崗位說明書編寫指引

1、崗位說明明書撰寫寫指引主要內(nèi)容容關(guān)于崗位位說明書書表格內(nèi)容容的填寫寫崗位說明明書的文文件管理理崗位信息息任職資格格職責描述述溝通信息息撰寫崗位位說明書書的步驟驟1關(guān)于崗崗位說明明書該手冊旨旨在幫助助公司的管管理者和和員工完完整了解解關(guān)于崗崗位說明明的理論論基礎(chǔ)和和具體的的使用方方法，并并能夠在在工作中中正確地地運用。對于一一些具體體操作中中可能會會碰到的的問題，以以及一些些實戰(zhàn)中中的小技技巧，也也可以在在本指引引中找到到。我們們希望它它能夠真真正成為為您在管管理和工工作中的的幫手。崗位說明明書是在在工作分分析基礎(chǔ)礎(chǔ)上，對對崗位信信息、任任職資格格、職責責、權(quán)限限等進行行描述的的成果文文件。崗崗

2、位說明明書作為為一個有有效的管管理工具具，它能能：準確的表表述當前前存在的的崗位被任職者者和任職職者上級級共同認認可為崗位評評價提供供有用的的信息為建立勝勝任能力力模型提提供有用用的信息息崗位說明崗位能力描述目標設(shè)定崗位評價能力評價績效評估職級薪酬：為崗位付薪為績效付薪為人付薪發(fā)展：培訓(xùn)個人發(fā)展職業(yè)生涯發(fā)展圖1：崗位說明的作用崗位說明明書作為為崗位說說明的重重要載體體，主要要用來澄澄清以下下問題：崗位存在在的目的的崗位在組組織結(jié)構(gòu)構(gòu)中的位位置任職者的的主要工工作任務(wù)務(wù)任職者的的任職資資格要求求崗位說明明書的撰撰寫是管管理者在在進行崗崗位說明明工作時時必須掌掌握的一一項技能能。本指指引的重重點將

3、圍圍繞如何何撰寫崗崗位說明明書來進進行。2表格內(nèi)內(nèi)容的填填寫下表是公公司崗位位說明書書的編寫寫格式，接接下來對對該模版版的各項項填寫內(nèi)內(nèi)容進行行分別描描述。XXXXXXXXXX有限限公司文件編號號文件版本本文件名稱稱崗位說明明書生效日期期崗 位位 信信 息息任職資格格崗位名稱稱性 別所屬部門門年 齡薪資等級級學 歷崗位編號號專業(yè)及資資格直屬上級級知識經(jīng)驗驗直接下屬屬技能技巧巧其它要求求職責概述述職責模塊塊職 責 細 則則見證表單單/文檔檔溝通渠道道主要需溝溝通事項項溝通方式式圖2：崗崗位說明明書模版版崗位說明明書的文文件管理理文件編號號根據(jù)公司司文件管管理的規(guī)規(guī)定，編編寫文件件編號，該該編號由

4、由公司人人力資源源部統(tǒng)一一制定。文件版本本根據(jù)公司司文件管管理的規(guī)規(guī)定，編編寫文件件版本號號，版本本號由公公司人力力資源部部統(tǒng)一制制定。生效日期期生效日期期就是崗崗位說明明書最終終定稿的的日期。當崗位位說明書書最終定定稿或每每次得到到修訂或或更新時時，均需需要標明明最新的的時間，以以便于數(shù)數(shù)據(jù)庫的的維護。人力資資源部需需要定期期對數(shù)據(jù)據(jù)庫中的的以及任任職者手手中的崗崗位說明明書進行行檢查，以以保證它它們是最最新的并并且互相相一致。崗位信息息崗位名稱稱崗位名稱稱由公司司人力資資源部進進行統(tǒng)一一制定，崗位名稱的編寫一般要遵循以下原則：崗位名稱稱可以反反映出該該崗位的的主要工工作內(nèi)容容、范圍圍和該崗

5、崗位的崗崗位等級級（比如如：經(jīng)理理、主管管、員等等），而而不是該該崗位上上任職的的人的職職務(wù)等級級。崗位名稱稱要盡可可能滿足足公司所所屬行業(yè)業(yè)、地域域、所有有制形式式等范圍圍內(nèi)的稱稱謂慣例例。在本公司司的范圍圍內(nèi)，具具有唯一一性。所屬部門門該崗位所所在部門門的名稱稱。薪資等級級該崗位在在本公司司薪酬體體系中所所對應(yīng)的的薪資等等級。崗位編號號崗位編號號由公司司人力資資源部進進行統(tǒng)一一制定。直屬上級級該崗位直直接上級級的崗位位名稱。直接下級級該崗位直直接下級級的崗位位名稱，注意要羅列全部的崗位名稱。任職資格格該部分用用來描述述崗位任任職者為為了勝任任該崗位位的工作作，應(yīng)該該達到什什么樣的的最低要要

6、求。依依據(jù)招聘聘政策，這這些最低低要求既既可以作作為全面面的要求求，也可可以在提提供培訓(xùn)訓(xùn)和指導(dǎo)導(dǎo)的情況況下，適適當放低低一些要要求。值值得注意意的是，在在該部分分被描述述的是崗崗位，因因而不應(yīng)應(yīng)包含其其任職者者個人的的背景、態(tài)度或或條件等等因素。性別該崗位對對性別的的要求，如如果沒有有性別方方面的要要求，填填寫“不限”。年齡該崗位對對年齡的的要求，注注意在此此填寫的的是年齡齡要求的的范圍，而而不是具具體的某某一個年年齡。沒沒有要求求，填寫寫“不限”。學歷對任職者者而言，最最起碼要要具備的的學歷。比如：初中、高中、中專、大專、本科、研究生生等。專業(yè)及資資格對于任職職者來說說，是否否具有專專業(yè)方

7、向向和從業(yè)業(yè)資格的的限制，如如果有，需需要列出出。知識經(jīng)驗驗為了完成成崗位所所要求的的工作任任務(wù)，任任職者必必須具備備的專業(yè)業(yè)知識有有哪些？一般要要求從知知識的領(lǐng)領(lǐng)域和知知識的程程度兩個個方面進進行描述述。比如如：英語語四級，全全面掌握握消防知知識等。對任職者者而言，最最起碼應(yīng)應(yīng)該具備備什么樣樣的工作作經(jīng)驗？經(jīng)驗的的種類（管管理經(jīng)驗驗或?qū)I(yè)業(yè)經(jīng)驗）？經(jīng)驗的的行業(yè)要要求（在在什么行行業(yè)類所所具有的的經(jīng)驗）？經(jīng)驗的的年限？等等。對于不不同的任任職者而而言，可可以是教教育程度度稍高，而而經(jīng)驗稍稍欠缺；或者經(jīng)經(jīng)驗非常常豐富，但但教育程程度稍低低。在考考察人員員與崗位位的匹配配程度時時，這兩兩種情況況都

8、是可可接受的的。技能技巧巧任職者需需要具備備的技能能，主要要是指可可預(yù)期的的潛質(zhì)。下面列列舉了常常見的336種核核心能力力，恒昌昌公司可可以參考考使用。分別是是：1.分析析能力 19.反饋2.預(yù)期期/前瞻瞻性思維維 20.領(lǐng)導(dǎo)能能力3.注重重細節(jié) 21.傾聽4.應(yīng)變變能力 22.知覺/判斷5.指導(dǎo)導(dǎo)能力 23.持續(xù)性性/堅韌韌6.商業(yè)業(yè)意識 24.計劃和和組織7.溝通通 225.問問題解決決能力8.成本本意識 26.質(zhì)量導(dǎo)導(dǎo)向9.創(chuàng)造造力/革革新 227.結(jié)結(jié)果導(dǎo)向向 10.顧顧客導(dǎo)向向 28.安全導(dǎo)導(dǎo)向11.決決策能力力 29.自我發(fā)發(fā)展12.授授權(quán) 330.制制定戰(zhàn)略略的能力力13.可可依

9、賴性性 31.壓力管管理 14.多多樣化導(dǎo)導(dǎo)向 332.主主動性/責任感感15.激激勵/動動機 33.團隊工工作能力力16.情情感智力力（情商商） 334.技技術(shù)應(yīng)用用17.情情感互動動（情商商） 335.時時間管理理18.授授權(quán)能力力 36.書面溝溝通 任職者需需要具備備的技巧巧是指，具具有習得得的、熟熟練掌握握的、可可重復(fù)的的特點，可可經(jīng)過一一定時期期的訓(xùn)練練或培訓(xùn)訓(xùn)從而迅迅速掌握握或提高高的一種種能力，例例如：電電腦操作作技能、演講技技巧、公公文寫作作、談判判技巧等等。對于某些些特殊崗崗位，由由于業(yè)務(wù)務(wù)或工作作的特殊殊需要，可可能在任任職者的的品質(zhì)、個性特特點等方方面加以以適當?shù)牡囊螅?/p>

10、例例如對需需要常年年出差的的崗位，需需要要求求任職者者具備較較強的適適應(yīng)能力力和吃苦苦耐勞的的精神。其他要求求其他要求求是指本本崗位說說明書中中沒有包包含的，但但仍需注注明的任任職資格格項目。職責描述述該部分用用于說明明任職者者的工作作內(nèi)容和和職責范范圍，而而不是用用來描述述為了達達成一個個結(jié)果而而采取的的具體方方法和行行動。每每一項職職責描述述必須：與崗位的的一項長長期性目目標相對對應(yīng)；精確的表表明所期期望的目目標，即即為了達達成什么么說明做什什么，而而非如何何做；任職者的的改變，不不應(yīng)該引引起職責責的變化化；職責的清清單最好好是能夠夠根據(jù)職職責的優(yōu)優(yōu)先性從從上到下下進行排排列，用用來強調(diào)調(diào)

11、對該崗崗位而言言最重要要的責任任范圍是是什么。這個排排序可以以是根據(jù)據(jù)職責的的重要性性，或者者是根據(jù)據(jù)操作系系統(tǒng)的流流程，或或者是職職責所跨跨越的部部門。職責概述述職責概述述即該崗崗位彼此此獨立的的幾個工工作范圍圍的羅列列。例如：采購員的的職責模模塊采購作作業(yè)、供供應(yīng)商開開發(fā)與管管理。財務(wù)部長長的職責責模塊財務(wù)務(wù)制度及及流程、財務(wù)預(yù)預(yù)算及計計劃、資資金管理理、成本本費用管管理、會會計核算算、會計計報表、財務(wù)收收付及保保密、部部門管理理。職責概述述的提煉煉遵循如如下步驟驟：崗位說明明書撰寫寫人對任任職者進進行訪談?wù)劊敿毤毩_列任任職者現(xiàn)現(xiàn)在從事事的所有有工作內(nèi)內(nèi)容；撰寫人與與任職者者對工作作內(nèi)容

12、進進行分類類、定義義，保證證每類的的范圍具具有一定定程度的的獨立性性；分類結(jié)果果交于任任職者的的上級進進行修正正、補充充，以保保證其完完整性。職責模塊塊職責模塊塊的內(nèi)容容與職責責概述的的內(nèi)容一一一對應(yīng)應(yīng)。職責責模塊與與模塊之之間，就就工作流流程和性性質(zhì)的關(guān)關(guān)聯(lián)度而而言，具具有較大大的獨立立性。雖雖然彼此此又有一一定的關(guān)關(guān)聯(lián)度，但但可以隨隨機調(diào)整整，即職職責模塊塊1和職職責模塊塊2可以以由不同同的兩個個崗位來來擔當。職責細則則在同一職職責模塊塊內(nèi)的職職責細則則與細則則之間的的關(guān)聯(lián)度度非常大大，往往往是同一一件工作作不同的的工序或或步驟，一一般情況況下不宜宜分拆，否否則就會會破壞一一件工作作的完整

13、整性和連連續(xù)性，也也容易出出現(xiàn)同一一件工作作仿佛在在由不同同的兩個個崗位在在分別承承擔。職責細則則的撰寫寫格式如如下：主語（崗崗位任職職者，略略去）+謂語（動動詞，做做什么）+賓語（為為了，達到到什么結(jié)結(jié)果）范例：思考和行行為的動動詞評估、推推薦、計計劃和組組織行動市場推廣廣活動為什么為了最終結(jié)果果擴大市場場份額和和提升利利潤率正確的撰撰寫格式式評估估市場條條件和發(fā)發(fā)展趨勢勢，計劃劃和組織織市場推推廣活動動，以使使公司產(chǎn)產(chǎn)品的市市場份額額穩(wěn)步增增長，并并提升利利潤率。思考和行行為的動動詞確認、建建議、計計劃、組組織、協(xié)協(xié)調(diào)、跟跟蹤行動培訓(xùn)實施施為什么為了最終結(jié)果果知識和結(jié)結(jié)果的良良好運用用正確

14、的撰撰寫格式式確認認培訓(xùn)需需求，以以使員工工培訓(xùn)活活動達到到預(yù)期的的效果。在撰寫職職責細則則時，一一些關(guān)于于思考和和行動的的動詞的的例子：達到咨詢給與提出改造控制保證提供管理貢獻授予合理化建議協(xié)作雇傭?qū)崿F(xiàn)配置協(xié)議確認接受分析決定提高推薦應(yīng)用定義通知招聘批準設(shè)計推動匯報裝配決策保持代表評估發(fā)展領(lǐng)導(dǎo)評估分配指導(dǎo)限制修訂幫助分銷維持運作吸引做制作尋找建造詳述會面選擇授權(quán)草擬制造確保購買娛樂修改賣改變預(yù)計監(jiān)控專門化核查建立激勵提交選擇評估談判主管合作考核組織學習收集執(zhí)行計劃測試溝通跟進準備培訓(xùn)完成預(yù)測呈現(xiàn)傳達進行闡明產(chǎn)生使用保存集中提升寫作見證表單單/文檔檔見證表單單/文檔檔與每一一項職責責細則對對應(yīng)

15、，即即該職責責達到或或?qū)崿F(xiàn)的的工作結(jié)結(jié)果和輸輸出。例如：職責細則則：確認認培訓(xùn)需需求，以以使員工工培訓(xùn)活活動達到到預(yù)期的的效果。見證表單單/文檔檔：培訓(xùn)訓(xùn)需求統(tǒng)統(tǒng)計表。溝通信息息溝通渠道道溝通渠道道只指該該崗位需需要進行行溝通的的對象，包包括部門門和崗位位或者是是一類人人群，既既包括公公司內(nèi)部部，也包包括公司司外部。主要需溝溝通事項項溝通的主主要目的的是傳達達信息、獲取信信息、達達成共識識，溝通通的事項項是指，通通過溝通通需要傳傳達、獲獲取的信信息和達達成什么么樣的共共識。比比如：采采購員與與生產(chǎn)部部溝通，需需要溝通通的事項項是：物物料需求求計劃。溝通方式式溝通的方方式主要要包括：面談、書面通

16、通知、電電話、傳傳真、EEMAIIL、會會議、研研討等。3撰寫崗崗位說明明書的步步驟流程工作內(nèi)容容工作人員員事項完成時間A、確定定崗位設(shè)設(shè)置與人人員編制制確定或調(diào)調(diào)整崗位位設(shè)置與與人員編編制、規(guī)規(guī)范崗位位名稱、編制崗崗位編號號人力資源源部人員員， 組織填寫寫崗位位設(shè)置與與人員編編制表B、制定定工作計計劃制定崗位位說明書書編寫工工作計劃劃：確定定崗位說說明書樣樣板、確確定編寫寫人員分分工、時時間安排排等工作作計劃內(nèi)內(nèi)容項目小組組成員參加項目目小組會會議C、知識識培訓(xùn)培訓(xùn)講解解崗位分分析與崗崗位職責責描述相相關(guān)知識識、安排排崗位說說明書編編寫工作作任務(wù)人力資源源部人員員中層以上上人員指定參加加崗位說說明書編編寫人員員各部門員員工代表表組織相關(guān)關(guān)人員參參加培訓(xùn)訓(xùn)D、下發(fā)發(fā)工作通通知書面正式式通知崗崗位說明明書編寫寫相關(guān)要要求和時時間、人人員安排排等人力資