地產(chǎn)公司文秘工作會議紀要

1、地產(chǎn)公司文秘工作會議紀要X集行中會20XX） 4號會議名稱：20XX年集團文秘工作會議會議時間：4月2日（17： 00-19： 30）地點：集團本部培訓室會議方式：現(xiàn)場+視頻+電話召集人：ZZ與會人員：集團行政中心AA副總監(jiān)、集團各高管秘書/文員、集 團木部/各區(qū)域/各項目/各部門文員記錄人：VV木次會議有兩個議題，其中：集團行政中心AA副總監(jiān)從行為規(guī) 范角度宣講了怎樣做一個合格的文秘人員，對集團的文秘人員本身及 集團文秘工作提出了要求；集團行政管理部ZZ就集團木部公文近期 常見病例等和與會人員進行了分享。紀要如下：一、AA副總監(jiān)宣講文秘工作要求A總指出文秘工作是公司溝通的樞紐，文秘人員是集團

2、的機要工 作人員，起著很重要的作用，在工作中須遵照公司的規(guī)章制度，找到 自己工作的依據(jù)。集團機要工作人員管理制度之前只適用于董事 局成員身邊的工作人員，木次會議后集團行政管理部要對其進行修 訂，以適用于集團整個文秘系統(tǒng)，為大家開展工作提供更為具體的指 引和規(guī)范。會上，A總從形象禮儀和工作紀律兩方而介紹了集團對文秘工作 人員的要求，并以文秘人員考核表為基礎，向大家介紹了文秘工作的 職責及履行這些職責所必備的技能，向大家明確傳達了公司對文秘工 作的期待。（一）集團對文秘工作人員的形象禮儀要求A總首先通報了集團行政管理對集團各有關人員接聽電話和在集 團木部進行的辦公紀律檢查的結果，要求文秘工作人員尤

3、其要在接打 電話和著裝上注意自己的形象。A總要求集團的所有文秘工作人員不能錯位和越位，大家要樹立 竝的領導不是自己的領導，而是自己的顧客這樣一種觀念，不 論自己服務的是部門領導，還是項目領導，抑或集團領導，也不論服 務對象的級別有多高，他們都只是自己的服務對象，文秘工作人員一 定要防止狐假虎威的現(xiàn)象出現(xiàn)，具體到實際工作中，就是在上傳 下達的過程中，與同事講話、接打電話時態(tài)度要謙虛，語氣要注意規(guī) 范。在穿著上，文秘人員的形象在一定程度上代表著公司形象，因此 文秘人員在工作中要隨時注意自己的衣著，禁止露背，露臍裝，衣著 應表現(xiàn)得職業(yè)和得體。（二）集團對文秘工作人員的工作紀律要求A總提醒集團所有在領

4、導身邊工作必須隨時注意自己的行為規(guī) 范，并重點強調了保密要求。A總指出，在最近對大家接聽電話的測 試中，不僅發(fā)現(xiàn)了以上提到的禮儀問題，部分人員對接聽電話的反應 也暴露了其保密意識有待加強。A總要求，文秘人員應堅守自己的職業(yè)操守，要求大家避免在工 作中和私人交往中泄露公司秘密。針對高管信息被泄露問題，要求大 家對高官的私人信息守口如瓶，尤其在轉接電話中不能照單全收，應 先過濾來電，再把安全的、有用的電話轉接給領導，防止無意間泄密; 針對文卬室文件隨便亂扔的現(xiàn)象，要求大家充分認識到公司里的任何 一份文件，哪怕是己失去效用的文件，尤其是工程、裝修、材料報價 的文件，對我們的競爭者來說都是很重要的，我

5、們的資料一旦被泄密 給了競爭對手，對我們公司造成的將不只是物質上的損失，更重要的 是名譽上的損失，要求在平時的工作中如果有不再使用的文件一定要 用碎紙機碎掉。（三）集團文秘工作人員應履行的職責A總以文秘人員考核表為依據(jù)，要求集團的文秘人員履行商務溝 通、辦公室事務管理、文書工作、會議管理、商務活動、信息檔案管 理的六大職責。A總指出，以上六大職責中，目前發(fā)揮得不好，或者說整個文秘 系統(tǒng)的軟肋在于文書工作和信息檔案管理這兩項，要求大家認識到： 文秘人員如果不能完成這兩類工作，那么只是手腳被使用，充其量是 一個勞動力；只有能完成兩類工作，腦力、智慧被使用，才是腦力勞 動者，也才是真正的文秘。因此就

6、要多練習，熟能生巧，尤其是公文 寫作、發(fā)言稿的撰寫。A總還要求文秘人員會使用Outlook,尤其是 會用該軟件中任務管理與會議管理功能。二、文秘工作分享、介紹0A發(fā)文規(guī)則。木次會議，集團行政管理部劉闖就集團本部公文近期發(fā)現(xiàn)的一些 普遍性錯誤、公文的規(guī)范語言、公文格式和0A發(fā)文規(guī)則和與會人員 進行了分享。會議歸納集團本部公文錯誤類型中頻率較高、錯誤較明 顯的有以下幾種：（一）文種通知和函混用,要求熟悉各種文種的使用范圍，依據(jù)公文的 實際內容來選擇文種。（二）文件編號年份號兩邊的括號選用錯誤或者編號為個位時流水號錯誤。年份 兩邊的括號應選不用（）、“【】等；流水號為個位數(shù)時, 前而不編虛位。（三）

7、標題標題過長或標點中使用標點符號。除了書名號外在標題中一般不 用其它的標點符號；標題應簡短，由關于+事由+文種構成，要避 免把標題當正文寫。此外，標題還存在文不對題現(xiàn)象，例如，明明是一份會議通知， 卻把標題寫成了關于確定XXX會議的事宜，一次會議確定不 確定是相對主辦者和承辦者來講的，這與邀請別人參會完全是兩個不 同的概念。（四）主送部門、發(fā)文部門把文件主送給不存在的部門或公司己撤銷、更名的部門，寫發(fā)文 部門搞不清本部門名稱。要求文秘人員熟悉公司的架構，按照公司組 織架構的標準名稱來寫主送、發(fā)文部門。另外，還要注意在公司公文發(fā)文單位中最低一級應是集團、區(qū) 域的二級部門和項目的一級部門。（五）正

8、文正文中的引文只有編號，沒有文件名。要求引文應先寫文件名, 再用括號的方式寫文件編號。正文一頁寫完，在最后一行寫上轉頁或見下頁等字樣。因 為公文是用頁碼分頁的，無需寫上提示性字詞。正文的邏輯層次序號，公司大部分公文都不規(guī)范，要求用國標 的格式分層編號。（六）結尾用語常見的錯誤是在在結尾用語手加上！ ，如特此通知！正確的 用法是后而用句號或不用任何標點。（七）附件表示多個附件層次關系常見的錯誤是寫成附件一、附件二 、邙付件：一、等，正確的寫法應是邙付件：1.，注意的 是附件名后而不用任何標點標點符號。（A）抄送（抄呈）常見的錯誤是發(fā)文單位自己抄送文件給自己：一是抄送給該份文 件的簽發(fā)人；二是抄送

9、給自己的組成部門，例如房管中心發(fā)文，抄送 給綜合管理部，這兩種寫法都不符合行文規(guī)則。應注意的是，只有當簽發(fā)人兼任多種職務時，才可將代表一種職 務簽發(fā)的文件抄送給另一種職務的自己，例如經(jīng)萱管理職務的陸倩芳 總裁簽發(fā)的文件，抄送給董事局職務的陸倩芳副主席；上級將公文抄 送給下級的情形一般存在于答承性質的公文，例如，復函和批復。會議要求文秘人員不僅在自己擬寫公文時避免以上常見的明顯 錯誤，同時在上傳其他人員擬寫的公文到0A之前，也要檢查是不是 存在以上錯誤并提前修改，以便提高公文審批流轉速度。木次會議還與大家分享了公文的高頻用詞，并重申了公司公文的 格式要求，要求0A發(fā)文填寫主文檔的主題按照發(fā)文單位+ -