公文寫作基本知識詳解

1、公文寫作基本知識 目 錄一、公文及其特點二、公文寫作要則三、公文寫作技巧 四、常用文件的撰寫要點 行政機關的公文是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。 公文特點： 一是由法定作者制發(fā)，具有法定的權威性； 二是具有法定的現實執(zhí)行效用； 三是具有規(guī)范的體式； 四是必須履行法定的生效程序。一、公文及其特點 二、公文寫作要則 （一）正確選用文種 文種，用于揭示公文的性質、發(fā)文機關的職權范圍與行文目的以及發(fā)文機關之間的行文關系，是公文標題的組成部分。 行政機關的公文種類主要有13種： （一）正確選用文種 1.命令（令） 適用于依照有關法律公布行

2、政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。 只有國務院所屬各部委、各級人民政府才可以制發(fā)命令(令)。常用的是公布令，如公布條例、規(guī)定、辦法等。行政法規(guī)由國務院發(fā)布，條例是最高規(guī)格的法規(guī)。辦法是對某一方面工作做出的比較全面的規(guī)定。還有執(zhí)行令、嘉獎令。 2.決定 適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。 有決策性決定、獎懲性決定、變更或者撤銷下級機關不適當的決定。它與通報的區(qū)別：范圍不同、層次不同、性質不同。 （一）正確選用文種 3.公告 適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。 4.通告 適用于公布社會各有關方面應當遵守

3、或者周知的事項。 通告一般是讓每個人知曉，采用張貼方式。常用的海報是指面向社會的需要一定范圍知曉的事項，例如舉行晚會等活動。 （一）正確選用文種 5.通知 適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。 6.通報 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。 （一）正確選用文種 7.議案 適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。 30名以上人大代表可以提出議案，人大代表或政協(xié)代表可以提出提案?；貜腿舜蟠砘蛘f(xié)代表提出的提案用答復。 （一）正確選用文種 8.報告 適用

4、于向上級匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。 9.請示 適用于向上級機關請求指示、批準。 10.批復 適用于答復下級機關的請示事項。 （一）正確選用文種 11意見 適用于對重要問題提出見解和處理辦法。 意見沒有固定的行文方向，非常靈活，上報時有建議性、呈請性，需要給予答復、處理甚至批轉；對下有指導性；對外有商洽性。 （一）正確選用文種 12函 適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。 不相隸屬機關是指：同一組織系統(tǒng)中的同級機關和非同一組織系統(tǒng)中的任何機關。 13會議紀要 適用于記載、傳達會議情況和議定事項。 （一）正確選用文種（二）正確選用文種的依據1. 國

5、家的有關法規(guī)。2000年8月24日國務院發(fā)布國家行政機關公文處理辦法，不得錯選或自造文種。2. 發(fā)文機關的職權。3. 發(fā)文機關的行文目的。4. 發(fā)文機關與主送機關之間的行文關系。 （三）符合規(guī)范的公文格式 當前行政公文規(guī)范的格式必須符合國家質量技術監(jiān)督局1999年12月27日發(fā)布的國家標準國家行政機關公文格式。其格式的基本內容如下：37mm1mm 天頭297mm225mm156mm210mm127mm28mm1mm 訂口A4型公文用紙頁邊及版心尺寸版心尺寸：156mm*225mm每頁22行，每行22個字頁號不在版心區(qū)域，單頁碼居右，雙頁碼居左 XXXXXXX文件0000001機密一年特 急XX

6、X20001號關于XXXXXXX通知XXXXXXXX： XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

7、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。下行文公文樣式 XXXXXX文件簽發(fā)人：XXXXXX秘 密特 急XXX2000X號XXXXXXX請示XXXXXXXX： XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。上行文公文樣式發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人在一行領導簽署區(qū)域三號黑體居右 抄送：XXXXXXXXXXXXX，XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXX，XXXXXXX。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。 附件：1X

8、XXXXXXXXXXXXXXXX 2XXXXXXXXXXXXXXXXX主題詞：XXX XX XXXXXXXXXXXXXX2000年X月XX日 印發(fā)二年一月一日日期右空四個字，印章下邊緣套住日期 抄送：XXXXXXXXXXXXX，XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXX，XXXXXXX。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。 附件：1XXXXXXXXXXXXXXXXX 2XXXXXXXXXXXXXXXXX主題詞：XXX XX XXXXXXXXXXXXXX2000年X月XX日 印發(fā)二年一月一日雙章左右各空七個字 抄送：XXXXXXXXXXXXX，XXXXXXXXXXXXXX

9、XXXXXXX XXXXX，XXXXXXX。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。 附件：1XXXXXXXXXXXXXXXXX 2XXXXXXXXXXXXXXXXX主題詞：XXX XX XXXXXXXXXXXXXX2000年X月XX日 印發(fā)二年一月一日X X 部X X 部X X 部X X 部X X 部多印章：每行3個，均蓋在日期的上方 （三）符合規(guī)范的公文格式公文中各要素標識規(guī)則： 1. 眉首。指置于公文首頁紅色反線心上的各要素。（1）公文份數序號。只有絕密、機密文件才用公文份數序號。（2）秘密等級和保密期限。絕密30年、機密20年、秘密10年。（3）緊急程度。特提、特急、加急、平急

10、。（4）發(fā)文機關標識（5）發(fā)文字號。機關代字，字不要多，突出特點，好聽。（6）簽發(fā)人。上行文才有簽發(fā)人，其目的是增強責任感，方便聯系和查詢。 說明：領導簽發(fā)文件必須在職權范圍內簽發(fā)，請示、報告等上行文一律由正職或主持工作領導簽發(fā)；下行文由正職或正職授權簽發(fā)，堅持先審后簽，絕不能先簽后審，文件一經領導簽發(fā)決不能動。簽發(fā)要有簽批意見、姓名(全稱)、日期。 （三）符合規(guī)范的公文格式 （三）符合規(guī)范的公文格式2.主體。指置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素。（1）公文標題 要求準確揭示公文主要內容，文字簡明，結構完整，排列對稱，分行時保持詞意完整，間距恰當。要進行歸納、概括表達，把外延

11、小的過渡到外延大的，防止重復、反復。注意事項： 一是在文件標題里一般不要使用標點符號，只有規(guī)范性文件才使用書名號。二是正確使用介詞：“關于”是揭示范圍的，“對”專指對象。三是排列要對稱。四是轉發(fā)類文件，原文件有“關于”了可以不用關于，有“的”了可以不用“的” 。五是一個文件標題里最多使用3個“的通知”。 （三）符合規(guī)范的公文格式（2）主送機關 即公文的主要受理機關。要求選擇準確，明確具體。使用全稱、規(guī)范化簡稱與統(tǒng)稱。 除普發(fā)文件外，只能選擇一個主送機關；除領導交待的事項，不要直送領導個人。（3）公文正文 每自然段左空2字，回行頂格，數字、年份不能回行。 （三）符合規(guī)范的公文格式（4）附件 要寫

12、全文件標題，前后一致。（5）成文時間 確定成文時間的依據，標注成文時間的要求。 領導簽發(fā)的日期，會議通過的日期，聯合行文以最后簽發(fā)日期為準，電報以發(fā)出日期為準。（6）公文生效標識 a.單一發(fā)文印章、聯合行文印章 b.簽署（7）特殊情況說明（8）附注 （三）符合規(guī)范的公文格式3. 版記。指置于主題詞以下的各要素。（1）主題詞，主要是方便檢索。（2）抄送（機關）。凡是下發(fā)重要公文必須抄送上級機關；特殊情況越級行文的應抄送越級機關；公文內容涉及其他機關業(yè)務的需要抄送；請示不能抄送下級機關。外機關抄送來的公文不能再抄送。（3）印發(fā)機關和印發(fā)時間。 印發(fā)時間是指交付印刷的時間。 （三）符合規(guī)范的公文格式

13、（四）按行文關系規(guī)范行文方式上行文與下行文應當采用的行文方式：（1）逐級行文（2）多級行文（3）越級行文（4）平行文應當采用的行文方式：直接行文。（五）規(guī)范公文用語簡明，要求：（1）對所寫對象調查清楚，理解透徹；（2）使用概括性詞語，善于歸納概括，不描述事物的細枝末節(jié)；（3）開門見山，直述不曲，不說套話，不說空話；（4）善于用數字簡化文字表述，數字是公文書面語言的組成部分，具有說服力。引用時應當核實、精選并作多方面的比較；（5）善于用增加附件的辦法，使正件簡化；（6）對于某些業(yè)務性、事務性文件可采用表格化的形式，內容標準化的形式；（7）在文字表述上，可適當使用無主句、單音節(jié)詞和縮略語以增強公文

14、的簡明性與莊重性；也可引用比喻、成語、格言、公式、詩詞以及群眾語言，以增強生動性；（8）注重修改。（五）規(guī)范公文用語（五）規(guī)范公文用語莊重，要求： 莊嚴持重，嚴肅周密，用語規(guī)范，不生造詞語，不用華麗辭藻，格調鄭重。用于維護發(fā)文的嚴肅性與發(fā)文機關的威信。準確，要求： 情況屬實，用語真實確切，準確表達意圖，是非清楚，界限分明，褒貶適當；符合邏輯規(guī)則；語序合理，無岐義。 為做到莊重、準確，應使用規(guī)范化的書面語言與公文專用語。（五）規(guī)范公文用語得體，要求： 公文用語應符合發(fā)文機關職權、文體特點及發(fā)文機關與主送機關之間的行文關系。 上行文：用語尊重。 下行文：準確使用命令性、告誡性詞語或指導性詞語。 平

15、行文：用語謙和。三、公文寫作的技巧 1、占有材料的途徑 2、謀篇布局的辦法 3、公文寫作的忌諱占有材料的途徑寫文章要客觀反映現實，必須有準確、翔實和足夠的材料。占有準確、翔實和足夠的材料，是撰寫公文的基礎和資本。 占有材料不外乎兩大類：一類是通過自己親自調查研究獲得的第一手材料。另一類是平時收集和積累的大量間接文字材料。一、深入調查研究，獲取第一手材料一是命題調研。基本特點是圍繞單位的中心工作開展調查研究。二是擴充調研?；咎攸c是根據各單位和部門上報的各種信息，進行分析綜合、拓展和擴充。三是超前調研?；咎攸c是對近期領導可能需要了解和掌握的情況進行科學預測，選定目標，開展調研。四是跟蹤調研?；?/p>

16、本特點是為服務于完善和修正領導決策，緊跟領導決策實施的全過程進行調研。五是專題調研?；咎攸c是圍繞某一項重要決策，進行專題調查研究。六是熱點調研。基本特點是對某一時期社情民意的集中調研。七是典型調研?；咎攸c是為領導運用典型指導全盤工作提供依據。 占有材料的途徑二、勤于收集積累，占有間接材料材料收集的范圍。一是主體性材料。二是相關性材料。三是輔助性材料，包括與自身業(yè)務相關的報刊資料、政策資料、理論研究資料等。四是基礎性材料，包括本單位的歷史沿革、基本狀況、各類基礎數字。材料積累的辦法。一是經常性積累，日積月累，建起自己的小型資料庫。 二是專題性積累，就是對材料分專題、劃類別積累。 占有材料的途

17、徑三、注意吸收消化，豐富大腦的資料儲備 占有材料要靠調查研究和長期積累，更重要的是要靠自己頭腦的吸收、消化和積累。占有材料的途徑謀篇布局的辦法 謀篇布局就是在寫文章之前，對文稿的基本內容、主旨框架、層次段落、重要觀點、開頭結尾等，進行一番全面的考慮和總體設計。這是文秘寫作最重要的一步。如果說材料是文稿的血肉，主旨是文稿的靈魂，那么結構便是文稿的骨骼。 一、主旨與框架問題 確定主旨的依據有三方面：一是完整、準確地體現領導的意圖。二是要保證所確定的主旨符合國家和上級的路線、方針、政策和決策部署。三是要符合本單位或部門的實際情況。選角度，定思路。文稿的主旨確定后，要圍繞主旨和中心，考慮從什么角度提出

18、問題、講到什么程度，要考慮全文大體上分幾個部分寫，然后分層次進行設計、安排，使之系統(tǒng)化、條理化。謀篇布局的辦法二、標題與小標題的問題 公文題目的顯著特點。一是固定程式。其大部分題目是由介詞詞組組成的句子。二是直接反映文稿的主旨。題目就是文稿主旨的濃縮，對全文有統(tǒng)帥性的作用。小標題的擬定。一要準確概括。二要相互照應。三要合乎邏輯。四要生動可讀。 謀篇布局的辦法三、層次與段落問題 首先，層次安排要清晰。 其次，段落擺布要均稱。 第三、文稿過渡要自然。 第四、要防止開中藥鋪。首先要理清思路。依據主旨安排文稿結構，謀劃文章的開頭、層次、段落、結尾等。其次要凝聚觀點。在文稿中，主旨是“綱”，觀點是“目”

19、，要善于用一個觀點統(tǒng)領一個層次。謀篇布局的辦法四、開頭與結尾開頭的方式：根據開頭。目的開頭。原因開頭。概括或陳述開頭。開頭的方式因文體、文種而異。要注意兩點：一是開門見山、單刀直入、緊扣主題。二是居前顧后、相互銜接、前后照應。結尾的方式：總的要求是簡單有力、用語得體，既不拖泥帶水，又不草率收兵。常用的結尾有號召性的語句結尾、希望或強調的語句結尾、祈求表態(tài)性的語句結尾。 謀篇布局的辦法五、文章的修改修改方式有：一是自己改，這是對寫者的起碼要求。二是請別人改，這是文秘寫作的必要程序。三是集體改，這是出手重要文章必不可少的環(huán)節(jié)。修改重點是：一是審查主題，敲定觀點。二是統(tǒng)一口徑，把握政策。三是增刪材料

20、，調整結構。四是對照文種，核定體式。五是詞句對錯，標點符號。謀篇布局的辦法公文寫作的忌諱一、上報材料忌面面俱到 寫上報材料要短、精。主要突出以下四點：一是領導班子的工作情況。二是總體工作情況。三是本單位的特色或亮點。四是反映問題要具體，不易過繁。要考慮請求解決的問題、可解決的幾率、是否屬于這一級領導或機關的權力范圍。 二、報送信息忌寫成消息 信息是客觀事物變化發(fā)展狀態(tài)和規(guī)律的反映。信息工作是包括與信息相關的所有工作，是對信息的收集、加工、貯存、使用和反饋的總稱。消息是關于人或事物情況的報道，多用于廣播電視、報刊或人們的口頭流傳等 。公文寫作的忌諱二、報送信息忌寫成消息二者的主要區(qū)別是：1、傳遞

21、的載體不同。2、服務的對象不同。3、服務的目的不同。4、使用的價值不同。5、反映的內容不同。6、寫作的要求不同。公文寫作的忌諱三、調研報告忌觀點陳舊 調研報告是就某行業(yè)、某系統(tǒng)、某單位、某問題的情況進行調查研究、綜合分析后所形成的書面材料。主要形式：數人組成調研組就某一問題實地考察，座談了解，進行調研。調研報告結構：一般分三部分：一是起因部分；二是調查情況和事實部分；三是結論和建議部分。寫作要求：一是內容的真實性、客觀性、全面性。二是結構的條理性、邏輯性、嚴肅性。事實、論點、論據、結論應有理、有據、合乎邏輯。三是語言簡潔、文風樸實。公文寫作的忌諱三、調研報告忌觀點陳舊 提煉調研報告觀點的辦法有

22、：一是深入基層“挖”觀點。在基層調研時，對人們對某些問題的不同看法和從各自角度提出的意見建議進行歸納和提煉，形成自己的觀點。二是向同行求教“借”觀點。研究和分析別人的觀點，從中得到啟發(fā)，綜合提煉，取長補短后形成自己的觀點。三是站在全局高度“提”觀點。要站在全局的高度、站在更高領導層去提煉和取舍，觀點要有高檔次。公文寫作的忌諱四、典型材料忌平淡膚淺 一是取材要“實”，用材要“巧”?！皩崱保褪且笏貌牧狭钊丝尚?，在分析、議論、評價時不能失去分寸 。“巧”，就是在素材的選用上，要精于選擇、精于剪接、精于歸納和分類。二是觀點要新，立意要深。觀點新穎就是要求觀點新鮮生動；主題深刻就是思想內涵和重要觀

23、點要有深度。公文寫作的忌諱五、會議紀要忌歪曲原意 凡是會議研究確定的事項、會議精神需要有關方面遵照執(zhí)行的，都可以形成會議紀要。一般寫法：什么時間、地點、什么人主持召開什么會議，對什么問題進行了研究，形成了什么決定，把會議形成的一致意見和需要說明的問題提綱要點式一一列明。常見格式是：“會議聽取了單位同志關于問題的匯報” ，爾后在決定事項前對其匯報內容作簡要摘述，使決定內容有針對性，以保證紀要內容的完整性。 公文寫作的忌諱五、會議紀要忌歪曲原意具體要求是：表述要明確，有條理，不含歧義。會議紀要由會議主持人簽發(fā)。有的易粗寫。如意見不一致、副職領導主持會議涉及到其他分管領導職責范圍的事宜等。有的易細寫

24、。主要是會議明確的事宜、具體分工和承辦單位部門、辦理原則、職責權利、辦理時限等。有的要擴寫。多用于專題會議紀要，或其它特定事宜。有的要為承辦部門的操作落實留下空間。主要針對涉及會議決定事項落實難度很大的事宜。常用詞語：會議原則同意、會議認為、會議強調、會議決定等。公文寫作的忌諱四、常用文件的撰寫要點(一) 通知(二) 報告(三) 請示(四) 批復(五) 意見(六) 函 是一切機關、社會團體、企事業(yè)單位傳達上級批示，部署安排工作，實施管理措施，處理公共事務，聘任或解聘干部，批轉、轉發(fā)、印發(fā)下級機關、上級機關及不相隸屬機關有關公文，要求下級機關需要周知事項等使用的公文文種。 常用的主要有：部署性工

25、作通知、貫徹指示性通知、管理措施性通知、制定政策性通知、會議（舉辦培訓班）通知、事務性通知、批轉印發(fā)類通知。（一）通知 1.通知的構成要素包括： (1)標題。寫明發(fā)文機關名稱、內容與文種。 (2)主送機關。 (3)正文。包括行文的依據、理由、通知事項(開展什么工作等)，具體工作指導思想、原則、目標、組織領導、工作時間與安排、措施要求。 (4)成文時期。 （一）通知 2通知寫作的要點 （1）部署性工作通知：制發(fā)主體應是上級機關和主管部門。內容一般分兩種情況： 一是年度或階段性全面工作部署,其寫作要領是除工作指導思想、方針、原則闡述明確外，特別是各項工作要分清主次和輕重緩急，重點突出; 二是專項工

26、作部署,除闡明工作指導思想、方針外，一般應突出工作內容、步驟、方法和措施。不管哪一種，作為工作部署性通知，應有明確的工作目標、責任要求、工作標準。 （一）通知 一般來說，機關層次高，要求可原則些；機關層次低，要求可具體些。在語言運用上講求平實無華，實事求是，切忌為了修飾語言而提出不切實際的目標和要求。在工作措施上，要求操作性強，杜絕責任目標含糊不清，使下級機關無所適從。 切忌把工作部署性通知寫成宣傳提綱，對下級機關提要求、適當說理、宣傳教育是必要的，不一定每一個決策、每一項要求都把決策的理由根據寫到通知中。 （一）通知 （2）貫徹指示性通知：不同于其他通知的突出之點是，不要面面俱到，把重點放在

27、做好上級指示要求與本單位實際相結合的文章上，特忌照抄、照搬。 （3）管理措施性通知：主要是針對工作中存在的問題，制定關于解決問題、加強管理的措施。行文時做到情況要吃透、問題要抓準，且情況部分非常概括明了；如情況比較復雜，問題比較多，應將問題分清主次，眉目清晰，表述準確。更關鍵的是措施要符合實際且得力可行，可操作性強，便于落實。 （一）通知 （4）制定政策性通知：是上級機關根據工作需要和情況變化，對某項工作政策作相應調整提出新的規(guī)定。在內容上，這類公文剛性強，即所謂“一言九鼎”、“君子言出，駟馬難追”，因此在文字結構、語言表述上，要求嚴謹、周密，既要實事求是，更要無懈可擊。關鍵之點除政策界限明確

28、、切實可行外，要特別注意政策上的銜接，凡對原有政策的修改應有所交待，原有政策規(guī)定停止執(zhí)行的要明確。結束語通常有“以往規(guī)定凡與本規(guī)定不一致的，一律以本通知為準”等字樣。 （一）通知 （5）會議（舉辦培訓班）通知，是最普遍最常見往往也是最容易產生漏誤的一種公文。一份完整的會議通知一般應明確以下10項內容： （1）什么會議即會議的正式名稱； （2）會議目的、指導思想； （3）會議主要內容或主要議程（主要課程）； （4）各參加人員規(guī)格、條件、名額（包括允否自帶交通工具，允否帶工作人員、司機等）； （一）通知 （5）會議詳細地點、地址； （6）報到時間、開會時間、離會時間； （7）出席會議的準備工作，如

29、要求攜帶的文件、資料、證件、經費及其他物品等； （8）與會議承辦單位聯系方式、聯系人電話號碼、是否需要提前報名單； （9）報到的具體方式，是否接送站、交通工具的安排、往返車船機票的預定等； （10）其他需要交待清楚的事項。 （一）通知 （6）事務性通知，一個單位日常例行事務的處理，如節(jié)假日放假、安全保衛(wèi)、防暑降溫、作息時間變更、防洪救災、安排值班等，通常用通知行文執(zhí)行。內容上要把事由、要求、通知的人員表述清楚，切忌因表述含糊不清引起歧義。事務性通知一般應一文一事，不要將不相關聯的事項放在一個通知里面。 （7）批轉印發(fā)類通知，批轉印發(fā)類通知系指批轉、轉發(fā)下級機關、上級機關和不相隸屬機關公文以及只

30、有以機關通知名義印發(fā)方能生效執(zhí)行的，如講話、方案、規(guī)劃、規(guī)定制度類公文。 （一）通知 3、通知寫作的注意事項 （1）通知是下行文，制發(fā)主體應是受文單位的上級機關或主管部門，且受文單位與制發(fā)機關應有直接或間接的隸屬關系。 （2）通知應抬頭，有明確的受文單位。下發(fā)的通知需要報上級機關的用抄報，不相隸屬的相關單位用抄送。 （3）通知可聯合行文，聯合行文的受文單位是聯合單位的所有隸屬單位，通?？捎酶饔嘘P單位來代替。聯合行文的主辦單位排在首位，使用主辦單位的發(fā)文字號。 （一）通知 （4）通知的標題，一般包括制發(fā)機關、內容和文種。特別需要說明的是關于批轉類和貫徹上級指示類通知的標題的寫法。比如省政府要對國

31、務院批轉衛(wèi)生部、農業(yè)部關于改革和加強農村醫(yī)療衛(wèi)生工作的意見的通知制定貫徹意見，下發(fā)通知，按照通常的做法，通知的標題有三種寫法：第一種寫法是照搬上級做法，由省政府批轉省衛(wèi)生廳、省農業(yè)廳結合本省情況提出的意見，標題可以是省人民政府批轉省衛(wèi)生廳、省農業(yè)廳關于貫徹國務院批轉衛(wèi)生部、農業(yè)部關于改革和加強農村醫(yī)療衛(wèi)生工作的意見的通知的意見的通知 。 （一）通知 第二種寫法，為避免行文標題過長累贅，用文號代替上級來文，標題的寫法可以是省人民政府關于貫徹國發(fā)196號文件的通知。第三種寫法是按照機關、內容、文種的要求擬寫標題，可以是省人民政府批轉省衛(wèi)生廳、省農業(yè)廳關于改革和加強農村醫(yī)療衛(wèi)生工作的意見的通知或者省

32、人民政府關于改革和加強農村醫(yī)療衛(wèi)生工作的通知。 上述三種用法各有利弊，第一種用法體現了貫徹上級指示。但如層層照此辦理，公文標題則冗長、累贅、拗口，出現“通知的通知的通知”現象，很有點“八股”的味道。 （一）通知 第二種用法，標題簡練，但公文標題體現了“貫徹文號”，并未體現公文內容，也不便于工作中查詢。相比之下，第三種用法既不累贅又能符合公文對標題的要求，不足的是在標題中體現不出貫徹上級指示這層意思。實踐中，較好的做法是“貫徹文號加內容”，如上述通知的標題可用省人民政府貫徹國發(fā)19號文件加強農村醫(yī)療衛(wèi)生工作的通知。 (5)通知是上級機關給下級機關的指示、要求，關鍵之點是要重點突出，條理清楚，簡明

33、扼要，通俗易懂。能用數百字表述完的內容，一定不要搞成上千字，力求簡短。 （一）通知 報告是向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見和建議、答復咨詢、上報備案、報送材料等使用的公文文種。主要有工作報告、情況報告、回復性報告。 1報告的構成要素。包括： (1)標題。寫明發(fā)文機關名稱，針對時間或內容(事由)與文種。 (2)主送機關。 (3)正文。包括工作成績，措施與經驗(體會)，工作中存在的問題(缺點)。有的還要寫明對今后工作的設想、打算，一般以“特此報告”結束。 (4)成文日期。 （二）報告 2幾種常用報告寫作的要點 (1)工作報告，就內容來講有綜合報告、年度報告、階段性報告、專題報告等。工作報告一

34、般的結構是工作情況、存在的問題和今后意見，重點放在工作情況部分。綜合報告或年度報告通常又把工作情況分成工作或成績和措施或經驗兩部分?！肮ぷ鹘涷瀱栴}今后措施”已成為工作報告的一般性公式。其寫作要點如下： 工作報告應以反映工作情況為主，只要將本單位的工作情況、做法和經驗、問題報告上級機關，達到下情上達的目的就可以了。因此在語言運用上要突出陳述性。在內容上，反映情況要真實，不可浮夸，不可慌報軍情，分析問題要客觀，忌帶片面性。經驗的概括要有條理，切忌牽強附會。 （二）報告 工作報告主要是向上級機關匯報工作情況，供上級機關掌握了解。工作報告中凡需要上級機關解決的問題、批準的事項應另行文上報。如綜合性報告

35、中有若干問題需要上級機關批準、批示，應在報告中加注“上述事項將另行專題請示”字樣。 工作報告結束語一般有“以上報告，如有不當請指正”的字樣，有的使用“特此報告”字樣，也可不使用這一類結束語。工作報告原則上不要使用“以上報告妥否，請批示”、“當否，請批示”等字樣。原因是報告主要供上級了解情況，上級機關除特殊情況外一般只作閱件，不作為辦件辦理。另外，工作報告內容涉及方方面面，“當否，請批示”是指哪一方面的問題當否，不明確，上級機關對這類報告一般也不會作“當”與“否”的批示。 （二）報告 (2)情況報告，是正常工作運轉中出現的新情況、新問題，特別是突發(fā)事件、特殊情況、意外事故、個別問題的處理情況，需

36、要向上級機關報告的。 情況報告不同于工作報告，其結構往往是某個情況發(fā)生全過程的始末以及處理意見。時間、地點，什么人、什么事，原則分析，直接間接后果，處理過程，處理意見等，使上級機關比較清楚地了解發(fā)生事情的全貌。實事求是、實情準確，分析有據、詳略得當，是寫好情況報告的關鍵。有喜報喜，有憂報憂，不夸大事實，不隱瞞真相，秉筆直書，言之有理，是寫好專題情況報告的靈魂。 在情況報告中往往有一些需要上級機關幫助解決、批準同意的事項，原則上講應專題行文請示，但特殊情況、緊急情況除外。 （二）報告 (3) 回復性報告，是針對上級機關明確通知要求上報的某一方面的情況、答復某一問題辦理結果以及對某項準備出臺的政策

37、措施的意見、態(tài)度而寫的報告。這種報告針對性要強，就事論事，報告可以有情況有問題有分析有措施，但不應所答非所問，中心應集中，重點應突出，條理清晰，一目了然。 （二）報告 3報告寫作的注意事項 (1) 報告是典型的上行公文，作為規(guī)范性公文的報告必須抬頭，有明確的受理機關。報告原則上應只報一個直接上級機關或主管部門，必要時可抄報有關的上級機關或業(yè)務部門。除有特殊要求者外，報告原則上不直報領導者個人，不應多頭主送。有特殊規(guī)定的，報告抬頭方可采取“并：”的形式發(fā)送。多個機關聯合行文報告的事項，原則上應報上級主辦機關，其他送文單位可采取抄報的形式。 （二）報告 (2) 報告作為公文文種可分為兩個大類：一類

38、屬于規(guī)范性公文的報告，即上述工作報告、情況報告等，在行文制發(fā)方面比較規(guī)范，可以單獨成文；另一類報告屬非規(guī)范性公文中的“報告”，如會議工作報告、調查報告、述職報告等。會議工作報告一般是法定代表按照規(guī)定章程向大會或委員會報告工作，提請會議代表審議。會議工作報告一般不單獨行文，需經會議通過后以決議的附件形式下發(fā)。調查報告、述職報告等因其制發(fā)主體、送審程序、效力都不規(guī)范，所以列入非規(guī)范性公文種類。 （二）報告 (3)報告的主要內容是向上級機關匯報工作、報告情況、介紹經驗。其文風要平實，反映情況要客觀，文字表述不可過多地堆砌修飾性用語；要以對組織負責、對上級負責、對工作負責的態(tài)度撰寫文稿，目的是讓上級機

39、關、主管部門通過報告了解真實情況，以便作出科學決策，指導下一步的工作。 (4)在公文處理的實踐中，用報告代替請示、用報告代替函是文種使用混亂的突出問題。凡不符合要求的請示報告類文件，管理局、分公司不受理。 （二）報告 請示是下級單位在工作中發(fā)生的不能自行決定的重大問題，不屬于本機關權限審批范圍的事項，需要上級機關審批、解決或幫助解決的重大事項，以及對上級指示要求中不明確的問題等向上級請求批準、指示時使用的公文文種。主要有請求審批事項的請示，請求解決問題的請示，請求批示、答復性請示。 （三）請示 1請示的構成要素。包括： (1) 標題。應寫明發(fā)文機關名稱、內容與文種。 (2) 主送機關。 (3)

40、 正文。包括行文依據、理由、請示事項(擬申請解決的問題與初步方案)，行文要求(即請上級機關批文的具體要求)，如：“妥否，請批示?！?、“上述事項，請予批準?！?(4) 成文日期。 （三）請示 2幾種常用請示寫作的要點 (1)請求審批事項請示，是不屬于本機關批準權限，需要報上級機關批準、審定的事項，如項目立項、項目可研報告、機構設置、人事安排等。寫這類請示一定要選好角度，闡述緣由要充分。這類請示事項的主送單位是直接上級機關，并非誰有最后審批權就報給誰。直接上一級機關審查同意但仍不屬于本級機關的審批權限時，可由直接上一級機關再上報。請示審批事項一般不應采取層層轉報的方式。上級機關審查同意后，即以上級

41、機關名義向集團公司上報請示，而不是簡單地把二級單位的請示轉報一下。 （三）請示 （三）請示 (2)請求解決問題的請示，下級單位在工作中遇到的政策界限不明等新情況、新問題，需要上級機關解決或幫助協(xié)調解決的困難請求上級機關予以解決。最常見的是資金不足請求上級解決的請示，再就是請求放寬政策、物資援助及其他方面支持等。 這類請示的結構一般分兩部分，事由和請求解決事項。就這兩部分來說，事由要條理清晰，理由充分；請求事項要有明確意見，合情合理。在實踐中，事由理由寫得比較清楚，但對解決問題的意見、請求事項往往寫得含糊不清，甚至僅有事由，沒有意見，沒有提出需要上級解決的事項。一般來說，這類請示，制發(fā)機關應有解

42、決問題的意見、設想。哪些問題可以自行解決，哪些問題需要上級機關協(xié)助解決，以便于上級機關有關方面進行研究、答復。 (3) 請示指示答復性請示，主要是對上級政策、規(guī)定中不明問題或工作中遇到的難于把握、拿不準的問題，請求上級機關指示，予以明確答復。 這類請示內容單一，但行文應把問題的焦點、難點、矛盾點表述清楚，對要求上級機關就何問題作出答復應明確清晰。同時還應把自己的理解、意見一并匯報，以便于上級機關答復。這類請示引用法律、法規(guī)、規(guī)章等政策性文件應特別注意有根有據，言之確鑿，引用文件的制發(fā)機關、時間、文號應準確無誤。 （三）請示 3請示寫作的注意事項 (1) 需要明確制文目的和意圖。行請示文的目的是

43、要解決本地區(qū)、本單位的實際困難和問題，要通過闡述自己的理由來說服上級給予理解、支持和幫助。要選好角度，在闡述緣由時要盡可能結合國家的方針政策來說理，它是請示事項能否成立的前提條件，也是上級機關批復的直接依據。原因要講得客觀、具體，理由要講得合理、充分，要用事實說話，不能主觀臆斷，不可過多地引發(fā)議論。有時可在請示中滲入一些情感性因素，采用以情感人的方式打動人，取得上級的理解和支持。 （三）請示 (2) 歸納請示事項要簡明。請示事項是請示的重點內容，向上級機關提出請示事項，是陳述緣由的目的所在。要在闡述緣由的基礎上，提出請示事項，即問題的解決辦法。這部分內容要單一，只宜請求上級解決一個問題。請求資

44、金要寫明金額，請求物資要寫清品名、規(guī)格、數量，以便上級機關給予明確批復。請求上級給予政策等方面的支持，也需要清楚地闡述請示事項，切忌表達模棱兩可。 （三）請示 (3) 不越級請示，不橫向請示。請求的發(fā)送單位必須是與制發(fā)主體有隸屬關系的直接上級機關。雖是上級機關但不是直接隸屬關系的不應使用請示，否則即成為越級請示。上級機關對越級行文原則上不予受理。請求平行職能部門審批其管轄范圍內的事項，也不應使用請示，正確的方法是使用“函”。 （三）請示 (4) 請示不應多頭主送。請示件的主送機關只有一個，那就是制發(fā)主體的直接上級機關。請示內容涉及的機關單位，通常用抄報的形式。有明確規(guī)定屬于兩個或兩個以上機關聯

45、合共同審批的事項，請示應主送為主的機關，通常用“并”的形式。除特殊情況請示原則上不應直接主送領導者個人，更不應向有關領導多頭分送。 (5) 請示公文應一文一事。有些公文往往把相關或不相關的幾個問題幾件事寫在一份請示中，在辦理過程中，由于涉及單位多，職責交叉，甚至讓領導無法簽批，拖延時日，延誤工作。 （三）請示 (6) 請示件不下發(fā)。請示件屬未決定事項，除主送、抄報上級機關和有關業(yè)務部門外，不發(fā)下級機關。 (7) 緊急請示事項，應向上級機關說明情況，同時提出時限請示。 (8) 請示件可聯合行文，聯合行文原則上只報一個主辦機關，會辦單位采取抄報的形式，或采取“并”的形式發(fā)送，主辦單位在前，會辦單位

46、在后。 （三）請示 (9) 下級機關向上級機關請示批準事項或請示解決問題，應正式行文。在實踐中，有的機關把內部使用的“呈閱件”作為向上級機關的請示件行文，徑送上級領導個人，多頭送閱，屬不規(guī)范行為。 (10) 請示的結尾部分要就請示的事項向上級提出期復性要求，一般要用征詢性習慣用語，如：“當否，請批示”，“以上請示，請予審批”，“妥否，請批復”，“特此請示，請批復”等。 （三）請示案例1 關于調人的請示王廠長：李主任： 上周我們班有一名大學生調走了，下半年更會鬧人荒，班里的人無法休年假，可能還會影響生產，情況很嚴重，希望廠里盡快為我們班增加人員，以保證生產正常進行。 另外，我們班的趙洪剛在前天當

47、班時成功地避免了一次意外停車，為廠里避免了重大損失，希望廠里給予獎勵。 非常感謝！ 催化二班 常鵬 2008年5月28日 有問題嗎？修改后的請示 關于催化二班要求增加三名操作人員的請示”車間領導： 我們班需要增加三名操作人員。（先說明請示的目的要求，再接著說明理由）上周我們班的楊宏宇調走了，10月份有一名女工要歇產假，12月還有一名老職工要離崗休養(yǎng)?？紤]到新來的職工需要一段時間才能熟練操作，希望車間領導及時為我們班增加技能操作人員。（如果有合適的人選，可以提出建議） 特此請示 催化二班 2008年5月28日 4報告與請示的異同 (1) 從公文處理上講，報告與請示的最大區(qū)別是，報告屬閱件，請示屬

48、辦件；報告一般不需要辦理、回復，請示則應辦理、批復，要有回音。 (2) 從功能上講，報告主要是向上級機關匯報工作、反映問題，供上級機關決策參考；請示則主要是請求上級機關給予指示、解決困難、答復問題。 (3) 從內容上講，報告的內容比較廣泛，涉及的面可大可小，篇幅可長可短，形式也比較多樣。請示則不同，內容比較單一，一文一事，基本結構就是事由、請示事項兩部分，篇幅一般都不長。 （三）請示(四)批復 批復是上級機關在答復下級機關的請示事項同意或不同意時使用的公文文種。 1批復的構成要素。包括： (1) 標題。發(fā)文機關名稱、請示事項與文種。 (2) 主送機關 (3) 正文。你單位關于報批*工程可行性研

49、究報告的請示(*廠發(fā)2008*號)收悉。經研究，原則同意*。現批復如下：主要事項，要求。 (4)成文日期(四)批復 2批復的寫作要點和注意事項 (1) “批復”是上級機關為對應下級機關上報“請示”而設的，沒有“請示”就無所謂“批復”?！芭鷱汀迸c“請示”是與生俱來的對應關系。因之，批復的制發(fā)主體應是上級機關。特殊情況，也有經上級機關批準，職能部門代上級機關行文批復的。 (2) 批復的受文單位一般應是上報請示的直接下一級機關。批復不越級行文。有些中間轉報的請示，批復的受文單位應是轉報機關，不應向原報機關直接批復。 (3) 批復的一般結構是首先寫明針對什么文件的批復，首句即為“你單位關于舉辦大型活動

50、的請示（發(fā)200866號）悉”，此后是批復內容。同意的批復從內容上講大體有以下幾種類型：（1）對請示審批事項的批復，內容比較簡短，不闡述同意的理由，只對同意事項作幾點原則規(guī)定。（2）對要求解決問題的批復，將同意內容一一列出，簡明扼要，條理清楚，答復明確。（3）對上報規(guī)劃、方案、意見的批復。批復在原則同意上報規(guī)劃等的同時，往往對需要明確的問題加以強調。(四)批復 (4) 同意性批復都不復述同意的理由。同意之后往往對落實批復內容提一些原則性要求，但亦應明晰、準確、簡潔。不管何種類型的批復，都不可對理由作展開論述。不同意的批復，往往要闡述一下原因、理由，但亦應簡明扼要。有的不闡述理由，直接明了不同意

51、。 (5) 批復件原則上一文一事，一個批復針對一件請示。有時數個下級機關上報請示同一件事，經研究同意后，應分別行文批復，而不應一件批復數文。 (6) 批復公文一般無特別的結束語。有的為加重語氣加“此復”、“特此批復”的字樣，實際上是多余的。(四)批復 意見是對重大問題提出見解，對重要事項提出解決辦法，或上級機關對重要問題、重要工作提出意見和建議時使用的公文文種。 意見可以是下行文，可以是上行文，也可以是平行文。意見的這一特點是其他文種不具備的。作為規(guī)范性公文文種，使實際工作中的文種使用更加靈活、廣泛。如中共中央組織部關于實行干部考核制度的意見，既可以作建議性意見向上級機關報文，又可以作為指導性

52、、指示性的意見下發(fā)。當然，在行文內容側重點上將有較大的區(qū)別。(五)意 見 1意見作為下行文，一般是上級機關對重大問題、重要事項、重要工作提出指導性、指示性的意見，對重要工作部署作出安排。這類文稿在文字表述上一般是就某重大問題有感而發(fā)，有情況、有問題、有分析，還有指導性意見。指導性意見應有一定理論高度，提出解決辦法的措施要切實可行，不可提出過多過高的要求，操作性盡可能貼近實際情況。下行文指導性，一定要防止頭重腳輕。情況、問題、分析要簡明，把重點放在指導性意見上。不可只提出問題，而沒有解決辦法和措施，這是意見的大敗筆。(五)意 見 2意見作上行文，一般是下級機關對重大問題提出的見解、解決問題的辦法

53、作為建議請求上級機關批轉、轉發(fā)。在文字表述上更應把重點放在解決問題的辦法、措施上。另外，應當特別注意，凡是本部門職權能解決、能辦到的事項，不必在意見中出現。只有自身無法解決，本部門、單位的工作涉及其他部門，超出自己的職權范圍的事項，才在意見中表達清楚，爭取上級機關認同，以上級機關名義批準、同意、批轉、轉發(fā)，達到促進工作的目的。意見作為上行文，在文頭部分應標注簽發(fā)人姓名，在文尾應加一句“以上意見如無不妥，建議批轉各地各部門執(zhí)行”(五)意 見的字樣，以便作辦件運轉。實施意見就是常用的意見下行文。一般是為貫徹上級機關頒布、下發(fā)、施行的重要法律、法規(guī)、規(guī)章和重大政策而行文；主要是圍繞上級機關制定的某一重大問題、重大政策