高級行政文秘職業(yè)化訓(xùn)練

1、高級行政文秘職業(yè)化訓(xùn)練第1頁，共35頁，2022年，5月20日，21點54分，星期四目 錄一、企業(yè)行政文秘工作內(nèi)容與素質(zhì)要求 二、行政文秘的角色定位與必備素質(zhì)；三、行政文秘的溝通技巧;四、行政文秘的時間管理技巧;五、行政文秘的會議管理；六、行政文秘的文檔管理;七、行政文秘公文寫作；八 、行政文秘的商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 ;第2頁，共35頁，2022年，5月20日，21點54分，星期四1、企業(yè)行政文秘的工作內(nèi)容（1）項 目內(nèi) 容1、日程管理預(yù)約會面的受理及安排；日程表的制作；預(yù)定計劃的變更及調(diào)整、向有關(guān)方面聯(lián)絡(luò)、交涉、調(diào)整，向上司再次確定，預(yù)計計劃進行管理，交通工具的選定、訂座與購票，旅費及預(yù)付款等

2、的收受2、環(huán)境的整理準(zhǔn)備上司辦公室和會客室的整理、清掃、裝飾、更換擺設(shè)、辦公室配置、上司辦公桌的整理、用品、消耗品的準(zhǔn)備和管理3、會議及活動的管理開會通知的制作及寄發(fā)、參加者名簿的制作、會場的選定及預(yù)約、會場的設(shè)立、必要用品等準(zhǔn)備、確認出席者、與延遲未到者的聯(lián)絡(luò)、茶點及飯菜的準(zhǔn)備、會場結(jié)束后的整理、會議記錄的制作及分發(fā)、其它大型活動的準(zhǔn)備，運作及事后的管理。第3頁，共35頁，2022年，5月20日，21點54分，星期四 企業(yè)行政文秘的工作內(nèi)容（2）項 目內(nèi) 容4、照顧身邊瑣事照顧茶點和吃飯、跑腿、名片、文具用品、圖書、用具等購買和管理、上司健康的管理（包括藥品的準(zhǔn)備等）、與上司家人的聯(lián)絡(luò)、私人

3、事情的幫忙和各種有關(guān)團隊的聯(lián)絡(luò)及調(diào)整，上司外出的準(zhǔn)備、車輛的安排（與司機聯(lián)絡(luò)及調(diào)整）、上司的接送、上司其它事務(wù)的代理。5、會計方面的業(yè)務(wù)各種票據(jù)如：交通費、交際費、各種會費的出納、結(jié)帳、上司私人的出納、支票和票據(jù)的處理、稅務(wù)手續(xù)的代辦與記帳。6、突發(fā)事件處理發(fā)生火災(zāi)、地震、風(fēng)水害等緊急情況時，對來訪客人的疏導(dǎo)、急病及意外事故的處理、非法侵入者的處置、勞動問題決裂和紛爭時的處理，發(fā)生緊急情況時，對公司內(nèi)、外的聯(lián)絡(luò)。第4頁，共35頁，2022年，5月20日，21點54分，星期四企業(yè)行政文秘的工作內(nèi)容（3）項 目內(nèi) 容7、接待、應(yīng)酬工作面談、訪客的安排、招待（茶點、飲食等的準(zhǔn)備）接送、上司辦公室及會

4、客室的安排，電話的接聽、傳達、代替上司接、打電話、上司不在時的應(yīng)付。媒體采訪、公共關(guān)系或相關(guān)的活動的組織與管理8、溝通支持性工作溝通公司內(nèi)外部領(lǐng)導(dǎo)或合作部門的協(xié)作關(guān)系、主持公司慶典、參加應(yīng)酬、外勤工作及其它主管臨時交辦事項9、文件的處理和保管公司內(nèi)外文件的制作、收發(fā)、處理、傳遞、及相關(guān)文件的傳達、辦公機器（電腦、復(fù)印機、傳真機）的操作和管理；文件檔案的管理；第5頁，共35頁，2022年，5月20日，21點54分，星期四 企業(yè)行政文秘的工作內(nèi)容（4）項 目內(nèi) 容10、信息的搜集整理文獻、市場調(diào)查報告及相關(guān)資料的收集、整理、分析；上司有關(guān)的名簿及通訊錄的管理；名片、雜志、圖書、磁盤等的整理、檢索；

5、11、決策支持工作信息的處理與分析；對公司內(nèi)外經(jīng)營、管理事務(wù)提供參謀和決策支持；第6頁，共35頁，2022年，5月20日，21點54分，星期四初級秘書：協(xié)助上司的工作主要工作如下： 接聽電話、上傳下達； 使用辦公軟件:打字、制表、作幻燈； 使用各類辦公用具(傳真、復(fù)印、電腦)； 使用互聯(lián)網(wǎng)； 管理檔案、文件等； 接待； 其它事務(wù)性的簡單工作；2、文秘的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃第7頁，共35頁，2022年，5月20日，21點54分，星期四中級秘書：分擔(dān)上司的工作主要工作如下： 起草公文、文件及其它需要的文字工作； 溝通協(xié)調(diào)各種關(guān)系； 管理上司工作日程； 組織、召集相關(guān)的會議；更多課程、更詳細課函就在資訊一百

6、 收集相關(guān)信息資料等 ；扣：八三八一三六五四六電：零七五五三三零四八一八二 公司內(nèi)、外的簡單事務(wù)的處理； 語言要求第8頁，共35頁，2022年，5月20日，21點54分，星期四高級秘書：管理、參謀、支持上司工作主要工作如下： 管理上司的工作時間； 主持大型商務(wù)、文化活動； 信息的處理與分析； 對公司內(nèi)外經(jīng)營、管理事務(wù)提供參謀和決策支持； 語言要求第9頁，共35頁，2022年，5月20日，21點54分，星期四一、企業(yè)行政文秘工作內(nèi)容與素質(zhì)要求 二、行政文秘的角色定位與必備素質(zhì)；三、行政文秘的溝通技巧;四、行政文秘的時間管理技巧;五、行政文秘的會議管理；六、行政文秘的文檔管理;七、行政文秘公文寫作

7、；八 、行政文秘的商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 ;第10頁，共35頁，2022年，5月20日，21點54分，星期四二、行政文秘的角色定位與必備素質(zhì)；1、秘書的定義 l廣義的概念；“秘書是領(lǐng)導(dǎo)人的事務(wù)與信息助手。”這里的廣義，包括了公務(wù)秘書、私人秘書，又包括了各行業(yè)、層次、工種；領(lǐng)導(dǎo)人既含單數(shù)，又含復(fù)數(shù)-領(lǐng)導(dǎo)集體；2狹義的概念?！懊貢且环N職務(wù)名稱，正在成為一種社會職業(yè)，指處于領(lǐng)導(dǎo)近身，直接為領(lǐng)導(dǎo)從事事務(wù)性、信息性的輔助服務(wù)的工作助手。”這里著重排除了私人秘書。我們定義為“秘書是領(lǐng)導(dǎo)工作的參謀和助手” 行政文秘側(cè)重于商業(yè)環(huán)境中的公務(wù)活動（商務(wù)秘書）第11頁，共35頁，2022年，5月20日，21點54分，

8、星期四2、秘書的角色定位領(lǐng)導(dǎo)者 替身決策支持 事務(wù)執(zhí)行者服務(wù)人員 協(xié)調(diào)人 參 謀 領(lǐng)導(dǎo)第12頁，共35頁，2022年，5月20日，21點54分，星期四2、常見的角色錯位1、主觀態(tài)度上的問題服從和服務(wù)意識淡薄沒有敬業(yè)精神，工作態(tài)度不佳保密意識差，導(dǎo)致泄密事件向上錯位，擅作主張2、客觀能力上的問題專業(yè)技能水平差各類知識較淺薄概念、判斷、概括能力差第13頁，共35頁，2022年，5月20日，21點54分，星期四3、行政文秘必備的職業(yè)素質(zhì) 正 直-堅持既定政策和原則 實事求是 熱 情對人、對事積極、樂觀 敬 業(yè)-以工作為榮，設(shè)定高的工作水準(zhǔn) 守 信-不失約、不違約、不食言、不泄密 忠 誠忠于上級 忠于

9、事業(yè) 有 序-利落，有條不齋 高 效-追求效率和效益 可 靠-按約定完成工作，保質(zhì)、保量、及時 細 心-盡可能的考慮事情周到、細心 悟 性領(lǐng)悟上級或領(lǐng)導(dǎo)的真實想法 自 信積極 向上 勤 奮不斷學(xué)習(xí) 提高能力 承受壓力第14頁，共35頁，2022年，5月20日，21點54分，星期四一、企業(yè)行政文秘工作內(nèi)容與素質(zhì)要求 二、行政文秘的角色定位與必備素質(zhì)；三、行政文秘的溝通技巧;四、行政文秘的時間管理技巧;五、行政文秘的會議管理；六、行政文秘的檔案管理;七、行政文秘公文寫作；八 、行政文秘的商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 ;第15頁，共35頁，2022年，5月20日，21點54分，星期四美國著名學(xué)府普林斯頓大學(xué)對

10、一萬份人事檔案進行分析，結(jié)果發(fā)現(xiàn)：“智慧”、“專業(yè)技術(shù)”和“經(jīng)驗”只占成功因素的25，其余75決定于良好的人際溝通。哈佛大學(xué)就業(yè)指導(dǎo)小組1995年調(diào)查結(jié)果顯示，在500名被解職的男女中，因人際溝通不良而導(dǎo)致工作不稱職者占82。秘書是領(lǐng)導(dǎo)的助手 沒有良好的溝通技巧就沒有良好的工作結(jié)果一、溝通的重要性第16頁，共35頁，2022年，5月20日，21點54分，星期四二、什么是溝通 ？為了設(shè)定的目標(biāo)，把信息，思想和情感在個人或群體間傳遞，并達成共同認識的過程。 實質(zhì) ： 如何理解別人 讓別人理解你的過程 注意：溝通不一定是直來直去 明明白白 效果比有道理重要第17頁，共35頁，2022年，5月20日，

11、21點54分，星期四三、溝通的特性 1、目的性2、方向性3、互動性傳送者 接受者信息 反饋 第18頁，共35頁，2022年，5月20日，21點54分，星期四四、溝通的種類及形式第19頁，共35頁，2022年，5月20日，21點54分，星期四 幾種溝通形式的優(yōu)劣分析優(yōu) 勢劣 勢面對面快速 直接 好控制有誤差 時間性差電 話快速 方便 省時不準(zhǔn)確 難控制書 面準(zhǔn)確 易保存 速度慢 身體語言生動 準(zhǔn)確 難把握 互聯(lián)網(wǎng)快速、直接、方便、 省時、準(zhǔn)確不生動 依賴性大第20頁，共35頁，2022年，5月20日，21點54分，星期四 解讀身體語言的含義身體語言行 為 含 義 距 離距離的遠近代表關(guān)系的親疏姿

12、 勢雙臂環(huán)抱表示防御，開會時獨坐一隅意味著傲慢或不感興趣。眼 神盯著看意味著不禮貌，但也可能表示興趣，尋求支持 表 情微笑表示友善禮貌，皺眉表示懷疑和不滿意。 手 式柔和的手勢表示友好、商量，強硬的手勢則意味著敵對、否認 聲 音演說時抑揚頓挫表明熱情，突然停頓是為了造成懸念，吸引注意力。 第21頁，共35頁，2022年，5月20日，21點54分，星期四六、溝通的方法說聽問看第22頁，共35頁，2022年，5月20日，21點54分，星期四七、了解對方的溝通風(fēng)格 支配型和藹型表現(xiàn)型分析型理性、紀(jì)律、任務(wù)傾向內(nèi)向被動合作、緩慢、跟從非命令、避免風(fēng)險 主動競爭、迅速、敢冒險、命令外向感性、散漫、人際傾

13、向友善、開放、不拘禮節(jié)第23頁，共35頁，2022年，5月20日，21點54分，星期四不同風(fēng)格的優(yōu)缺點風(fēng)格優(yōu) 點缺 點支配型 獨立、坦誠果決、實際效率、行動專橫跋扈冷酷無情分析型一絲不茍、按部就班循序漸進、有條不紊謹(jǐn)慎小心、推理力強吹毛求疵、不知變通雞蛋里挑骨頭和藹型態(tài)度合作、支持別人忠誠信賴、有耐心配合別人、居中協(xié)調(diào)一味順從、缺乏主見有求必應(yīng)、委曲求全表現(xiàn)型熱情洋溢、活力四射熱誠率直、幽默風(fēng)趣求新求變、說服力強好高騖遠、不切實際耐心不夠、經(jīng)常轉(zhuǎn)移注意力虎頭蛇尾第24頁，共35頁，2022年，5月20日，21點54分，星期四工作方式 . 嚴(yán)肅認真有條不紊有計劃有步驟合乎邏輯完美主義傾向寡言的緘

14、默的面部表情少喜歡個人單干語言準(zhǔn)確,注意細節(jié)語調(diào)單一遵守時間理性 不沖動分析型內(nèi)向被動主動外向分析型第25頁，共35頁，2022年，5月20日，21點54分，星期四果斷, 獨立, 有能力, 熱情,精力旺盛 , 表情少，不外露.以事為中心 有時過于直率，而顯得咄咄逼人 目光接觸, 目的性強, 說話快且有說服力, 語言直接, 計劃性強，強調(diào)效率. 工作方式 . 支配型內(nèi)向被動主動外向支配型第26頁，共35頁，2022年，5月20日，21點54分，星期四工作方式 . 和 藹 型合作友好贊同耐心輕松面部表情和藹可親頻繁的目光接觸說話慢條斯理聲音輕柔,抑揚頓挫辦公室里有家人照片內(nèi)向被動主動外向和藹型第2

15、7頁，共35頁，2022年，5月20日，21點54分，星期四工作方式 . 外向, 直率友好熱情的令人信服的合群的活潑的情緒波動大有說服力的語言面部表情豐富，動作多，快速的動作和手勢節(jié)奏快 幅度大喜好與人打交道并愿意與人合作 熱情感染 富有情趣 表 現(xiàn) 型內(nèi)向被動主動外向表現(xiàn)型第28頁，共35頁，2022年，5月20日，21點54分，星期四八、 溝通的方向向上溝通的原則： a、服從、尊重上級是基礎(chǔ) b、迎合上級是方法 c、理解、領(lǐng)會上級意圖是出發(fā)點 d、及時匯報(回報)第29頁，共35頁，2022年，5月20日，21點54分，星期四八、 溝通的方向與上司溝通的方法： 1、事前聽明白、看清楚上級意圖（個性、領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格） 2、事中要時時匯報 3、事后及時總結(jié)與上司溝通的態(tài)度： 1、尊重但不能吹棒 2、請示但不能依賴 3、主動但不能越權(quán)第30頁，共35頁，2022年，5月20日，21點54分，星期四八、 溝通的方向2、與同級人員的溝通 a、平時要注意建立信任關(guān)系 b、站在對方的立場 c、把握時機和方式 d、掌握原則性與靈活性 第31頁，共35頁，2022年，5月20日，21點54分，星期四八、 溝通的方向3、與下級人員的溝通 a、把握秘書的管理角色（傳達、協(xié)調(diào) 、緩沖、幫助） b、平時注意多溝通，盡可能及時了解各項業(yè)務(wù)的進展情況，并將信息及時整理反饋給上級 c