辦公自動化環(huán)境下的秘書工作

1、前言隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，在當(dāng)前日新月異的社會環(huán)境下，辦公自動化是必備的工作條件之 一，特別是計算機軟硬件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、多媒體技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用。而秘書工作的性 質(zhì)更要求秘書工作者在這樣的環(huán)境下首當(dāng)其沖的去適應(yīng)和使用。這也對秘書工作者提出了新的任 務(wù)和要求，只有積極主動的去學(xué)習(xí)并掌握運用辦公自動化，才能適應(yīng)辦公自動化這種新型環(huán)境下 的秘書工作。然而，這并非一朝一夕之事，我們必須從根本上去了解和掌握它，才能更好地去操控和應(yīng)第一章辦公自動化概述第一章 辦公自動化概述辦公自動化的概念及內(nèi)容辦公自動化，英文(Office Automation)，簡稱a是辦公信息處理的自動化，它利用先進的技 術(shù)，

2、使人的各種辦公業(yè)務(wù)活動逐步由各種設(shè)備、各種人機信息系統(tǒng)來協(xié)助完成，使部分辦公業(yè)務(wù) 活動物化于人以外的各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備中，由人與技術(shù)設(shè)備構(gòu)成服務(wù)于某種辦公業(yè)務(wù)目的的人一 機信息處理系統(tǒng)，達(dá)到充分利用信息，提高工作效率和工作質(zhì)量，提高生產(chǎn)率的目的。辦公自動 化是將計算機技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和軟件學(xué)應(yīng)用于秘書工作之中，使秘書工作實現(xiàn)現(xiàn)代化、 自動化、信息化、從而達(dá)到最大限度的提高 工作效率，工作質(zhì)量和改善工作環(huán)境的目的。如今的 辦公自動化是一個包含數(shù)據(jù)處理、文字處理、辦公事務(wù)處理、管理信息系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)和網(wǎng) 絡(luò)信息系統(tǒng)在內(nèi)的綜合一體的辦公自動化系統(tǒng)。辦公自動化的特征辦公自動化是個新生事物，

3、它涉面廣泛，特征突出，總結(jié)起來有以下幾個方面：內(nèi)部通信簡捷化建立了單位內(nèi)部的辦公、通訊和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可以使單位內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢，無 需人為進行傳遞。信息發(fā)布快速化在內(nèi)部建立了一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，如電子公告、電子刊物、新聞簡報、公告 事項能能夠在機關(guān)內(nèi)部得到廣泛的傳播，使職工能夠及時了解單位的發(fā)展動態(tài)。工作流程自動化主要是公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報等，都可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)工作流程的自動 化，既規(guī)范了各項工作，又提高了工作效率。文檔管理程序化可使各類文檔能夠按權(quán)限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。、輔助辦公規(guī)范化它牽涉的內(nèi)容比較多，像會議管理、車輛管理

4、、物品管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相 結(jié)合的各種輔助辦公，均可以實現(xiàn)這些輔助辦公的進一步規(guī)范。、信息集成高效化我們每個科室都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，一些信息源往往都在這個業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，辦公自動化系 統(tǒng)應(yīng)該跟這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反 應(yīng)速度和決策能力。而隨著當(dāng)今社會的快速進步，科技的飛速發(fā)展，面對競爭日益激烈的社會大環(huán)境，辦公自 動化的廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，秘書工作本來就是以處理信息為中心任務(wù)的，不可避免的受到這浪 潮的沖擊。然而，這之間還存在一個時間差，所以對辦公自動化的應(yīng)用，還存有一些誤區(qū)。傳統(tǒng) 辦公方 式是一只筆一疊紙，記憶方式則全部靠的是

5、人胞，是“純手工化”。而現(xiàn)在的“自動化”則是運 用計算機網(wǎng)絡(luò)等高科技。有的人習(xí)慣了傳統(tǒng)辦公，認(rèn)為自動化辦公不如傳統(tǒng)辦公更得心應(yīng)手。 也有人認(rèn)為自動化僅僅是一種工具，既然是工具，那么傳統(tǒng)辦公就可以完成，根本不需要如今所 謂的自動化。例如：計算機只能發(fā)揮打字機的功能，傳真機則是充當(dāng)電話機，其他工具則是擺 設(shè)。更有甚者認(rèn)為0A是一種潮流時尚，并沒有認(rèn)真對待。有鑒于此，本篇接下來就討論一下傳統(tǒng)辦公與自動化辦公之間的關(guān)系與區(qū)別。第二章傳統(tǒng)辦公與自動化辦公的比較辦公自動化與傳統(tǒng)辦公二者之間的共同點是辦公二字。具體說來兩者均以“辦公、辦事、 辦會”為落足點。那么，傳統(tǒng)辦公與自動化辦公兩者的區(qū)別表現(xiàn)在哪些地方

6、呢？首先得弄清楚下列問 題：秘書在辦公自動化環(huán)境中的主要工作內(nèi)容省便的文字撰寫在秘書工作過程中，不管傳統(tǒng)辦公還是自動化的辦公都要接觸許多文字工 作，如有關(guān)文件的撰寫、信函的答復(fù)、數(shù)字的報表、資料的統(tǒng)計、政策、規(guī)章制度的制訂等。傳統(tǒng) 辦公均以秘書的手寫操作，費工費力費時，如果自動化辦公這些只需以機代人，在計算機中加工 處理、存儲、查詢、分析、修改、協(xié)助決策活動。省時省工省力?？焖俚男畔⑻幚砻貢ぷ髦械男畔⒐芾碇饕ú杉ぷ鳎庸ぬ幚砉ぷ?，信息傳遞工作。 秘書工作中采集信息是其起點和基礎(chǔ)。在信息工作中不能做到及時收集，迅速報送，再好、再重要的 信息也會因時過境遷而失去利用價值。在秘書工作中，信息

7、的采集主要通過語音、文字、圖表、圖 像等方式，表現(xiàn)在辦公自動化環(huán)境中則通過信息網(wǎng)絡(luò)來獲取。而秘書還需要運用計算機技術(shù)進行信息 加工和處理，使信息表現(xiàn)的更易懂和簡潔，傳統(tǒng)辦公的處理方法大多是交于上級直接進行最終的信 息發(fā)布階段，自動化辦公有利于信息的快速處理。相比較以前的信息傳遞手段來講，自動化環(huán)境下 的信息傳遞已經(jīng)走向快速、方便的“康莊大道”上了?，F(xiàn)在可以通過計算機采集國內(nèi)外的各種新聞 熱點信息，在實現(xiàn)信息聯(lián)網(wǎng)的同時，還可以實現(xiàn)個人與社會，企事業(yè)單位與企事業(yè)單位之間的資 源共享。如果不實行辦公自動化信息管理，以來傳統(tǒng)的人工收集、整理的老式辦法，所得到的信 息會少、慢、差、誤。給信息管理工作帶來

8、很多麻煩。新型的檔案管理在辦公自動化環(huán)境中，秘書對檔案管理的工作表現(xiàn)在整理，保管和保密上。 秘書人員在計算機上制作、接收文件，電子檔案便應(yīng)運而生。電子檔案包括磁盤、軟盤和光盤等儲 存介質(zhì)，秘書人員在保管諸如此類的信息時，首先是將文件信息分門別類，建立一個文件夾，將 這些內(nèi)容保存在適當(dāng)?shù)慕橘|(zhì)上；確定的標(biāo)識全宗名：劃分全宗群：進行編號和排歹IJ。這樣為日后保 存、查閱提供了依據(jù)，既方便了管理，又省事省力省時省工。而如果用老套的檔案管理方法，只能靠秘書工作人員埋頭手抄整理，這樣費工費力費時，還易出差錯， 甚至丟失重要文件檔案，給國家?guī)黼y以估量的損失。秘書的檔案保管工作是一項非常重要的工作，在確保檔

9、案完整的基礎(chǔ)上，還要保證文件的安 全。電子檔案在穩(wěn)定性上不如紙張材料。于是，秘書人員在保管檔案時要做到以下幾點：掌握好 庫房溫度：保持庫房內(nèi)清潔，無腐蝕性氣體，時刻檢查通風(fēng)狀況；防止磁場的干擾；防止紫外線的 直接照射。在保養(yǎng)和維修方面，秘書人員要保持磁帶機、軟盤驅(qū)動器、清洗機的清潔，定期對磁 帶、軟盤、光盤進行檢查、復(fù)制更新。2-2自動化辦公之于傳統(tǒng)辦公的優(yōu)勢辦公自動化能夠提高秘書工作效率和質(zhì)量秘書工作是一項參謀性、輔助性的工作，其工作內(nèi)涵具有復(fù)雜性和多變性的特征，內(nèi)容包括輔助決策、公文辦理、會議組織、信息處理、調(diào)查研究 等。傳統(tǒng)的秘書工作主要是辦文、辦會、辦事三個方面的內(nèi)容。傳統(tǒng)辦公環(huán)境下，

10、秘書工作的開 展主要借助紙和筆進行工作，工作質(zhì)量難以提高，工作效率難以提高。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，使秘書 工作與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)緊密結(jié)合在一起，實現(xiàn)辦公自動化后，秘書工作主要借助先進科學(xué)設(shè)備進行處理 極大地提高了辦公效率和工作質(zhì)量，并且伴隨著網(wǎng)絡(luò)時代的來臨，掌握信息的渠道更多更快更 新，從而使文件處理更加高效。辦公自動化促使秘書工作產(chǎn)生“革命性”的三大變化在秘書工作中引進計算機技術(shù)和一系 列辦公自動化設(shè)備，所帶來的效果是“革命性”的，它使傳統(tǒng)的抄抄寫寫式的秘書工作方式受到極 大的沖擊，迫使文秘人員提高工作效率，改變工作方式與之相適應(yīng)。一、處理情報信息方面的變化網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，使信息和資源由整個機構(gòu)共享，使眾多人

11、員能夠一起處理項目?；ヂ?lián)網(wǎng)不受 空間與時間的限制，逐漸消除或重新定義了社會之間的界限、關(guān)系，給我們打開了廣闊的思維空 間，有利于秘書充分利用互聯(lián)網(wǎng)獲取知識，充分發(fā)揮思維能力為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。如在實行資源共 享，增加信息的占有量方面有大量的公共信息需要秘書去發(fā)布，如員工作業(yè)分配表、各項管理 制度以及個部門組織圖等。這些以往通常都必須印成書面材料，張貼出來或散發(fā)下去，不僅消耗 大量的人力和物力，而且往往不能及時更新，影響使用，現(xiàn)在通過internet之后，這些都可以在 internet上發(fā)布，提高效率，也節(jié)省了成本。信息 被稱為“財富的財富”，往往稱為個人、企業(yè)、 行業(yè)、部門甚至國家決策成敗的關(guān)鍵。

12、網(wǎng)絡(luò)中大量搜索引擎的使用，適應(yīng)了大量經(jīng)濟信息傳播和處理管理的需要，不僅克服了傳統(tǒng)的手工 方法和原始程序處理信息存在的局限性。使搜集信息慢傳遞手段落后 信息資源浪費、共享性 差、存貯功能低、檢索復(fù)雜、帶有主觀性等問題較好地得到了解決。更重要的是，秘書人員通過網(wǎng) 絡(luò)接觸到了比過去更多的信息，掌握了大量情況。秘書人員不必離開工作崗位。即能從計算機檔 案中調(diào)閱所需情報資料。閱讀投放在電子信箱中的書信和各種文件目錄表，接收領(lǐng)導(dǎo)人通過計算機 發(fā)表的指令并按照需要在計算機上進行必要的文字處理，真正做到了 “眼觀六路，耳聽八方”，思 考問題和解決問題的空間進一步擴展，這就使得他們有可能做好一般性的信息處理事務(wù)

13、和參謀輔助 的同時，參與領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)范圍之內(nèi)的決策工作。二、處理各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)方面的變化在上報各種統(tǒng)計分析表時，可以直接利用計算機提供的數(shù) 據(jù)，進行有效地科學(xué)分析，并利用傳真迅速上報，達(dá)到快速、準(zhǔn)確、方便的目的。三、辦理會務(wù)工作方面的變化傳統(tǒng)的辦會往往在一個特定的地方，如會議室、辦公室或其他某 個特定的會議場所。由于會務(wù)工作極其復(fù)雜，千頭萬緒，所以秘書安排會議起來常常力不從心，然而，利用辦公自動 化系統(tǒng)中的電子日程表安排會議，僅需2-3分鐘就安排好了，秘書能輕易應(yīng)付大量會議。辦公化 自動化系統(tǒng)不僅能科學(xué)地分配會議室 交通工具、聲響設(shè)備等，并能進行會議記錄，編輯會議簡 報等，能自動檢索會議內(nèi)容，并能及

14、時修改和刪除。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，各種通訊技術(shù)的運用，使會議不局限在某一地方，擴大了會議的場所。如 網(wǎng)絡(luò)會議的產(chǎn)生，使與會人員足不出戶，就能參與會議的整個過程，通過電視會議系統(tǒng)，不出差 即可召開地區(qū)性或更大范圍的會議。使用移動通信和電傳呼，可以使秘書隨時同外出的領(lǐng)導(dǎo)和工 作人員保持聯(lián)系，大大減少出差人員和出差費用，極大地改變了秘書的工作方式。秘書的工作方 式雖然發(fā)生了重大的變化，但并不代表一些具體秘書工作中的規(guī)范處理程序的變化。由于公文辦 理、檔案管理等工作有傳統(tǒng)的規(guī)范程序，例如公文辦理中的擬辦、批辦、承辦等核心環(huán)節(jié)，檔案 管理中的鑒定、分類、整理等核心環(huán)節(jié)。即使在辦公自動化環(huán)境下仍要保持規(guī)范處理

15、，使0A與傳 統(tǒng)秘書工作真正相結(jié)合。綜上所述，使秘書人員避免了在領(lǐng)導(dǎo)、同事與部分之間的穿梭，人與人 面對面的接觸大為減少，純手工。領(lǐng)導(dǎo)是機關(guān)或單位中的首腦，處于決策地位，相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)的事務(wù)也必定會繁多雜亂，網(wǎng)絡(luò)的發(fā) 展擴大了領(lǐng)導(dǎo)的需要，比如一些技術(shù)性難題，領(lǐng)導(dǎo)沒有精力甚至沒有能力去解決，就需要秘書及 時處理。又如在會務(wù)工作中，秘書人員的工作內(nèi)容不再僅僅是會前準(zhǔn)備、會中服務(wù)、會后整理的三大環(huán)節(jié)，在電視電話會議中，還要幫助領(lǐng)導(dǎo)處理各種技術(shù)難操作的成分大 大降低，秘書工作方式發(fā)生了重大變化。辦公自動化促進秘書工作職能的擴展傳統(tǒng)的秘書工作主要是辦文、辦會、辦事三個方面的內(nèi)容。具體來說主要有文書工作、檔

16、案工作、會務(wù)工作、信息工作、信訪工作、保密工作、督查工作、接待工作等等。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā) 展，使秘書工作與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)緊密結(jié)合在一起，為適應(yīng)這一發(fā)展趨勢，秘書人員要改變過去傳統(tǒng) 的工作模式，工作的內(nèi)容不僅僅是以上所說幾點，凡是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的能通過網(wǎng)絡(luò)解決的事務(wù) 都可以當(dāng)作秘書的職能。秘書工作的職能擴展的兩個相互對應(yīng)因素：領(lǐng)導(dǎo)工作中的需要題和通訊設(shè)備的連接情況。如果這些事務(wù)，由于領(lǐng)導(dǎo)的能力或精力不夠等原因而得不到處 理，勢必造成很大的影響和損失，以至影響到領(lǐng)導(dǎo)的形象，為了領(lǐng)導(dǎo)工作中的不足和需要，就要 促進秘書工作職能的擴展。秘書工作的可能性網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，為秘書提供了一個良好的環(huán)境與平臺，使秘書工作職能的

17、擴展有了可能性。 由于計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，大量新型辦公軟件與設(shè)備產(chǎn)生，秘書可以借助這些新事物來 擴展職能。如為了擴大企業(yè)的公共影響力，搞好公共關(guān)系，秘書要承擔(dān)本單位網(wǎng)站的主導(dǎo)職 位，把本單位的簡介和發(fā)展概況等放在網(wǎng)站上供公眾查詢，還要及時有效地收集本單位的最新信 息并在網(wǎng)上公布，定期編制簡報和在一定階段所取得的成果并在網(wǎng)上發(fā)布。實現(xiàn)辦公自動化環(huán)境，運用新的辦公手段，要求秘書工作者必須具備相應(yīng)的素質(zhì)和技能。辦公自動化是一種新的環(huán)境，它對秘書人員業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了嚴(yán)格的要求，如不迅速提高自 身素質(zhì)與技能，將不能適應(yīng)這環(huán)境下的秘書工作，也會被淘汰！第三章 辦公自動化對秘書工作提出了新的要求秘書工

18、作新的要求積極轉(zhuǎn)變思想觀念，提高對辦公自動化的重視程度 從思想上認(rèn)識辦公自動化的必要性和長遠(yuǎn)功效。秘書是跟信息緊密掛鉤的，所以必須轉(zhuǎn)變思想以跟上時代的步伐，在新的歷史發(fā)展階段， 秘書人員只有更新觀念，轉(zhuǎn)變工作方法，積極學(xué)習(xí)先進的辦公自動化思想才能保證秘書工作的高 效、有序的運作。積極學(xué)習(xí)新技能，提高自身能力網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，會伴隨著系新型辦會設(shè)備與軟件的產(chǎn)生，秘書體力勞動大大減少，智力方面的事務(wù)會增多。由于領(lǐng)導(dǎo)不動這些軟件與設(shè)備的用法，需 要秘書去填補這方面的缺陷。秘書面對這一現(xiàn)實，為了更好地實現(xiàn)其自我價值，會花大力氣去學(xué) 習(xí)并掌握這些設(shè)備與軟件的用法，以隨時為領(lǐng)導(dǎo)提供智力服務(wù)。自動化的秘書工作

19、，但是再自動化，也離不開作為主體的人，人是秘書工作中最重要的一 部分。自動化的秘書公作主要還是秘書人員的職能自動化。在某種程度上講，這不只是軟硬件上 采用先進的高科技，使工作自動化，而是秘書人員對工作的態(tài)度，也有一個由被動到主動的發(fā)展 過程。自動的去工作，自動的去思考，在工作中始終體現(xiàn)出自動，即用一種積極的、主動的、 熱情的心態(tài)去面對自己的本職工作，充分發(fā)揮主觀能動性，這是自動化秘書工作的一種至高境界。 3.1.3增加安全防范意識，做好保密工作保密工作是秘書工作的重要工作部分，而辦公自動化環(huán)境下，保密工作呈現(xiàn)出新的特點，增加了保密難度。尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速的今天，文件檔案的傳送 途徑越來越多，反

20、之泄密的渠道也越來越多。所以秘書人員應(yīng)該努力學(xué)習(xí)這方面的知識，增強安 全防范意識，加強保護措施，提高辦公自動化中的保密工作和技術(shù)水平。工作的規(guī)范化操作，強化責(zé)任意識在日常工作中，辦公自動化很大程度的幫助了秘書人員 的工作。但還需要秘書人員嚴(yán)格按照工作規(guī)范來操作，真正的做到使辦公自動化來提高工作效率和 工作質(zhì)量。在工作當(dāng)中，還得注意使用的設(shè)備安全和保護，不能造成不必要的浪費，保持設(shè)備的 “可持續(xù)利用”。掌握實情的羥重緩急，盡量做到“好剛用在刀刃上”。秘書工作未來工作的方向辦公自動化的發(fā)展方向應(yīng)該是數(shù)字化辦公。所謂數(shù)字化辦公即幾乎所有的辦公業(yè)務(wù)都在網(wǎng)絡(luò) 環(huán)境下實現(xiàn)。從技術(shù)發(fā)展角度來看，特別是互連網(wǎng)

21、技術(shù)的發(fā)展，安全技術(shù)的發(fā)展和軟件理論的發(fā) 展，實現(xiàn)數(shù)字化辦公是可能的。從管理體制和工作習(xí)慣的角度來看，全面的數(shù)字化辦公還有一段 距離，首先數(shù)字化辦公必然沖擊現(xiàn)有的管理體制，使現(xiàn)有管理體制發(fā)生變革，而管理體制的變革 意味著權(quán)利和利益的重新分配；另外管理人員原有的工作習(xí)慣、工作方式和法律體系有很強的慣 性，短時間內(nèi)改變尚需時日。盡管如此，全面實現(xiàn)數(shù)字化辦公是辦公自動化發(fā)展的必然趨勢。 而秘書工作也必須隨著辦公自動化的發(fā)展要進一步明確未來的工作方向，主要有以下幾點：更多的智力補充有待秘書去實施與挖掘網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，會伴隨著系新型辦會設(shè)備與軟件 的產(chǎn)生，秘書體力勞動大大減少，智力方面的事務(wù)會增多。由于

22、領(lǐng)導(dǎo)不動這些軟件與設(shè)備的用法， 需要秘書去填補這方面的缺陷。秘書面對這一現(xiàn)實，為了更好地實現(xiàn)其自我價值，會花大力氣去 學(xué)習(xí)并掌握這些設(shè)備與軟件的用法，以隨時為領(lǐng)導(dǎo)提供智力服務(wù)。更多的服務(wù)方式有待秘書去踐行與創(chuàng)新在辦公自動化產(chǎn)生之前，秘書為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的活動是秘書獨立完成的，沒有憑借外在力量（如 計算機辦公設(shè)備），然而隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，秘書可以憑借各種辦公設(shè)備與軟件為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。秘書已 經(jīng)深刻認(rèn)識到為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)方式的多樣性是現(xiàn)代優(yōu)秀秘書人才所必備的基本要求，更重要的是已經(jīng)有 了一種運用舊有的服務(wù)方式創(chuàng)建新的服務(wù)方式的意識。更多的服務(wù)范圍有待秘書去占領(lǐng)與開拓傳統(tǒng)的秘書工作使服務(wù)范疇停留在抄抄寫寫式的范圍之內(nèi)，計算機等辦公設(shè)備擴大了秘書服 務(wù)范疇。只要是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)可以通過辦公設(shè)備解決的事務(wù)都可以列入服務(wù)范圍之內(nèi)。同樣秘書 也認(rèn)識到服務(wù)范圍的擴大，通過提高自身素質(zhì)來適應(yīng)其需要，去發(fā)現(xiàn)更多的服務(wù)范圍為領(lǐng)導(dǎo)服 務(wù)。如秘書人員要密切關(guān)心當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展?fàn)顩r，更加敏銳地發(fā)現(xiàn)辦公自動化的新產(chǎn)品新成 果，不斷地搜集及時信息，并技能型歸納總結(jié)，找出有參考價