如何做好應歸檔文件材料的收集歸檔工作泰州市檔案局課件

如何做好應歸檔文件材料的收集歸檔工作

泰州市檔案局

如何做好應歸檔文件材料的收集歸檔工作

一、檔案和檔案工作簡介二、文件材料的收集三、保管期限的劃分四、文件材料的整理五、歸檔文件的編目一、檔案和檔案工作簡介

一、檔案和檔案工作簡介

1、檔案的概念

檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！盻__

《檔案法》

學校檔案，是指學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。1、檔案的概念檔案是指過去和現在的國家機構、社會2、檔案的作用(1)檔案是機關行政管理和業(yè)務工作的查考憑據

(2)檔案是生產活動的參考依據

(3)檔案是科學研究的基礎和條件

(4)檔案是宣傳教育的生動素材

(5)檔案是解決糾紛、維護僉權益的法律證據

(6)檔案是政治斗爭、國際斗爭的有力武器檔案的作用可概括為兩個基本方面:(1)憑證作用(2)參考作用2、檔案的作用(1)檔案是機關行政管理和業(yè)務工作的查考憑3、檔案業(yè)務工作內容

①收集②鑒定③整理④編目⑤保管⑥統計⑦編研⑧利用3、檔案業(yè)務工作內容①收集

二、文件材料的收集二、文件材料的收集1、存在問題（1）不齊全完整

“帳外”文件短缺職能部門文件短缺特殊載體材料短缺（2）不及時、規(guī)范（3）不集中統一管理1、存在問題（1）不齊全完整2、收集要求

（1）要齊全完整（2）要保證及時和安全（3）要符合規(guī)范和標準（4）要集中統一管理2、收集要求3、收集措施

（1）要健全檔案管理網絡（2）要建立檔案收集制度（3）要制定完整的文件材料歸檔范圍3、收集措施4、收集注意事項（1）“帳內”（紅頭）文件材料的收集

發(fā)文收集注意事項收文收集注意事項（2）“帳外”文件的收集注意做好本單位業(yè)務職能部門形成的反映專業(yè)職能活動的文件材料的收集（3）關聯文件的收集（4）其它門類和載體文件材料的收集注意做好電子文件的收集4、收集注意事項（1）“帳內”（紅頭）文件材料的收集5、電子文件的收集歸檔迫在眉睫

計算機在日常辦公中的廣泛使用辦公自動化（ＯＡ）系統的普遍應用行政業(yè)務系統的大量運行電子政務網絡的互聯互通結論：大量產生的電子文件，將成為歸檔的主體，電子文件管理和歸檔成為各部門工作的重要組成部分5、電子文件的收集歸檔迫在眉睫計算機在日常辦公中的廣泛6、收集方法

（1）平時收集

（2）集中收集

6、收集方法

7、國家出臺的有關政策文件(1)《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局頒布８號令）

(2)各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定（國家檔案局頒布9號令）

(3)國家基本專業(yè)檔案門類（第一批、第二批）

(4)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(5)《公務電子郵件歸檔與管理規(guī)則》7、國家出臺的有關政策文件(1)《機關文件材料歸檔范圍和文8、關于國家檔案局８號令的貫徹

（1）文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的編制已審批的單位結合本單位、本部門工作實際做好“回頭看”工作（2）制定電子文件歸檔范圍和保管期限表8、關于國家檔案局８號令的貫徹9、如何制定電子文件歸檔范圍和保管期限表①各部門處室與檔案人員共同劃定歸檔范圍。②明確單位的主要職能、重要工作內容和關鍵的工作步驟③根據業(yè)務工作中電子文件的生成節(jié)點，明確電子文件的種類④電子文件來源部門制定歸檔范圍和保管期限（初稿）⑤匯總討論制定初步歸檔范圍和細化的保管期限（征求意見稿）⑥廣泛征求意見并試用⑦修改完善歸檔范圍和保管期限⑧上報檔案行政管理部門審批后執(zhí)行（正式稿）9、如何制定電子文件歸檔范圍和保管期限表①各部

通知（正本）WORD格式或CEB版式文件永久日程（正本）WORD格式電子版永久名單（正本、EXCEL表格）永久領導報告、講話、總結（歷次修改稿、定稿、WORD格式電子版）永久各市交流材料（定稿、WORD格式）30年照片（JPG格式）永久錄音、錄像（MPEG格式）永久網站發(fā)布會議信息（HTML格式、WORD格式）30年例：“江蘇省檔案信息化工作會議”文件歸檔范圍和保管期限

通知（正本）WORD格式或CEB版式文

三、保管期限的劃分三、保管期限的1、檔案鑒定工作

（1）確定是否歸檔—資格審定（2）區(qū)分不同價值—劃分保管期限（3）期滿檔案鑒定（4）劃控鑒定

1、檔案鑒定工作

2、保管期限的劃分

（1）劃分原則①

“以我為主”原則

“我”：本機關職能活動本系統密切相關的機關②

“公民權益從寬”原則本機關個人利益外機關個人利益

2、保管期限的劃分（1）劃分原則（2）劃分依據

①國家檔案局頒布８號令②

結合本單位、本部門工作實際（2）劃分依據（3）劃分保管期限應注意的問題：

①注意文件之間的聯系；

②考察文件的實際內容；③研究文件的各種作用；④考慮文件的長久需要。（3）劃分保管期限應注意的問題：（4）操作層次著重區(qū)分的問題①區(qū)分“主辦的”與“協辦的”②區(qū)分“針對的”與“普發(fā)的”③區(qū)分“政策性的”與“事務性的”④區(qū)分“憑證性的”與“參考性的”⑤區(qū)分“結論性的”與“過程性的”⑥區(qū)分“有處理結果的”與“無處理結果的”⑦區(qū)分“全局的”與“局部的”⑧區(qū)分“時間長的”與“時間短的”（4）操作層次著重區(qū)分的問題①區(qū)分“主辦的”與“協辦的”（5）永久保管的文書檔案范圍

①本單位機構演變、人事任免、年度計劃總結、會議記錄、年報表、年度考核、職工名冊、大事記等材料；②本單位重要會議、重大活動等形成的主要文件材料；③學校教育教學活動中形成的重要業(yè)務文件材料；④本單位房屋買賣、土地征用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料；⑤上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料；⑥其它有關縣級以上表彰、工調、人事組織關系、警告以上處分材料等。（5）永久保管的文書檔案范圍①本單位機構演變、人事任免、年（6）定期保管的文書檔案范圍

保管期限30年文書檔案單位人事工作制度、財務預算報告、大會交流材料、專題報告、調研報告；領導視察匯報材料、重要的接待計劃；試卷分析、物資（辦公用品）采購計劃、招投標、機動車保險、轉讓等材料；出國審批材料；警告處分材料等；（6）定期保管的文書檔案范圍保管期限30年文書檔案

以下哪些文件應該歸檔？（歸檔、不歸檔、待鑒定）

⑴內部文件⑵會議文件⑶請示⑷電話記錄⑸會議記錄⑹合同協議⑺一般文件的修改稿⑻重份文件⑼人事任免材料⑽年度計劃⑾年度總結⑿校對稿⒀本單位編印的出版物原稿（附印本）⒁上級機關的簡報

以下哪些文件應該歸檔？（歸檔、不歸檔、待鑒定）

四、文件材料的整理四、文件材料的整理1、整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯系；正確區(qū)別文件的不同價值（保證檔案質量的重要因素）；便于保管和利用（文件整理工作的基本出發(fā)點和最終目的）1、整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯系；2、件的確定歸檔文件以“件”為單位進行整理，一般以每份文件為一件，但有些文件不是單份，不能被分散：幾種“件”的情況

①文件的正本與定稿為一件

②正文與附件為一件

③收文與文件閱辦單為一件

④原件與復制件為一件

2、件的確定歸檔文件以“件”為單位進行整理，一般以每份文件為

⑤轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件

⑥來文與復文為一件⑦報表、名冊、圖冊按其原來的裝訂方式，各為一件⑧活頁紙會議記錄一次會議為一件,訂本式的會議記錄可以為一件⑨整本的介紹信存根為一件

注意成套的會議材料不能成為一件

⑤轉發(fā)文與被轉發(fā)文為3、裝訂裝訂的材料：不銹鋼書釘裝訂的順序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；復文在前，來文在后；計算機及其網絡環(huán)境中形成的文件，定稿無須保存的，正文在前，發(fā)文稿紙在后；文件閱辦單在前，正文在后3、裝訂裝訂的材料：不銹鋼書釘4、分類

（1）常用的分類方法

①年度——機構——保管期限分類法（適用于機構比較穩(wěn)定的單位）

②年度——問題——保管期限分類法

③年度——保管期限分類法例如:2011年永久、30年、10年

④保管期限——年度——機構分類法

⑤保管期限——年度——問題分類法4、分類（1）常用的分類方法(2)、分類方案的編制

格式內容:①檔案分類制訂依據②檔案分類制訂原則③檔案分類方法(含分類類目)(2)、分類方案的編制格式內容:5、排列歸檔文件的排列以事由為原則，同一事由的相關文件集中在一起，再按時間先后排列。不同事由的歸檔文件排列一是按不同事由形成時間的先后順序排列；二是按事由的重要程度排列；主要職能活動形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料在后，綜合性的在前，業(yè)務性的在后。由于特殊原因未及時歸檔的零散文件，可采用將其排在同一年度、同一類別、同一保管期限的最后，并在備考表中加以說明。5、排列歸檔文件的排列以事由為原則，同一事由的相關文件集中在6、電子文件的整理

(1)文書類電子文件的整理同一全宗內的文書類電子文件按照：年度——保管期限——機構（問題）或保管期限——年度——機構（問題）等分類方案進行分類6、電子文件的整理(1)文書類電子文件的整理

(2)其它門類、載體電子文件的整理

按照各門類、載體檔案整理的有關規(guī)定和要求進行整理(2)其它門類、載體電子文件的整理

五、歸檔文件的編目五、歸檔文件的編目1、編目概念

編目即編制歸檔文件目錄

2、歸檔文件目錄格式件號責任者文號

題名日期頁數備注001檔案局義檔[2011]3號關于做好2010年度文件整理歸檔工作的通知201102250051、編目概念編目即編制歸檔文件目錄件號責任者文號3、歸檔文件目錄內容：（1）件號：填寫室編件號（2）責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者?？梢杂冒l(fā)文機關規(guī)范的簡稱，不能用本局、本公司等含義不明的簡稱。聯合發(fā)文一般應將所有責任者照實抄錄，責任者過多，可適當省略。（3）文號：即發(fā)文機關代字、年度、順序號組成。抄全。（4）題名：即文件的標題。有的文件沒有題名的，或題名含義不清，應根據文件內容重新擬定或補充標題，并在新擬或補充標題之外加“[]”。3、歸檔文件目錄內容：（5）日期：即文件的發(fā)文日期。（文件的落款日期）以8位阿拉伯數字標注年月日。如：20100225（6）頁數：每一件歸檔文件的頁數。文件中有圖文的頁面為一頁.兩份文件為一件時，頁數相加。（7）備注:注釋文件需要說明的情況。（5）日期：即文件的發(fā)文日期。（文件的落款日期）以8位阿拉伯4、歸檔文件目錄封面編制與裝訂（1）封面格式要求歸檔文件目錄

全宗名稱:泰州市XX局年度：2011保管期限：永久機構：辦公室（2）封面裝訂要求4、歸檔文件目錄封面編制與裝訂（1）封面格式要求5、電子文件的歸檔

(1)歸檔程序一是整理、鑒定需歸檔的電子文件；（確保三性）二是編制檔號和歸檔說明；三是復制備份，存入磁、光介質；四是檢測歸檔的電子文件（軟硬件環(huán)境有效性、格式及病毒等）五是傳給電子文件中心,以及本單位備份。5、電子文件的歸檔

(1)歸檔程序

(2)檔號編制方法

一個文件夾表示一件檔案，用檔號命名××××——××××——×××——××××——××××

全宗號——年度——期限——分類號——件號００００——２０11——００１——ＢＧ００——０００１

(2)檔號編制方法

測評依據:<江蘇省機關團體企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范>測評細則五星級：115分，其中“*”條款不少于18分四星級：100-115分，其中“*”條款不少于10分三星級：90-100分二星級：80-90分一星級：70-80分

各單位對照測評細則進行自檢，認為已達到某個等級可自愿申報測評。檔案工作規(guī)范測評規(guī)程測評依據:<江蘇省機關團體企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范>測評細則

謝謝大家！

910107147@謝謝大家！演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！

如何做好應歸檔文件材料的收集歸檔工作

泰州市檔案局

如何做好應歸檔文件材料的收集歸檔工作

一、檔案和檔案工作簡介二、文件材料的收集三、保管期限的劃分四、文件材料的整理五、歸檔文件的編目一、檔案和檔案工作簡介

一、檔案和檔案工作簡介

1、檔案的概念

檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”___

《檔案法》

學校檔案，是指學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。1、檔案的概念檔案是指過去和現在的國家機構、社會2、檔案的作用(1)檔案是機關行政管理和業(yè)務工作的查考憑據

(2)檔案是生產活動的參考依據

(3)檔案是科學研究的基礎和條件

(4)檔案是宣傳教育的生動素材

(5)檔案是解決糾紛、維護僉權益的法律證據

(6)檔案是政治斗爭、國際斗爭的有力武器檔案的作用可概括為兩個基本方面:(1)憑證作用(2)參考作用2、檔案的作用(1)檔案是機關行政管理和業(yè)務工作的查考憑3、檔案業(yè)務工作內容

①收集②鑒定③整理④編目⑤保管⑥統計⑦編研⑧利用3、檔案業(yè)務工作內容①收集

二、文件材料的收集二、文件材料的收集1、存在問題（1）不齊全完整

“帳外”文件短缺職能部門文件短缺特殊載體材料短缺（2）不及時、規(guī)范（3）不集中統一管理1、存在問題（1）不齊全完整2、收集要求

（1）要齊全完整（2）要保證及時和安全（3）要符合規(guī)范和標準（4）要集中統一管理2、收集要求3、收集措施

（1）要健全檔案管理網絡（2）要建立檔案收集制度（3）要制定完整的文件材料歸檔范圍3、收集措施4、收集注意事項（1）“帳內”（紅頭）文件材料的收集

發(fā)文收集注意事項收文收集注意事項（2）“帳外”文件的收集注意做好本單位業(yè)務職能部門形成的反映專業(yè)職能活動的文件材料的收集（3）關聯文件的收集（4）其它門類和載體文件材料的收集注意做好電子文件的收集4、收集注意事項（1）“帳內”（紅頭）文件材料的收集5、電子文件的收集歸檔迫在眉睫

計算機在日常辦公中的廣泛使用辦公自動化（ＯＡ）系統的普遍應用行政業(yè)務系統的大量運行電子政務網絡的互聯互通結論：大量產生的電子文件，將成為歸檔的主體，電子文件管理和歸檔成為各部門工作的重要組成部分5、電子文件的收集歸檔迫在眉睫計算機在日常辦公中的廣泛6、收集方法

（1）平時收集

（2）集中收集

6、收集方法

7、國家出臺的有關政策文件(1)《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局頒布８號令）

(2)各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定（國家檔案局頒布9號令）

(3)國家基本專業(yè)檔案門類（第一批、第二批）

(4)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(5)《公務電子郵件歸檔與管理規(guī)則》7、國家出臺的有關政策文件(1)《機關文件材料歸檔范圍和文8、關于國家檔案局８號令的貫徹

（1）文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的編制已審批的單位結合本單位、本部門工作實際做好“回頭看”工作（2）制定電子文件歸檔范圍和保管期限表8、關于國家檔案局８號令的貫徹9、如何制定電子文件歸檔范圍和保管期限表①各部門處室與檔案人員共同劃定歸檔范圍。②明確單位的主要職能、重要工作內容和關鍵的工作步驟③根據業(yè)務工作中電子文件的生成節(jié)點，明確電子文件的種類④電子文件來源部門制定歸檔范圍和保管期限（初稿）⑤匯總討論制定初步歸檔范圍和細化的保管期限（征求意見稿）⑥廣泛征求意見并試用⑦修改完善歸檔范圍和保管期限⑧上報檔案行政管理部門審批后執(zhí)行（正式稿）9、如何制定電子文件歸檔范圍和保管期限表①各部

通知（正本）WORD格式或CEB版式文件永久日程（正本）WORD格式電子版永久名單（正本、EXCEL表格）永久領導報告、講話、總結（歷次修改稿、定稿、WORD格式電子版）永久各市交流材料（定稿、WORD格式）30年照片（JPG格式）永久錄音、錄像（MPEG格式）永久網站發(fā)布會議信息（HTML格式、WORD格式）30年例：“江蘇省檔案信息化工作會議”文件歸檔范圍和保管期限

通知（正本）WORD格式或CEB版式文

三、保管期限的劃分三、保管期限的1、檔案鑒定工作

（1）確定是否歸檔—資格審定（2）區(qū)分不同價值—劃分保管期限（3）期滿檔案鑒定（4）劃控鑒定

1、檔案鑒定工作

2、保管期限的劃分

（1）劃分原則①

“以我為主”原則

“我”：本機關職能活動本系統密切相關的機關②

“公民權益從寬”原則本機關個人利益外機關個人利益

2、保管期限的劃分（1）劃分原則（2）劃分依據

①國家檔案局頒布８號令②

結合本單位、本部門工作實際（2）劃分依據（3）劃分保管期限應注意的問題：

①注意文件之間的聯系；

②考察文件的實際內容；③研究文件的各種作用；④考慮文件的長久需要。（3）劃分保管期限應注意的問題：（4）操作層次著重區(qū)分的問題①區(qū)分“主辦的”與“協辦的”②區(qū)分“針對的”與“普發(fā)的”③區(qū)分“政策性的”與“事務性的”④區(qū)分“憑證性的”與“參考性的”⑤區(qū)分“結論性的”與“過程性的”⑥區(qū)分“有處理結果的”與“無處理結果的”⑦區(qū)分“全局的”與“局部的”⑧區(qū)分“時間長的”與“時間短的”（4）操作層次著重區(qū)分的問題①區(qū)分“主辦的”與“協辦的”（5）永久保管的文書檔案范圍

①本單位機構演變、人事任免、年度計劃總結、會議記錄、年報表、年度考核、職工名冊、大事記等材料；②本單位重要會議、重大活動等形成的主要文件材料；③學校教育教學活動中形成的重要業(yè)務文件材料；④本單位房屋買賣、土地征用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料；⑤上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料；⑥其它有關縣級以上表彰、工調、人事組織關系、警告以上處分材料等。（5）永久保管的文書檔案范圍①本單位機構演變、人事任免、年（6）定期保管的文書檔案范圍

保管期限30年文書檔案單位人事工作制度、財務預算報告、大會交流材料、專題報告、調研報告；領導視察匯報材料、重要的接待計劃；試卷分析、物資（辦公用品）采購計劃、招投標、機動車保險、轉讓等材料；出國審批材料；警告處分材料等；（6）定期保管的文書檔案范圍保管期限30年文書檔案

以下哪些文件應該歸檔？（歸檔、不歸檔、待鑒定）

⑴內部文件⑵會議文件⑶請示⑷電話記錄⑸會議記錄⑹合同協議⑺一般文件的修改稿⑻重份文件⑼人事任免材料⑽年度計劃⑾年度總結⑿校對稿⒀本單位編印的出版物原稿（附印本）⒁上級機關的簡報

以下哪些文件應該歸檔？（歸檔、不歸檔、待鑒定）

四、文件材料的整理四、文件材料的整理1、整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯系；正確區(qū)別文件的不同價值（保證檔案質量的重要因素）；便于保管和利用（文件整理工作的基本出發(fā)點和最終目的）1、整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯系；2、件的確定歸檔文件以“件”為單位進行整理，一般以每份文件為一件，但有些文件不是單份，不能被分散：幾種“件”的情況

①文件的正本與定稿為一件

②正文與附件為一件

③收文與文件閱辦單為一件

④原件與復制件為一件

2、件的確定歸檔文件以“件”為單位進行整理，一般以每份文件為

⑤轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件

⑥來文與復文為一件⑦報表、名冊、圖冊按其原來的裝訂方式，各為一件⑧活頁紙會議記錄一次會議為一件,訂本式的會議記錄可以為一件⑨整本的介紹信存根為一件

注意成套的會議材料不能成為一件

⑤轉發(fā)文與被轉發(fā)文為3、裝訂裝訂的材料：不銹鋼書釘裝訂的順序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；復文在前，來文在后；計算機及其網絡環(huán)境中形成的文件，定稿無須保存的，正文在前，發(fā)文稿紙在后；文件閱辦單在前，正文在后3、裝訂裝訂的材料：不銹鋼書釘4、分類

（1）常用的分類方法

①年度——機構——保管期限分類法（適用于機構比較穩(wěn)定的單位）

②年度——問題——保管期限分類法

③年度——保管期限分類法例如:2011年永久、30年、10年

④保管期限——年度——機構分類法

⑤保管期限——年度——問題分類法4、分類（1）常用的分類方法(2)、分類方案的編制

格式內容:①檔案分類制訂依據②檔案分類制訂原則③檔案分類方法(含分類類目)(2)、分類方案的編制格式內容:5、排列歸檔文件的排列以事由為原則，同一事由的相關文件集中在一起，再按時間先后排列。不同事由的歸檔文件排列一是按不同事由形成時間的先后順序排列；二是按事由的重要程度排列；主要職能活動形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料在后，綜合性的在前，業(yè)務性的在后。由于特殊原因未及時歸檔的零散文件，可采用將其排在同一年度、同一類別、同一保管期限的最后，并在備考表中加以說明。5、排列歸檔文件的排列以事由為原則，同一事由的相關文件集中在6、電子文件的整理

(1)文書類電子文件的整理同一全宗內的文書類電子文件按照：年度——保管期限——機構（問題）或保管期限——年度——機構（問題）等分類方案進行分類6、電子文件的整理(1)文書類電子文件的整理

(2)其它門類、載體電子文件的整理

按照各門類、載體檔案整理的有關規(guī)定和要求進行整理(2)其它門類、載體電子文件的整理

五、歸檔文件的編目