訂單跟蹤流程操作細(xì)則

訂單跟蹤流程操作細(xì)則訂單跟蹤流程操作細(xì)則訂單跟蹤流程操作細(xì)則xxx公司訂單跟蹤流程操作細(xì)則文件編號(hào)：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計(jì)，管理制度訂單跟蹤流程操作細(xì)則一、目的為了進(jìn)一步優(yōu)化訂單管理全流程，監(jiān)控物資供應(yīng)的全流程，提高到貨及時(shí)率，明確訂單管理作業(yè)的具體內(nèi)容，提高工作效率，制定本操作細(xì)則。二、適用范圍本操作細(xì)則針對(duì)框架及集中采購(gòu)合同的訂單跟蹤全流程中各項(xiàng)操作規(guī)范進(jìn)行說明，為建立訂單跟蹤管理的三級(jí)聯(lián)動(dòng)體系提供基礎(chǔ)保障。三、細(xì)則內(nèi)容（一）訂單下達(dá)每日下午四點(diǎn)物資部總經(jīng)理在物資系統(tǒng)中對(duì)采購(gòu)訂單進(jìn)行審核（可以在采購(gòu)訂單下達(dá)界面查看），當(dāng)采購(gòu)訂單完成審核后：1）對(duì)于使用訂單管理平臺(tái)的供應(yīng)商，計(jì)劃人員在采購(gòu)訂單下達(dá)界面點(diǎn)擊“發(fā)送供應(yīng)商”按鈕后，訂單自動(dòng)下達(dá)成功。2）對(duì)于未使用訂單管理平臺(tái)的供應(yīng)商，計(jì)劃人員將訂單生成PDF格式文件，通過訂單專用郵箱（）在當(dāng)天下班前發(fā)送至供應(yīng)商郵箱。（二）訂單跟蹤1、訂單接受訂單接受指的是供應(yīng)商回復(fù)所收到的訂單是否可按照要求到貨日期供貨：1）每日下午1點(diǎn)，計(jì)劃人員查看訂單專用郵箱（）內(nèi)的供應(yīng)商訂單接受反饋郵件，并在采購(gòu)訂單下達(dá)界面點(diǎn)擊接受按鈕。2）計(jì)劃人員查看采購(gòu)訂單下達(dá)界面，查找狀態(tài)為“待接收”的訂單，郵件及電話要求供應(yīng)商當(dāng)天完成操作，并記錄在案。供應(yīng)商應(yīng)回復(fù)可按訂單要求供貨，若供應(yīng)商無法按我司要求供貨，則可采取以下方式；1)如有兩家可選供應(yīng)商則征詢另一家供應(yīng)商可否按訂單要求供貨；2）可與需求部門溝通，是否可以按供應(yīng)商回復(fù)延期供貨3）如遇協(xié)調(diào)無法解決的情況，需上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。2、供貨提醒到貨反饋指的是供應(yīng)商回復(fù)是否可在要求到貨日期前或當(dāng)天送貨。1）每日上午10點(diǎn)，計(jì)劃人員查看訂單專用郵箱（）內(nèi)的供應(yīng)商訂單到貨反饋郵件，并在采購(gòu)訂單下達(dá)界面點(diǎn)擊反饋按鈕。2）計(jì)劃人員查看采購(gòu)訂單下達(dá)界面，查找狀態(tài)為“已接受”的訂單，郵件及電話要求供應(yīng)商當(dāng)天完成操作，并記錄在案。供應(yīng)商應(yīng)回復(fù)可按訂單要求供貨，若供應(yīng)商無法按我司要求供貨，則可采取以下方式；1)如有兩家可選供應(yīng)商則征詢另一家供應(yīng)商可否按訂單要求供貨；2）可與需求部門溝通，是否可以按供應(yīng)商回復(fù)延期供貨3）如遇協(xié)調(diào)無法解決的情況，需上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。3、到貨跟蹤（僅限項(xiàng)目直運(yùn)單）1、直運(yùn)單直運(yùn)單采用掃描件跟蹤方式，掃描件跟蹤是指的是在訂單要求到貨日期后五個(gè)工作日內(nèi)，需供應(yīng)商提供已簽收訂單的掃描件，要求清晰且有簽收人名及日期。1）每日上午10點(diǎn)，計(jì)劃人員查看訂單專用郵箱（）內(nèi)的供應(yīng)商訂單掃描件反饋郵件，并在采購(gòu)訂單下達(dá)界面點(diǎn)擊已發(fā)貨確認(rèn)按鈕，并根據(jù)提供掃描件信息在物資系統(tǒng)采購(gòu)中進(jìn)行登記；包括登記簽收人員、實(shí)際到貨日期以及上傳掃描件電子版。2）計(jì)劃人員查看采購(gòu)訂單下達(dá)界面，查找狀態(tài)為“已反饋”且要求到貨日期為五個(gè)工作日前的訂單，郵件及電話要求供應(yīng)商一個(gè)工作日內(nèi)完成操作，并記錄在案。若供應(yīng)商答復(fù)未送貨，則可采取以下方式；1)如有兩家可選供應(yīng)商則征詢另一家供應(yīng)商可否按訂單要求供貨；2）可與需求部門溝通，是否可以按供應(yīng)商回復(fù)延期供貨3）如遇協(xié)調(diào)無法解決的情況，需上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。2、續(xù)貨單（B88888單據(jù)）每日上午10點(diǎn)，計(jì)劃人員查看要求到貨日期為上一日的續(xù)貨單是否記賬，1）如未記賬，需與物資部倉(cāng)庫(kù)溝通是否到貨2）如未到貨，需與供應(yīng)商溝通可采取以下方式；1)如有兩家可選供應(yīng)商則征詢另一家供應(yīng)商可否按訂單要求供貨；2）可與需求部門溝通，是否可以按供應(yīng)商回復(fù)延期供貨3）如遇協(xié)調(diào)無法解決的情況，需上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。（三）訂單撤銷1）由計(jì)劃人員郵件提出訂單撤銷申請(qǐng)（寫明訂單號(hào)、供應(yīng)商、項(xiàng)目信息、物料信息、撤銷原因）并在物資系統(tǒng)內(nèi)提交“訂單作廢申請(qǐng)”。2）經(jīng)計(jì)劃主管同意后發(fā)送計(jì)劃條線經(jīng)理審核，經(jīng)計(jì)劃經(jīng)理同意后計(jì)劃人員郵件發(fā)送物資部總經(jīng)理，3）由總經(jīng)理同意后相關(guān)人員進(jìn)行物資系統(tǒng)內(nèi)訂單作廢處理。（四）訂單管理1）日?qǐng)?bào)每日下午4點(diǎn)，由計(jì)劃人員將當(dāng)日訂單接受、反饋及掃描件跟蹤的情況，以及資產(chǎn)管理?xiàng)l線當(dāng)日供應(yīng)商單據(jù)遞交情況匯總形成日?qǐng)?bào)，郵件發(fā)至部門領(lǐng)導(dǎo)及