全恩生物技術(shù)工程設(shè)備有限公司行政管理規(guī)定

行政管理規(guī)定目地：為適應(yīng)公發(fā)展的需要，加強日常行政工作的規(guī)范管理，特制定本規(guī)定范圍：本規(guī)定適用于公司下屬各部門及全體員工職責(zé)：公司辦公室是各部門行政管理的主管部門。公司行政部是日常行政管理的實施部門。第一節(jié)：文件管理規(guī)定對確保對公司文件有效的管理及控制，包括文件編制、審批、收發(fā)、更改、歸檔、檢索、作廢等做出相關(guān)規(guī)定。本規(guī)定適用于公司內(nèi)部文件和外來文件的控制。一、文件分類和形式1、文件分類內(nèi)部文件包括：管理手冊、工作流程圖、通知、通報、規(guī)章制度等。記錄表格。外來文件包括：a)國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方有關(guān)法律法規(guī)；b)廠家通知、合同、技術(shù)文件、書籍、培訓(xùn)資料和記錄：c)上級政府及相關(guān)部門發(fā)文。2、文件的形式紙張：傳真電子版：光盤、硬盤、U盤二、文件的編制、審批和發(fā)布1、文件的編制：（1）編號a)管理手冊的編號：公司名稱+管理簡稱+發(fā)文件年度+版本號b)通知編號：公司拼音簡寫+部門簡稱+公文種類簡寫+（發(fā)文年度）+發(fā)文序列號組成，位于文頭下方。c)記錄編制：公司名稱+部門+序號d)外部文件以文件原編號為主，部門可根據(jù)情況進行排序編號，主要控制其版本、年號、時段的有效性。（2）編寫要求a)文字體采用宋體。首行稱謂采用四號字，正文內(nèi)容采用小四號字b)抄送欄目由總經(jīng)理根據(jù)傳真收件內(nèi)容填寫抄送部門c)文件應(yīng)字跡清晰、內(nèi)部完整。（3）、文件的版本版本號以英文字母A、B、C……表示，A為第一版，依次類推，修改狀態(tài)以阿拉伯?dāng)?shù)字0、1、2……表示，0為原版，1為第一次修改，依次類推。2、文件審批及發(fā)布1、公司文件由總經(jīng)理審核批準(zhǔn)發(fā)布實施。2、公司內(nèi)部文件由部門經(jīng)理審核總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布實施。3、公司內(nèi)部記錄表格由行政部批準(zhǔn)實施。三、文件的發(fā)放、回收1、內(nèi)部文件發(fā)放：由行政部負責(zé)接收公司文件，并將文件登記在《文件接收記錄》內(nèi)，可用電子版進行登記。行政部根據(jù)文件發(fā)放對象復(fù)印后進行轉(zhuǎn)發(fā)，并要求領(lǐng)用人在《文件發(fā)放登記、回收表》內(nèi)簽字。文件回收時，行政人員應(yīng)在《文件發(fā)放登記、回收表》做好記錄。文件以傳真形式時，公司要根據(jù)傳真紙的特點進行復(fù)印保存。在“保密限制范圍內(nèi)”的文件，公司將提前電話通知總經(jīng)理，并由總經(jīng)理直接接收并不轉(zhuǎn)發(fā)。2、外部文件發(fā)放：各部門接收廠家相關(guān)通知、培訓(xùn)資料、升級光盤時應(yīng)報于行政部備案，行政部根據(jù)文件發(fā)放要求發(fā)放，并做好相關(guān)登記。廠家要求發(fā)至各公司的記錄由行政部統(tǒng)一接收并印刷發(fā)放。文件歸檔、檢索1、所有文件應(yīng)由行政部備檔一份，進行分類儲存。2、當(dāng)文件以紙張形式貯存時應(yīng)保存A4紙文檔，當(dāng)以電子形式貯存時，應(yīng)注意防潮、防壓、防磁，以免其損壞、變質(zhì)，重要文件備份保存。3、保存在選擇干燥、通風(fēng)、防水的環(huán)境中，以防止丟失和損壞。4、文件應(yīng)按類別、時間進行排序并做好目錄，以便檢索。五、文件記錄的保存期1）長期：設(shè)備臺帳、資產(chǎn)管理卡、人員檔案、各類合同等2）三年：會議記錄、用車登記表、文件收發(fā)登記等。六、檔案管理規(guī)定1、嚴(yán)格執(zhí)行保密、安全制度，確保檔案機密安全。

2、各部門應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人，檔案責(zé)任人對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負責(zé)。

3、各類規(guī)章制度、辦法、人事、會議記錄、會議紀(jì)要、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由行政部負責(zé)歸檔。

4、各類合同、協(xié)議的正本原件由行政部歸檔，復(fù)印件可由部門保存。5、公司各項目申報資料、土地證、房證、營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代證、道路運輸許可證、消防證書、環(huán)保報告、辦公車輛登記證，公司公章、合同章的預(yù)留印鑒等由行政部存檔。

6、歸檔資料必須符合下列要求：

①文件材料齊全完整；

②根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷；

③根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系，區(qū)別保存價值、分類、整理、立卷，案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用。

7、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱需先請示總經(jīng)理。

8、加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、定期檢查檔案保管工作。第二節(jié)印信管理規(guī)定印件管理：本規(guī)定就公司印章的制發(fā)、改正、廢止、管理及使用方法做出規(guī)定1、印章是在公司內(nèi)外溝通證明其權(quán)威作用而使用的印章，包括：公章、合同章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、法人章等。2、公司總經(jīng)理和印信保管人對所管理印信使用的嚴(yán)肅性、正確性負責(zé)，并對印信嚴(yán)加保管，如有失職、差錯、丟失或違章亂用，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，需追查相關(guān)人員法責(zé)任。3、印章刻制由行政部負責(zé)，如有需要更換或廢止的印章應(yīng)由規(guī)定的各管理人將舊印章交還行政部。4、廢止印章由行政部保存三年。5、公司公章、合同章、由行政部指派專人保管，財務(wù)專用章、發(fā)票專用章出納保管，法人章由財務(wù)經(jīng)理保管。7、公司印章原則上不準(zhǔn)帶出公司，如確因工作需要，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借出。（并在登記表上記錄使用時間）8、用印章使用規(guī)范⑴、印章應(yīng)蓋在文件正面。。(2)、蓋公司公章除特殊規(guī)定外，一律用朱紅印泥。(3)、公司文件、對外介紹信、證明材料及其它以公司名義出具的材料蓋公司印章。(4)、以公司名義對外需要署名蓋章。(5)、以部門名義于授權(quán)范圍內(nèi)行文及收發(fā)文件時，蓋部門章。(6)、重要文件和特殊文件必須總經(jīng)理簽字。(7)、所有蓋章的對外材料必須存檔一份。第三節(jié)介紹信管理規(guī)定1、介紹信由行政部經(jīng)理負責(zé)保存。2、介紹信開具實行登記制度，申請人填寫〈介紹信使用登記表〉并經(jīng)審批后方可出具。一般事宜由行政經(jīng)理審批；重要事宜由副總經(jīng)理審批。3、開出的介紹信必須保留存根，以便今后核實查證。4、副總經(jīng)理在使用登記表上簽批后方可蓋印。第四節(jié)辦公管理規(guī)定一、傳真、復(fù)印、打印管理辦法1、傳真管理（1）傳真機由行政統(tǒng)一管理，并監(jiān)督其它部門人員的使用。（2）公司傳真機應(yīng)24小時全天開機，處于隨時接收狀態(tài)。（3）公司與外界聯(lián)系需對方發(fā)送傳真時，盡量要求對方注明本公司具體收件人，以便行政部及時分發(fā)。2、復(fù)印管理（1）公司復(fù)印機由行政部統(tǒng)一管理。（2）任何與公司無關(guān)的材料行政部有權(quán)拒印。3、打印管理（1）各部門打印工作由本部門專職人員自行完成，嚴(yán)禁不相干的人員上機操作。（2）嚴(yán)禁打印與公司工作無關(guān)的材料。二、計算機管理規(guī)定為了加快公司信息化的進展，提高公司運營效率，增進員工之間的交流，節(jié)約運營成本，公司推行辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用，特制定本規(guī)定。1、公司辦公用計算機由行政部統(tǒng)一管理及分配行政部確定要領(lǐng)取的計算機設(shè)備的具體型號，并由行政部填寫所要領(lǐng)取的計算機配置詳細清單，經(jīng)領(lǐng)用人核實無誤、簽字后領(lǐng)用。由行政部辦理計算機設(shè)備出庫手續(xù)，填寫出庫單。歸還計算機時與計算機配置詳細清單進行對照，核實無誤并且設(shè)備正常無任何損壞，填寫入庫單，清銷出庫單。2、使用規(guī)范⑴、計算機設(shè)備為公司財產(chǎn)，員工在使用時應(yīng)愛護。禁止私自拆卸電腦配件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將對當(dāng)事人予以嚴(yán)懲。因特殊工作需要，需拆卸計算機設(shè)備時，應(yīng)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請示、獲批準(zhǔn)后，由網(wǎng)絡(luò)管理員辦理。⑵、計算機使用者不應(yīng)在計算機上私自安裝非辦公用軟件。所有辦公用計算機不得安裝游戲軟件。⑶、保持計算機的清潔衛(wèi)生，做到計算機的表面干凈整潔，沒有污漬和灰塵。特別注意對鍵盤、鼠標(biāo)的保護與定時清潔。禁止使用硬物擦拭、劃碰顯示器屏幕，以免對屏幕造成損壞。⑷、公司的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、文件服務(wù)器等，由網(wǎng)絡(luò)管理員管理，其他人不得使用。⑸、禁止帶電插拔計算機設(shè)備⑹、下班、離開公司外出或超過1小時不使用計算機，應(yīng)關(guān)閉計算機。違者處以20元罰款。⑺、開關(guān)計算機應(yīng)按照正常開關(guān)順序進行，關(guān)閉主機時禁止使用電源按鈕或直接拔計算機電源進行關(guān)機，應(yīng)使用開始菜單里面的“關(guān)機”來關(guān)閉計算機，并等到主機電源關(guān)閉后再關(guān)閉顯示器。⑻、每位員工使用的計算機都需安裝相應(yīng)的防病毒軟件，在使用計算機時必須開啟防病毒軟件，以免受到病毒或黑客的攻擊。⑼、每位員工都應(yīng)把個人使用的計算機設(shè)置密碼，以保護公司的商業(yè)秘密，保障公司的網(wǎng)絡(luò)安全,設(shè)置的密碼報到行政部。使用者離開計算機時，需啟動密碼保護鎖閉屏幕。不要輕易透露密碼。在因工作調(diào)動等情況需要更換計算機時，應(yīng)將原計算機的密碼告知網(wǎng)絡(luò)管理員。⑽、不要私自刪改計算機系統(tǒng)中自己不知用途的文件或文件夾，不要使用有破壞作用的工具或命令等。⑾、辦公計算機專機專用，無特殊情況不得私自使用他人計算機，或下載公司內(nèi)部資料以為己用，違者處以200元罰款。⑿、禁止在工作時間利用公司電腦從事非工作的內(nèi)容，包括玩游戲、看電影、聊天、瀏覽與工作無關(guān)網(wǎng)站等。違者處以200元罰款。三、電話管理規(guī)定辦公電話用于正常公務(wù)，各部門必須實行嚴(yán)格管理。1、公司內(nèi)線電話用于各部門之間的聯(lián)絡(luò)，員工不得用內(nèi)線電話聊天、談笑；

2、辦公電話不得作私人電話使用，除正常工作外.

3、打電話時必須目的明確、語言簡練。4、如未經(jīng)批準(zhǔn)撥私人國內(nèi)長途，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)責(zé)任人承擔(dān)全部電話費外另加50元人民幣罰款。

5、辦公電話一律不得掛撥信息臺。如有違反，由部門經(jīng)理追查當(dāng)事人責(zé)任并罰款50元人民幣；追查未果則由部門經(jīng)理共同承擔(dān)電話費用。

6、愛護辦公電話，妥善保管，不得損壞。如發(fā)現(xiàn)話機、線路等故障要及時向行政部報修，確保線路暢通。四、辦公用車管理規(guī)定為加強公司辦公車輛的管理，特制定本規(guī)定。適用范圍為公司所屬各部門所有辦公用車。公司行政部門為辦公車輛統(tǒng)一管理部門。1．行政部必須有專人負責(zé)對所有辦公車輛進行日常管理，所有公司車輛（總經(jīng)理用車除外），晚間下班前需放至公司指定位置，鑰匙統(tǒng)一交回辦公室，由車輛管理員統(tǒng)一檢查并做好登記。特殊情況下（緊急救援、財務(wù)用車、貴賓接送等），則需總經(jīng)理同意并由行政部委派專人負責(zé)對車輛歸回時間進行登記和管理。2．公務(wù)用車不得隨意轉(zhuǎn)借他人，不得將公車私自開回家或私用，更不準(zhǔn)以公事為借口辦私事；非工作時間及節(jié)假日一律將車停放在指定地點，嚴(yán)禁無故將車停放在本單位以外的地方過夜；上述現(xiàn)象一經(jīng)發(fā)現(xiàn)對當(dāng)事人罰款500元。3．日常公司辦公用車采用車輛預(yù)約制度，事前填寫車輛用車申請單，并要有明確的書面記錄，每次詳細記錄車輛的使用人員、車輛的使用時間，公理數(shù)等。建議公司日常用車實行各部門拼車使用的方式，盡量的減少車輛的使用頻率，以降低車輛的費用。4．節(jié)假日公司車輛管理和其它工作時間一樣，所有車輛必須統(tǒng)一由行政調(diào)度管理，未經(jīng)公司總經(jīng)理允許，所有車輛不準(zhǔn)外借公司員工，以及其它單位或個人及用作其它用途。5、辦公用車的鑰匙，車輛的清潔，維修等日常維護由庫管員統(tǒng)一管理。6．行政部需每半個月對車輛的違章情況進行一次調(diào)查，如發(fā)現(xiàn)存在違章的情況，對產(chǎn)生違章情況的人員進行調(diào)查，一經(jīng)核實，由當(dāng)事人承擔(dān)全部費用。如無法查處的違章，將由行政部經(jīng)理進行費用的承擔(dān)。8、未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，公用車輛只供在本市內(nèi)用車，不得出長途。五、辦公用品及消耗品管理規(guī)定為加強消耗品的管理及控制，特制定本規(guī)定。一、管理辦法1、實物管理（1）、消耗品分為一般消耗品、管制消耗品，管制消耗品的范圍由公司行政部自行制定。（2）、消耗品的領(lǐng)用采用各部門按需上報原則，行政部根據(jù)實際情況實行總量控制的原則進行發(fā)放。（3）、臨時購買由使用部門提申請報副總經(jīng)理同意后購買。（4）、各部門每月25日前上報辦公用品明細。（5）、行政部根據(jù)各部門的實際情況確定購買辦公用品，經(jīng)副總經(jīng)理審批后購買。（6）、每月的30日由各部門經(jīng)理或部門主管到行政部領(lǐng)取辦公用品，一般情況下，一個月只允許領(lǐng)取一次。六、宿舍管理規(guī)定住宿人員須經(jīng)行政經(jīng)理批準(zhǔn)方可入住，并在行政部統(tǒng)一登記備案。任何員工未經(jīng)公司許可，不得擅自留宿外人。宿舍長對員工宿舍的一切事物負責(zé)。嚴(yán)禁攜入或在宿舍內(nèi)存放易燃易爆物品。嚴(yán)禁私接電路和使用電量大的電器。嚴(yán)禁在宿舍內(nèi)進行打架、賭博、酗酒、吸毒、色情等不良活動。住宿人員不得擅自調(diào)換房間及房間內(nèi)財產(chǎn)物品。住宿人員不得大聲喧鬧或發(fā)出噪聲，影響他人休息。集體宿舍建立值日制度，值班者負責(zé)責(zé)任區(qū)公共衛(wèi)生、水、電設(shè)備狀況。員工離職時，須交回其住房鑰匙，否則不予辦理任何其調(diào)動手續(xù)。七：食堂管理規(guī)定為加強公司食堂管理，保證員工就餐質(zhì)量，特制定本辦法。一、食堂伙食及炊具管理本規(guī)定包括食堂財務(wù)預(yù)算及物品管理、食堂采購管理、食堂炊事器具安全操作管理及員工用餐管理。本規(guī)定適用于公司食堂及全體就餐員工。食堂工作人員應(yīng)根據(jù)員工的建議，不斷改善伙食質(zhì)量，讓就餐人員吃飽、吃好。飯菜不得有夾生、異味、變質(zhì)等現(xiàn)象，飯菜中不得發(fā)現(xiàn)有蒼蠅、腐爛菜葉根和其它異物。調(diào)料、輔料無霉變、生蟲。應(yīng)該燒熟、煮透的食品須達到要求。炊事員應(yīng)對當(dāng)天的用料進行認真清潔，絕對禁止食物中毒的發(fā)生。炊事員必須了解各種炊事器具和設(shè)備、設(shè)施的性能和使用方法，否則不得使用。所有電源開關(guān)不準(zhǔn)用濕手開啟，以防觸電事故發(fā)生。廚房操作間嚴(yán)禁閑人進入，以確保安全。每日下班時必須保證人走火滅，以防火災(zāi)發(fā)生。每日下班時必須檢查餐廳所有門窗，所有電源是否關(guān)閉，以確保財物安全。食堂衛(wèi)生要求炊事員持健康證上崗。穿戴清潔的工作衣帽，頭發(fā)不外露。不穿工作服去廁所，便后洗手。禁止吸煙。工作時不戴戒指，不涂指甲油。不隨地吐痰，不亂丟廢棄物。垃圾入箱。下水道暢通。排氣罩清潔，不滴油。房墻、壁板、天花板無霉斑，無脫落。生熟分開，杜絕生