檔案管理實(shí)施細(xì)則(改)

西安東江實(shí)業(yè)有限公司

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西安東江實(shí)業(yè)有限公司

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實(shí)

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細(xì)

則

檔案管理實(shí)施細(xì)則

第一章目的

第一條規(guī)范檔案管理工作，是公司發(fā)展過程中一項重要的基礎(chǔ)性工作。企業(yè)擁有健全的檔案資源，對維護(hù)企業(yè)權(quán)益、開發(fā)新產(chǎn)品、開發(fā)人力資源、研究潛在客戶、減少企業(yè)成本、提高經(jīng)濟(jì)效益等都有重要意義。公司檔案工作必須堅持統(tǒng)一集中管理的原則，檔案管理也必須逐步向系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化發(fā)展。

第一章適用范圍

第二條本《細(xì)則》適用于公司各部門及以后新開工項目或新成立公司的所有須存檔的各類資料。

術(shù)語和定義

檔案管理員：專職檔案管理員（指在各部門中被指派負(fù)責(zé)本部門檔案管理的人員）。

檔案管理：文書檔案、圖表檔案、音像檔案、實(shí)物等不同載體的檔案材料。

檔案分類及編號（文字、圖紙、表格、音像、電子版）

（一）立檔單位劃分及檔案劃分

行政部（運(yùn)營部）：

與公司業(yè)務(wù)發(fā)展有關(guān)的政策、法令、法規(guī)文件；

各類訴訟檔案；

公司工作報告、專題報告；

召開大型會議紀(jì)要、會議記錄、重要討論稿，公司年度工作總結(jié)與工作計劃，重要外事活動記錄；

公司章程，升級認(rèn)證、領(lǐng)導(dǎo)人更選、大事記、機(jī)構(gòu)成立、合并、撤消、更改名稱、啟用印章；

公司下級單位的請示與批復(fù)，員工來信來訪記錄；

公司與外單位往來的文件、信函；

公司財產(chǎn)清理、統(tǒng)計、購物計劃；

部門年度工作總結(jié)；

公司各項活動形成的有關(guān)音像材料；

車輛管理相關(guān)文件；

網(wǎng)絡(luò)通訊、辦公設(shè)備管理制度；

公司日常經(jīng)營管理過程中出現(xiàn)的階段性文件。

公司工商資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、開戶許可證、資質(zhì)證書等）

人事部：

人事任免；

員工名冊、考核、晉升、獎懲、勞保福利、職稱考評、績效、目標(biāo)責(zé)任書、各項管理制度、教育培訓(xùn)等文件。

行政人事合同、人力資源合同、人事檔案；

銷售部（含客戶服務(wù)）：

買賣、租賃合同；

客戶檔案；

各項活動形成的有關(guān)音像材料；

成本部：

項目管理過程中的合同、預(yù)算書、結(jié)算書、招投標(biāo)書，月度進(jìn)度結(jié)算單及費(fèi)用結(jié)算憑證。

對外單位提供的各項統(tǒng)計報表。

總工辦：

工程中過程資料（圖紙變更、工作聯(lián)系單、各項通知單）

施工圖紙（各專業(yè)電子版）；

財務(wù)部：

會計憑證、審計評估報告

各類財務(wù)報表及文件等。

7.材料部：

1）設(shè)備檔案：按同一設(shè)備儀器名稱，含設(shè)備購置合同、固定資產(chǎn)驗收單、說明書、維修保養(yǎng)手冊、合格證、安裝、調(diào)試、驗收記錄等文字材料，由設(shè)備科收集整理。設(shè)備投入使用后及時移交檔案室保管。

認(rèn)質(zhì)認(rèn)價單

8.開發(fā)部：

報建開發(fā)前期成果、中期階段性文件、后期竣工驗收類資料；

工作中與外單位往來政府發(fā)文、承諾、說明等文件

9.施工單位：

竣工驗收類資料；

竣工驗收圖紙

10.監(jiān)理單位：

竣工驗收類資料；

（二）檔案編號：由資料員統(tǒng)一編號

公司代碼—部門—年月—數(shù)字流水號（如：dj-CBB-201402-001）

檔案的收集組卷

有關(guān)人員在收集、整理檔案資料時，應(yīng)按嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)。組卷要遵循項目檔案文件資料的自然形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)、組卷合理。

檔案資料上所反映的圖形尺寸、材質(zhì)、規(guī)格等內(nèi)容須與實(shí)物相符，做到字跡清楚、圖面整潔、規(guī)格統(tǒng)一、反差良好、簽字手續(xù)完備。

凡由易褪色書寫材料(如復(fù)寫紙、熱敏紙等)形成的文件資料，應(yīng)附該文件資料的復(fù)印件。

照片(含底片)和聲像材料，要求圖像清晰，聲音清楚，解說與畫面同步，照片與聲像材料的文字說明準(zhǔn)確精煉；電子檔案(軟盤／光盤等)應(yīng)符合公司有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

在整理圖紙檔案資料時，遇下列情況，應(yīng)要求責(zé)任部門進(jìn)行重新制作；

一張圖紙上改動部分超過圖面35％或改繪后致使圖面混亂、模糊、分辨不清的圖(表)；

使用破損、受過光照圖面不清、紙張有明顯油漬、水漬和有霉變的圖紙或資料；

結(jié)構(gòu)、工藝、平面位置(或局部)改變，無法在原圖上通過修改來反映的；

管線平面位置變動(長度超過總長的五分之一，線位平移超過2m)，構(gòu)造形式改變，

斷面尺寸變化，豎向位置變動等；

未按施工圖位置施工的管線工程。

所有竣工圖應(yīng)有竣工圖章。內(nèi)容有；編制單位名稱、編制人、技術(shù)負(fù)責(zé)人和編制日期。簽字要求填寫清楚、齊全，不得代簽。

公司涉及合同的檔案資料以《合同》歸檔管理細(xì)則規(guī)定實(shí)施。

以上檔案收集整理無誤后，管理員填寫《表1——檔案移交登記表》和《表2——檔案存檔登記表》（由本部門保存，作為本部門檔案管理臺帳）。

檔案的移交歸檔

凡公司各部門在項目施工管理、經(jīng)營活動中形成的文字材料（包括文字、圖表、聲像、實(shí)物）承辦部門應(yīng)指定專人寫出說明、系統(tǒng)立卷、按期向檔案室移交，不得私自保存。

項目技術(shù)文件資料要按單項工程組卷；項目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、消防、環(huán)保順序組卷；項目管理性文件按問題、時間文件組卷。

施工技術(shù)文件資料要按管理、依據(jù)、施工安裝記錄、檢測實(shí)驗、審定證明排列；竣工圖按專業(yè)、圖號排列；文字在前、圖樣在后。文字裝訂、圖紙不裝訂。

其它部門檔案按時間順序組卷。

案卷必須填寫卷內(nèi)目錄、備案表和封面、脊背；編寫案卷頁號，頁號位置時文件資料正面右下角，雙面書寫文件資料背面為左下角。

檔案來源、級別、移交時間及保存期限

部門

檔案內(nèi)容

檔案級別

移交時限

保存期限

行政部

1)與公司業(yè)務(wù)發(fā)展有關(guān)的政策、法令、法規(guī)文件；

A類

取得后，一個工作日內(nèi)

永久

2)各類訴訟檔案；

A類

取得后，一個工作日內(nèi)

永久

3)公司工作報告、專題報告；

A類

取得后，一個工作日內(nèi)

永久

4)召開大型會議紀(jì)要、會議記錄、重要討論稿，公司年度工作總結(jié)與工作計劃，重要外事活動記錄；

A類

取得后，一個工作日內(nèi)

永久

5)公司章程，升級認(rèn)證、領(lǐng)導(dǎo)人更選、大事記、機(jī)構(gòu)成立、合并、撤消、更改名稱、啟用印章；

A類

取得后，一個工作日內(nèi)

永久

6)行政部各項管理制度；

A類

取得后，一個工作日內(nèi)

永久

7)公司各項活動形成的有關(guān)音像材料；

A類

取得后，一個工作日內(nèi)

永久

8)公司下級單位的請示與批復(fù)，員工來信來訪記錄；

B類

當(dāng)月最后一個星期二

五年

9)公司與外單位往來的文件、信函

B類

當(dāng)月最后一個星期二

五年

10)年度工作總結(jié)；

B類

當(dāng)月最后一個星期二

五年

11)公司財產(chǎn)清理、統(tǒng)計、購物計劃；

C類

當(dāng)年年底

三年

12)車輛管理相關(guān)文件；

C類

當(dāng)年年底

三年

13）合同

A類

按《合同歸檔管理辦法》

永久

14）公司日常經(jīng)營管理過程中出現(xiàn)的階段性文件。

C類

當(dāng)年年底

三年

14）公司資質(zhì)、證照

A類

取得后，一個工作日內(nèi)

永久

人事部

1)人事任免；人事檔案

A類

取得后，一個工作日內(nèi)

永久

2)員工名冊、考核、晉升、獎懲、勞保福利、職稱考評、績效、教育培訓(xùn)等文件。

A類

取得后，一個工作日內(nèi)

永久

3）行政人事合同、人力資源合同

A類

按《合同歸檔管理辦法》

永久

銷售部（含客戶服務(wù)）

1)房屋買賣合同；

A類

按《合同》歸檔管理細(xì)則

永久

2)客戶檔案；

A類

按《合同》歸檔管理細(xì)則

永久

3)各項活動形成的有關(guān)音像材料。

A類

取得后，一個工作日內(nèi)

永久

財務(wù)部

1）會計憑證；公司章程、驗資報告

A類

提交上一年度

永久

2)審計評估報告、批復(fù)、結(jié)論；

A類

提交上一年度

永久

3）融資、銀行借款合同

A類

按《合同歸檔管理辦法》

永久

4）財務(wù)報表

A類

提交上一年度

五年

成本部

預(yù)算書、估算書、結(jié)算書、費(fèi)用結(jié)算憑證、工程進(jìn)度結(jié)算單、簽證單、各項扣款單

A類

取得后，一個工作日內(nèi)

永久

招投標(biāo)資料

A類

取得后，一個工作日內(nèi)

五年

各類工程合同

A類

按《合同歸檔管理辦法》

永久

對外單位提供的各項報表

B類

取得后，一個工作日內(nèi)

永久

材料部

按同一設(shè)備儀器名稱，含設(shè)備購置合同、固定資產(chǎn)驗收單、說明書、維修保養(yǎng)手冊、合格證、安裝、調(diào)試、驗收記錄等文字材料，由設(shè)備科收集整理

A類

取得后，一個工作日內(nèi)

永久

各類采購合同

A類

按《合同歸檔管理辦法》

永久

認(rèn)質(zhì)認(rèn)價單

A類

取得后，一個工作日內(nèi)

五年

開發(fā)部

前期項目研發(fā)成果，包括可行性研究報告

A類

取得后，一個工作日內(nèi)

永久

項目各類政府批文，重要的往來函件，報建圖紙，事務(wù)性往來信函（請示、報告、去函等資料）

A類

取得后，一個工作日內(nèi)

用地紅線藍(lán)圖，項目控規(guī)圖、計劃立項批復(fù)、選址意見書、三級批復(fù)、五證辦理、規(guī)劃總平圖報建、宗地圖

A類

取得后，一個工作日內(nèi)

房地產(chǎn)權(quán)屬證明（房產(chǎn)證大證、小證）、預(yù)測報告和實(shí)測報告成果、評估報告（環(huán)評、節(jié)能、交通、土地等）、勘測報告等

A類

取得后，一個工作日內(nèi)

各類報建審圖圖紙（人防、消防、防雷、施工圖審圖）

A類

取得后，一個工作日內(nèi)

各類開發(fā)合同

A類

按《合同歸檔管理辦法》

永久

各類驗收證書（分戶、節(jié)能、人防、消防、防雷、環(huán)評、規(guī)劃、紅線測量、質(zhì)監(jiān)備案、竣工驗收備案）合格證

A類

取得后，一個工作日內(nèi)

永久

總工辦

1)工程中過程資料（圖紙變更、工作聯(lián)系單、各項通知單）

A類

工程竣工后

永久

2）各類設(shè)計合同

A類

按《合同歸檔管理辦法》

永久

3)施工圖藍(lán)圖及電子版；

A類

工程竣工后

永久

施工

單位

1）竣工驗收資料（全套）

A類

工程竣工后

永久

2）竣工驗收圖紙（全套）

A類

工程竣工后

永久

監(jiān)理

單位

竣工驗收資料（全套）

A類

工程竣工后

永久

注：

B、C類文件到期后如予銷毀，專職檔案管理員應(yīng)提出書面申請，經(jīng)董事長、總經(jīng)理、檔案來源部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后由專職檔案管理員統(tǒng)一銷毀。表5：《檔案銷毀審批表》

檔案的查/借閱

凡因公務(wù)需要公司員工借閱檔案，應(yīng)事先填寫——表3《檔案借閱申請表》，請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可到檔案室辦理有關(guān)手續(xù)，并按期歸還，到期未還，檔案管理員要及時催還。

查（借）閱A類檔案，須經(jīng)董事長簽字（董事長不在，需總經(jīng)理和行政經(jīng)理雙方簽字）；

查（借）閱B類檔案，須經(jīng)總經(jīng)理簽字（總經(jīng)理不在，由行政經(jīng)理簽字，后由總經(jīng)理補(bǔ)簽）；

查（借）閱C類檔案，須由行政經(jīng)理簽字。

外單位要求查（借）閱有關(guān)檔案，原則上不外借，特殊情況的必須經(jīng)董事長批準(zhǔn)并按有關(guān)規(guī)定辦理查（借）閱手續(xù)，并按期歸還。

借閱者離職時，離職清單上需經(jīng)檔案室管理人員確認(rèn)歸還、簽字方能辦理離職手續(xù)。

借閱時間不超過5天，由于工作需要延長借閱時間，須補(bǔ)辦手續(xù)。

查（借）閱期間未經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或檔案室同意不得擅自復(fù)印。

安全管理

設(shè)施安全管理

檔案保管室須做到防盜、防火、防潮、防蟲、防水、防塵。

檔案室應(yīng)保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生，隨時對保管資料做好防塵預(yù)防工作，避免接觸有毒、腐蝕的預(yù)防性工作。

檔案室內(nèi)嚴(yán)禁接觸可燃物和易燃物品。

檔案、資料不得隨意丟棄或者擺放，檔案柜及檔案室須上鎖。

檔案、資料安全管理

檔案銷毀應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)銷毀管理制度執(zhí)行，保證至少兩人在場監(jiān)督執(zhí)行。

檔案、資料每年至少安排兩次核查，主要核實(shí)往來登記表、檔案資料實(shí)物、保管現(xiàn)狀等實(shí)質(zhì)進(jìn)行自查或上級核查。

任何人不得涂改、偽造、撕毀檔案、資料，違者視情節(jié)予以處罰。

電子資料存放須對其進(jìn)行密碼保護(hù)，保管人不得隨意將密碼告知其他人員。密碼泄露后，須及時更換密碼。

檔案、資料保管人安全管理

檔案、資料保管人須增強(qiáng)保密意識，確保檔案、資料等重要文件的保管工作。

4、本辦法與《合同歸檔管理辦法》不符的，以《合同歸檔管理辦法》為準(zhǔn)。

附表

附錄1

檔案移交登記表

送交部門：

送交日期：

序號

文件名稱

文件內(nèi)容描述

備注

附錄2

檔案存檔登記表

日期

文件名

送存部門

送存人

立卷號

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附錄3

行政檔案借用申請表

申請部門：

申請日期：

借用檔案名稱

借用檔案數(shù)量

用途

使用時間

原(復(fù)印)件

總經(jīng)理：部門負(fù)責(zé)人：申請人：

附錄4

行政檔案借閱登記表

日期

文件名

檔案號

借閱人

歸還日期

備注