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電話(huà)溝通技巧和電話(huà)禮儀課件1目錄第一章(1)怎樣用聲音描繪最佳形象(2)有效地利用提問(wèn)技巧和服務(wù)用語(yǔ)的規(guī)范化(3)流程是什么?(4)電話(huà)流程制訂的標(biāo)準(zhǔn);(5)接聽(tīng)電話(huà)的流程管理;(6)撥打電話(huà)的流程管理。返回2[內(nèi)容提要]★接聽(tīng)電話(huà)的技巧是客戶(hù)服務(wù)溝通技巧中最重要、也是難度最高的技巧★用聲音描繪最佳形象★有效地利用提問(wèn)技巧31.1用聲音描繪最佳形像許多人都有這樣的經(jīng)歷與一位朋友或客戶(hù)經(jīng)常通電話(huà),但從未謀面;可一旦見(jiàn)面,就會(huì)發(fā)現(xiàn)他(她)與你想像的完全不一樣。這是為什么呢?——因?yàn)槿硕加型ㄟ^(guò)聲音去想像別人容貌的習(xí)慣。如果你說(shuō)話(huà)時(shí)沒(méi)有笑,聽(tīng)筒另一邊的客戶(hù)即便沒(méi)有看見(jiàn),也同樣可以感覺(jué)得到。因此,你需要用全身心去說(shuō)話(huà),而不管是否面對(duì)客戶(hù)。4
人都有一種習(xí)慣,就是通過(guò)一個(gè)人的聲音去描繪對(duì)方的外在形象。這種習(xí)慣對(duì)于客戶(hù)服務(wù)人員、尤其是在線的電話(huà)服務(wù)人員來(lái)講是至關(guān)重要的。人有好幾張臉:第一張臉是外表長(zhǎng)相,第二張臉是一個(gè)人的字,第三張臉是他的聲音。作為一名客戶(hù)服務(wù)人員,你的第一、二張臉并不重要,而第三張臉卻是至關(guān)重要的。你必須要用聲音把這第三張臉做得非常非常完美,讓別人感覺(jué)聲音真的柔美、很親切。通過(guò)聲音感到你真的能幫助他。做到這一點(diǎn)很難。實(shí)際上很多時(shí)候你需要把表情、肢體語(yǔ)言在聽(tīng)筒這邊表現(xiàn)出來(lái),然后運(yùn)用聲音通過(guò)聽(tīng)筒傳過(guò)去。
舉個(gè)簡(jiǎn)單的例子:很多公司,對(duì)于使用和接聽(tīng)電話(huà)的銷(xiāo)售人員和電話(huà)的服務(wù)人員的坐姿都有嚴(yán)格的要求。比如說(shuō),不允許胳膊支在桌子上接聽(tīng)電話(huà),不準(zhǔn)背靠在椅子上接聽(tīng)電話(huà)。為什么呢?因?yàn)槟愕淖藙?shì)會(huì)通過(guò)聽(tīng)筒,通過(guò)聲音傳達(dá)到那邊,客戶(hù)能在大腦中通過(guò)你的聲音想象出,你是以一種什么樣的姿勢(shì)給對(duì)方打電話(huà)。還有一種公司是對(duì)討債公司客戶(hù)服務(wù)人員,打電話(huà)從來(lái)不坐著打,都站著打,因?yàn)檎局螂娫?huà)才能形成一種氣勢(shì),通過(guò)電話(huà)聲音傳遞過(guò)去。很多公司要求銷(xiāo)售人員在給客戶(hù)打電話(huà)時(shí)要笑著打電話(huà)。一開(kāi)始有些業(yè)務(wù)員不理解,說(shuō)對(duì)方又看不見(jiàn),干嘛要笑呀。事實(shí)上說(shuō)可以看得見(jiàn),只要你這邊笑了,聽(tīng)筒那一邊的客戶(hù)就能感受到,是通過(guò)你的聲音感受到的,你需要把你的表情、把你的肢體語(yǔ)言通過(guò)聽(tīng)筒變成聲音傳遞過(guò)去。所以說(shuō),客戶(hù)服務(wù)的電話(huà)技巧是有講究的。51.2有效地利用提問(wèn)技巧和服務(wù)用語(yǔ)的規(guī)范化在客戶(hù)服務(wù)的電話(huà)技巧中,第二個(gè)是有效地利用提問(wèn)的技巧。很多人認(rèn)為,向客戶(hù)提問(wèn)題是為了得到答案,但有的時(shí)候不是。在客戶(hù)服務(wù)中很多提問(wèn)的目的都不是為了得到答案,而是為了洞察當(dāng)時(shí)客戶(hù)的問(wèn)題,提問(wèn)的目的只不過(guò)給客戶(hù)提供一種發(fā)泄的渠道而已。6提問(wèn)的好處◆通過(guò)提問(wèn),盡快找到客戶(hù)想要的答案,了解客戶(hù)的真正需求和想法。◆通過(guò)提問(wèn),理清自己的思路。這對(duì)于客戶(hù)服務(wù)人員至關(guān)重要?!澳苊枋鲆幌庐?dāng)時(shí)的具體情況嗎”?“您能談一下您的希望、您的要求嗎”?這些問(wèn)題都是為了理清自己的思路,讓自己清楚客戶(hù)究竟想要什么,你能給予什么?!敉ㄟ^(guò)提問(wèn),可以讓?xiě)嵟目蛻?hù)逐漸變得理智起來(lái)。客戶(hù)很憤怒,忘記向你陳述事實(shí)了,客戶(hù)服務(wù)人員應(yīng)該有效地利用提問(wèn)的技巧:“您不要著急,一定給你解決好,您先說(shuō)一下具體是什么問(wèn)題,是怎么回事兒?”客戶(hù)這時(shí)就會(huì)專(zhuān)注于你所提的問(wèn)題的回答上。在他陳述的過(guò)程中,情緒就會(huì)從理智而逐漸變得理智起來(lái),這是提問(wèn)的第三個(gè)好處。7有效的提問(wèn)技巧1、針對(duì)性問(wèn)題
什么是針對(duì)性問(wèn)題呢?比如說(shuō),像中國(guó)移動(dòng)或者中國(guó)聯(lián)通800、1860服務(wù)熱線,可能客戶(hù)投訴說(shuō):開(kāi)機(jī)的時(shí)候,手機(jī)壞了?;蛘哒f(shuō)“始終信號(hào)不好,接收不到,或者干脆屏幕什么顯示都沒(méi)有”。這個(gè)時(shí)候,客戶(hù)服務(wù)人員可能會(huì)問(wèn):“那您今天早晨開(kāi)機(jī)的時(shí)候,您的屏幕是什么樣子的?”這個(gè)問(wèn)題就是針對(duì)性的問(wèn)題,針對(duì)性問(wèn)題的作用是什么呢?能讓你獲得細(xì)節(jié)。當(dāng)不知道客戶(hù)的答案是什么的時(shí)候才使用,通過(guò)提高出一些有針對(duì)性的問(wèn)題,就這些問(wèn)題進(jìn)行了解。82、選擇性問(wèn)題選擇性問(wèn)題也算是封閉式問(wèn)題的一種,就是客戶(hù)只能回答“是”或者“不是”。這種提問(wèn)用來(lái)澄清事實(shí)和發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,主要的目的是澄清事實(shí)。比如說(shuō):“您朋友打電話(huà)時(shí),開(kāi)機(jī)了嗎?”開(kāi)了或者沒(méi)有開(kāi),也許會(huì)說(shuō)不知道,客戶(hù)只能回答“是”或者“不是”。3、了解性問(wèn)題了解性問(wèn)題是指用來(lái)了解客戶(hù)信息的一些提問(wèn)。在了解信息時(shí),要注意有的客戶(hù)會(huì)比較反感提這個(gè)問(wèn)題。比如說(shuō)咨詢(xún):“您什么時(shí)候買(mǎi)的”、“您的發(fā)票是什么時(shí)候開(kāi)的呀”、你當(dāng)時(shí)發(fā)票開(kāi)的抬頭是什么呀”、“當(dāng)時(shí)是誰(shuí)接待的呀”等等,客戶(hù)覺(jué)得像在查戶(hù)口。作為客戶(hù)服務(wù)人員,提這些問(wèn)題的目的是為了了解更多的信息,這些信息對(duì)客戶(hù)服務(wù)人員是很有用的。可是客戶(hù)有的時(shí)候不愿意回答,懶得回答?!拔以缤恕?,客戶(hù)會(huì)這么跟你說(shuō),因此在提了解性問(wèn)題的時(shí)候,一定要說(shuō)明原因。比方說(shuō):“麻煩出示一下您的身份證,因?yàn)橐龅怯洝?,“麻煩您輸入一下密碼,因?yàn)椤?,這叫了解性問(wèn)題。94、澄清性問(wèn)題
澄清性問(wèn)題是指正確地了解客戶(hù)所說(shuō)的問(wèn)題是什么。有時(shí)候客戶(hù)會(huì)夸大其詞說(shuō),賣(mài)的是什么破手機(jī)呀,通話(huà)質(zhì)量特別差,根本聽(tīng)不清楚。北京有一家手機(jī)專(zhuān)賣(mài)店“中復(fù)電訊”,經(jīng)常收到這種電話(huà)。這時(shí)客戶(hù)服務(wù)人員,首先要提澄清性問(wèn)題。因?yàn)槟氵@時(shí)候并不知道客戶(hù)所說(shuō)的質(zhì)量差,到了什么程度,這時(shí)可以問(wèn):“您說(shuō)的通話(huà)效果很差,是什么樣子,您能詳細(xì)地描述一下嗎?”是一種什么樣子的狀況?”了解客戶(hù)投訴的真正原因是什么,事態(tài)有多嚴(yán)重,這叫澄清性問(wèn)題。105、征詢(xún)?cè)冃詥?wèn)題題征詢(xún)性問(wèn)問(wèn)題是告告知客戶(hù)戶(hù)問(wèn)題的的初步解解決方案案?!澳纯梢砸詥??”類(lèi)似似于這種種問(wèn)題叫叫做征詢(xún)?cè)冃缘膯?wèn)問(wèn)題。當(dāng)當(dāng)你告知知客戶(hù)一一個(gè)初步解決方方案后,,要讓客客戶(hù)做決決定,以以體現(xiàn)客客戶(hù)是““上帝””。比如,客戶(hù)戶(hù)抱怨產(chǎn)產(chǎn)品有質(zhì)質(zhì)量問(wèn)題題,聽(tīng)完完他的陳陳述,你你就需要要告訴他一個(gè)解解決方法法:“您您方便的的話(huà),可可以把你你的機(jī)子子拿過(guò)來(lái)來(lái),可能能需要在這這里放一一段時(shí)間間?!边@這就是我我的解決決方案。。比方說(shuō)說(shuō)你答應(yīng)應(yīng)給客戶(hù)賠賠償,因因?yàn)槭菍賹儆谕藫Q換承諾期期內(nèi)的,,那這個(gè)個(gè)時(shí)候客客戶(hù)服務(wù)人員怎怎么去回回答客戶(hù)戶(hù)呢?當(dāng)當(dāng)發(fā)現(xiàn)確確實(shí)有質(zhì)質(zhì)量問(wèn)題題的時(shí)候候,客戶(hù)服務(wù)人人員往往往跟客戶(hù)戶(hù)說(shuō):““那這樣樣吧,給給您換一一個(gè)吧。。”很少少有人說(shuō)::“幫您您退了,,您看可可以嗎??”或者者說(shuō):““幫您退退了,您您看這樣行嗎嗎?”為為什么他他不說(shuō)后后一句,,因數(shù)你你知道道對(duì)方肯肯定會(huì)同同意。有的的客戶(hù)服服務(wù)人員員在這個(gè)個(gè)時(shí)候還還要表現(xiàn)現(xiàn)出是施施舍給客戶(hù)的,,所以忽忽略了運(yùn)運(yùn)用征詢(xún)?cè)冃缘膯?wèn)問(wèn)題來(lái)結(jié)結(jié)束你對(duì)對(duì)客戶(hù)的服務(wù)。。116、服務(wù)務(wù)性問(wèn)題題服務(wù)性問(wèn)問(wèn)題也是是客戶(hù)服服務(wù)中非非常專(zhuān)業(yè)業(yè)的一種種提出。。這個(gè)提提問(wèn)應(yīng)在在什么時(shí)時(shí)候來(lái)用用呢?一一般來(lái)說(shuō)說(shuō),是在在客戶(hù)服服務(wù)過(guò)程程結(jié)束時(shí)時(shí)用的,,其作用用是什么么呢?叫叫做超出出客戶(hù)的的滿(mǎn)意。。您看還還有什么么需要我我為您做做的嗎””?當(dāng)去去一個(gè)檔檔次比較較高的五五星級(jí)酒酒店時(shí),,這句話(huà)話(huà)會(huì)經(jīng)常常聽(tīng)到。。沒(méi)有經(jīng)經(jīng)過(guò)培訓(xùn)訓(xùn)的人員員通常都都不會(huì)說(shuō)說(shuō)這句話(huà)話(huà)。服務(wù)務(wù)性問(wèn)題題的提出出是體現(xiàn)現(xiàn)一個(gè)企企業(yè)的客客戶(hù)服務(wù)務(wù)是否是是優(yōu)質(zhì)的的一個(gè)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)。比比方說(shuō),,去一些些檔次比比較低的的三星級(jí)級(jí)賓館,,前臺(tái)服服務(wù)人員員要幫客客戶(hù)開(kāi)門(mén)門(mén)。推開(kāi)開(kāi)門(mén),客客戶(hù)服務(wù)務(wù)人員去去先進(jìn)去去了。而而檔次高高一些的的酒店他他就會(huì)讓讓客戶(hù)先先進(jìn)去,,,除非非是提行行李的人人員。這這就是高高標(biāo)準(zhǔn)的的客戶(hù)服服務(wù),而而這種服服務(wù)在普普通地方方你就很很難享受受得到。。127、開(kāi)放放式問(wèn)題題開(kāi)放式問(wèn)問(wèn)題是用用來(lái)引導(dǎo)導(dǎo)客戶(hù)講講述事實(shí)實(shí)的,比比方說(shuō)::“您能能說(shuō)說(shuō)當(dāng)時(shí)的的具體情情況嗎??您能回回憶一下下當(dāng)時(shí)的的具體情情況嗎??”,一句話(huà)問(wèn)問(wèn)出來(lái),,客戶(hù)就就滔滔不不絕了,,這就是是開(kāi)放式式問(wèn)題。。8、關(guān)閉閉式問(wèn)題題關(guān)閉式問(wèn)問(wèn)題就是是對(duì)客戶(hù)戶(hù)的問(wèn)題題做一個(gè)個(gè)重點(diǎn)的的復(fù)述,,是用來(lái)來(lái)結(jié)束提問(wèn)問(wèn)的,當(dāng)當(dāng)客戶(hù)已已經(jīng)描述述問(wèn)題以以后,你你說(shuō):““您的意意思是想重新更更換一部部產(chǎn)品,,是這樣樣的嗎??”或者者不是,,這是一一個(gè)關(guān)閉性的問(wèn)問(wèn)題。13客戶(hù)常見(jiàn)見(jiàn)問(wèn)題及及答案的的歸納匯匯總對(duì)于一個(gè)個(gè)大規(guī)模模的企業(yè)業(yè),通常常都有一一個(gè)很龐龐大的客客戶(hù)服務(wù)務(wù)團(tuán)隊(duì),,因?yàn)樗目蛻?hù)太太多了,,需要要呼叫中中心———CallCenter這種種大型的的服務(wù)平平臺(tái)來(lái)為為它的企業(yè)提提供客戶(hù)戶(hù)服務(wù)。。這個(gè)時(shí)時(shí)候,就就需要對(duì)對(duì)于常見(jiàn)見(jiàn)的客戶(hù)戶(hù)服務(wù)問(wèn)問(wèn)題進(jìn)行行歸納和匯總總。比如如說(shuō),客客戶(hù)經(jīng)常常會(huì)到一一些常見(jiàn)見(jiàn)的技術(shù)術(shù)性問(wèn)題題,或經(jīng)經(jīng)常投訴訴的問(wèn)題。作作為客戶(hù)戶(hù)服務(wù)的的經(jīng)理會(huì)會(huì)不斷地地歸納總總結(jié),目目的是為為了及早早發(fā)現(xiàn)生生大的客戶(hù)服服務(wù)隱患患。作為為客戶(hù)服服務(wù)的經(jīng)經(jīng)理會(huì)不不斷地歸歸納總結(jié)結(jié),目的的是為了了及早發(fā)現(xiàn)重重大的客客戶(hù)服務(wù)務(wù)隱患。。某個(gè)時(shí)時(shí)期客戶(hù)戶(hù)投訴多多,說(shuō)明明這個(gè)時(shí)時(shí)期的產(chǎn)產(chǎn)品和服務(wù)存存在缺陷陷?!魧⒄_確有效的的答案進(jìn)進(jìn)行總結(jié)結(jié)歸納,,可以提提高客戶(hù)戶(hù)服務(wù)的的效率和和質(zhì)量什么是正正確有效效的的答答案呢??客戶(hù)提提出問(wèn)題題,我應(yīng)應(yīng)該怎么么回答,,作為客客戶(hù)服務(wù)人員員需要有有統(tǒng)一口口徑,不不能一人人一個(gè)說(shuō)說(shuō)法,否否則客戶(hù)戶(hù)到底聽(tīng)聽(tīng)誰(shuí)的??對(duì)于常見(jiàn)的的客戶(hù)服服務(wù)問(wèn)題題需要進(jìn)進(jìn)行歸納納匯總,,匯總之之后,可可以提高高客戶(hù)服服務(wù)的效率和和質(zhì)量。。特別是是電話(huà)在在線的客客戶(hù)服務(wù)務(wù),因?yàn)闉槭俏C(jī)機(jī)管理,,常見(jiàn)的的問(wèn)題和答案案已輸入入電腦,,當(dāng)客戶(hù)戶(hù)打電話(huà)話(huà)詢(xún)問(wèn)一一些關(guān)于于技術(shù)問(wèn)問(wèn)題的時(shí)時(shí)候,客客戶(hù)服務(wù)人員員可以直直接通過(guò)過(guò)電腦把把這些問(wèn)問(wèn)題和相相對(duì)應(yīng)的的標(biāo)準(zhǔn)答答案調(diào)出出來(lái),按按照答案進(jìn)行行解釋?zhuān)?,這就提提高了客客戶(hù)服務(wù)務(wù)整體質(zhì)質(zhì)量和效效率。14◆將常由由問(wèn)題答答案放在在網(wǎng)上,,以供供客戶(hù)了了解一些企業(yè)業(yè)直接把把常見(jiàn)的的客戶(hù)服服務(wù)問(wèn)題題放在網(wǎng)網(wǎng)站上,,可以引引導(dǎo)客戶(hù)戶(hù)上網(wǎng)查查詢(xún)一些相應(yīng)應(yīng)的技術(shù)術(shù)知識(shí),,還可以以減輕400服服務(wù)中心心的壓力力。比如如客戶(hù)問(wèn)問(wèn)的一些些問(wèn)題不是是一兩句句話(huà)就能能說(shuō)清楚楚,這時(shí)時(shí)你可以以氫這些些客戶(hù)服服務(wù)的問(wèn)問(wèn)題答案案直接放在網(wǎng)站站上,然然后通過(guò)過(guò)400熱線告告訴客戶(hù)戶(hù),網(wǎng)站站上面有有詳細(xì)的的解答。。中國(guó)移移動(dòng)有一個(gè)個(gè)移動(dòng)夢(mèng)夢(mèng)網(wǎng),移移動(dòng)夢(mèng)網(wǎng)網(wǎng)就有很很多具體體的項(xiàng)目目。有很很詳細(xì)的的描述,,而這些描述是是不可能能由1860全全部代理理來(lái)做的的。要不不然一個(gè)個(gè)客戶(hù)占占用40分鐘時(shí)時(shí)間,這個(gè)電話(huà)話(huà)就變成成永遠(yuǎn)占占線,形形同虛設(shè)設(shè)。1860現(xiàn)現(xiàn)在的服服務(wù)就不不錯(cuò),它它都會(huì)給給客戶(hù)耐心的的解答,,最終會(huì)會(huì)告訴客客戶(hù),上上什么地地方可以以得到更更為詳細(xì)細(xì)的資料料??梢?jiàn)將所有有常見(jiàn)問(wèn)問(wèn)題和答答案匯總總建立數(shù)數(shù)據(jù)庫(kù),,既方便便客戶(hù)服服務(wù)人員員查找,,又會(huì)大大提高高效率。。客戶(hù)服務(wù)務(wù)人員在在處理客客戶(hù)投訴訴時(shí)應(yīng)避避免的錯(cuò)錯(cuò)誤1、避免免使用命命令口吻吻人們不不喜歡接接受命令令,也不不喜歡沒(méi)沒(méi)有選擇擇余地。??蛻?hù)服務(wù)務(wù)人員在在處理客客戶(hù)投訴訴時(shí)應(yīng)避避免一些些錯(cuò)誤,,第一個(gè)個(gè)是避免免使用命命令口吻吻。因?yàn)闆](méi)有有人喜歡歡接受命命令,所所以通常常客戶(hù)服服務(wù)人員員在提問(wèn)問(wèn)說(shuō)話(huà)的的時(shí)候都都是一種種請(qǐng)求式式的方式。。比方說(shuō)說(shuō):“請(qǐng)請(qǐng)您等一一下,””——這這叫命令令口吻。。換一種種方式說(shuō)說(shuō):“請(qǐng)請(qǐng)您等一一下好嗎?”““您能稍稍等一下下嗎?””——這這叫做征征詢(xún)性。。不說(shuō)::“您必必須先交交費(fèi)”,,而說(shuō)::“您能能先交一下費(fèi)費(fèi)嗎?””這叫做做避免使使用命令令口吻。。152、避免免推卸責(zé)責(zé)任避免推卸卸責(zé)任是是指什么么?告訴訴客戶(hù)所所能做的的事情時(shí)時(shí),不要要說(shuō):““這件事事情不歸歸我管”,而而要說(shuō)::“我的的同事忙忙,我?guī)蛶湍阉疫^(guò)來(lái)來(lái)好嗎??”“其其他部門(mén)門(mén)負(fù)責(zé)這這個(gè)事情情,我把電話(huà)號(hào)號(hào)碼給您您好嗎??”。16您不可能能有第二二次機(jī)會(huì)會(huì)來(lái)重建建您的第第一印象象。--------卡耐耐基不管在任任何地方方、任何何時(shí)間、、任何情況下,,也不管管您的心心情有多多么地壞壞,您都不能能將這種種消極的的情緒傳傳染給電電話(huà)另一端的的人!因因?yàn)槟鸁o(wú)無(wú)權(quán)這樣樣做,更更重要的是您您代表著著整個(gè)公公司。2.1電電話(huà)話(huà)溝通技技巧172.2電電話(huà)流程程的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)以時(shí)間為為劃分標(biāo)標(biāo)準(zhǔn);以可操作作性為基基本原則則;是否考慮慮到流程程使用者者的實(shí)際際情況;;是否提供供了明確確的步驟驟;是否提供供了每一一步驟的的質(zhì)量標(biāo)標(biāo)準(zhǔn);是否有具具體實(shí)效效。以細(xì)化、、具體為為基本要要求。182.3接接聽(tīng)電話(huà)話(huà)的流程程管理接聽(tīng)電話(huà)話(huà)主動(dòng)報(bào)出出自己?jiǎn)螁挝幻Q(chēng)稱(chēng)、姓名名和工號(hào)號(hào)詢(xún)問(wèn)對(duì)方方姓名、、需要什什么幫助助詳細(xì)記錄錄客戶(hù)詢(xún)?cè)儐?wèn)的內(nèi)內(nèi)容快速完整整的解答答客戶(hù)詢(xún)?cè)儐?wèn)的問(wèn)問(wèn)題將客戶(hù)提提問(wèn)的問(wèn)問(wèn)題整理理記錄備備案將不能解解決的問(wèn)問(wèn)題記錄錄備案交交由經(jīng)理理處理19(1)接接聽(tīng)電話(huà)話(huà)案例下班前的的辛苦你們公司司的管理理真混亂亂!你們公司司的人手手似乎不不足,以以致無(wú)人人接電話(huà)話(huà);你們公司司是不是是已經(jīng)停停止經(jīng)營(yíng)營(yíng)了?你們公司司連這樣樣的基本本事務(wù)都都做不好好,跟你你們合作豈豈不是風(fēng)風(fēng)險(xiǎn)很大大?她今天心心情不太太好嗎??她好象有有點(diǎn)不太太耐煩;;她似乎不不怎么友友好;看來(lái)我不不怎么受受重視。。早上好??!您好!下午好??!讓電話(huà)響響得太久久:忘記了問(wèn)問(wèn)候?qū)Ψ椒剑撼S玫膯?wèn)問(wèn)候語(yǔ)::返回20(2)主主動(dòng)報(bào)出出自己?jiǎn)螁挝坏拿Q(chēng)、自自己的姓姓名和職職務(wù)案例如果雙方方在接通通電話(huà),,遲遲不不能確診診對(duì)方的的身份,,就會(huì)浪浪費(fèi)極大大的時(shí)間間,降低低溝通的的效率。。如何向?qū)?duì)方自報(bào)報(bào)姓名呢呢?如果接聽(tīng)聽(tīng)您本人人的電話(huà)話(huà)或公司司的直線線電話(huà),,只報(bào)自自己的姓姓名和職職務(wù)即可可。如果接聽(tīng)聽(tīng)公司總總機(jī)的電電話(huà),報(bào)報(bào)出公司司的名稱(chēng)稱(chēng)而不需需要報(bào)出出自己的的姓名和和職務(wù)。。如果接聽(tīng)一個(gè)個(gè)部門(mén)的電話(huà)話(huà)——經(jīng)過(guò)總總機(jī)轉(zhuǎn)的,只只需報(bào)部門(mén)名名稱(chēng)和自己的的姓名,不需需報(bào)公司名稱(chēng)稱(chēng)。直接打進(jìn)的,,除了報(bào)部門(mén)門(mén)名稱(chēng)和自己己的姓名外,,還需要報(bào)公公司名稱(chēng)。返回21(3)詢(xún)問(wèn)問(wèn)對(duì)方單位名名稱(chēng)、姓名、、職務(wù)明確雙方的身身份是順利進(jìn)進(jìn)行溝通的前前提。自報(bào)家門(mén)后主主動(dòng)詢(xún)問(wèn)對(duì)方方單位的名稱(chēng)稱(chēng)以及對(duì)方的的姓名和職務(wù)務(wù),這象在黑黑暗的小屋子子里通過(guò)溝通通帶來(lái)光明。。返回22(4)詳細(xì)細(xì)記錄通話(huà)內(nèi)內(nèi)容為什么要詳細(xì)細(xì)記錄通話(huà)內(nèi)內(nèi)容呢?很多問(wèn)題并非非在電話(huà)中就就可以解決的的,可能要稍稍后才可能解解決,如果您您并非過(guò)目不不忘的人,就就要將通話(huà)內(nèi)內(nèi)容記錄下來(lái)來(lái);有時(shí)候我們可可能要幫助同同事接聽(tīng)電話(huà)話(huà),這時(shí)候尤尤其要記錄通通話(huà)內(nèi)容;有些電話(huà)雖然然是打給您的的,但需要解解決的問(wèn)題是是其他同事負(fù)負(fù)責(zé)的,因此此也需要詳細(xì)細(xì)記錄通話(huà)內(nèi)內(nèi)容;在有些特殊崗崗位,員工的的通話(huà)記錄是是必不可少的的,例如熱熱線接聽(tīng)員等等。怎樣詳細(xì)記錄錄通話(huà)內(nèi)容呢呢?時(shí)間;對(duì)方單位;對(duì)方姓名;對(duì)方職務(wù)。23電話(huà)記錄范例例返回時(shí)間2007年12月13日9時(shí)49分部門(mén)客服部對(duì)方單位電信局對(duì)方姓名及職務(wù)張玲通話(huà)內(nèi)容五指山養(yǎng)生14天多少錢(qián)?備注已報(bào)給XX部門(mén)的XXX人。24(5)復(fù)述述通話(huà)內(nèi)容,,以便得到確確認(rèn)以下信息尤其其要注意重復(fù)復(fù):對(duì)方的電話(huà)號(hào)號(hào)碼;雙方約定的時(shí)時(shí)間、地點(diǎn);;雙方談妥的產(chǎn)產(chǎn)品數(shù)量、種種類(lèi);雙方確定的解解決方案;雙方認(rèn)同的地地方,以及仍仍然存在分歧歧的地方;其他重要的事事項(xiàng);復(fù)述要點(diǎn)的好好處:不至于因?yàn)樾判畔鬟f的不不一致,導(dǎo)致致雙方誤解;;避免因?yàn)榭谡`誤或者聽(tīng)錯(cuò)而而造成的不必必要的損失;;便于接聽(tīng)電話(huà)話(huà)者整理電話(huà)話(huà)記錄。返回案例25(6)整理理記錄提出擬擬辦意見(jiàn)用5W1H檢檢查記錄內(nèi)容容的完整性::Who(是誰(shuí)誰(shuí));What(什什么事);When(什什么時(shí)候);;Where((什么地方));Why(為什什么)。How(怎么么樣);特別注意:某某些電話(huà)內(nèi)容容涉及機(jī)密,,一定要嚴(yán)格格保管記錄,,以防泄漏?。?6電話(huà)記錄單來(lái)電單位(姓名)電話(huà)來(lái)電時(shí)間來(lái)電內(nèi)容:處理意見(jiàn)返回去電單位(姓名)通話(huà)人接聽(tīng)人通話(huà)時(shí)間去電內(nèi)容:通話(huà)結(jié)果與處理意見(jiàn)備注:一二27(7)呈送上上司批閱或相相關(guān)人員把記錄下來(lái)自自己沒(méi)有辦法法處理的問(wèn)題題交由客服主主管處理,或或客服主管處處理不了再交交由經(jīng)理處理理。重重要電電話(huà):指內(nèi)容容關(guān)系較大,,已經(jīng)超出自自己可以決定定的權(quán)限,必必須經(jīng)過(guò)上司司批閱的電話(huà)話(huà)。處理流程:將電話(huà)記錄呈呈送上司;請(qǐng)求上司批閱閱;理解并接受上上司意見(jiàn)后執(zhí)執(zhí)行。282.4基基礎(chǔ)撥打電話(huà)話(huà)的流程管理理?yè)艽螂娫?huà)詢(xún)問(wèn)對(duì)方單位位、姓名、職職務(wù)說(shuō)明自己?jiǎn)挝晃?、姓名、職職?wù)主動(dòng)詢(xún)問(wèn)是否否需要再說(shuō)一一遍在通話(huà)記錄上上注明接聽(tīng)人人及時(shí)間提前想好談話(huà)話(huà)要點(diǎn)、列出出提綱29(1)提前想想好談話(huà)要點(diǎn)點(diǎn),列出提綱綱撥打電話(huà)前的的思考提綱我的電話(huà)要打打給誰(shuí)?我打電話(huà)的目目的是什么??我要說(shuō)明幾件件事情?它們們之間的聯(lián)系系怎樣?我應(yīng)該選擇怎怎樣的表達(dá)方方式?在電話(huà)溝通中中可能會(huì)現(xiàn)哪哪些障礙?面面對(duì)這些障礙礙可行的解決決方案是什么么?返回30(2)撥打電電話(huà)注意使用禮貌貌用語(yǔ);注意語(yǔ)言簡(jiǎn)潔潔明了。312.5流流程使用的的注意事項(xiàng)既然流程是一一種規(guī)范機(jī)制制和控制機(jī)制制,就必須嚴(yán)嚴(yán)格遵循;基于事件發(fā)生生情景的不可可預(yù)知,流程程應(yīng)該視為靈靈活的機(jī)制;;32注重細(xì)節(jié)幫助助我們走得更更遠(yuǎn)改善我們的電電話(huà)質(zhì)量應(yīng)從從兩個(gè)途徑入入手:第一,有良好好的電話(huà)流程程作為方向的的指引;第二,通話(huà)人人清楚地知道道在該流程中中的每個(gè)環(huán)節(jié)節(jié)的細(xì)節(jié)。本章的任務(wù)即即在于幫您認(rèn)認(rèn)清電話(huà)流程程中應(yīng)該注意意哪些細(xì)節(jié)。。如果說(shuō)上一章章的“電話(huà)流流程”是為您您指引方向,,那么這一章章的“注意細(xì)細(xì)節(jié)”就是為為了幫助您沿沿著正確的方方向走得更遠(yuǎn)遠(yuǎn)。333.1我們們應(yīng)該注重哪哪些電話(huà)細(xì)節(jié)節(jié)我們可以學(xué)到到哪些經(jīng)驗(yàn)?zāi)啬??要認(rèn)識(shí)到細(xì)節(jié)節(jié)是影響我們們成敗與否的的關(guān)鍵所在;;找出究竟是哪哪些細(xì)節(jié)在起起作用;關(guān)注這些細(xì)節(jié)節(jié)。影響電話(huà)質(zhì)量量的細(xì)節(jié):Listen(聆聽(tīng))Express(表達(dá)達(dá))Write(列出電話(huà)清清單)Smile(微笑)Polite(禮貌)34目錄第二章(1)聆聽(tīng)的技巧;;(2)表達(dá)的技巧;;(3)列出電話(huà)清單單;(4)微笑;(5)禮貌。返回351.1聆聆聽(tīng)的技巧巧聆聽(tīng)意識(shí)測(cè)驗(yàn)驗(yàn)改善聆聽(tīng)質(zhì)量量的建議:(1)抓住重重點(diǎn),留心細(xì)細(xì)節(jié)。(2)讓電話(huà)話(huà)另一端的人人感到您在用用心聽(tīng)他講話(huà)話(huà)。(3)重要內(nèi)內(nèi)容要復(fù)述并并得到確認(rèn)。。(4)不要隨隨意打斷對(duì)方方的說(shuō)話(huà)。(5)有目的的地將你感興興趣的話(huà)題引引向深入。361.2表表達(dá)的技巧巧一個(gè)信息的表達(dá)15%言語(yǔ)30%聲音55%態(tài)勢(shì)語(yǔ)371.2表達(dá)達(dá)的技巧電話(huà)溝通的規(guī)規(guī)律:表達(dá)的的質(zhì)量決定了了溝通的質(zhì)量。改善電話(huà)表達(dá)達(dá)質(zhì)量的建議議:(1)目的要要明確,主題題要集中,觀觀點(diǎn)要鮮明。。我為什么要打打電話(huà)?這次電話(huà)的主主題是什么??我的觀點(diǎn)、主主張是什么??381.2表達(dá)達(dá)的技巧(2)陳述事事實(shí)要簡(jiǎn)潔,,說(shuō)明要點(diǎn)要要有條理。原則:◆陳述事實(shí)要簡(jiǎn)簡(jiǎn)潔;◆說(shuō)明要點(diǎn)有條條理。簡(jiǎn)潔的事實(shí)陳陳述是指用最最少的語(yǔ)言交交待清楚以下下內(nèi)容:■When(什什么時(shí)候?)■Where(什么地方??)■Who(誰(shuí)??)■What(什什么事情?)391.2表達(dá)達(dá)的技巧(3)將語(yǔ)氣氣、語(yǔ)調(diào)調(diào)節(jié)節(jié)到最佳狀態(tài)態(tài)。合適的表達(dá)方式不合適的表達(dá)方式合適的表達(dá)方式不合適的表達(dá)方式熱情的冷漠的友好的充滿(mǎn)敵意的有禮貌的粗魯?shù)母信d趣的毫無(wú)興趣的愉快的不耐煩的謙遜的傲慢的自信的自負(fù)的或者委瑣的溫暖的冷酷的容易接近的難以相處的簡(jiǎn)潔的啰嗦的冷靜的較難控制情緒的有條理的混亂的明智的盲目的措辭得當(dāng)?shù)脑~不達(dá)意的輕松的壓抑的能抓住重點(diǎn)的事無(wú)巨細(xì)的能適時(shí)地給對(duì)方以回答打斷對(duì)方談話(huà)或者保持沉默401.2表達(dá)達(dá)的技巧(3)正確的的提問(wèn)。提問(wèn)的四種方方式:◆開(kāi)放式提問(wèn)◆特定式問(wèn)題◆封閉式提問(wèn)◆可選擇式提問(wèn)問(wèn)412.1列列出電話(huà)清清單第一步:必要要性審查第二步:數(shù)量量匯總第三步:什么么時(shí)間打第四步:打給給誰(shuí)第五步:要點(diǎn)點(diǎn)羅列第六步:輕重重緩急度分析析看打這個(gè)電話(huà)話(huà)是否目的明明確;看打這個(gè)電話(huà)話(huà)預(yù)期的效果果是否符合我我們的利益;;看打這個(gè)電話(huà)話(huà)對(duì)方是否可可以理解、接接受。將預(yù)打電話(huà)的的數(shù)量統(tǒng)計(jì)下下來(lái),以防止止遺漏。對(duì)方接電話(huà)是是否方便?我有沒(méi)有空??要討論的事情情是否時(shí)機(jī)成成熟?分析您將要討討論的事情,,看它跟誰(shuí)關(guān)關(guān)系最密切??誰(shuí)最有權(quán)限處處理您將要討討論的問(wèn)題??誰(shuí)最有能力解解決您的問(wèn)題題?如果您要找的的人碰巧不在在,誰(shuí)還可以以接電話(huà)?列明要點(diǎn)有助助于您更好地地把握通話(huà)的的過(guò)程。A----代代表既重要又又緊急的事情情;B----代代表不重要但但緊急的事情情;C----代代表重要但不不緊急的事情情;D----代代表不重要又又不緊急的事事情。制作電話(huà)清單單的步驟422.2列列出電話(huà)清清單電話(huà)清單范例例序號(hào)電話(huà)對(duì)象電話(huà)時(shí)間內(nèi)容要點(diǎn)輕重緩急程度分析備注輕重緩急1張常5.12/10:00機(jī)票已為您預(yù)訂好,是頭等艙√√頭等艙2王倩5.12/15:00就關(guān)于您咨詢(xún)到五指山14天養(yǎng)生的價(jià)格為:***元√3李菲菲5.12/16:30您需要預(yù)訂明天14:50到??诘臋C(jī)票,航班臨時(shí)取消了,是否需要重新預(yù)訂?√432.3微微笑微笑微笑不花一分分錢(qián),卻能給給您帶來(lái)巨大大的好處,它它只要瞬間但但它留給人的的記憶卻是永永遠(yuǎn)的;沒(méi)有有微笑,您就就不會(huì)這樣富富有和強(qiáng)大;;微笑能給家家庭帶來(lái)幸福福,能給生意意帶來(lái)好運(yùn),,給您帶來(lái)友友誼;它會(huì)使使疲倦者感到到愉悅;使失失意者感到歡歡快;使悲哀哀者感到溫暖暖;它是急病病的最好藥方方;微笑買(mǎi)不不著討不著、、借不來(lái)、也也偷不走;微微笑會(huì)使對(duì)方方富有,但不不會(huì)使您變窮窮;微笑是無(wú)無(wú)價(jià)之寶;有有人過(guò)于勞累累,發(fā)不出微微笑;把您的的微笑獻(xiàn)給他他們,那天是是他們的需要要?!段⑿Ψ?wù)的的魅力》442.4禮禮貌一則寓言您種下什么樣樣的種子,就會(huì)收獲什么么樣的結(jié)果。。45附錄1面對(duì)面電話(huà)言語(yǔ)性聲音聲音非言語(yǔ)臉部表情姿勢(shì)眼神接觸聲調(diào)速度速度語(yǔ)氣聲調(diào)面對(duì)面溝通與與電話(huà)溝通的的區(qū)別46附錄2◆電話(huà)注意事項(xiàng)項(xiàng)(1)聽(tīng)到電話(huà)鈴響響,若口中正正嚼東西,不不要立即接聽(tīng)聽(tīng)電話(huà)。聽(tīng)到電話(huà)鈴響響,若正嬉笑笑或爭(zhēng)執(zhí),一一定要等情緒緒平穩(wěn)后再接接電話(huà)。接電話(huà)時(shí)的開(kāi)開(kāi)頭問(wèn)候語(yǔ)要要有精神。電話(huà)交談時(shí)要要配合肢體動(dòng)動(dòng)作如微笑、、點(diǎn)頭。講電話(huà)的聲音音不要過(guò)大47附錄2◆電話(huà)注意事項(xiàng)項(xiàng)(2)若是代聽(tīng)電話(huà)話(huà),一定要主主動(dòng)問(wèn)客戶(hù)是是否需要留言言。接聽(tīng)讓人久等等的電話(huà),要要向來(lái)電者致致歉。電話(huà)來(lái)時(shí)正和和來(lái)客交談,,應(yīng)該告訴對(duì)對(duì)方有客人在在,待會(huì)給他他回電。工作時(shí)朋友來(lái)來(lái)電,應(yīng)扼要要迅速地結(jié)束束電話(huà)。接到投訴電話(huà)話(huà),千萬(wàn)不能能與對(duì)方爭(zhēng)吵吵。48電話(huà)禮儀訓(xùn)練練下一頁(yè)49目錄第三章(1)電話(huà)禮儀;(2)電話(huà)禮儀的基基本要求;(3)接聽(tīng)電話(huà)的禮禮節(jié);(4)撥出電話(huà)的禮禮節(jié);(5)禮貌。50電話(huà)是處理日日常事務(wù)時(shí)最最常用、不可可缺少的交流流工具,凡上上級(jí)指示、下下級(jí)意見(jiàn)、商商務(wù)聯(lián)系、人人際交往、業(yè)業(yè)務(wù)咨詢(xún)等都都要通過(guò)電話(huà)話(huà)來(lái)進(jìn)行。因因此,接打電電話(huà)是辦公室室最普遍的日日常工作,是是公司和外單單位接觸的第第一渠道。電電話(huà)是無(wú)形的的接待員。電電話(huà)雖然是機(jī)機(jī)械,只能傳傳聲,不能傳傳情,但人人人要打電話(huà),,偶爾一次小小小的疏忽也也許會(huì)鑄成極極大的失誤。。如何接打電電話(huà),接聽(tīng)電電話(huà)應(yīng)注意哪哪些基本的禮禮節(jié),尤其是是政府公務(wù)機(jī)機(jī)構(gòu)、企業(yè)單單位接打電話(huà)話(huà)是否得體適適度,直接影影響自己的公公眾形象和社社會(huì)美譽(yù)度。。電話(huà)禮禮儀上一頁(yè)下一頁(yè)51接打電話(huà)的的禮節(jié)頗為為重要,正正確使用電電話(huà)能提高高工作效率率,創(chuàng)造友友好氣氛,,能使人留留下對(duì)你公公司的最好好印象。上一頁(yè)下一頁(yè)52電話(huà)禮儀的的基本要求求★接打電話(huà)是是一個(gè)只憑憑聲音話(huà)語(yǔ)語(yǔ)傳達(dá)意義義的過(guò)程,,因此要格格外講究說(shuō)說(shuō)話(huà)的技巧巧?!锝哟螂娫?huà)時(shí)時(shí)注意力一一定要集中中,要認(rèn)真真應(yīng)答,態(tài)態(tài)度要真誠(chéng)誠(chéng),記錄要要詳細(xì),動(dòng)動(dòng)作要輕柔柔,吐字要要清晰,聲聲音要平穩(wěn)穩(wěn),語(yǔ)言要要簡(jiǎn)潔,措措辭要得體體,解釋要要耐心,傳傳話(huà)要準(zhǔn)確確。上一頁(yè)下一頁(yè)53電話(huà)禮儀知識(shí)點(diǎn)鈴響后接聽(tīng)聽(tīng)要迅速,,一般在第第二遍鈴響響后就要接接聽(tīng)。要微笑接聽(tīng)聽(tīng)。注意接聽(tīng)時(shí)時(shí)的姿勢(shì)。。開(kāi)頭要有禮禮貌語(yǔ)。接聽(tīng)中要有有呼應(yīng)。請(qǐng)對(duì)方等候候要注意時(shí)時(shí)間,要禮禮貌地請(qǐng)教教對(duì)方姓名名。對(duì)方激動(dòng)時(shí)時(shí)要以禮相相待。接聽(tīng)電話(huà)的的禮節(jié)上一頁(yè)下一頁(yè)54電話(huà)禮儀知識(shí)點(diǎn)開(kāi)頭要有禮禮貌語(yǔ)。通話(huà)中語(yǔ)音音要適中。。要說(shuō)清內(nèi)容容。突出重點(diǎn),,電話(huà)通話(huà)話(huà)中中斷,,要由打入入的一方重重新?lián)芴?hào)。。結(jié)束通話(huà)時(shí)時(shí)要有禮貌貌語(yǔ),要輕輕放聽(tīng)筒。。自己打錯(cuò)電電話(huà)要向?qū)?duì)方道歉。。撥出電話(huà)的的禮節(jié)上一頁(yè)下一頁(yè)55接聽(tīng)電話(huà)時(shí)時(shí)不僅要訓(xùn)訓(xùn)練講話(huà)的的技巧、措措辭的得當(dāng)當(dāng),更要注意接接聽(tīng)的姿勢(shì)勢(shì)、微笑接接聽(tīng)的訓(xùn)練練。除了電話(huà)禮禮貌措辭外外,還要注注意訓(xùn)練聲聲音的甜美美、口氣的溫和和、音量的的適中、拿拿放聽(tīng)筒時(shí)時(shí)的動(dòng)作。。要把和對(duì)方方談的事情情用備忘錄錄準(zhǔn)備好,,并將可能能用到的資料事事先準(zhǔn)備好好。要找的人一一接電話(huà)就就要恭敬地地再打一次次招呼。和和對(duì)方商量事事情不能只只考慮自己己是否方便便,要問(wèn)問(wèn)問(wèn)對(duì)方是否方方便。實(shí)訓(xùn)提示電話(huà)禮儀上一頁(yè)下一頁(yè)56如果對(duì)方進(jìn)進(jìn)行通知,,一定要用用備忘錄記記錄,并對(duì)對(duì)對(duì)方交待的的事情重復(fù)復(fù)確認(rèn)。在在留言備忘忘錄中,要要記上對(duì)方的的電話(huà)以及及姓名。確定對(duì)方已已掛斷電話(huà)話(huà)后,再輕輕輕地放下下話(huà)筒。用傳真機(jī)輸輸送資料,,輸送前后后都要打電電話(huà)確認(rèn)以避免錯(cuò)誤誤。實(shí)訓(xùn)提示電話(huà)禮儀上一頁(yè)下一頁(yè)57★接聽(tīng)電話(huà)話(huà)應(yīng)對(duì)的重重點(diǎn):◆電話(huà)鈴響響兩聲,就就拿起話(huà)筒筒,別忘了了說(shuō)“您好好”?!籼热艚薪腥诵枰ɑㄙM(fèi)時(shí)間,,應(yīng)征詢(xún)對(duì)對(duì)方是否方方便?!羧绻艺业娜瞬辉谠?,不要只只用“他不不在”結(jié)束束對(duì)話(huà),必要的禮貌貌結(jié)束語(yǔ)會(huì)會(huì)使對(duì)方減減少沮喪感感?!粢私饨鈱?duì)方的身身份、要求求和聯(lián)系方方式,以便便再行聯(lián)系。請(qǐng)模擬接聽(tīng)聽(tīng)需要留言言的電話(huà)、、需要找人人的電話(huà)。。試一試上一頁(yè)58謝謝大大家!599、靜夜四無(wú)鄰鄰,荒居舊業(yè)業(yè)貧。。12月-2212月-22Sunday,December25,202210、雨雨中中黃黃葉葉樹(shù)樹(shù),,燈燈下下白白頭頭人人。。。。14:50:5514:50:5514:5012/25/20222:50:55PM11、以以我我獨(dú)獨(dú)沈沈久久,,愧愧君君相相見(jiàn)見(jiàn)頻頻。。。。12月月-2214:50:5514:50Dec-2225-Dec-2212、故故人人江江海海別別,,幾幾度度隔隔山山川川。。。。14:50:5514:50:5514:50Sunday,December25,202213、乍乍見(jiàn)見(jiàn)翻翻疑疑夢(mèng)夢(mèng),,相相悲悲各各問(wèn)問(wèn)年年。。。。12月月-2212月月-2214:50:5514:50:55December25,202214、他他鄉(xiāng)鄉(xiāng)生生白白發(fā)發(fā),,舊舊國(guó)國(guó)見(jiàn)見(jiàn)青青山山。。。。25十十二二月月20222:50:55下下午午14:50:5512月月-2215、比不不了得得就不不比,,得不不到的的就不不要。。。。。十二月月222:50下下午午12月月-2214:50December25,202216、行動(dòng)動(dòng)出成成果,,工作作出財(cái)財(cái)富。。。2022/12/2514:50:5514:50:5525December202217、做前前,能能夠環(huán)環(huán)視四四周;;做時(shí)時(shí),你你只能能或者者最好好沿著著以腳腳為起起點(diǎn)的的射線線向前前。。。2:50:55下下午2:50下下午午14:50:5512月月-229、沒(méi)有有失敗敗,只只有暫暫時(shí)停停止成成功?。?。12月月-2212月月-22Sunday,Dec
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