工會(huì)財(cái)務(wù)軟件使用

1、工會(huì)軟件簡(jiǎn)易使用說(shuō)明、通用財(cái)會(huì)軟件安裝使用版本：通用財(cái)會(huì)軟件（工會(huì)版7.0 ）單機(jī)版（即ACCESS）。下載操作流程：打開IE地址：公告欄（更多）工會(huì)會(huì)計(jì)制度、培訓(xùn)資料和報(bào)表下載安裝操作流程：全總新會(huì)計(jì)制度管理系統(tǒng)軟件ACCESSsetup.exe通用財(cái)會(huì)軟件（工會(huì)版7.0）、系統(tǒng)設(shè)置1、啟動(dòng)單擊“開始”，指向“程序”，指向“通用財(cái)會(huì)軟件（工會(huì)版7.0 ）”，然后單擊“系統(tǒng)管理”即可運(yùn)行系統(tǒng)管理子系統(tǒng)。2、用戶登錄啟動(dòng)系統(tǒng)管理后，會(huì)顯示“用戶登錄”對(duì)話框，要求用戶登錄，ACCESS登錄界面ACCES版第一次登錄，直接點(diǎn)擊“確定”即可登錄系統(tǒng)。3、系統(tǒng)管理包括以下功能:賬套管理用戶管理數(shù)據(jù)管理日

2、志管理注意：第一次只能以系統(tǒng)管理員（dba）的身份進(jìn)入系統(tǒng)，在“用戶登錄”對(duì)話框中，選 擇用戶名 “ dba”，密碼為空，然后單擊“確定”。（一）新建賬套新建賬套是為一個(gè)核算單位建立 財(cái)會(huì)核算的賬簿體系（數(shù)據(jù)文件）。在系統(tǒng)管理子系統(tǒng)的主窗口中，單擊賬套管理圖標(biāo)打開賬套管理窗口，如圖n2在【編輯】菜單中選擇【新建賬套】，或按工具條上新建按鈕，打開增加賬套對(duì)話框,如圖n5:圖U 53.在“增加賬套”對(duì)話框中，輸入新的賬套信息。1)2)3)4)賬套代碼：以3位字母或數(shù)字標(biāo)識(shí)一個(gè)賬套，且必須唯一。賬套名稱：賬套的名稱。最大長(zhǎng)度為10個(gè)漢字。賬套類型：從下拉列表中選擇基層工會(huì)單位 會(huì)計(jì)科目代碼長(zhǎng)度：科目

3、級(jí)數(shù)：科目總級(jí)數(shù)為10級(jí)，不能改變。代碼長(zhǎng)度：設(shè)置每級(jí)科目的代碼長(zhǎng)度，總長(zhǎng)度不能超過(guò)碼長(zhǎng)度 設(shè)定為3位，二至十級(jí)科目的代碼長(zhǎng)度自行定義。用內(nèi)置的會(huì) 計(jì)科目，所以代碼的長(zhǎng)度不允許自行修改)是否使用內(nèi)置會(huì)計(jì)科目：該復(fù)選項(xiàng)為強(qiáng)制必選項(xiàng)。5)其他設(shè)置：25位。本系統(tǒng)中，一級(jí)科目代注意：因?yàn)楸鞠到y(tǒng)強(qiáng)制使本位幣：設(shè)置本賬套的記賬本位幣的代碼和名稱。默認(rèn)是RMB人民幣。會(huì)計(jì)年度/啟用月份：定義賬套啟用的會(huì)計(jì)年度和月份。2010年1月1日。-結(jié)賬截止日期：選本月底-會(huì)計(jì)期數(shù)：每個(gè)會(huì)計(jì)年所包括的會(huì)計(jì)期數(shù)目，本系統(tǒng)將每個(gè)自然月定義為一個(gè)會(huì)計(jì)期，共12 期。-部門級(jí)次：定義本賬套的部門編碼錄入時(shí)的級(jí)次規(guī)則。4S-V

4、S31 HrluUzZE 益鼻立立車CZ幣|e3 MR艮E 應(yīng)止Ell何五士皚昭呂也肓5主4計(jì)a.l再Ii-CEAr | 注 2 a電抽d號(hào)IW*f操作：新建賬套001,如圖n 6:注：賬套建立后，除賬套名稱及單位信息外其它信息將不能再修改，如果發(fā)現(xiàn)設(shè)置有誤，只能在刪除后重新 建立一個(gè)賬套。（二）修改及刪除賬套修改賬套是根據(jù)需要修改賬套名稱和單位相關(guān)信息。具體操作：1 .選擇【編輯】菜單中的【修改賬套】或單擊工具欄中修改按鈕，彈出“修改賬套信息”對(duì)話框，在 對(duì)話框中修改賬套名稱。單擊“確定”按鈕，完成修改。如果錯(cuò)誤地建立了一個(gè)賬套或該套賬已不再使用，可以刪除該賬套。具體操作：1 .選中要?jiǎng)h除的

5、賬套。2.選擇【編輯】菜單中的【刪除賬套】，或按工具條上的刪除。提示：是否 刪除xx賬套的xxxx年度數(shù)據(jù)。選擇“是”將刪除該年度賬，選擇“否”將放棄刪除操作。只有系統(tǒng)管理員才有刪除賬套的權(quán)限。刪除賬套是刪除所選賬套中某一年度的數(shù)據(jù)庫(kù)文件。如果所選賬套中只包括一個(gè)年度賬，將刪除整個(gè)賬套。（三）增加用戶1 .在系統(tǒng)管理子系統(tǒng)的主窗口中，單擊用戶管理圖標(biāo)，屏幕上出現(xiàn)用戶管理窗口： 2.選擇【編輯】菜單中 的【增加用戶】，或單擊工具欄中的增加按鈕，窗口右邊“編輯區(qū)”清空。1 ）代碼：長(zhǎng)度最長(zhǎng)為8位，不能為空且唯一。2）名稱：最長(zhǎng)為10位，不能為空。3）崗位：選擇新用戶的“崗位”信息。包括：系統(tǒng)管理、

6、主管、出納、會(huì)計(jì)，可以為空。3.密碼： 輸入新用戶的初始密碼。為用戶設(shè)置密碼，以防止他人非法進(jìn)入系統(tǒng)。用戶設(shè)置后，每次啟動(dòng)系統(tǒng)時(shí)，都 要輸入用戶名和密碼，若不能正確輸入，將不允許進(jìn)入系統(tǒng)。密碼最大長(zhǎng)度為10位。密碼在屏幕上顯示為星號(hào)（*）。密碼也可以為空。4.單擊“保存”按 鈕，如果全部?jī)?nèi)容輸入正確，所設(shè)置的用戶信息將顯示在屏幕左側(cè)列表中。同時(shí)屏幕右側(cè)各欄位清空，可以繼續(xù)增加下一個(gè)用戶。系統(tǒng)中用戶的“代碼”必須唯一，不能重復(fù)。用戶使用后不允許刪除。用戶在使用系統(tǒng)的過(guò)程中，可隨時(shí)修改自己的密碼。用戶如果忘記了密碼，可與系統(tǒng)管理員聯(lián)系。操作演示：新增代碼為“ 001 ”、姓名為“錢江”，崗位為“會(huì)

7、計(jì)”的用戶。選擇【編輯】菜單中【增加用戶】命令或單擊工具條中增加圖標(biāo)，激活編輯區(qū)，代碼輸入“ 001”，名稱錄入“錢江”，崗位選擇“會(huì)計(jì)”，密碼為“888888 ”，單擊“保存按鈕，在屏幕左側(cè)“用戶列表”中新增一條用戶錢江的記錄。如圖n7:一用戶列表圖n 7（四）設(shè)置用戶權(quán)限完成增加用戶后，要對(duì)用戶進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。選擇【權(quán)限】菜單中的【權(quán)限設(shè)置】，或單擊工具欄中的設(shè)置按鈕。打開“用戶權(quán)限”話框。如圖n &設(shè)置權(quán)限的方法:在“賬套及功能權(quán)限”列表中選擇某個(gè)賬套。勾選左邊選擇框，系統(tǒng)進(jìn)行默認(rèn)設(shè)置。設(shè)置列表中最右邊一欄的選擇框。如果選中，表示當(dāng)前用戶可以使用該賬套；如果取消選擇，表示當(dāng)前用戶對(duì)該賬套沒(méi)

8、有使用權(quán)限。如果要為當(dāng)前用戶賦予所有的權(quán)限，可雙擊“功能權(quán)限”列表中“子系統(tǒng)名稱”列表頭。注意：不能為系 統(tǒng)管理員dba設(shè)置權(quán)限。系統(tǒng)管理員只具有系統(tǒng)管理模塊的操作權(quán)限。三、數(shù)據(jù)管理數(shù)據(jù)管理是為賬務(wù)數(shù)據(jù)提供各種保護(hù)功能。包括：數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)、數(shù)據(jù)引入、數(shù)據(jù)引出、顯示 所有賬套以及自動(dòng)維護(hù)。在“系統(tǒng)管理”主窗口中，單擊“數(shù)據(jù)管理”圖標(biāo)，打開“數(shù)據(jù)管理”窗口，如圖n 一10:圖n 10（一）數(shù)據(jù)備份數(shù)據(jù)備份是將本系統(tǒng)存放在硬盤中的數(shù)據(jù)建立軟盤副本或硬盤文件副本，以便得到長(zhǎng)期保存，同時(shí) 也可防備意外事故或操作造成的硬盤數(shù)據(jù)丟失；一旦硬盤數(shù)據(jù)被破壞，通過(guò)恢復(fù)功能能使系統(tǒng)數(shù)據(jù)得到盡 快恢復(fù)以保證業(yè)務(wù)

9、的正常進(jìn)行。1在“數(shù)據(jù)管理”窗口的“賬套”下拉列表中選擇要進(jìn)行數(shù)據(jù)備份的賬套。列表中列出了系統(tǒng)中所有的賬套。默認(rèn)顯示最近操作的賬套。2在“年度賬”列表中選擇進(jìn)行備份的年度賬。3從【數(shù)據(jù)】菜單中選擇【數(shù)據(jù)備份】，或按工具條中的備份，彈出“數(shù)據(jù)備份”對(duì)話框，如圖n11 :圖n 11選擇要將數(shù)據(jù)備份到的驅(qū)動(dòng)器及存放路徑。輸入“文件名”（系統(tǒng)默認(rèn)以當(dāng)前賬套數(shù)據(jù)文件名加后綴.bdb）。賬套數(shù)據(jù)較大時(shí)，可先單擊窗口右下方“壓縮”按鈕對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行壓縮處理后，再單擊“備份”，打開“備份文件信息”對(duì)話框，如圖n 12：圖n 12對(duì)話框中顯示出進(jìn)行數(shù)據(jù)備份的用戶代碼以及要備份的賬套代碼、數(shù)據(jù)年度、備份時(shí)間等信息。7

10、在“備注”欄中輸入備份數(shù)據(jù)的附加說(shuō)明。單擊“確定”，開始進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。如果備份文件已經(jīng)存 在，系統(tǒng)將給出提示信息，確認(rèn)是否覆蓋原來(lái)的文件。備份完畢，系統(tǒng)提示“備份成功”。進(jìn)行軟盤備份時(shí)，要求軟盤為空盤，如果軟盤內(nèi)有內(nèi)容，將提示換盤。進(jìn)行軟盤備份時(shí)，如果待備份的數(shù)據(jù)量比較大，則在備份過(guò)程中會(huì)提示換盤。（二）數(shù)據(jù)恢復(fù)數(shù)據(jù)的恢復(fù)是指當(dāng)計(jì)算機(jī)發(fā)生故障或賬務(wù)處理系統(tǒng)軟件發(fā)生故障時(shí)，使當(dāng)前的賬務(wù)數(shù)據(jù)遭到破壞而必 須對(duì)已備份的數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)處理，它將使當(dāng)前的財(cái)會(huì)數(shù)據(jù)恢復(fù)到系統(tǒng)破壞前的狀態(tài)或最接近的狀態(tài)。1在“數(shù)據(jù)管理”窗口的“賬套”下拉列表中選擇要進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)的賬套。列表中列出了系統(tǒng)中所有的賬套。默認(rèn)顯示最近

11、操作的賬套。2在“年度賬”列表中選擇進(jìn)行恢復(fù)的年度賬。3從【數(shù)據(jù)】菜單中選擇【數(shù)據(jù)恢復(fù)】，或按工具條中的恢復(fù)，彈出“數(shù)據(jù)恢復(fù)”對(duì)話框，如圖n13,在對(duì)話框中顯示出賬套代碼、數(shù)據(jù)年度及賬套數(shù)據(jù)文件名稱和位置。圖U 13選擇數(shù)據(jù)備份文件所在的驅(qū)動(dòng)器及存放路徑。在文件列表中選擇（或直接輸入）備份的文件名。單擊“恢復(fù)”，打開“恢復(fù)文件信息”對(duì)話框。7.單擊“確定，開始進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)。進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)時(shí)，將覆蓋現(xiàn)有的賬套數(shù)據(jù)，所以應(yīng)根據(jù)系統(tǒng)提示，確認(rèn)是否恢復(fù)數(shù)據(jù)。如果數(shù)據(jù)格式錯(cuò)誤，或與現(xiàn)有賬套不是同一賬套數(shù)據(jù)，則不予恢復(fù)。如果數(shù)據(jù)備份到多張軟盤上，恢復(fù)數(shù)據(jù)過(guò)程中，系統(tǒng)會(huì)按順序提示換盤。已刪除數(shù)據(jù)的恢復(fù)：恢復(fù)已

12、刪除數(shù)據(jù)是對(duì)已刪除的年度賬進(jìn)行恢復(fù)。1在【數(shù)據(jù)】菜單中選擇【顯示所有賬套】，在“年度賬”列表中將列出當(dāng)前所選賬套中的所有年度及其數(shù)據(jù)文件信息，包括已經(jīng)刪除的年度賬。2.按照“數(shù)據(jù)恢復(fù)”過(guò)程進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)。三、帳務(wù)處理賬務(wù)處理是整個(gè)通用財(cái)會(huì)軟件的主體和核心部分， 包括期初建賬、日常賬務(wù)處理、結(jié)賬和年 月末 末結(jié)賬。（一）基礎(chǔ)設(shè)置會(huì)計(jì)科目設(shè)置會(huì)計(jì)科目增加窗口：科目代碼 可輸入會(huì)計(jì)科目的代碼。輸入的代碼必須符合設(shè)定的科目分級(jí)結(jié)構(gòu)，建立科目要按科目級(jí)別順序定義，如先建二級(jí)，再建三級(jí)?？颇亢?jiǎn)碼 填寫科目的字符簡(jiǎn)稱?？颇棵Q 填寫科目的漢字或外文名稱?？颇款悇e 科目類別共分為五大類，根據(jù)具體的科目類型而定。

13、科目分組 科目的分組包括：一般科目、現(xiàn)金、銀行、應(yīng)收、應(yīng)付、固定資產(chǎn)。對(duì)科目進(jìn)行分組是為了在系 統(tǒng)內(nèi)處理其他功能時(shí)，能夠縮小科目查找范圍，如在現(xiàn)金日記 賬中選擇科目時(shí)，彈出的 科目將只限為科目分組中的現(xiàn)金科目。下級(jí)科目分組 應(yīng)與上級(jí)科目分組一致。外幣核算該欄目確定是否需要外幣核算。單擊選上“核算外幣”，則當(dāng)以后有外幣核算要求的科目有業(yè)務(wù) 發(fā)生時(shí)，系統(tǒng)提供輸入所有外幣和匯率的窗口并自動(dòng)提供外幣和記賬本位幣的換算功能。幣別 選擇外幣幣種。幣種已在貨幣設(shè)置中設(shè)定。期末調(diào)匯 期末核算外幣時(shí)，由于匯率的變動(dòng)，產(chǎn)生匯兌損益，因此對(duì)某些科目進(jìn)行匯兌調(diào)整，這里設(shè)定需 要進(jìn)行期末匯兌損益調(diào)整的科目。核算現(xiàn)金流量

14、對(duì)某些會(huì)計(jì)科目的現(xiàn)金流量進(jìn)行核算。輔助核算指對(duì)會(huì)計(jì)科目按部門、職工、職工類別、項(xiàng)目、工會(huì)單位核算類別進(jìn)行的輔助核算。如果一個(gè)科 目的多個(gè)明細(xì)科目中設(shè)置的下級(jí)明細(xì)科目是相同的，有必要將這些明細(xì)科目與系統(tǒng)內(nèi)各種編 碼表建立聯(lián)系，如部門、職工核算類等，以便于進(jìn)行反向統(tǒng)計(jì)和生成輔助核算賬?？颇颗c核 算類別間的聯(lián)系，應(yīng)首先選擇一種核算類別，并從該核算類別中選擇一個(gè)具體的核算項(xiàng)。核算類輔助核算的類別，包括部門、職工等系統(tǒng)內(nèi)置核算類以及用戶自定義的核算類。本系統(tǒng)中設(shè)置了 六級(jí)輔助核算供用戶選擇。經(jīng)費(fèi)核算系統(tǒng)中內(nèi)置了 402撥繳經(jīng)費(fèi)收入科目進(jìn)行“經(jīng)費(fèi)核算”，且核算類設(shè)置為“工會(huì)單位”。后邊 的經(jīng)費(fèi)收繳方式下拉

15、選項(xiàng)，如不選，則在錄入經(jīng)費(fèi)時(shí)對(duì)繳費(fèi)方式進(jìn) 行確定。如選擇，則固 定為自主繳費(fèi)、稅務(wù)代收、財(cái)政劃撥三種繳費(fèi)方式選中的一種。用戶在錄入402撥繳經(jīng)費(fèi)收 入科目后，系統(tǒng)根據(jù)不同的繳費(fèi)方式自動(dòng)生成憑證分錄，并將相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)金額自動(dòng)登記在“經(jīng)費(fèi)管理”模塊的相應(yīng)賬簿中。數(shù)量核算某些科目需要核算數(shù)量，則在此進(jìn)行設(shè)置，并輸入計(jì)量單位。憑證中涉及到這類科目時(shí)將要求輸入業(yè)務(wù)發(fā)生的數(shù)量和單價(jià)。數(shù)量輔助核算即選上該項(xiàng)，則進(jìn)行數(shù)量輔助核算。計(jì)量單位 按數(shù)量和金額核算時(shí)，該科目的計(jì)量單位?？颇坑囝~方向選擇科目余額方向在借方或貸方。保存 將錄入的科目進(jìn)行保存。保存后繼續(xù)新科目的錄入。關(guān)閉關(guān)閉該界面，進(jìn)入上一級(jí)畫面。如果該科目

16、沒(méi)有保存，系統(tǒng)會(huì)提示是否將該科目進(jìn)行保存，選“是”則進(jìn)行保存，選“否”則放棄保存。保存后的科目可以進(jìn)行修改，修改的 操作方法同錄入。注：科目代碼、科目名稱必須錄入。在增加科目時(shí)，如果某一科目在本年度已有余額或發(fā)生額，本系統(tǒng)允許增加下級(jí)科目，處理方法是將該科目的余額或發(fā)生額移到第一個(gè)增加的下級(jí)明細(xì)科目中（憑證中的科目代碼也同時(shí) 改為這個(gè)下級(jí)明細(xì)科目），如果用戶需要對(duì)原科目余額或發(fā)生額在增加的下級(jí)明細(xì)科目間進(jìn) 行分配調(diào)整，則可以通過(guò)制作轉(zhuǎn)賬憑證進(jìn)行記賬調(diào)整，沒(méi)有上級(jí)科目不允許增加下級(jí)科目。不允許增加一級(jí)科目。（二）錄入初始賬初次使用本系統(tǒng)，必須設(shè)置初始余額及累計(jì)發(fā)生額，把賬上各明細(xì)科目的年初余額或

17、初始借貸方累計(jì)發(fā)生額輸入系統(tǒng)。一旦正式運(yùn)行，有關(guān)余額及發(fā)生額將由系統(tǒng)自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)，不必 TOC o 1-5 h z 每月另行輸入。如果建賬月份為元月，則只需輸入年初余額；如果用戶不是從年初使用本系統(tǒng)，不但要輸入 年初余額，還要輸入建賬年度年初到建賬月度月初為止的借貸方累計(jì)發(fā)生額。這樣年末才能獲得全年完整資 料（生成年報(bào)報(bào)表）。操作：建立001 xx區(qū)總工會(huì)會(huì)計(jì)賬的初始賬 1 單擊初始賬按鈕，打開賬務(wù)處理初始賬窗口，單擊初始賬圖標(biāo)。圖山一19jIs+JKl:s= 4IS Ns rWvASh q/EVJI|Lif11r-c*M*11 1*?n嚀r t dNHpiM# :二 + * 十工- =2在表中，

18、“科目代碼”、“科目名稱”、“幣另欄目的內(nèi)容由系統(tǒng)自動(dòng)列出，其中的內(nèi)容是用戶在設(shè)置 會(huì)計(jì)科目時(shí)輸入的。在科目101的“年初余額”的“本幣借方”處輸入“4575.29 ”，“本幣貸方”為空。按照上述方法依次往下輸入。輸入完畢，單擊“余額校驗(yàn)”按鈕生成初始科目匯總表。關(guān)閉初始數(shù)據(jù)窗口。操作：錄入帶輔助核算科目的初始賬單擊初始賬按鈕，打開賬務(wù)處理初始賬窗口，單擊初始賬圖標(biāo)，進(jìn)入初始賬錄入窗口。2在表中帶輔助核算的科目顯示為藍(lán)色，如圖川一20中“121借出款”科目按“職工輔助核算”。3雙擊“121借出款”分錄處，彈出輔助核算初始數(shù)錄入窗口，錄入年初余額及借、貸方累計(jì)數(shù)，并退出。各欄目說(shuō)明：年初余額這里

19、是該科目建賬年度的年初余額，只需直接輸入明細(xì)科目的余額，非明細(xì)科目由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算產(chǎn)生，輔助核算雙擊該分錄進(jìn)入窗口錄入。本年累計(jì)如果建賬月度為元月，不必輸入。如果為其它月度，這里輸入該科目從建賬年度年初開始到月度月初為止的借貸方累計(jì)發(fā)生額。期初余額指啟用月月初的余額，系統(tǒng)根據(jù)年初余額與累計(jì)發(fā)生額自動(dòng)計(jì)算生成。（二）生成初始科目匯總表用于對(duì)初始建賬中各科目的各項(xiàng)金額按照會(huì)計(jì)等式進(jìn)行平衡校驗(yàn)。如果輸入的初始余額不平衡，系統(tǒng)將給予提示，用戶需要進(jìn)一步去校核，直到試算平衡方能生成初始科目匯總表。初始數(shù)據(jù)錄 入完畢，按校驗(yàn)按鈕，屏幕上顯示“初始數(shù)據(jù)平衡”，如下圖川一 23:圖山一 23賬套啟用后，開始日常

20、賬務(wù)的處理，在第一個(gè)月結(jié)賬前，如果發(fā)現(xiàn)初始余額錄入有錯(cuò)，還可對(duì)初始數(shù) 據(jù)進(jìn)行修改，月末結(jié)賬后，初始數(shù)據(jù)不可修改。注：初始數(shù)據(jù)錄入完成后，最好做一次數(shù)據(jù)備份。至此，通用財(cái)會(huì)軟件中最基礎(chǔ)的工作一一期初建賬過(guò)程結(jié)束。下一節(jié)我們將介紹日常賬務(wù)以及結(jié)賬工作。（四）憑證錄入和修改操作：打開憑證錄入窗口1.單擊憑證按鈕，屏幕彈出賬務(wù)處理憑證的窗口，單擊憑證錄入圖標(biāo)，其屏幕格式如圖川24 :圖山一 24從窗口中可以看到，憑證格式與手工狀態(tài)基本一致?，F(xiàn)在，我們可以輸入憑證。在錄入憑證之前，首先 對(duì)憑證錄入屏幕格式進(jìn)行說(shuō)明。憑證錄入窗口是典型的WINDOWS風(fēng)格的窗口，如上圖所示，該窗口中有菜單、工具欄、工作區(qū)，

21、下面分別進(jìn)行說(shuō)明。在工作區(qū)，各欄目的含義如下：字、號(hào)：字即憑證類型，是選擇項(xiàng)。系統(tǒng)根據(jù)建賬時(shí)所設(shè)定的憑證類型提供相應(yīng)的選擇項(xiàng)，如果建賬時(shí)分為一類，則不需要考慮本項(xiàng)功能。號(hào)即憑證號(hào)，憑證號(hào)由系統(tǒng)自動(dòng)生成的。本系統(tǒng)中按不同的類型和月份對(duì)憑證編號(hào)，因此 同種憑證在一個(gè)月度內(nèi)不會(huì)重復(fù)，這樣可確保憑證號(hào)的連續(xù)和唯一。年 月曰輸入憑證的日期，系統(tǒng)默認(rèn)為登錄日期，“年”必須為賬套的年度。附單據(jù)張輸入所附原始單據(jù)張數(shù)，系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置為1。摘要選擇相應(yīng)的漢字輸入方法輸入分錄項(xiàng)的摘要，最多可輸入20個(gè)漢字。當(dāng)增加一新的分錄項(xiàng)時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)將上一分錄項(xiàng)摘要帶下來(lái)，常常只需稍做修改，即可成為新分錄項(xiàng)的摘要。如果用戶整張憑

22、證都使用一個(gè)摘要，可直接進(jìn)入科目代碼的輸入。 另外，系統(tǒng)為用戶提供了 “常用摘要”的功能，即在“工具”菜單中的命令“常用摘 要F3”，其中F3是輸入常用摘要的功能熱鍵，或在摘要錄入項(xiàng)中單擊”放大鏡”按 鈕，用戶在輸入時(shí)，可從常用摘要里選擇所需的摘要，避免錄入漢字之苦。 自定義摘要用戶還可以自己定義本單位常用的摘要。操作：編輯常用摘要用戶按F3鍵，彈出“常用摘要”窗口，或在摘要錄入項(xiàng)中單擊”放大鏡”按鈕。單擊“增加類別”按鈕，屏幕彈出增加摘要類別窗口，錄入摘要類別為“會(huì)計(jì)用語(yǔ)”，單擊“保存”按鈕，在摘要類別中新增“會(huì)計(jì)用語(yǔ)”，并回到上級(jí)畫面。彈出增加摘要內(nèi)容窗口，錄入摘要內(nèi)容為“提現(xiàn)”，單擊“保

23、存”按鈕，在摘要內(nèi)容欄新增“提現(xiàn)”，繼續(xù)錄入摘要內(nèi)容為“報(bào)銷”，摘要內(nèi)容欄新增“報(bào)銷”，單擊“關(guān) 閉”回到上一級(jí)畫面。單擊“確定”按鈕，關(guān)閉憑證摘要窗口。操作：使用常用摘要輸入“提現(xiàn)”摘要輸1.將鼠標(biāo)光標(biāo)移到“摘要”欄。入方法2.用戶按F3鍵，屏幕彈出常用摘要窗口，或單擊”放大鏡”按鈕。3.單擊摘要類別中的“會(huì)計(jì)用語(yǔ)”，然后單擊“摘要內(nèi)容”中的“提現(xiàn)”。單擊“確定”按鈕或按回車鍵，系統(tǒng)自動(dòng)返回輸入憑證狀態(tài)，并把用戶選擇的摘要自動(dòng)填寫在該分錄“摘要”欄?？颇枯斎胂鄳?yīng)分錄項(xiàng)的末級(jí)明細(xì)科目?？稍诳颇繖谥苯虞斎肟颇棵?、代碼或簡(jiǎn)碼，按回車鍵后，系 統(tǒng)自動(dòng)顯示對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目，或單擊放大鏡”圖標(biāo)，進(jìn)入會(huì)計(jì)科

24、目選擇窗口對(duì)會(huì)計(jì)科目進(jìn) 行選擇，本系統(tǒng)還提供了科目代碼的熱鍵輸入法，在“工具”菜單中的命令“科目代碼 F2 ”顯示輸入科目代碼的功能熱鍵為F2。操作：利用功能鍵輸入科目銀行存款/建設(shè)銀行將鼠標(biāo)光標(biāo)移到“科目”欄，按F2鍵，或單擊“放大鏡”圖標(biāo)，屏幕彈出選擇科目窗口。單擊“按科目代碼查找”，在科目代碼欄輸入“101”，單擊按鈕或按回車，光標(biāo)指向該科目?；蛏舷吕瓌?dòng)滾動(dòng)條查找，用鼠標(biāo)在所選擇的科目上單擊一下。單擊“選擇”按鈕（或雙擊該科目），系統(tǒng)自動(dòng)返回輸入憑證狀態(tài)，并把用戶選擇的科目自動(dòng)填寫在該分錄“科目”欄。如果錄入的科目設(shè)置了輔助核算，在錄入完科目回車時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)彈出輔助核算信息供用戶選擇。

25、單擊退出按鈕，取消以上的操作。注：在手工會(huì)計(jì)中，原始憑證中使用的是末級(jí)明細(xì)科目，登記明細(xì)賬時(shí)可參照所附原始憑證所登的明細(xì)賬目；在電算化會(huì)計(jì)中，錄入的是記賬憑證，所以必須要求分錄項(xiàng)中的科目為末級(jí)明細(xì)科 目，才能確定明細(xì)賬戶?？颇枯o助信息分別輸入銀行、往來(lái)、數(shù)量輔助核算及外幣核算的有關(guān)信息，例如，當(dāng)輸入銀行類科目時(shí)，如為現(xiàn)金支票或轉(zhuǎn)賬支票時(shí)可輸入支票號(hào)以便出納員進(jìn)行支票管理，如為 其他結(jié)算方式應(yīng)輸入收付日期等標(biāo)記，以便為執(zhí)行銀行自動(dòng)對(duì)賬功能提供方便。參見 憑證錄入舉例。借方金額、輸入分錄項(xiàng)的借貸方金額。在同一分錄中，系統(tǒng)不允許分錄借貸方金額同時(shí)存在.如果在借方代七浙、金額處輸入一非零值時(shí)，貸方金額

26、欄不再允許輸入金額，反之亦然。貸方金額在借、貸方金額不平的情況下，輸入第三條分錄時(shí)，在借或貸方金額欄中金額補(bǔ)平輸入“二”號(hào)，可顯示補(bǔ)平金額。憑證記賬。參見憑證記賬。記 賬系統(tǒng)自動(dòng)填入審核該憑證的用戶名。此項(xiàng)功能在審核憑證審核時(shí)才顯示。系統(tǒng)自動(dòng)填入錄制該憑證的操作員的用戶名。制 單憑證錄入窗口中，用鼠標(biāo)指向任一個(gè)按鈕，在鼠標(biāo)指針下面會(huì)出現(xiàn)一個(gè)提示框，說(shuō)明該按鈕的功能。本窗口中各按鈕的含義如下：新增一張憑證。增加憑證刪刪除當(dāng)前憑證。除憑證插入在當(dāng)前分錄項(xiàng)前插入一空分錄項(xiàng)。分錄 刪除分除當(dāng)前分錄項(xiàng)。錄刪經(jīng)費(fèi)如果該憑證是處理工會(huì)經(jīng)費(fèi)，則點(diǎn)擊可調(diào)出經(jīng)費(fèi)錄入的窗口。其右側(cè)有兩個(gè)下拉選項(xiàng)“生成對(duì)應(yīng)分錄”和“

27、經(jīng)費(fèi)科目設(shè)置”。生成對(duì)應(yīng)分錄是自動(dòng)按照經(jīng)費(fèi)錄入的數(shù)據(jù)和設(shè)置的經(jīng)費(fèi)科目對(duì)應(yīng)關(guān)系生成憑證。經(jīng)費(fèi)科目設(shè)置是設(shè)置生成憑證分錄時(shí)經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目和會(huì)計(jì)科目的對(duì)應(yīng)關(guān)系，如圖川一 25。如果有多個(gè)直接上級(jí)，可在會(huì)計(jì)科目中對(duì)221應(yīng)付上級(jí)經(jīng)費(fèi)科目設(shè)置多個(gè)對(duì)應(yīng)的應(yīng)付上 級(jí)經(jīng)費(fèi)的子科目，然后點(diǎn)擊增行進(jìn)行對(duì)應(yīng)設(shè)置，如圖川一26,生成憑證分錄時(shí)，系統(tǒng)將按照預(yù)先設(shè)置好的多個(gè)應(yīng)付上級(jí)經(jīng)費(fèi)科目的比例（該比例設(shè)置詳見經(jīng)費(fèi)管理中的本級(jí)經(jīng)費(fèi)比例設(shè)置），自動(dòng)生成對(duì)應(yīng)的多個(gè)上級(jí)的分錄。按單位生成憑證分錄的選項(xiàng)，在選中時(shí)，如果進(jìn)行經(jīng)費(fèi)錄入時(shí)選擇了連續(xù)錄入，那么在生成憑證時(shí)，系統(tǒng)將按照繳費(fèi)單位生成多條對(duì)應(yīng)的分 錄。不選擇，則在生成憑證時(shí)，系統(tǒng)將

28、自動(dòng)生成一條對(duì)應(yīng)的分錄。圖山一 25圖山一 26憑證查詢對(duì)本系統(tǒng)已輸入的所有憑證按一定條件進(jìn)行檢索，并將檢索出的憑證顯示在屏幕上。具體操作參見憑證查詢。上張、首張、下張、末張憑證：保存將當(dāng)前憑證存盤在存入憑證時(shí)，系統(tǒng)對(duì)每張存入的憑證自動(dòng)進(jìn)行平衡檢查：有借必有貸，借貸必相等。此外，還要進(jìn)行科目是否為最明細(xì)科目的檢查。檢查通過(guò)才正式存入憑證，否則要求用戶 繼續(xù)修改。取消編輯取消對(duì)當(dāng)前憑證所做的最新操作。打印將憑證輸出到打印機(jī)。退出結(jié)束憑證錄入。憑證修改在本軟件中，憑證修改也在憑證錄入窗口中進(jìn)行，通過(guò)查詢憑證”找到要修改的憑證，然后進(jìn)行修改。憑證修改用于修改已經(jīng)錄入但尚未審核、記賬的憑證，已記賬的憑證不能修改，如有錯(cuò)誤，只能通過(guò)紅字憑證沖銷。若在當(dāng)前會(huì)計(jì)期內(nèi)則可以通過(guò)反記賬、取消審核，再進(jìn)行修改。（五）憑證審核憑證必須經(jīng)過(guò)審核才能進(jìn)行記賬。審核憑證和修改憑證的屏幕格式基本一樣。憑證審核的過(guò)程：找到要審核的憑證。憑證錄入與審核不能為同一人。.對(duì)憑證進(jìn)行審核。操作：對(duì)1月份所有的憑證進(jìn)行審核。單擊憑證處理窗口中的憑證審核圖標(biāo)，打開憑證審核窗口。單擊“憑證查詢”按鈕，出現(xiàn)未記賬憑證查詢條件對(duì)話框，如圖川一33。圖山一 333.單擊“按會(huì)計(jì)期查詢”，在“會(huì)計(jì)期”輸入“01，單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將01月的所有未記賬憑證提取出來(lái)，當(dāng)前憑證是01月的第一張憑