創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫和表課件

1、數(shù)據(jù)庫原理及應(yīng)用（Access2003)第2章 創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫和表 第2章 創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫和表 2.1 使用Access 2003創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫 2.1.1 創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫 2.1.2 使用向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫2.2 表的基本概念 2.2.1 表的結(jié)構(gòu) 2.2.2 表的視圖2.3 表的創(chuàng)建 2.3.1 使用設(shè)計器創(chuàng)建表 2.3.2 使用向?qū)?chuàng)建表 2.3.3 通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表 2.3.4 設(shè)置字段屬性 2.3.5 向表中輸入數(shù)據(jù) 2.3.6 建立表之間的關(guān)系 第2章 創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫和表2.4 維護表 2.4.1 修改表的結(jié)構(gòu) 2.4.2 編輯表的內(nèi)容 2.4.3 表的格式化2.5

2、 操作表 2.5.1 查找和替換數(shù)據(jù) 2.5.2 記錄的排序 2.5.3 記錄的篩選 2.5.4 表的復(fù)制、改名、打印和刪除 第2章 創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫和表概要介紹： 通過第1章的學(xué)習(xí)，我們了解到在Access數(shù)據(jù)庫中，表是唯一存儲數(shù)據(jù)的對象，是創(chuàng)建其他對象的基礎(chǔ)。本章我們結(jié)合例題詳細介紹Access數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建方法、表的基本概念以及創(chuàng)建表的方法，包括其字段屬性的設(shè)置、數(shù)據(jù)的輸入以及表間關(guān)系的建立，并簡單介紹表的維護和表的操作，為Access其他對象的創(chuàng)建提供了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。2.1 使用Access 2003創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫2.1.1 創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫【例2-1】創(chuàng)建“學(xué)生成績管理”數(shù)據(jù)庫，將其保存在E

3、盤Access文件夾下。(1)單擊【文件】菜單下的【新建】命令 或單擊工具欄上的“新建”按鈕。(2)在圖2-1所示的“新建文件”任務(wù)窗格中 單擊“空數(shù)據(jù)庫”命令。(3)在“文件新建數(shù)據(jù)庫”對話框中指定 數(shù)據(jù)庫文件的存儲位置，并在文件名 文本框中輸入“學(xué)生成績管理”，然后 單擊“創(chuàng)建”按鈕。圖2-1 “新建文件” 任務(wù)窗格2.1 使用Access 2003創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫2.1.2 使用向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫【例2-2】使用“數(shù)據(jù)庫向?qū)А眲?chuàng)建“訂單”數(shù)據(jù)庫。(1)單擊【文件】菜單下的【新建】命令或單擊工具欄上的“新建”按鈕。(2)在“新建文件”任務(wù)窗格中單擊“本機上的模板”，彈出“模板”對話框，如圖2-2所示

4、。圖2-2 “模板” 對話框2.1 使用Access 2003創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫2.1.2 使用向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫(3)在“模板”對話框中單擊“數(shù)據(jù)庫”選項卡，我們便可以看到Access所提供的各種數(shù)據(jù)庫向?qū)Я?。從中選擇“訂單” 向?qū)В瑔螕簟按_定”按鈕，彈出“文件新建數(shù)據(jù)庫”對話框，指定數(shù)據(jù)庫文件的存儲位置，并在文件名文本框中輸入文件名，單擊“創(chuàng)建”按鈕便創(chuàng)建了該數(shù)據(jù)庫。(4)創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫后，Access會自動彈出一系列的“數(shù)據(jù)庫向?qū)А?對話框，我們可以按照需要依次進行設(shè)置，完善數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)。由于“數(shù)據(jù)庫向?qū)А眲?chuàng)建的表和我們需要的表可能不完全相同，因此，使用“數(shù)據(jù)庫向?qū)А眲?chuàng)建數(shù)據(jù)庫之后，我們還可以根據(jù)需要對

5、其進行適當?shù)男薷?，具體修改方法我們將在后面章節(jié)進行講解。2.2 表的基本結(jié)構(gòu)2.2.1 表的結(jié)構(gòu)表的結(jié)構(gòu)是指數(shù)據(jù)表的框架，主要包括表名和字段屬性兩部分。表名：表存儲在磁盤上的唯一標識。字段屬性：表的組織形式，包括字段的名稱以及它的類型屬性、常規(guī)屬性和查閱屬性。字段名稱：數(shù)據(jù)表中的一列稱為一個字段，每一個字段具有唯一的名字，被稱為字段名稱。在Access中字段的命名規(guī)則為：(1)長度為1-64個字符；(2)可以包含字母、漢字、數(shù)字、空格和其他字符，但不能以空格開頭；(3)不能包含句號、驚嘆號、方括號和單引號。2.2 表的基本結(jié)構(gòu)2.2.1 表的結(jié)構(gòu)類型屬性：數(shù)據(jù)表中的同一列數(shù)據(jù)必須具有共同的數(shù)據(jù)

6、特征，稱為字段的數(shù)據(jù)類型。2.2 表的基本結(jié)構(gòu)2.2.1 表的結(jié)構(gòu)常規(guī)屬性：用于對已指定數(shù)據(jù)類型的字段作進一步的說明。包括字段大小、格式、小數(shù)位數(shù)、輸入掩碼、標題、默認值、有效性規(guī)則和有效性文本、必填字段、允許空字符串、索引、Unicode壓縮、輸入法模式和智能標記。查閱屬性：用于改變數(shù)據(jù)輸入的方式，對于一些取值固定的字段，可以在“查閱”選項卡中將該字段的顯示由文本框改為列表框或組合框。這樣可以減輕數(shù)據(jù)錄入的強度，也杜絕了非法數(shù)據(jù)的進入。關(guān)于字段屬性的具體設(shè)置方法我們將在創(chuàng)建表的過程中進行詳細的介紹。2.2 表的基本結(jié)構(gòu)2.2.2 表的視圖設(shè)計視圖：用于建立和修改表結(jié)構(gòu)，可以在設(shè)計視圖中定義表

7、的字段，并為表指定主鍵。 設(shè)計視圖 數(shù)據(jù)表視圖 數(shù)據(jù)透視表視圖 數(shù)據(jù)透視圖視圖圖2-3 表的設(shè)計視圖2.2 表的基本結(jié)構(gòu)2.2.2 表的視圖數(shù)據(jù)表視圖：用于向表中輸入數(shù)據(jù)或查看表中的數(shù)據(jù)，也可以使用數(shù)據(jù)表視圖建立表結(jié)構(gòu)，并在數(shù)據(jù)表視圖中對表中的數(shù)據(jù)進行排序和篩選等操作。圖2-4 表的數(shù)據(jù)表視圖2.2 表的基本結(jié)構(gòu)2.2.2 表的視圖數(shù)據(jù)透視表視圖：以數(shù)據(jù)透視表的形式來對表中的數(shù)據(jù)進行匯總，使用數(shù)據(jù)透視表拖動字段和項，或者通過顯示或隱藏字段下拉列表中的項，來查看和分析數(shù)據(jù)。圖2-5 表的數(shù)據(jù)透視表視圖2.2 表的基本結(jié)構(gòu)2.2.2 表的視圖數(shù)據(jù)透視圖視圖：以圖形的方式來顯示和分析數(shù)據(jù)表或窗體中的

8、數(shù)據(jù)。圖2-6 表的數(shù)據(jù)透視圖視圖2.3 表的創(chuàng)建2.3.1 使用設(shè)計器創(chuàng)建表【例2-3】使用設(shè)計器創(chuàng)建“學(xué)生信息表”。圖2-7 使用設(shè)計器創(chuàng)建表2.3 表的創(chuàng)建2.3.2 使用向?qū)?chuàng)建表【例2-4】使用向?qū)?chuàng)建“成績表”。圖2-8 “成績表”結(jié)構(gòu)2.3 表的創(chuàng)建2.3.3 通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表【例2-5】通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建“課程信息表”。圖2-9 在數(shù)據(jù)表視圖中輸入數(shù)據(jù) 2.3 表的創(chuàng)建2.3.4 設(shè)置字段屬性字段屬性表示字段所具有的特性，它定義了字段數(shù)據(jù)的保存、處理或顯示。每個字段的屬性取決于該字段的數(shù)據(jù)類型。字段大?。嚎刂谱侄问褂玫目臻g大小。該屬性只適用于數(shù)據(jù)類型為“文本”、“數(shù)字”和“自動

9、編號”的字段?！拔谋尽毙妥侄未笮〉娜≈捣秶?255，默認值為50； 圖2-10 “數(shù)字”型字段的“字段大小” 2.3 表的創(chuàng)建2.3.4 設(shè)置字段屬性【例2-6】設(shè)置“學(xué)生信息表”、“成績表”和“課程信息表”中字段的字段大小。 說明：如果兩個表之間創(chuàng)建了關(guān)系，先刪除表間關(guān)系才能設(shè)置字段大小。如果文本字段中已經(jīng)有數(shù)據(jù)，那么減小字段大小有可能會丟失數(shù)據(jù)，系統(tǒng)將自動截去超長的字符。如果在數(shù)字字段中包含小數(shù)，那么將字段大小設(shè)置為整數(shù)時，系統(tǒng)將自動將數(shù)據(jù)取整。 格式：“格式”屬性定義“數(shù)字”和“貨幣”、“日期/時間”、“文本”和“備注”、“是/否”數(shù)據(jù)類型的打印方式和顯示方式。【例2-7】 將“學(xué)生信

10、息表”中“出生日期”和“入學(xué)日期”字段的格式設(shè)置為“短日期”。 2.3 表的創(chuàng)建2.3.4 設(shè)置字段屬性小數(shù)位數(shù)：用于指定“數(shù)字”或“貨幣”類型最多支持的小數(shù)位數(shù)，只影響顯示的小數(shù)位數(shù)，不影響所保存的小數(shù)位數(shù)。輸入掩碼：用于指定輸入數(shù)據(jù)時的格式，以方便數(shù)據(jù)輸入，并減少差錯?！拜斎胙诖a”屬性所用字符及說明 字符說明0數(shù)字（0 到 9，必需輸入，不允許加號 + 與減號 ）9數(shù)字或空格（非必需輸入，不允許加號和減號）#數(shù)字或空格（非必需輸入；在“編輯”模式下空格顯示為空白，但是在保存數(shù)據(jù)時空白將刪除；允許加號和減號）L字母（A 到 Z，必需輸入）?字母（A 到 Z，可選輸入）2.3 表的創(chuàng)建2.3.

11、4 設(shè)置字段屬性A字母或數(shù)字（必需輸入）a字母或數(shù)字（可選輸入）&任一字符或空格（必需輸入）C任一字符或空格（可選輸入）. , : ;- /小數(shù)點占位符及千位、日期與時間的分隔符（實際的字符將根據(jù) Windows“控制面板”中“區(qū)域設(shè)置屬性”對話框中的設(shè)置而定）將所有字符轉(zhuǎn)換為大寫!使輸入掩碼從右到左顯示，而不是從左到右顯示。鍵入掩碼中的字符始終都是從左到右填入?？梢栽谳斎胙诖a中的任何地方包括感嘆號接下來的字符以字面字符顯示（例如，A 只顯示為 A）2.3 表的創(chuàng)建2.3.4 設(shè)置字段屬性【例2-8】為“課程信息表”中“課程編號”設(shè)置輸入掩碼，要求“課程編號”的第一個字符必須大寫“K”，后面三

12、位必須為數(shù)字，例如“K001”。標題：用于指定在數(shù)據(jù)表視圖或窗體中顯示該字段時所用的標題，為字段指定標題有利于指明字段的含義。 默認值：用來指定在添加新記錄時，如果不輸入任何數(shù)據(jù)，該字段會自動填充的一個值，減少輸入的工作量。 有效性規(guī)則和有效性文本：有效性規(guī)則用于限定該字段的取值范圍，在關(guān)系型數(shù)據(jù)庫理論中被稱為域完整性規(guī)則或用戶自定義完整性規(guī)則；有效性文本是一段文字，當有違反有效性規(guī)則的數(shù)據(jù)輸入時，系統(tǒng)將會用對話框提示出錯，對話框上的提示文字就是有效性文本的內(nèi)容。 2.3 表的創(chuàng)建2.3.4 設(shè)置字段屬性字段有效性規(guī)則的設(shè)置是用“條件表達式”來實現(xiàn)的。Access數(shù)據(jù)庫的條件表達式是常量、變量

13、（包括字段名變量、控件和屬性等）和函數(shù)通過運算符連接起來的有意義的式子，它至少包括一個運算符和一個操作數(shù)。 (1)常量：預(yù)先定義好的、固定不變的數(shù)據(jù)，包括字符常量、數(shù)字常量、時間常量、邏輯常量和空值常量，如下表所示。常量的表示方法 常量類型舉 例說 明字符常量”Access”、”數(shù)據(jù)庫”、”2010-3-24”需要用英文雙引號括起來數(shù)字常量1234、-5.8、1.3e4有整數(shù)、小數(shù)、指數(shù)幾種形式時間常量#2009-8-21#、#10:21#需要用“#”鍵分隔邏輯常量True（真）、False（假）只有兩個值空值常量Null適用于各種數(shù)據(jù)類型2.3 表的創(chuàng)建2.3.4 設(shè)置字段屬性(2)變量：用

14、于存儲可以改變的數(shù)據(jù)。Access中的變量有內(nèi)存變量、字段變量、屬性和控件等。(3)函數(shù)：預(yù)定義的功能模塊，其書寫形式為“函數(shù)名（參數(shù)列表）”。 常用函數(shù)說明函 數(shù)說 明Sum(字符表達式)返回字符表達式中值的總和Avg(字符表達式)返回字符表達式中值的平均值Count(字符表達式)返回字符表達式中值的個數(shù)，即統(tǒng)計記錄個數(shù)Max(字符表達式)返回字符表達式中值中的最大值Min(字符表達式)返回字符表達式中值中的最小值2.3 表的創(chuàng)建2.3.4 設(shè)置字段屬性函 數(shù)說 明Day(date)返回日期參數(shù)的日Month(date)返回日期參數(shù)的月Year(date)返回日期參數(shù)的年Weekday(da

15、te)返回日期參數(shù)對應(yīng)的星期數(shù)Hour(date)返回日期參數(shù)的小時值Date()返回當前系統(tǒng)日期Now()返回當前系統(tǒng)日期和時間2.3 表的創(chuàng)建2.3.4 設(shè)置字段屬性(4)運算符：用于將常量、變量以及函數(shù)組合成一個表達式的符號。 分類運算符說明算術(shù)運算符乘方*和/乘和除和Mod整除（取整）和取余+和-加和減（“-”也可以是負號運算符）關(guān)系運算符=、=、=和比較運算，比較結(jié)果為邏輯值2.3 表的創(chuàng)建2.3.4 設(shè)置字段屬性分類運算符說明邏輯運算符Not邏輯非And邏輯與Or邏輯或Xor邏輯異或Eqv邏輯同Imp邏輯蘊含連接運算符&連接兩個字符串，如果操作數(shù)是數(shù)字，則&會將數(shù)字轉(zhuǎn)化為字符串后再

16、連接，并在原數(shù)字前后各加一個空格+連接兩個字符串，不能將數(shù)字轉(zhuǎn)換為字符串2.3 表的創(chuàng)建2.3.4 設(shè)置字段屬性各類運算符的優(yōu)先次序為：算術(shù)運算符最高，然后是關(guān)系運算符，最后是邏輯運算符。 【例2-9】設(shè)置“成績表”中的“成績”字段的有效性規(guī)則，要求成績只能在0100之間。 分類運算符說明特殊運算符Between.And.指定值的匹配范圍Like指定值的匹配條件In指定匹配值的集合Is指定一個值是Null或Not NullNot指定不匹配的值2.3 表的創(chuàng)建2.3.4 設(shè)置字段屬性必填字段：指定該字段是否必須輸入數(shù)據(jù)，默認值為“否” 允許空字符串：用于文本類型的字段，設(shè)置是否允許輸入空字符，默

17、認值為“是”，表示可以是空值，否則設(shè)置為“否”索引：設(shè)置該字段是否進行索引以及索引的方式，單擊“索引”屬性框右側(cè)的向下箭頭可以看到，索引方式包括“無”、“有（有重復(fù)）”和“有（無重復(fù)）”三種。 【例2-10】建立“學(xué)生信息表”中的“姓名、性別”字段的多字段索引。 Unicode壓縮：為了減少存儲空間而增加的功能，默認值為“是”。 輸入法模式：決定是否需要使用漢字輸入法。 智能標記：設(shè)置是否顯示智能標記。 2.3 表的創(chuàng)建2.3.4 設(shè)置字段屬性查閱屬性：查閱屬性的設(shè)置是在字段屬性區(qū)“查閱”選項卡中，主要包括設(shè)置顯示控件、行來源類型和行來源來改變數(shù)據(jù)的輸入方式，減輕輸入強度，提高輸入效率。 【例

18、2-11】 設(shè)置“成績表”中“學(xué)號”字段的查閱屬性，要求用下拉列表的形式來輸入和修改“學(xué)號”?！纠?-12】 設(shè)置“學(xué)生信息表”中“性別”字段的查閱屬性，要求用下拉列表的形式來輸入和修改“性別”。 2.3 表的創(chuàng)建2.3.5 向表中輸入數(shù)據(jù)【例2-13】 通過數(shù)據(jù)表視圖向“學(xué)生信息表”中輸入數(shù)據(jù)?！纠?-14】 將已經(jīng)建立的Excel文件“成績表.xls”中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到“學(xué)生成績管理”數(shù)據(jù)庫的“成績表”中。【例2-15】將已經(jīng)建立的Excel文件“成績表.xls”鏈接到“學(xué)生成績管理”數(shù)據(jù)庫中。 通過數(shù)據(jù)表視圖輸入數(shù)據(jù) 獲取外部數(shù)據(jù)2.3 表的創(chuàng)建2.3.6 建立表之間的關(guān)系【例2-16】 建

19、立“學(xué)生信息表”、“成績表”和“課程信息表”之間的關(guān)系。 說明：如果待建關(guān)系的兩個表未設(shè)置主鍵，則兩個表的關(guān)系只能是“未定”。 2.3 表的創(chuàng)建2.3.6 建立表之間的關(guān)系聯(lián)接具有以下3種類型： (1)內(nèi)聯(lián)接：只包含來自兩個表的聯(lián)接字段相等的那些記錄。(2)左外聯(lián)接：包含主表中的所有記錄和相關(guān)表中聯(lián)接字段相等的那些記錄。 (3)右外聯(lián)接：包含相關(guān)表中的所有記錄和主表中聯(lián)接字段相等的那些記錄。 “聯(lián)接屬性”對話框2.4 維護表2.4.1 修改表的結(jié)構(gòu)添加字段修改字段刪除字段重新設(shè)置主鍵2.4 維護表2.4.2 編輯表的內(nèi)容定位記錄選擇記錄添加記錄修改記錄刪除記錄2.4 維護表2.4.3 表的格式

20、化設(shè)置數(shù)據(jù)表格式設(shè)置字體調(diào)整行高和列寬凍結(jié)和解除凍結(jié)列顯示和隱藏列移動列2.5 操作表2.5.1 查找和替換數(shù)據(jù)查找數(shù)據(jù)選擇【編輯】菜單下的【查找】命令 替換數(shù)據(jù)選擇【編輯】菜單下的【替換】命令 【例2-17】 查找“學(xué)生信息表”中姓“李”并且姓名只有兩個字的學(xué)生記錄?！安檎液吞鎿Q”對話框2.5 操作表2.5.1 查找和替換數(shù)據(jù)通配符的使用字 符作 用示 例*匹配任何數(shù)量的字符ab*，可以找到abd、abejjg，找不到rabde?匹配任何單個字符ab?，可以找到abd，找不到abejjg 匹配 內(nèi)的任何單個字符ahjb，可以找到ahb，ajb，找不到acb!被排除的字符a!hjb，可以找到a

21、cb，找不到ahb，ajb-指定一個范圍的字符ad-fb，可以找到adb，aeb，afb，找不到ahb#匹配任何單個數(shù)字a#b，可以找到a7b，a0b，找不到ahb，a78b2.5 操作表2.5.2 記錄的排序排序規(guī)則：(1)英文按字母順序排列，大小寫視為相同，升序時按A到Z排列，降序時按Z到A排列。 (2)中文按拼音字母的順序排列，升序時按A到Z排列，降序時按Z到A排列。 (3)數(shù)字按數(shù)字的大小排序，升序時從小到大排列，降序時從大到小排列。 (4)日期和時間字段，按日期的先后順序排序，升序時按從前向后的順序排列，降序時按從后向前的順序排列。方法：單擊工具欄上的“升序排序”或“降序排序”按鈕；

22、 或單擊右鍵快捷菜單中的“升序排序”或“降序排序”命令 2.5 操作表2.5.3 記錄的篩選按選定內(nèi)容篩選【例2-18】 在“學(xué)生信息表”中篩選出性別為“男”的學(xué)生記錄按窗體篩選【例2-19】 在“學(xué)生信息表”中篩選出“計算機科學(xué)與技術(shù)”的所有學(xué)生和“工商管理”專業(yè)的男學(xué)生記錄。 內(nèi)容排除篩選【例2-20】在“學(xué)生信息表”中篩選出性別不為“男”的學(xué)生記錄。 高級篩選/排序【例2-21】在“學(xué)生信息表”中篩選出1990年以后出生的男學(xué)生記錄，并按“專業(yè)”升序排列。 2.5 操作表2.5.4 表的復(fù)制、改名、打印和刪除表的復(fù)制表的改名表的打印刪除表總 結(jié) 使用Access創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫一般有兩種方法：第一種是先創(chuàng)建一個空數(shù)據(jù)庫，然后再向其中添加表、查詢、窗體、報表等對象；第二種是使用“數(shù)據(jù)庫向?qū)?/p>