磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范

1、.：.；磁性載體檔案管理與維護(hù)規(guī)范 (中華人民共和國(guó)行業(yè)規(guī)范 DA/T l-)、范圍本規(guī)范規(guī)定了對(duì)磁性載體文件的積累、歸檔要求和磁性載體檔案的管理、儲(chǔ)存與維護(hù)等諸環(huán)節(jié)的要求。本規(guī)范適用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企字業(yè)單位的磁性載體文件和磁性載體檔案的管理與維護(hù)。不適用于計(jì)算機(jī)光盤(pán)、激光視盤(pán)和激光唱盤(pán)。、援用規(guī)范以下規(guī)范所包含的條文，經(jīng)過(guò)佳本規(guī)范中的援用而構(gòu)成為本規(guī)范的條文。在規(guī)范出版時(shí)，所示版本均為有效。一切規(guī)范都會(huì)被修訂，運(yùn)用本規(guī)范的各方應(yīng)討論、運(yùn)用以下規(guī)范最新版本的能夠性。GB - 信息處置交換用七位編碼字符集在磁道?mm磁帶上的表示方法GB - 盒式錄音磁帶總技本條件CB - 信息處置一信息交換用的

2、磁帶標(biāo)號(hào)和文卷構(gòu)造GB - 計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)規(guī)范CB - 計(jì)算機(jī)軟件產(chǎn)品開(kāi)發(fā)文件編制楷南GB - 計(jì)算機(jī)軟件需求闡明編制揩甫CB - 計(jì)算機(jī)軟件測(cè)試文件編制規(guī)范GB .- 信息處置數(shù)據(jù)交換用mm改良調(diào)頻制記錄的位密度為磁道翻轉(zhuǎn)/弧度、道密度為?道/毫米的雙面軟磁盤(pán)第一部分:尺寸、物理性能和磁性能G - 高速?gòu)?fù)制錄音磁帶GB/T 一 VHS盒式錄像磁帶GB l- 錄像磁帶性能丈量方法、定義本規(guī)范采用以下定義:.、磁性載體文件磁性載體文件系指以磁性資料(如計(jì)算機(jī)磁帶、軟磁盤(pán)、錄像帶、錄音帶)為俏息載體的文件。.、磁性載體檔案磁性載體檔案系指國(guó)家機(jī)構(gòu)、扯會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)及科學(xué)實(shí)際中直接構(gòu)成的有保

3、管價(jià)值的磁性載體文件。.、軟件軟件系指計(jì)算機(jī)程序和相應(yīng)的數(shù)據(jù)及其它文件，包括固件中的程序和數(shù)據(jù)。.、軟件文件軟件文件系指軟件的書(shū)面描畫(huà)和闡明。它規(guī)定了軟件的功能、性能?組成及軟件設(shè)計(jì)、測(cè)試、維護(hù)和運(yùn)用方法。.、保管單位保管單位系指一組具有有機(jī)聯(lián)絡(luò)的、價(jià)值和密級(jí)一樣或相近的文件資料的集合體。本規(guī)范規(guī)定的保管單位方式為盒、盤(pán)等。、積累.、磁性載體文件的積累任務(wù)由文件構(gòu)成部門(mén)擔(dān)任，確保積累文件內(nèi)容的完好性準(zhǔn)確性。檔案部門(mén)擔(dān)任監(jiān)視、檢查、指點(diǎn)。.、磁性載體文件應(yīng)一式兩份，與相應(yīng)的紙質(zhì)文件同時(shí)積累并進(jìn)展登記。.、磁性載體文件構(gòu)成部門(mén)對(duì)已構(gòu)成的磁性載體文件應(yīng)同紙質(zhì)文件一樣及時(shí)整理，同一盤(pán)(帶)中存放多份文

4、件的應(yīng)建立磁性載體文件目錄清單(格式見(jiàn)表)。.、軟件文件的積累范圍是軟件生存期各階段構(gòu)成的文件，各階段構(gòu)成的文件執(zhí)行GB - 、CB -、CB -和GB -的有關(guān)規(guī)定。.、磁性載體文件的更改單、版本更新通知都應(yīng)積累、登記。、磁性載體文件的歸檔要求.、磁性載體文件構(gòu)成部門(mén)擔(dān)任對(duì)需求歸檔的磁性載體文件進(jìn)展整理、編輯，根據(jù)本單位情況，待工程終了后將磁性載體文件按照GB l-、CB -和GB .-轉(zhuǎn)換成規(guī)范格式，一式兩份(A、B盤(pán))，及時(shí)向檔案部門(mén)移交歸檔。.、歸檔的磁性載體文件必需是可讀文件。必需在有關(guān)的設(shè)備上演示或檢測(cè)，運(yùn)轉(zhuǎn)正常，無(wú)病毒，清潔，無(wú)劃傷，確保文件的完好性和內(nèi)容的準(zhǔn)確性。.、歸檔運(yùn)用的

5、錄音(像)帶、軟磁盤(pán)的性能質(zhì)量，應(yīng)分別符合GB -、GB ?-、CB/T -的規(guī)定。.、同一工程同一類別的磁性載體文件應(yīng)存貯在同種磁性載體上。.、應(yīng)將.中建立的磁性載體文件目錄清單與磁性載體檔案一同歸檔。.、歸檔的磁性載體文件應(yīng)由文件構(gòu)成部門(mén)編制歸檔闡明。.、磁帶(軟磁盤(pán))需簡(jiǎn)要闡明帶(盤(pán))中存貯文件的內(nèi)容、運(yùn)轉(zhuǎn)的軟、硬件環(huán)境、版本號(hào)、文件的完好性和準(zhǔn)確性等。.、錄像片需簡(jiǎn)要闡明該片的內(nèi)容、制式、語(yǔ)別、密級(jí)、規(guī)格和放映時(shí)間。同時(shí)，還應(yīng)歸檔一套可供借閱的備份錄像片。.、錄音帶需簡(jiǎn)要闡明講話內(nèi)容、講話人姓名、職務(wù)、錄制日期、密級(jí)等。、磁性載體檔案的管理.、磁性載體文件的歸檔任務(wù)應(yīng)執(zhí)行國(guó)家、單位約有

6、關(guān)規(guī)定和本規(guī)范規(guī)定。.、磁性載體文件的歸檔與管理任務(wù)應(yīng)遵照集中一致、確保平安、便于利用的原那么，由各單位的檔案部門(mén)歸口管理。.、磁性載體文件管理應(yīng)注重磁性載體的選擇，制止運(yùn)用劣質(zhì)軟磁盤(pán)、磁帶、錄像帶、錄音帶作載體。.、嚴(yán)厲做好磁性載體檔案的嚴(yán)密任務(wù)。.、應(yīng)將.中歸檔的一式二份磁性載體檔案中的一份作為保管件，不得外借。.、各級(jí)檔案部門(mén)應(yīng)建立磁性載體檔案的借閱制度，嚴(yán)厲執(zhí)行借閱審批手續(xù)。.、借閱和歸還磁性載體檔案時(shí)，按規(guī)定進(jìn)展質(zhì)量檢查、驗(yàn)收。.、歸檔的磁帶(軟磁盤(pán))必需貼上標(biāo)簽。.、磁帶(軟磁盤(pán))套、盒上需標(biāo)注帶(盤(pán))編號(hào)、檔號(hào)、軟件稱號(hào)、版本號(hào)、文件數(shù)、密級(jí)、編制人、編制日期等標(biāo)識(shí)。.、錄像帶盒

7、上需標(biāo)注帶編號(hào)、檔號(hào)、片名、放映時(shí)間、攝制單位、攝制日期、規(guī)格、制式、語(yǔ)別，密級(jí)等標(biāo)識(shí)。.、錄音帶盒上需標(biāo)注帶編號(hào)、檔號(hào)、講話人姓名、職務(wù)、主要內(nèi)容和錄錄制日期、密級(jí)、講話時(shí)間等。.、在儲(chǔ)存磁性載體檔案的同時(shí)，應(yīng)保管有關(guān)磁性載體檔案的文字資料，內(nèi)容包括:寫(xiě)操作日期、系列號(hào)、文件號(hào)、記錄密度方式、當(dāng)前目錄、形狀、消費(fèi)者鑒定、運(yùn)用日期及其它一些需求著錄的內(nèi)容。不得用鉛筆或水溶性墨水書(shū)寫(xiě)。、磁性載體檔案儲(chǔ)存與維護(hù).、儲(chǔ)存前的預(yù)備.、長(zhǎng)期儲(chǔ)存的磁帶性能要求應(yīng)運(yùn)用有背涂層的磁帶；被存磁帶不應(yīng)損壞、污染；磁帶上不允許有皺折；磁帶應(yīng)纏繞在剛性輪效上，絕不能纏繞在有橡膠軸套的輪轂上，并且應(yīng)卷繞平整、松緊適度。

8、錄像帶、錄音帶各項(xiàng)目的應(yīng)符合GB/T -、GB -、GB l-的要求。對(duì)磁帶的挑選參見(jiàn)附錄A。.、儲(chǔ)存前的物理預(yù)備a.長(zhǎng)期儲(chǔ)存的磁性載體檔案的信息要用經(jīng)過(guò)調(diào)整、清潔的設(shè)備錄制。b.儲(chǔ)存前，檢查磁帶纏繞能否規(guī)整、邊緣有無(wú)損壞，并應(yīng)將磁帶在存儲(chǔ)環(huán)境中平衡-天，然后在全長(zhǎng)度上運(yùn)用清潔機(jī)慢速、均勻、延續(xù)地重新纏繞，纏繞張力為?N(牛頓)。c.應(yīng)將磁帶在枯燥的環(huán)境中(相對(duì)濕度小于%)快封到塑料袋中和(或)密封容器中，以防枯和劑、光滑劑揮發(fā)。.、儲(chǔ)存.、庫(kù)房溫、濕度要求溫、濕度變化范圍:應(yīng)在溫度-。相對(duì)濕度一%范圍內(nèi)選定一組值，一旦選定，在小時(shí)內(nèi)溫度變化不得超越士、相對(duì)濕度變化不得超越士%。最正確環(huán)境溫度

9、是。C、相對(duì)濕度是%。.、清潔管理要求a.不要用手觸摸磁帶(軟磁盤(pán))，應(yīng)戴非棉制手套操作；b.不要使磁帶(軟磁盤(pán))接觸不清潔外表，如地面、某面等；c.裝磁帶(軟磁盤(pán))的裝具應(yīng)干凈無(wú)塵；d.庫(kù)房地面不應(yīng)打蠟、鋪地毯；e.吸塵器的排出氣應(yīng)通向公用容器或庫(kù)房外；f.庫(kù)房中禁上運(yùn)用打印機(jī)。.、風(fēng)壓要求庫(kù)房宜堅(jiān)持為正壓，減少灰塵對(duì)環(huán)境的污染;庫(kù)房中應(yīng)無(wú)腐蝕性氣體，并保證通風(fēng)良好。.、防水要求庫(kù)房?jī)?nèi)的設(shè)備要防止水淹;磁帶(軟磁盤(pán))架最低一層擱板應(yīng)高于地面cm以上。.、防火要求a.庫(kù)房及裝具應(yīng)運(yùn)用耐火資料，庫(kù)房?jī)?nèi)及附近不得有易燃物品；b.庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁出現(xiàn)明火；c.庫(kù)房中應(yīng)備有CO，型滅火器；d.庫(kù)房物品如紙張

10、、木材、洗滌液等應(yīng)盡量少，并且應(yīng)擺放整齊，不能有路障；e.對(duì)重要檔案應(yīng)專柜存放。.、防磁要求a.磁性載體檔案與磁場(chǎng)源(永久磁鐵、馬達(dá)、變壓器等)之間的間隔 不得少于mm；b.可運(yùn)用軟磁物質(zhì)(軟鐵、鐵涂氧、鎳鐵合金等)構(gòu)成容器、箱柜，對(duì)磁場(chǎng)進(jìn)展屏蔽；c.磁性載體檔案如裝入有磁屏蔽的容器中，應(yīng)距容器內(nèi)璧至少mm；d.運(yùn)用無(wú)屏蔽的容器運(yùn)擒時(shí)，磁性載體檔案距容器外壁至少mm；e.不得將任何磁性資料及其制品(包括磁化杯、保健磁鐵、磁鐵圖釘?shù)?帶入庫(kù)房；f.在存有重要檔案的庫(kù)區(qū)，應(yīng)設(shè)置測(cè)磁設(shè)備，以查出隱蔽的磁場(chǎng)。.、防紫外線要求不允許紫外線直接照射磁性載體檔案。.、放置要求磁帶(軟磁盤(pán))應(yīng)放人磁帶(軟磁盤(pán)

11、)盒中，垂直放置或一盤(pán)盤(pán)懸掛放置。.、保養(yǎng)及維護(hù)應(yīng)定期保養(yǎng)及維護(hù)磁性載體檔案，并應(yīng)建立磁性載體檔案檢測(cè)、保養(yǎng)卡格式見(jiàn)表，包括:a、清潔要保證磁帶機(jī)、軟盤(pán)驅(qū)動(dòng)器、清洗機(jī)的清潔，除要定期清洗磁帶外，當(dāng)發(fā)現(xiàn)運(yùn)轉(zhuǎn)磁帶(軟磁盤(pán))有碎片零落時(shí)，應(yīng)立刻對(duì)全系統(tǒng)進(jìn)展清洗；磁帶盤(pán)、磁帶盒清洗溶劑可選用二氮，氟甲烷、異丙醇、甲醇等，并在通風(fēng)良好的環(huán)境中操作。b、倒帶倒帶間隔在溫度為士loC、相對(duì)濕度為士%的環(huán)境中儲(chǔ)存的磁帶，建議倒帶間隔為.年。假設(shè)不能堅(jiān)持上述溫、濕度范圍，倒帶間隔應(yīng)視保管環(huán)境不同相應(yīng)縮短。倒帶卷繞張力倒帶遵渡要慢，張力要恒定，堅(jiān)持?一?N(牛頓)，倒帶后，磁帶要堅(jiān)持在規(guī)范的讀/寫(xiě)(錄/放)形狀。

12、c、檢查及修復(fù)檢查及修復(fù)包括:磁帶(軟磁盤(pán))外觀檢查、計(jì)算機(jī)磁帶漏碼/誤差檢查及受損磁帶軟磁盤(pán)修復(fù)。遭遇高溫、水泡的磁帶，其處置方法見(jiàn)附錄B。d、復(fù)制l每年對(duì)大型磁性載體檔案按%的此例隨機(jī)抽樣讀檢，如發(fā)現(xiàn)有永久誤差，那么應(yīng)對(duì)整套磁性載體檔案重新檢查，對(duì)發(fā)生永久誤差的磁性載體檔案進(jìn)展復(fù)制；)極重要磁性載體檔案的復(fù)制周期由單位自定；)正常保管的磁性載體檔案，可每年復(fù)制一次。.、再運(yùn)用磁性載體檔案再運(yùn)用場(chǎng)所的溫度、相對(duì)濕度與庫(kù)房的溫度、相對(duì)濕度相差范圍應(yīng)分別為士oC，士%。否那么，應(yīng)在再運(yùn)用前，將計(jì)算機(jī)磁帶在運(yùn)用環(huán)境中平衡天以上，錄音帶、錄像帶需平衡小時(shí)以上。在讀帶前還應(yīng)將磁帶按正常速度全程進(jìn)帶、倒

13、帶各兩次。.、運(yùn)輸要求.、磁帶(軟磁盤(pán))應(yīng)封裝在塑料袋中，再放入容器里運(yùn)輸，運(yùn)輸時(shí)要輕拿輕放，禁猛烈震動(dòng)和翻騰。.、應(yīng)防潮、防曝曬、防重壓。.、運(yùn)輸環(huán)境的溫度、相對(duì)濕度范圍分別為oC，%。.、應(yīng)防止運(yùn)用金屬探測(cè)器進(jìn)展探測(cè)(X射線除外)。.、特殊要求除遵守前面各項(xiàng)內(nèi)容外，還應(yīng)留意:.、磁帶a、拿取卷軸時(shí)，要拿輪轂處，不要擠壓法蘭盤(pán)；b、剪掉磁帶末端曾經(jīng)損壞的部分；c、不能將磁帶末端接觸臟的地方(如:不能將磁帶拖到地面上等)；d、應(yīng)仔細(xì)將磁帶裝在卷軸上，防止它的末端皺折；e、開(kāi)場(chǎng)記錄之前，應(yīng)留出不少于lm的空白帶；f、至少用分鐘時(shí)間運(yùn)轉(zhuǎn)磁帶，檢查帶邊的卷曲情況，并察看裝在卷軸上的磁帶能否平坦整齊，帶邊有任何變形跡象都是不允許的；g、儲(chǔ)存前應(yīng)將磁帶在儲(chǔ)存環(huán)境中重新卷繞。.、軟磁盤(pán)a、不要彎折軟磁盤(pán)；b、不要用橡皮筋、曲別針來(lái)固定軟磁盤(pán)的紙?zhí)?；c、應(yīng)先將標(biāo)簽寫(xiě)好，再貼到軟磁盤(pán)上。如軟磁盤(pán)上已有標(biāo)簽，不要用硬筆如圓珠筆在盤(pán)上寫(xiě)；d、軟磁盤(pán)上不能放置重物；e、如要修正