ISO文件格式標(biāo)準(zhǔn)化講解課件

1、ISO文件格式標(biāo)準(zhǔn)化講解教材編號：Audit -2015-01版 本：A制作單位：制度稽核制作日期：3/24/2015制 作 者：本次講解內(nèi)容：一、ISO文件格式制作二、文件與資料檔案管理一、ISO文件格式制作1.文件編寫的基本要求2.文件的編制框架3.文件編制技巧4.制流程圖-圖形形狀5.文件格式注意事項(xiàng)1.格式基礎(chǔ)要求標(biāo)準(zhǔn)用紙標(biāo)準(zhǔn)A3、A4紙張，不可為二手紙。紙張一定要干凈整潔。版本 通常以阿拉伯?dāng)?shù)字1-9做進(jìn)階管制，最初發(fā)行為1.0版，若內(nèi)容有任何大小變更，則需進(jìn)一階為1.1版，以此類推。版本是控制該文件之修訂的管制，故只在封面中記錄之。 版序 通常以A、B、C.順序編碼，最初發(fā)行為A版

2、。若修正該頁，第一次修正則進(jìn)位到B版，第二次該頁修訂為C版，以此類推，每次版本之變更可容許多頁版序同時(shí)進(jìn)位 。日期 第一次發(fā)行時(shí)撰寫日期、版序日期、變更日期這三個(gè)日期須一致，如第二次發(fā)行時(shí)只須變更版序日期及變更日期，撰寫日期不管發(fā)行到第幾次都不能更改。當(dāng)版之發(fā)行日期由文管中心填寫 。1.ISO文件撰寫使用微軟Word、Excel2.文件抬頭放在視圖/頁眉功能中。3.中文中文字體統(tǒng)一為宋體，封面字體大小如附圖，內(nèi)文字體為14#，標(biāo)點(diǎn)符號為全角，凡引述名稱一律用書名號（）表示、引述表單名稱則以上下引號（）表示，流程圖及判斷性文字（YES/NO）可視頁面大小自行調(diào)整，但不得小于8#字。4.版面設(shè)定之

3、左邊界為1.5cm；右邊界為1.5cm；上邊界為1.5cm；下邊界為1.5cm。5.正文格式之段落的間距中為固定值24磅；與前段距離0.5行，后段距離為0。6.會(huì)簽至相關(guān)單位，以最新組織架構(gòu)為準(zhǔn)1.格式基礎(chǔ)要求1.格式基礎(chǔ)要求1.文件撰寫各段落及其分點(diǎn)說明皆以阿拉伯?dāng)?shù)字表示并以點(diǎn)（.）分出其層次，如5.0。2.各段落及各階分點(diǎn)說明，須上、下對齊并于每段敘述結(jié)尾以句號（。）作為該段落之結(jié)束。 3.分點(diǎn)說明最多至第四階，如6.1.4.3。 4.寫內(nèi)容若超過四階或?yàn)榕e例項(xiàng)時(shí)則不用分點(diǎn)說明而一律以左右括號含阿拉伯?dāng)?shù)字如（1）表示；再下階則以左右括號含阿拉伯?dāng)?shù)字如（1）表示；再下階則以左右號含英文大寫字

4、母如（A）表示。二階文件之架構(gòu) 1.0目的：說明為什么開展該項(xiàng)活動(dòng)。2.0范圍：說明活動(dòng)涉及的（產(chǎn)品、項(xiàng)目、過程、活動(dòng)）范圍。3.0職責(zé)：說明活動(dòng)的管理和執(zhí)行、驗(yàn)證人員的職責(zé)。 4.0定義：說明文件中使用的專有之名詞、縮寫。 5.0作業(yè)內(nèi)容：流程步驟的詳細(xì)文字說明。 6.0流程圖：使用統(tǒng)一的符號，以圖解方式說明流程。 7.0參考文件：列出該文件內(nèi)所提到作業(yè)應(yīng)參考使用這其他文件名稱與編號，以及文件所定義或參考之文件表單名稱與編號。 8.0附件：列出文件所提應(yīng)參閱之附件之名稱、標(biāo)簽、用章等。 2.文件的編制框架2.文件的編制框架三階文件：（其他項(xiàng)目之架構(gòu)）（如作業(yè)規(guī)范、編號原則、名冊等） 1.0目

5、的：該WI之目的。 2.0范圍：該WI所涵蓋之部分。3.0組織與權(quán)責(zé)：簡述該文件相關(guān)部門之組織結(jié)構(gòu)及其應(yīng)負(fù)之職責(zé)。4.0名詞解釋：專有名詞說明。5.0作業(yè)流程圖；說明各項(xiàng)作業(yè)之流程圖。6.0作業(yè)說明：作業(yè)說明可依需要分類撰寫。7.0注意事項(xiàng)：特別說明之部分。8.0參考文件：列出該文件內(nèi)所提到作業(yè)應(yīng)參考使用之其他文件名稱與編號及文件所定義之表單名稱與編號。9.0附件：列出文件所定義標(biāo)簽、用章等。2.文件的編制框架三階文件：檢驗(yàn)（測試、試驗(yàn)）規(guī)范之架構(gòu)1.0目的：為該檢測規(guī)范之目的。2.0范圍：受檢測物所涵蓋之范圍。3.0組織與權(quán)責(zé)：簡述該文件相關(guān)部門之組織結(jié)構(gòu)及其應(yīng)負(fù)之職責(zé)。4.0名詞解釋：專有

6、名稱說明。5.0作業(yè)流程圖：說明各項(xiàng)作業(yè)之流程。6.0作業(yè)說明：檢測步驟說明。7.0使用設(shè)備：檢測中所需使用之儀器設(shè)備及工具名稱。8.0環(huán)境規(guī)定：檢測環(huán)境如溫度、濕度等之規(guī)定。9.0抽樣基準(zhǔn)：受檢測樣本之選取方式。10.0判定標(biāo)準(zhǔn)：檢測合格與不合格之基準(zhǔn)。11.0注意事項(xiàng)：特別說明之部分。12.0圖示：可依需要圖示說明。13.0附件：列出文件所定義之標(biāo)簽、用章等。 2.文件的編制框架三階文件：設(shè)備（儀器）使用保養(yǎng)規(guī)范之架構(gòu) 1.0目的：為該操作規(guī)范之目的。2.0范圍：為該操作規(guī)范所涵蓋或適用之范圍。3.0項(xiàng)目：所需操作之項(xiàng)目說明。4.0名詞解釋：專有名詞說明。5.0環(huán)境規(guī)定：作業(yè)環(huán)境如溫度、濕

7、度等之規(guī)定。6.0輔助器材或工具。7.0程序：操作步驟說明。8.0注意事項(xiàng)：特別說明之部分。9.0圖示：可依需要圖示說明。10.0附件：列出文件所定義標(biāo)簽、用章等。2.文件的編制框架三階文件：校正規(guī)范之架構(gòu)1.0目的：為該校正規(guī)范之目的。2.0范圍：為該校正規(guī)范所涵蓋或適用之范圍。3.0項(xiàng)目：所需校正之項(xiàng)目說明。4.0使用設(shè)備：校正作業(yè)所需之儀器、設(shè)備或工具。5.0名詞解釋：專有名詞說明。6.0環(huán)境規(guī)定：校正環(huán)境如溫度、濕度等。7.0程序：校正之程序。8.0注意事項(xiàng)：特別說明之部分。9.0附件：列出文件所定義標(biāo)簽、用章等。3.文件編制技巧確定過程的涉及部門及職責(zé)。先繪制流程圖。首先確保流程正確

8、。結(jié)合ISO要求和實(shí)際工作，確定流程圖應(yīng)涉及的內(nèi)容。根據(jù)流程圖的步驟及內(nèi)容編寫程序作業(yè)說明。4.制流程圖圖形形狀1.繪制流程圖時(shí)，應(yīng)將事物之單位順序排列以減少線的交叉，使流程簡潔明白；流程之走向?yàn)橛勺蠖?，由上而下，并需注明此流程所涉及之表單及文件?2.由一符號連至另一符號時(shí)，必須使用箭線。3.流程之進(jìn)同需以作業(yè)、判斷、存檔或終（節(jié)）點(diǎn)為起迄，或是從箭線本身進(jìn)出，但須考慮其美觀性。4.流程圖所使用之標(biāo)題應(yīng)以括號包含名稱，（如文管）表示 4.制流程圖圖形形狀4.制流程圖圖形形狀（列圖）5.格式注意事項(xiàng)1.使用部門名稱應(yīng)統(tǒng)一會(huì)簽。2.在ISO文件或流程圖中所引用的文件名稱或記錄、表單的名稱亦應(yīng)正

9、確統(tǒng)一。3.會(huì)簽之前請以E-mail的形式傳電子檔先給到DCC初審文件格式。4. ISO文件撰寫完成后需附上新/修訂文件(表單)審查申請單(QP-001-FM01 )傳簽。 5.各相關(guān)單位在進(jìn)行文件資料(記錄)會(huì)簽/核準(zhǔn)時(shí)，會(huì)簽及核準(zhǔn)人員必須采用手簽的方式進(jìn)行簽名（中文名）和填寫日期，不可以采用蓋章的方式。 6.文件傳至與該程序文件相關(guān)之執(zhí)行配合單位的一系列簽核作業(yè)，審核及核準(zhǔn)權(quán)限可依文件（QP-001）文件與資料控制程序3.3 之內(nèi)容作業(yè) 。7.會(huì)簽欄位以最新的組織架構(gòu)去會(huì)簽各單位。8.文件每次撰寫的最新日期與發(fā)行日期之間的時(shí)間間隔不可超過1個(gè)月。9.受控文件在發(fā)行后，如工作需要在復(fù)印件上進(jìn)

10、行內(nèi)容修改時(shí)，請責(zé)任單位半個(gè)月內(nèi)必須重新變更內(nèi)容版本升級，會(huì)簽完后到文管發(fā)行。10.受控文件不得私自影印，相關(guān)單位有需求時(shí)可填文件申請單（QP-001-FM04）申請。 二、文件與資料檔案管理1.文件與資料管理的重要性2.文件處理流程3.檔案管理1.文件與資料管理的重要性文件管理人員的工作就像一部機(jī)器的小螺絲釘，如果掉了或放的位置不對，這部機(jī)器就沒辦法運(yùn)作的好。2.文件處理流程 文件的分發(fā)及傳閱的登記工作往往被忽視，主辦人員認(rèn)為自己經(jīng)手的工作處理的很清楚，勿需注明。但實(shí)際上時(shí)間一長便會(huì)記不清情況，或是有相關(guān)人員提取資料會(huì)不知從何查起，工作交接人員也會(huì)因不了解過去的狀況而造成文件找不到或丟失！2

11、.文件處理流程 收文處理簽收 登記 傳閱歸檔1、文件的簽收，應(yīng)建立文件簽收單2、文件的登記 2.1、收文登記的項(xiàng)目；(收文日期、收文編號、來文單位、文件緩急程度、標(biāo)題及內(nèi)容摘要、份數(shù)、附件、處理狀況) 2.2、收文登記力求及時(shí)、準(zhǔn)確、簡便、易查找等。3、文件的借閱登記 3.1登記清冊借閱部門、姓名、工號、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間，以便文件的追蹤。2.文件處理流程 文件的送簽1、如有與來文相關(guān)的資料或需參照的資料可一并附上。2、文件的裝訂。3、文件的簽辦及傳簽，可充分利用卷宗或文件夾等工具。4、注意區(qū)分文件的審核會(huì)簽及知會(huì)，減少大量的會(huì)簽動(dòng)作，加強(qiáng)文件時(shí)效。5、把關(guān)文件品質(zhì)(內(nèi)容及附件是否齊全，字跡是

12、否清晰)6、文件會(huì)簽方式，由文件傳送人員傳快遞會(huì)簽。2.文件處理流程文件的分發(fā)、傳閱1、認(rèn)夫閱讀文件，了解文件內(nèi)容，準(zhǔn)確劃分文件類型，把握輕重緩急，避免將需簽辦的文件作為知會(huì)文件貽誤工作，或?qū)⒅獣?huì)文件作為簽辦文件處理，給上司和辦理部門不必要的工作。2、熟悉了解各部職掌，減少不必要的周轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，以求文件及時(shí)準(zhǔn)確傳送。3、做好分發(fā)、傳閱文件的登記，有據(jù)可查，便于追蹤。4、文件傳簽單的利用。5、傳閱文件為非辦理性文件，應(yīng)合理調(diào)度、分清主次，與主題相關(guān)性較大的優(yōu)先傳閱。6、各單位需指派專人負(fù)責(zé)文件的收發(fā)及保管，使文件迅速準(zhǔn)確傳遞，確保文件之整潔、完整，不得于管制文件上隨意書寫涂改，亦不得丟失。版本更新時(shí)

13、，配合舊版資料及時(shí)回收作業(yè)，防止誤用。 3.檔案管理檔案管理十項(xiàng)注意：1、每個(gè)文件柜應(yīng)建立文件夾目錄導(dǎo)卡(排列及編號)；2、每天的首件工作是文件歸檔，確保最新文件入檔；3、檔案資料應(yīng)分類按順序排列，並編制目錄索引；4、文件裝訂及打孔要一致，使文件存放平整；5、去掉所有文件的回型針，必須放在一起的文件用訂書針訂好。否則散 頁會(huì)誤入其他文件，按時(shí)間順序分類入卷，把最新文件放在最上面或前面；6、對文件夾中被取走的文件或作廢的文件要在目錄索引中說明備注；7、及時(shí)清理裝滿的文件，糾正分類不正確的文件，作分類轉(zhuǎn)移或區(qū)隔；8、文件索引需使用方便及隨時(shí)更新；9、及時(shí)仔細(xì)歸檔將大大提高辦公效率；10、下班前鎖好文件柜。3.檔案管理文件歸檔 文件是作業(yè)的記錄與依據(jù)，所以在歸檔的時(shí)候既要