合同管理操作規(guī)程

1、合同管理操作規(guī)程合同管理部門及其職責(zé)1、承辦部門是指負(fù)責(zé)對外簽訂各類合同的部門，其主要職責(zé)是：1）負(fù)責(zé)合同的洽談、起草、流轉(zhuǎn)、報審、變更和終止的具體事務(wù)工作。2）填寫對外簽訂合同審批單，按會簽流程，送協(xié)辦部門審核、公司法律顧問審簽、總 經(jīng)理室審批后的意見，負(fù)責(zé)合同修改。修改后將正式合同和修改意見一并交辦公室核對.對續(xù)簽、更改的協(xié)議、合同，負(fù)責(zé)與原件核對。若無更改，且在對外簽訂合同審批單中寫清楚與原件相同，無任何變化；若有更改，請在原件更改處保留原話，將要更改的內(nèi)容用紅線劃出，以便對照。負(fù)責(zé)將合同的復(fù)印件轉(zhuǎn)發(fā)給協(xié)辦部門和財務(wù)部門，將對外簽訂合同審批單和合同正件交辦公室存檔。按合同執(zhí)行部門提出的意

2、見,及時解決合同履行中發(fā)生的問題。參與合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁和訴訟。2、執(zhí)行部門是指履行合同的部門，其主要職責(zé)是：1）負(fù)責(zé)跟蹤、反饋合同執(zhí)行情況，建立合同執(zhí)行臺賬；2）及時向合同的承辦部門報告合同履行中發(fā)生的問題，提出解決問題的建議。3）在合同執(zhí)行完畢后一個月內(nèi)，應(yīng)提交合同執(zhí)行報告予承辦部門及財務(wù)部，并將與合同相關(guān)的資 料移交辦公室。3、協(xié)辦部門是協(xié)助履行合同的部門，其主要職責(zé)是：1）根據(jù)本部門的職責(zé)，提出對合同的可行性及相關(guān)專業(yè)的要求。2）在執(zhí)行過程中，協(xié)助執(zhí)行部門履行合同。4、辦公室對公司合同管理起服務(wù)作用，其主要職責(zé)是：1）按承辦部門填寫的會簽單，進(jìn)行統(tǒng)一編號。2）負(fù)責(zé)核對修改后的文

3、本。3）負(fù)責(zé)合同及相關(guān)資料的收集、保管、整理、歸檔并建立相應(yīng)的查、借閱制度。4）在法定代表人或持有法定代表人授權(quán)委托書的代理人簽署合同后，負(fù)責(zé)加蓋公司印章。5、財務(wù)部對合同管理起核簽和監(jiān)管作用，其主要職責(zé)是：1）負(fù)責(zé)公司所有對外經(jīng)濟合同的核簽，包括審核合同的標(biāo)的、付款方法和方式、制約條款及財務(wù) 條款的合法性、合理性。2）參與公司董事長或總經(jīng)理指定的經(jīng)濟合同談判和起草。3）對合同的財務(wù)收支、違約制裁等主要經(jīng)濟條款進(jìn)行全過程監(jiān)管。合同的審批1、公司對外業(yè)務(wù)，都必須簽訂書面合同。合同文本做到：結(jié)構(gòu)規(guī)范、條款齊全、標(biāo)的清楚、權(quán)責(zé) 明晰、內(nèi)容具體、用詞準(zhǔn)確。經(jīng)濟類合同在簽訂前，承辦部門應(yīng)了解合同對方的主

4、體資格和履約能力，并要求合同對方提供有關(guān)資信證明材料，或及時委托有關(guān)中介機構(gòu)進(jìn)行資信調(diào)查，辦理合同見證、公證。承辦部門起草的合同文本以及填寫的會簽單，經(jīng)辦公室編號后按會簽流程，送各有關(guān)部門、公司法律顧問審簽。承辦部門按會簽要求修改后的合同文本送至辦公室核對后，報副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批同意簽章或授權(quán)委托簽章。合同的簽訂各類合同必須由雙方單位的法人代表或其授權(quán)代表簽署，并提供相應(yīng)的法人代表證明或授權(quán)委托書。承辦部門對對方提供的法人代表證明或授權(quán)委托書應(yīng)核實：1) 該法人代表與企業(yè)營業(yè)執(zhí)照上所載明的法人代表是否相符；2) 該法人代表證明書所規(guī)定的有效期是否足以使其簽署與本合同有關(guān)的一切法律文件；3

5、) 該法人代表授權(quán)委托書是否規(guī)范、有效；4) 有關(guān)的一切法律文件是否加蓋公司印章。合同的執(zhí)行執(zhí)行部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同履行的規(guī)則，行使合同中的權(quán)利，承擔(dān)合同規(guī)定的義務(wù)；新接物業(yè)委托管理合同，在執(zhí)行完畢后的三個月內(nèi)，應(yīng)提交執(zhí)行報告，并將與委托管理合同相關(guān)的資料移交辦公室。在合同履行過程中若須變更（或補充）、或終止合同（執(zhí)行部門的反饋意見需在執(zhí)行期限內(nèi)），仍由承辦部門負(fù)責(zé)具體事務(wù)，并按二、三規(guī)定執(zhí)行。在合同履行過程中，財務(wù)部若發(fā)現(xiàn)經(jīng)濟條款執(zhí)行有問題，應(yīng)及時向公司總經(jīng)理報告，并提出解決問題的措施經(jīng)批準(zhǔn)后，由承辦部門處理。合同糾紛的解決合同發(fā)生糾紛時，執(zhí)行部門應(yīng)及時向承辦部門反映。合同糾紛通過協(xié)商解決的，

6、協(xié)商結(jié)果應(yīng)形成書面協(xié)議；協(xié)商不成的，在公司法律顧問協(xié)助下，直接向人民法院起訴或向仲裁機關(guān)申請仲裁。合同糾紛向人民法院起訴或向仲裁機關(guān)申請仲裁的，有關(guān)法律文書由承辦部門起草后，交公司法律顧問審查后,由公司總經(jīng)理審批.合同的歸檔合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)將合同正本交由辦公室歸檔保管，復(fù)印件交執(zhí)行部門。財務(wù)部、協(xié)辦部門及本部門備用。合同承辦部門在合同簽訂、履行、變更、終止過程中形成的法人代表證明書、備忘錄、雙方信函、授權(quán)書、傳真等文件資料也應(yīng)隨合同一并歸檔。辦公室對已經(jīng)生效的合同編號登記，建立檔案。凡與合同有關(guān)的文件資料也應(yīng)隨卷歸檔保管，并在每年第一季度末，會同財務(wù)部統(tǒng)計合同的履約率。七、合同洽談權(quán)限1、為加強公司各部門合同洽談管理的職能，公司對外的各種合同按部室、職能分類起草洽談，其 主要合同條款，如價格、收付款方式和合同的履行時間等，必須事前經(jīng)總經(jīng)理同意。正式簽署 合同必須有總經(jīng)理簽名同意，或由總經(jīng)理事先簽署授權(quán)委托書委托簽章。2、經(jīng)濟合同的洽談須