如何正確發(fā)郵件

1、精優(yōu)達(dá)內(nèi)部培訓(xùn)培訓(xùn)人：XXX如何正確發(fā)工作郵件第一頁(yè)，共二十四頁(yè)。前言 對(duì)任何員工來說，寫專業(yè)的郵件都是一種公司禮節(jié)。這不僅體現(xiàn)了自我的修養(yǎng)程度，也是代表公司的形象。希望此文檔能對(duì)大家有所幫助。第二頁(yè)，共二十四頁(yè)。郵件的送出Part 1郵件主題Part 2郵件內(nèi)容Part 3結(jié)尾署名Part 4主要內(nèi)容回復(fù)郵件的技巧Part 5第三頁(yè)，共二十四頁(yè)。Part 1郵 件 的 送 出第四頁(yè)，共二十四頁(yè)。 1）To的人：你所溝通的對(duì)象；直接關(guān)聯(lián)人；跟此事有直接聯(lián)系的人；上下游任務(wù)接口的人。 2）CC的人：指希望讓他知道這事，但是跟他并無直接責(zé)任關(guān)系。通常對(duì)方會(huì)是你的直屬領(lǐng)導(dǎo)，或者是你To的人的直屬領(lǐng)導(dǎo)

2、，也有可能是橫跨部門但是不跟此任務(wù)直接相關(guān)卻希望他知曉的人。 3）BCC的人：指想讓特定的人知道，但又不想讓郵件內(nèi)相關(guān)人員知曉。這個(gè)使用要小心，若被BCC的人沒仔細(xì)看回了郵件，這是令人尷尬的事，所以除非有特殊原因建議使用Forward（轉(zhuǎn)發(fā)）。 1.郵件的送出：第五頁(yè)，共二十四頁(yè)。1.2郵件的送出- Forward（轉(zhuǎn)發(fā)） 轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息 在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。 如果有需要還應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。 不

3、發(fā)送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。第六頁(yè)，共二十四頁(yè)。Part 2郵 件 主 題第七頁(yè)，共二十四頁(yè)。2.郵件主題（郵件標(biāo)題）主題要提綱挈領(lǐng)，方便看郵件的人一目了然的知道這是哪一方面的郵件。關(guān)于主題有以下幾方面需要注意： a.一定不要空白標(biāo)題，這是很失禮的。 b.標(biāo)題要簡(jiǎn)單，不宜冗長(zhǎng)，要能反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含糊不清的標(biāo)題（如王先生收），也不要用胡亂無實(shí)際內(nèi)容的主題（如“嘿”，或者是“收著”） c.一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，可適當(dāng)用大寫字母或特殊字符來突出標(biāo)題，但應(yīng)適度，特別是不要隨便使用“緊急”之類的字眼。 d.回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE RE一大串。 e

4、.最重要的一點(diǎn)，主題千萬不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。第八頁(yè)，共二十四頁(yè)。Part 3郵 件 內(nèi) 容第九頁(yè)，共二十四頁(yè)。 郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL. 如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。 不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰(shuí)都用個(gè)“Dear xxx”，顯得很熟

5、絡(luò)。關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫。3.1 郵件內(nèi)容之稱呼與問候第十頁(yè)，共二十四頁(yè)。3.2 郵件內(nèi)容之稱呼與問候 郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL. 如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。 不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰(shuí)都用個(gè)“Dear xxx”，顯得很熟絡(luò)。 關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫。第十一頁(yè)，共二十四頁(yè)。3.3郵件內(nèi)容之郵件正文11.

6、 Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順 若對(duì)方不認(rèn)識(shí)你，第一件應(yīng)當(dāng)說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報(bào)的以示對(duì)對(duì)方的尊重，點(diǎn)名身份應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔扼要，最好是和本郵件以及對(duì)方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰(shuí)還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯(lián)系方式之類與正文無關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中表明。 Email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。 正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語(yǔ)句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)

7、唐僧。第十二頁(yè)，共二十四頁(yè)。3.3郵件內(nèi)容之郵件正文22. 注意Email的論述語(yǔ)氣 根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系；郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。 尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。 電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀。3. Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。 如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)，沒人有時(shí)間仔細(xì)看你沒分段的長(zhǎng)篇大論。第十三頁(yè)，共二十四頁(yè)。3.3郵件內(nèi)容之郵件正文34. 一次郵件交待完整信息 最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚

8、，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會(huì)讓人很反感。5. 盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查 這是對(duì)別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開； 如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。 在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順拼寫，是否有錯(cuò)誤。第十四頁(yè)，共二十四頁(yè)。3.3郵件內(nèi)容之郵件正文46. 合理提示重要信息 不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。7. 合理利用圖片，表格等形式來

9、輔助闡述對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會(huì)表?yè)P(yáng)你的體貼。8. 不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用 ：） 之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻 Business Email 不是你的情書，所以：）之類的最好慎用。第十五頁(yè)，共二十四頁(yè)。Part 4結(jié) 尾 署 名第十六頁(yè)，共二十四頁(yè)。4.1 結(jié)尾署名 署名對(duì)于對(duì)外聯(lián)系人員其實(shí)非常重要，因?yàn)樗鴤€(gè)人信息，比如名字、職稱、部門、電話、郵箱、公司網(wǎng)址等等?，F(xiàn)在很多人還會(huì)加上個(gè)人二維碼。署名也是代表公司身份，所以不要加上太多有個(gè)人色彩的內(nèi)容及敘述。引用一個(gè)短語(yǔ)作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的

10、座右銘，或公司的宣傳口號(hào)。第十七頁(yè)，共二十四頁(yè)。KEENYODA簽名模板陳某某某某部電 話 真 機(jī) ：135 1234 1234Email ：;企業(yè)QQ：28511400XX地 址 ：深圳市光明新區(qū)新健興科技工業(yè)園B5棟6樓郵 編 ：518101網(wǎng) 站 ： 深圳市精優(yōu)達(dá)科技有限公司準(zhǔn)確感知世界 /TOUCH THE WORLD ACCURATELY第十八頁(yè)，共二十四頁(yè)。Part 5回復(fù)郵件的技巧第十九頁(yè)，共二十四頁(yè)。5.1 回復(fù)郵件的技巧1. 及時(shí)回復(fù)Email 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下，往往還是

11、必不可少的，這是對(duì)他人的尊重，理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對(duì)一些緊急重要的郵件。 對(duì)每一份郵件都立即處理是很占用時(shí)間的，對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過24小時(shí)。 如果事情復(fù)雜，你無法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說“收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)，云云”。不要讓對(duì)方苦苦等待，記?。杭皶r(shí)作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。 如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。第二十頁(yè)，共二十四頁(yè)。5.2 回復(fù)郵件的技巧2. 進(jìn)行針對(duì)性回復(fù) 當(dāng)回件答復(fù)問題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡(jiǎn)單的，那樣太生硬了

12、，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對(duì)方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。3. 回復(fù)不得少于10個(gè)字 對(duì)方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對(duì)”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個(gè)字，顯示出你的尊重。第二十一頁(yè)，共二十四頁(yè)。5.3 回復(fù)郵件的技巧4. 不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓 如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子郵件有時(shí)并不是最好的交流方式。 對(duì)于較為復(fù)雜的問題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過于冗長(zhǎng)笨拙而不可閱讀。此時(shí)應(yīng)及時(shí)對(duì)之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。第二十二頁(yè)，共二十四頁(yè)。5.4 回復(fù)郵件的技巧5.要區(qū)分Reply和Reply All（區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體） 如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行