企業(yè)管理課件

1、企業(yè)文檔管理 郭小東 2012年4月17日課程簡介企業(yè)檔案概論企業(yè)檔案的種類建立檔案工作體系企業(yè)檔案整理工作企業(yè)檔案的排列企業(yè)檔案概論什么是企業(yè)檔案？ 是在企業(yè)活動中形成的原始?xì)v史記錄，對今后具有一定的查考利用價值，保存起來的信息資料。 企業(yè)活動有生產(chǎn)技術(shù)活動、工作活動、經(jīng)營銷售活動。從企業(yè)建立開始算起企業(yè)的各個部門都是參與者各種載體形式企業(yè)活動中形成的信息資料只有處理完畢才能轉(zhuǎn)化為企業(yè)檔案。只有對日后企業(yè)各項活動仍然具有一定的查考利用價值的信息資料才有必要轉(zhuǎn)化為企業(yè)檔案。只有進一步系統(tǒng)整理、保存的基礎(chǔ)上才能最后地轉(zhuǎn)化為企業(yè)檔案。企業(yè)檔案的作用：可作為企業(yè)活動的稽憑；（關(guān)鍵問題、法律案件、維權(quán)

2、的佐證，企業(yè)發(fā)展的見證）可作為進行生產(chǎn)活動的重要依據(jù)和憑證；（提高辦公效率）可作為提高企業(yè)管理水平的必要前提；可作為提高企業(yè)經(jīng)濟效益的重要條件；可作為實現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化的重要前提。企業(yè)檔案的種類（歸檔范圍）科技檔案、文書檔案、經(jīng)營銷售檔案、計劃檔案、統(tǒng)計檔案、物資供應(yīng)檔案、技術(shù)管理檔案、勞動工資檔案、會計檔案和人事檔案。企業(yè)檔案的本質(zhì)屬性是作為原始記錄保存下來的企業(yè)檔案。做好企業(yè)檔案管理的幾個必備要素領(lǐng)導(dǎo)重視經(jīng)辦人員具體操作掌握標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建立檔案工作體系1、企業(yè)檔案管理原則：集中統(tǒng)一保管2、工作體系圖檔案部辦公室工程部策劃部張李王趙周陳3、有領(lǐng)導(dǎo)分管高層負(fù)責(zé)人-中層負(fù)責(zé)人4、有部門負(fù)責(zé)有條件的可以設(shè)

3、置專職部門，或者在某部門下設(shè)置檔案管理職責(zé)5、有經(jīng)辦人員有條件的可以設(shè)置專職人員，或者明確兼職人員6、落實崗位責(zé)任7、規(guī)定工作流程歸檔時間，檔案歸口8、形成制度納入公司總制度各種業(yè)務(wù)制度9、納入考核企業(yè)檔案工作的“三列入、四參加、四同時”檔案工作三列入： 1、列入單位年度計劃和議事日程 2、列入單位年度經(jīng)費計劃 3、列入有關(guān)人員的崗位責(zé)任制檔案部門四參加： 1、參加產(chǎn)品/業(yè)務(wù)定型會 2、參加行業(yè)/科研課題研究會 3、參加設(shè)備開箱驗收會 4、參加基建工程竣工驗收會檔案的收集四同時：1、下達計劃任務(wù)同時提出文件材料的歸檔要求；2、檢查計劃進度同時檢查文件材料形成情況；3、評審鑒定成果同時驗收檔案材

4、料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況；4、上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核，檔案部門同時出具專題歸檔情況證明。規(guī)檔時間和要求規(guī)檔制度（這是收集和整理工作的基礎(chǔ)）歸檔制度的內(nèi)容包括歸檔要求、歸檔范圍、歸檔時間、 歸檔份數(shù)、和歸檔手續(xù)五個部分。歸檔要求：（P43) 一是歸檔工作由相應(yīng)文件形成的部門承擔(dān)； 二是歸檔的文件材料有利于長久保存； 三是歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并有有關(guān)負(fù)責(zé)人簽字或蓋章； 四是檔案人員有責(zé)任監(jiān)督、指導(dǎo)有關(guān)人員做好文件材料的歸檔工作。歸檔范圍：凡是直接記述和反映本單位生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動的，具有現(xiàn)實和長遠保存價值的文件材料都應(yīng)該列入歸檔范圍。歸檔時間：歸檔時間一般

5、有以下幾種： 1、在一項活動結(jié)束后歸檔；（科技文檔） 2、按年度歸檔；文書文件材料一般在第二年的36月份歸檔。部分專業(yè)科技檔案也按年度歸檔。（會計檔案按年） 3、隨時歸檔。聲像、實物、電子檔案等。歸檔份數(shù)： 一般視情況確定歸檔份數(shù)，對那些重要的、利用比較頻繁的文件應(yīng)適當(dāng)多歸檔幾份，要考慮對原件的保護，應(yīng)多歸檔幾套副本。還要考慮上報和專業(yè)檔案館的需要，以及有關(guān)部門存檔的需要。 因此，確定歸檔份數(shù)時，不能作出籠統(tǒng)的規(guī)定，而應(yīng)從具體的情況和具體的需要來確定歸檔份數(shù)。規(guī)定注意事項 歸檔手續(xù)：檢查檔案質(zhì)量、數(shù)量和備考表的填寫，除接收檔案 外，還要同時接收立卷說明（包括立卷時間、組織、整理的內(nèi) 容、方法及

6、有關(guān)情況說明）和相應(yīng)的目錄，填寫檔案交接記錄。 企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。 企業(yè)各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。 歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。企業(yè)檔案整理工作是按其內(nèi)容和形式特征進行系統(tǒng)性和條理性分類、組卷、加工、排列、編目過程，由零亂到規(guī)范的過程。目的就是揭示文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案管理和利用。全宗卷全宗概念：全宗是一個獨立的機關(guān)、企事業(yè)單位或人物在社會活動中形成的檔案整體。

7、 按全宗整理，是整理檔案的科學(xué)方法。任何檔案都必須按全宗整理，這稱為全宗原則。全宗卷概念：在管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料所組成的專門案卷。 它是在管理檔案過程中產(chǎn)生的，記載了檔案工作的基本情況，反映了立檔單位的歷史演變，是人們熟悉檔案，做好檔案管理工作的一種有效管理工具。每個單位檔案室均應(yīng)建立全宗卷。全宗卷的構(gòu)成：檔案收集：檔案整理：檔案鑒定： 檔案保管： 檔案統(tǒng)計：檔案利用：檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用：全宗卷全宗卷的主要內(nèi)容： 檔案收集：檔案交接文書、移交目錄、征集記錄，檔案來源和價值說明等； 其中主要是：檔案交接登記表 日期 序號文（圖）號題名年度頁數(shù)保管期限密

8、級備注移交人簽名 接收人簽名 檔案交接登記表全宗卷全宗卷的主要內(nèi)容：檔案整理：整理工作方案、分類方案、案卷目錄說明、整理工作小結(jié)等； 檔案整理加工登記表時 間 單位或個人內(nèi)容數(shù) 量備 注卷件頁全宗卷全宗卷的主要內(nèi)容：檔案鑒定：鑒定小組成員名單、檔案保管期限表、鑒定檔案分析報告、銷毀檔案的請示與批復(fù)、銷毀檔案的清冊等；檔案保管：檔案安全檢查記錄、報告，重點檔案采取的特殊保護措施，檔案的搶修與修復(fù)情況報告等； 檢查時間：檢查內(nèi)容：發(fā)現(xiàn)的問題：（如破損、丟失、借閱等）改進的措施及效果：檢查人： 注：檢查時間是指檢查的具體日期，一般每年檢查一次。檔案安全檢查記錄表全宗卷全宗卷的主要內(nèi)容：檔案統(tǒng)計：檔案

9、收進、移出登記，案卷基本情況統(tǒng)計和重要的利用統(tǒng)計表等； 全宗檔案基本情況統(tǒng)計表統(tǒng)計時間門類檔案數(shù)量開放數(shù)量所屬年代載體形態(tài)語種價值備注卷件卷件時 間收進方式移出方式來源或去向內(nèi)容摘要起止年度數(shù)量備 注卷件盤張合計永久長期短期合計永久長期短期注：1.時間為收進、移出時間；2.方式是指接收、寄存、捐贈、購買、征集或轉(zhuǎn)移、銷毀等；3.來源或去向是指檔案的形成者、移交者或在何處保管；4.內(nèi)容摘要是指檔案門類等；5.備注填寫說明檔案狀況、附件等。檔案收進移出登記表檔案利用情況登記表全宗卷全宗卷的主要內(nèi)容：檔案利用：全宗指南（全宗介紹），開放利用和控制使用范圍說明，檔案匯編和公布出版情況及報批文件，檔案產(chǎn)生社會效益或經(jīng)濟效益的典型事例等；檔案利用效果登記表 姓名利用部門