新編秘書實務(wù)課件-第四章-會議組織與服務(wù)

1、引入案例主要內(nèi)容本章小結(jié)案例分析實踐訓(xùn)練學(xué)習(xí)目標(biāo)第四章 會議組織與服務(wù) 電子教案模版配色（1）通過本章學(xué)習(xí)，你應(yīng)能夠：1.了解會議的含義、種類與作用2. 做好會議前期的準(zhǔn)備工作3.做好會議期間的服務(wù)工作4.做好會議結(jié)束后的工作學(xué)習(xí)目標(biāo)第四章 會議組織與服務(wù) 一片混亂的頒獎儀式內(nèi)容（略，請見教材第58頁）問題：1.如果你是會務(wù)人員，如何避免禮儀小姐錯誤的出現(xiàn)？2.發(fā)現(xiàn)出錯后，會務(wù)人員應(yīng)如何及時補救？引入案例第四章 會議組織與服務(wù) 第一節(jié)會議概述第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)操作第四節(jié)會議結(jié)束階段的會務(wù)操作主要內(nèi)容第四章 會議組織與服務(wù) 電子教案模版配色（1）第一節(jié)會議概述一

2、、會議的涵義會議是一種圍繞特定目標(biāo)進行的、以口頭發(fā)言或書面交流為主要方式的、有組織有計劃的商議活動。形成會議的主要條件是：有明確的指導(dǎo)思想、預(yù)期目標(biāo)、具體議題；有明確的時間、地點；有主持人和參加人員。 第四章 會議組織與服務(wù) 二、會議的作用1集思廣益、科學(xué)決策的作用2發(fā)揚民主、動員群眾、宣傳教育的作用3傳達信息、資源共享、學(xué)習(xí)交流、開拓思路的作用4協(xié)調(diào)矛盾、統(tǒng)一思想、促進生產(chǎn)、推動工作的作用第四章 會議組織與服務(wù) 第一節(jié)會議概述第四章 會議組織與服務(wù) 第一節(jié)會議概述三、會議活動的基本要素會議方式會議地點會議時間會議議題會議名稱會議人員會議結(jié)果會議活動的基本要素電子教案模版配色（1）三、會議活動

3、的基本要素1會議人員會議人員是指參與會議整個過程的人員，可具體分為會議主體、會議客體以及其他與會議有關(guān)的人員。（1）會議主體是指主要策劃、組織會議的人員，包括主辦者、承辦者、支持單位、贊助單位、協(xié)辦單位等。（2）會議的客體，即參加會議的對象，包括正式成員、列席成員、特邀成員、旁聽成員。 （3）其他與會議有關(guān)的人員包括：主持人、會議秘書人員和會議服務(wù)人員等。 第四章 會議組織與服務(wù) 第一節(jié)會議概述電子教案模版配色（1）三、會議活動的基本要素2.會議名稱會議的名稱一般要求能概括并能顯示會議的內(nèi)容、性質(zhì)、參加對象、主辦單位，以及會議的時間、屆次、地點、范圍、規(guī)模等等。 例1.“可口可樂（中國）飲料有

4、限公司2019年銷售會議”則顯示了單位、時間、性質(zhì)；例2.“深圳開發(fā)科技股份有限公司第九次（2000年度）股東大會”則顯示了單位、時間、屆次、范圍、規(guī)模、性質(zhì)、參加對象。第四章 會議組織與服務(wù) 第一節(jié)會議概述三、會議活動的基本要素3會議議題會議的議題是根據(jù)會議目標(biāo)來確定并付諸會議討論或解決的具體問題，是會議活動的必備要素。會議議題的主要作用是：準(zhǔn)確、具體地體現(xiàn)會議的目標(biāo)，為目標(biāo)服務(wù)。引導(dǎo)和制約會議的發(fā)言。第四章 會議組織與服務(wù) 第一節(jié)會議概述電子教案模版配色（1）三、會議活動的基本要素4會議的時間會議時間是指會議的召開時間和會期兩方面。 5會議地點會議地點是指會議召開的舉辦地或會場。會場的決定

5、主要是考慮大小、交通、環(huán)境與設(shè)備是否適合等因素。6會議方式會議方式是為了提高會議效率，實現(xiàn)會議目標(biāo)而采取的各種形式或手段，如現(xiàn)場辦公會、座談會、觀摩會、報告會、電話會議等。 7會議結(jié)果會議結(jié)果，即會議結(jié)束時實現(xiàn)目標(biāo)的情況。 第四章 會議組織與服務(wù) 第一節(jié)會議概述沃爾瑪首次全球董事會在中國召開據(jù)報道沃爾瑪百貨有限公司首次全球董事會會議就是在中國深圳召開的。沃爾瑪百貨有限公司董事長羅伯沃而頓說：“之所以把首次全球董事會放在中國開，是因為中國對沃爾瑪有著雙重重要意義。首先多年來我們一直依賴中國為我們提供優(yōu)質(zhì)商品。此外，我們從2019年起開始在中國開設(shè)零售分店。我覺得董事會成員應(yīng)該親自到這些店來看看，

6、了解中國這個市場對于沃爾瑪?shù)膬r值及重要意義?！蔽⑿桶咐谒恼?會議組織與服務(wù) 電子教案模版配色（1）四、會議的種類對公司而言，如果以參會人的職級為標(biāo)準(zhǔn)，會議可分為：（1）股東會議（2）董事會會議（3）職工大會（4）高級管理人員會議 （5）中層管理人員會議 （6）部門會議。 第四章 會議組織與服務(wù) 第一節(jié)會議概述會議籌備工作框架圖請見教材第65頁。第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) 小知識一、擬定會議計劃（一）確定會議名稱、議題、時間、地點等基本要素（二）成立會務(wù)工作機構(gòu)中大型會議的籌備和服務(wù)工作，不可能靠一兩個人完成，這就需要組建會議籌備機構(gòu)。一般來講，會務(wù)籌備機構(gòu)分成會務(wù)組、

7、接待組、秘書組等幾個小組，各組分工明確，互相協(xié)調(diào)，既熟記本崗位職責(zé)，又要胸有全局。一般的小型會議，只設(shè)立會務(wù)組負責(zé)全部事宜。有些單位，會務(wù)工作由辦公室全部負責(zé)。第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) 第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) 各會務(wù)工作組的分工會務(wù)組：負責(zé)會務(wù)組織、會場布置、會議接待簽到等會議的組織、協(xié)調(diào)工作。秘書組：負責(zé)擬寫會議方案，準(zhǔn)備各種會議文件和資料，做好會議記錄，編寫會議紀(jì)要、簡報等工作。接待組：負責(zé)生活服務(wù)、交通疏導(dǎo)、醫(yī)療服務(wù)等工作。宣傳組：負責(zé)會議的錄音錄像、娛樂活動、照相服務(wù)和對外宣傳報道。財務(wù)組：負責(zé)會議經(jīng)費的統(tǒng)籌使用和收費、付帳工作。保

8、衛(wèi)組：負責(zé)防火、防盜、人身安全和財務(wù)安全、保密工作。小知識（三）制訂會議預(yù)算會務(wù)人員應(yīng)本著勤儉辦會的原則，對會議的經(jīng)費做出預(yù)算，并提出籌集會議經(jīng)費的方法、渠道，報領(lǐng)導(dǎo)審批。 1會議經(jīng)費的構(gòu)成（1）交通費用（2）會議室費用（3）住宿費用（4）餐飲費用（5）旅游費用2會議經(jīng)費的籌措（1）行政事業(yè)經(jīng)費劃撥（2）主辦者分擔(dān)（3）與會者分擔(dān)個人費用 （4）社會贊助 （5）轉(zhuǎn)讓會徽等無形資產(chǎn)使用權(quán) 第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) 第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) 會議經(jīng)費預(yù)算的原則（1）科學(xué)合理。要根據(jù)實際需要科學(xué)合理地分配各項預(yù)算開支。（2）總量控制。所有的支出都應(yīng)

9、控制在總量范圍之內(nèi)。（3）確保重點。在實行總量控制的前提下或當(dāng)經(jīng)費不足時，要確保重點，把有限的經(jīng)費確實用在刀口上。（4）精打細算。對會議的每一項支出都要嚴格審核，在做到科學(xué)合理的同時，盡可能節(jié)省經(jīng)費。（5）留有余地。由于會議活動的過程可能會產(chǎn)生一些事先無法預(yù)料的情況，需要臨時支出一些經(jīng)費，因此，在預(yù)算時要適當(dāng)留有余地。小提醒（四）擬定會議議程、日程、程序1.會議議程、日程、程序的含義（1）會議議程會議議程是會議主要活動的順序安排，它是對議題性活動的程序化，即將會議的議題的根據(jù)主次、輕重、先后次序編排。 （2）會議日程會議日程是把一天中會議議程規(guī)定的各項活動按單位時間具體落實安排，它不僅細化圍繞

10、會議議題的全部活動，還包括會議過程中其他的輔助活動，如聚餐、參觀、考察、娛樂等等。（3）會議程序會議程序是指在一次具體的會議中按照時間先后排列的詳細的活動步驟。以舉行頒獎、選舉、揭牌等一事為主的會議活動，一般只制定會議程序。第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) 2.會議議程制作要點第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) 會議議程表設(shè)計的注意事項（1）應(yīng)按照議題所涉各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規(guī)定。（2）議程表中，第一項是宣布議程，再安排討論的問題，盡量將同類性質(zhì)的問題排列在一起。（3）保密性較強的議題，一般放在后面。這樣有利于安排無關(guān)人員退

11、場及有關(guān)人員到場。（4）各項報告中，財務(wù)報告放在最前面，人事報告放在最后面，其他類似報告排在一起。2019中國營銷領(lǐng)袖年會會議議程大學(xué)授予徐、錢教授“終身成就獎”大會程序西方國家單位會議議程要點公司董事會會議議程請見教材第69-72頁。第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) 微型案例3.安排會議生活安排會議生活主要包括預(yù)定交通工具，安排食宿，聯(lián)系與安排參觀、訪問活動，確定醫(yī)療、保衛(wèi)人員。所有會議生活安排，秘書要嚴格按照會議議程和日程進行安排。秘書必須提前預(yù)定，會前確認，掌握各聯(lián)系人的聯(lián)絡(luò)方式，以便隨時聯(lián)系。如會議期間，日程臨時變動，秘書要及時作好會議生活的協(xié)調(diào)工作。第二節(jié)會議籌備階

12、段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) 第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) 接待的同志“傻眼”了市有風(fēng)景秀麗的風(fēng)景區(qū)，鄰市A公司組織會議參觀人員14人前來旅游觀光，請市協(xié)作單位B公司代為辦理訂購門票、安排住宿等事宜。因是旅游旺季，B公司費了很大的勁，好不容易才找到某賓館正好有7個房間、14個床位，就立即預(yù)訂下來。鄰市A公司旅游團隊傍晚到達時，市B公司負責(zé)接待的同志傻眼了！因為帶隊的團長是一位女同志，其他同志是男同志，根本無法按兩個人一個房間的設(shè)想安排住宿。再要求增加房間，賓館已經(jīng)住滿了。微型案例（五）制發(fā)會議通知會議通知是向與會者傳遞召開會議信息的載體，是會議組織者同與會者之間會前

13、溝通的重要渠道。一般來說，規(guī)模較大、較為重要的會議都應(yīng)發(fā)書面通知。如果參加對象與人數(shù)不明確，可在報上刊登公告。如上市公司的股東大會采用公告的形式通知會議。有些重要的會議通知，必須確認被通知人收到通知，并取得一定的證明(例如簽收、回執(zhí)、掛號信單據(jù)等)，以免事后相互推卸責(zé)任。 第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) 第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) 微型案例（五）制發(fā)會議通知1.會議通知的種類與方式（1）按通知的形式可分為口頭通知和書面通知（2）按通知的性質(zhì)可分成預(yù)備性通知和正式通知（3）按通知的名稱分為會議通知、邀請信(函、書)、請柬、海報、公告等第二節(jié)會議籌備階段

14、的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) （五）制發(fā)會議通知2.會議通知的內(nèi)容會議通知包括標(biāo)題、通知對象、正文、落款與日期四大項。（1）標(biāo)題最常用的寫法是“機關(guān)名稱”+“會議名稱”十“通知” ，一般用于正式的、重要的會議。如“上海公司關(guān)于召開會議的通知”。也可以只寫“會議通知”或“通知”。這種寫法一般用于事務(wù)性或例行性會議。（2）通知對象通知對象可以是單位的，也可以是個人。第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) 3正文（1）會議的目的、名稱和主題。（2）會議的時間，包括開始時間、報到時間、結(jié)束時間。（3）會議的地點，必要時畫出交通簡圖，標(biāo)明地理方位及抵達的方法。（4）參加對象。（5）其他事

15、項。如參加會議的費用、報名的方式和截止日期、有關(guān)論文撰寫和提交的要求、入場憑證(如“憑入場券入場”、“憑本通知入場”)、聯(lián)絡(luò)信息(如主辦單位的地址、郵編、銀行賬號、電話和傳真號碼、網(wǎng)址、聯(lián)系人姓名)等等。4.落款與日期如有必要，可附回執(zhí)。第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) 第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) 常用回執(zhí)格式1表格式回執(zhí)小知識第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) 常用回執(zhí)格式2簽收式回執(zhí)小知識第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) 實用范例高職高專教育文秘類專業(yè)基礎(chǔ)課程骨干教師培訓(xùn)班通知請見教材第76頁。二、準(zhǔn)備會議材料與物

16、品（一）需要準(zhǔn)備的內(nèi)容1需準(zhǔn)備的會議文件資料（1）會議的指導(dǎo)文件。如上級下發(fā)的政策性、部署性文件 （2）會議的主題文件。如領(lǐng)導(dǎo)人講話稿、經(jīng)驗介紹材料等。（3）會議程序文件。包括議程文書、日程、程序等。（4）會議參考文件。如統(tǒng)計報表、技術(shù)資料等書面材料。（5）會議管理文件。包括會議通知、保密制度等文件。2需準(zhǔn)備的會議物品與設(shè)備常用文具、印刷設(shè)備、會場裝飾用品、視聽器材、通信設(shè)施、交通工具、生活衛(wèi)生用品、專門用品等。第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) 二、準(zhǔn)備會議材料與物品（二）準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿1開幕詞 （1）定義。開幕詞是在會議開始時，由會議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)人向大會所做的重要講話。

17、（2）內(nèi)容。開幕詞的內(nèi)容主要包括以下幾個方面： 標(biāo)題：會議名稱加“開幕詞”，或只寫“開幕詞”。 日期：用圓括號標(biāo)于標(biāo)題正下方。 稱謂：“同志們”、“各位來賓”“女士們，先生們”等。 正文：宣布會議開幕，簡述會議的背景、目的、主要任務(wù)等；提出對與會者的希望與要求；最后是祝詞。 第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) 二、準(zhǔn)備會議材料與物品（二）準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿2祝酒詞（1）定義。祝酒詞是在重大慶典、友好往來的宴會上發(fā)表的講話。主方的祝酒詞主要是表示對來賓的歡迎；客方的祝酒詞主要是表示對主方的謝意。 （2）寫法。首先，開頭部分表示歡迎、問候或感謝。其次，簡略地表述主人必要的想法、觀點、立

18、場和意見，既可以追述已經(jīng)獲得的成績，也可以暢敘友情發(fā)展的歷史，還可以展望未來。最后，結(jié)尾可用“讓我們?yōu)楦杀被蛞浴盀榱俗屛覀兏杀北磉_禮節(jié)性的祝愿。第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) 二、準(zhǔn)備會議材料與物品（二）準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿3講話稿（1）定義。講話稿是領(lǐng)導(dǎo)人在開會中所作的講話稿件，表現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)人對會議的指示和關(guān)心。（2）寫法。講話稿的寫法，就內(nèi)容來講，應(yīng)注意以下幾點：肯定會議的重要性；評價過去的工作；點出當(dāng)前值得注意的問題；指明今后的方向和目標(biāo)；評價會議中心議題；提出原則性的意見，向大會提出希望。第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) 二、準(zhǔn)備會議材料與物品（二）準(zhǔn)備

19、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿4閉幕詞：（1）定義。閉幕詞是黨政機關(guān)、群眾團體、企事業(yè)單位舉行隆重會議閉幕時，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)向會議所作的總結(jié)性講話。（2）寫法。閉幕詞的基本寫法。閉幕詞的寫法相對開幕詞而言形式可更靈活一些，沒有固定形式。一般來說，閉幕詞主要包括以下內(nèi)容：首先，對會議完成任務(wù)的概括；其次，對會議的評價；最后，對服務(wù)部門與人員的感謝。第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) 二、準(zhǔn)備會議材料與物品（三）起草會議報告、決議草案會議報告是會議文件的一種。會議報告一般指領(lǐng)導(dǎo)人代表機關(guān)或組織依法律規(guī)定或慣例向權(quán)力機構(gòu)或有關(guān)代表會議所做的工作匯報。一經(jīng)會議討論通過，會議報告便由陳述性文件轉(zhuǎn)化為領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文

20、件，成為指導(dǎo)和保證會議成功的主要文件，成為引導(dǎo)代表展開討論的重要基礎(chǔ)，會后將成為有關(guān)方面工作的綱領(lǐng)。 第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) 二、準(zhǔn)備會議材料與物品（四）準(zhǔn)備會議文件的要求秘書草擬會議所需文件目錄，領(lǐng)導(dǎo)確認后，著手準(zhǔn)備。準(zhǔn)備每人一個文件袋，如有必要可在文件袋上寫上與會者的姓名。認真校對會議文件做好會議文件的分發(fā)工作分發(fā)重要文件一般要編號、登記。一些征求意見稿，或保密性文件，需要在會后退回的，則應(yīng)附上一份文件清退目錄或清退要求的說明。秘書在為會議準(zhǔn)備齊全后，制作文件資料目錄，將所有文件統(tǒng)一放在文件袋中，發(fā)放給與會人員。分裝文件要認真、細致，不能出現(xiàn)漏裝或重裝的情況。

21、第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) 三、制發(fā)會議證件會議證件是表明與會議有關(guān)人員身份權(quán)利和義務(wù)的證據(jù)。 （一）會議證件的作用與種類1會議證件的作用（1）表明會議期間各種人員的身份，便于接待和管理。（2）便于代表之間的相互辨認和聯(lián)系、交流。（3）憑證出入會場，保證會議安全。（4）便于統(tǒng)計出席人數(shù)。（5）給與會者留作紀(jì)念。2會議證件的種類主要有出席證、列席證、旁聽證、來賓證（或嘉賓證）、記者證、工作證、隨從證、保安證、配偶證、簽到證等。第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) 三、制發(fā)會議證件（二）會議證件上的內(nèi)容1會議名稱，必須寫全稱。 2會徽。會議如有會徽，可將其印在

22、會議證件上。3姓名。4照片。5證件種類，即標(biāo)明“出席證”、“列席證”等等6組別或代表團名稱。7證件編號。8會議日期。第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) 三、制發(fā)會議證件（三）會議證件的樣式與制作1佩戴在與會者身上的證件。（1）系帶的卡片 （2）粘性標(biāo)簽 （3）有夾子的卡片 2臺簽式的姓名卡片（“桌簽”）及坐簽式的姓名卡片（“坐簽”）（1）桌簽。它是開會時放在桌子上使用的，用以標(biāo)明桌號和就坐人身份的標(biāo)簽。（2）坐簽。就是會務(wù)人員在會議的各席位上標(biāo)明就坐人姓名的標(biāo)簽。（四）會場路線指示牌或會場周邊設(shè)施圖第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) 三、制發(fā)會議證件（五）證件設(shè)

23、計注意事項內(nèi)容設(shè)計上要有會議的名稱、與會者姓名、稱呼(先生、女士、小姐等)、身份(職務(wù)、職稱等)、組織或公司的名稱。在設(shè)計上應(yīng)區(qū)分正式代表、列席代表、工作人員、特邀嘉賓等與會者的不同身份。重要的大型會議要在證件上貼上本人的相片，并加蓋印章。為了便于辨認會場內(nèi)各種人員的身份，同一會議的不同證件應(yīng)當(dāng)用不同的顏色和字體相區(qū)別。應(yīng)注意根據(jù)公司不同的文化理念設(shè)計會議證件或姓名卡片。姓名卡片的大小式樣應(yīng)注意經(jīng)濟適用美觀大方。姓名卡片在會議的接待區(qū)向與會人員發(fā)放，并在主席臺等必要的地方放置臺簽式姓名卡片。會議證件的設(shè)計格調(diào)要與會議的性質(zhì)和氣氛相適應(yīng)。涉外會議證件可用中文和外文兩種文字，外文排在中文下方。第二

24、節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) 五、會場布置（一）會場形式的布置會場形式的安排，要根據(jù)會議的規(guī)模、性質(zhì)和需要來確定。不同的會場布置形式，體現(xiàn)不同的意義、氣氛和效果，適用于不同的會議目的。根據(jù)參會人員座次安排，整體上可分為：相對式、全圍式、半圍式、分散式四種。第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) 五、會場布置（一）會場形式的布置1相對式這種會場布置形式的主要特征是主席臺和代表席采取上下面對面的形式。從而突出了主席臺的地位。由于專門設(shè)立了主席臺。整個會場氣氛顯得比較嚴肅和莊重。第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) 五、會場布置（一）會場形式的布置2全圍式

25、全圍式會場布置形式的主要特征是不設(shè)專門的主席臺，會議的領(lǐng)導(dǎo)和主持人同其他與會者圍坐在一起。這種布置形式的優(yōu)點是容易形成融洽與合作的氣氛，體現(xiàn)平等和相互尊重的精神 第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) 五、會場布置（一）會場形式的布置3半圍式半圍式這種布置形式介于相對式和全圍式之間，即在主席臺的正面和兩側(cè)安排代表席，形成半圍的形狀。既突出了主席臺的地位，又增加了融洽的氣氛。 第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) 五、會場布置（一）會場形式的布置4分散式這種會場布置的形式，就是將會場分成若干個中心，每個中心設(shè)一桌席。其中領(lǐng)導(dǎo)人和會議主席就座的桌席稱作“主桌”。這種座位格

26、局既在一定程度上突出主桌的地位和作用。同時，又給與會者提供了多個談話、交流的中心，使會議氣氛更為輕松、和諧。第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) 五、會場布置（二）會場座位安排1.橫排法 這種排列方法的要領(lǐng)是，把每個代表團、小組、單位的座席從前向后排成縱向一列，按組別順序以代表座席的朝向為準(zhǔn)，從左至右橫向依次排列座次。 第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) 五、會場布置（二）會場座位安排2.豎排法這種排列方法的要領(lǐng)是，按照既定的次序把對參會的每個代表團、小組、單位的座席排成橫向的一行，再按順序從前向后依次縱向排列。 第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù)

27、 五、會場布置（二）會場座位安排3.左右排列法這種排列方法的要領(lǐng)是，把每個參會的代表團、小組、單位的座席安排成縱向的列，再以會場的中心為基點，將順序在前的排在中間位置，然后先左后右，一左一右向兩側(cè)橫向交錯擴展排列座次。 第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) 第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) 座次標(biāo)識方法（1）在主席臺或會議桌上擺放名簽（2）在與會人員出席證上注明座次 (某排某號)（3）印制座次圖表五、會場布置（三）環(huán)境布置1主席臺的裝飾設(shè)有主席臺的會場，主席臺是裝飾的重點。一般應(yīng)在主席臺上方懸掛紅色的會標(biāo)(亦稱橫幅)，會標(biāo)上用美術(shù)字標(biāo)名會議的名稱。主席臺背景處(

28、亦稱天幕)可懸掛會徽或紅旗以及其它藝術(shù)造型等，主席臺上或臺下可擺放花卉。2會場背景的裝飾會場背景的裝飾除了主席臺的裝飾之外，主要指會場四周和會場的門口，這些地方可懸掛橫幅標(biāo)語、宣傳畫、廣告、彩色氣球等，還可擺放鮮花等裝飾物，一些禮節(jié)性會見，可多擺些鮮花。第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) 五、會場布置（三）環(huán)境布置3色調(diào)的選擇色調(diào)在這里主要是指會場內(nèi)色彩的搭配與整體基調(diào)。與會議內(nèi)容相協(xié)調(diào)的色調(diào)，可以給與會者的感官形成一定的刺激，在其心理上產(chǎn)生積極的影響?？梢酝ㄟ^對主席臺、天幕、臺布、場內(nèi)桌椅及其裝飾物色彩的調(diào)節(jié)而烘托整體的色調(diào)。4花卉的布置花卉的布置對人的情緒會產(chǎn)生一定的影響。

29、在世界上許多國家都有花語，比如鐵樹、棕櫚代表莊嚴；萬年青、君子蘭表示友誼長存，萬事如意；菊花表示高潔；月季、玫瑰表示喜慶；牡丹表示富貴等。根據(jù)會議內(nèi)容，恰當(dāng)?shù)嘏渲没ɑ?，可以使人心情愉快?第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) 微型案例第二節(jié) 協(xié)調(diào)工作概述第三章 秘書的溝通與協(xié)調(diào) “俗氣”與“素雅”A公司與B公司在深圳香格里拉酒店舉行合作簽約儀式，酒店服務(wù)人員按酒店例行規(guī)定，在主席臺擺放了以紅色為主的色彩絢麗的幾盆鮮花，A公司公關(guān)部秘書王小姐提前來檢查會場的布置，她覺得這幾盆顏色鮮艷的鮮花有些俗氣，就讓服務(wù)人員換了幾盆素雅的鮮花，擺上后，辦公室主任認為此花與會場的氣氛不配，只好請服

30、務(wù)員將原來的鮮花擺上。五、會場布置（三）環(huán)境布置5會場的氣味效應(yīng)會場之內(nèi)淡淡的清香，可以使人的心情變得舒暢；反之，如果會場內(nèi)有異味彌漫，會使人心情變得煩躁，產(chǎn)生焦慮情緒，急于離開會場。改善會場的氣味環(huán)境的方法有兩種：在會議室里放置有清香氣味的鮮花(如米蘭、茉莉、月季和蘭花等)在會議室提前噴灑少量的具有清香氣味的空氣清新劑(以檸檬和薰衣草香型為好)，但不可過于濃郁。第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會議組織與服務(wù) （四）主席臺布置技巧1主席臺座次的排列（1）國內(nèi)會議主席臺座次排列。通常的做法是：身份最高的領(lǐng)導(dǎo)人就座于主席臺前排中央，其他領(lǐng)導(dǎo)人則按先左后右。第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章 會

31、議組織與服務(wù) （2）國際性會議主席臺的座次的排列。一般為主辦方身份最高的出席者居中，其他來賓按身份高低先右后左向兩邊排開。這一點與國內(nèi)會議先左后右排列方法正好相反。 第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章 會議組織與服務(wù)會議進行階段的會務(wù)工作框架圖請見教材第93頁。小知識第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章 會議組織與服務(wù)一、會議報到與引導(dǎo)工作（一）會議接站1確定迎接規(guī)格2做好接站準(zhǔn)備3豎立接待標(biāo)志4掌握抵達情況5介紹賓主雙方第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章 會議組織與服務(wù)（二）會議報到1會議報到的方式。會議報到可以由與會者本人或他人持會議通知或單位介紹信報到。2與會者報到時，秘書人員要做好的工作

32、查驗證件，確認與會者的參會資格。 請與會者在登記表上填寫姓名、單位、職務(wù)等有關(guān)信息。統(tǒng)一接收與會者帶來的需要在會上分發(fā)的材料。分發(fā)會議文件、證件、文件袋等會議用品。 如會議要贈送禮品，會務(wù)組一般將禮品同資料一起發(fā)放。 預(yù)收會務(wù)費、食宿費、資料費等費用，當(dāng)場開具收據(jù)。安排與會者住宿。 第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章 會議組織與服務(wù)一、會議報到與引導(dǎo)工作（三）會議簽到簽到，是為了及時了解該到會的人是否都已到會，并準(zhǔn)確地統(tǒng)計出到會的實際人數(shù)。 （四）會議引導(dǎo)引導(dǎo)是指會議活動期間會務(wù)工作人員為與會者指引會場、座位、展區(qū)、餐廳、住宿的房間以及指示與會者問詢的路線、方向和具體的位置。 第三節(jié)會議進行階

33、段的會務(wù)工作第四章 會議組織與服務(wù)二、組織會議進行的工作（一）檢查會場準(zhǔn)備情況會議當(dāng)天會議準(zhǔn)備情況的檢查主要包括以下幾個方面：設(shè)備安全工作情況桌椅數(shù)量是否足夠煙灰缸的準(zhǔn)備水和水杯的準(zhǔn)備會標(biāo)、花卉的準(zhǔn)備等細節(jié)第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章 會議組織與服務(wù)不協(xié)調(diào)的煙灰缸某日，一位深受愛戴的老領(lǐng)導(dǎo)不幸逝世，在治喪委員會的會議上，氣氛非常莊嚴肅穆。忽然間，一位領(lǐng)導(dǎo)發(fā)覺會場中的煙灰缸都是喜慶的大紅色，會場氣氛一時間非常尷尬。這位領(lǐng)導(dǎo)十分的不快，會后，批評了秘書辦事不利。秘書覺得很委屈，會議室里的煙灰缸一直都是紅色的那一套，那還是去年慶功時新買的。為了一次會議就買一套新的，未免也太浪費了。于是，在下一

34、次采購煙灰缸的時候，這位秘書選擇了無色的玻璃煙灰缸。這一下總算是省去了麻煩。微型案例第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章 會議組織與服務(wù)二、組織會議進行的工作（二）會場的安全保衛(wèi)與保密工作1與會人員入場時的驗證與收票工作。2保持會場內(nèi)的秩序，維護場內(nèi)設(shè)備。3關(guān)注會場內(nèi)各種設(shè)備的使用情況。4做好會場內(nèi)安全保衛(wèi)工作。 5 會議期間，應(yīng)有相應(yīng)的值班制度與要求；6 對保密文件的分發(fā)、收回以及會議內(nèi)容的保密要制定一套嚴格的程序與制度。第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章 會議組織與服務(wù)二、組織會議進行的工作（三）會議交通服務(wù)1籌齊會議用車。 2擬定會議用車制度和紀(jì)律。3合理調(diào)度會議用車，確保會議進程按計劃實

35、施。4對駕駛?cè)藛T的管理。5對車輛的維修、保養(yǎng)及汽油供應(yīng)。6意外事故的應(yīng)急處理措施等。第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章 會議組織與服務(wù)二、組織會議進行的工作（四）會議記錄、會議紀(jì)要與會議簡報（1）會議記錄的格式。分為記錄頭、記錄主體、審閱簽名三個部分。 記錄頭的內(nèi)容有：會議名稱，會議時間，會議地點，會議主席(主持人)，會議出席、列席和缺席情況，會議記錄人員簽名。 （2）會議記錄的要求。快速是對記錄的基本要求；二是真實性要求。準(zhǔn)確不添加，不遺漏，依實而記；清楚首先是書寫要清楚，其次是記錄要有條理，突出重點。 （3）會議記錄的重點。會議記錄并不是要逐字記錄會議內(nèi)容，一般只要記錄下討論的要點即可。第

36、三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章 會議組織與服務(wù)例1：秘書小劉為何被換掉了？例2：某臺資公司工作例會會議記錄表格例3：某公司會議記錄以上案例，請見教材第99-101頁。實用范例第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章 會議組織與服務(wù)二、組織會議進行的工作（四）會議記錄、會議紀(jì)要與會議簡報2會議紀(jì)要會議紀(jì)要是根據(jù)會議的主旨，用準(zhǔn)確而精煉的語言綜合記述其要點的書面材料。（1）會議紀(jì)要的內(nèi)容一是會議情況簡述。包括召開會議的根據(jù)、目的、時間、地點、參加會議的人員、會議討論的問題及會議的成果。二是對會議主要精神的闡發(fā)。這是會議紀(jì)要的主體部分。（2）會議紀(jì)要的擬寫要求會議紀(jì)要的擬寫，應(yīng)做到“記實、記要”。即忠實

37、于會議實際，又內(nèi)容集中概括、精煉、邏輯條理清楚。第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章 會議組織與服務(wù)二、組織會議進行的工作（四）會議記錄、會議紀(jì)要與會議簡報3.會議簡報主要反映會議交流、進展情況。它具有“快、新、實、短”的特點。 4新聞報道根據(jù)會議的性質(zhì)與目的，如果需要將會議的內(nèi)容或精神宣傳出去，秘書在會前就應(yīng)與新聞媒體記者聯(lián)系好，邀請他們到會報道，及時地將會議的精神宣傳出去。第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章 會議組織與服務(wù)三、會議期間的生活服務(wù)工作（一）及時訂購回程票（二）打印并分發(fā)會議代表通訊錄（三）組織拍攝會議集體照及活動照（四）會議期間的旅游、娛樂與陪同工作（五）會議餐飲服務(wù).第四章

38、會議組織與服務(wù)第四節(jié)會議結(jié)束階段的會務(wù)工作會議結(jié)束階段的會務(wù)工作框架圖請見教材第107頁。小知識一、送別會議代表1結(jié)清會議費用2發(fā)放回程票，安排人員送站二、會場的善后工作1清理會場（1）拿走通知牌和方向標(biāo)志。 （2）清理會場內(nèi)其他物品。 （3）通知配電人員和服務(wù)人員。2歸還所借物品3結(jié)算會議開支費用第四章 會議組織與服務(wù)第四節(jié)會議結(jié)束階段的會務(wù)工作三、整理會議文件1整理分發(fā)會議記錄。2形成大會決議、簡報或紀(jì)要3寫總結(jié)向上級匯報會議情況4收全會議材料，匯編會議文件，并分類、立卷、歸檔第四章 會議組織與服務(wù)第四節(jié)會議結(jié)束階段的會務(wù)工作四、會務(wù)工作的總結(jié)與反饋工作（一）會務(wù)工作總結(jié)1會務(wù)工作總結(jié)的主要內(nèi)容（1）檢查會議