技術資料歸檔管理制度

1、技術資料歸檔管理制度擬歸檔的技術資料指由公司完成或協(xié)助完成的工程項目，在承接、實施、成果完成整個過程中所形成的具有可追溯性、證明性的和有保存價值的文字、圖形、聲像等各種形式的歷史記錄。1 技術檔檔案管理理依據(jù)及及總體要要求為加強工程程文件收收集整理理及檔案案移交工工作，明明確職責責，規(guī)范范工程文文件收集集整理及及檔案管管理行為為，充分分發(fā)揮工工程文件件及檔案案在工程程建設與與管理中中的作用用，根據(jù)據(jù)中華華人民共共和國檔檔案法、建設工程文件歸檔整理規(guī)范的有關要求，特制定本制度。1.1 歸歸檔文件件總體質(zhì)質(zhì)量要求求1.1.11 工程程文件的的內(nèi)容必必須符合合管理方方面的標標準和要要求。1.1.22

2、 工程文文件的內(nèi)內(nèi)容必須須真實、準準確、與與工程實實際相符符合。1.1.33 歸檔檔的工程程文件原原件應為為手寫或或打印件件。簽名名必須本本人手簽簽，不得得打印。工工程文件件的書寫寫一律采采用黑色色碳素墨墨水書寫寫，要求求字跡端端正，無無缺、漏漏現(xiàn)象。不不得使用用紅色墨墨水、復復寫紙、圓圓珠筆、鉛鉛筆等，需需要改錯錯的，將將錯誤用用單斜線線劃掉，再再在其右右上方填填寫正確確的文字字（或數(shù)數(shù)字），禁禁止使用用改正液液、貼紙紙重寫、橡橡皮擦、刀刀片刮除除或用墨墨水涂黑黑等方法法。1.1.44工程文文件應字字跡清楚楚，圖樣樣清晰，圖圖表整潔潔，簽字字蓋章手手續(xù)完備備。1.1.55施工監(jiān)監(jiān)理文件件按單

3、位位工程組組卷；招招標代理理文件、設計監(jiān)理與咨詢、項目評估文件、施工圖審查文件、工程管理及其它項目按工程項目組卷。1.1.66 根據(jù)工工程文件件的多少少，立卷卷時可分分冊或不不分冊組組卷。1.1.77 工程程檔案整整裝方式式、封面面和裝盒盒以及填填寫，按按有關部部門的歸歸檔要求求進行。2 文件的的分類立立卷歸檔檔要求2.1各類類型項目目完成后后，應將將實施過過程中形形成的各各種有關關工程資資料收集集、整理理成最終終的項目目文檔及及時立卷卷，由公公司相關關部門指指定專項項責任人人進行資資料的分分類、收收集、整整理并保保證其完完整性，統(tǒng)統(tǒng)一向工程管管理科技技術資料料室進行行歸檔。2. 2 工程檔檔

4、案的歸歸檔與移移交必須須編制檔檔案目錄錄。檔案案目錄應應為案卷卷級，須須填寫工工程檔案案交接單單。2. 3 工程檔檔案的歸歸檔時間間要求2.3.11施工監(jiān)理理項目按按獨立的的單位工工程驗收收之日算算起， 個月月內(nèi)完成成相應單單位工程程的資料料歸檔；2.3.22 招標標代理項項目按獨獨立的標標段投標標有效期期到期之之日算起起，個月月內(nèi)完成成資料歸歸檔；2.3.33 公司司投標的的成果資資料在項項目中標標公告發(fā)發(fā)布之日日算起， 個月內(nèi)內(nèi)完成資資料歸檔檔（未中中標項目目的成果果資料本本部門自自行保存存）；2.3.44 設計計評估或或受委托托審查、設設計監(jiān)理理與咨詢詢、施工工圖審查查項目在在標段審審查

5、完成成（或較較小項目目整體完完成）并并提交建建設單位位之日算算起， 個月月內(nèi)完成成資料歸歸檔；2.3.55 其它技術術咨詢類類項目應應在成果果提交建建設方后后 個個月內(nèi)完完成資料料歸檔。2.4 工工程檔案案的歸檔檔主要內(nèi)內(nèi)容要求求2.4.11設計監(jiān)監(jiān)理與咨咨詢、項項目評估估（審查查）文件件：（11）基礎礎文件，包括項項目建議議書、可可行性研研究報告告、初步步設計報報告、發(fā)發(fā)改、規(guī)規(guī)劃等相相關行政政主管部門門的審批文件件、專家家評審文件件；（22）咨詢詢過程技技術文件件及最終終報告，包包括與參參建單位位的來往往文件、考考察調(diào)研研資料、產(chǎn)產(chǎn)品技術術樣本等等過程及及結論性性文件；（3）校校審記錄錄原

6、件。2.4.22 施工圖圖審查文文件：（11）基礎礎文件，包包括主管管部門初初步設計計批復文文件、報報發(fā)改部部門的初初步設計計報告、專專家評審審意見、工工程地質(zhì)質(zhì)勘察報報告、環(huán)環(huán)境影響響報告書書、項目目選址意意見書、規(guī)劃許可證書等 ；（2）過程技術文件及最終報告，包括咨詢或設計人員復核計算書、調(diào)查資料及有關的會議紀要、最終審查報告及其它審查中形成的有效材料；（3）校審記錄原件。2.4.33 招標代代理文件件：凡是是在規(guī)定定招標范范圍內(nèi)的的建設工工程項目目（包括括直接發(fā)發(fā)包項目目）的招招標投標標文件材材料及有有保存價價值的材材料均應應歸檔主主要為（11）基礎礎文件，包括招標標方案、標標段劃分分文

7、件、與與招標人人或其它它相關單單位會議議紀要、工工程量計計算或來來源的依依據(jù)、標標底計算算書。（22）過程程文件及及最終文文件，包包括招標標公告、備案、報名資資料、資格預預審資料料、招標文文件、標標底原件件、修改改、答疑疑資料，投投標、開開標、評評標、定定標資料料等與招招標相關關的其它它資料。（3）招招標文件件、標底底校審記記錄原件件。2.4.44 施工工監(jiān)理文文件：監(jiān)監(jiān)理工程程師在項項目完成成后，應應將監(jiān)理理過程中中形成的的各種和和工程項項目有關關的工程程文件整整理成最最終的工工程監(jiān)理理文檔，及及時立卷卷，并向向公司技技術資料料室進行行歸檔。最最終的工工程監(jiān)理理文檔包包括： （11）工程程建

8、設前前提文件件，包括括工程建建設的政政府批準準文件等等、合同文文件，包包括監(jiān)理理委托合合同、監(jiān)監(jiān)理部組組成名單單、施工工合同、設設備材料料供貨合合同； （22）工程程勘察設設計文件件，包括勘勘察報告告、設計計技術說說明、設設計變更更或通知知、圖紙紙會審記記錄等； （33）施工工組織設設計和施施工方案案； （44）監(jiān)理理工程師師與有關關方面之之間的往往來函件件、通知知、備忘忘錄、協(xié)協(xié)議、申申請、批批復、聯(lián)聯(lián)系單、工程會會議紀要要、監(jiān)理工工作日記記與工程程氣象記記錄、監(jiān)監(jiān)理規(guī)劃劃和實施施細則、文件收發(fā)登記與記錄等； （55）工程程質(zhì)量評評定、驗驗收，包包括隱蔽蔽工程驗驗收記錄錄、中間間驗收記記錄、

9、現(xiàn)現(xiàn)場檢查查、放線線或觀測測記錄、設設備檢驗驗、調(diào)試試驗收記記錄、工程缺陷陷、事故故處理文文件； （66）工程程支付證證明、付付款記錄錄、索賠或變變更處理理文件，包包括現(xiàn)場場工程量量的計量量、價格格確認等等； （77）其它它需歸檔檔的文件件。2.4.55其它監(jiān)監(jiān)測過程程產(chǎn)生有有效的材材料。2.4.66工程管管理文件件：管理理考核咨咨詢項目目：合同同、管理理考核過過程資料料。2.4.77其它技技術咨詢詢：參照照同類項項目執(zhí)行行。3檔案的的管理和和借閱 33.1 借閱人人有對所所借檔案案內(nèi)容對對外保密密的責任任。借閱閱公司一一般性的的技術檔檔案須經(jīng)經(jīng)部門主主管以上上人員批批準，借借閱公司司投標文文

10、件、標標底文件件、重要要咨詢成成果類文文件須經(jīng)經(jīng)公司分分管及以以上領導導批準。案卷一般只能在技術資料室查閱，如因特殊情況，經(jīng)公司分管及以上領導同意，辦理借閱手續(xù)后方可借出。 33.2 外單位位借閱檔檔案時，必必須持單單位介紹紹信，經(jīng)經(jīng)公司主主管領導導批準后后方予借借閱。3.3查閱閱時必須須愛護案案卷，不不準折疊疊，不準準拆卷，不不準在文文件上涂涂寫或修修改，不不得抽走走卷內(nèi)任任何材料料。3.4 借借閱技術術檔案應應按時歸歸還，預預計到期期不能歸歸還者，應應提前辦辦理續(xù)借借手續(xù)。4檔案的的鑒定和和銷毀 44.1檔檔案的保保管期限限應遵照照國家及及深圳相相關法規(guī)規(guī)的規(guī)定定。原則則上工程程檔案保保管

11、年限限與工程程設計使使用年限限相同，如認為為確無保保存價值值的文件件，相關關人員提提出銷毀毀的建議議，經(jīng)主主管領導導審批銷銷毀。 44.2 凡是決決定銷毀毀的檔案案，必須須認真登登記造冊冊，并必必須履行行簽字手手續(xù)，銷銷毀時應應有專人人監(jiān)銷，銷銷毀后監(jiān)監(jiān)銷人應應簽字確確認。5技術資資料歸檔檔的督促促、檢查查與通報報5.1工程程技術資資料的收收集、保保護與歸歸檔作為為項目負負責人和和相關技技術人員員崗位責責任制的的一項重重要內(nèi)容容，工程程資料必必須與工工程進展展同步。5.2 各各部門應應督促項項目部及及時進行行資料歸歸檔，相相關人員員調(diào)離時時部門應應指定專專項責任任人負責責項目資資料的歸歸檔工作

12、作?？偣まk辦組織相關關人員對對項目歸歸檔情況況進行檢檢查，向全全公司公公開通報報相關情情況。5.3 對對項目完完成后在在本制度度規(guī)定時時限內(nèi)未未歸檔的的項目負負責人及及有關責責任人予予以通報報并限期期歸檔，被通報報的人員員當期考考核不得得評為優(yōu)優(yōu)良。5.4 對對通報后后在限期期內(nèi)仍未未按要求求提交歸檔檔資料或歸歸檔資料料不合格格的有關責責任人，給予通報批評，被通報批評的人員，年度考核不得評為優(yōu)良并按照每一個項目扣罰 人民幣的辦法進行處理。6相關記記錄6.1 卷卷內(nèi)目錄錄參考形形式6.2 工工程檔案案交接單單6.3 技技術檔案案借閱卡卡 卷內(nèi)目目錄項目負責人人（總監(jiān)監(jiān)）： 案卷號號:序 號文 件 編 號號責任者文件材料題題名日 期頁 號備 注123456789101112131415第1頁/共共 頁頁移交人:日期:接收人:日期: 工程程類型： （XXX）工工程檔 案 交交 接 單 本單附有目目錄 張，包包含工程程檔案資資料 卷卷。電子子盤 片片，電子盤內(nèi)容容 。歸檔或移交交部門：項目負責人人/總監(jiān)監(jiān)理工程程師（簽簽字）： 部門管理員員（簽字