成功溝通與時間管理(老師講義)課件

1、猜猜看世界上最長而又最短，最快而又最慢，最珍貴而又最容易被人忽視的是什么？ 高爾基1成功溝通與時間管理 新近員工訓(xùn)練工作室主講：黃志強(qiáng)2最令人觸目驚心的一件事是看到鐘表上的秒針一下一下的移動，每移動一下就表示我們的生命又縮短了一部分；再看墻上掛著的可以一張張撕下的日歷，每天撕下一張就表示我們的壽命又縮短了一天。 梁實(shí)秋時間管理3時間的價值要領(lǐng)會一年的價值，只要問個期末考不及格的學(xué)生要領(lǐng)會一月的價值，只要問個生下早產(chǎn)兒的母親要領(lǐng)會一星期的價值，只要問個周刊編輯要領(lǐng)會一天的價值，只要問個每天打零工卻要養(yǎng)活十個孩子的人要領(lǐng)會一小時的價值，只要問個正在等待婚禮的佳偶要領(lǐng)會一分鐘的價值，只要問個錯過火車

2、的人要領(lǐng)會一秒鐘的價值，只要問個在意外中大難不死的人時間管理4課程目標(biāo) 建立積極的人生態(tài)度，取得個人最大成就 掌握人際溝通技巧，使溝通更具功效 了解目標(biāo)重要性，學(xué)會設(shè)定SMART目標(biāo)并妥善計劃 根據(jù)事情的重要性和緊急程度決定優(yōu)先次序 運(yùn)用時間管理技巧，減少工作和生活中的時間浪費(fèi)引進(jìn)新的工作方法和生活習(xí)慣，幫助制定成功的策略，提高人際溝通技巧，減少個人時間浪費(fèi)以提高效能和效率，在職業(yè)生涯和個人生活中獲得成功。5課程大綱 態(tài)度訓(xùn)練 溝通技巧 時間管理 目標(biāo)計劃 優(yōu)先管理 自我組織6 第一代時間管理 備忘型 第二代時間管理 規(guī)劃型 第三代時間管理 效率型 第四代時間管理 重要型時間管理最新時間管理理

3、論 求得內(nèi)心的平靜7時間管理你的夢想是什么8練習(xí)學(xué)員依表格填寫“昨天的工作/生活”*時間管理9時間管理忙 茫 盲10成功的含義達(dá)成預(yù)期目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)自己階段性的夢想成功激勵 必須有預(yù)期目標(biāo) 目標(biāo)必須達(dá)成 成功的不同標(biāo)準(zhǔn) 在一生中，你最珍視的是什么 你的目標(biāo)是什么 目標(biāo)必須數(shù)學(xué)量化 你現(xiàn)在需要做什么以幫助在未來達(dá)成目標(biāo)11成功的決定因素 7% 因?yàn)槠渌蛩?13% 取決于知識技能 80% 取決于態(tài)度虛心/雄心/決心/愛心/恒心/信心/進(jìn)取心真誠/氣魄/果斷/勇敢/熱情/主動/忍耐/寬容信念/努力/樂觀/有目標(biāo)/愿意學(xué)習(xí)/不怕失敗肯動腦筋/人格魅力/強(qiáng)烈愿望/不折不撓口才/遠(yuǎn)見能力強(qiáng)計劃性人際關(guān)系運(yùn)氣

4、環(huán)境漂亮天賦背景成功是因?yàn)閼B(tài)度！成功激勵12什么阻止了我們的前進(jìn) 沒有目標(biāo) 對自己不忠誠，找借口、找理由 信念局限 我不會 消極的情緒因素 抱怨 指責(zé) 被動 自閉 負(fù)罪 嫉妒 急噪 憤怒 憎恨 擔(dān)憂 自憐 宿命 虛榮 僥幸 懷才不遇 害怕失敗 害怕拒絕 成功激勵13確保成功的12種思維法則 集中法則 替代法則 習(xí)慣法則* 影響法則 補(bǔ)償法則 潛意識法則 期望法則 信念法則 因果法則 控制法則 吸引法則 對應(yīng)法則*成功激勵14如何克服成功的障礙 設(shè)定目標(biāo) 對自己100%的負(fù)責(zé) 自我概念 信念和自尊 采取積極的態(tài)度 態(tài)度來自于信念，信念來自于期望 期望 信念 態(tài)度 行為 結(jié)果成功激勵15決定去取得

5、成功 找到自己擅長的領(lǐng)域 設(shè)定數(shù)學(xué)量化的目標(biāo) 預(yù)先支付必要的代價 掌握職場必須的技巧成功激勵16什么是溝通溝通就是信息的傳遞與理解。通過書面（文字）、圖象、口頭、身體等語言手段，或者這些方式的任意組合，進(jìn)行信息、意見或觀念的給予、接收或交換，以使溝通的材料被所有相關(guān)人員完全理解。17溝通無處不在想一想生活中隨時會發(fā)生的溝通1、交友2、購物3、4、5、6、再想一想工作中有哪些溝通1、與同事交流信息2、向上司報告項(xiàng)目進(jìn)展3、4、5、6、18為什么要溝通當(dāng)有溝通的需要時，我們才會與他人進(jìn)行溝通，也就是說，我們是帶著目的而進(jìn)行溝通的。那么，請想一想，通常情況下，你與他人溝通的目的是什么呢？19溝通的目

6、的人的需要（感性）情緒得到宣泄，意見有人聆聽，滿足社交需求，感到受重視和尊重實(shí)際需要（理性）說服，表示愿望，提出意見，交流思想，交換信息，豐富見識，討論問題，達(dá)成共識，作出決定，了解下情，獲得理解，發(fā)布命令，處理沖突20溝通是事業(yè)成功的金鑰匙美國普林斯頓大學(xué)對一萬份人事檔案分析表明21現(xiàn)代職業(yè)人在溝通上要求能書面報告面談主持會議贊美、表揚(yáng)、肯定、激勵演講談判處理沖突非語言溝通技巧22溝通的方式書面、圖象、口頭、非語言（身體語言）、多媒體（電子媒介）正式溝通與非正式溝通單向溝通與雙向溝通23溝通障礙 信息表達(dá)障礙語言差異主題不解詞不達(dá)意肢體語言形式不當(dāng)信息過量職位差距文化背景社會環(huán)境知識經(jīng)驗(yàn)24

7、溝通障礙 信息傳遞障礙干擾時間限制空間距離時機(jī)場合漏失錯傳25溝通障礙 信息接收和理解障礙過去經(jīng)驗(yàn)裁判眼光缺乏興趣過分關(guān)切選擇認(rèn)知知覺偏差心理情緒生理障礙機(jī)械重復(fù)過分夸大輕描淡寫搶先打岔反應(yīng)滯后斷章取義主觀臆斷信息過濾26如何克服溝通障礙以下的建議將幫助你使溝通更為有效 簡化語言 積極傾聽 運(yùn)用反饋 抑制情緒 注意非語言提示27古希臘政治家培里克里斯（Pericles）：有思考力的人如果無法表達(dá)自己，就跟無思考力的人一樣。 28說的技巧 說到聽者想聽用語（簡單、精確、共同語言，敬語和忌語）音質(zhì)（發(fā)音projection，清晰、標(biāo)準(zhǔn)）音量（抑揚(yáng)頓挫）語調(diào)（pitch，重音* ）語速（pace，停

8、頓pause ）說話方式29如何提出請求 案例1有個妻子要過生日了，她希望丈夫不要再送花、香水、巧克力或只請吃頓飯，她希望得到一顆鉆戒?！敖衲晡疫^生日，你送我一顆鉆戒好不好？”她對丈夫說?！笆裁矗俊薄拔也灰切┗ò?、香水啊、巧克力的，沒意思嘛，一下就用完了、吃完了，不如鉆戒可以做個紀(jì)念?！薄般@戒什么時候都可以買。送你花請你吃飯，多有情調(diào)！”“可我要鉆戒，人家都有鉆戒，我就沒，就我賤、沒人愛”結(jié)果，兩個人因?yàn)樯斩Y物，居然吵起來了，吵得甚至要離婚。30如何提出請求 案例2有個太太，想要顆鉆戒當(dāng)生日禮物，但是她沒直說，卻講：“親愛的，今年不要送我生日禮物了，好不好？”“為什么？”丈夫詫異的問，“我

9、當(dāng)然要送?！薄懊髂暌膊灰?。”丈夫的眼睛睜的更大了?！鞍彦X存起來，存多一點(diǎn)，存到后年，”太太不好意思的小聲說，“我希望你給我買一顆小鉆戒”“噢!”丈夫說。沒想到，生日那天丈夫不僅送上一枚鉆戒，還有紅玫瑰。31如何提出請求認(rèn)清目標(biāo)選擇時機(jī)場合避免直截了當(dāng)避免不停道歉不找藉口說明理由不以奉承或利誘32如何處理異議和沖突尋找共同點(diǎn)“借刀殺人”33如何拒絕請求直接回絕不必一直道歉表示感激要求更多時間考慮設(shè)法使對方舒服些傾聽，婉言拒絕，說明原因，提供變通之計34積極的贊美贊美的力量贊美的負(fù)面效應(yīng)35如何贊美他人 贊美的藝術(shù)具體明確，針對細(xì)節(jié)實(shí)事求是，不可虛構(gòu)恰倒好處，不要過頭態(tài)度真誠，不假惺惺角度獨(dú)到，

10、不落俗套言辭簡明，我字開頭借用第二手稱贊表明自己的看法36贊美舉例表明自己的看法具體明確模糊評價他人我以為,你很有領(lǐng)導(dǎo)才能你是一個好領(lǐng)導(dǎo)你讓我們討論、提問，這讓我有被認(rèn)同的感覺你讓我們討論、提問，你顯得很專業(yè)37練習(xí) 贊美對方5分鐘時間，贊美同桌5條以上的優(yōu)點(diǎn)討論5分鐘選出3條最受用的并分析贊美技巧對你有哪些啟示？38三明治原則與表揚(yáng)鄧小姐，我的辦公室從來沒有象你這樣的打字員，你打的東西我越看越頭痛，現(xiàn)在把這封信重打一遍，錯誤的地方全都給我改過來！鄧小姐，你字打得很棒，錯誤很少，活干得干凈利落。你的拼寫也極準(zhǔn)確，只是在這封信中，我發(fā)現(xiàn)幾處有點(diǎn)小毛病。錯誤雖然不算大，但卻改變了我要說的準(zhǔn)確意思。

11、下面是一些錯誤的領(lǐng)導(dǎo)溝通方式，通過討論，簡報比較好的說法參考答案39（續(xù)）小王，你在這么短的時間里把這么困難的工作完成到這種程度，真了不起。我知道你的工作壓力太大。但我還是有一件事情沒弄明白，你是不是沒有把測量精度再核對一遍，我似乎覺得有點(diǎn)不對，如果要是真錯了的話，那恐怕就要把整個事情搞糟。你怎么搞的！小王，給我惹出這么大的亂子。你的這些測量數(shù)據(jù)又都錯了，我這里傻瓜、笨蛋已經(jīng)夠多了，可沒有比你更笨的了，你趕緊給我重做，錯的地方都給我改正過來，否則我就不客氣了！小張，你這次的操作分?jǐn)?shù)不錯！我真為你學(xué)習(xí)成績感到驕傲。只是工作成績低了一點(diǎn)，但我知道你是能上去的。你的工作成績怎么這樣低！你啞巴了嗎？你

12、是太懶呢，還是腦袋有問題？你說話呀，到底是怎么回事？你究竟出了什么毛?。课铱茨氵€是快點(diǎn)給我趕上去，不然40影響溝通的因素儀容儀表與肢體語言41聽的技巧 聽到說者想說42練習(xí) 傾聽能力自我問卷*參考答案與參考答案比較，結(jié)果正確的得1分，并把分?jǐn)?shù)加總。如果你的得分在17-20分之間，說明你有良好的傾聽習(xí)慣；14-16分之間，尚可，還有待提高；低于14分，則說明你是一個很差勁的傾聽者，在此方面要多下功夫了。 題號答案題號答案題號答案題號答案1錯6錯11對16對2錯7對12錯17錯3錯8錯13錯18錯4對9錯14對19對5錯10對15錯20對43案例討論 你聽到了什么？如果你的同事告訴你，你聽到了什么

13、？A: “小李，我今天把帶給同事的獎金丟了。”B: “”44一個人應(yīng)該用幾個耳朵聽別人講話？德尤弗萊克：任何信息都包含了四層含意，他們構(gòu)成一個四邊形 內(nèi)容行動情感關(guān)系45善于聽到對方談話的內(nèi)涵46你聽到了什么？如何作出反應(yīng)？如何回答？A：“小李，我今天把帶給同事的獎金丟了?！北磉_(dá)內(nèi)容：獎金丟了的事實(shí)內(nèi)在情感：對該事傷心、懊喪表示特定的關(guān)系：把自己的傻事告訴你是出于對你的信任期望你采取的行動：希望你能給予補(bǔ)助47有效傾聽指南傾聽內(nèi)容傾聽感受作出反應(yīng)理解關(guān)系察言觀色復(fù)述信息采取行動48如何做到全身心地聽積極傾聽的肢體語言端坐（或直立）身體前傾，微微側(cè)耳眼神交流一心一意，表情專注，隨對方的談話內(nèi)容轉(zhuǎn)

14、變不時點(diǎn)頭，說些簡短肯定的話語尊重和重視講話者，手頭不可兼做其它事表示確認(rèn)，適當(dāng)?shù)膽B(tài)度回應(yīng)、理解的話語反饋49提供反饋敘述具體行為或事件，不要定性或作評論實(shí)事求是，不要夸大以你的名義說，而不要以其他人的名義說以你自己開始說，而不要以其他人開始說讓對方作為下一步行動的主體50溝通的同理心站在當(dāng)事人的角度和位置上，客觀地理解對方的內(nèi)心世界及感受，且把這種理解傳達(dá)給對方并不意味盲同同理心準(zhǔn)則51同理心量表LL 表示傷害取笑/制止/挑剔/辯護(hù)/自述/忽視 對方覺得受傷害L 遺漏感受提問/忠告/重復(fù)/抱歉/盲目同意/盲目安撫對方覺得被誤解，有挫折感 對方覺得被了解，繼續(xù)傾訴其感受 對方有“原來如此”的感

15、覺，更能了解自己， 繼續(xù)更深入地剖析自己H 正確了解對方重要而明顯感受HH 超越明顯感受，且能明白其隱含感受52妻：我們說好今晚出去逛街的。夫：我又不知道今晚臨時要加班。妻：你天天只知道工作工作，從不留點(diǎn)時間給我。夫：你又羅嗦了，正是煩死人了！妻：你才煩死了呢！你老是工作第一！夫：先生工作這么辛苦，別人家的太太都會心痛，你 卻這樣抱怨我！妻：太太理家也很辛苦，別人家的先生都那么體貼， 你卻一點(diǎn)也不關(guān)心我。同理心案例153妻：我們說好今晚出去逛街的。夫：嗯，看來今天你又得一個人呆在家里了，真對不起，老婆。妻：能不去嗎？夫：我也很想跟你呆在一起，可是公司里最近這么忙，我又是具 體負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的，不

16、去能行嗎？你看怎么辦呢？妻：不是說好了今晚出去逛街的嗎？夫：我知道你又要怪我開空頭支票了，可是你也知道我真的也非 常非常想多跟你呆在一起的呀！妻：哼，假惺惺！你就只知道工作工作，一點(diǎn)也不關(guān)心我。夫：你冤枉好人！我句句都是實(shí)話。再說，我多加班，多掙錢， 不也是為了我們以后的日子好過一點(diǎn)嗎 妻：走吧走吧，不要煩了，早點(diǎn)回來，自己當(dāng)心點(diǎn)。同理心案例25419世紀(jì)瑞典心理學(xué)家、哲學(xué)家卡爾 榮格（Carl Jung）對人類的正常行為與決策方式進(jìn)行分類支配型特質(zhì)(Dominance)遵循型特質(zhì)(Compliance) 影響型特質(zhì)(Influence)穩(wěn)健型特質(zhì)(Steadiness)彈性溝通技巧55交互作

17、用分析（PAC理論）人們在溝通過程中，通常表現(xiàn)出3種心理狀態(tài)父母型成人型兒童型56三種狀態(tài)的特征表現(xiàn)父母型具有權(quán)威和優(yōu)越感，常常認(rèn)為自己有能力，別人不行。表現(xiàn)為獨(dú)斷、主觀、支配他人，或者對他人過分呵護(hù)，不給別人獨(dú)立自主的權(quán)利成人型具有客觀理智的特點(diǎn)，認(rèn)為自己和別人都同樣有能力，表現(xiàn)為冷靜、謹(jǐn)慎、尊重別人，對他人信任兒童型認(rèn)為自己缺乏決策能力，而過分依賴他人，表現(xiàn)為不成熟、無主見、服從和聽任他人擺布，在處理事情或溝通時，表現(xiàn)出退縮和感情用事57自我狀態(tài)特點(diǎn)自我狀態(tài)使用的詞使用的姿態(tài)父母總是、從不、應(yīng)當(dāng)、應(yīng)該、不要、正確、錯誤、堅持 用手指，胳膊抱在胸前，嘆息，嚼舌，拍別人的頭成人能夠、真的、可能

18、、檢驗(yàn)、考驗(yàn)、我認(rèn)為 傾聽，善用肢體語言，眼睛每三分鐘動一下兒童想要、讓、希望、為什么、猜、做夢、好玩、不可思議、偉大、超級的聳肩，眼往下看，逗樂，要求允許發(fā)言58OK象限表現(xiàn)你OK你不OK我OK我不OK成人父母兒童病態(tài)59兩人對話時，實(shí)質(zhì)是三種狀態(tài)的交互作用PACPAC P 父母 A 成人 C 兒童60交叉式溝通在某一交流中，如果不是適當(dāng)?shù)姆磻?yīng)或預(yù)期的反應(yīng)，就可能成為交叉式溝通。這樣，信息溝通就會中斷。例：下屬：這次加薪，我能否被提級 上級：任務(wù)都沒有完成，還談什么提級PACPAC61怎樣與上級設(shè)身處地溝通上級需要（下屬）下屬溝通行為支持盡責(zé)，尤其在上級弱項(xiàng)處予以支持為領(lǐng)導(dǎo)分憂理解上級、敢挑

19、重?fù)?dān)、提出建議執(zhí)行指令聆聽、詢問、響應(yīng)、承諾了解情況定期工作匯報、嚴(yán)格自我管理提供信息及時給予反饋，溝通信息62怎樣與同級設(shè)身處地溝通同級需要溝通行為尊重多傾聽和重視對方意見，不背后議論合作主動提供信息，溝通本下屬情況幫助給予支持理解寬容、豁達(dá)63人際交往與溝通的6要點(diǎn)64人際交往的黃金法則希望別人怎樣對待我，我就先這樣對待別人。 別人怎樣對待我，我就怎樣對待別人 我怎樣對待別人，別人就怎樣對待我65人際溝通的最高法則溝通一定有方法66時間= 控制事件 管理你自己的行為 安排工作先后次序時間管理你在控制之中 事情是有序的 你可以加倍你的產(chǎn)出時間管理概念一系列的事件67目標(biāo)，乃是有截止日期的夢幻

20、 史蒂夫 史密斯時間管理目標(biāo)管理目標(biāo)，就是在一個特定時間和條件（成本）約束下所要實(shí)現(xiàn)的一個特定并可衡量的成果68什么是目標(biāo)管理“企業(yè)的使命和任務(wù)，必須轉(zhuǎn)化為目標(biāo)”目標(biāo)管理，是一種程序或過程，通過組織中上下級的協(xié)商，根據(jù)組織的使命確定一定時期內(nèi)組織的總目標(biāo)，然后逐級分解至每個部門和員工，決定上下級的責(zé)任，并把這些目標(biāo)作為評估績效的指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)時間管理目標(biāo)管理69目標(biāo)管理的程序目標(biāo)設(shè)定目標(biāo)預(yù)定組織調(diào)整目標(biāo)分解達(dá)成協(xié)議過程管理總結(jié)評估時間管理目標(biāo)管理70如何選擇目標(biāo) 觀察 你了解自己嗎、你了解現(xiàn)狀嗎 比較 知識、技能、目標(biāo)對象 綜合 困難、障礙、資源 分析 可能性 處理 檢查、反饋、修正時間管理目標(biāo)管

21、理71目標(biāo)設(shè)定與管理 具體的 遠(yuǎn)大的 挑戰(zhàn)的 協(xié)調(diào)的 反饋的組織的目標(biāo)管理 目標(biāo)具體 參與決策 明確時限 績效反饋時間管理目標(biāo)管理72目標(biāo)設(shè)定與分解的12個步驟時間管理目標(biāo)管理1/建立信息網(wǎng)2/建立協(xié)作網(wǎng)3/確定責(zé)任4/確定關(guān)鍵目標(biāo)領(lǐng)域5/進(jìn)行能力分析6/提出基本假設(shè)7/編寫有效目標(biāo)8/制訂行動計劃9/分配資源10/協(xié)調(diào)11/確定權(quán)限12/反饋73確定關(guān)鍵目標(biāo)領(lǐng)域例：培訓(xùn)經(jīng)理 實(shí)施培訓(xùn) 舉行3次銷售培訓(xùn)確定關(guān)鍵目標(biāo)領(lǐng)域的原則：用結(jié)果、產(chǎn)出、目的，不用過程、投入、手段“兩段法”確定關(guān)鍵目標(biāo)領(lǐng)域關(guān)鍵目標(biāo)領(lǐng)域的類別：數(shù)量、質(zhì)量、成本、時限例：生產(chǎn)經(jīng)理 組織生產(chǎn) 產(chǎn)量、合格率、交貨期時間管理目標(biāo)管理7

22、4目標(biāo)設(shè)定的SMART原則 Specific具體明確的 Measurable可衡量的 Achievable可達(dá)成的 （ Actionable 有行動計劃的 ） Realistic實(shí)際的 （ Resultant有結(jié)果為導(dǎo)向 ） Time limited有時間限制的時間管理目標(biāo)管理75SMART目標(biāo)案例至200X年6月30日，在不增加任何新打字員的條件下，把文書部的信函打印量提高至每日40封成品信函S 詳細(xì)、特定或集中于一點(diǎn)的M 可定量的，一種可供比較的標(biāo)準(zhǔn)，有約束力A 執(zhí)行，運(yùn)作，產(chǎn)生結(jié)果的某些事務(wù)R 實(shí)際、可達(dá)成和可能的T 預(yù)先規(guī)定的，受到時間和資源的制約，最后期限時間管理目標(biāo)管理76SMAR

23、T目標(biāo)的元素SMART目標(biāo)Who 主語開頭（我或責(zé)任人）使用動詞（降低/發(fā)展/增加/賺）What 結(jié)果/成果（量/質(zhì)/成本）When 完成日期Where 條限/How 怎么做（計劃）例：我要在35歲前賺到100萬時間管理目標(biāo)管理77目標(biāo)的金字塔長期目標(biāo)中期目標(biāo)短期目標(biāo)月/周/日/即時目標(biāo)510 年35 年13 年妥善利用每一天終極目標(biāo)組織總目標(biāo)分公司目標(biāo)部門目標(biāo)個體目標(biāo)剝洋蔥法時間管理妥善計劃78不論多偉大的觀念，如果不能在你的行動中展現(xiàn)出它的力量，那是一文不值的 湯瑪斯 赫胥黎時間管理妥善計劃79計劃和行動計劃表 沒有計劃的行動是大多數(shù)人的生活本質(zhì) 失敗的計劃就等于在計劃失敗 計劃是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)

24、所要完成的工作 計劃表是記錄這些工作、相關(guān)人員和時間進(jìn)度的表格 分解目標(biāo)的多杈樹法* 運(yùn)用時間錦囊 時間管理妥善計劃80時間錦囊（Diary） 錦囊的內(nèi)容 個人資料/年歷/年計劃表/月計劃表/ 周計劃表/日歷/日計劃頁/溝通、 會議備忘頁/項(xiàng)目管理/收支記錄 /親友喜慶備忘錄/通訊錄/網(wǎng)址錄/國 內(nèi)主要城市電話區(qū)號/度量衡換算表/地圖/夾套 錦囊的特點(diǎn) 系統(tǒng)活頁夾/計劃工作庫/全局視覺化 錦囊的優(yōu)點(diǎn) 計劃性/整體觀/可查核 時間錦囊是自我組織管理和自律的重要實(shí)用工具，建議不用便條紙、 只用一本、隨身攜帶、經(jīng)常翻閱 時間管理妥善計劃81時間管理妥善計劃82 目標(biāo)行政部在7月15日前建成公司擁有5

25、000冊藏書的圖書資料庫（目前是5月份）行動計劃表練習(xí)時間管理妥善計劃83目標(biāo)達(dá)成的9大步驟時間管理妥善計劃思考：哪些你做得較好，哪些有待改善堅持檢討馬上行動朗讀分解計劃自問理由視覺化選擇決定84練習(xí)時間管理自測*時間管理85時間管理的四大原則 妥善計劃 優(yōu)先管理 有效授權(quán) 自我組織時間管理四大原則86思考時間管理優(yōu)先管理如果要你根據(jù)以下三個方面來找出你的缺點(diǎn)，你選哪一項(xiàng)？ 缺乏確定優(yōu)先順序的能力 缺乏根據(jù)優(yōu)先順序進(jìn)行組織和必要時進(jìn)行重組的能力 缺乏履行、堅持的自律性87輕重緩急的優(yōu)先級管理重要性緊急性1324重要緊急不重要不緊急緊急不重要重要不緊急干擾事項(xiàng)不速之客電話/會議信件/電郵臨近最后

26、期限的與主 要目標(biāo)有關(guān)的事項(xiàng)危機(jī)處理顧客投訴嚴(yán)重沖突瑣碎事務(wù)重復(fù)性工作無意義爭論消磨時間規(guī)劃計劃能力提升防止危機(jī)激勵士氣建立關(guān)系事件的四個象限時間管理優(yōu)先管理88練習(xí) 列出工作/生活中的四個象限的實(shí)例 對“昨天的工作/生活”確定其事件屬性時間管理優(yōu)先管理89四象限處理形態(tài)分析若偏重則 1 象限忙于處理危機(jī)及收拾殘局，經(jīng)常感到壓力， 容易精疲力盡 2 象限有理想，平衡與自律，少有危機(jī)感 3 象限短視近利，缺乏目標(biāo)、計劃和自律 4 象限無責(zé)任和安全感，甚至令工作不保時間管理優(yōu)先管理90組織層面造成的效應(yīng) 帕金森定律 梅菲定律 彼得定律 二八定律時間管理優(yōu)先管理9120 / 80 法則（帕列托 Pa

27、reto 法則） 最省力的企業(yè)成功與個人幸福法則在因和果、投入和產(chǎn)出、努力和收獲之間，存在著不平衡關(guān)系：80%的收獲來自20%的努力，其它80%的投入只帶來20%的產(chǎn)出投入產(chǎn)出80%20%20%80%時間管理優(yōu)先管理92時間利用的價值分析（ABC分析）60%15%25%15%25%60%事情價值實(shí)際消耗時間ACBA 專心處理B 授權(quán)C 授權(quán)或清理時間管理優(yōu)先管理93時間管理優(yōu)先管理每位員工都應(yīng)該 專注于那些能產(chǎn)生80%效益的20%關(guān)鍵（核心）工作 對次要任務(wù)少化時間精力，授權(quán)放棄和降低工作成本 對常規(guī)的作業(yè)流程要不斷簡化與改善以提高工作效率十鳥在林，不如一鳥在手94如何管理每天的工作 回顧工作

28、目標(biāo)和行動計劃表，了解今天要做什么 根據(jù)事情的重要性和緊急程度安排優(yōu)先次序 重要性緊急性 A 高度優(yōu)先（必須做）1 必須現(xiàn)在做 B 中度優(yōu)先（應(yīng)該做）2 應(yīng)該很快做 C 低度優(yōu)先3 不緊急時間管理優(yōu)先管理 練習(xí)：對“昨天的工作/生活”分類95謹(jǐn)防確定優(yōu)先次序的誤區(qū) 你懂的事 你喜歡的事 叫得最響的人 按先后發(fā)生次序 容易的或費(fèi)時不多的事 已籌劃好或排定時間的事 你知道如何最好進(jìn)行的工作 還有一分鐘就到最后期限的事時間管理優(yōu)先管理96確定優(yōu)先次序的思考 是否能幫助我達(dá)成人生某些重要目標(biāo) 是否與我的事業(yè)密切相關(guān) 做，是否可以使我更上一層樓；不做，是否會阻礙我的前程 是否能增進(jìn)我的知識，幫助我發(fā)揮潛

29、能 是否有確切的期限 是否是某個我無法忽視的人交辦的 是否對我所關(guān)心的人很重要 是否他人無法幫你完成 假如你得不到一個“是”的答案，這件事就不值得列入重要事項(xiàng)時間管理優(yōu)先管理97Do The Right ThingDo The Thing Right有所不為才能有所為時間管理優(yōu)先管理98有效授權(quán)只有四種方法可以幫助你更好地利用時間 嘔心瀝血，延長工作時間 提高自己的工作效率 中止不太重要的工作 有效授權(quán)時間管理有效授權(quán)99“時間殺手” 無形的“時間殺手” 內(nèi)在陷阱 在我們不知覺的情況下出現(xiàn)，往往問題源于我們自己（自己造成） 有形的“時間殺手” 外在陷阱 明明知道是浪費(fèi)時間的事情，但迫于無奈地去

30、做（環(huán)境因素造成）思考：哪些事情占據(jù)了你大量的時間？時間管理自我組織100練習(xí) 檢視圍繞你身邊的“時間殺手”時間管理自我組織10122種最大的浪費(fèi)時間現(xiàn)象1、一次想做太多事情2、承諾太多，沒能說“不”3、拖延耽擱 / 中途放棄4、猶豫決定 / 錯誤決策5、欠缺明確目標(biāo) / 計劃 / 控制6、缺乏系統(tǒng)7、缺乏自律8、事必躬親，無效授權(quán)9、混淆責(zé)任 / 權(quán)力10、溝通欠佳 / 爭論11、缺乏有關(guān)技能時間管理自我組織12、不速之客13、電話干擾14、會議過多 / 失效15、社交應(yīng)酬16、信息龐大 / 不充分17、工作環(huán)境雜亂18、瑣碎事務(wù) / 文山書海19、人手不足 / 能人不夠20、缺乏危機(jī)處理方

31、法21、缺乏政策 / 繁文縟節(jié)22、下午精神不振102貪求過多心理抑制及處理方法 “不是每件事都必須做”，學(xué)會分辨優(yōu)先次序 集中精力，單項(xiàng)處理（一次只做一件事情 ） 訓(xùn)練準(zhǔn)確估算時間 不要凡事追求完美 克服授權(quán)障礙，學(xué)習(xí)授權(quán)技巧 看到別人沒做份內(nèi)的事，千萬要抑制自己 學(xué)會說“不” 時間管理自我組織一次想做太多事情103學(xué)會說“不” 記?。翰荒芫芙^，就會受別人時間表的控制 克服心理和情面障礙 拒絕要求四部曲時間管理自我組織傾聽 婉言回絕 提出理由 提供變通之計承諾太多，沒能說“不”104拖延問題的解決措施 分類，按事件等級立即處理（Do It Now） 避免堆積有待解決的公文，今日事今日畢 先做

32、不喜歡的事（賈琪 華德定律） 把每份工作設(shè)定時限，并公開給人知道 找出閑聊和做白日夢的時間，盡量減少 一氣呵成時間管理自我組織拖延耽擱/中途放棄105瑞士奶酪法把重大的工作分成許多部分，抽時間完成一些相對獨(dú)立的部分，逐步積累起來。就象在一塊瑞士奶酪上依次戳許多小洞那樣時間管理自我組織拖延耽擱/中途放棄106日工作執(zhí)行清單（周計劃表）注： 處理情況以符號說明： 進(jìn)行中 已完成 已授權(quán) X 已取消 留待明日完成 菜單要簡單明了并定期檢查時間管理自我組織欠缺明確目標(biāo)/計劃/控制107應(yīng)付外界不速之客的干擾 確定約見的優(yōu)先次序和時間，成為“歧視主義者” 把訪客轉(zhuǎn)交給別人 用肢體語言或談話地點(diǎn)暗示你不愿長時間地接待他 串通好的干擾 預(yù)設(shè)時間限制 迅速找出企圖 對于不斷騷擾你的人，直截了當(dāng)告訴他你現(xiàn)在沒空時間管理自我組織不速之客108電話處理 過濾來電 暗示應(yīng)該結(jié)束 預(yù)設(shè)時間限制 發(fā)現(xiàn)需求緊扣主題 直截了當(dāng)掛斷電話時間管理自我組織 盡量讓助理代勞 集合在某一時間全部回掉 按輕重緩急分類分批處理 以談?wù)碌牧鲎鏖_場白 話不過“三”電話109時間值多少錢？時間管理自我組織* 每年 251 個工作日，每天工作 8 小時會議110開有效率的會宗旨：短時間達(dá)到目的