發(fā)揮辦公室的工作督辦職能

1、發(fā)揮辦公室的工作督辦職能 促進(jìn)大學(xué)執(zhí)行力四川大學(xué)校長辦公室2010年4月我的發(fā)言分四個部分：一、執(zhí)行力與大學(xué)執(zhí)行力二、辦公室職能中的工作督辦職責(zé)三、發(fā)揮校辦督辦職能促進(jìn)學(xué)校工作的落實四、四川大學(xué)在加強(qiáng)督查提升執(zhí)行力上的初步實踐 第一部分執(zhí)行力與大學(xué)執(zhí)行力 所謂執(zhí)行力，是指貫徹戰(zhàn)略意圖，完成預(yù)定目標(biāo)的操作能力。美國哈佛商學(xué)院教授保羅托馬斯在執(zhí)行力中： 宏偉的藍(lán)圖只有靠執(zhí)行才能實現(xiàn)。完成任務(wù)的意愿 執(zhí)行力構(gòu)成完成任務(wù)的能力完成任務(wù)的程度執(zhí)行力的對象表現(xiàn)： 對個人而言執(zhí)行力就是辦事能力；對團(tuán)隊而言執(zhí)行力就是戰(zhàn)斗力執(zhí)行力的衡量標(biāo)準(zhǔn)： 對個人就是按時按質(zhì)按量完成自己的工作任務(wù)；對團(tuán)隊就是在預(yù)定的時間內(nèi)完

2、成團(tuán)體的戰(zhàn)略目標(biāo)。 臺灣大學(xué)管理學(xué)教授湯明哲：一個企業(yè)的成功，30%是策略，30%是機(jī)遇，40%是執(zhí)行力。 沒有執(zhí)行力，就沒有競爭力！團(tuán)隊執(zhí)行力的來源組織執(zhí)行力 ：團(tuán)隊的執(zhí)行是通過組織運(yùn)行來實現(xiàn)的，是執(zhí)行力來源主體。其構(gòu)建基本可以分為三個方面： 組織管理機(jī)制：包括單位治理結(jié)構(gòu)、組織架構(gòu)、管理制度等組織管理中體制性內(nèi)容，即“硬制度”。是基礎(chǔ) 人力資源：選配好的人員，并通過人力資源管理在“選”、“育”、“用”、“留”各個環(huán)節(jié)合理的安排，使每個員工能積極努力地完成組織目標(biāo)。是提升 領(lǐng)導(dǎo)力：各層級管理者卓越的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)和技能，可以大大提升團(tuán)隊在執(zhí)行任務(wù)時的方向感和效率。是升華。文化執(zhí)行力：人作為一種社會

3、性的動物，有自己的主觀判斷，并會因之而改變行為。團(tuán)隊文化像社會道德一樣，可以有效的導(dǎo)引成員的行為方式。是執(zhí)行力來源有力補(bǔ)充。 溝通：溝通是前提 。有好的理解力，才會有好的 執(zhí)行力。 協(xié)調(diào)：協(xié)調(diào)是手段。組織協(xié)調(diào)內(nèi)部資源。 決心：決心是基石。 敢于遇難而上，堅持到結(jié)果。 反饋：反饋是保障。執(zhí)行及其好壞要經(jīng)過反饋來得 知。 責(zé)任：責(zé)任是關(guān)鍵。落實責(zé)任以通過實施戰(zhàn)略的績 效考核來體現(xiàn)。從客觀上形成一種陽下進(jìn)行 的獎懲制度，才能不會使執(zhí)行作無用功。團(tuán)隊執(zhí)行力的運(yùn)行方式 執(zhí)行力最先作為企業(yè)管理中的一個重要概念,近年來開始進(jìn)入高等教育管理學(xué)的視野，產(chǎn)生了大學(xué)執(zhí)行力的概念，并對高等教育管理實踐產(chǎn)生了重要的影響

4、 大學(xué)執(zhí)行力是指大學(xué)為實現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo),解決現(xiàn)實問題的能力。具體地說，是大學(xué)按照自身辦學(xué)與治校理念，科學(xué)地組織和調(diào)配學(xué)校各種力量，推進(jìn)學(xué)校改革和發(fā)展的能力。 (一)執(zhí)行文化受沖擊 大學(xué)作為實施高等教育的社會組織,是以學(xué)科為單元,以教學(xué)和研究為基本行為、追求高深學(xué)問的學(xué)術(shù)組織系統(tǒng)。大學(xué)內(nèi)部存在著學(xué)術(shù)權(quán)力和行政權(quán)力，行政權(quán)的泛化和學(xué)術(shù)權(quán)對行政權(quán)的侵蝕，影響到大學(xué)的有效執(zhí)行力。大學(xué)執(zhí)行力特點 （二）執(zhí)行監(jiān)督機(jī)構(gòu)缺位比較社會三大組織 政府人代會 督查機(jī)構(gòu) 企業(yè)ISO9000質(zhì)量管理質(zhì)檢機(jī)構(gòu)和立竿見影的合同 大學(xué)(事業(yè)組織) ？ 我國大學(xué)治理和組織結(jié)構(gòu)的現(xiàn)實缺陷，影響到大學(xué)的有效執(zhí)行力。大學(xué)執(zhí)行力之特點大學(xué)

5、執(zhí)行力之特點 (三)功能社會化帶來的執(zhí)行復(fù)雜化大學(xué)在經(jīng)濟(jì)社會中的地位： 農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)社會 游離狀態(tài) 工業(yè)經(jīng)濟(jì)社會 邊緣狀態(tài) 知識經(jīng)濟(jì)社會 社會中心 與當(dāng)今知識經(jīng)濟(jì)時代相對應(yīng)，大學(xué)已發(fā)展成為培養(yǎng)人才、創(chuàng)造成果、提供社會服務(wù)三大職能，已遠(yuǎn)是當(dāng)初的象牙塔了，其自身的發(fā)展越來越多地與其社會功能相關(guān)聯(lián)。大學(xué)事務(wù)的增多和泛社會化增加了工作落實的復(fù)雜性。大學(xué)執(zhí)行力之特點 (四)大大學(xué)現(xiàn)象 超級大學(xué)的出現(xiàn)，增加了執(zhí)行的環(huán)節(jié)以及物理距離。環(huán)節(jié)的增多可能使執(zhí)行逐級衰減；物理距離可能使執(zhí)行工作變得鞭長莫及。 其中，通過發(fā)揮校長（學(xué)校）辦公室工作職能，建立執(zhí)行督辦督查機(jī)制，可有力地促進(jìn)執(zhí)行工作的落實。 由此我們看到,當(dāng)我

6、們在說執(zhí)行力是多么重要的時候，卻看到大學(xué)自身對此的諸多不適應(yīng)，以及大學(xué)執(zhí)行監(jiān)督機(jī)制缺失。因此大學(xué)必須進(jìn)行制度創(chuàng)新，建立好的體制機(jī)制，來保證執(zhí)行力的提升。 第二部分辦公室職能中的工作督辦職責(zé)辦公室基本職能有四項:參謀職能、承辦職能、管理職能、協(xié)調(diào)職能參謀執(zhí)行中反饋協(xié)調(diào)事前擬計劃決策提建議結(jié)果后總結(jié)承辦主辦會辦催辦轉(zhuǎn)辦管理文書信息事務(wù)橫向縱向內(nèi)部 當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手為第一要務(wù)。 在此，我們看到了分散于辦公室各職能塊中存在的督促和協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)督促工作落實的職責(zé)。 在秘書者一書中：督促檢查是秘書部門輔助領(lǐng)導(dǎo)決策付諸實施的一項重要服務(wù)工作辦公室應(yīng)該發(fā)揮督促檢查作用，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)，推動決策落實，以適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的需

7、求。 于此，一些高校從加強(qiáng)執(zhí)行力出發(fā)，根據(jù)校長辦公室的工作職能，將分存于各科室的督辦職能集中起來，設(shè)置專門機(jī)構(gòu)，并加大其檢查職能，如設(shè)督查室。但不論是否設(shè)專門機(jī)構(gòu)，敢于督辦、善于督辦都是辦公室主任的基本職責(zé)和要求。第三部分發(fā)揮校辦督辦職能 促進(jìn)學(xué)校工作的落實 督 交辦(直查) 查 工作 限時 做到:件件有結(jié)果督 流程 結(jié)案 事事有回音辦 呈報領(lǐng)導(dǎo)工作 激勵 督辦與問責(zé)結(jié)合機(jī) 約束 檢查與考核結(jié)合 形成一個 完整鏈條制 考核與用人結(jié)合 校務(wù)會決議校長辦公會決議學(xué)校年度工作計劃分解之到部門和學(xué)院教代會決議（含為教職工辦實事）校長信箱校長接待日群眾來訪群眾直接來信來訪。督查督辦內(nèi)容學(xué)校重要會議與工作

8、群眾熱點難點問 題校領(lǐng)導(dǎo)批示交辦的單獨事項督查督辦工作原則 四是敢“拒情” 敢于駁別人的“面子”，舍自己的“面子”，特別是對領(lǐng)導(dǎo)批示件涉及的難事和要案，查清事實，據(jù)實反饋，秉公處理，剔除工作中的含“情”量。 三是敢“挑刺” 到有關(guān)單位開展督查時，既看亮點，又看死角，對被檢查單位存在的突出問題，敢于一針見血指出并提出整改的意見和要求。 二是敢碰“硬” 遇到對學(xué)校決策和批辦事項頂著、拖著不辦的“釘子戶”，制訂科學(xué)的督查方案，發(fā)揚(yáng)“啃硬骨頭”的精神和勇氣 一是敢打“假” 揭露某些單位在執(zhí)行學(xué)校決定中的弄虛作假行為，查實情，說實話，使領(lǐng)導(dǎo)掌握真實可靠的工作進(jìn)展情況和存在的問題 五是講“策略” 要制訂科

9、學(xué)合理的督查方案，既要敢于執(zhí)法，又要注意策略和方法，達(dá)到既促進(jìn)工作落實又團(tuán)結(jié)同志的目標(biāo)。四川大學(xué)在加強(qiáng)督查提升執(zhí)行力上的初步實踐第四部分 建立起了校務(wù)會決議、校長辦公會決議執(zhí)行情況的定期督查制度，定期把執(zhí)行的狀態(tài)或結(jié)果報給學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)； 建立起了與黨辦一道的對學(xué)校年度各項工作和教代會決議事項的專項督查機(jī)制； 建立起了與有關(guān)部門涉及全校性工作的督查聯(lián)動機(jī)制，以及學(xué)校其它重大安排的督辦制度； 建立起了校長信箱來信處理、校長接待日群眾來訪事項的督辦、以及師生和社會直接來信來訪的辦理機(jī)制； 建立起了領(lǐng)導(dǎo)直接交辦督查事項的工作制度 。 建立五個工作形成機(jī)制 學(xué)校設(shè)副處級的督查辦公室，掛設(shè)于

10、校辦 由學(xué)校常務(wù)副校長分管，校辦主任直接抓 每月一期督查簡報,按督查條例來工作出現(xiàn)了五個好現(xiàn)象 ： 學(xué)校會議決定未落實的少了，從幾年前的10來起/年，到現(xiàn)在的偶爾1-2起/年。通過領(lǐng)導(dǎo)批示，督促有關(guān)職能部門工作，能迅速處理學(xué)校突發(fā)偶發(fā)事件，甚至一些凝難問題。如一些機(jī)構(gòu)利用我校名義辦學(xué)辦班等。校長接待日山幾年前是時間結(jié)束了，但反映問題的人不沒結(jié)束，現(xiàn)在是平均2-3人/次。 校長信箱從工作2005年1600多封逐年下降到去年的446封。單位（含學(xué)院）落實工作的主動性增強(qiáng)，且一些部門開始建立自身的落實機(jī)制了。如后勤集團(tuán)成立了專門的工作督查部。 美國學(xué)者羅伯特瓊在21世紀(jì)大學(xué)一書談到大學(xué)變革時說：沒有

11、什么比實施一種新制度能遇到更多的麻煩。 四川大學(xué)在制度地推進(jìn)督查工作中只是作了初步探索，其中也遇到不少難題，希望在這里與大家探討并得到大家?guī)椭?謝 謝 大 家！h-aczBNweswVZ5!N&2wG!SK-dN&nmmT7Q7KT&B0Wo3pNyppJPeLLTDGvN%LA2WsrmUpGr6uUJrxmp1Q&y2YvtnSjwZsXmldvwM)2IjF7upSKxKHP$0HjFp3tYTZIFn22C+N5gP9vz&o!RBMqvc4jryYGoC4-5a!IqE#U-UN)FB%75IEJy!hxGxyV!6VpWgRK#pXgB*FYg3D8w9fCVpi(6f+#0p5

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