常見公文格式錯誤講解更正 規(guī)范公文格式

1、常見的公文書寫格式錯誤指正講解一、違反行文規(guī)則。公文是有一套嚴格的行文規(guī)則的。我們日常遇到的問題主要五個方面：（以省體育局為例）一是直接報送省體育局領導同志個人。按照規(guī)定，除局領導同志交辦事項和確需直接報送審批的少數敏感涉密事項、重大突發(fā)事件及涉外事件外，不得將請示、報告直接報送局領導同志個人（有的單位認為直接報領導同志更快捷、更明確，報局里怕批到其他領導那去，這樣既不符合公文處理的規(guī)定，也違反了正常的工作關系）。二是多頭報送。主送省體育局的請示、報告，不能再同時報送有關處室，也不能再同時報送局領導同志個人。如遇有情況特別緊急確實需要分送有關局領導的，應在文件的首頁注明分送情況。邀請局領導出席

2、有關重大活動，不能分別向局領導本人報送請柬，原則上應向省體育局寫出請示，統(tǒng)一協(xié)調安排（有一個市有個活動，給每位局領導都送了請柬，本意是不錯，但造成很大被動）。三是越級行文。按照規(guī)定，省體育局不受理直屬單位內設處室和縣級政府、縣級體育部門的請示、報告?？h級政府或縣級體育部門如果有問題需請示省體育局的，可以先向其上一級部門（市政府或市體育局）呈文，由其上一級部門再向省體育局呈文。四是請示事項一文數事。請示類公文應一文一事，即一事一請示，這是基本規(guī)矩。如果一文數事，把幾個屬于不同方面解決的問題搞一攬子請示，既不便于批辦，又容易使問題復雜化，不利于問題的解決。如，某中心關于備戰(zhàn)第十二屆全運會夏訓工作動

3、員會議及有關經費的請示，此件中既邀請局領導參加會議，又申請有關經費，這些事項分屬不同的局領導分管，沒法報批，應一事一文分別報送。五是不經協(xié)商或協(xié)商不一致行文。這里要強調，局機關各處室涉及經費的公文在送辦公室審簽前要送經計財處審核同意并簽署意見，涉及法律法規(guī)的公文在送辦公室審簽前要送經法規(guī)產業(yè)處審核同意并簽署意見。文種適用常見錯誤主要有三個方面：一是“請示”與“報告”混用、并用。這個問題在辦公室收文中時不時見到。有的單位把向省體育局請求批準事項的“請示”寫成“報告”；有的單位向省體育局寫的“報告”中含有請示事項；還有就是一份請示中包含多項請示事項。二是“請示”、“批復”、“函”混用?！罢埵尽敝荒?/p>

4、用于本單位的上級機關（領導）?！昂边m用于平級單位之間或互不隸屬機關之間的詢問、答復問題、請求批準和答復審批事項?！芭鷱汀币话闶菍τ须`屬關系的下級機關請示事項的批文。三是上行文文種使用不當。下級單位向上級機關報文一般使用請示、報告、意見三個文種（除單位或處室在參加國家或省會議后向省體育局提出我省（局）貫徹落實意見時可以使用“意見”文種，如關于貫徹落實全國體育某會議精神的意見外，一般情況下使用“請示”和“報告”文種），其他文種不能用。省體育局辦公室曾經收到個別中心關于處罰同志的決定、關于呈報的報告、關于解決經費的申請、關于情況的說明，這都是不正確的，說明對文種使用范圍和寫作還不清楚。三、“簽發(fā)人

5、”常見錯誤：按照規(guī)定，上行文由主要負責人簽發(fā)，下行文或平行文由主要負責人或由主要負責人授權的其他負責人簽發(fā)。一是當有沒有。上行文要求標注簽發(fā)人姓名,平行排列于發(fā)文字號右側（下行文一般不標識簽發(fā)人）。這方面，出現(xiàn)的問題比較多，很多報省體育局的“請示”、“報告”沒有簽發(fā)人，這是不規(guī)范的。二是簽發(fā)人不正確?！爸饕撠熑恕钡暮x，國辦有個解釋，是指各級行政機關的正職或主持工作的負責人。各直屬單位上報省體育局的文件，必須由主要負責人簽字，主要負責人因出訪、健康等原因，可由主持工作的負責人（不是分管負責人）簽發(fā)。個別單位請示件簽發(fā)人是分管同志，這是不對的。三是字體使用不正確。公文格式要求，“簽發(fā)人”三字用

6、3號仿宋字體，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。這一點，大家要注意。四是簽發(fā)人標注位置易出錯。特別是聯(lián)合行文有多個簽發(fā)人時，要求是簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關順序從左到右、自上而下依次均勻編排，每行兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊，“簽發(fā)人”標注在第一行（上行文的發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名同處一行）。 四、公文標題常見錯誤：公文標題由發(fā)文機關、公文內容、文種三部分組成，一般格式為“發(fā)文機關關于（事由）的文種”。常見錯誤主要有:一是要素不全。發(fā)文機關、事由、文種，三要素缺一不可，特別要注意不能缺少發(fā)文機關。在使用“報告”文種時，遇到比較多的問題是“某某中心關于某某事項的情況報告”，應該用“某某中心

7、關于某某事項情況的報告”。二是表述不清楚。例如：某中心更換設備需要申請經費，給省體育局打了個請示，標題是“某某中心關于更換某種設備的請示”，這是不對的，應該是“某某中心關于更換某種設備所需經費的請示”；再比如，某某中心就某事提出意見請省體育局批復，經局里研究同意某中心的請示，這時有職能處室代省體育局起草批復時，標題用“省體育局關于某事（某意見）的批復”，這也是不對的，應該是“省體育局關于同意某事（某意見）的批復”。三是編排不當。要求一般用2號小標宋體字（注意字體），編排于紅色分隔線下空二行位置（注意位置），分一行或多行居中排布；標題折行時詞組不能拆開，以防止引起歧義；標題中的“的”字不能與文種

8、單獨排行，如“的請示”、“的通知”不能單獨排行；標題排列應當使用梯形或菱形(原來下發(fā)文機關一般單獨一行，新的格式沒有作明確規(guī)定)。四是標題中書名號使用錯誤。根據規(guī)定，“公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號”（本次新格式未作明確要求，建議仍按原規(guī)定執(zhí)行），但實際公文制作中，與該規(guī)定相違背的標題卻屢見不鮮。有的不該用的卻用了。如“關于印發(fā)關于加強某某工作的若干意見的通知”、“轉發(fā)某某局關于向某某同志學習決定的通知”，“關于印發(fā)某某市體育局局財務管理辦法的通知”，等等。此處的“意見”、“決定”“辦法”都不是法規(guī)、規(guī)章，因此不可用書名號，可分別改寫為“印發(fā)關于加強某某工作的若干意見的

9、通知”、“轉發(fā)某某局關于向某某同志學習決定的通知”、“關于印發(fā)某某市體育局局財務管理辦法的通知”。有的該用的卻不用或用錯了。如“關于印發(fā)某某工作管理暫行規(guī)定的通知”、“關于印發(fā)某某工作管理暫行規(guī)定的通知”等等，此處“規(guī)定”屬于規(guī)章類，故應用書名號標注，可改寫為“關于印發(fā)某某工作管理暫行規(guī)定的通知”。五、主送單位常見錯誤：除命令和令、通告、公告、紀要外，公文必須標明主送機關（也就是抬頭），并使用全稱或者規(guī)范化簡稱。一是上行文只能標注一個主送機關（個別情況如抬頭“省委、省政府”除外），給省體育局報文不能寫給處室（如果省體育局內設機構如辦公室、人事處等可以自行處置的事項，可以直接向有關內設機構行文，

10、但應當使用“函”）；二是排序和頓號、逗號常用錯。下行文可以有多個主送單位，排列順序遵循“先上后下、先外后內”的原則；不同系統(tǒng)、不同級別的主送單位之間用逗號隔開，同一系統(tǒng)、同一級別的主送單位之間用頓號隔開。如省政府辦公廳發(fā)文抬頭寫成“各設區(qū)市人民政府，各縣（市、區(qū)）人民政府，省政府各部門”，省體育局發(fā)文順序是“各市體育局，機關各處室，各直屬單位”，而如果省體育局發(fā)文抬頭寫成“各市體育局、機關各處室、各直屬單位：”就是不正確的。三是編排不正確。要求編排于標題下空一行的位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。這方面大家要注意。六、結構層次及其字體、標點符號使用常見錯誤：一是結構層

11、次表示錯誤。一般而言，結構層次序數分“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”四個層次。比較常見的錯誤是沒有嚴格按照層次表示方法表示,有的第一層用了第二層或第三、四層的表示方法，有的是從第一層表示就直到第三或第四層表示。通常，只有兩個層次時，可分別用“一、”“1.”標識（數字序號后用小圓號“.”而不能用頓號“、”，如“1.”而不是“1、”），“（一）”和“（1）”括號外面不帶標點符號。在一段文字內部常使用“一是、二是、三是”或“首先、其次、第三”等。二是字體使用不當。標準規(guī)定，一般第一層用是黑體、第二層用楷體、第三層和第四層用仿宋體。這方面，大家要注意。三是標點使用不規(guī)范。標準規(guī)定，公文中第一

12、層次標題后不加標點符號（一般單獨成行）,第二層次以下的標題后均應加標點符號（一般不單獨成行）。經常見到要么都不加標點符號，要么全加標點符號，這都是不正確的。七、字符使用上容易出現(xiàn)的幾個錯誤：一是漢字“”用阿拉伯數字“0”或大小定英文字母“O”代替；二是公文發(fā)文字號用的六角括號“”用中括號“”或小括號“（）”代替；三是單書名號“”用大于、小于號合在一起形成“”代替；四是分隔符“”用小數點“.”代替；五是代替“某”的“”符號用英文大寫字母“X”代替。解決以上問題，可從文檔“插入”功能的“特殊符號”中查找。同時要注意，行文中遇數字、“%”、字符和英文人名在轉行時應作技術處理，不得分開。 八、數值范圍

13、表述常見錯誤：常見的錯誤有：4-6%、0.2-6等，規(guī)范的寫法應分別為4%-6%、0.2-0.6。用分數和整數表述數字范圍時，也不能省略第一個數字后的單位，如“5萬-10萬人”不能寫成“5-10萬人”、“18歲至20歲”不能寫成“18至20歲”。表示時間范圍時，可用“2000-2005年”、“3-4月”，但不能用“2000-2005年度”、“3-4月份”。表示概數時，鄰近的兩個數字應當并列連用，中間不應使用頓號隔開，如“三四天”，不能寫成“三、四天”、“七八十年代”不能寫成“七、八十年代”。九、引用（引文）常見錯誤：一是引用公文不規(guī)范，往往只引發(fā)文號或不引發(fā)文號。根據規(guī)定，文中多次引用同一文件

14、，應先引發(fā)文機關（有時可省略）、標題，后引發(fā)文字號（用括號括?。俅纬霈F(xiàn)時可直接引用發(fā)文字號，無文號的，第一次引用時可在文件名稱后面加括號注明簡稱。二是引用“(草案)、(試行)、(征求意見稿)、(送審稿)”時不規(guī)范，出現(xiàn)諸如“現(xiàn)將實施方案(征求意見稿)呈上，請?zhí)岢鲂薷囊庖姟钡腻e誤。規(guī)范用法是,在引用標題上含有“(草案)、(試行)、(征求意見稿)、(送審稿)”等字樣的規(guī)章制度、方案時，引用其標題時應放在書名號之內（其余放在書名號外），如上例應寫為“現(xiàn)將實施方案(征求意見稿)呈上，請?zhí)岢鲂薷囊庖姟?。三是使用非?guī)范化簡稱時不規(guī)范。一般先用全稱并加括號注明“以下簡稱”首次出現(xiàn)時就需簡稱的，應在直接簡

15、稱后加括號說明其全稱。四是標點符號使用錯誤。文中直接引用語一般要用引號標明，凡將引用語獨立來用，末尾的標點應放在引號的里邊，凡將引用語作為作者自己話的一部分，末尾不用標點（是一句話的最后時，句號放在引號外）。許多公文在這方面經常用錯。十、阿拉伯數字與漢字混淆：規(guī)范用法：一是定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的詞語中，作為語素的數字必須使用漢字。如，五味子、七上八下、四菜一湯、八字沒一撇、“十二五”規(guī)劃、五易其稿等。二是中國干支紀年、夏歷月日，含有日月簡稱表示事件、節(jié)日的詞組以及帶有“幾”字的數字表示約數的必須用漢字。如辛卯年正月二十三、七七事變、十幾個人、幾千分之一等。三是統(tǒng)計

16、表中的數值（正負數、小數、百分比、分數等）以及公歷世紀、年代、年、月、日和時刻，必須用阿拉伯數字。如改革開放30年來、下午5時前報到、公元前2500年等。實際使用中，也有一些情況，具體使用漢字還是使用阿拉伯數字不是絕對的，允許靈活變通。比如，整數一至十如果不是出現(xiàn)在具有統(tǒng)計意義的一組數字中，可以用漢字；比較孤立的普通數量結構（數字加普通量詞），如果是十以下的整數用漢字就較得體，如一個人、三本書、看了十遍、三項議題等；用“多”、“余”、“左右”、“上下”、“約”、“大概”等表示的約數一般使用漢字，但如果文中出現(xiàn)一組具有統(tǒng)計和比較意義的數字，為保持體例上的一致性，其約數也可以使用阿拉伯數字，如“通

17、過幾年的發(fā)展，該區(qū)已入駐企業(yè)35家，總投資近20億元，2010年完成稅收5000多萬元?！笔弧⒄Z言表述不夠規(guī)范：我們工作中遇到的主要問題有三方面：一是請示事項表述不清楚。如某中心向局里寫了一個購買設備的請示，文中提到，因某某原因，需要購買價值為多少的設備，最后是妥否請批示。從公文中看不明白，你是購買設備這個事是需局里批準，還是向局里申請購買設備的費用。后經了解，是申請經費。既是申請經費，請示內容就要明確落到申請經費上。二是語言不簡潔精煉。公文應當觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲（不拐彎抹角）。我們遇到比較多的問題是總怕說不清楚，長篇大論，過多地論述目的、意義等，公文應該簡短，

18、把事說清楚即可。三是字詞不規(guī)范。公文有一套自己的規(guī)范常用語言（開端用語、承啟用語、表態(tài)用語、征詢用語、結尾用語等），我們要盡可能地使用公文語言。如：開端用語：據、依據、按照、根據、鑒于、由于、隨著等；期請用語：敬請、懇請、報請、望、希望、盼等；綜合用語：為此、據此、值此、綜上所述、總之等；結尾用語：以上請示當否，請批復；妥否，請批示；上述意見如果可行，請批準；以上報告如有不當，請指示；特此函告；特此布告等。十二、“附件說明”常見錯誤：附件是正文的一部分，這一點容易忽視，因此公文如有附件，應當在正文后、成文時間前的位置上標注“附件說明”（不能標注到成文日期之后）。一是標注位置和字體易出錯。國家標

19、準規(guī)定：公文如有附件，在正文下空1行（常見錯誤是在正文下空兩行或多行處標注）左空2字用3號仿宋體字標識“附件：”（常見錯誤是標識為“附：”或“附表：”），后標附件名稱。二是標點符號易出錯。附件名稱后不加標點符號（常見錯誤是名稱后加標點符號）。三是多個附件時標注易出錯。序號使用阿拉伯數碼（常見錯誤是標識附件序號時未按規(guī)定使用阿拉伯數碼，第一個附件沒有緊隨“附件”依次排列而是另起一行）；多個附件或附件標題有折行時（常見錯誤是附件標題折行后頂格或與“附件”、“順序號”對齊）正確標識方法是：附件：1XXXXXXXXXXXXXXXXXX十三、落款（發(fā)文機關署名、成文日期）和印章一是發(fā)文機關署名。今后所有

20、公文都必須加上發(fā)文機關署名，這是一個新的變化和要求，必須引起注意。二是成文日期。今后所有公文的成文日期由漢字標注改為用阿拉伯數字標注，這也是一個新的變化和要求，必須引起注意。成文日期，注意不能按擬稿日期標注，會議通過的決定、決議等以會議通過日期為準；領導簽發(fā)的，以簽發(fā)日期為準；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關的領導簽發(fā)日期為準；法規(guī)性文件以批準日期為準或者在正文最后專門規(guī)定具體生效和開始執(zhí)行的日期；特殊情況署印發(fā)日期，如電報。三是編排位置。分兩種情況：加蓋印章的公文，標準規(guī)定，單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。聯(lián)合行文時，一般將各