、道德學(xué)習(xí)和實(shí)踐注意獲取道德知識(shí)，加強(qiáng)對(duì)道德的歷史、范疇、規(guī)范、要求等道德理論的理解，把職業(yè)道德意識(shí)變?yōu)樽杂X(jué)的職業(yè)習(xí)慣。3、提高個(gè)性心理品質(zhì)。陳布雷，名訓(xùn)恩，字畏壘。浙江慈溪人。1890年生。1911年畢業(yè)于杭州浙江高等學(xué)校，1926年在江西加入國(guó)民黨，先后任國(guó)民黨中央宣傳部副部長(zhǎng)、蔣的侍從室主任、中央政治會(huì)議秘書長(zhǎng)等職?？谷諔?zhàn)爭(zhēng)爆發(fā)后，任國(guó)民政府軍事委員會(huì)副秘書長(zhǎng)，有蔣介石的“文膽”之稱。 田家英，四川成都人。1936年在成都參加抗日救亡工作

26、。1938年入陜北公學(xué)學(xué)習(xí)。同年加入中國(guó)共產(chǎn)黨。1942年1月8日，田家英在解放日?qǐng)?bào)發(fā)表的雜文從侯方域說(shuō)起，受到毛澤東的好評(píng)。1948年，經(jīng)過(guò)胡喬木的推薦，田家英到毛澤東身邊當(dāng)秘書，直至1966年。第三節(jié) 秘書的心理與性格 上司挨罵之后 這家規(guī)模公司不大，總經(jīng)理辦公室只有3個(gè)秘書，主任老劉、經(jīng)驗(yàn)豐富的小張和小王。這天上午，小張外出有事。十點(diǎn)左右，企劃部有人來(lái)電話讓小王過(guò)去取份材料，她剛走，總經(jīng)理就來(lái)電話，讓主任把去年的工作總結(jié)送過(guò)去。負(fù)責(zé)文件收發(fā)的是小王。主任左翻右翻怎么也找不到去年的工作總結(jié)，于是等得不耐煩的總經(jīng)理在電話里大發(fā)雷霆：“怎么搞的？連份總結(jié)也找不到，你這個(gè)主任一天到晚在干些什么？

27、”有什么辦法？主任沮喪地只好等小王回來(lái)。小王剛進(jìn)門，主任就把自己胸中的怒氣全部朝小王頭上傾泄：“托您的福，總經(jīng)理給了好果子吃！你干什么去了？！” 小王想說(shuō)明，但主任沒(méi)有給她說(shuō)話的余地：“廢物！飯桶！” 小王怎么受得了這樣的委屈，她淚流滿面地沖出辦公室，屋里只剩下主任對(duì)著碩大的天花板抽悶姻。 這時(shí)，小張回來(lái)了。面對(duì)這種情況，現(xiàn)在小張應(yīng)該怎么辦？現(xiàn)在小張有這么幾種選擇： a、“小王經(jīng)常犯這種毛病，存完文件不說(shuō)一聲，我都說(shuō)過(guò)她好幾次了！”b、趕緊找出文件遞給上司。c、趕緊找出文件給老板送去。d、“老板這些天也真像吃錯(cuò)藥了！”e、“頭，實(shí)在不好意思，我要是早點(diǎn)回來(lái)就好了。” 對(duì)于秘書以上幾種選擇，你認(rèn)

28、為哪種選擇比較合適，請(qǐng)說(shuō)明理由，并對(duì)其他幾種選擇進(jìn)行評(píng)析 動(dòng)機(jī)和興趣情感和意志氣質(zhì)和性格一、優(yōu)秀秘書的心理品質(zhì)動(dòng)機(jī)和興趣1、動(dòng)機(jī)是促使秘書行動(dòng)的原因，是秘書心理活動(dòng)中的重要機(jī)能。秘書應(yīng)注意使自己具備高尚的職業(yè)動(dòng)機(jī)，缺乏動(dòng)機(jī)和動(dòng)機(jī)不正的人，是不可能勝任秘書工作的。2、興趣是秘書積極探究某種事物或某項(xiàng)活動(dòng)的意識(shí)傾向，興趣會(huì)引起持久的注意力，從而不斷獲得新知識(shí)，秘書的興趣應(yīng)注意廣泛興趣和中心興趣的結(jié)合。情感和意志1、情感：是秘書對(duì)客觀事物是否符合其需要而產(chǎn)生的內(nèi)心體驗(yàn)，在秘書活動(dòng)中，情感既可起到正面的推動(dòng)作用，也可能起到反向的減力作用。2、意志：是秘書自覺(jué)地確定目標(biāo)，支配行動(dòng)，克服困難，實(shí)現(xiàn)預(yù)定目標(biāo)的心理過(guò)程。秘書意志的自覺(jué)性，秘書意志的果斷性，秘書意志的自制性。氣質(zhì)和性格1、氣質(zhì)：氣質(zhì)是指一個(gè)秘書較穩(wěn)定的心理活動(dòng)加動(dòng)力特征，氣質(zhì)的劃分只是相對(duì)的，秘書人員應(yīng)該根據(jù)職業(yè)特點(diǎn)和自身狀況，自覺(jué)重視和加強(qiáng)氣質(zhì)修養(yǎng)，克服不良的氣質(zhì)傾向，培養(yǎng)良