EXCEL在人力資源社會(huì)保障統(tǒng)計(jì)報(bào)表中的應(yīng)用研究

1、 EXCEL在人力資源社會(huì)保障統(tǒng)計(jì)報(bào)表中的應(yīng)用研究 陳琰明Summary：本文依托EXCEL自有函數(shù)和VBA功能，結(jié)合作者工作實(shí)踐，基于工資統(tǒng)計(jì)報(bào)表層級(jí)關(guān)系的分析，以其快速填報(bào)和分析應(yīng)用為目標(biāo)，介紹了如何從原始數(shù)據(jù)采集、提取、分析、匯總的具體步驟和方法，不僅可以提高人事勞資人員的工作效率，而且為薪資數(shù)據(jù)的分析應(yīng)用提供更加準(zhǔn)確科學(xué)的依據(jù)。Key：EXCEL;工資報(bào)表;運(yùn)用分析：TP393 ：A：1009-3044（2019）26-0208-02開(kāi)放科學(xué)（資源服務(wù)）標(biāo)識(shí)碼（OSID）：1工資統(tǒng)計(jì)報(bào)表的背景人力資源社會(huì)保障統(tǒng)計(jì)報(bào)表統(tǒng)計(jì)工作是為黨的建設(shè)和組織人事工作提供科學(xué)決策依據(jù)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作

2、。該套報(bào)表既有工資信息的分類匯總計(jì)算，也有人事信息的數(shù)量統(tǒng)計(jì)，更有人事與工資數(shù)據(jù)的交叉統(tǒng)計(jì)，報(bào)表統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)指標(biāo)體系復(fù)雜、上報(bào)時(shí)間短、數(shù)據(jù)精確度要求高等特點(diǎn)，往往需要大量的人工數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)才能完成，不僅耗時(shí)、耗力，而且數(shù)據(jù)信息處理準(zhǔn)確度較低，年報(bào)統(tǒng)計(jì)任務(wù)完成不及時(shí)，與報(bào)表的統(tǒng)計(jì)需求存在較為嚴(yán)重的矛盾。本文以Excel2010為工具，利用EXCEL函數(shù)與VBA進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析，可實(shí)現(xiàn)與工資相關(guān)聯(lián)的人事信息的自動(dòng)化收集和提取、計(jì)算、匯總，讓一線勞資人員從細(xì)雜、多繁、易錯(cuò)的工作中得以擺脫，增強(qiáng)并提高業(yè)務(wù)能力，提升工作效率，快速準(zhǔn)確地完成人力資源社會(huì)保障統(tǒng)計(jì)報(bào)表的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，及時(shí)、有效、準(zhǔn)確地對(duì)報(bào)

3、表數(shù)據(jù)進(jìn)行填報(bào)，提高統(tǒng)計(jì)質(zhì)量，增強(qiáng)統(tǒng)計(jì)工作為人事人才工作發(fā)展服務(wù)的針對(duì)性和有效性。2 EXCEL在工資統(tǒng)計(jì)報(bào)表中的應(yīng)用Excel是微軟公司推出的辦公軟件中的重要組成部分，其強(qiáng)大的VBA、函數(shù)功能可以提供數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)處理等操作，為許多領(lǐng)域提供了十分便捷的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和運(yùn)算支持。筆者從十多年從業(yè)經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，基于對(duì)工資福利報(bào)表的梳理和解構(gòu)，以“條件計(jì)數(shù)”和“條件求和”為統(tǒng)計(jì)原則，在Excel2010中選取適當(dāng)函數(shù)并結(jié)合Excel VBA部分功能即可實(shí)現(xiàn)人力資源社會(huì)保障統(tǒng)計(jì)報(bào)表自動(dòng)、高效、準(zhǔn)確的填報(bào)，并對(duì)報(bào)表統(tǒng)計(jì)意義進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。2.1人事數(shù)據(jù)庫(kù)和工資數(shù)據(jù)庫(kù)的建立根據(jù)工資福利報(bào)表的統(tǒng)計(jì)需求，首先建立可供數(shù)

4、據(jù)計(jì)算的人事與工資數(shù)據(jù)庫(kù)，人事信息數(shù)據(jù)庫(kù)如圖1所示。其中，科目“崗位工資”和“薪級(jí)標(biāo)準(zhǔn)”可根據(jù)國(guó)家或省級(jí)工資政策文件標(biāo)準(zhǔn)利用EXCEL查找引用函數(shù)VLOOKUP自動(dòng)填充，其他科目一次性錄入，后期除“崗位等級(jí)”“任職時(shí)間”和“薪級(jí)等級(jí)”會(huì)隨著個(gè)人職稱或職務(wù)變動(dòng)而發(fā)生變化外，其余科目基本屬于個(gè)人固定人事信息。工資數(shù)據(jù)庫(kù)如圖2所示，其建立可分三步完成。第一步：利用EXCELVBA編程合并匯總12個(gè)月工資發(fā)放，眾多單位工資發(fā)放系統(tǒng)均采用用友軟件，月工資表存檔多為EXCEL文件，至年底即12個(gè)文件，可利用EXCELVBA代碼循環(huán)匯總統(tǒng)計(jì)功能，實(shí)現(xiàn)12個(gè)工作簿合并至一個(gè)工作簿，限于篇幅關(guān)系EXCELVBA

5、代碼從略。第二步：利用EXCEL中的邏輯判斷IF、檢驗(yàn)ISRROR、查找引用VLOOKUP、文本字符串引用INDIRECT等函數(shù)，構(gòu)造組合函數(shù)即：第三步：對(duì)每一科目進(jìn)行上述兩步計(jì)算后，即可統(tǒng)計(jì)形成如圖2所示的工資數(shù)據(jù)庫(kù)。2.2基于人事信息的報(bào)表填報(bào)由人事信息按照“計(jì)數(shù)”原則，分別統(tǒng)計(jì)各類人員（管理、專業(yè)技術(shù)、工勤人員）的不同情況，需要完成的報(bào)表有三類：各類人員分崗位薪級(jí)工資人數(shù)情況統(tǒng)計(jì)，各類人員工齡、任職年限情況統(tǒng)計(jì)，各類人員年齡情況統(tǒng)計(jì)等三大類。根據(jù)筆者長(zhǎng)期實(shí)踐，EXCEL中提供了多個(gè)可供選擇的條件計(jì)數(shù)函數(shù)，有兩個(gè)函數(shù)簡(jiǎn)單易懂便于使用，分別是SUMPRODUCT和COUNTIFS函數(shù)，均可實(shí)

6、現(xiàn)條件計(jì)數(shù)統(tǒng)計(jì)。第一類：各類人員分崗位薪級(jí)工資人數(shù)情況統(tǒng)計(jì)，以圖4為例予以說(shuō)明。編程：COUNTIFS（人事數(shù)據(jù)庫(kù)！$D：$D，$A6，人事數(shù)據(jù)庫(kù)！$I：$I，C$3）說(shuō)明：人事數(shù)據(jù)庫(kù)！$D：$D，$A6，在人事數(shù)據(jù)庫(kù)中選擇所需的崗位、薪級(jí)等級(jí)，其中$A6=“管理2級(jí)”，C$3=“1級(jí)”（薪級(jí)等級(jí)）。第二類：各類人員工齡、任職年限情況統(tǒng)計(jì)，以圖5為例予以說(shuō)明。說(shuō)明：參見(jiàn)上述第一類，其中COLUMN函數(shù)可返回某一單元格所在列號(hào)。第三類：各類人員年齡情況統(tǒng)計(jì)，可用COUNTIFS多條件統(tǒng)計(jì)函數(shù)完成，從略。2.3基于工資信息的報(bào)表填報(bào)由工資信息統(tǒng)計(jì)完成的報(bào)表有：統(tǒng)計(jì)年末在編在崗職工總數(shù)、全年工資發(fā)放

7、分“崗位工資、薪級(jí)工資、績(jī)效工資、國(guó)家統(tǒng)一的津貼補(bǔ)貼、其他”五大類科目的年合計(jì)總金額和年平均人數(shù)。此類報(bào)表填報(bào)時(shí)只需完成各類人員分崗位工資數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表（如圖6所示），即可完成其余報(bào)表?？捎肦OUND和SUMIFS函數(shù)完成，ROUND可按指定位數(shù)進(jìn)行四舍五入，SUMIFS可實(shí)現(xiàn)多條件求和。編程：ROUND（SUMIFS（工資數(shù)據(jù)庫(kù)！E：E，工資數(shù)據(jù)庫(kù)！$D：$D，$B22）/1000，0），說(shuō)明：工資數(shù)據(jù)庫(kù)！E：E和工資數(shù)據(jù)庫(kù)！$D：$D分別為對(duì)工資數(shù)據(jù)庫(kù)不同科目數(shù)據(jù)的列引用。2.4數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)意義分析從報(bào)表層級(jí)結(jié)構(gòu)、表內(nèi)數(shù)據(jù)、表間引用的統(tǒng)計(jì)結(jié)果出發(fā)，經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)分析，從單位、縣、市、省和國(guó)家不同范圍層面

8、的報(bào)表數(shù)據(jù)，可以得出一個(gè)單位、或一個(gè)系統(tǒng)、或一個(gè)地區(qū)、或一個(gè)行業(yè)的人員崗位分布、年齡階梯分布、人員任職和工齡對(duì)比、工資科目和總量分布等?？梢詾槟骋粋€(gè)范圍或區(qū)域的人力資源管理提供必要的決策依據(jù)，也可為國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的統(tǒng)計(jì)調(diào)查提供有效的統(tǒng)計(jì)資料。3結(jié)束語(yǔ)本文從人事和薪資管理的實(shí)際工作需要出發(fā)，充分利用了EXCEL函數(shù)及 VBA 語(yǔ)言，實(shí)現(xiàn)了人力資源社會(huì)保障統(tǒng)計(jì)報(bào)表所涉及人事、工資數(shù)據(jù)的建立，數(shù)據(jù)匯總與統(tǒng)計(jì)的快速自動(dòng)化填報(bào)，并進(jìn)一步分析了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)意義，利用EXCEL進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和匯總，其數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的自動(dòng)化、規(guī)范化程度較為顯著。Excel功能強(qiáng)大，熟練掌握文中所列VLOOKUP、COUNTIFS、IF、ISRROR、INDIRECT、SUMIFS等函數(shù)后，對(duì)各行業(yè)工作人員進(jìn)行數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)分析有著重要的幫助和提升作用。Reference：1 陳蘊(yùn)智.使用Excel函數(shù)功能提升辦公效率的相關(guān)策略J