中小學(xué)檔案工作信息化管理模式

1、中小學(xué)檔案工作信息化管理模式摘要：檔案是黨和國家的珍貴財富，中小學(xué)檔案不但具備一般檔案的特征，還擁 有較強的分散性、專業(yè)性以及周期性，需要全面加強管理，優(yōu)化檔案管理方法。 伴隨我國社會經(jīng)濟的快速開展,現(xiàn)代信息技術(shù)已廣泛應(yīng)用于檔案管理工作中，取 得空前的成就，有效推動教學(xué)工作的開展。根據(jù)全國檔案信息化建設(shè)實施綱要 的要求，中小學(xué)需要讓信息技術(shù)成為檔案管理的重要途徑和手段，實現(xiàn)統(tǒng)籌兼顧, 劃分統(tǒng)一性的標準，通過分級建設(shè)的方法，提高檔案的保密程度，優(yōu)化管理水平。 本文立足于數(shù)字技術(shù)開展背景，分析中小學(xué)檔案工作信息化管理的意義，介紹檔 案工作信息化管理的問題才采索中小學(xué)檔案工作信息化管理的主要任務(wù)和實

2、現(xiàn)路 徑。關(guān)鍵詞：數(shù)字技術(shù)；中小學(xué)檔案；信息化管理檔案是十分珍貴的資料，它見證歷史，融合人類智慧的結(jié)晶，具有較高的應(yīng)用價 值。我國教育部曾公布中小學(xué)檔案管理方法，提出要將學(xué)籍檔案、人事檔案、 黨政檔案、教學(xué)業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案資源轉(zhuǎn)化為電子文件，保證檔案數(shù)據(jù)的完整 性，滿足教師、學(xué)生對檔案的應(yīng)用需求。當前是知識經(jīng)濟時代，信息技術(shù)為中小 學(xué)檔案管理提供了新的途徑，開辟新的管理渠道，同時也對管理人員提出更高的 要求。在數(shù)字技術(shù)的支持下，中小學(xué)檔案管理需引入更多高端技術(shù)人才，加強對 人才的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)I,提高人才的計算機應(yīng)用水平，為檔案管理工作奠定堅實基 礎(chǔ)。在當今時代，學(xué)校檔案工作管理人員可充分運用

3、現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)一人 一號、一人一檔，為教師和學(xué)生建立完整的檔案資料，通過電子檔案保存數(shù)據(jù), 優(yōu)化電子信息管理系統(tǒng)。1中小學(xué)檔案工作信息化管理的意義提高管理效率中小學(xué)檔案工作信息化管理擁有較強的現(xiàn)實意義，能充分發(fā)揮檔案的憑證作用和 信息化功能，推動提高中小學(xué)檔案管理水平。當前已有很多中小學(xué)在自身運行和 開展的過程中應(yīng)用電子檔案，做到平安保密、統(tǒng)一標準，促進檔案管理工作的數(shù) 字化開展，有效提高管理效率。檔案包括學(xué)基于數(shù)字技術(shù)開展背景下中小學(xué)檔案 工作信息化管理模式研究陳永光（勉縣武侯中學(xué)漢中724200 ）生的整個成長和 開展階段，需要從學(xué)生入學(xué)時期開始建立，記錄學(xué)生的學(xué)習(xí)變動情況、成長情況

4、以及所有的個人信息，每年都會增加較多的新建檔案，數(shù)量龐大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔 案不利于保存，信息化管理能解決這一問題。電子檔案能充分利用有效空間，全 面改善檔案管理效果，提高管理效率；降低管理本錢在傳統(tǒng)的中小學(xué)檔案管理中，學(xué)校需在檔案管理方面投入大量的人力和物力資 源，耗費較大的存儲空間，并且檔案資源在查找、保存過程中也較麻煩。通過采 用信息化管理方式，中小學(xué)檔案管理能全面節(jié)約人力資源和物力資源本錢，檔案 的查詢工作可以變得更加方便、快捷，當教學(xué)管理工作需用檔案時，管理人員就 可通過計算機查找學(xué)生檔案或教師檔案，減少對原始檔案的損耗,最大程度地保 護檔案原件；實現(xiàn)檔案價值 在中小學(xué)的運行過程中，檔案

5、管理信息化建設(shè)有利于充分實現(xiàn)檔案價值，促進中 小學(xué)日常管理工作有效開展，推動學(xué)校資源科學(xué)分配，全面提高中小學(xué)資源利用 率。檔案是中小學(xué)教學(xué)以及教學(xué)改革工作的基礎(chǔ)保障，能全面、真實地反映教學(xué) 管理的相關(guān)內(nèi)容，記錄教育管理信息，通過采用信息化管理的手段，學(xué)校能充分 發(fā)揮檔案的價值，促進教育管理工作的開展。對教師而言，教師的個人成長檔案 包含教學(xué)工作的開展情況,涵蓋教育工作中所獲得的個人獎勵、突出成績以及榮 譽等內(nèi)容，能彰顯課程改革所取得的突出成果，是學(xué)校教學(xué)工作的重要資料。2當前中小學(xué)檔案工作信息化管理的問題檔案材料存在遺漏在當前中小學(xué)檔案管理工作中，很多學(xué)校都存在檔案材料遺漏的情況，檔案資料 收

6、集不全、資料流失等現(xiàn)象時有發(fā)生，這些都會給檔案管理工作帶來很多困難, 不利于檔案信息化管理的進行。針對已提交或提供的檔案資料而言，很多檔案資 料質(zhì)量不高，存在不完整、信息錯亂等情況。檔案需要進行系統(tǒng)化的管理，在信 息化管理中，檔案的初始資料非常關(guān)鍵，學(xué)校的檔案管理人員需要高度重視檔案 材料的收集工作，對已遺漏的檔案進行彌補為今后的信息化管理做好充足準備, 全面提高教育資源的利用率；檔案管理意識淡薄當前局部學(xué)校中的檔案管理人員還存在管理意識淡薄的問題，檔案管理人員沒有 認識到自身工作的重要性，對工作內(nèi)容以及規(guī)定的工作流程不夠重視，容易在檔 案收集和管理工作中出現(xiàn)疏忽。目前，一些工作人員將檔案管理

7、工作視為應(yīng)付上 級檢查工作，對檔案管理的態(tài)度非常消極、被動，這些會對檔案管理造成不利影 響。檔案管理是個系統(tǒng)化工程，學(xué)校中的師生檔案能記錄教育教學(xué)工作的重要成 果，同時記錄學(xué)生的個人成長過程，對教育管理工作具有十分重要的意義，只有 全面提高師生的檔案管理意識，才能推動中小學(xué)檔案管理信息化開展；檔案管理手段落后目前中小學(xué)檔案管理工作在管理手段上較落后，大局部管理人員只能對檔案材料 進行基礎(chǔ)整理，無法對檔案資料進行編研和深度分析，不能發(fā)揮檔案的價值。在 管理模式上，絕大局部學(xué)校依然采用人工保管的方式，管理效率低下，信息資料 查詢不便，不利于檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用。傳統(tǒng)的檔案管理手段已難以適應(yīng)現(xiàn)代化教育 教

8、學(xué)工作的開展，落后的檔案管理與教學(xué)工作不適應(yīng)，無法發(fā)揮檔案信息的重要 價值，需進行全方位的改革。3數(shù)字技術(shù)開展背景下中小學(xué)檔案工作信息化管理的主要任務(wù)全面加強檔案信息資源建設(shè)信息資源是電子化檔案的基礎(chǔ)，基于現(xiàn)代化的數(shù)字技術(shù)，中小學(xué)檔案工作管理必 須首先加強檔案信息資源建設(shè)，保證檔案信息資源的完整性。學(xué)校需為檔案資源 管理搭建專門的網(wǎng)站，或建設(shè)數(shù)字檔案館，將檔案內(nèi)容錄入網(wǎng)絡(luò)平臺，充分 發(fā)揮檔案資源的利用效果，加強對檔案資源的服務(wù)。從整體上看，當前中小學(xué)檔 案工作信息化管理正在由傳統(tǒng)的文件管理轉(zhuǎn)化為電子信息管理，無論是管理方 式、管理手段還是管理體系，都處于過渡時期，只有學(xué)校完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)，才能

9、發(fā)揮信息技術(shù)的價值，全面優(yōu)化管理水平。學(xué)校需在校內(nèi)建立檔案信息化服務(wù)機 構(gòu)，充分運用先進的信息技術(shù)和專業(yè)設(shè)備，防止檔案資料流失，科學(xué)規(guī)劃電子檔 案數(shù)據(jù)信息的錄入工作，方便管理人員對檔案資源進行檢索；完善檔案管理工作的標準檔案是中小學(xué)開展過程中的重要資料，不但關(guān)系到教師和學(xué)生的開展，還關(guān)系到 學(xué)校的教學(xué)工作和教學(xué)改革工作。在實現(xiàn)檔案工作信息化管理的過程中，學(xué)校必 須將檔案法、保密法、電子文件歸檔與管理規(guī)范作為檔案管理的基 本標準，嚴格規(guī)范檔案管理行為，結(jié)合中小學(xué)檔案管理的實際情況，詳細規(guī)定電 子檔案的信息收集方法、利用方法、銷毀的規(guī)范要求，讓電子檔案擁有絕對平安 的存儲環(huán)境，保證電子檔案的管理嚴

10、格按規(guī)章制度，全面提高中小學(xué)檔案信息化 的管理水平。學(xué)?？山Y(jié)合本地區(qū)檔案信息化管理的現(xiàn)狀，制訂出數(shù)字化檔案查 詢制度、電子文檔管理制度、數(shù)字化檔案鑒定銷毀制度等，保證中小 學(xué)檔案信息化管理實現(xiàn)規(guī)范化操作。只有制訂出中小學(xué)檔案信息化管理工作的標 準和規(guī)范，才能進一步加強信息化檔案資源共享，全面提高電子檔案的利用率, 讓學(xué)校的電子檔案管理更加規(guī)范，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案，實現(xiàn)數(shù)字化進程；優(yōu)化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施系統(tǒng)檔案信息化管理需運用專門化的管理軟件，保證軟件操作的便捷性和平安性,全 面提高電子檔案管理的水平，優(yōu)化電子檔案管理效果。中小學(xué)檔案信息化管理工 作需充分運用計算機和信息技術(shù)，搭建出完善的檔案管理

11、數(shù)據(jù)庫，將數(shù)據(jù)庫與教 學(xué)管理系統(tǒng)、0A系統(tǒng)緊密結(jié)合，這樣才能充分提高電子檔案工作的效率，實現(xiàn) 自動化開展。學(xué)校需認清本校在電子檔案管理方面的需求，自主研發(fā)電子檔案管 理平臺，也可向其它企業(yè)、科研機構(gòu)購買軟件，引入先進的信息技術(shù)，做好軟件 的升級、更新，優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，讓電子檔案朝著系統(tǒng)化的方向開展。檔案的 平安性和完整性非常重要，如果基礎(chǔ)設(shè)施系統(tǒng)不能及時優(yōu)化，就很有可能造成數(shù) 據(jù)損毀、泄密等事件，形成嚴重損失。因此，學(xué)校必須加強對基礎(chǔ)設(shè)施的維護和 更新，不斷優(yōu)化系統(tǒng)建設(shè)，在軟、硬件方面加大資金投入，提高電子檔案的應(yīng)用 和管理效果；建立健全檔案信息保密體系在當前中小學(xué)檔案管理信息化的過程中很多

12、學(xué)校都存在電子檔案規(guī)范化水平不 高的情況，檔案管理標準存在滯后性，應(yīng)用軟件比擬繁雜，不利于電子檔案管理 水平的提高，造成檔案數(shù)據(jù)資料保密性不強，不利于檔案管理工作的開展。針對 這種情況，學(xué)校必須建立健全檔案信息保密體系，將保密工作作為一項重要的管 理任務(wù)，對中小學(xué)檔案的應(yīng)用系統(tǒng)進行管理，完善數(shù)據(jù)備份技術(shù)，在系統(tǒng)中增加 身份認證、平安密鑰等，保證電子檔案信息平安。其中，數(shù)據(jù)備份技術(shù)可防止數(shù) 據(jù)流失，如果計算機硬件、軟件存在故障和缺陷，工作人員出現(xiàn)錯誤操作、計算 機遭受破壞性病毒等，電子檔案就會形成數(shù)據(jù)災(zāi)難，數(shù)據(jù)備份技術(shù)能對電子檔案 的數(shù)據(jù)庫進行實時備份。4數(shù)字技術(shù)開展背景下中小學(xué)檔案工作信息化管

13、理的實現(xiàn)路徑提高工作人員以及師生的檔案管理意識在以往傳統(tǒng)的檔案管理工作中，負責檔案管理的工作人員以及學(xué)校的師生都存在 檔案意識較差的情況，有些教師對檔案管理工作缺乏認知，容易受到教務(wù)工作的 壓力，不注重檔案信息收集，學(xué)生沒有對檔案信息反復(fù)驗證，導(dǎo)致檔案信息不完 整，信息數(shù)據(jù)難以充分發(fā)揮作用。針對這種情況，學(xué)校首先需全面提高工作人員 的檔案管理意識，加強教師與檔案工作人員的配合,讓全體師生都認識到檔案資 料是重要的教育資源，高度重視檔案收集和應(yīng)用工作，保證學(xué)校檔案信息化管理 順利開展。針對檔案管理工作，教師需要對學(xué)校提供的相關(guān)資料高度重視，積極 提供，保證初始的檔案信息完整、準確。全面加強檔案管

14、理信息化人才隊伍建設(shè)伴隨教育標準化建設(shè)的不斷推進，檔案管理工作需不斷更新觀念，促進管理質(zhì)量、 管理水平的提升。檔案管理信息化需相應(yīng)的人才作為支撐，只有人才具備較高的 專業(yè)素養(yǎng)和知識技能，熟練應(yīng)用各類檔案管理軟件，正確利用檔案資源，才能充 分發(fā)揮電子檔案的價值，保證先進的信息設(shè)備得到充分利用。首先在人才引進方 面，中小學(xué)需與高校進行合作，引進檔案管理專業(yè)的人才，加強對計算機應(yīng)用能 力人才的考核，全面保證人才的知識技能；此外，學(xué)校還需設(shè)置專門負責檔案管 理的辦公室，實現(xiàn)檔案信息化管理，成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，對工作人員進行全 方位培訓(xùn)，不斷提高工作人員的數(shù)據(jù)采集技術(shù)、計算機應(yīng)用技術(shù)等，實施檔案理 論

15、的培訓(xùn)，做到理論與實踐相結(jié)合，強化工作人員的業(yè)務(wù)水平，促進中小學(xué)檔案 工作信息化管理走向?qū)I(yè)化。注重檔案信息化管理的績效評估工作當前我國大局部學(xué)校都為中小學(xué)生建立電子學(xué)籍檔案，這些電子學(xué)籍檔案在學(xué)校 日常教學(xué)工作、教務(wù)管理工作中發(fā)揮十分重要的作用，取得良好的管理成效。在 檔案信息化管理的過程中，績效評估能調(diào)開工作人員的積極性,提高教師和學(xué)生 對電子檔案的重視程度，有利于信息化管理水平的提高?？冃гu估不但是一種考 核手段，更是一種管理手段，它可及時發(fā)現(xiàn)學(xué)校在檔案信息化管理中存在的缺乏, 對各項管理工作進行量化,讓檔案管理的成績凸顯出來,提高檔案信息化管理的 針對性和有效性。在績效評估工作中，評估

16、主體要做到多樣化，教育部需承當一 定的監(jiān)督和管理責任，學(xué)校需要進行自評，全體師生也需針對檔案管理進行評價, 充分發(fā)揮績效評估的作用。在績效評估中，評估主體需明確信息化管理的投入、 產(chǎn)出以及實際的應(yīng)用效果，確保檔案信息化管理充分發(fā)揮作用。在績效評估方法 上，學(xué)校需明確檔案信息化的采集流程，明確審核標準，全面結(jié)合全國中小學(xué) 檔案管理工作規(guī)范，對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)情況、信息資源建設(shè)情況、學(xué)籍檔案服務(wù) 平臺建設(shè)情況、電子檔案存儲以及平安程度進行評價。檔案信息化管理工作具有 較強的系統(tǒng)化特征，工作內(nèi)容包含很多難以量化的方面，這些可通過問卷調(diào)查的 方式進行評價，融合主、客觀因素，充分發(fā)揮檔案信息化的管理水平。5

17、結(jié)語在數(shù)字化技術(shù)的支持下，中小學(xué)檔案管理工作需發(fā)揮出檔案數(shù)據(jù)資料的價值，推 動教學(xué)改革，實現(xiàn)教育教學(xué)工作的全面更新。傳統(tǒng)的檔案管理模式存在資料收集 不全面、信息數(shù)據(jù)保密性較差、查詢利用水平較低等情況，這些都會對檔案管理 和檔案資料的應(yīng)用帶來困難，因此，中小學(xué)檔案信息化管理勢在必行。在實踐操 作中，學(xué)校需優(yōu)化人才隊伍建設(shè)，加強對管理人員的技術(shù)培訓(xùn)I ,全面提高師生以 及檔案管理人員的思想認知，搭建良好的基礎(chǔ)設(shè)施，為電子檔案管理提供軟、硬 件設(shè)備，積極研究新技術(shù)，通過績效評估的方法考察檔案管理工作中存在的缺乏, 充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用。資金、技術(shù)、人力資源是中小學(xué)檔案管理工作信息化 建設(shè)的重要基礎(chǔ)，學(xué)校必須保證資金充足，對檔案管理的資金進行科學(xué)分配，注 重傳統(tǒng)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，制訂嚴格的保密體系，讓中小學(xué)檔案管理工作得 到有序開展。參考文獻1張爰娥.企業(yè)檔案管理體系數(shù)字化與信息化建設(shè)研究評企業(yè)檔案管理體系的建設(shè)與運行J.人民長江，2021 , 52 ( 05 ) : 2