辦公室工作認知3-

1、辦公室工作實務 會說 會寫 會做事 會做人 辦公室工作概述 學習目標知識點 1、了解辦公室工作的性質(zhì)、作用和職能 2、 理解辦公室工作的原則性與靈活性 3、 認識辦公室秘書應具備的職業(yè)素養(yǎng)能力點 1、培養(yǎng)辦公室秘書的工作悟性 2、完善辦公室秘書的能力結構素質(zhì)點 1、培養(yǎng)并逐步具備組織系統(tǒng)宏觀管理眼光 2、培養(yǎng)正確的秘書職業(yè)觀、事業(yè)觀會說 會寫 會做事 會做人Company Logo會說 會寫 會做事 會做人辦公室秘書的職業(yè)素養(yǎng)Company Logo 情景案例 劉麗麗是一位剛滿19歲的漂亮姑娘，高中畢業(yè)后因高考落榜，便到省城來求職。她再三思量，覺得自己長得不錯，口齒伶俐，適合去做秘書工作。于是

2、，她翻閱大報小報，幾乎每張報紙都能看到各種企業(yè)招聘秘書人才的廣告，她喜出望外。便津津有味地閱讀起來：某國際投資有限公司聘英文秘書一名，女性，25歲以下；中英文說寫流利，良好的人際關系；熟練中英文電腦處理；英語大專畢業(yè)；有兩年以上外資企業(yè)工作經(jīng)驗者優(yōu)先。某公司招聘辦公室秘書兼總務，女性，大專畢業(yè)，兩年相關工作經(jīng)驗，工作耐心、細致，辦事謹慎，有承受工作壓力的心理素質(zhì)，具有較強的英語聽、說、寫能力以及一定的財務經(jīng)驗。某集團公司聘高級文秘，大學本科或?qū)？飘厴I(yè)，具有較強文字表達能力，熟悉資料分類存檔。有專業(yè)知識及合資企業(yè)工作經(jīng)驗者優(yōu)先考慮。某汽車配件公司聘文秘，要求品貌端正，大專畢業(yè)，年齡在2028歲，

3、男女不限。要略懂電腦操作，曾從事管理工作，能講流利的廣州話及普通話，懂英文或日語（最好是外語學院畢業(yè)）。某首飾廠聘秘書，大專以上學歷，有良好英語能力和熟悉電腦者，有較強的文字表達能力，有獨立處事能力，有吃苦耐勞的精神，能與人融洽相處。劉麗麗把一則又一則的招聘廣告從頭看到尾，越看越泄氣。各種招聘秘書的廣告，對應聘秘書的要求很具體，既有知識技能方面的條件，也有思想品質(zhì)方面的要求，她僅有年齡和容貌是遠遠不夠的。經(jīng)過幾天的認真考慮，劉麗麗決定報考秘書職業(yè)培訓學校，繼續(xù)學習，提高自己的素質(zhì)。會說 會寫 會做事 會做人Company Logo項目任務 如果你是文秘專業(yè)學生，你打算怎樣培養(yǎng)自己的職業(yè)素養(yǎng)以適

4、應現(xiàn)代化企業(yè)管理對秘書人才的要求 ？會說 會寫 會做事 會做人Company Logo任務分析 隨著我國市場經(jīng)濟的迅速發(fā)展，秘書人員以驚人的速度增長，秘書已成為市場經(jīng)濟條件下興起的社會職業(yè)群體，是社會活動中重要的不可缺少的輔助力量。隨著我國改革開放特別是加入世貿(mào)組織，對秘書從業(yè)人員的要求越來越高，圍繞我國企業(yè)轉(zhuǎn)換經(jīng)營機制，建立現(xiàn)代企業(yè)制度，秘書工作必須適應新的形勢，秘書人員也必須努力提高自身的素質(zhì)，更好地為完善市場經(jīng)濟體制服務，這就要求面向二十一世紀的秘書具有較高的素質(zhì)。 會說 會寫 會做事 會做人Company Logo任務分析 作為文秘專業(yè)的在校學生，想要在將來的職場競爭中謀得一席之地，首

5、先一定要學好專業(yè)知識，注重提升專業(yè)素質(zhì)，利用學校的實訓條件以及各種實踐機會充分掌握秘書工作的相關技能，這是適應時代發(fā)展、社會需要的必備條件；不但好學、勤學，還要博學，人們說：“秘書肚，雜貨鋪”，就是說秘書人員是通才，是雜家，一定要博學多才，見多識廣，因此要充分利用學校的圖書館、閱覽室以及越來越發(fā)達的網(wǎng)絡系統(tǒng)廣泛涉獵各行各業(yè)的知識，以提升自己的職業(yè)素養(yǎng)。更重要的，要學會做人，這是做好秘書工作的先決條件，其實，學校就是一個小社會，要學會和各種各樣的人相處，多參加校內(nèi)的各種各樣的活動，在與人溝通交往中培養(yǎng)謙虛謹慎、誠實守信、尊重他人、與人為善的優(yōu)良品格，這是一個職業(yè)秘書必須具備的思想、道德品質(zhì)方面的

6、素養(yǎng)。會說 會寫 會做事 會做人Company Logo從一則案例說起會說 會寫 會做事 會做人 完美人才 周總決定高薪聘請一名助理來出任自己的副手周總聘人用的是怪招，既不看求職人的年齡、文憑，也不注重他人的性別和是否有工作經(jīng)驗。周總的怪招是凡是來應聘總經(jīng)理高級助理一職的，一律將他們領到一間屋子里：“這里有兩樣東西，你任選一樣，然后在一天之內(nèi)憑你的本事，運用你所選擇的東西去賺錢，能賺多少是多少，但不管是多少錢都要上交到我的手上。一周之后，賺錢最多的那個人將成為我的高級助理?！?那兩樣東西是什么呢？三個捆綁在一起的空礦泉水瓶子，一小包茶葉，只能任選一樣。 求職的人都知道，這是一道特殊的考題。但三

7、個空瓶子或者一小包茶葉能賺來什么錢呢？許多應聘者根本不接周總的怪招，一轉(zhuǎn)身氣沖沖走了。也有爽快的接招者，但一走出周總公司的門，若是當時選了三個空瓶子的，馬上將瓶子一扔；若是選了茶葉的，將茶葉拿回家給自己享用了，懶得再回周總的公司交差。還有一小撥人，很實在，真的希望憑借空瓶子或茶葉去賺錢具體的措施主要有兩種，一是將瓶子當廢品賣，得幾分錢；二是將那一小包茶葉費盡口舌推銷出去，得一塊兩塊錢。其余五花八門的花招雖然也有人用，但基本上沒什么贏利。掏自己腰包湊些錢來上交的蠢事沒人干，因為周總事先一再重申，只要是交上我錢都一律不退，所以千萬別當“怨大頭”，將自己口袋的錢冒充“利潤”來上交。Company L

8、ogo辦公室秘書的職業(yè)道德會說 會寫 會做事 會做人 周總一次又一次地嘆息，就在他將要失望時，竟有人交來106元。這是兩個人一起交來的，面對周總圓瞪的雙眼，兩人說出他們的賺錢經(jīng)：一個拿瓶子，一個拿茶葉，兩人出門后合作起來。借朋友的爐具燒了開水泡了茶葉，然后趕到一處銷售即開型福利彩票的地方當場賣水，用瓶子賣，連瓶子帶水每瓶3元，但如果退還瓶子則只收1元銷售彩票的地方人山人海，太多的人擠得口干舌燥，不停地買水喝。三個瓶子當然是始終是沒有“賣”出去，但整整一天，“茶水”卻賣了106瓶！ 周總格外高興，說你們正是我在努力尋覓的難得的完美人才啊。原準備只招聘一位總經(jīng)理助理的，但周總當場決定將二人同時搜羅

9、到自己的公司，一人擔任總經(jīng)理助理，一人擔任副總經(jīng)理助理。周總說：“當今的商業(yè)社會，最完美的人才首先是聰明有顆智慧腦，腦子里不時能冒出取之不盡用之不竭的好點子，其次必須有團結協(xié)作的精神，再次是要善于采取膽大心細的行動，這幾點，你們倆全有。 兩位高級助理來公司上班后，公司果真出現(xiàn)了日新月異的新氣象。周總好得意，很為自己招攬到兩位突出的人才感到欣慰。不料，兩個月之后，這兩個人才忽然不見了，隨同他們一起不見的，還有公司40多萬元的貨款。周總傻了眼，急匆匆報警后，好不容易才冷靜下來，他腦子里冒出來第一個念頭便是給自己心目中的完美人才的條件添了一條新內(nèi)容：高尚的職業(yè)品德。Company Logo辦公室秘書

10、的職業(yè)道德會說 會寫 會做事 會做人 知密多 知密早 知密深事務性 從屬性服務性.職業(yè)道德是人們從事職業(yè)活動所應遵守的行為規(guī)范 秘書相對于其他職業(yè)而言，職業(yè)道德尤其重要一旦道德淪喪，將會給單位帶來無法估量的損失決定了辦公室秘書必須具備較高的職業(yè)道德素養(yǎng)Company Logo辦公室秘書的職業(yè)道德會說 會寫 會做事 會做人12345愛崗敬業(yè) 忠于職守遵紀守法，嚴守機密誠實守信，恪盡職責謙虛謹慎，廉潔自律埋頭奉獻，甘當配角Company Logo辦公室秘書的職業(yè)道德會說 會寫 會做事 會做人討論： 在辦公室秘書的職業(yè)道德標準中，你認為最容易堅守的標準是什么？最難堅守的標準是什么？為什么？Compa

11、ny Logo小提示“反思”與“慎獨” 秘書應該繼承前人在道德修養(yǎng)中注重“反思”和“慎獨”的好傳統(tǒng)。古人講“日三省乎己”，秘書應該把職業(yè)道德標準作為一面鏡子，定期檢查自己。所謂“慎獨”，就是說即使在個人獨立工作，無人監(jiān)督的情況下，也要堅持按道德規(guī)范的要求做事，在“隱”和“微”的地方，能夠自覺地控制自己，防微杜漸，加強自我教育、自我磨煉、自我改造和自我完善，努力使自己成為一個具有較高道德修養(yǎng)的人。 2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說 會寫 會做事 會做人Company Logo辦公室秘書的知識素養(yǎng)1漢語知識2科學知識3外語知識4561秘書業(yè)務知識2行業(yè)領域的業(yè)務知識34561經(jīng)濟

12、學知識2法學知識3心理學知識4社會學知識5行政學知識6領導科學秘書知識素養(yǎng)基礎知識 專業(yè)知識 相關知識 會說 會寫 會做事 會做人辦公室秘書最起碼的知識面辦公室秘書區(qū)別于其他專業(yè)人才的重要標志 邊緣學科知識的掌握有助于辦公室秘書整體素質(zhì)的提高 Company Logo 基礎知識相關知識行業(yè)知識專業(yè)知識辦公室秘書的知識素養(yǎng)會說 會寫 會做事 會做人知識結構形狀類似于“”Company Logo小技法秘書應從實踐經(jīng)驗中不斷學習，提高自己的知識的素養(yǎng)，通過與各位有頭腦、有經(jīng)驗的領導、客戶、同事往來，從他人的經(jīng)驗中不斷提升自己。秘書身處領導的周圍，應注意在工作中向領導取經(jīng)，學習有益的領導經(jīng)驗，并從自己

13、的失誤中汲取教訓。2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說 會寫 會做事 會做人Company Logo辦公室秘書的能力素質(zhì)會說 會寫 會做事 會做人 秘書工作的復雜性、多樣性秘書活動的豐富性、廣泛性需要秘書人員具有多種能力這種綜合性的能力要求是由秘書的職業(yè)特征所決定的領導職能的進一步加強，秘書的工作日趨繁重秘書的能力內(nèi)涵較之以前有顯著的擴展與強化.從適應單位實際工作的需求出發(fā)，辦公室秘書幾種能力是必須要具備的Company LogoCompany Logo辦公室秘書的能力素質(zhì)聽知能力 辦事能力自制力辦公設備操作能力社交活動能力能力素質(zhì)閱讀概括能力創(chuàng)新能力包容能力競爭能力組織策劃能力

14、表達能力人際溝通能力會說 會寫 會做事 會做人Company Logo小技法聽知能力耐心傾聽、正確理解拎出要領、抓住重點，用自己的語言加以復述掌握方言、外語、民族語言聽話的方法認真、集中精神聆聽不僅用耳朵聽，也用眼睛及整個身體聆聽；聽話時在腦海里想5W2H （When、Where、Who、What、Why、How、How many）把對方所說的話整理好；在適當時機適當?shù)亍案胶汀保骸笆恰?、“嗯”、“是嗎”、“我明白”在對方談話告一段落后再發(fā)問若發(fā)問事項很多，就逐項列舉，依照談話的內(nèi)容順序發(fā)問；對方說話時，不要挑語病或搶話 2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說 會寫 會做事 會做人C

15、ompany Logo小技法 秘書的工作責任范圍日益擴大，工作累積繁雜，往往每天加班還不見得能夠做完工作，結果不是事情沒有辦好，便是錯誤不斷。如何才能使工作順利進行呢？有如下建議可供參考： 1、掌握工作的整體概況。若是忽略了這一點，而把目光集中于特定細節(jié)，就會忽略真正重要的部分。唯有對工作有通盤的了解，才能進行有效率的規(guī)劃。 2、善于借助他人的力量。這里指的他人，包括后輩、資深同事和上司等，借助他人的力量運用在工作上。為了便于得到他人的幫助，平時待人處世的態(tài)度非常重要。若能建立良好的人際關系，廣結人緣，那么辦起事來自然方便許多。 3、了解自己的實力。譬如準備熬夜是否能完成工作，需要多少睡眠才能

16、恢復精神等等，知道自己的能力極限，方可有效地建立工作進度表。2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說 會寫 會做事 會做人Company Logo辦公室秘書的心理素質(zhì) 會說 會寫 會做事 會做人秘書處于單位組織管理系統(tǒng)的中樞地位的特殊事務的繁重角色的復雜Title in here心理處于高度緊張狀態(tài)心理障礙 心理失衡.個人對職業(yè)、崗位、角色的認知偏差社會世俗觀點及群體輿論壓力給秘書的工作和人際交往造成困難甚至會影響到秘書自身的身心健康 Company Logo辦公室秘書的心理素質(zhì) 作為辦公室秘書應具備的健康和諧的心理素質(zhì)，主要是指： 樹立正確的人生觀，價值觀，熱愛本職工作； 建立自我

17、成功期待，擁有恰當?shù)娜松ж撍剑?善于反省，能自我調(diào)節(jié)心理壓力； 自覺抵御各種不良思想觀念行為的影響； 善于營造和諧、互助的人際關系氛圍； 做事有百折不回、堅持不懈的勇氣和毅力； 具有自信、熱忱、沉著、樂觀飽滿的情緒，有幽默感。 會說 會寫 會做事 會做人Company Logo1.自我認識能經(jīng)常進行自我反省，從不同角度了解自己。2.情緒控制高情商者在被激怒時不易喪失理智，能夠及時有效地控制不良情緒，保持冷靜頭腦和開朗心情。3.自發(fā)的意志決定做一件事時，無需外界的推動，而完全依靠一種執(zhí)著的信念、內(nèi)在的強大推動力，不輕易放棄。4.目光遠大從不沉溺于短暫的利益之中。5.人際關系融洽尊重別人的意見

18、，能建立友好合作的人際網(wǎng)絡，從與人的交往中獲得幫助和快樂。情商（EQ）內(nèi)涵Company Logo秘書個性與秘書工作 一天，湯普森先生碰上了一件十分難辦的案子，非常惱火。他的屬下都知道，凡碰到這種情況，他總愛拿下級出氣。果然，他責怪秘書把一份重要文件弄丟了。面對同樣事情，我們來看看三個秘書不同的處理方式。 第一位秘書王小姐是個很細心的人，看這份文件不在她抽屜里，查找文件登記簿，發(fā)現(xiàn)這份文件三周前已送到湯普森先生的辦公室。但她一直不敢提及此事。任由湯普森先生指責她是所有雇員中最沒有能力的秘書，并為自己心中的怨氣感到內(nèi)疚，非常擔心會因此事丟了工作。當然最后湯普森在他的文件里找到了那份文件，發(fā)現(xiàn)錯怪

19、了王小姐。只是以后王小姐還是要時常忍受湯普森先生的指責。Company Logo 第二個秘書李小姐很自傲，自信萬事不求人，當湯普森指責自己把文件弄丟了時，立刻大聲辯解，并開始頂撞湯普森：從來沒見過像他這樣缺乏組織能力的老板并指出文件早已簽發(fā)給他了。最重要的是她表示，她將不會代他受過，也絕不會替他受過，更不會受他的這份窩囊氣。不用說湯普森一怒之下解雇了李小姐。 第三個秘書劉小姐，在湯普森先生怒氣沖沖地走進她辦公室時，表現(xiàn)得很冷靜，接著對文件的丟失感到著急。 在徹底是查清了自己的文件后，她十分肯定地告訴湯普森，他早已取走了這份文件，因此文件應該在他那里。當湯普森先生余怒未消時，她以友善但堅決的口氣

20、告訴他，她感到對她的指責是不公平的，并建議如果停止雙方這種毫無結果的談話，共同去湯普森那里找文件雙方都會好過一些的。Company Logo 面對同樣一件事，三個不同個性的秘書采取了三種不同的處事方式，產(chǎn)生了三種截然不同的結果，這充分表明了秘書個性對于秘書工作的重要影響。 秘書工作對于秘書個性具有特殊的要求，不具備或者不重視個性培養(yǎng)的秘書是無法適應秘書工作的要求，當然也就談不上成為一名優(yōu)秀的成功的秘書了。Company Logo健康人格的養(yǎng)成愛因斯坦說過：一個人事業(yè)上的成功取決于他性格上的偉大。良好性格是健全人格的核心內(nèi)容，是人生成功的必要條件。Company Logo辦公室秘書的心理調(diào)適 為

21、了有效地工作和正常的生活，辦公室秘書要善于調(diào)適自己的心理，保持穩(wěn)定、樂觀、健康的心態(tài)，行之有效的調(diào)適方法是： 培養(yǎng)廣泛興趣，豐富業(yè)余生活，以陶冶性情，培養(yǎng)樂觀情緒； 博覽群書，以拓寬視野，開闊胸襟； 主動與人交流、溝通，利用各種心理咨詢服務，通過傾訴、宣泄以調(diào)節(jié)情緒； 正確地評估自己，培養(yǎng)高尚的人格修養(yǎng)； 勞逸結合，堅持鍛煉身體； 學會轉(zhuǎn)移注意力，其中學會克制與忘記很重要，不良情緒容易得以排解； 掌握一些心理保健知識。 會說 會寫 會做事 會做人Company Logo如何獲得樂觀的心態(tài)一個富商在他雙胞胎兒子生日那天，在其中一個孩子的房間里堆了很多玩具，而另一個孩子的房間里則是很多馬糞。結果第

22、一個孩子看到很多的玩具卻還是愁眉不展，說：“這里沒有一個是我要的”。而另一個卻非常高興，說：“看來爸爸要送我的小馬就在附近。”用你的行動去影響你的心態(tài)不要經(jīng)常說消極詞語心懷感激學會自我激勵Company Logo 秘書的心理調(diào)節(jié)Company Logo辦公室秘書的心理調(diào)適 會說 會寫 會做事 會做人Company Logo案例 ：“秘書綜合征”（1） 我是局里一名老秘書了，我認為自己干得不錯，大家都說我前途無量，也常受領導表揚?？稍卺t(yī)院當醫(yī)生的妻子愣說我有“秘書綜合征”。 我最關心時事政治，所以每到晚上七點，總是雷打不動地端坐在電視機前看電視新聞，手里拿著筆和本子，一邊看一邊記。妻子說我象神經(jīng)

23、病，可我想得是：秘書常給領導寫講話稿，涉及時事，萬一失誤就闖禍了。所以在家里誰要干擾我看新聞，我就和誰勢不兩立。在單位，報紙一到，我如饑似渴先看頭條，再看報眼，一邊讀一邊在報紙上圈圈點點。一年下來，辦公室的報紙堆在一起有一人多高了，我將這些寶貝整整齊齊擺在那里，不準別人動。Company Logo“秘書綜合征”（2） 我的行動越來越謙虛、禮讓了。最近我開始稱妻子為領導。和妻子上街。我總是跟在妻子的側(cè)后方，并搶過妻子的包拿在手里。上車時，我總是動作迅速地上前，打開車門，站在門邊，等妻子坐穩(wěn)，我才找個不起眼的地方坐下。 在酒桌上我學會了為別人著想。我酒量不大，但在學友相聚的宴席上，我常莫名其妙地把

24、別人酒杯中的酒倒在自己的杯里，倒完之后才發(fā)現(xiàn)對方不是我的領導。 我喜歡用文件傳遞信息，文件是我的生存方式。前不久我打算買一新電腦換掉舊電腦?？韶斦髾嘣谄拮邮掷?，我花了一段時間寫了關于購買新電腦的請示，列舉了買新電腦的五大必然、六大要點、七大作用、八大效益。不料還沒等我把請示交上，一臺新電腦已擺在我的書桌上。為此我同妻子吵了一架，我說“沒有文件，怎么就買了電腦了，這是嚴重的違反制度的行為?！盋ompany Logo“秘書綜合征”（3） 我愛寫文章，文章的后面總是寫上領導的名字。我覺得只有領導才有資格充當作者，我應做無名英雄。今年初，局里實行中層干部竟聘，我報名參加，不知是由于慣性作用還是一時疏

25、忽，在報告的最后竟然署上了局長的名字。局長找到了我，親切地對我說，寫文章想到別人是一種美德，但在適當時候，也要署上自己的名字。 以上是我患“秘書綜合征”的一些癥狀，我決定去醫(yī)院，為便于醫(yī)生掌握病情，我已經(jīng)寫了3萬字的關于我患“秘書綜合征”的情況報告，此材料正在修改之中。 問題：“我”是否是一位合格的秘書人員？為什么？ “秘書”角色如何進得去、出得來？Company Logo小技法 秘書的八種不良心理 辦公室秘書應該經(jīng)常進行自我心理調(diào)節(jié)，以便更好地適應環(huán)境和工作的需要。秘書必須注意克服八種不良心理： 一是求逸心理 缺乏責任感和奉獻精神，貪圖安逸，追求舒適，工作繁重便產(chǎn)生厭倦情緒，怨天尤人。 二是

26、恃勢心理 自恃與領導接近，地位特殊，處處流露出一種優(yōu)越感。待人接物態(tài)度傲慢，對同事頤指氣使，有時還利用領導的威望為自己謀取私利。 三是嘩眾心理 忽視修養(yǎng)，不甘寂寞，熱衷于嘩眾取寵，將謹言慎行、嚴于律己的職業(yè)規(guī)范置于腦后。 四是自卑心理 對秘書的參謀助手作用缺乏充分理解，把領導與秘書之間的依存關系曲解為主仆關系，因而在領導跟前低聲下氣，誠惶誠恐，辦事毫無主見。2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說 會寫 會做事 會做人Company Logo小技法 五是逢迎心理 為了和領導融洽相處，便對領導一味遷就迎合，把為領導服務庸俗化到了拍馬溜須、巴結討好的地步。 六是偏執(zhí)心理 自以為是，固執(zhí)己

27、見，拒絕接受任何批評，甚至當面頂撞，叫領導下不了臺。 七是疏怠心理 誤會領導的謙和與熱情，自以為和領導親密無間，非同一般，因而忘乎所以。 八是居功心理 把份內(nèi)工作當成可資提高身價的籌碼，或在領導面前居功稱勞，希望能換取恩寵獎賞和提拔重用。 2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說 會寫 會做事 會做人Company Logo相關鏈接 現(xiàn)代秘書職業(yè)技能的新要求 21世紀是電子時代、網(wǎng)絡時代，瞬息萬變的社會充滿著挑戰(zhàn)，這都對秘書人員的工作技能提出了新的要求。 最近，英國倫敦工商會考試局負責行政管理方面的主考官Shirley Taylor 女士發(fā)表了自己的看法。她認為，在過去的幾十年中，秘

28、書的角色變化很快，他們不再是打字員或是辦事員，開始被歸入行政管理工作范疇，秘書的工作職能將涉及項目管理、計算機軟件應用、組織會議和出差、外部網(wǎng)和內(nèi)部網(wǎng)的通信、文件信息整理、辦公室管理等方面。這種變化使得市場對秘書人才職業(yè)技能的需要也開始發(fā)生轉(zhuǎn)變。概括起來，21世紀的秘書人員需要從以下方面提高自己的職業(yè)技能：會說 會寫 會做事 會做人Company Logo相關鏈接 1、多元化才能?，F(xiàn)代社會對于秘書人員的要求是全方位的，首先應懂得兩國甚至兩國以上的語言，具有一定的語言處理能力和計算機技能，同時還要具備所從事的特定行業(yè)的專業(yè)技術知識。因此，平時注意知識的積累和儲備就顯得非常重要。 2、出色的組織能

29、力和控制能力。秘書應當是一個組織者，他們要為各種會議和活動作計劃，并落實安排。同時，還需要應付一大堆的工作日記、計劃表、文件和電子檔案。能夠把握和控制各種復雜的局面。 3、完美的溝通能力。要做一個21世紀合格的秘書，溝通能力應該非常出眾。秘書需要和老板、同事以及客戶打交道，要協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外部的關系，這些都有賴于溝通能力作保證。 4、獲取新知識的能力。現(xiàn)代社會知識更新的速度超過了以往任何一個時代，要想完成好自己的工作任務，在激烈的競爭中贏得主動，秘書必須通過繼續(xù)深造來不斷增長知識和提高技能，特別是在辦公技術方面，需要跟上計算機、現(xiàn)代通信技術應用的發(fā)展步伐。 會說 會寫 會做事 會做人Company

30、 Logo相關鏈接 5、團隊合作能力。團隊合作能力也是21世紀秘書人員需要重點強調(diào)的，在當今社會，沒有一個人能夠完全脫離群體取得成功，而秘書人員又是社會組織中處于特殊位置的一個角色，他們需要通過自己的努力，幫助領導為組織構建起一個強有力的團隊，同時要督促團隊努力工作，最大限度地發(fā)揮團隊的潛力。 目前我國秘書從業(yè)人員約2300萬人，而且還在不斷增長。但有調(diào)查顯示，在我國年營業(yè)額5000萬元以上的企業(yè)中，約有80%的企業(yè)總裁秘書早期所受的專業(yè)教育都是中文、外語等專業(yè)，缺乏專門的秘書理論和技能培訓，也缺乏從公司的戰(zhàn)略高度整合商務管理問題的理論基礎和實際經(jīng)驗。按照現(xiàn)代社會的要求，一個合格的秘書人員應該

31、是具備優(yōu)秀商務人員素質(zhì)的行業(yè)精英，懂得國際商務禮儀、人際關系與溝通技巧、壓力管理、財務的精算與操作等。而企業(yè)高級秘書或助理人員，應該十分了解秘書與企業(yè)戰(zhàn)略的關系，知道如何有效地處理商務事件，協(xié)助總裁完成上下級的溝通，并在任何場合都能保持良好的心態(tài)、優(yōu)雅的風度和冷靜的頭腦。會說 會寫 會做事 會做人Company Logo實踐訓練 思考題：有人說，上司選擇秘書的標準是“看起來舒心，帶在身邊放心，用起來省心。”你是如何理解這句話的？ 會說 會寫 會做事 會做人Company Logo實踐訓練 案例分析 面 試 呂芬到恒達股份有限公司應聘總經(jīng)理秘書職位，初試以優(yōu)異的卷面考試成績通過，復試由總經(jīng)理親自

32、主持，當面回答總經(jīng)理提出的問題。 總經(jīng)理問呂芬：“呂小姐，從你的個人資料上看，你的畢業(yè)論文得過獎，大學生演講比賽得過第一名，你的口頭表達和書面表達的語言應用能力一定很過硬了?！?“總經(jīng)理先生”，呂芬回答，“這只能說我學生時代在語言應用上有一定的基礎，但到工作單位后，對行業(yè)術語和管理語言，特別對秘書語言應用特征的把握上，還必須苦下功夫，向領導和前輩們學習。只有在大家的幫助扶持下，我才能較快進入角色?！?總經(jīng)理微笑地點頭，又問：“呂小姐品學兼優(yōu)，才德兼?zhèn)洌@獎證書如此之多，個人條件如此之好，到目前面臨不少困難的恒達公司應聘，不覺得屈才嗎？” 呂芬回答：“正好相反。我注意到貴公司的股票正在下跌，從有

33、關資料上反映，這是貴公司與國際市場接軌進行產(chǎn)業(yè)結構調(diào)整和技術升級出現(xiàn)的暫時困難。經(jīng)過這驚險的一跳，公司的綜合素質(zhì)和整體競爭實力將有極大的提升。我若能在公司機遇與挑戰(zhàn)并存之際加入公司團隊，這是我的榮幸。” 總經(jīng)理連連點頭，又問：“若請你任我的秘書，你將為我的工作提供怎樣的幫助？” “總經(jīng)理，剛開始我只能做一些事務服務的工作，”呂芬回答，“若需要我草擬文稿，還需領導和前輩指導、把關；經(jīng)過幾個月實踐考驗后，若公司認為我基本合格，我自信能夠承擔起總經(jīng)理秘書的參謀輔助和事務服務的工作職責?！?面試結果，呂芬被聘任為恒達股份有限公司總經(jīng)理秘書。會說 會寫 會做事 會做人Company Logo實踐訓練會說 會寫 會做事 會做人分析與討論： 從