財(cái)務(wù)知識(shí)：系統(tǒng)管理及財(cái)務(wù)分工課件

系統(tǒng)管理本章主要內(nèi)容1、用戶(hù)操作流程2、啟動(dòng)系統(tǒng)管理與設(shè)置操作員3、建立新賬套4、財(cái)務(wù)分工5、修改賬套6、設(shè)置基礎(chǔ)分類(lèi)檔案7、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)系統(tǒng)管理本章主要內(nèi)容1第一節(jié)用戶(hù)操作流程1、新用戶(hù)操作流程如果您是第一次使用本系統(tǒng)，請(qǐng)按下圖所示步驟執(zhí)行操作。安裝啟動(dòng)系統(tǒng)管理模塊設(shè)置操作員新建賬套設(shè)置操作員權(quán)限啟動(dòng)其他系統(tǒng)第一節(jié)用戶(hù)操作流程1、新用戶(hù)操作流程安裝啟動(dòng)系統(tǒng)管理模22、老用戶(hù)操作流程如果您已經(jīng)使用了本系統(tǒng)；并且需要進(jìn)行年末結(jié)轉(zhuǎn)，以便進(jìn)入下一年度的處理，請(qǐng)按圖所示的流程執(zhí)行操作。啟動(dòng)系統(tǒng)管理建立下年度賬結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)啟動(dòng)其他系統(tǒng)進(jìn)行新年度操作2、老用戶(hù)操作流程啟動(dòng)系統(tǒng)管理建立下年度賬結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)啟動(dòng)3第二節(jié)啟動(dòng)與注冊(cè)提示：1、系統(tǒng)允許用戶(hù)以系統(tǒng)管理員admin的身份，也可以賬套主管的身份注冊(cè)進(jìn)入系統(tǒng)管理；2、第一次運(yùn)行系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)由系統(tǒng)默認(rèn)的管理員admin進(jìn)行登錄，原有口令為空。第二節(jié)啟動(dòng)與注冊(cè)提示：4第三節(jié)建立新賬套建立賬套，即采用財(cái)務(wù)軟件為本企業(yè)建立一套賬簿文件。首次使用總賬系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)根據(jù)企業(yè)的具體情況進(jìn)行賬套參數(shù)設(shè)置。主要包括：核算單位名稱(chēng)、所屬行業(yè)、啟用時(shí)間、編碼規(guī)則等基礎(chǔ)參數(shù)。賬套參數(shù)決定了系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的內(nèi)容和形式。第三節(jié)建立新賬套建立賬套，即采51．核算單位通用總賬系統(tǒng)一般允許同時(shí)為多個(gè)核算單位記賬，每個(gè)核算單位都有一套獨(dú)立的完整的賬簿體系。核算單位（用戶(hù)）的一套獨(dú)立的完整的賬簿體系稱(chēng)為賬套。每個(gè)賬套用一個(gè)代碼表示，稱(chēng)為“賬套代碼”。賬套代碼不能重復(fù)，每一個(gè)代碼與核算單位名稱(chēng)是相互對(duì)應(yīng)的。1．核算單位62．啟用日期啟用日期是指由原會(huì)計(jì)信息處理系統(tǒng)到新會(huì)計(jì)信息處理系統(tǒng)的交接日期，即新設(shè)置的賬套被啟用的時(shí)間。規(guī)定啟用日期是為了便于確定電算化方式下賬務(wù)處理的起點(diǎn)，保證證、賬、表數(shù)據(jù)的連續(xù)性。2．啟用日期73．編碼方案編碼方案是指設(shè)置編碼的級(jí)次方案，這里采用群碼方案，是一種分段組合編碼，每一段有固定的位數(shù)。編碼規(guī)則是指分類(lèi)編碼共分幾段，每段有幾位。一級(jí)至最底層的段數(shù)稱(chēng)為級(jí)次，每級(jí)（或每段）的編碼位數(shù)稱(chēng)為級(jí)長(zhǎng)。編碼總級(jí)長(zhǎng)為每級(jí)編碼級(jí)長(zhǎng)之和。可分級(jí)設(shè)置的內(nèi)容有：會(huì)計(jì)科目、地區(qū)分類(lèi)、客戶(hù)分類(lèi)、供應(yīng)商分類(lèi)、存貨分類(lèi)、部門(mén)、成本對(duì)象、收發(fā)類(lèi)別和結(jié)算方式等。3．編碼方案8“設(shè)置賬套信息”實(shí)例:創(chuàng)建888賬套：?jiǎn)挝幻Q(chēng)：北京陽(yáng)光信息技術(shù)有限公司；啟用會(huì)計(jì)期：2000年01月；會(huì)計(jì)期間設(shè)置：1月1日至12月31日。單位名稱(chēng)：北京陽(yáng)光信息技術(shù)有限公司單位簡(jiǎn)稱(chēng)：陽(yáng)光公司?！霸O(shè)置賬套信息”實(shí)例:創(chuàng)建888賬套：9“確定編碼方案”實(shí)例：該企業(yè)的分類(lèi)方案是：存貨分類(lèi)編碼級(jí)次：1223?？蛻?hù)和供應(yīng)商分類(lèi)編碼級(jí)次：223。部門(mén)編碼級(jí)次：122。科目編碼級(jí)次：42222。其余采用系統(tǒng)默認(rèn)值?！按_定編碼方案”實(shí)例：該企業(yè)的分類(lèi)方案是：10第四節(jié)財(cái)務(wù)分工財(cái)務(wù)分工，即財(cái)務(wù)權(quán)限設(shè)置是指對(duì)允許使用財(cái)務(wù)軟件的操作員規(guī)定操作權(quán)限。在建立新賬套之前，必須先指定一名“系統(tǒng)管理員”，由系統(tǒng)管理員確定賬套主管、進(jìn)行操作員的授權(quán)或撤銷(xiāo)權(quán)限設(shè)置。第四節(jié)財(cái)務(wù)分工財(cái)務(wù)分工，即財(cái)務(wù)權(quán)限設(shè)置是指對(duì)允許使11系統(tǒng)管理員和賬套主管權(quán)限區(qū)別系統(tǒng)管理員和賬套主管都可進(jìn)入【系統(tǒng)管理】，但他們進(jìn)入系統(tǒng)后所具有的權(quán)限是不同的，主要區(qū)別是：第一，“賬套”主要是由“系統(tǒng)管理員”指定，系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)整個(gè)系統(tǒng)的安全和維護(hù)工作，而賬套主管只負(fù)責(zé)所管賬套的維護(hù)工作。第二，以“系統(tǒng)管理員”身份注冊(cè)進(jìn)入系統(tǒng)，可進(jìn)行賬套的管理（包括賬套的建立、引入和輸出）和操作員及其權(quán)限的設(shè)置。以“賬套主管”的身份注冊(cè)登錄，可進(jìn)行所選賬套的修改和所選年度內(nèi)賬套的管理（包括賬套的創(chuàng)建、清空、引入、輸出和年末結(jié)轉(zhuǎn)，所選賬套的數(shù)據(jù)備份），以及該賬套操作員權(quán)限的設(shè)置。第三，只有“系統(tǒng)管理員”才有權(quán)限進(jìn)行“賬套主管”的設(shè)定與放棄的操作，如果以“賬套主管”身份登錄，則對(duì)話(huà)框中的賬套主管不能進(jìn)行任何操作。第四，系統(tǒng)默認(rèn)賬套主管自動(dòng)擁有全部權(quán)限，因此無(wú)須對(duì)賬套主管進(jìn)行增加和刪除權(quán)限的操作。如果您以賬套主管的身份注冊(cè)登錄，則“操作員權(quán)限設(shè)置”窗口中，只顯示非賬套主管的操作員。系統(tǒng)管理員和賬套主管權(quán)限區(qū)別系統(tǒng)管理員和賬套主管都可進(jìn)入【系12實(shí)例1、假設(shè)該企業(yè)的賬套主管為陳明。系統(tǒng)默認(rèn)賬套主管自動(dòng)擁有全部權(quán)限。

提示：如果以“賬套主管”身份登錄，則不能進(jìn)行指定新的賬套主管操作。一個(gè)賬套中只能設(shè)一個(gè)系統(tǒng)管理員，但賬套主管可以為多個(gè)。2、假設(shè)該企業(yè)準(zhǔn)備對(duì)操作員王晶進(jìn)行賦權(quán)：具有制單、出納簽字、記賬、明細(xì)賬、現(xiàn)金、銀行賬管理、支票登記以及銀行對(duì)賬等權(quán)限。提示：所設(shè)置的操作員權(quán)限一旦被引用，便不能被修改或刪除。實(shí)例1、假設(shè)該企業(yè)的賬套主管為陳明。13第五節(jié)修改賬套經(jīng)過(guò)運(yùn)行一段時(shí)間，您如果需要更改或補(bǔ)充賬套信息，那么可以通過(guò)【修改賬套】功能來(lái)完成。此功能可以幫助您查看某個(gè)賬套的賬套信息，也可以修改這些賬套信息。步驟：1、注冊(cè)2、修改賬套第五節(jié)修改賬套經(jīng)過(guò)運(yùn)行一段時(shí)間，您如果需要更改或補(bǔ)14第六節(jié)設(shè)置基礎(chǔ)分類(lèi)檔案這里主要以部門(mén)檔案、職員檔案、客戶(hù)分類(lèi)、客戶(hù)檔案、供應(yīng)商分類(lèi)、供應(yīng)商檔案、結(jié)算方式、開(kāi)戶(hù)銀行等設(shè)定為例，其他基礎(chǔ)信息設(shè)置將在相關(guān)模塊中進(jìn)行介紹。本節(jié)案例：Word見(jiàn)文檔第六節(jié)設(shè)置基礎(chǔ)分類(lèi)檔案這里主要15一、啟動(dòng)基礎(chǔ)設(shè)置

基礎(chǔ)信息設(shè)置（即公共基礎(chǔ)設(shè)置）是初始化中非常重要的一項(xiàng)工作，其中很多項(xiàng)目的設(shè)置直接關(guān)系到軟件功能能否正確、充分地被使用?！鞠到y(tǒng)控制臺(tái)】功能就是用于控制整個(gè)賬套的基礎(chǔ)設(shè)置。實(shí)例：賬套主管陳明1月1日注冊(cè)進(jìn)入系統(tǒng)控制臺(tái)，進(jìn)行基礎(chǔ)信息設(shè)置。一、啟動(dòng)基礎(chǔ)設(shè)置 基礎(chǔ)信息設(shè)置（即公共基16二、部門(mén)檔案在會(huì)計(jì)核算中，往往需要按部門(mén)進(jìn)行分類(lèi)和匯總，下一級(jí)將自動(dòng)向有隸屬關(guān)系的上一級(jí)進(jìn)行匯總。說(shuō)明：部門(mén)編號(hào)應(yīng)符合編碼級(jí)次原則。部門(mén)編號(hào)及名稱(chēng)必須唯一。提示：在進(jìn)行部門(mén)檔案設(shè)置時(shí)，負(fù)責(zé)人先不要輸入。部門(mén)被其他對(duì)象引用后就不能修改和刪除。練習(xí)：請(qǐng)您繼續(xù)完成前面提供的888賬套的部門(mén)檔案資料。二、部門(mén)檔案在會(huì)計(jì)核算中，往往需要按部17三、職員檔案如果您需要管理個(gè)人的信息資料，就需要設(shè)置職員檔案。實(shí)例：請(qǐng)您輸入888賬套的第一個(gè)職員檔案：（101）肖劍；所屬部門(mén)：總經(jīng)理辦公室；職員屬性：總經(jīng)理。三、職員檔案如果您需要管理個(gè)人的信息資18提示：輸入職員檔案完畢后，請(qǐng)返回【部門(mén)檔案】中，通過(guò)【修改】功能補(bǔ)充設(shè)置負(fù)責(zé)人資料。職員被其他對(duì)象引用后就不能進(jìn)行修改。練習(xí)：請(qǐng)您繼續(xù)完成前面提供的888賬套的職員檔案資料。提示：19四、客戶(hù)分類(lèi)當(dāng)往來(lái)客戶(hù)較多時(shí)，可以對(duì)客戶(hù)進(jìn)行分類(lèi)，以便對(duì)客戶(hù)進(jìn)行分類(lèi)統(tǒng)計(jì)和匯總，便于進(jìn)行分類(lèi)管理。實(shí)例：假設(shè)888賬套的客戶(hù)分類(lèi)方案是：編碼：01，分類(lèi)名稱(chēng)：長(zhǎng)期客戶(hù)。四、客戶(hù)分類(lèi)當(dāng)往來(lái)客戶(hù)較多時(shí)，可以對(duì)客戶(hù)進(jìn)行分類(lèi)，以便對(duì)客20說(shuō)明：客戶(hù)分類(lèi)編碼必須唯一；客戶(hù)分類(lèi)的分類(lèi)編碼必須與【編碼原則】中設(shè)定的編碼級(jí)次結(jié)構(gòu)相符。練習(xí)：請(qǐng)您繼續(xù)完成前面提供的888賬套的客戶(hù)分類(lèi)資料。說(shuō)明：21五、客戶(hù)檔案如果需要進(jìn)行往來(lái)管理，那么必須將企業(yè)中客戶(hù)的詳細(xì)信息錄入客戶(hù)檔案中。

建立客戶(hù)檔案直接關(guān)系到對(duì)客戶(hù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、匯總和查詢(xún)等分類(lèi)處理。五、客戶(hù)檔案如果需要進(jìn)行往來(lái)管理，那么221、選擇客戶(hù)類(lèi)別對(duì)每一個(gè)需要進(jìn)行客戶(hù)往來(lái)核算的會(huì)計(jì)科目，都要建立相應(yīng)的客戶(hù)檔案，將每一客戶(hù)的詳細(xì)信息輸入檔案中。提示：客戶(hù)檔案必須在最末級(jí)客戶(hù)分類(lèi)下增加。若左框中無(wú)客戶(hù)分類(lèi)，則將客戶(hù)歸入無(wú)客戶(hù)分類(lèi)。1、選擇客戶(hù)類(lèi)別232、輸入客戶(hù)基本信息實(shí)例：假設(shè)888賬套的某一客戶(hù)檔案基本資料是：編號(hào)：001；名稱(chēng)：北京世紀(jì)學(xué)校；簡(jiǎn)稱(chēng)：世紀(jì)學(xué)校；所屬分類(lèi)碼：02；所屬行業(yè)：事業(yè)單位；開(kāi)戶(hù)銀行：工商行；銀行賬號(hào)：7777。說(shuō)明：您可根據(jù)實(shí)際情況輸入有關(guān)項(xiàng)目，其中客戶(hù)編碼、名稱(chēng)和簡(jiǎn)稱(chēng)必須輸入，其余可輸可不輸。2、輸入客戶(hù)基本信息243、輸入客戶(hù)聯(lián)系信息客戶(hù)檔案的聯(lián)系信息包括：地址、郵政編碼、EMAIL地址、電話(huà)、傳真、呼機(jī)等。實(shí)例：假設(shè)888賬套的客戶(hù)檔案（世紀(jì)學(xué)校）聯(lián)系信息是：地址：北京；郵政編碼：100077；電話(huà)：66666666。3、輸入客戶(hù)聯(lián)系信息254、輸入客戶(hù)信用信息客戶(hù)檔案的信用信息包括：1．應(yīng)收余額、扣率。2．信用等級(jí)、信用額度、信用期限、付款條件。3．最后交易日期、最后交易金額、最早欠款日期、最后收款金額。4、輸入客戶(hù)信用信息265、輸入客戶(hù)其他信息客戶(hù)檔案的其他信息包括：分管部門(mén)、專(zhuān)營(yíng)業(yè)務(wù)員、發(fā)展日期、停用日期、使用頻度。實(shí)例：假設(shè)888賬套的客戶(hù)（世紀(jì)學(xué)校）其他信息是：分管部門(mén)：市場(chǎng)部；業(yè)務(wù)員：宋佳；發(fā)展日期：1998－2。5、輸入客戶(hù)其他信息27提示：輸入各項(xiàng)目后，如果不單擊【保存】按鈕，即表示放棄此次增加。參見(jiàn)：關(guān)于設(shè)置客戶(hù)檔案的四個(gè)頁(yè)簽具體內(nèi)容您想知道更多，請(qǐng)參見(jiàn)軟件中的幫助。練習(xí)：請(qǐng)您繼續(xù)完成前面提供的888賬套的客戶(hù)檔案資料。提示：28六、供應(yīng)商分類(lèi)當(dāng)供應(yīng)商較多時(shí)，可以對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)，以便對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)統(tǒng)計(jì)和匯總，便于進(jìn)行分類(lèi)管理。參見(jiàn)：客戶(hù)分類(lèi)設(shè)置操作步驟。練習(xí)：請(qǐng)您繼續(xù)完成前面提供的888賬套的供應(yīng)商分類(lèi)資料。六、供應(yīng)商分類(lèi)當(dāng)供應(yīng)商較多時(shí)，可以對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)，以便對(duì)29七、供應(yīng)商檔案

若需要進(jìn)行往來(lái)管理，則需將企業(yè)中供應(yīng)商的詳細(xì)信息錄入供應(yīng)商檔案中。建立供應(yīng)商檔案直接關(guān)系到對(duì)供應(yīng)商數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、匯總和查詢(xún)等分類(lèi)處理。說(shuō)明：供應(yīng)商檔案卡片也有四個(gè)頁(yè)簽：基本信息、聯(lián)系信息、信用信息。其他信息。這些信息最好錄入詳細(xì)一些，以便查詢(xún)或系統(tǒng)調(diào)用。七、供應(yīng)商檔案

若需要進(jìn)行往來(lái)管理，則需30參見(jiàn)：客戶(hù)檔案設(shè)置操作步驟。詳細(xì)內(nèi)容請(qǐng)查看軟件中的幫助。練習(xí)：請(qǐng)您完成前面提供的888賬套的供應(yīng)商檔案資料。參見(jiàn)：客戶(hù)檔案設(shè)置操作步驟。31八、外幣種類(lèi)假如您有外幣核算業(yè)務(wù)，需要進(jìn)行匯率管理，則應(yīng)先定義【外幣種類(lèi)】。其作用是：一方面減少錄入?yún)R率的次數(shù)和差錯(cuò)；另一方面可以避免在匯率發(fā)生變化時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤。說(shuō)明：【外幣種類(lèi)】功能僅提供錄入固定匯率與浮動(dòng)匯率，并不決定在制單時(shí)使用的是固定匯率還是浮動(dòng)匯率，需要在總賬系統(tǒng)的【賬簿選項(xiàng)】中的【匯率方式】加以設(shè)置。八、外幣種類(lèi)假如您有外幣核算業(yè)務(wù)，需要進(jìn)32九、結(jié)算方式為便于管理和提高銀行自動(dòng)對(duì)賬的效率，系統(tǒng)提供了設(shè)置與銀行的資金結(jié)算方式的功能，用來(lái)建立在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所涉及到的結(jié)算方式。實(shí)例：假設(shè)888賬套的某一結(jié)算方式編碼：1；名稱(chēng)：支票；票據(jù)管理標(biāo)志：√。說(shuō)明：支票管理是系統(tǒng)為輔助銀行出納對(duì)銀行結(jié)算票據(jù)的管理而設(shè)置的功能，類(lèi)似于手工系統(tǒng)中的支票登記簿的管理方式。若您需實(shí)施票據(jù)管理，則單擊該單選按鈕，作對(duì)勾標(biāo)記。九、結(jié)算方式為便于管理和提高銀行自動(dòng)對(duì)賬的效率，系統(tǒng)提供了33十、開(kāi)戶(hù)銀行開(kāi)戶(hù)銀行功能用于維護(hù)及查詢(xún)您的開(kāi)戶(hù)銀行信息。系統(tǒng)能支持多個(gè)開(kāi)戶(hù)行及賬號(hào)的情況。實(shí)例：假設(shè)888賬套的開(kāi)戶(hù)銀行為：（001）中國(guó)工行北京分行中關(guān)村分理處。提示：開(kāi)戶(hù)銀行一旦引用，不能修改和刪除。十、開(kāi)戶(hù)銀行開(kāi)戶(hù)銀行功能用于維護(hù)及查詢(xún)您的開(kāi)戶(hù)銀行信息。系34第七節(jié)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)由于計(jì)算機(jī)在運(yùn)行時(shí)經(jīng)常會(huì)受到來(lái)自各方面因素的干擾，如人的因素、硬件的因素、軟件或計(jì)算機(jī)病毒等因素，有時(shí)會(huì)造成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被破壞。因此【系統(tǒng)管理】中為您提供了【賬套輸出】功能和【賬套引入】功能。第七節(jié)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)由于計(jì)算機(jī)在運(yùn)行時(shí)經(jīng)常會(huì)受到來(lái)自35

會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份（即賬套輸出）就是將財(cái)務(wù)軟件所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)備份到硬盤(pán)、軟盤(pán)或可寫(xiě)光盤(pán)保存起來(lái)。其目的是：長(zhǎng)期保存；防備意外事故造成的硬盤(pán)數(shù)據(jù)丟失、非法篡改和破壞；能夠利用備份數(shù)據(jù)，使系統(tǒng)數(shù)據(jù)得到盡快恢復(fù)以保證業(yè)務(wù)正常進(jìn)行。輸出賬套時(shí)，還可以進(jìn)行賬套刪除，但是請(qǐng)慎用，因?yàn)閯h除后將不能恢復(fù)。

會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)恢復(fù)（即賬套引入）是指把軟盤(pán)上或硬盤(pán)上的數(shù)據(jù)恢復(fù)到硬盤(pán)上指定目錄下，即利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)。進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)（或引人）的目的是：當(dāng)硬盤(pán)數(shù)據(jù)被破壞時(shí)，用軟盤(pán)上的最新備份數(shù)據(jù)恢復(fù)到硬盤(pán)；當(dāng)硬盤(pán)上某年的數(shù)據(jù)（賬、證）已被刪除，但又需要查詢(xún)時(shí)，用往年的數(shù)據(jù)恢復(fù)到硬盤(pán)；將系統(tǒng)外某賬套數(shù)據(jù)引入本系統(tǒng)中；有利于集團(tuán)公司的操作，例如子公司的賬套數(shù)據(jù)可以定期被引人母公司系統(tǒng)中，以便進(jìn)行有關(guān)賬套數(shù)據(jù)的分析和合并工作。需要注意的是：對(duì)于有定期將子公司賬套數(shù)據(jù)引入到總公司系統(tǒng)中的用戶(hù)，可在建立賬套時(shí)就進(jìn)行規(guī)劃，使各公司的賬套號(hào)不一致，這樣在引入子公司數(shù)據(jù)時(shí)就不會(huì)出現(xiàn)覆蓋其他公司賬套數(shù)據(jù)的情況。

會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份（即賬套輸出）就是將財(cái)務(wù)軟361、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份工作可經(jīng)常進(jìn)行，在下列情況下，必須做數(shù)據(jù)備份：每月結(jié)賬前和業(yè)務(wù)處理結(jié)束后；更新軟件版本前；硬盤(pán)需要進(jìn)行格式化；會(huì)計(jì)年度終了進(jìn)行結(jié)賬時(shí)（此時(shí)，軟盤(pán)備份一般由系統(tǒng)強(qiáng)制進(jìn)行）。實(shí)例：輸出888賬套數(shù)據(jù)。提示：只有系統(tǒng)管理員才有權(quán)限輸出賬套。在刪除賬套時(shí)，必須關(guān)閉所有系統(tǒng)模塊。1、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份37系統(tǒng)管理本章主要內(nèi)容1、用戶(hù)操作流程2、啟動(dòng)系統(tǒng)管理與設(shè)置操作員3、建立新賬套4、財(cái)務(wù)分工5、修改賬套6、設(shè)置基礎(chǔ)分類(lèi)檔案7、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)系統(tǒng)管理本章主要內(nèi)容38第一節(jié)用戶(hù)操作流程1、新用戶(hù)操作流程如果您是第一次使用本系統(tǒng)，請(qǐng)按下圖所示步驟執(zhí)行操作。安裝啟動(dòng)系統(tǒng)管理模塊設(shè)置操作員新建賬套設(shè)置操作員權(quán)限啟動(dòng)其他系統(tǒng)第一節(jié)用戶(hù)操作流程1、新用戶(hù)操作流程安裝啟動(dòng)系統(tǒng)管理模392、老用戶(hù)操作流程如果您已經(jīng)使用了本系統(tǒng)；并且需要進(jìn)行年末結(jié)轉(zhuǎn)，以便進(jìn)入下一年度的處理，請(qǐng)按圖所示的流程執(zhí)行操作。啟動(dòng)系統(tǒng)管理建立下年度賬結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)啟動(dòng)其他系統(tǒng)進(jìn)行新年度操作2、老用戶(hù)操作流程啟動(dòng)系統(tǒng)管理建立下年度賬結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)啟動(dòng)40第二節(jié)啟動(dòng)與注冊(cè)提示：1、系統(tǒng)允許用戶(hù)以系統(tǒng)管理員admin的身份，也可以賬套主管的身份注冊(cè)進(jìn)入系統(tǒng)管理；2、第一次運(yùn)行系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)由系統(tǒng)默認(rèn)的管理員admin進(jìn)行登錄，原有口令為空。第二節(jié)啟動(dòng)與注冊(cè)提示：41第三節(jié)建立新賬套建立賬套，即采用財(cái)務(wù)軟件為本企業(yè)建立一套賬簿文件。首次使用總賬系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)根據(jù)企業(yè)的具體情況進(jìn)行賬套參數(shù)設(shè)置。主要包括：核算單位名稱(chēng)、所屬行業(yè)、啟用時(shí)間、編碼規(guī)則等基礎(chǔ)參數(shù)。賬套參數(shù)決定了系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的內(nèi)容和形式。第三節(jié)建立新賬套建立賬套，即采421．核算單位通用總賬系統(tǒng)一般允許同時(shí)為多個(gè)核算單位記賬，每個(gè)核算單位都有一套獨(dú)立的完整的賬簿體系。核算單位（用戶(hù)）的一套獨(dú)立的完整的賬簿體系稱(chēng)為賬套。每個(gè)賬套用一個(gè)代碼表示，稱(chēng)為“賬套代碼”。賬套代碼不能重復(fù)，每一個(gè)代碼與核算單位名稱(chēng)是相互對(duì)應(yīng)的。1．核算單位432．啟用日期啟用日期是指由原會(huì)計(jì)信息處理系統(tǒng)到新會(huì)計(jì)信息處理系統(tǒng)的交接日期，即新設(shè)置的賬套被啟用的時(shí)間。規(guī)定啟用日期是為了便于確定電算化方式下賬務(wù)處理的起點(diǎn)，保證證、賬、表數(shù)據(jù)的連續(xù)性。2．啟用日期443．編碼方案編碼方案是指設(shè)置編碼的級(jí)次方案，這里采用群碼方案，是一種分段組合編碼，每一段有固定的位數(shù)。編碼規(guī)則是指分類(lèi)編碼共分幾段，每段有幾位。一級(jí)至最底層的段數(shù)稱(chēng)為級(jí)次，每級(jí)（或每段）的編碼位數(shù)稱(chēng)為級(jí)長(zhǎng)。編碼總級(jí)長(zhǎng)為每級(jí)編碼級(jí)長(zhǎng)之和。可分級(jí)設(shè)置的內(nèi)容有：會(huì)計(jì)科目、地區(qū)分類(lèi)、客戶(hù)分類(lèi)、供應(yīng)商分類(lèi)、存貨分類(lèi)、部門(mén)、成本對(duì)象、收發(fā)類(lèi)別和結(jié)算方式等。3．編碼方案45“設(shè)置賬套信息”實(shí)例:創(chuàng)建888賬套：?jiǎn)挝幻Q(chēng)：北京陽(yáng)光信息技術(shù)有限公司；啟用會(huì)計(jì)期：2000年01月；會(huì)計(jì)期間設(shè)置：1月1日至12月31日。單位名稱(chēng)：北京陽(yáng)光信息技術(shù)有限公司單位簡(jiǎn)稱(chēng)：陽(yáng)光公司?！霸O(shè)置賬套信息”實(shí)例:創(chuàng)建888賬套：46“確定編碼方案”實(shí)例：該企業(yè)的分類(lèi)方案是：存貨分類(lèi)編碼級(jí)次：1223?？蛻?hù)和供應(yīng)商分類(lèi)編碼級(jí)次：223。部門(mén)編碼級(jí)次：122。科目編碼級(jí)次：42222。其余采用系統(tǒng)默認(rèn)值?！按_定編碼方案”實(shí)例：該企業(yè)的分類(lèi)方案是：47第四節(jié)財(cái)務(wù)分工財(cái)務(wù)分工，即財(cái)務(wù)權(quán)限設(shè)置是指對(duì)允許使用財(cái)務(wù)軟件的操作員規(guī)定操作權(quán)限。在建立新賬套之前，必須先指定一名“系統(tǒng)管理員”，由系統(tǒng)管理員確定賬套主管、進(jìn)行操作員的授權(quán)或撤銷(xiāo)權(quán)限設(shè)置。第四節(jié)財(cái)務(wù)分工財(cái)務(wù)分工，即財(cái)務(wù)權(quán)限設(shè)置是指對(duì)允許使48系統(tǒng)管理員和賬套主管權(quán)限區(qū)別系統(tǒng)管理員和賬套主管都可進(jìn)入【系統(tǒng)管理】，但他們進(jìn)入系統(tǒng)后所具有的權(quán)限是不同的，主要區(qū)別是：第一，“賬套”主要是由“系統(tǒng)管理員”指定，系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)整個(gè)系統(tǒng)的安全和維護(hù)工作，而賬套主管只負(fù)責(zé)所管賬套的維護(hù)工作。第二，以“系統(tǒng)管理員”身份注冊(cè)進(jìn)入系統(tǒng)，可進(jìn)行賬套的管理（包括賬套的建立、引入和輸出）和操作員及其權(quán)限的設(shè)置。以“賬套主管”的身份注冊(cè)登錄，可進(jìn)行所選賬套的修改和所選年度內(nèi)賬套的管理（包括賬套的創(chuàng)建、清空、引入、輸出和年末結(jié)轉(zhuǎn)，所選賬套的數(shù)據(jù)備份），以及該賬套操作員權(quán)限的設(shè)置。第三，只有“系統(tǒng)管理員”才有權(quán)限進(jìn)行“賬套主管”的設(shè)定與放棄的操作，如果以“賬套主管”身份登錄，則對(duì)話(huà)框中的賬套主管不能進(jìn)行任何操作。第四，系統(tǒng)默認(rèn)賬套主管自動(dòng)擁有全部權(quán)限，因此無(wú)須對(duì)賬套主管進(jìn)行增加和刪除權(quán)限的操作。如果您以賬套主管的身份注冊(cè)登錄，則“操作員權(quán)限設(shè)置”窗口中，只顯示非賬套主管的操作員。系統(tǒng)管理員和賬套主管權(quán)限區(qū)別系統(tǒng)管理員和賬套主管都可進(jìn)入【系49實(shí)例1、假設(shè)該企業(yè)的賬套主管為陳明。系統(tǒng)默認(rèn)賬套主管自動(dòng)擁有全部權(quán)限。

提示：如果以“賬套主管”身份登錄，則不能進(jìn)行指定新的賬套主管操作。一個(gè)賬套中只能設(shè)一個(gè)系統(tǒng)管理員，但賬套主管可以為多個(gè)。2、假設(shè)該企業(yè)準(zhǔn)備對(duì)操作員王晶進(jìn)行賦權(quán)：具有制單、出納簽字、記賬、明細(xì)賬、現(xiàn)金、銀行賬管理、支票登記以及銀行對(duì)賬等權(quán)限。提示：所設(shè)置的操作員權(quán)限一旦被引用，便不能被修改或刪除。實(shí)例1、假設(shè)該企業(yè)的賬套主管為陳明。50第五節(jié)修改賬套經(jīng)過(guò)運(yùn)行一段時(shí)間，您如果需要更改或補(bǔ)充賬套信息，那么可以通過(guò)【修改賬套】功能來(lái)完成。此功能可以幫助您查看某個(gè)賬套的賬套信息，也可以修改這些賬套信息。步驟：1、注冊(cè)2、修改賬套第五節(jié)修改賬套經(jīng)過(guò)運(yùn)行一段時(shí)間，您如果需要更改或補(bǔ)51第六節(jié)設(shè)置基礎(chǔ)分類(lèi)檔案這里主要以部門(mén)檔案、職員檔案、客戶(hù)分類(lèi)、客戶(hù)檔案、供應(yīng)商分類(lèi)、供應(yīng)商檔案、結(jié)算方式、開(kāi)戶(hù)銀行等設(shè)定為例，其他基礎(chǔ)信息設(shè)置將在相關(guān)模塊中進(jìn)行介紹。本節(jié)案例：Word見(jiàn)文檔第六節(jié)設(shè)置基礎(chǔ)分類(lèi)檔案這里主要52一、啟動(dòng)基礎(chǔ)設(shè)置

基礎(chǔ)信息設(shè)置（即公共基礎(chǔ)設(shè)置）是初始化中非常重要的一項(xiàng)工作，其中很多項(xiàng)目的設(shè)置直接關(guān)系到軟件功能能否正確、充分地被使用。【系統(tǒng)控制臺(tái)】功能就是用于控制整個(gè)賬套的基礎(chǔ)設(shè)置。實(shí)例：賬套主管陳明1月1日注冊(cè)進(jìn)入系統(tǒng)控制臺(tái)，進(jìn)行基礎(chǔ)信息設(shè)置。一、啟動(dòng)基礎(chǔ)設(shè)置 基礎(chǔ)信息設(shè)置（即公共基53二、部門(mén)檔案在會(huì)計(jì)核算中，往往需要按部門(mén)進(jìn)行分類(lèi)和匯總，下一級(jí)將自動(dòng)向有隸屬關(guān)系的上一級(jí)進(jìn)行匯總。說(shuō)明：部門(mén)編號(hào)應(yīng)符合編碼級(jí)次原則。部門(mén)編號(hào)及名稱(chēng)必須唯一。提示：在進(jìn)行部門(mén)檔案設(shè)置時(shí)，負(fù)責(zé)人先不要輸入。部門(mén)被其他對(duì)象引用后就不能修改和刪除。練習(xí)：請(qǐng)您繼續(xù)完成前面提供的888賬套的部門(mén)檔案資料。二、部門(mén)檔案在會(huì)計(jì)核算中，往往需要按部54三、職員檔案如果您需要管理個(gè)人的信息資料，就需要設(shè)置職員檔案。實(shí)例：請(qǐng)您輸入888賬套的第一個(gè)職員檔案：（101）肖劍；所屬部門(mén)：總經(jīng)理辦公室；職員屬性：總經(jīng)理。三、職員檔案如果您需要管理個(gè)人的信息資55提示：輸入職員檔案完畢后，請(qǐng)返回【部門(mén)檔案】中，通過(guò)【修改】功能補(bǔ)充設(shè)置負(fù)責(zé)人資料。職員被其他對(duì)象引用后就不能進(jìn)行修改。練習(xí)：請(qǐng)您繼續(xù)完成前面提供的888賬套的職員檔案資料。提示：56四、客戶(hù)分類(lèi)當(dāng)往來(lái)客戶(hù)較多時(shí)，可以對(duì)客戶(hù)進(jìn)行分類(lèi)，以便對(duì)客戶(hù)進(jìn)行分類(lèi)統(tǒng)計(jì)和匯總，便于進(jìn)行分類(lèi)管理。實(shí)例：假設(shè)888賬套的客戶(hù)分類(lèi)方案是：編碼：01，分類(lèi)名稱(chēng)：長(zhǎng)期客戶(hù)。四、客戶(hù)分類(lèi)當(dāng)往來(lái)客戶(hù)較多時(shí)，可以對(duì)客戶(hù)進(jìn)行分類(lèi)，以便對(duì)客57說(shuō)明：客戶(hù)分類(lèi)編碼必須唯一；客戶(hù)分類(lèi)的分類(lèi)編碼必須與【編碼原則】中設(shè)定的編碼級(jí)次結(jié)構(gòu)相符。練習(xí)：請(qǐng)您繼續(xù)完成前面提供的888賬套的客戶(hù)分類(lèi)資料。說(shuō)明：58五、客戶(hù)檔案如果需要進(jìn)行往來(lái)管理，那么必須將企業(yè)中客戶(hù)的詳細(xì)信息錄入客戶(hù)檔案中。

建立客戶(hù)檔案直接關(guān)系到對(duì)客戶(hù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、匯總和查詢(xún)等分類(lèi)處理。五、客戶(hù)檔案如果需要進(jìn)行往來(lái)管理，那么591、選擇客戶(hù)類(lèi)別對(duì)每一個(gè)需要進(jìn)行客戶(hù)往來(lái)核算的會(huì)計(jì)科目，都要建立相應(yīng)的客戶(hù)檔案，將每一客戶(hù)的詳細(xì)信息輸入檔案中。提示：客戶(hù)檔案必須在最末級(jí)客戶(hù)分類(lèi)下增加。若左框中無(wú)客戶(hù)分類(lèi)，則將客戶(hù)歸入無(wú)客戶(hù)分類(lèi)。1、選擇客戶(hù)類(lèi)別602、輸入客戶(hù)基本信息實(shí)例：假設(shè)888賬套的某一客戶(hù)檔案基本資料是：編號(hào)：001；名稱(chēng)：北京世紀(jì)學(xué)校；簡(jiǎn)稱(chēng)：世紀(jì)學(xué)校；所屬分類(lèi)碼：02；所屬行業(yè)：事業(yè)單位；開(kāi)戶(hù)銀行：工商行；銀行賬號(hào)：7777。說(shuō)明：您可根據(jù)實(shí)際情況輸入有關(guān)項(xiàng)目，其中客戶(hù)編碼、名稱(chēng)和簡(jiǎn)稱(chēng)必須輸入，其余可輸可不輸。2、輸入客戶(hù)基本信息613、輸入客戶(hù)聯(lián)系信息客戶(hù)檔案的聯(lián)系信息包括：地址、郵政編碼、EMAIL地址、電話(huà)、傳真、呼機(jī)等。實(shí)例：假設(shè)888賬套的客戶(hù)檔案（世紀(jì)學(xué)校）聯(lián)系信息是：地址：北京；郵政編碼：100077；電話(huà)：66666666。3、輸入客戶(hù)聯(lián)系信息624、輸入客戶(hù)信用信息客戶(hù)檔案的信用信息包括：1．應(yīng)收余額、扣率。2．信用等級(jí)、信用額度、信用期限、付款條件。3．最后交易日期、最后交易金額、最早欠款日期、最后收款金額。4、輸入客戶(hù)信用信息635、輸入客戶(hù)其他信息客戶(hù)檔案的其他信息包括：分管部門(mén)、專(zhuān)營(yíng)業(yè)務(wù)員、發(fā)展日期、停用日期、使用頻度。實(shí)例：假設(shè)888賬套的客戶(hù)（世紀(jì)學(xué)校）其他信息是：分管部門(mén)：市場(chǎng)部；業(yè)務(wù)員：宋佳；發(fā)展日期：1998－2。5、輸入客戶(hù)其他信息64提示：輸入各項(xiàng)目后，如果不單擊【保存】按鈕，即表示放棄此次增加。參見(jiàn)：關(guān)于設(shè)置客戶(hù)檔案的四個(gè)頁(yè)簽具體內(nèi)容您想知道更多，請(qǐng)參見(jiàn)軟件中的幫助。練習(xí)：請(qǐng)您繼續(xù)完成前面提供的888賬套的客戶(hù)檔案資料。提示：65六、供應(yīng)商分類(lèi)當(dāng)供應(yīng)商較多時(shí)，可以對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)，以便對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)統(tǒng)計(jì)和匯總，便于進(jìn)行分類(lèi)管理。參見(jiàn)：客戶(hù)分類(lèi)設(shè)置操作步驟。練習(xí)：請(qǐng)您繼續(xù)完成前面提供的888賬套的供應(yīng)商分類(lèi)資料。六、供應(yīng)商分類(lèi)當(dāng)供應(yīng)商較多時(shí)，可以對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)，以便對(duì)66七、供應(yīng)商檔案

若需要進(jìn)行往來(lái)管理，則需將企業(yè)中供應(yīng)商的詳細(xì)信息錄入供應(yīng)商檔案中。建立供應(yīng)商檔案直接關(guān)系到對(duì)供應(yīng)商數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、匯總和查詢(xún)等分類(lèi)處理。說(shuō)明：供應(yīng)商檔案卡片也有四個(gè)頁(yè)簽：基本信息、聯(lián)系信息、信用信息。其他信息。這些信息最好錄入詳細(xì)一些，以便查詢(xún)或系統(tǒng)調(diào)用。七、供應(yīng)商檔案

若需要進(jìn)行往來(lái)管理，則需67參見(jiàn)：客戶(hù)檔案設(shè)置操作步驟。詳細(xì)內(nèi)容請(qǐng)查看軟件中的幫助。練習(xí)：請(qǐng)您完成前面提供的888賬套的供應(yīng)商檔案資料。參見(jiàn)：客戶(hù)檔案設(shè)置操作步驟。68八、外幣種類(lèi)假如您有外幣核算業(yè)務(wù)，需要進(jìn)行匯率管理，則應(yīng)先定義【外幣種類(lèi)】。其作用是：一方面減少錄入?yún)R率的次數(shù)和差錯(cuò)；另一方面可以避免在匯率發(fā)生變化時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤。說(shuō)明：【外幣種類(lèi)】功能僅提供錄入固定匯率與浮動(dòng)匯率，并不決定在制單時(shí)使用的是固定匯率還是浮動(dòng)匯率，需要在總賬系統(tǒng)的【賬簿選項(xiàng)】中的【匯率方式】加以設(shè)置。八、外幣種類(lèi)