秘書如何在“夾縫”中求得生存

1、秘書如何在“夾縫中求得生存秘書與指導之間的關系,是秘書人際關系中最重要的關系,是決定秘書工作成敗的關鍵因素。每個秘書都希望有一個良好的指導環(huán)境和愉快的工作氣氛,但現實工作中很多時候指導們的意見是不一致的,這就導致秘書經常處于指導與指導之間的“夾縫中進退維谷的場面,處理得不好,就會將兩方都冒犯。那么,在工作中秘書該如何應對這種場面呢?1求同存異,統(tǒng)籌兼顧指導分工不同,考慮問題的出發(fā)點就不同,即使都是為了搞好工作,意見也不一定全都一致。另外,當一項工作涉及各個相關方面時,往往不同方面的分管指導人都會關注這項工作。假如各指導人分別從自己的職能角度,對這項工作做出了看法不同的指示時,就出現了使秘書左右

2、為難的多頭指示,秘書就可能被“夾在中間,兩頭受氣。對此,秘書一定要認清楚指導意見的一樣之處,做到求同存異。因為這樣做,一那么兩個指導的意見都符合,二那么指導也希望團結一致,不講團結的畢竟是少數。這樣就可防止兩頭受氣了。某公司新年度經濟目的經指導決策敲定后,各部門經理迅速組織所屬二級單位分解任務。王經理讓辦公室林主任準備會議室明天召開平安會議,接著劉經理也讓他準備會議室在同一時間召開采購部職員會議,可會議室只有一個。張主任硬著頭皮對劉經理說:“能否將會議拖后一下,王經理先提出要用會議室的。劉經理答道“我的事挺多,明天晚上還要出差呢。林主任又找王經理,可王經理說會議通知早已發(fā)出,想改也來不及了。經

3、歷豐富的林主任在無奈之際他大膽地出了一策:把兩個會議合在-起開,很快提議得到了兩位經理的認同。其實,有許多“夾板是由于秘書在執(zhí)行命令過于死板而人為造成的。假如下級能從實際出發(fā),變通地執(zhí)行,就可防止了,從而收到了皆大歡喜的結果。2領會精神,維護大局從管理科學化的角度來說,多頭指示是不利于工作有序進展的。但從秘書工作頭緒多,要與各個方面打交通的實際情況來看,多頭指示往往是難以防止的。面對這種情況,作為指導人,應主動會商,討論出各方面都能承受的方案來,不要使下級為難。作為秘書,應主動尋求指導人意見的共同點,靈敏處理。假如處理不當,不僅會使工作陷于混亂,而且會影響秘書與指導甚至影響指導人之間的關系。我

4、們常說,秘書執(zhí)行指導指示,必須抓裝精神本質,這就是強調正確領會指導意圖。不同指導的指示盡管在許多詳細細節(jié)上各有所異,但在大的方面精神本質是一致的,有時秘書之所以會出現被指導之間“夾住的現象,往往是由于理解有誤,人為造成矛盾,從而自己把自己給“夾住了。所以,秘書在執(zhí)行指導命令時,一定要對上級的命令仔細分析一下,抓住了精華再干。早晨剛上班,市旅游局秘書小王就被局長叫去“接旨:最近市里準備搞一個旅游新聞發(fā)布會,讓他集中精力撰寫一份專題匯報。他回到辦公室,分管局長又安排:下午市委宣傳部組織了一個旅游座談會,請他參加一下。小王一聽,急忙解釋道:“局長剛剛吩咐我集中精力寫匯報哩,我哪有時間參加座談會。“磨

5、刀不誤砍柴功嘛,參加一下對你會有好處的,自己看著辦吧!分管局長絲毫沒有讓步的意思。小王頓時感到非常委屈,但隨即靜下心來一想,從大局看兩件工作實際上是并不矛盾。因為參加旅游座談會能為他寫好匯報材料提供素材,再說,局長又沒有馬上讓他“交卷。于是,他立即到分管局長那里去“領命了。這里,小王就是仔細分析了指導的指示,從大的方面找到了它們的共同點,從而將它們統(tǒng)一起來,將要形成的“夾板也化為烏有了。3力爭協(xié)調,融洽關系按理說,指導人之間的工作意見不一致,確有指導層本身協(xié)調不夠的原因,但作為被“夾者,秘書多從好處著眼,充分發(fā)揮自身的主觀能動性,通過創(chuàng)造條件爭取讓指導意見統(tǒng)一起來,才能改善被動場面。秘書應主動

6、與指導們溝通或促進指導之間的溝通,共同商討出一個妥善的方法。假設各分管指導人各持已見,相持不下,秘書要請示主要指導人,由主要指導出面協(xié)調或裁決。4掌握特點,靈敏運用任何指導者都有一套詳細的指導方法,其安排工作都存在著一定的靈敏性,而這種靈敏性又常常表達在每個指導的性格、習慣、作風等特點中。因此,要想防止被指導之間的“夾板夾住,平時就要注意摸清并掌握不同指導的特點,做到心中有數,將影響工作的矛盾消除在萌芽狀態(tài)。比方對愛說過頭話的指導,理解時就要防止“過頭,對說話“欠火的指導,理解時就不能總“欠著應該到的“火。只有摸清不同指導的愛好,才能采取靈敏機變的措施,防止生搬硬套而制造的“夾板,從而防止自己

7、“夾妝自己。新年將至,某保險公司辦公室照慣例要向協(xié)作單位發(fā)放禮物,承辦此項工作的秘書小李卻為不知發(fā)放多人的范圍犯了愁分管公關的副經理下了明確指示:“全市所有協(xié)作單位。但他知道,這個副經理沒有“主心骨,而外出的經理思想又比擬保守、慎重,一旦經理怪罪下來,副經理便會將責任推到自己頭上。小李便多了一個心眼,找到副經理說:“你的這個指示我認為可行,但是不是還要請示一下經理呢?假如不請示,您也得簽個字,我好去財務處領錢。如此一來,副經理犯了嘀咕,生怕辦事不妥自己承當后果。于是他便讓小李跟經理通話自行處理了。這里,小李的話就很有機變性:他讓副經理請示經理或簽字,就是為自己留條后路假如事情辦錯了,是副經理牽的頭,經理將不能怪罪自己?？傊?當遇到指導的意見是不一致時,秘書決不能偏向一方,擅作主張;或者搬弄是非,投機討好;或者按照秘書個人意愿取其所需。秘書應竭盡全力,使之協(xié)調統(tǒng)一,防止釀成指導之間的矛盾和糾紛。假設發(fā)現個別指導的指示有明顯的錯誤,將會帶來不良后果時,應把事實和情況向該指導人匯報清楚,提出參謀建議,分析利弊得失,幫助修