公司合同管理辦法范本清潔版

1、公司合同管理辦法范本清潔版順風光電（中國）投資有限公司 合同管理辦法（草案）目錄一、總則二、合同管理機構、人員職責三、合同的擬定及談判四、合同的審核及簽訂五、合同的履行六、合同的變更及解除七、合同的歸檔八、附則一、總則第一條為了加強對公司合同的管理，維護本公司的合法權益，減少經(jīng)濟糾紛的發(fā)生，使 公司的合同管理制度化、規(guī)范化，特制定本辦法。第二條辦法是根據(jù)中華人民共和國合同法及國家其他有關法律、法規(guī)并結合本公司 的實際制定的。第三條本辦法所稱合同是指本公司作為一方當事人與其他法律關系主體所簽訂的各類 合同，及其他具有合同性質的意向書、協(xié)議書等，但不包括根據(jù)勞動法、勞動合同法與 勞動者簽訂的勞動合

2、同，勞動合同的管理辦法由人事部根據(jù)相關法律和公司規(guī)定另行制定。 本辦法所稱職能部門是指本公司各業(yè)務執(zhí)行部門及分支機構、集團公司下設分公司、項目公 司。第四條本辦法所稱的合同管理是指本公司對所簽訂的合同進行擬定、審查、監(jiān)督、登記、 歸檔等處理。具體包括資信調查、意向接觸、商務談判、合同的簽訂、履行、變更、解除及 糾紛處理等全過程的管理。二、合同管理機構、人員職責第五條本公司合同的綜合管理工作統(tǒng)一由法務部負責。法務部設立公司合同管理員， 負責全公司合同的錄入核對、保管、統(tǒng)計等工作。第六條各職能部門合同的擬定、洽談由本部門負責人委派專人負責，并應設立部門合同 管理員，具體負責本部門合同管理的日常工作

3、。第七條法務部的合同管理職能：制定、完善本公司的合同管理辦法和合同審查流程，并組織各職能部門及分支機構實 施。（流程見附件1）宣傳有關合同管理的法律、法規(guī)知識，總結推廣合同管理工作經(jīng)驗，通報合同管 理中出現(xiàn)的問題。確定合同編號規(guī)則，建立本公司合同臺賬，檢查合同履行情況。負責本公司格式合同的制訂和審批。對各職能部門合同管理進行監(jiān)督、檢查。負責本公司所簽訂、批準合同的最終歸檔工作。完成ERP系統(tǒng)中法務部門相關的操作，審核各職能部門錄入ERP系統(tǒng)的已簽訂的 合同內容。第八條各職能部門的合同管理職責：配合 法務部 做好合同管理及擬定、審批、簽署、歸檔等各項工作，及時向 法務部反饋合同管理工作中存在的問

4、題。負責將本部門承辦的合同（包括需要變更、解除、作廢的合同）交由 法務部 進 行審查。負責對交給 芝務_審核的合同簽訂背景進行解釋和說明。建立本部門的合同管理臺帳及統(tǒng)計報表，對合同簽訂、履行、變更、解除、糾紛 處理等情況進行登記。合同臺帳是指反映全公司或承辦部門合同訂立、履行情況及記 載合同主要內容的帳薄。負責對完成簽訂的合同進行整理，同時將合同內容包括但不限于標的類別、標的 名稱、雙方當事人全稱、標的金額和數(shù)量、交付期限、交付標準、履行情況等情況錄 入ERP系統(tǒng)。負責將合同正本交本公司箜務_歸檔。對所簽訂合同負有認真執(zhí)行的責任，并要及時掌握和檢查合同履行情況，及時向 法務部通報在履行過程中發(fā)

5、生的問題，提出解決問題的建議。完成ERP系統(tǒng)中職能部門相關的操作。第九條ERP部門的合同管理職責：建立并維護與本管理辦法相適應的公司ERP系統(tǒng)中的合同管理功能。為相關部門使用ERP系統(tǒng)合同管理功能提供技術支持。配合合同綜合管理部門完善ERP系統(tǒng)中的合同管理功能。三、合同的擬定及談判第十條啟動合同談判前，合同承辦部門及經(jīng)辦人需確認有關項目符合公司相關項目的管 理辦法，得到有權部門的認定，許可，有關審批文件的原件應作為合同送審的附件。（公司各 項管理辦法清單見附件4）第十一條 擬定合同前應對合同對方進行資信調查，具體要求審明的材料如下：企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照或其它證照；對方談判人員的授權委托書；工程合同

6、的合同對方必須提供從事建筑、安裝、監(jiān)理、裝飾、消防等工程的許可 證書和資質證書。廣告代理合同的合同對方必須提供從事廣告代理資格的法律文件。房屋租賃合同的合同對方必須提供房屋所有權或出租權證明資料。房屋購買合同的合同對方應當是房屋所有權的完全擁有者，并應當提供房屋所有 權證明資料。履行能力，包括但不限于最新會計年審報表，最新的工商年審資料。需提供擔保 的合同，還必須查明擔保人的擔保資格和擔保能力；合同對方以往工作評估報告；其他所需要的相關文件。前述1至6項為必須審核，7至9項可視情況審核或咨詢法務部確定。各職能部門完成資信調查后，應在本部門留存資信調查文件的原件(或復印件)，在法務 部要求時或合

7、同履行完畢歸檔時交付法務部。第十二條 各職能部門擬定的合同應做到：條款齊全、責任明確、邏輯性強、文字表達 清楚。合同應包括的基本內容及應注意的問題如下：首部。包括：合同名稱；合同當事人的名稱地址、法定代表人、聯(lián)系電話、聯(lián)系人、開戶銀行等基本資料;訂約的目的、依據(jù)。正文。詳細內容及要求如下：合同標的、數(shù)量、質量、價格或酬金、履行期限、地點和方式及違約責任。應包括根據(jù)法律規(guī)定或按合同性質必須具備的條款及當事人雙方要求訂立的 條款。數(shù)量和質量條款應符合國家計量法規(guī)和質量法規(guī)的規(guī)定。價金條款應符合國家物價法規(guī)和國家金融法規(guī)，一般應寫明物品單價、總價、 計價單位、支付手段和支付方法及時間。對于違約責任條

8、款，如該類合同有法定違約金規(guī)定的，按規(guī)定予以明確。否 則，應具體寫明約定的違約金額或計算方法。確定合同爭議的解決方式。根據(jù)具體情況和協(xié)商結果，確定合同爭議的解決 途徑以及管轄條款。結尾和附則。合同結尾部分包括：合同正本及副本的份數(shù)，發(fā)送單位，合同有效期限，簽 約地點和日期，并須有雙方代表簽名及蓋章。合同文本超過兩頁的，應加蓋騎縫章。應將合同的附件作為合同的組成部分，具有與合同同樣的法律效力。第十三條 合同雙方協(xié)商變更、修改合同條款的補充協(xié)議、文書等是合同的組成部分。合同雙方履行合同過程中的各種書面往來文件(包括傳真、圖表、單據(jù)、確認書、對賬單等) 也是合同檔案的組成部分。第十四條 公司有模板合

9、同的，模板合同僅具有參考作用，職能部門應當根據(jù)商務談判的具體情況調整合同內容。使用模板合同，應做到：條款齊全、內容具體、用詞準確、字跡 清楚，嚴格按示范文本的要求填寫。第十五條 合同談判由承辦部門負責組織、安排。主談人是合同主要參與談判人，1000 萬元標的以上的合同至少有三名主談人。第十六條 合同談判須有合同主辦人全程參與。合同承辦部門負責人負責監(jiān)督、指導主 辦人。根據(jù)需要，承辦部門負責人應當親自參加全部或階段性合同談判。合同金額超過人民幣1000萬元的，合同最后一輪談判應當有法務部人員參加，涉及重大 事項應當由承辦部門負責人主持談判工作。合同金額不足人民幣1000萬元的，承辦部門負責人認為

10、必要時，可邀請法務部人員參加 或針對具體事項出具法律意見。如本公司與合同對方對擬簽合同付款條件及支付方式有重大爭議，應邀請財務部參加商 議。第十七條 合同最后一輪談判須就合同擬簽文本的每一條款都加以落實。第十八條 負責履行或參與履行擬簽合同的部門，應當參與合同談判。沒有上述相關部 門的參與，合同承辦部門不得獨自進行合同談判。第十九條 進行合同談判時，承辦部門應當記錄合同洽談情況。合同洽談記錄須在本部 門留存，并在合同履行完畢后交由法務部保管。合同洽談記錄應當包括以下內容：合同編號、項目名稱、主管部門、洽談對方；洽談雙方參加人員；洽談次數(shù)，洽談時間、地點；洽談內容摘要；主辦人意見及承辦部門負責人

11、意見；相關部門負責人意見。四、合同的審核及簽訂第二十條 合同談判結束并落實全部合同條款后，承辦部門應當制作合同報批文本，填 寫合同審批表，連同合同及相關材料（相關材料見附件3）,按照合同審批表所列流程在合同 擬簽定日前五個工作日送交有關部門審批并同步錄入ERP系統(tǒng)。第二十一條經(jīng)辦人應當在合同審批表填寫如下內容：申請日期；項目名稱，應簡要概括合同項目的主要內容；合同金額，指合同涉及的總金額；合同對方，指與本公司簽署該份合同的相對方，如為三方合同，則需注明合同的另 外兩個相對方；項目概況，應含合同標的、數(shù)量、單價、合同期限、履行時間及方式。項目概況欄簽名及日期。第二十二條部門負責人意見：審核該合同

12、項目是否符合本公司相關項目管理規(guī)定或公司領導的工作部署；合同條款、內容是否符合本辦法的規(guī)定；合同主辦人是否按合法合規(guī)程序組織談判；審核后若合同符合上述內容，部門負責人應在“部門負責人意見”一欄填寫審核意 見，并在該欄簽名、注明日期。部門負責人應在合同主辦人報批后一個工作日內，就上述本項出具意見并完成ERP 系統(tǒng)有關操作。第二十三條部門負責人出具審核意見后，項目合作協(xié)議、EPC協(xié)議、項目咨詢協(xié)議以及 發(fā)展策劃部通知的其它協(xié)議，合同主辦人應在合同擬簽日期前五個工作日報發(fā)展策劃部審核 合同價格，發(fā)展策劃部應當在主辦人報批后一個工作日內，出具具體意見并完成ERP系統(tǒng)有 關操作。第二十四條發(fā)展策劃部出具審核意見后，合同主辦人應在合同擬簽訂日期前四個工作日， 報財務部審核。第二十五條財務部就如下事項進行審核：審批合同項目的財務可行性；合同價格條款及付款方式是否符合財務制度合同項目是否符合本公司年度財務計劃；合同項目經(jīng)費的資金來源；審核后若合同符合上述內容，財務部經(jīng)理在“財務部意見”一欄填寫“該項目符合 財務計劃、資金來源、同意項目執(zhí)行”等字樣，并在該欄簽名，注明日