某集團(tuán)管理制度及信息管理知識

臺塑集團(tuán)管理制度

介紹-信息管理李明原臺塑集團(tuán)總管理處信息部1AGENDA信息化管理的范圍和主要應(yīng)用功能如何將管理制度落實在信息系統(tǒng)2信息化管理的范圍

和主要應(yīng)用功能信息化管理的范圍管理制度主要機(jī)能臺塑集團(tuán)E化版圖3信息化管理的范圍4數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟硬件系統(tǒng)平臺網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)系統(tǒng)監(jiān)控維運資安系統(tǒng)客戶端計算機(jī)電子郵件系統(tǒng)DCS系統(tǒng)辦公室自動化系統(tǒng)電子商務(wù)系統(tǒng)POS系統(tǒng)廠門門禁系統(tǒng)ERP系統(tǒng)5營業(yè)管理財務(wù)管理(成本結(jié)算)資材管理生產(chǎn)管理人事管理工程管理保養(yǎng)管理環(huán)安衛(wèi)管理OA流程管理DCSWEB自動倉庫材料供貨商DCSDCS生產(chǎn)機(jī)臺自動倉庫DCSPOS自動倉庫門市人員WEB客戶WEB應(yīng)征人員DCS門禁設(shè)備WEB圖文管里CADWEB圖面設(shè)計工程包商HISPDA長庚醫(yī)院檢測人員WEB工程包商收入金額產(chǎn)量領(lǐng)料費用薪資費建造費維修費差旅費污染防治費訂單繳款出貨銷售產(chǎn)量繳庫收發(fā)料報價報價請款工料量PDA監(jiān)工人員進(jìn)度健檢值測量值PDA保養(yǎng)人員圖面記錄報名入廠出廠6管理制度主要機(jī)能7管理制度主要機(jī)能(ERP)營業(yè)管理：1.營業(yè)目標(biāo)管理2.授信管理3.受訂管理4.成品倉儲管理5.交運管理6.帳款管理財務(wù)管理：1.帳務(wù)管理2.成本管理3.出納管理4.股務(wù)管理5.資金調(diào)度6.經(jīng)營計劃資材管理：1.存量管制2.采購管理3.材料倉儲管理生產(chǎn)管理：1.生產(chǎn)排程2.制程管理3.質(zhì)量管理4.用料管理5.績效管理人事管理：1.人事管理2.考勤管理3.薪資管理4.文書管理5.總務(wù)管理6.警務(wù)管理工程管理：1.進(jìn)度管制2.工料分析3.用料管理4.發(fā)包管理5.付款管理保養(yǎng)管理：1.預(yù)防保養(yǎng)2.定期保養(yǎng)3.故障修復(fù)4.設(shè)備改善環(huán)安衛(wèi)管理：1.工業(yè)安全衛(wèi)生管理2.環(huán)境保護(hù)管理8流程控管訊息討論與公布知識管理個人訊息管理管理制度主要機(jī)能(OA)OA9臺塑集團(tuán)E化版圖10臺灣服務(wù)地區(qū)區(qū)彰化、云云林、嘉嘉義…鞍山、東東營…臺北、桃桃園、宜宜蘭…越南大陸海外寧波、昆昆山…廣州、惠惠州…高雄日本美國德國菲律賓服務(wù)公司家數(shù)170家計算機(jī)作業(yè)套數(shù)1030套維護(hù)程序數(shù)量ERP188,000支OA38,000支11如何將管管理制度度落實在在

信息息系統(tǒng)建立合理理化管理制度度落實管理理制度計計算機(jī)化化12建立合理理化管理理制度專責(zé)制度度規(guī)劃部部門專責(zé)計算算機(jī)信息息規(guī)劃部部門實際執(zhí)行行單位參參與檢討討管理制度度計算機(jī)機(jī)化流程程說明管理制度度規(guī)劃原原則13專責(zé)制度度規(guī)劃部門門14臺塑集團(tuán)團(tuán)組織表表…….南亞科技技臺朔重工工臺塑石化化臺化公司司南亞公司司臺塑公司司采購部及及發(fā)包中心心財務(wù)部營建部信息部進(jìn)出口事事務(wù)組法律事務(wù)務(wù)室海外事業(yè)業(yè)管理部部創(chuàng)辦人人行政中心心總(副)裁總管理處處總經(jīng)理室室環(huán)安衛(wèi)中中心15總經(jīng)理室室各組主主要機(jī)能能1.2.推動管管理制制度執(zhí)執(zhí)行及及業(yè)務(wù)務(wù)稽核核3.采購案案、工工程預(yù)預(yù)算及及發(fā)包包、驗驗收案案之審審核4.協(xié)助各各經(jīng)營營事業(yè)業(yè)單位位經(jīng)營營管理理之改改善5.企業(yè)項項目改改善6.規(guī)劃辦辦理企企業(yè)共共通性性教育育訓(xùn)練練（派駐駐大陸陸公司司人員員）（各機(jī)機(jī)能組組派員員駐大大陸））人事管管理組組產(chǎn)銷管管理一一組產(chǎn)銷管管理二二組保養(yǎng)管管理組組資材管管理組組工程管管理組組工安檢檢核組組財務(wù)管管理組組資材審審核組組工程營營建審審核組組工程機(jī)機(jī)電審審核組組幕僚組組公共關(guān)關(guān)系組組土地組組經(jīng)營項項目一一組經(jīng)營項項目二二組駐大陸陸總經(jīng)經(jīng)理室室特別助助理主(副)任專責(zé)制制度規(guī)規(guī)劃部部門總管理理處總總經(jīng)理理室產(chǎn)銷管管理三三組16專責(zé)計計算機(jī)機(jī)信息息規(guī)劃劃部門門17專責(zé)計計算機(jī)機(jī)信息息規(guī)劃劃部門門信息部部應(yīng)用用處管理組組管理組組管理組組臺北計計算機(jī)機(jī)處大陸計計算機(jī)機(jī)處應(yīng)用處處應(yīng)用四四組信息部部經(jīng)理室室應(yīng)用二二組應(yīng)用三三組系統(tǒng)組組網(wǎng)管組組海外專專案組組運轉(zhuǎn)一一組運轉(zhuǎn)二二組運轉(zhuǎn)三三組運轉(zhuǎn)四四組華北運運轉(zhuǎn)組組華南運運轉(zhuǎn)組組應(yīng)用一一組18應(yīng)用三三組應(yīng)用四四組應(yīng)用二二組應(yīng)用一一組負(fù)責(zé)企企業(yè)有有關(guān)財財務(wù)、、資材材及工工程管管理作作業(yè)程程序開開發(fā)與維護(hù)護(hù)，其其工作作內(nèi)容容包括括：１全企企業(yè)財財務(wù)帳帳務(wù)、、成本本會計計、出出納及及股務(wù)務(wù)管理理電腦作業(yè)業(yè)。２全企企業(yè)資資材存存量管管制、、采購購管理理及倉倉儲管管理計計算機(jī)機(jī)作業(yè)。。３全企企業(yè)工工程進(jìn)進(jìn)度管管制、、工料料分析析、用用料管管理、、發(fā)包管理理及付付款管管理計計算機(jī)機(jī)作業(yè)業(yè)。１南亞亞、南南科、、南電電、臺臺灣小小松及及臺塑塑汽車車等系系列公司生生產(chǎn)及及營業(yè)業(yè)管理理計算算機(jī)軟軟件開開發(fā)設(shè)設(shè)計與與維護(hù)護(hù)。２全企業(yè)繳繳款管理、、應(yīng)收帳款款管理、授授信管理、、客訴管理、外外包承攬、、托外加工工及公用流流體管理等等計算機(jī)作業(yè)業(yè)程序軟件件開發(fā)與維維護(hù)。應(yīng)用處處作業(yè)業(yè)機(jī)機(jī)能能１臺化、臺臺塑、塑化化、臺朔重重工等系列列公司生產(chǎn)產(chǎn)及營業(yè)管理及及全企業(yè)傭傭金、營業(yè)業(yè)目標(biāo)、出出口事務(wù)、、停車費管理理計算機(jī)軟軟件開發(fā)設(shè)設(shè)計與維護(hù)護(hù)。２全企業(yè)保保養(yǎng)管理、、工安環(huán)保保管理計算算機(jī)作業(yè)程程序開發(fā)與維護(hù)。。負(fù)責(zé)企業(yè)有有關(guān)人事管管理及OA作業(yè)程序開開發(fā)與維護(hù)護(hù)，其工作內(nèi)容容包括：１全企業(yè)人人事管理、、考勤管理理、薪資管管理、總務(wù)務(wù)管理、警務(wù)管管理及門禁禁管制等計計算機(jī)作業(yè)業(yè)。２長庚及明明志等三院院學(xué)務(wù)管理理及教務(wù)管管理計算機(jī)機(jī)作業(yè)。３以LotusNotes開發(fā)各機(jī)能能OA應(yīng)用作業(yè)。。４辦公室自自動化新技技術(shù)及設(shè)備備之研究與與應(yīng)用推廣廣。１規(guī)章制度度推動執(zhí)行行與檢核。。２應(yīng)用軟件件開發(fā)規(guī)范范設(shè)、修訂訂。３跨組工作作協(xié)調(diào)。４統(tǒng)籌辦理理職務(wù)專業(yè)業(yè)教育訓(xùn)練練。５計算機(jī)付付款安全性性內(nèi)部稽核核。６臨時及項項目交辦事事項處理。。７一般事務(wù)務(wù)工作處理理（文書收收發(fā)、文件件管理、總總務(wù)）。管理組信息部應(yīng)用處處組織機(jī)能表表19實際執(zhí)行單位位參與檢討20實際執(zhí)行單位位參與檢討總經(jīng)理室、事事業(yè)部經(jīng)理室室臺塑石化公司司組織圖國外處公用事業(yè)部油品事業(yè)部烯烴事業(yè)部煉油事業(yè)部油氣調(diào)查組專案組技術(shù)組產(chǎn)銷組人事組管理組董事長總經(jīng)理總經(jīng)理室經(jīng)營分析組組保養(yǎng)中心碼槽處環(huán)境安全衛(wèi)衛(wèi)生室會計處經(jīng)理室經(jīng)理室經(jīng)理室經(jīng)理室經(jīng)理室21管理制度計計算機(jī)化流流程說明22需求確認(rèn)及合理性檢討制度規(guī)劃程式開發(fā)上線推動稽核教育訓(xùn)練及試行新制制度度設(shè)設(shè)定定不斷斷追追求求合合理理化化追追根根究究底底、、止止于于至至善善推動動單單位位：：總總管管理理處處總總經(jīng)經(jīng)理理室室、、信信息息部部應(yīng)應(yīng)用用處處協(xié)協(xié)助助推推動動單單位位:各公公司司總總經(jīng)經(jīng)理理室室、、事事業(yè)業(yè)部部經(jīng)經(jīng)理理室室制度度修修改改23新制制度度設(shè)設(shè)定定流流程程制度度規(guī)規(guī)劃劃單單位位總管管理理處處總總經(jīng)經(jīng)理理室室規(guī)章章辦辦法法增增設(shè)設(shè)項目目檢檢核核報報告告程序序規(guī)規(guī)劃劃單單位位信息息部部應(yīng)應(yīng)用用處處計算算機(jī)機(jī)化化可可行行性性研研究究實際際執(zhí)執(zhí)行行單單位位各公公司司總總經(jīng)經(jīng)理理室室、、經(jīng)經(jīng)理理室室提供供實實務(wù)務(wù)運運作作情情形形邀集集共共同同檢檢討討制定定新新制制度度24制度度修修改改流流程程制度度規(guī)規(guī)劃劃單單位位總管管理理處處總總經(jīng)經(jīng)理理室室是否符合公司司規(guī)章辦法規(guī)規(guī)定程序規(guī)劃單位位信息部應(yīng)用處處計算機(jī)化可行行性研究實際執(zhí)行單位位各公司總經(jīng)理理室、經(jīng)理室室實際運作發(fā)生生問題或需求變更(如:國家法令修改改)主動提出改善善需求邀集共同檢討討制度修改25管理制度規(guī)劃原則26各類管理制度度全盤規(guī)劃,使各項管理制制度環(huán)環(huán)相扣所有數(shù)據(jù)盡可可能就源輸入入,ㄧ次輸入多層層次運用管理制度規(guī)劃劃原則異常管理：設(shè)定查核點點,以異常管理報報表提醒、糾糾正自動稽核：透過OA系統(tǒng)自動跟催催異常處理情情形27收料單發(fā)票采購呈核表訂購單價廠商編號檢驗結(jié)果收料數(shù)量到貨貨日發(fā)票金額廠商編號采購部門會計部門資材料庫檢驗部門異常處理匯入廠商銀行賬戶出納部門計算機(jī)審核正確不正確四支鑰匙互相勾稽、環(huán)環(huán)環(huán)相扣:以采購付款為為例28落實管理制度度計算機(jī)化管理制度程序序開發(fā)質(zhì)量控控管管理制度推動動上線步驟運用OA系統(tǒng)加強(qiáng)制度度落實29管理制度程序序開發(fā)質(zhì)量控管管30制度規(guī)劃單位位總管理處總經(jīng)經(jīng)理室程序規(guī)劃單位位信息部應(yīng)用處處實際執(zhí)行單位位公司總經(jīng)理室室、經(jīng)理室接件立案管理制度程序序開發(fā)質(zhì)量控控管OA進(jìn)度控管程序派送專業(yè)程序人員員規(guī)劃設(shè)計主管驗收是否否與制度相符是否符合管理機(jī)能?驗收是否符合需求?驗收銷案31提案部門管理制度程序序開發(fā)質(zhì)量控控管事務(wù)流程程提案部門機(jī)能組信息部管理制度改善善意見反應(yīng)單確認(rèn)需求及合理性檢討簽呈報告部門內(nèi)便簽會議記錄主管交辦交辦案件立案輸入交辦單案件展延程序員修改程序程序派送申請主管測試及復(fù)核核準(zhǔn)程序派送機(jī)能組交辦案件銷案輸入交辦案件展延輸入Email展延通知Email展延通知Email立案通知主管核簽主管核簽案件驗收銷案案YNYN符合需求YN制度增修訂驗收確認(rèn)單提案人驗收確認(rèn)專人驗收確認(rèn)32輸入改善提案案內(nèi)容總管理處總經(jīng)經(jīng)理室應(yīng)于此此日前覆文追蹤依據(jù)3334要求信息部應(yīng)應(yīng)于此日前修修改完成35意見單附件:制度說明36意見單附件:制度說明(續(xù))37意見單附件:制度說明(續(xù))38394041管理制度推動動上線步驟42管理制制度推推動上上線步步驟頒布制制度發(fā)出公公布函函?制度納納入知知識庫庫管理理計算機(jī)機(jī)作業(yè)業(yè)操作作講解解到場說說明、、遠(yuǎn)距距教學(xué)學(xué)總管理理處總總經(jīng)理理室信息部部應(yīng)用用處各公司司總經(jīng)經(jīng)理室室訂定辦辦事細(xì)細(xì)則各公司司實際際執(zhí)行行人員員自主檢檢查總管理理處總總經(jīng)理理室各公司司總經(jīng)經(jīng)理室室外部稽稽核43運用OA系統(tǒng)加強(qiáng)制制度落落實44自主檢檢查、、外部部稽核核落實管管理制制度之之問題題點異常窗窗體未未印印出后后未處處理未依制制度規(guī)規(guī)定流程程處理理處理時時效逾逾期外部稽核僅僅能抽查無法達(dá)到全全面性由ERP自轉(zhuǎn)OA系統(tǒng)直接EMAIL給相關(guān)人員員OA系統(tǒng)依設(shè)定定之核簽流流程與時效效管制嚴(yán)密密控管是否否依規(guī)定辦辦理，否則則由系統(tǒng)自自動催辦、、稽核問題點傳統(tǒng)檢核方方式ＯＡ控管45范例:受訂差異反反應(yīng)單46v經(jīng)辦查明原原由并擬定定因應(yīng)對策策簽名后呈核核主管批示結(jié)結(jié)案主管交辦47人工核簽作作業(yè)說明主管自行記記錄跟催部門人員打打印『異常反應(yīng)單單』主管批示結(jié)結(jié)案人工方式進(jìn)進(jìn)行案件歸歸檔經(jīng)辦查明原原由并擬定定因應(yīng)對策策送交主管分分析主管交辦呈核忘了印經(jīng)辦不處理理主管忘了跟跟催忘了送交主管寄送過程文件遺失歸檔后遺失失忘了交辦48電子核簽作作業(yè)說明E-mail主管批示結(jié)結(jié)案主動提示追追蹤ERP系統(tǒng)產(chǎn)生之之『異常反應(yīng)單單』自轉(zhuǎn)OA系統(tǒng)郵寄給給主管歸檔計算機(jī)機(jī)化計算機(jī)自動動提示主管管逾期未完完之案件進(jìn)進(jìn)行追蹤主動跟催計算機(jī)跟催催經(jīng)辦人員員逾期未完完之案件盡盡速處理主管交辦呈核經(jīng)辦查明原原由并擬定定因應(yīng)對策策無紙化信息傳遞安安全、迅速、環(huán)環(huán)保計算機(jī)自動動管制進(jìn)度稽核跟催49「受訂差異異反應(yīng)單」」主管批示示畫面50「受訂差異異反應(yīng)單」」?fàn)I業(yè)員提提報后主管管核簽畫面面51范例:請假單填單后即自自動依制度度規(guī)定之核簽流流程處理52535455范例:出勤時間檢檢查清單填單后即自自動依制度度規(guī)定之核簽流流程處理565758總經(jīng)理室經(jīng)理室主管經(jīng)辦OAERP連結(jié)OA系統(tǒng)自動稽稽核、催辦辦流程總管理處總經(jīng)理室ERP信息部擬定處理對策擷取異常案件資料發(fā)送Email設(shè)定異常管管制基準(zhǔn)人事營業(yè)生管資材財務(wù)工程保養(yǎng)環(huán)安衛(wèi)協(xié)助追查查原因或修改管管制基準(zhǔn)計算機(jī)依依制度規(guī)規(guī)定之條條件搜集集異常案案件異常案件資料公司核決銷案協(xié)助處理上一階主主管上二階主主管自轉(zhuǎn)交辦辦單逾期提示示第三次次起逾期提示示第三次次協(xié)助處理自轉(zhuǎn)交辦辦單逾期提示示第五次次協(xié)助處理自轉(zhuǎn)交辦辦單給機(jī)能組組組長逾期提示示第七次次59案件時效效管制逾期類別提示對象提示頻率分文延遲交辦延遲核簽延遲銷案延遲第三個工作日提示『目前處理者』及『上一級主管』每二天再提示一次累計第三次提示『上二級主管』收文日期期3/13/2