專職秘書在教學(xué)醫(yī)院臨床科室中的作用

1、專職秘書在教學(xué)醫(yī)院臨床科室中的作用專職秘書在教學(xué)醫(yī)院臨床科室中的作用一、概述1.醫(yī)學(xué)秘書的概念在歐美國家，醫(yī)學(xué)秘書是指受聘于各類醫(yī)院、醫(yī)生個(gè)人、政府醫(yī)療保健部門、大公司的衛(wèi)生部門、生活醫(yī)藥醫(yī)療用品的大公司、醫(yī)學(xué)科研機(jī)構(gòu)和醫(yī)藥圖書出版布部門等處的秘書。這類秘書主要的職責(zé)和任務(wù)是：與病人預(yù)約就診時(shí)間，辦理病人的就診手續(xù)，為醫(yī)生制定的就診病人聯(lián)絡(luò)會(huì)診醫(yī)院，醫(yī)療文件書寫，審核醫(yī)療保險(xiǎn)等，醫(yī)學(xué)秘書要具備良好的醫(yī)德、較多的醫(yī)學(xué)知識(shí)和熟悉工作程序，并掌握會(huì)計(jì)、保險(xiǎn)方面的知識(shí)和技能，到專門的培訓(xùn)學(xué)校學(xué)習(xí)，通過考試獲得合格證書。2.本院專職秘書情況本院是大型綜合型教學(xué)醫(yī)院，年門診量達(dá)250萬人次，年住院量達(dá)10

2、0萬人次，近十年來，患者需求不斷增多，醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大，床位達(dá)5000張，醫(yī)護(hù)人員的工作量日益增加，工作時(shí)間處于飽和狀態(tài)，醫(yī)患需求失衡。除了處理臨床業(yè)務(wù)之外，還有大量事務(wù)性工作需要處理，一些非醫(yī)療性質(zhì)的工作占了一定的比例，這些工作增加了醫(yī)護(hù)人員體力和精神上的負(fù)擔(dān)。為了給臨床醫(yī)護(hù)人員減壓，為臨床科室專門承當(dāng)非醫(yī)療性質(zhì)工作，使其有更多的精力和時(shí)間投入到醫(yī)療、教學(xué)、科研和管理工作中，減少繁瑣的行政事務(wù)性工作的壓力，進(jìn)步管理質(zhì)量和業(yè)務(wù)程度，實(shí)現(xiàn)人才效益的最大化，為專家裝備專職秘書，代其處理可替代性工作的需求應(yīng)運(yùn)而生。然而受醫(yī)院人事編制、職業(yè)開展空間的影響，醫(yī)生秘書這個(gè)職業(yè)需求旺盛但推廣難。結(jié)合自身特點(diǎn)

3、，本院于2002年建立了有自身特色的專職秘書體系，局部臨床科室裝備了專職秘書，到目前為止，所有臨床科室均裝備了專職秘書。二、功能職責(zé)醫(yī)院專職秘書定位于科室秘書，從效勞對(duì)象來說，有別于私人秘書或者辦公室秘書，除了主要效勞于專家教授、科室主任、技術(shù)骨干外，同時(shí)也需要協(xié)助科室其他醫(yī)護(hù)人員，以及配合醫(yī)院和各個(gè)行政職能部門，一起做好協(xié)調(diào)管理工作。1.科室管理方面1幫助搜集整理科室各類各級(jí)人員的信息資料，建立科室人力資源檔案資料并定期進(jìn)展維護(hù)。2認(rèn)真地做好科室內(nèi)部、院內(nèi)和院外會(huì)議準(zhǔn)備工作，并做好記錄，會(huì)后及時(shí)整理。2.醫(yī)療、教學(xué)、科研方面1幫助科室搜集病人資料、入院病人的登記預(yù)約和出院病人隨訪。2建立患者

4、投訴、醫(yī)療糾紛記錄本，搜集、整理意見和建議，協(xié)助科室負(fù)責(zé)人和相關(guān)部門及時(shí)處理，并本文由論文聯(lián)盟搜集整理記錄處理結(jié)果。3協(xié)助科室負(fù)責(zé)人和教學(xué)辦公室安排科內(nèi)教學(xué)場(chǎng)地，提早準(zhǔn)備教具，制作相應(yīng)教學(xué)課件，協(xié)助安排研究生論文辯論工作，并負(fù)責(zé)教學(xué)檔案和各種教學(xué)資料的日常整理和維護(hù)。4及時(shí)發(fā)布科研信息，提醒醫(yī)護(hù)人員申報(bào)各級(jí)各類基金課題和科研成果獎(jiǎng)，安排好科室各項(xiàng)學(xué)術(shù)活動(dòng)，搜集整理科室重點(diǎn)學(xué)科建立和申報(bào)資料。3.科室日常工作和考勤1協(xié)助科室負(fù)責(zé)人做好醫(yī)護(hù)人員考勤記錄，記錄休假及補(bǔ)休時(shí)間，定期向科室負(fù)責(zé)人報(bào)告缺勤事件。2協(xié)助科室負(fù)責(zé)人書寫申請(qǐng)、報(bào)告及收發(fā)通知，科室負(fù)責(zé)人審核簽核后，送至醫(yī)院相關(guān)部門或指導(dǎo)，及時(shí)向科

5、室負(fù)責(zé)人反潰3及時(shí)向科室負(fù)責(zé)人和相關(guān)部門匯報(bào)科室發(fā)生的突發(fā)事件，按時(shí)完成醫(yī)指導(dǎo)、相關(guān)部門和科室負(fù)責(zé)人臨時(shí)交辦的各項(xiàng)工作和任務(wù)。4.信息交流、傳遞及反應(yīng)1協(xié)助醫(yī)院行政部門發(fā)布各種信息。2建立文件收發(fā)登記本，負(fù)責(zé)科室信件的收發(fā)、登記和管理。3公務(wù) 登記，及時(shí)聯(lián)絡(luò)相關(guān)人員。4協(xié)助護(hù)士長對(duì)患者進(jìn)展?jié)M意度調(diào)查，及時(shí)對(duì)信息分析反潰三、作用及效果1.根據(jù)臨床科室需求合理安排秘書入職本院招收的專職秘書來自不同的專業(yè)，包括醫(yī)學(xué)、計(jì)算機(jī)、電子商務(wù)、信息管理、外語等。在秘書招聘之前，由科室向人事科提出申請(qǐng)，人事科根據(jù)每個(gè)科室需要專職秘書的專業(yè)、業(yè)務(wù)技能等進(jìn)展調(diào)研，由醫(yī)院對(duì)秘書進(jìn)展統(tǒng)一培訓(xùn)、考核，將條件相符的秘書合理

6、地分配到相應(yīng)科室，既滿足了臨床科室的特殊需求，又充分發(fā)揮專職秘書的專業(yè)特長和各項(xiàng)技能，對(duì)科室的開展和專職秘書的價(jià)值表達(dá)都有很大的幫助。2.優(yōu)化臨床科室事物流程，保證更優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療護(hù)理醫(yī)院尤其是教學(xué)醫(yī)院，作為高技術(shù)、高人才密集型單位，一方面醫(yī)護(hù)人員要面對(duì)患者，要保證醫(yī)療質(zhì)量;另一方面又要進(jìn)展教學(xué)和科研，還有其他行政工作，醫(yī)護(hù)人員需要更多的時(shí)間、更大的空間。因此，專職秘書體系應(yīng)運(yùn)而生，從臨床科室反應(yīng)，醫(yī)護(hù)有更多的時(shí)間與患者溝通，不僅可以較少醫(yī)療糾紛，同時(shí)有更多的時(shí)間進(jìn)展學(xué)術(shù)研究。3.信息傳達(dá)及反應(yīng)質(zhì)量，進(jìn)步效率隨著醫(yī)院的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院各臨床科室床位擴(kuò)張，科室人員增加，各種新技術(shù)新業(yè)務(wù)逐步開展，各科室

7、之間有了更多的聯(lián)絡(luò)和交流，專職秘書將科室內(nèi)部信息和醫(yī)院下達(dá)的各項(xiàng)政策及決定快速、準(zhǔn)確、有效地傳遞給科室人員，使科室人員及時(shí)理解科室醫(yī)院各項(xiàng)政策和規(guī)定，加快了信息的傳遞和反應(yīng)速度，保證了醫(yī)院各項(xiàng)政策精神在臨床科室的透明化，讓科室人員及時(shí)理解醫(yī)院動(dòng)向和開展，保證醫(yī)療護(hù)理工作的正常進(jìn)展，加大醫(yī)院行政部門的執(zhí)行力。四、體會(huì)我院建立專職秘書體系十余年，完成了大量的行政事務(wù)性工作，如科室人員信息檔案管理、醫(yī)院文件傳遞、科室各種數(shù)據(jù)整理、出院病人隨訪等，尤其在全國百佳醫(yī)院評(píng)審、三甲醫(yī)院評(píng)審、醫(yī)療質(zhì)量管理年、國家重點(diǎn)學(xué)科申報(bào)、各?？茖W(xué)術(shù)年會(huì)、科研、教學(xué)、職稱評(píng)審等工作中起到非常重要的作用，真正把學(xué)科學(xué)術(shù)領(lǐng)頭人、教授及科室指導(dǎo)等從繁瑣的行政非臨床事務(wù)中解放出來，實(shí)現(xiàn)了人力資源專業(yè)化的目的。專職秘書在工作過程中逐漸形成一套專門的工作流程，行動(dòng)快、效率高，起到事半功倍的效果，在科室與科室人員之間、各科室之間、科室與醫(yī)院行政部門之間起到橋梁作用。專職秘書體系的建立，確實(shí)為醫(yī)院和科室的快速開展，起到了很大的輔助作用。但專職秘書的工作和效果量化，是否可以引進(jìn)職業(yè)經(jīng)理人的培訓(xùn)形式或其他管理形式，尚需要進(jìn)一步討論研究。臨床專職秘書并不是一件簡(jiǎn)單的工作，它不僅要求從業(yè)者有醫(yī)學(xué)背景，還需要有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)和溝通才能，再加上這