公司IT資產(chǎn)管理制度

為加強公司計算機資產(chǎn)的有效管理，實現(xiàn)長效管理，使計算機資產(chǎn)管理更加規(guī)范化，特制定本制度。.范圍本制度適應于公司所有劃分為辦公計算機資產(chǎn)的管理。.計算機資產(chǎn)相關定義與分類計算機資產(chǎn)相關定義本制度所稱計算機資產(chǎn)主要包括為保證員工正常辦公而配備的個人PC機與筆記本及配套軟件、為構建辦公網(wǎng)絡環(huán)境而購置的網(wǎng)絡設備、以及為保證辦公網(wǎng)絡系統(tǒng)持續(xù)管理而購置的相關軟件、配件、耗材與工具等，包括資產(chǎn)性支出固定資產(chǎn)部分和費用支出非固定資產(chǎn)部分。本制度所稱受益人主要是指計算機資產(chǎn)的實際使用者，通常為員工個人，也可以是多個使用者中的代表，通常部門經(jīng)理或中心總監(jiān)，受益人對所使用的辦公計算機資產(chǎn)負有直接的保管責任。本制度所稱主管部門主要是指由公司授權負責代為管理計算機資產(chǎn)的部門。主管部門負責所有庫存計算機資產(chǎn)的直接保管和登記以及在使用中的辦公計算機資產(chǎn)的維護與使用監(jiān)督等責任，本制度中規(guī)定主管部門為信息技術中心。為加強公司計算機資產(chǎn)的有效管理，實現(xiàn)長效管理，使計算機資產(chǎn)管理更加規(guī)范化，特制定本制度。.范圍本制度適應于公司所有劃分為辦公計算機資產(chǎn)的管理。.計算機資產(chǎn)相關定義與分類計算機資產(chǎn)相關定義本制度所稱計算機資產(chǎn)主要包括為保證員工正常辦公而配備的個人PC機與筆記本及配套軟件、為構建辦公網(wǎng)絡環(huán)境而購置的網(wǎng)絡設備、以及為保證辦公網(wǎng)絡系統(tǒng)持續(xù)管理而購置的相關軟件、配件、耗材與工具等，包括資產(chǎn)性支出固定資產(chǎn)部分和費用支出非固定資產(chǎn)部分。本制度所稱受益人主要是指計算機資產(chǎn)的實際使用者，通常為員工個人，也可以是多個使用者中的代表，通常部門經(jīng)理或中心總監(jiān)，受益人對所使用的辦公計算機資產(chǎn)負有直接的保管責任。本制度所稱主管部門主要是指由公司授權負責代為管理計算機資產(chǎn)的部門。主管部門負責所有庫存計算機資產(chǎn)的直接保管和登記以及在使用中的辦公計算機資產(chǎn)的維護與使用監(jiān)督等責任，本制度中規(guī)定主管部門為信息技術中心。中，不同階段會出現(xiàn)資產(chǎn)的入庫驗收、庫存管理、使用申請、借用、轉移、報廢等操作。以上所有操作都必須嚴格遵守相關操作規(guī)程方可執(zhí)行。.硬件類入庫驗收規(guī)定本制度中所稱硬件類入庫驗收是指主管部門接收到行政部按采購申請單采購的個人電腦等計算機硬件類資產(chǎn)后，辦理資產(chǎn)入庫前對相關資產(chǎn)進行的資產(chǎn)清點、外觀檢查等查點和核實的過程。在資產(chǎn)入庫驗收時如發(fā)現(xiàn)所驗貨物與裝箱單等不符或設備外形出現(xiàn)嚴重變形，主管部門負責人有責任將驗收結果反饋給行政部門，由行政部門負責處理退貨或更換等事宜。主管部門在取得相關計算機資產(chǎn)并驗收完之后在發(fā)放給受益人之前依其類別和科目與財務部門達成統(tǒng)馭關系予以分類粘貼資產(chǎn)編號標簽。所有經(jīng)過驗收后入庫的資產(chǎn)均由主管部門負責保管，如出現(xiàn)由于保管不利而造成的資產(chǎn)遺失、人為損壞等情況，主管部門將承擔主要責任。主管部門在辦理完入庫驗收工作后，必須對所有入庫資產(chǎn)進行登記，填寫驗收、入庫、出庫登記表。.硬件類資產(chǎn)庫存管理規(guī)定本制度所稱硬件類庫存管理是指主管部門在資產(chǎn)經(jīng)過驗收入庫到資產(chǎn)分配到受益人這段時間內對庫存資產(chǎn)進行管理的過程。對于入庫的個人PC機與筆記本，主管部門負責進行軟件初始化工作，檢查或安裝辦公必用軟件、系統(tǒng)補丁與軟件補丁等。資產(chǎn)主管部門應根據(jù)驗收、入庫、出庫登記表中的信息，隨時掌握庫存情況，對某些類別的應保證一定庫存量的硬件類資產(chǎn)應急提出采購申請。存貨的放置應力求整齊、集中、分類存放等。硬件類資產(chǎn)使用申請規(guī)定本規(guī)則中所稱硬件類資產(chǎn)使用申請是指采購申請?zhí)峤蝗嗽谖锲返截浫霂旌?，由受益人向主管部門提出使用意向后，主管部門按照采購申請單進行資產(chǎn)發(fā)放，同時領用人填寫計算機硬件類資產(chǎn)領用申請單的過程。主管部門必須嚴格按照最初的采購申請單進行發(fā)放，并針對發(fā)放的硬件類資產(chǎn)填寫驗收、入庫、出庫登記表。硬件類資產(chǎn)的借用規(guī)定員工個人或部門在由于業(yè)務需要而暫未申請采購或已提出申請但所申請采購的硬件類資產(chǎn)未能及時到位時都可以向主管部門提出硬件類資產(chǎn)借用申請。所有借用操作都必須由受益人向主管部門提出借用申請并同時提交借用申請單，由主管部門根據(jù)庫存情況進行安排；如申請人已與某一受益人達成共識，對方可暫時讓出申請人所需之硬件類資產(chǎn)，申請人也必須向主管部門提交借用申請單，經(jīng)過必要的簽字和資產(chǎn)核實等規(guī)程后，由主管部門具體安排借用事宜，同時核對已粘貼在資產(chǎn)上的資產(chǎn)編號，并在驗收、入庫、出庫登記表進行登記。除主管部門外，任何受益人都無權出借硬件類資產(chǎn)或安排出借硬件類資產(chǎn)事宜。如借用時間較長，則應考慮發(fā)生在借用期間的折舊問題。主管部門的硬件類資產(chǎn)登記臺帳應反映出借用部分，保證使用權和其它權限的清晰明確。閑置硬件類資產(chǎn)的回收與發(fā)放規(guī)定本制度所稱閑置硬件類資產(chǎn)是指由于員工離職、升遷、調動或辦公服務器原有應用需求取消帶來的空閑硬件資產(chǎn)。當部門或中心由于以上原因出現(xiàn)閑置硬件類個人PC機時，中心秘書負責上報主管部門，由主管部門進行回收，并在驗收、入庫、出庫登記表中進行相關登記。閑置類硬件資產(chǎn)回收后，主管部門將根據(jù)評估其性能等，并記錄閑置類資產(chǎn)臺帳中，根據(jù)以后的需求情況進行再次發(fā)放和調控，投入再使用。對于回收的硬件類資產(chǎn)在進行再分配原則上遵從哪回收分配到哪的原則，如回收的硬件類資產(chǎn)分配到不同的部門或中心，則此部分回收的資產(chǎn)分配參照資產(chǎn)轉移規(guī)范進行操作，并在資產(chǎn)轉移登記表中進行登記。硬件類資產(chǎn)的轉移員工由于工作調動或業(yè)務需要等原因，而引發(fā)的資產(chǎn)在總公司與子公司間、不同子公司間、不同中心之間或在同一中心的不同的部門之間轉移時，硬件資產(chǎn)受益人所在中心的中心秘書必須督促受益人提交資產(chǎn)轉移申請單，必須在得到主管部門以及財務的確認認可后方可發(fā)生轉移行為。資產(chǎn)轉移申請單一式兩份，中心秘書留底一份，主管部門簽署意見后留底一份，同時在資產(chǎn)轉移登記表中進行登記。硬件類資產(chǎn)轉交管理硬件類資產(chǎn)的轉交主要發(fā)生在終端辦公設備的使用過程中，主要發(fā)生在員工與員工之間的一種行為。是指原有終端辦公設備在一定程度上已經(jīng)無法滿足某一受益人的需求，而此受益人將此終端辦公設備轉交給另一受益人使用或主管部門的過程。原受益人在進行終端辦公設備中的PC機轉交之前是必須經(jīng)過主管部門的同意，由主管部門做好登記后就可進行；如轉交設備屬筆記本，如轉交后不產(chǎn)生新的采購申請，則主管部門同意并做好登記后即可，如轉交后產(chǎn)生新采購需求，則必須提交轉交申請單，由經(jīng)過必要的審批后方可執(zhí)行。轉交只允許發(fā)生在同一部門之內，或發(fā)生在某一受益人和主管部門之間，否則將作為資產(chǎn)轉移處理。硬件類資產(chǎn)報廢規(guī)范本制度規(guī)定辦公計算機硬件資產(chǎn)的報廢采用兩種方式，即主動報廢方式和被動報廢方式。被動報廢方式是指當硬件類資產(chǎn)受到嚴重損傷且簡單維修無法恢復使用時，其價值明顯減少的情況下應提交申請報廢。此外這種報廢還包括已經(jīng)滿折舊年限且無法維持正常工作的硬件類資產(chǎn)部分。被動報廢方式是通常意義上的報廢方式，相關報廢規(guī)定如下：主管部門按照規(guī)定提交相關報廢申請，由財務或行政部門安排報廢，并由財務作相應的會計處理。報廢的發(fā)起人為信息處，個人無權申請報廢。報廢時主管部門必須填寫報廢申請單，同時在報廢登記表中進行登記，反映已經(jīng)報廢的那部分資產(chǎn)。報廢的編號不重新使用。主動報廢方式是指硬件類資產(chǎn)由于使用時間的增長，作為辦公平臺所能提供的性能、效率、可靠性和穩(wěn)定等已經(jīng)很難滿足公司辦公的最低端業(yè)務的需要時，由主管部門根據(jù)資產(chǎn)本身的性能指標分析并結合受益人的意見，提請對硬件類資產(chǎn)的報廢。主動報廢方式是從辦公效率和新業(yè)務需求等角度去主動地做適當?shù)奶蕴?。主要操作?guī)范參照被動報廢方式的相關規(guī)范硬件類資產(chǎn)的改造升級規(guī)范硬件類資產(chǎn)的改造升級可分為兩種：主動升級和被動升級。本制度中所稱被動改造升級適應于涉及面和代價較小的改造升級部分，主要作如下規(guī)定：當硬件類資產(chǎn)原有的配置經(jīng)主管部門確定確實不能滿足現(xiàn)有的需求，但僅作少量投入就可以達到需求標準時，則受益人可以申請對相關的硬件類資產(chǎn)進行改造升級。在進行硬件類資產(chǎn)改造升級過程中，增強其能力和延長其使用年限的部分應計入該硬件類資產(chǎn)的價值中。對于替換式升級則應計算其差價部分，如做增加式升級則直接計算增加部分的價值。如僅做維修以維持使用效果的費用應計為一般性費用支出。本制度中所稱主動升級主要是從公司計算機資產(chǎn)管理的整體角度出發(fā)，全面調節(jié)和配置公司計算機資產(chǎn)，達到改造升級和節(jié)省再投入的目的，主要規(guī)范如下：(1)主管部門根據(jù)掌握的全公司的計算機硬件類資產(chǎn)的配置、性能和使用時間長度以及使用部門的需求等信息，從主管部門的角度在多個中心或部門間安排資產(chǎn)的轉移，轉移的相關操作見本制度第4.7條中的相關規(guī)定。(2)在主動升級過程中，主管部門的職責是提出主動改造升級的可行性方案，并提交相關申請，經(jīng)必要的審批和確認后執(zhí)行。(3)在進行主動升級過程中，最后被淘汰的硬件類資產(chǎn)將按報廢方式處理或拆整為零的方式投入在使用。.耗材類資產(chǎn)管理本規(guī)則中所稱耗材類資產(chǎn)主要是指PC機與服務器等設備的主要配件和相關耗材。在耗材類的管理過程中主要涉及耗材類的采購申請、入庫驗收與庫存管理、分配管理、修理和報廢等操作。耗材類的采購申請規(guī)定耗材類中的配件部分采購申請主要由受益人根據(jù)其使用的PC機或服務器配件的性能狀況等提出更換或升級需求，經(jīng)主管部門確認后由其部門主管提出采購申請。另外主管部門可根據(jù)公司平時配件的損害統(tǒng)計，申請采購一定的配件作為庫存，以應付日常故障維修的需要。耗材類中的耗材部分的采購申請原則上全部由主管部門負責提出，采購數(shù)量和規(guī)格以日常的消耗情況為依據(jù)。采購申請遵照公司的相關采購制度執(zhí)行。耗材類的入庫驗收和庫存管理主管部門在辦理耗材類入庫驗收時必須按照采購清單進行詳細資產(chǎn)清點、外觀檢查等核實與檢查的工作。驗收完成后由主管部門相關責任人填寫驗收、入庫、出庫登記表。在資產(chǎn)入庫驗收時如發(fā)現(xiàn)所驗貨物與裝箱單等不符或設備外形出現(xiàn)嚴重變形、損壞時，主管部門負責人有責任將驗收結果反饋給行政部門，有行政部門負責處理退貨或更換等事宜。主管部門在取得相關資產(chǎn)后依其類別依其入庫的先后順序編寫順序號并填寫驗收、入庫、出庫登記表，做好登記。耗材類中的所有類別都劃為費用支出部分，不算入資產(chǎn)支出部分，不進行資產(chǎn)編號和粘貼標簽。資產(chǎn)主管部門應根據(jù)庫存情況編寫和更新驗收、入庫、出庫登記表，準確反映耗材類中配件與耗材的庫存情況。存貨的放置應力求整齊、集中和分類并置標志牌。所有經(jīng)過驗收后入庫的資產(chǎn)均由主管部門負責保管，如出現(xiàn)由于保管不利而造成的資產(chǎn)遺失、人為損壞等情況，主管部門將承擔主要責任。耗材類的分配管理規(guī)范配件中由受益人申請采購的部分，由主管部門辦理入庫驗收和相關登記之后依采購申請單分配給具體的受益人，并填寫驗收、入庫、出庫登記表；由主管部門統(tǒng)一申請采購的部分在主管部門辦理好入庫驗收后，由主管部門作為庫存進行管理，根據(jù)日常維護的需要進行發(fā)放。分配時受益人必須填寫配件使用申請單。主管部門必須在配件發(fā)放登記表中進行發(fā)放登記。耗材由主管部門辦理入庫驗收后，由主管部門作為庫存進行管理，其中耗材中的一部分由主管部門根據(jù)各中心的實際需求，以批量的方式發(fā)放給各中心的中心秘書，按中心進行批量登記，受益人根據(jù)客觀需要到各中心秘書處進行領取，中心秘書在耗材領用登記表上進行領用登記。主管部門每兩周負責對耗材類的使用情況進行一次統(tǒng)計，跟蹤庫存情況和耗材類的使用情況，并及時補充庫存。所有耗材類資產(chǎn)在分配過程中，都必須遵從以舊換新原則，回收的耗材類資產(chǎn)由主管部門根據(jù)其性能部分投入在使用，不能使用的部分參照耗材類報廢規(guī)定進行處理。耗材類報廢規(guī)定本制度中所稱耗材類報廢非嚴格意義上的固定資產(chǎn)報廢，只是一個廣義上的報廢概念。當耗材類因自身損耗嚴重或受到嚴重損傷且簡單的修理也無法恢復使用時，可以由主管部門提請報廢。此外報廢的耗材類還包括因性能落后已無法滿足工作需要而被淘汰下來的部分。對于無法繼續(xù)使用的原價值在兩百元以上的耗材類按規(guī)定提交報廢申請單申請報廢，由公司統(tǒng)一進行折價出售等處理并作相應的會計處理。.軟件資產(chǎn)管理本制度所稱軟件資產(chǎn)是指公司根據(jù)業(yè)務實際需要而采購的相關辦公軟件，包括操作系統(tǒng)、辦公平臺軟件和開發(fā)平臺軟件等軟件構成的那部分資產(chǎn)。其上所指軟件資產(chǎn)不包含那部分未購買版權而只是付一定費用以換取一定時段使用權的那部分軟件。軟件分類從業(yè)務需要的角度出發(fā)，將公司使用軟件分為三類：辦公必用軟件：計算機操作系統(tǒng)、Office等等對辦公環(huán)境或個人辦公來說都是所必須依賴的最基本的那部分軟件；辦公輔助軟件：Photoshop,Delphi,Visualstudio等等與具體部門或中心的業(yè)務有密切關系的、業(yè)務化需求表現(xiàn)較強的那部分軟件；非必要軟件：并非辦公所必需的或與公司辦公無多大關聯(lián)甚至毫無關聯(lián)的那部分軟件。軟件資產(chǎn)管理過程中的相關規(guī)定軟件采購申請規(guī)定軟件采購申請由主管部門以部門或中心為單位進行統(tǒng)計，將公司各中心或部門需求匯總后統(tǒng)一提交采購申請。統(tǒng)計表單和相關申請流程單見附件。采購的軟件支包括辦公必用軟件和辦公輔助軟件兩類軟件。軟件的入庫驗收和庫存管理軟件采購完成到貨后，主管部門負責軟件的驗收工作，驗收完成后由主管部門做好軟件庫存管理登記，隨時掌握軟件資產(chǎn)的庫存情況。軟件資產(chǎn)發(fā)放辦法主管部門在發(fā)放PC或服務器時必須完成辦公必用軟件的安裝和初始化工作；主管部門負責批量發(fā)放辦公輔助軟件，軟件受益人自行安裝，管理可以提供安裝和配置等方面必要的技術支持等。對于以上兩種軟件，主管部門必須做好發(fā)放登記和統(tǒng)一管理。相關責任界定主管部門負責所有辦公必用軟件的初始化安裝和重新安裝，任何未經(jīng)軟件主管部門同意所進行的辦公必用軟件的初始安裝行為和重新安裝行為非公司行為而均屬個人行為，由此引發(fā)的一切后果與將公司無關。主管部門負責統(tǒng)計各中心或部門所需要的辦公輔助軟件的采購需求，統(tǒng)一采購和發(fā)放。辦公輔助軟件的安裝由各中心或部門按采購上報人進行針對性發(fā)放，由軟件受益人自行安裝。任何未經(jīng)上報需求的個人不得私自安裝具有同類型的非采購范圍內的軟件，否則均屬個人行為，由此引發(fā)的一切法律后果將于公司無關。公司任何個人不得私自安裝非免費的非必要性軟件，否則均屬個人行為，由此引發(fā)的一切法律后果將于公司無關。主管部門負責每月進行一次軟件使用情況抽查，將抽查結