行政部工作流程規(guī)范

1、行政部工作流程規(guī)范行政部工作流程行政事業(yè)部事務(wù)工作流程一、辦公用品領(lǐng)用、領(lǐng)用人根據(jù)有關(guān)辦公用品清單及實際需要（見附表），向本部門兼 職內(nèi)勤提出申請，由內(nèi)勤統(tǒng)一向行政部簽字領(lǐng)取。、辦公用品采購原則上由各部門向行政部提出申請后統(tǒng)一采購，特殊物品采購由部門領(lǐng)導(dǎo)及主管副總簽字同意后另行購買。、辦公用品費(fèi)用每月攤銷一次，如費(fèi)用超出預(yù)算，由財務(wù)部通知行政 部暫停向該部門發(fā)放辦公用品，并在下一期預(yù)算中扣除超出部分。、員工離職時，應(yīng)認(rèn)真清點辦公用品，到行政部填寫交接清單并簽字。、公司辦公用品每月日、日發(fā)放次，其余時間如急需領(lǐng)取辦公用品須 部門經(jīng)理簽字確認(rèn)。二、印簽管理、公司印章刻制均須報總裁批準(zhǔn)，由行政部憑公

2、司介紹信統(tǒng)一到 公安機(jī)關(guān)辦理刻制手續(xù)。、下屬企業(yè)和部門根據(jù)實際需要申請刻制內(nèi)部或?qū)ν庥谜?，但?經(jīng)總裁批準(zhǔn)、各部門印章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管； 印章使用及保管須有 記錄，不能委托他人代管。五、信件收發(fā)、公司所有收發(fā)管理工作均由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。收發(fā)業(yè)務(wù)范圍 包括：文件、郵件、報刊、掛號、電報的發(fā)送、登記，以及特殊文件 資料的遞送。、收發(fā)人員須根據(jù)相關(guān)文件資料填寫收件登記簿、發(fā)文登記。、收到信件資料由行政部負(fù)責(zé)通知收件人及時領(lǐng)取。、對貴重物品、匯款、郵包，要進(jìn)行專門登記，并及時通知個 人簽字領(lǐng)取。、對投遞錯誤的郵件，應(yīng)及時退回或設(shè)法轉(zhuǎn)移。六、名片管理、公司名片格式統(tǒng)一化，由公司行政部依據(jù)企業(yè)形象

3、規(guī)劃并聯(lián) 系印刷業(yè)務(wù)。、印制名片申請者填寫名片印刷申請單，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后交 由行政部負(fù)責(zé)印制。、名片印制前需確認(rèn)名片職務(wù)、職稱、部門是否相符，姓名、聯(lián)系辦法等需確認(rèn)無誤。、公務(wù)、客戶名片須在公司內(nèi)作為享資源。、自確認(rèn)名片內(nèi)容起，一周內(nèi)到行政部領(lǐng)取。、名片印制費(fèi)用每季度攤銷一次。七、公司設(shè)備申請流程為加強(qiáng)我公司固定資產(chǎn)管理，規(guī)范管理工作程序，提高資產(chǎn)的使用效率，杜絕浪費(fèi)；參照行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理辦法（國管財字口號）規(guī)定，結(jié)合我公司實際情況，特制定我公司設(shè)備申請流程：（一）原則：講究計劃性和成本效益，以物質(zhì)資源供給的有序性，保證公司職能的 按計劃完成：,配發(fā)過程中，是否供應(yīng)，供應(yīng)多少，要以客

4、觀需要為依據(jù)，而不是單純的級別；,要考慮實際可能的收益（對工作的推動），而不是不計工本，不問 效果，一定要保證重點，分清緩急，把有限的資源用在“刀刃”上；.要使庫存保持合理的限度（基本上無閑置的資產(chǎn)），注意提高資金 的有效利用率。（二）、具體流程：.各部門根據(jù)各自工作的實際情況和預(yù)算計劃， 提出切實可行的申請要求（內(nèi)容具體翔實、理由充分），經(jīng)部門經(jīng)理和分管副總簽字同意后，抄送給行政部。.行政部根據(jù)各部門現(xiàn)有的設(shè)備資產(chǎn)情況對申請進(jìn)行核實， 并對各部 門要求從真正的客觀需求出發(fā)，遵循設(shè)備申請原則，提出解決建議和 意見（調(diào)撥或購買）。.如果采取“調(diào)撥”程序，行政部將調(diào)撥計劃上報行政部主管副總簽字確認(rèn)

5、后實施；.如果采取“購買”程序，行政部將參照“江蘇X大XXX軟件股份 有限公司財務(wù)審批流程暫行規(guī)定（蘇股財字O號）有關(guān)規(guī)定具體 執(zhí)行。.采購由行政部統(tǒng)一申請費(fèi)用、組織購買、費(fèi)用攤銷，過程遵循“價 廉物美”的原則，在滿足各部門需求的基礎(chǔ)上，注意設(shè)備的性能價格 比，多壓價比價、厲行節(jié)約。設(shè)備采購結(jié)束后統(tǒng)一由行政部和市場部 組織驗收核查；固定資產(chǎn)登記后，由各部門登記領(lǐng)用，責(zé)任到人。.所有資產(chǎn)在使用者離開公司或調(diào)離本部門時應(yīng)收歸行政部倉庫，并在部門設(shè)備管理員處登記。文印、傳真信件的辦公配合印章管理、研究生管理、檔案管理一樓接待文秘、圖書室管理固定資產(chǎn)管理（含設(shè)備申購）、保安保潔管理、各種維修服務(wù)宣傳、

6、文秘、宣傳品和禮品發(fā)放、會議接待、培訓(xùn)、活動策劃（含工會活動）、用印人填寫用印登記簿，注明用印事由、數(shù)量、申請人、批準(zhǔn)人、用印日期。、經(jīng)分管副總裁在該表上簽批后方可蓋印。三、復(fù)印、公司所有復(fù)印文檔工作原則上由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)， 未經(jīng)行政部確認(rèn), 各部門不得私自拿到公司外復(fù)印。、復(fù)印操作人應(yīng)自覺在行政部復(fù)印管理臺帳上登記。、復(fù)印用紙、用墨費(fèi)用根據(jù)實際用量每月隨辦公用品攤銷，復(fù)印機(jī)維修費(fèi)用根據(jù)比例每季度攤銷。、如行政部發(fā)現(xiàn)復(fù)印操作人未填寫復(fù)印數(shù)量或數(shù)量不符，除責(zé)成其重新填寫外，將限制該部門使用復(fù)印機(jī)，直至落實責(zé)任及相關(guān)處罰。、任何人不得利用公司機(jī)器復(fù)印與工作無關(guān)文件，行政部一經(jīng)發(fā)現(xiàn)， 有權(quán)根據(jù)公司有

7、關(guān)規(guī)章制度，通知人事部進(jìn)行處罰。四、傳真收發(fā)、公司與外界聯(lián)系需對方發(fā)送傳真時，盡量要求對方注明本公司具體 收件人，以便行政部及時分發(fā)。、行政部收到傳真后，在傳真接收臺帳上登記，并負(fù)責(zé)通知收件人及 時領(lǐng)取及簽字確認(rèn)。、行政部每月或每季度根據(jù)傳真使用比例攤銷費(fèi)用至各部門。八、午餐飯票,員工到職，由本部門內(nèi)勤根據(jù)其到職日期向行政部領(lǐng)取飯票。.每月一日，各部門內(nèi)勤根據(jù)本部門正式員工實際人數(shù)領(lǐng)取下月飯票。,每月一日，由各部門內(nèi)勤統(tǒng)計本部門上月飯票退票情況并向行政部 提供詳細(xì)名單。如遇周末，順延兩天。行政部不接受個人零星領(lǐng)取及 退票。.如出現(xiàn)帳款不齊或錯漏，由各部門內(nèi)勤負(fù)責(zé)。客吠券的領(lǐng)用需填寫 客飯領(lǐng)用申

8、請單，并由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)。.非正式員工（實習(xí)生等）領(lǐng)用飯票由本人全額付款，研究生按正式 員工標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用飯票。九、訂餐、訂票、訂房申請流程為方便公司全體員工，體現(xiàn)行政部的服務(wù)性?，F(xiàn)將有關(guān)訂餐、訂票、 訂房的申請流程匯總?cè)缦拢?、各部門根據(jù)各部門的實際需要，提出訂餐、訂票、訂房申請，并 填寫相應(yīng)的申請表（內(nèi)容具體詳實），部門經(jīng)理簽字確認(rèn)。、各部門在訂餐、訂票、訂房之前，先行申請好費(fèi)用，交予行政部 代辦，在行政部辦好后立即將現(xiàn)金或支票交與行政部結(jié)款。、各部門承擔(dān)在訂餐、訂票、訂房時過程中由于自身失誤帶來的風(fēng) 險，例如承擔(dān)退票費(fèi)、退房費(fèi)等。姓名房間號工作職能公司行政、辦公室、后勤全面協(xié)調(diào)管理（含車隊管理

9、、大樓辦公室使用情況協(xié)調(diào)等）公文流轉(zhuǎn)、收發(fā)傳真、辦公用品發(fā)放、午餐管理、綠化管理、飲用水 管理、訂餐、訂房、訂票等一樓接待文秘、信件收發(fā)、辦公配合三、發(fā)布時間、電子屏的使用時間為每個工作日的上午：至下午：（有特殊情況的除外）。、日常型信息發(fā)布時效：公司宣傳介紹每日小時，分一時段發(fā)布；公 司新聞動態(tài)每日小時，分一時段發(fā)布；業(yè)內(nèi)新聞動態(tài)每日小時，分一 時段發(fā)布。、特別型信息發(fā)布時效由信息相關(guān)部門會同行政事業(yè)部核定：公告的發(fā)布時間一般為個工作日，每日小時，分個時段；通知的發(fā)布時間一 般為個工作日，每日小時，分一個時段；活動賀詞的發(fā)布時間一般為 活動開始前小時至后小時。四、發(fā)布信息確認(rèn)、電子屏發(fā)布的信息須經(jīng)有關(guān)人員的確認(rèn)方可發(fā)布。、日常型信息由行政事業(yè)部